Cómo mejorar la gestión de aprovisionamiento en una empresa constructora (página 2)
Un principio básico de gestionar un sistema de
aprovisionamiento con un enfoque de Gestión de
Cadena de
Suministro está dado en el enfoque al cliente y en la
medición y mejoramiento continuo del
Servicio al
Cliente. La empresa no
cuenta con ningún procedimiento ni
indicador que permita estimar o medir el comportamiento
de la empresa con sus
clientes.
Por lo que se decidió aplicar un procedimiento de
evaluación de Nivel de Servicio al
Cliente hecho por Conejero González con algunos ajustes
realizados por los autores a fin de adaptarlo a las condiciones
del estudio. A continuación se muestra los pasos
de este procedimiento.
1. Selección del Equipo de
Evaluación
Se seleccionó un grupo de
cuadros y especialistas integrado por personal de
Compras, Almacenes de
Materiales y
Finanzas, que
asumen la responsabilidad del funcionamiento de los procesos de
compras y almacenamiento.
2. Selección de los
criterios de evaluación
Para establecer los elementos que inciden de forma
directa en los procesos de compras y almacenamiento, fue
necesario analizar los resultados arrojados por una lista de
chequeo aplicada al grupo de especialistas seleccionados
anteriormente, considerando además los elementos que
forman parte del Servicio al Cliente, quedando como aspectos
más importantes los siguientes:
Ciclo Pedido-Entrega.
Disponibilidad del producto.
Fiabilidad en la entrega.
Información sobre el pedido.
Atención a reclamaciones.
3. Determinación de los
pesos relativos de cada elemento
Para medir el estado de
cada elemento se decidió tomar como cliente la UB
Constructora de Caibarién pues forma parte de la empresa
objeto de estudio y es cliente interno fundamental para el
estudio realizado, luego se realizó una entrevista a
los especialistas de dicha unidad básica. Además se
consultaron documentos
archivados que muestran datos que fueron
utilizados para obtener información del comportamiento
histórico de la UBATM en su servicio a la UB Constructora
de Caibarién.
En una escala
numérica del 1 al 5, donde 1 es la situación
más desfavorable y 5 el mejor resultado, se
relacionó el criterio del cliente con respecto al servicio
recibido.
Antes de realizar las mediciones correspondientes era
necesario establecer el peso ponderado de cada elemento con
respecto a los demás, por lo que se encuestó a un
grupo de expertos para establecer estos valores, y
poder aplicar
entonces los criterios dados por los clientes de cada uno. Para
la obtención de estos valores primeramente se
realizó la encuesta
mencionada y luego mediante un trabajo con el
grupo de expertos se llegó a un consenso para fijar los
pesos ponderados. La concordancia que existía entre sus
criterios fue corroborada a través del coeficiente de
Kendall el cual arrojó un resultado de un concordancia del
96.9%.
A continuación los valores
obtenidos de Peso específico de influencia:
4. Determinación de las
calificaciones de los elementos5. Ponderación de los
elementos
Los resultados de estos pasos 4 y 5 se
muestran en la siguiente tabla:
6. Determinación del
Nivel de Servicio al Cliente (NSC)
NSC = (3.15/ 5.0) *100= 0.63*100 = 63
%
7. Análisis de los
elementos que más afectan el NSC
Debido a lo bajo de su puntuación en la
valoración, los elementos que más inciden en este
resultado negativo son los de más peso en la
tabla:
Fiabilidad en la entrega
Disponibilidad del producto
Por esto se hace necesario profundizar en estos
elementos y los atributos que los componen para definir las
causas de tan baja puntuación y trabajar en la
eliminación de esas deficiencias.
Los atributos que conforman estos elementos
son:
Fiabilidad en la entrega
1. Tecnología de
almacenamiento.2. Gestión de Inventarios.
