Optimizar el proceso de cálculo de nóminas utilizando un sistema informático de nómina en la empresa Herbert & Moore (página 2)

Partes: 1, 2

2.- Garantizar las labores como Asesores y
Consultores de Personal.
3.- Administración del personal para las
diferentas áreas donde se ejecuta un proyecto u obra
determinada.

Todo esto con el fin de:

Mantener la capacidad operativa a inminentes
aumentos de la demanda.
Identificar ¿Cuál es la perspectiva
del aumento de la demanda de servicios (Provisión del
Personal)?
Identificar la capacidad actual real
manejable.
Obtener la capacidad requerida tipo de:
infraestructura, personal y tiempo de preparación para
tenerla.

Función de la Empresa

Tiene como función
prestar servicios de
reclutamiento
y selección
de personal,
provisión y administración
de Personal. Ofrece a la disposición de las empresas
contratantes la contratación por tiempo u obras
determinadas de trabajadores, cubriendo además todas las
actividades asociadas que la naturaleza del
trabajo
exija.

Además cubre actividades como: cambio de
Guardia, Servicios Médicos, Exámenes PRE- y POST
empleo,
transporte,
Provisión de equipos de Seguridad, Cesta
ticket y cualquier disposición que la empresa
contratante requiera.

Organigrama o Estructura
Organizativa

La empresa Herbert
& Moore, C.A está conformada por: un Presidente; un
Sub- Gerente; un
Asesor Legal; un Coordinador de Recursos
Humanos, quien coordina el Departamento de Nómina;
un Contador; un Administrador y
un coordinador SIAHO. Estos comprenden el organigrama
general de la empresa. La estructura organizativa de la empresa
Herbert & Moore, C.A se encuentra representada en 4 niveles
jerárquico de forma vertical.(Ver Anexo A)

El presidente representa el nivel donde recae la mayor
responsabilidad, tiene como función
principal la toma de
decisiones estratégicas y delega autoridad y
responsabilidad del Sub Gerente; es la máxima figura legal
de la
organización.

El Sub Gerente recibe orden del Presidente, presenta
reportes o informes de la
gestión
de todas las organizaciones,
supervisa de forma directa las gerencias de Administración, Legal, Contaduría,
SIAHO, Recursos Humanos.
Actúa en representación de la empresa conjuntamente
con el Departamento Legal ante los organismos gubernamentales;
posee amplio poder para
aperturar cuentas, cobrar
facturas y en algunos casos cumple funciones como
representante de ventas.
También se encarga de la división de transporte,
del mantenimiento
preventivo y correctivo de las unidades de transporte, y
realiza reportes de fallas de las unidades.

La Gerencia de
Administración, reporta directamente al Sub
Gerente y en su defecto al Presidente. Ejerce como función
principal el manejo de los recursos económicos de la
empresa; está facultada para firmar cheques de las
cuentas de la empresa, realiza transferencias del mismo banco a otros
bancos y a
terceros, cuentas por pagar, cuentas por
cobrar, revisa y aprueba facturas de ventas.

Gerencia de Contabilidad,
registra y lleva la contabilidad de la empresa; reporta a la Sub
Gerencia y trabaja en conjunto con la
Administración; vela por el pago de los impuestos y otros
tributos.

Gerencia de Recursos Humanos, coordina y controla el
ingreso y egreso del personal, ofrece atención directa al cliente a
través de los asistentes de Recursos Humanos, así
como también supervisa el Departamento de Nómina,
se apoya en el Departamento Legal y de
Administración.

Misión de la Empresa

Proveer a los clientes soluciones de
avanzada, eficientes, precisas, puntuales y de calidad con un
alto contenido de Respeto, Honestidad,
Responsabilidad y Compromiso.

Visión de la Empresa

Herbert And Moore C.A., evolucionará
permanentemente hasta ser la empresa consultora más
sólida, profesional y vanguardista del país,
representando así una referencia obligada en el
ámbito del Desarrollo del
Recurso Humano y el apoyo a la gestión
empresarial.

