Control en la organización (página 2)

Los supervisores actúan como jueces y como
solucionadores de problemas en
el proceso de
control en una
organización. Los supervisores cumplen 2
funciones: en
el primer rol, actúan como un juez observando lo que
sucede en el departamento para ver si las actitudes,
condiciones y resultados se llevan a cabo como se esperaba. En el
segundo rol, actúan al solucionar problemas y tomar
decisiones. Esto se hace con el fin de averiguar porque no
salió bien algo y luego decidir que hacer al
respecto.

En su rol de juez, los supervisores observan lo que
sucede a través del proceso de conversión y luego
compara estas observaciones con los estándares de lo
esperado. Estos estándares se derivan de las metas que se
establecieron durante el proceso de planeación
o puedo ser las mismas metas.

En el rol de solucionadores de problemas y de tomadores
de decisiones, los supervisores no solo no deben averiguar porque
las condiciones o resultados están por debajo de los
estándares, sino también corregir esas condiciones
y lograr los resultados esperados.

La mayoría de los supervisores conocen claramente
cuales son sus diversas obligaciones.
Una de ellas es estar siempre bien informado de todo cuanto
sucede a su alrededor.

Gran parte de su información la obtiene mediante sus
observaciones personales mientras cumple con sus deberes. Sin
embargo, lo que ve o aquello de lo que se entera hablando con los
empleados quizá no sea todo cuanto deba
conocer.

Necesita un flujo incesante de datos
importantes, para que pueda revisarlos, analizarlos, compararlos
y descubrir así si desempeña bien su trabajo. Debe
planificar su propio sistema de
control, evitando el control excesivo, pero manteniéndose
en una situación donde este haciendo un trabajo
requerido.

No hay labor más importante, difícil y
exigente que la supervisión del trabajo ajeno. Una buena
supervisión reclama más conocimientos, habilidad,
sentido común y previsión que casi cualquier otra
clase de
trabajo. El éxito
del supervisor en el desempeño de sus deberes determina el
éxito o el fracaso de los programas y
objetivos del
departamento.

Cuando el supervisor funciona como es debido, su papel
en el control puede resumirse o generalizarse en dos
categorías o clases de responsabilidades extremadamente
amplias que, en su función
real, son simplemente facetas diferentes de una misma actividad;
no puede ejercer una sin la otra. Estas facetas son seguir los
principios de
la supervisión y aplicar los métodos o
técnicas de la supervisión. Ambas
tienen que contribuir a que se logren los objetivos de la
organización.

¿Qué relación que hay
entre planes y control?

La planeación y el control son inseparables: los
gemelos siameses de la
administración. La acción
no planeada no puede controlarse, porque el control requiere
mantener encauzadas las actividades, corrigiendo las desviaciones
de los planes iniciales. Cualquier intento por controlar sin
planes no tendría sentido, puesto que no se podría
saber si se va a donde se desea ir la tarea del control, a menos
que se sepa de antemano a donde se quiere ir la tarea de la
planeación. Los planes proporcionan, por tanto, los
estándares de control.

El supervisor no puede hacer un proyecto sin
considerar todos y cada uno de los factores que tienen
relación con los objetivos de la actividad planeada o que
impiden el logro del mismo. Esto debe abarcar una toma de
decisiones, orientación, coordinación, comprensión de los
empleados y otras diversas actividades relacionadas entre
sí.

¿Qué es un estándar de
control?

Un estándar puede se definido como una unidad de
medida que sirve como modelo,
guía o patrón con base en la cual se efectúa
el control.

Los estándares representan el estado de
ejecución deseado, de hecho, no son más que los
objetivos definidos de la organización.

Existen tres métodos para establecer
estándares, cuya aplicación varía de acuerdo
con las necesidades especificas del área donde se
implementen:

• Estándares estadísticos: Llamados
  también históricos, se elaboran con base en el
  análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de
  la misma empresa o de empresa competidoras.

• Estándares fijados por apreciación:
  Son esencialmente juicios de valor, resultado de las
  experiencias pasadas del administrador, en áreas en
  donde la ejecución personal es de gran
  importancia.

• Estándares técnicamente elaborados:
  Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y
  cuantitativo de una situación de trabajo
  específica.

¿Quién lo
determina?

Control de nivel superior: Son Controles
ejercidos por los niveles de supervisión (supervisores,
mandos medios y alta
gerencia
(control de detección).

Control de nivel inferior: Son Controles
ejercidos en cada nivel de procesamiento de la información
en la gestión
operativa (controles de prevención y
detección)

La dirección sigue la cadena de mando formal,
pues la responsabilidad de cada superior es interpretar
para sus subordinados las órdenes recibidas de niveles
más altos. La relativa importancia de dirección
depende casi por entero de la naturaleza de
las actividades llevadas a cabo por los subordinados.