3. Procesamiento de Pedidos.
4. Sistema de Ubicación y
Localización de los Productos
Disponibilidad del producto
1. Gestión de Inventarios
2. Estudio de Demanda
3. Información del Mercado
4. Estudios de los Proveedores
Atendiendo a los atributos que conforman los elementos
de mayor peso y a los problemas
detectados en el diagrama
causa-efecto, la
investigación arrojó los siguientes problemas
tanto de almacenamiento como de compras:
Problemas detectados en el proceso de
almacenamiento:
No existe en el almacén un equipo de
manipulación que permita elevar las cargas, por tanto
se desaprovecha la altura del almacén.Existe bloqueo de productos en el
almacén.Existe bloqueo de los pasillos de trabajo dentro del
almacén.Se colocan mercancías que están en el
proceso de recepción fuera del área destinada
para este trabajo.
Problemas detectados en el proceso de
compras:
No están establecidos los ciclos del plazo de
entrega del pedido para los productos.No existe un método para la selección
de los proveedores.Insuficientes criterios para la evaluación de
los proveedores.No hay ningún método de
rotación de inventarios lo cual dificulta realizar una
correcta gestión de compra y
almacenamiento.
1. Disponibilidad del producto
Gestión de inventarios
Para el análisis y determinación de las
soluciones a
los problemas de inventarios se propone seguir el procedimiento
dado por Hernández Ávila (2007) y del cual se
mencionan sus etapas a continuación:
1. Diagnóstico.
2. Estratificación de los productos
(Método
ABC).
3. Selección
del método de gestión
de inventario a
utilizar.
Etapa # 2- Estratificación de los
Productos (Método ABC)
El Método ABC es uno de los métodos
más difundidos por la literatura especializada,
también conocido como Método o Ley de Pareto, 80
– 20 y pocos vitales – muchos triviales. Para la
aplicación de este tipo de estratificación de
inventario se recomienda seguir la metodología expuesta por Conejero
González, (2005) dada a continuación:
1. Determinar qué criterios se van a tener en
cuenta para la estratificación del inventario. En este
caso se recomienda tomar como criterios para la
estratificación de productos el uso/valor y
el número de pedidos, ya que una
combinación de varias estratificaciones según
diferentes criterios de clasificación, para determinar los
productos que realmente deben incluirse en cada grupo.
2. Elaborar para cada criterio seleccionado una tabla en
la que una vez listados todos los productos a estratificar, se
llenará dicha tabla con los datos requeridos. Una vez
obtenidos los valores de porcentaje de frecuencia
acumulada para cada criterio, se podrá agrupar cada
producto
dentro del estrato correspondiente como se explica a
continuación.
3. Después de haber definido dentro de qué
grupo se encuentra cada producto se debe realizar un diagrama ABC
cruzado en el que se combinan los estratos de los criterios
analizados.
4. Una vez realizado esto se ve cuáles son las
clasificaciones que obtienen los productos y se definen las
acciones
necesarias a aplicar para cada estrato.
Etapa # 3- Selección del método de
gestión de inventario a utilizar
La selección del sistema de gestión de
inventario que se ajusta a las condiciones concretas de la cadena
está en dependencia de los elementos
siguientes:
Grado de repetición de la decisión de
suministro: más de una vez.Comportamiento de la demanda: en las Unidades
Básicas Constructoras la demanda de los productos
varía en el tiempo (según el avance de la obra)
y además la demanda es independiente.Los plazos de suministro son casi constantes y en
ocasiones son variables.
Solución al estudio de
proveedores
Procedimiento de Selección de
Proveedores
Para la selección de los mejores proveedores,
deben ser analizadas una gran cantidad de cualidades o
características de los mismos, después de una
entrevista con varios especialistas de la UBATM en la ECOT "Cayo
Santa María" las características más
importantes y por las cuales decidieron que deben regirse para
hacer la selección son:
1. Calidad de los
productos
2. Precios
3. Facilidades de Pago
4. Plazo de entrega
5. Localización
Uno de los más utilizados y recomendados, que
será aplicado a continuación, es el denominado
Proceso de Jerarquía Analítica (AHP: Analytic
Hierarchy Process) Cespón Castro (2003), también
conocido como Método de la Jerarquía
Analítica, el cual se enmarca dentro de la denominada
óptica
multicriterio, pues permite obtener el mejor proveedor
integralmente dentro de un grupo, considerando cualquier cantidad
de cualidades de los mismos, a partir de la opinión de los
expertos seleccionados. Antes de aplicar este método en la
empresa objeto de estudio, se aclara que el mismo solo
será aplicado a algunos productos que se utilizan con
mucha frecuencia en la construcción y tienen coincidencia entre
ellos en cuanto al proveedor que las suministra. Los productos de
los que se está hablando para la aplicación de este
método en la investigación son los
áridos.