Sección o Departamento donde se Efectuó
la Pasantía, su Descripción y Funciones.

Departamento de
Nómina

La pasantía se realizó en el departamento
de Nómina en la empresa Herbert & Moore, C.A, el cual
se encarga de realizar nóminas
Bajo Régimen LOT (Ley
Orgánica del Trabajo) y CCP (Contrato
Colectivo Petrolero) y sus respectivas liquidación de
Prestaciones
Sociales y Vacaciones.

CAPÍTULO II

Descripción de la situación
problemática detectada

Planteamiento o Formulación del
Problema

Un sistema de
información, es un conjunto de elementos que
interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o
negocio. También se puede decir que es un conjunto de
elementos interrelacionados que recoge datos, los
procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente
se da a conocer a sus usuarios.

Un sistema que
reviste especial importancia en una organización es el sistema de
nómina, ya que el manejo efectivo y el control de las
tareas relacionadas con el pago de los empleados permitirá
cumplir puntual y efizcamente con las obligaciones,
que en materia
salarial, contraen las empresas en la contratación de su
mano de obra, y lo que repercutirá en una mayor motivación e identificación del
recurso humano con su organización.

Un sistema de nómina se puede decir que es un
medio informático modular y adaptable, diseñado
para manejar cualquier tipo de nómina, contempla las
disposiciones y exigencias legales en materia laboral que
permite manejar la nómina confidencial de ejecutivos,
empleados, contratados fijos, obreros y a destajo, con control de
presencia, turnos rotativos, gestión de dotaciones, horas
extras, etc. Asimismo, el sistema de nómina debe permitir
calcular el monto a depositar en materia del fideicomiso
que se genera por el pago de los intereses sobre prestaciones
sociales.

En la actualidad los cálculos en materia de
nóminas requieren de la implementación de un
sistema, debido al incremento en la complejidad de los
cálculos, por tal razón las empresas a nivel
mundial han optado por la incorporación de sistemas
computarizados, ya que su uso trae beneficios tanto para la
empresa como para los empleados. Poseer un sistema de
nómina es imprescindible, porque facilita efectivamente
los cálculos y pagos al personal con rapidez y menos
esfuerzo, manejo oportuno de documentos
exigidos por entes públicos, tales como: la ley Seguro Social
(S.S.O.), Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista
(I.N.C.E.S), Ley Política Habitacional
(L.P.H.), Paro forzoso
(L.P.F) y Tarjeta electrónica de alimentación(T.E.A).
Igualmente un efectivo sistema de nómina permitirá
el cálculo
efectivo de vacaciones, variaciones, prestaciones, intereses y
liquidaciones, así como la emisión de reportes
referidos al Recurso Humano de una
organización.

Herbert & Moore C.A, es una empresa dedicada a
prestar servicios de provisión de soluciones integrales en
el manejo del componente Recurso Humano de las empresas,
ofreciendo a disposición de éstas la
contratación por tiempo u obra determinada de
trabajadores, por lo tanto es importante su desarrollo
a nivel tecnológico, específicamente en lo que se
refiere a su sistema para el cálculo de
nómina.

Se puede observar que en la empresa Herbert & Moore
el proceso
establecido para la elaboración de nómina se
ejecuta de la siguiente manera: El Departamento de Recursos
Humanos suministra la información a Nómina,
mediante la hoja de ingreso del trabajador (fecha de ingreso,
tipo de salario que va a
devengar, datos personales y otras asignaciones). Dicha
información es de gran importancia para el departamento ya
que es introducida, para darle inicio al proceso.

Una vez que se recibe el reporte de tiempo de trabajo se
hacen los respectivos cálculos en Excel, para
luego ser introducidos en el sistema; ya teniendo la
nómina elaborada se procede a imprimirla y desglosarla
para luego ser pasada al Departamento de Administración
para que procese los pagos.