¿Sobre
qué información se basan?

Se basa en:

• Rendimiento de beneficio: Es la expresión de
  los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la
  comparación o relación entre las utilidades y
  el capital empleado en cada una de las funciones.

• Posición en el mercado. Estándares
  utilizados para determinar la aceptación de
  algún producto en el mercado, y la efectividad de las
  técnicas mercadológicas.

• Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse
  no solo para el área de producción, sino para
  todas las áreas de la empresa.

• Calidad del producto. Este estándar se
  establece para determinar la primacía en cuanto a
  calidad del producto, en relación con la
  competencia.

• Desarrollo de personal. Su objeto es medir los
  programas de desarrollo de la gerencia, y su
  efectividad.

• Evaluación de la actuación. Establece
  las condiciones que deben existir para que el trabajo se
  desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar,
  objetivamente, los límites de productividad del
  personal de la empresa.

Orientándose a la prevención de riesgos,
siendo efectivo en una Organización por Procesos,
Encauzando la Organización Pública hacia un Control
corporativo permanente y disponiendo la entidad hacia una
medición de la gestión en tiempo.

¿Cómo se lleva a cabo los
procesos de control?

Es un esfuerzo sistemático para establecer
normas de
desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de
reinformación, para comparar los resultados reales con las
normas previamente establecidas, para determinar si existen
desviaciones y para medir su importancia, así como para
tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos
los recursos de
la empresa se
usen de la manera mas eficaz y eficiente posible para alcanzar
los objetivos de la organización.

Se llevan cuatro pasos los cuales son:

• Establecer normas y métodos para medir el
  rendimiento: Representa un plano ideal. las metas y los
  objetivos que se han establecido en el proceso de
  planificación, estando definidos en términos
  claros y mensurables, que incluyan fechas límites
  específicos.

• Medir los resultados: Comparar los resultados
  medidos con las metas o criterios previamente establecidos.
  Si esto se logra es de suponer que "todo esta bajo
  control".

• Tomar medidas correctivas: Si los resultados no
  cumplen con los niveles establecidos (estándares) y,
  si el análisis indica que se deben tomar
  medidas.

• Retroalimentación: Es básica en el
  proceso de control, ya que a través de ésta la
  información obtenida se ajusta al sistema
  administrativo al correr el tiempo.

Tipos de
controles más usados

Existen tres tipos básicos de control, en
función de los recursos, de la actividad y de los
resultados dentro de la organización, estos son: el
control preliminar, concurrente y de retroalimentación. El primero se enfoca en
la prevención de las desviaciones en la calidad y en la
cantidad de recursos utilizados en la organización. El
segundo, vigila las operaciones en
funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están
alcanzando, los estándares que guían a la actividad
en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y
de las políticas
que surgen de la función de la planificación, y
último tipo de control se centra en los resultados
finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del
proceso para la adquisición de recursos o hacia las
operaciones entre sí.

• Control preliminar: Los procedimientos del control
  preliminar incluyen todos los esfuerzos de la gerencia para
  aumentar la probabilidad de que los resultados actuales
  concuerden favorablemente con los resultados planificados.
  Desde esta perspectiva, las políticas son medios
  importantes para poner en marcha el control preliminar debido
  a que son directrices para la acción futura. Por lo
  tanto es importante distinguir entre el establecimiento de
  las políticas y su realización. El
  establecimiento de las políticas forma parte de la
  función de la planificación, mientras que se
  realización corresponde a la función de
  control.

• Control concurrente: Consiste en las actividades de
  los supervisores que dirigen el trabajo de sus subordinados;
  la dirección se refiere a las actividades del gerente
  cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y
  procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los
  subordinados para asegurarse de que se realiza
  adecuadamente.

• Control de retroalimentación: La
  característica definitiva de los métodos de
  control retroalimentativos consiste en que éstos
  destacan los resultados históricos como base para
  corregir las acciones futuras; por ejemplo, los estados
  financieros de una empresa se utilizan para evaluar la
  aceptabilidad de los resultados históricos y
  determinar cuales son los cambios que deberían hacerse
  en la adquisición de recursos futuros o actividades
  operativas.

¿Dónde se ubica el presupuesto
dentro de los Controles?

Un mecanismo ampliamente usado para el control
administrativo es el presupuesto. Por
tanto se ha supuesto, a veces, que la presupuestación es
el mecanismo para llevar a cabo el control.

La presupuestación es la formulación de planes
para un determinado periodo futuro en términos
numéricos. Como tales los presupuestos
son estados de resultados anticipados, en términos
financieros –como en los de ingreso y capital- o en
aspectos no financieros –como en el caso de horas de
mano de obra directa, materiales,
volumen
físico de ventas o
unidades de producción. Se dice que los presupuestos es
la monetización de los planes.