Aplicación de un método de
Evaluación de Proveedores
Después de analizar la literatura correspondiente
a este tema, se decidió utilizar el Método de
Medición del Desempeño del Proveedor (MPP) Mazzetti,
(2007), el cual permitió elaborar un procedimiento para la
evaluación de proveedores, haciendo algunas adaptaciones
debido a las características particulares que presenta la
empresa objeto de estudio y a los intereses de esta. Este
procedimiento propuesto por los autores es aplicable a cualquier
empresa o entidad.
Procedimiento seguido para la
evaluación:
1. Se decidirá por parte de la empresa
¿Qué evaluar? y ¿De qué modo hacerlo?
Decidiendo tomar en este caso los atributos anteriormente
mencionados.
2. Cómo medir: Se debe procurar emplear en cada
atributo evaluado, indicadores
que permitan establecer un desempeño del proveedor,
verificando que sean a través de hechos de su absoluta
responsabilidad, sin incurrir en el error de imputarle los
propios errores o ineficiencias, generalmente producto de malas
planificaciones, demora en la toma de
decisiones, errores de proyecto,
etc.
3. Indicadores: Como propuesta de los autores en
conjunto con los especialistas de la empresa se decidió
que a cada atributo le corresponda un indicador que
permitirá medir el desempeño del proveedor en este
aspecto se definieron los siguientes indicadores.
Los pedidos rechazados parcial o
totalmente.
Donde Pr es el porcentaje de pedidos rechazados
real del producto, calculado por la cantidad de pedidos
rechazados del total de pedidos hecho a ese proveedor.
No conformidades atribuibles al
proveedor.
Donde Inc es el porcentaje de inconformidades
real de la empresa, en base al total de servicios que
presta el proveedor.
Quejas de los clientes atribuibles al
proveedor.
Donde Q es el porcentaje de quejas reales de los
clientes por causas del proveedor, calculado por la cantidad de
quejas de los clientes por causas del proveedor del total de
quejas hechas a la empresa.
Demora en los plazos de entrega de los
suministros atribuibles al proveedor.
Donde Dp es el porcentaje de demoras en los
plazos de entrega por culpa del proveedor, es calculado por la
cantidad demoras en los plazos de entrega por culpa del proveedor
del total de demoras en la entrega.
Cumplimiento de las acciones
correctivas propuestas al proveedor.
Donde Ac es el porcentaje de acciones correctivas
realizadas por el proveedor con respecto al total propuesto por
la ECOT.
Luego para cada indicador son estandarizados estos
valores de porciento mediante una tabla como la que se muestra a
continuación:
4. Luego serán llevados a una tabla los
resultados, en ella se mostrará el valor obtenido de cada
indicador en cada período de evaluación,
también se muestra una media de los valores de estos
indicadores del proveedor en ese período.
5. Finalmente se realiza otra tabla en la que se
muestran los pesos ponderados de cada indicador para cada
proveedor así como la evaluación integral de los
proveedores durante los períodos analizados, tomando los
valores medios de cada
indicador calculados en el paso 4 y multiplicándolos por
el peso ponderado que se decidió mediante un consenso con
los expertos seleccionados de la empresa.
6. Decidir la evaluación que
tendrán los proveedores e informarles a éstos de
las mismas, si como las sugerencias y acciones
correctivas.
2. Fiabilidad en la
Entrega
Para comenzar con este elemento primeramente haremos
referencia a la importancia que tienes uno de los atributos que
será mejorado que es la tecnología de
almacenamiento pues para la realización de una
entrega
Mejoramiento de los componentes de la
tecnología de almacenamiento
En cuanto a la tecnología de almacenamiento se
deben en tener en cuenta muchos factores que son los que
determinan el buen funcionamiento y de este elemento. A
continuación se trataran: selección y cálculo de
los medios de almacenamiento, cálculo y selección
de la cantidad de equipos de manipulación, distribución en planta del almacén
escogido para la realización de este trabajo.