En el Departamento de Nómina se evidenció
un problema en las operaciones
referentes al proceso de elaboración de Nóminas,
debido a que el sistema utilizado para elaborar las mismas
presenta dificultades, entre las que se pueden
mencionar:

Borra los céntimos con repercusión en
bolívares fuertes.
Le faltan muchas opciones, por ejemplo no da
cálculos de utilidades las cuales se estiman casi de
forma manual.
Se presentan errores cuando se esta ejecutando una
operación dentro del sistema, cerrándose
inesperadamente y provocado pérdida de
información, ya que el error generado es una falla
interna del sistema o desconfiguración del
mismo.
El sistema no permite modificar ningún tipo
de archivo de nómina bajo el Contrato Colectivo
Petrolero (CCP), ya que los conceptos deben ser calculados a
salario normal y el sistema está predeterminado a
salario básico, obligando al usuario a culminar los
cálculos en hojas de Excel.

Lo anteriormente expuesto trae como consecuencia, que no
se puedan precisar con exactitud los cálculos que realiza
el Departamento de nómina y por lo tanto, se produce una
demora en las operaciones de elaboración de nómina
y como resultado genera una pérdida de tiempo y esfuerzo,
que repercute negativamente en el pago puntual de los
trabajadores y que podría generar en demandas a la empresa
por el retraso en la cancelación de sus obligaciones
laborables.

Asimismo las personas que laboran en este departamento,
cargan con un exceso de trabajo, ya que el sistema actual no
posee una opción para ubicar una nómina procesada y
el departamento no cuenta con un archivo de forma
física,
además de no poseer un sistema actualizado, es decir, un
programa
computarizado que facilite el control de la nómina del
departamento. Por todo este exceso de trabajo se puede observar
en los empleados stress, cansancio
y poca efectividad de sus actividades, situación que
afecta el entorno laboral y el desarrollo integral que
debería existir en cualquier sitio de trabajo para un
mejor desarrollo de la organización

Por tal motivo y en base a todas las observaciones
anteriores, se ha planteado la necesidad de optimizar el proceso
para la elaboración de la nómina en la empresa
Herbert & Moore, con el fin de facilitar a los trabajadores
el manejo de la información, y de esta manera, crear un
ambiente
laboral armónico con personal comprometido con la
organización, que genere ganancias y un desarrollo eficaz
y de excelencia a la empresa, donde podrá gozar de todos
los beneficios de las nuevas
tecnologías.

Bases teóricas:

Los sistemas de
información surgieron aún cuando el hombre no
tenía conocimientos de que los estaba utilizando para su
comunicación y para el aprendizaje.
Mientras recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin
dibujaba en paredes animales,
símbolos o adquiría conocimiento
de los diferentes animales.

Con el cursar de la vida el hombre ha
acumulado una serie inmensa de datos los cuales necesita
relacionar, y poner al alcance de técnicos, ingenieros y
demás especialistas que lo utilizan como fuentes de
información para bases de cálculos
estadísticos, o como punto de partida para diferentes
análisis y proyectos.

Terry Lucey (1987), define sistema de información
como:

…Un sistema para convertir datos procedentes del
exterior o del interior del mismo en información y para
comunicar esta en forma apropiada a los directivos de todos los
niveles y de todas las funciones para facilitar la roma de
decisiones efectivas y oportunas para la planeación, dirección y control de las actividades de
las cuales ellos son responsables. (p.28)

Dentro de los sistemas de información presentes
en las empresas, las nóminas de personal juegan un papel
fundamental, en el manejo de la información que día
a día disponen las organizaciones en materia
laboral.

La nómina se puede definir como el documento
donde se registran todos los conceptos a ser remunerados,
así como los que serán deducidos después de
un periodo de pago. Es el instrumento que permite de una manera
ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los
trabajadores, así como proporcionar información
contable y estadística, tanto para la empresa como
para el ente encargado de regular las relaciones
laborales.