Los presupuestos obligan a la planeación y permiten que
la autoridad sea
delegada sin perdida de control. Es decir, la reducción de
los planes a números definitivos obliga a usar una clase
de método que
permite al administrador ver
claramente qué capital será necesario, para
quién, dónde y qué costo, ingreso o
unidades de insumo o producto
físico incluirán sus planes. Una vez hallado esto,
puede delegar más libremente la autoridad para efectuar el
plan dentro de
los límites de
presupuesto.

¿Qué son los Sistemas de
Controles?

Los sistemas de
control según la Teoría
Cibernética se aplican en esencia para los
organismos vivos, las máquinas y
las organizaciones.
Estos sistemas fueron relacionados por primera vez en 1948 por
Norbert Wiener en su obra Cibernética y Sociedad
con aplicación en la teoría de los mecanismos de
control. Un sistema de control está definido como un
conjunto de componentes que pueden regular su propia conducta o la de
otro sistema con el fin de lograr un funcionamiento
predeterminado, de modo que se reduzcan las probabilidades de
fallos y se obtengan los resultados buscados. Hoy en día
los procesos de control son síntomas del proceso
industrial que estamos viviendo. Estos sistemas se usan
típicamente en sustituir un trabajador pasivo que controla
una determinado sistema (ya sea eléctrico,
mecánico, etc.) con una posibilidad nula o casi nula de
error, y un grado de eficiencia mucho
más grande que el de un trabajador. Los sistemas de
control más modernos en ingeniería automatizan procesos en base a
muchos parámetros y reciben el nombre de Controladores de
Automatización Programables
(PAC).

Los sistemas de control deben conseguir los siguientes
objetivos:

• Ser estables y robustos frente a perturbaciones y
  errores en los modelos.

• Ser eficiente según un criterio
  preestablecido evitando comportamientos bruscos e
  irreales.

Los sistemas de control son agrupados en tres tipos
básicos:

1. Hechos por el hombre.
Como los sistemas eléctricos o electrónicos que
están permanentemente capturando señales
de estado del
sistema bajo su control y que al detectar una desviación
de los parámetros pre-establecidos del funcionamiento
normal del sistema, actúan mediante sensores y
actuadores, para llevar al sistema de vuelta a sus condiciones
operacionales normales de funcionamiento.

2. Naturales, incluyendo sistemas
biológicos. Por ejemplo, los movimientos corporales
humanos como el acto de indicar un objeto que incluye como
componentes del sistema de control biológico los ojos, el
brazo, la mano, el dedo y el cerebro del
hombre. En la
entrada se procesa el movimiento y
la salida es la dirección hacia la cual se hace
referencia.

3. Cuyos componentes están unos hechos por
el hombre y los otros son naturales. Se encuentra el sistema de
control de un hombre que conduce su vehículo. Éste
sistema está compuesto por los ojos, las manos, el cerebro
y el vehículo. La entrada se manifiesta en el rumbo que el
conductor debe seguir sobre la vía y la salida es la
dirección actual del automóvil. Otro ejemplo puede
ser las decisiones que toma un político antes de unas
elecciones. Éste sistema está compuesto por ojos,
cerebro, oídos, boca. La entrada se manifiesta en las
promesas que anuncia el político y la salida es el grado
de aceptación de la propuesta por parte de la población.

4. Un sistema de control puede ser
neumático, eléctrico, mecánico o de
cualquier tipo, su función es recibir entradas y coordinar
una o varias respuestas según su lazo de control (para lo
que está programado).

5. Control Predictivo, son los sistemas de
control que trabajan con un sistema predictivo, y no activo como
el tradicional (ejecutan la solución al problema antes de
que empiece a afectar al proceso). De esta manera, mejora la
eficiencia del proceso contrarrestando rápidamente los
efectos.

Por ultimo es necesario, mencionar antes de establecer
un sistema de control se requiere:

• Contar con los objetivos y estándares que
  sean estables.

• Que el personal clave comprenda y este de acuerdo
  con los controles.

• Que los resultados finales de cada actividad se
  establezcan en relación con los objetivos.

• Evaluar la efectividad de los controles: Eliminando
  aquellos que no sirven, simplificándolos,
  combinándolos para perfeccionarlos.

• 

  ¿Cómo reducir la
  resistencia ante el control?

  Una de las responsabilidades del supervisor es
  proporcionar a sus empleados una sensación de
  estabilidad, especialmente en épocas de cambio.

  El supervisor es el catalizador que hace que la
  pelota siga rodando, que reconoce el potencial, supera las
  objeciones y que consigue que las personas den lo mejor de si
  mismas. Y para reducir la resistencia al control debe:

  • Tomar las medidas necesarias para evitar
    sorpresas no deseadas

  • Consultar a sus empleados antes de hacer
    cambios.