Una vez seleccionados los medios de almacenamiento es
necesario calcular la cantidad de cada uno.
La estantería de carga fraccionada se determina
por el coeficiente del volumen total de
productos cuya forma de almacenamiento sea selectiva fraccionada
entre el volumen de un módulo de la
estantería.
La estantería frontal para paletas, de acuerdo a
la altura del puntal del almacén puede llevar hasta 5
niveles, en el caso que trata este artículo se tiene hasta
4 niveles, lo que permite colocar en cada módulo 8 paletas
con cargas; por lo que el cálculo de la cantidad de
paletas se obtiene del resultado de dividir la cantidad de
paletas que están en forma de almacenamiento selectivo
unitarizado entre la cantidad de paletas que se pueden ubicarse
en un módulo.
Para calcular la cantidad de medios unitarizadores se
puede utilizar los procedimientos
propuestos por Torres Gemeil et. al. (1985) como son el del peso
o del volumen o el propuesto por Conejero González (1987),
que es el método del "Peso del Máximo
Volumen".
Selección y cálculo de
equipos de manipulación
Para la selección del equipo de
manipulación que deberá ser utilizado dentro del
almacén central de la UBATM, se tomaron teniendo en cuenta
las características de la tecnología de
almacenamiento del almacén, así como las
condiciones y características que presenta el mismo. Por
lo que se decidió seleccionar un montacargas
eléctrico.
Cálculo de equipos: Se desea conocer la cantidad
de montacargas eléctricos, necesarios para garantizar la
manipulación de cargas dentro del almacén central
de la UBATM. Acerca del trabajo de manipulación se conoce
que:
• Las cargas se manipulan en paletas de intercambio
de 1 t.
• El almacén trabaja un turno de 8 h durante
280 días/año.
• Como política se debe
destinar el 10% de su fondo de tiempo al
mantenimiento.
• Los tiempos de carga y descarga son de 1 min. en
cada caso.
• La velocidad del
equipo con carga es de 216 m/min. y sin carga 267
m/min.
Se prevé manipular 640
t/año.
Empleando el método general se tiene
que:
Se propone analizar la posibilidad de la
utilización de montacargas con un pequeño radio de giro, lo
que permitiría estrechar los pasillos de trabajo y
aumentar el porcentaje de utilización del
área.
Reevaluación del NSC
Considerando que las propuestas de sistemas P y Q de
mejora para la Gestión de Inventarios, así como la
estratificación de productos en ABC, la aplicación
del método AHP de selección de proveedores y del
método de evaluación propuesto, permitirá
obtener las siguientes mejoras:
Se eliminan los problemas ajenos a la entidad que
puedan afectar el servicio prestado por la UBATM.Permitirán disminuir las frecuentes rupturas
de inventario.Se podrá evaluar los desempeños de los
proveedores con una mayor facilidad y exactitud.Se conoce cuáles son los productos más
importantes
En la tabla se muestra el elemento Disponibilidad del
Producto mejorado, considerando que con los cambios propuestos el
resultado de la Gestión de Inventario puede estimarse con
un valor de 4, y en cuanto al Estudio de Proveedores en el cual
se aplicaron dos procedimientos para selección y
evaluación de proveedores respectivamente, se propone una
evaluación estimada de 5.
Las condiciones organizativas del almacén se
mejoraron al mejorar el diseño
de su tecnología y se puede alcanzar entonces el
máximo de puntos, además esto implicaría un
incremento sustancial de la capacidad de almacenaje.
En la tabla se muestra el elemento Fiabilidad en la
entrega mejorado, considerando que con los cambios propuestos
el resultado de la Gestión de Inventario, va a tomar el
mismo valor que se le dio en el elemento Disponibilidad del
Producto; y en cuanto a la Tecnología de
Almacenamiento a la cual se aplicó una propuesta muy
completa se propone una evaluación estimada de
5.
Considerando la aplicación de las mejoras en
Disponibilidad del producto y Fiabilidad en la entrega se puede
entonces evaluar el desempeño en el Nivel de Servicio de
la UBATM de acuerdo a las mejoras introducidas como se muestra en
la Tabla
NSC = 4.425/ 5.00 = 0.885 * 100 =
88.5%
El resultado estimado de mejorar el nivel de servicio al
cliente de 63% a 88.5 % (3.15 a 4.425) demuestra la
efectividad del procedimiento propuesto, el cumplimiento del
objetivo
planteado en la investigación y la utilidad
práctica del trabajo para la institución objeto de
estudio.