La nómina se encuentra fundamentada en partes del
contenido del contrato de
trabajo, contemplados por la Ley Organiza del Trabajo y la
Convención Colectiva Petrolera, en relación al
servicio que
deba prestarse y a la remuneración, los cuales se
regirán por las siguientes normas:

a) El trabajador estará obligado a
desempeñar los servicios que sean compatibles con sus
fuerzas, aptitudes, estado o
condición, y que sean del mismo género de
los que formen el objeto de la actividad a que se dedique el
patrono.

b) La remuneración deberá ser adecuada a
la naturaleza y magnitud de los servicios y no podrá ser
inferior al salario mínimo ni a la que se le pague por
trabajos de igual naturaleza en la región y en la propia
empresa.

Estos detalles ayudan a determinar fácilmente la
prestación del servicio y remuneración en aquellos
contratos de
trabajo donde no hubiese estipulación expresa,
situación que se presenta frecuentemente.

Para Francisco Sánchez (1998), la nómina
es un "documento contable y de control que muestra el monto
de los salarios pagados de una manera detallada, así como
las deducciones analíticamente y como consecuencia, la
cantidad neta pagada al trabajador en un periodo determinado" (p.
9).

Según Alfredo Abarca (1997), la
nómina:

…..Es un documento administrativo que concentra los
registro
detallados por periodos predeterminados de las percepciones a que
tienen derecho un trabajador, en compensación a la
prestación de sus servicios sean salarios, prestaciones u
otros beneficios; y que determinen su ingresos bruto;
así como las deducciones a las que está sujeto y
que el patrón tiene la obligación de retener, a fin
de calcular el monto neto de sus ingresos y la
determinación del costo. (p.
11).

Diseño de Nóminas

De acuerdo a la magnitud de la empresa, se debe
diseñar el modelo de la
nómina apropiada, el cual cambiará sustancialmente
de una compañía a otra, sujeto a las variaciones de
asignaciones, deducciones, acumulativos, determinados por la
necesidad de la empresa.

Tipos de Nóminas

Según su Presentación:

Nómina Manual: Se
elabora por cálculos enteramente manuales, usadas
en empresas pequeñas o de mediana capacidad. Existen en el
mercado, formularios
diseñados, por ejemplo: el sistema Mc-Be.

Nómina Computarizada: Se elabora a través
de un computador, el
cual permite, generalmente por medio de codificaciones, calcular
automáticamente, tanto los aportes como los descuentos
efectuados en el período a pagar. Para operar este tipo de
nómina se debe crear el siguiente tipo de
información:

Formularios de entrada y codificación.

Reportes del sistema.

Operación del sistema.

Archivos del sistema.

Programas del sistema.

Diseños de perforación o
tabulación.

Según la Forma de Pago:

Semanal: Para obreros o personal de nomina diaria,
cuyo lapso de pago está establecido en ese
tiempo.
Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago
está establecido en ese tiempo.

Según el Tipo de Personal:

Nómina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y
alta gerencia. (nómina confidencial).
Nómina de Empleados: Para el resto del
personal empleado.
Nómina de Obreros: Para personal operativo; a
su vez puede ser dividida, para efectos de costo, en personal
de producción y personal de mantenimiento.

Partes de la Nómina

Según lo establecido en el Contrato Colectivo Petrolero
y en la Ley Orgánica del trabajo las partes que deben
considerarse en una nómina son:

Asignaciones: sueldo o salario, bono por asistencia,
horas extraordinarias, vacaciones, comisiones, retroactivo,
día de descanso, bono nocturno, día compensatorio,
días feriados, tiempo de viaje, permiso remunerado, prima
por matrimonio, prima
por hijos.

Deducciones: seguro social,
seguro de paro forzoso, impuesto sobre la
renta, sindicato,
caja de ahorro, ahorro
habitacional, seguro de hospitalización, Instituto
Nacional de Capacitación y Educación Socialista
(I.N.C.E. S.), comedor, préstamo personal.