  • Mantener la comunicación con sus
    superiores

  • Planear tanto a corto como mediano
    plazo

  • Tener coraje

  • Actuar con justicia

  • Crea un buen entorno de trabajo

  • Actuar en defensa de las personas que le
    reportan

  

  ¿Qué es el
  Autocontrol?

  El autocontrol indica el dominio que
  una persona puede
  tener de sus reacciones, sentimientos e impulsos a
  través de una determinación voluntaria para
  poder
  hacerlos surgir o crecer, mantener o someter según su
  libre decisión. Más brevemente "Autocontrol"
  indica la capacidad de gestión eficiente del
  futuro.

  Es la capacidad que ostenta cada persona para
  controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar
  correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados
  que se esperan en el ejercicio de su función, con
  fundamento en los principios constitucionales.

  El autocontrol no debe interpretarse
  únicamente como el ejercicio del control que realiza
  un trabajador en sus actividades, involucra el sentido de
  compromiso y pertenencia, el
  conocimiento que posee sobre la entidad y su interés por conocer los diferentes
  procesos y planes que en ella se realizan. El autocontrol se
  ve reforzado a través de la implementación y
  desarrollo
  de los componentes de Ambiente
  de Control, Administración del Riesgo,
  Actividades de Control y Autoevaluación, entre
  otros.

  Conclusiones

  Hoy más que nunca, se requiere
  en las empresas
  hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de
  productividad
  en un ambiente altamente motivador hacia sus
  colaboradores.

  Supervisar efectivamente requiere:
  planificar, organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar
  constantemente. Exige constancia, dedicación,
  perseverancia, siendo necesario poseer características
  especiales individuales en la persona que cumple esta
  misión.

  El supervisor moderno ha dejado de ser
  operador y el líder nato del grupo para
  convertirse en un especialista del comportamiento
  humano, en lo que concierne a la práctica de la
  habilidad administrativa y de los aspectos técnicos de
  su cargo.

  Significa crear conciencia
  en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los
  propios controladores de su gestión, actuando luego el
  supervisor como conciliador de todos los objetivos
  planteados. Supervisar implica controlar. El supervisor debe
  evaluar y controlar constantemente para detectar en que grado
  los planes se están obteniendo por él o por la
  dirección de la empresa.

  La planeación y el control son inseparables:
  Cualquier intento por controlar sin planes no tendría
  sentido, puesto que no se podría saber si se va a
  donde se desea ir, ( la tarea del control), a menos que se
  sepa de antemano a donde se quiere ir la tarea de la
  planeación. Los planes proporcionan, por tanto, los
  estándares de control.

  El control adecuado depende de una corriente de
  información significativa, precisa y oportuna que
  corra de arriba abajo y de un lado a otro de la
  supervisión. Necesita un flujo incesante de datos
  importantes, para que pueda revisarlos, analizarlos,
  compararlos y descubrir así si desempeña bien
  su trabajo. Debe planificar su propio sistema de control,
  evitando el control excesivo, pero manteniéndose en
  una situación donde este haciendo un trabajo
  requerido.

  Los presupuestos obligan a la planeación y permiten
  que la autoridad sea delegada sin perdida de control.

  Los estándares representan el estado de
  ejecución deseado, de hecho, no son más que los
  objetivos definidos de la organización.

  Existen tres tipos básicos de control, en
  función de los recursos, de la actividad y de los
  resultados dentro de la organización, estos son: el
  control preliminar, concurrente y de
  retroalimentación. El primero se enfoca en la
  prevención de las desviaciones en la calidad y en la
  cantidad de recursos utilizados en la organización. El
  segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para
  asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los
  estándares que guían a la actividad en
  funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y
  de las políticas que surgen de la función de la
  planificación, y último tipo de control se
  centra en los resultados finales, las medidas correctivas se
  orientan hacia la mejora del proceso para la
  adquisición de recursos o hacia las operaciones entre
  sí.

  Los presupuestos obligan a la planeación y permiten
  que la autoridad sea delegada sin perdida de control. Es
  decir, la reducción de los planes a números
  definitivos obliga a usar una clase de método que
  permite al administrador ver claramente qué capital
  será necesario, para quién, dónde y
  qué costo, ingreso o unidades de insumo o producto
  físico incluirán sus planes.

  El supervisor es un elemento de
  control, clave dentro de cualquier organización. De
  él depende la calidad del trabajo, el rendimiento,
  la moral y
  el desarrollo de buenas actitudes por parte de los
  trabajadores. El supervisor dirige y evalúa el trabajo
  y conoce a todos los trabajadores.

  Bibliografía

  Encarta Microsoft,
  2005

  Monografías.com. El control en
  la Supervisión

  http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_control"

   

   

   

   

   

  Autor:

  Daisy Delgago