Al analizar las propuestas hechas en la
investigación junto con los expertos de la empresa, se
estimaron los impactos económicos que tendrán cada
una de estas propuestas. A continuación se hará
referencia a dichas estimaciones:
1. Impacto de las mejoras propuestas para la
Gestión de Inventario: Se estimó que la
aplicación de los procedimientos descritos para la
elaboración de un sistema de gestión de inventario
mediante el cual se garantice un servicio estable a las obras,
traerá como beneficio una disminución en la rotura
de Stock de productos que pueden provocar atraso en el tiempo de
entrega de las obras
2. Impacto de las medidas propuestas para el Estudio de
proveedores: Los beneficios estimados por los expertos si se
aplicaran los procedimientos de selección y
evaluación de proveedores propuestos, serían
visibles a través de la agilidad para la toma de
decisiones para realizar las compras y la seguridad de
realizar compras a proveedores de los cuales se tienen sus
comportamientos y características de sus
productos.
3. Impacto de las medidas propuestas para
tecnología de almacenamiento: Se estima que la
aplicación de las propuestas hechas en la
investigación beneficiarán a la empresa mejorando
la distribución en planta del almacén permitiendo
de la utilización de un montacargas que puede ser
subcontratado, costo en el que
será necesario incurrir para lograr un aumento estimado de
las capacidades de almacenamiento, así como un aumento en
la rapidez de carga y descarga de los productos que arriban al
almacén.
Se cumplieron los objetivos propuestos inicialmente
al determinar todas las variables que incluye este
estudio.En la investigación realizada se quedó
demostrado que la evaluación del actual nivel de
servicio al cliente y el diagnóstico de los procesos
de compras y almacenamiento, asociados a la logística
de aprovisionamiento; contribuyen considerablemente a la
obtención y establecimiento de las causas de los
problemas detectados y la necesidad de hacer propuestas que
permitan un mejoramiento de los procesos y con ello elevar el
nivel del servicio al cliente.Se estima que las mejoras propuestas como
solución a los principales problemas que afectan al
servicio que presta la entidad permitirán elevar NSC,
una vez implementadas, en un 25.5%.
1. Centro Español de Logistica CEL-El
Consorci (2002). La Gestión de la Cadena de
Suministros del siglo XXI. Disponible en
www.cel-logistica.org. Consultado en abril 2007.2. Cespón Castro, R. (2003).
Administración de la Cadena de Suministros. (Editado
en la Universidad Tecnológica Centroamericana de
Honduras). San Pedro Sula3. Cespón Castro, R., Conejero
González, H., Hernández Pérez, G. (2005)
Servicio al cliente. Logística: temas seleccionados,
Tomo 3. ISBN 959-16-0354-1. Editorial
Universitaria.4. Christopher, M (1994). Logistic and Supply
Chain. Pitman Publishing. London.5. Comas Pullés, R. (1996) La
logística, origen, desarrollo y análisis
sistémico. Revista Logística Aplicada No. 1.
Editada por la SCLM-ANEC. Cuba.6. Conejero González H.C. y Conejero
González Hg. (1987), Método Combinado del peso
volumen contenido en el medio. Revista ATM #35.7. Conejero González, H. C. (2006). El
servicio al cliente, fuente de ventajas competitivas.
Disertación realizada en la Maestría de
Dirección de Empresas impartida por la Facultad de
Contabilidad y Finanzas de la Universidad de La Habana,
septiembre.8. Kottler P., Armstrong G. (1994) Principles
of marketing, Editorial Prentice Hall, EE.UU.
Autor:
Ing. Raynel Domínguez Martínez
Ingeniero Industrial, Departamento de Ingeniería Industrial
Universidad
Central "Marta Abreu" de Las Villas
Facultad de Ingeniería
Industrial y Turismo
Ing. Carlos Antonio Conejero Álvarez
Ingeniero Industrial, Facultad de Ingeniería Industrial
y Turismo
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