Ventaja de los Sistemas de Nóminas

Proveen una ayuda eficaz para la toma de
decisiones.
Minimizan el costo del manejo de la
información.
Incrementan la productividad al liberar al
trabajador de mucho trabajo rutinario.
Dan al trabajador un control de su propia
información.
Mejoran el nivel de servicio de los departamentos
involucrados.
El poder disponer de toda la información
actualizada hasta la última transacción,
permite una mejor gestión administrativa.
Control del personal a través del registro de
su entrada y salida en terminales
electrónicas.
Permiten procesar rápidamente la
información de asistencia, facilitando el trabajo de
la elaboración de la nómina.

Sistemas de Nóminas

Actualmente existen en el mercado variados sistemas
informáticos en el área administrativa que permiten
el manejo y control en la realización de las
nóminas. Entre ellos se pueden mencionar:

a) Saint Enterprise

Este sistema de nómina es completo, flexible,
escalable, fácil de usar y con total independencia
para adaptarlo a las necesidades y políticas
particulares de cada organización, estén en el
área de construcción, petróleo, producción, contratación colectiva,
personal a tiempo compartido o destajo, o simplemente
nóminas que cumplan con las normativas legales de su
país. Es un sistema adaptable, ya que se puede adecuar
para cubrir todos los requerimientos legales y particulares de
una empresa, incluso cuando maneje muchos tipos de nominas dentro de
un mismo negocio, con conceptos de pago o deducciones que no se
limitan a los monetarios solamente. Posee un tabulador de
salarios por categorías para fijar salarios por
escalafones o cargos, muy utilizado en los organismos
públicos, universidades, contratos colectivos. Define de
manera sencilla, amigable y con total independencia todos los
cálculos que la empresa utiliza. El poderoso proceso de
definición de fórmulas, con excepciones incluidas
que tiene Saint Enterprise nómina, permite tener un
sistema de pago actualizado y muy rápido en su
procesamiento, hace su uso fácil, y su diseño
integral, combinados con una intuitiva disposición de
manejo que permiten que toda la operación, aprovechamiento
de los datos y recursos se vean en una sola pantalla, sin
demasiada información o ventanas, que a menudo complican
el trabajo y
desarrollo del usuario.

Es flexible al añadir más campos a la
base de datos
de integrantes, para capturar y usar estos datos adicionales o
complementarios, los cuales pueden ser usados en la
formulación expandiendo las posibilidades de
adaptación a sus necesidades, o para el registro de datos
adicionales del expediente del trabajador.

Posee un poderoso generador de reportes con el cual se
pueden diseñar, modificar y organizar cualquier forma o
reporte usando y combinando con todos los parámetros del
sistema y elementos de la base de datos como: conceptos de
nómina, acumulados, Impuesto Sobre la
Renta (I.S.L.R), prestaciones sociales, datos generales,
complementarios y de múltiples archivos, saldos
de préstamos, estadísticas, entre otros.

Adicionalmente cuenta con un módulo de exportación de información,
generador de archivos de texto que
permite crear interfaces de salidas en textos bancarios,
gubernamentales o a otros sistemas de
información.

Este sistema de Saint nómina ha sido
diseñado para manejar el flujo de información, de
nómina y todo lo concerniente a la operación de
pago de la misma manteniendo información actualizada de
sus trabajadores.

b) Adata Pro:

Es una Solución Completa en el área
administrativa ya que comprende todos los procesos de
administración de Personal y nómina en un mismo
sistema, cuenta con una base de datos única. Posee
herramientas
para el usuario, el ejecutivo y el empleado. Las
características de este sistema administrativo son los
siguientes:

Adapta Pro es una solución universal que
permite el manejo de múltiples empresas,
múltiples esquemas de contratación, inclusive
múltiples legislaciones laborales a través de
un único software, no se requieren versiones para
tipos de negocios.
Proporciona soluciones verticales ya que permite
desarrollar modelos de negocios para cada tipo de industria o
sector comercial sin requerir versiones
especiales.
Es un sistema flexible, gracias a su estructura y
arquitectura abierta que se adapta fácilmente a los
requerimientos de la empresa. Está diseñado
para el cambio constante al que está sujeta la
función de nóminas y recursos
humanos.
Es una herramienta poderosa cubre la totalidad de
los requerimientos de la gestión de personal, al
tiempo que proporciona herramientas excepcionales para
explotar la información y producir
resultados.
Es robusta por su diseño basado en
tecnología de Cliente/Servidor y una
implementación de complejos esquemas de seguridad le
dan la confiabilidad y el rendimiento para soportar altos
volúmenes de información.
Se considera amigable porque el usuario puede
explotar con gran facilidad a través de herramientas
que simplifican el trabajo, lo que lo hace fácil de
usar, fácil de implementar y fácil de
aprender.
Es avanzado, ya que se mantiene a la vanguardia en
aspectos como interface de usuario, interacción con
herramientas de escritorio, Internet, plataformas y bases de
datos.
Se mantiene en constante evolución debido a
la funcionalidad que ha crecido verticalmente en los
últimos años en los que conceptos como
Internet, interfaces gráficas, y herramientas de
usuario. Ha sido desarrollado con tecnología de punta
que garantiza la inversión y asumir los retos de las
futuras legislaciones, normativas y
tecnologías.
Es un sistema diseñado para todas las
empresas, ya que está al alcance de cualquier tipo y
tamaño de Empresa, dada la facilidad de uso y
alternativas que ofrece la aplicación.
Es un nuevo producto que recoge la experiencia
acumulada en más de dos mil instalaciones de Adapta
Pro Nómina que nació en 1987. Integra:
Experiencia, Trayectoria y Tecnología de
punta.
Ofrece Información segura, confiable y
oportuna de manera gráfica que ayuda a mejorar la toma
decisiones
Es un sistema óptimo porque minimiza el
tiempo de respuesta y simplifica los procesos.
Se adapta a múltiples empresas, ya que ofrece
tres presentaciones "Micro, Pymes y corporativo" logrando
ajustarse al tamaño y necesidad de cada empresa, y
permitiendo la incorporación de componentes al ritmo
del crecimiento organizacional.
Este sistema es altamente productivo gracias a la
facilidad que ofrece la arquitectura abierta del sistema,
logra ser adaptado en corto tiempo, traduciéndose en
bajos costos de reingeniería generando así una
solución inmediata. Todos los componentes operativos y
tecnológicos están totalmente documentados en
formato Word y ayuda en línea que se activa con la
tecla F1 desde cualquier componente del sistema.

Propósito que orientan el
estudio

El propósito de este estudio es plantear la
utilización de un sistema de nómina que permita
reducir el tiempo del cálculo de las operaciones que se
desarrollan en el proceso de elaboración de
Nóminas. Esto además permitirá optimizar
tiempos de respuesta, recursos materiales,
financieros y de factor Humano, proporcionará
información oportuna y confiable que facilite la toma de
decisiones, permitiendo el desarrollo profesional del trabajador
y la calidad del servicio prestado, contribuyendo a la
satisfacción de los clientes.

Objetivos del Estudio

Objetivo General

Optimizar el proceso de cálculo de nóminas
que se lleva a cabo en el Departamento de Nómina de la
empresa Herbert & Moore, utilizando para ello un sistema
informático de nómina.

Objetivos específicos

Describir y analizar el procedimiento actual para el
cálculo de la nómina, para determinar las
debilidades y/o fallas presentes.
Comparar algunos paquetes de programación que
permitan optimizar el proceso de cálculo de
nómina en la empresa Herbert & Moore, C.A. en
Anaco Estado Anzoátegui.
Describir el procedimiento de uso del sistema
informático para el cálculo de nómina de
la empresa Herbert & Moore, C.A.
Describir el proceso de nómina propuesto en
la empresa Herbert and Moore.

Justificación del Estudio

La presente investigación tiene gran importancia dado
que de lograrse los objetivos
planteados, se pondrá en funcionamiento el nuevo sistema
de nómina, y de esta forma se mejoraran las operaciones
que se desarrollan en el proceso de elaboración de
Nóminas, agilizando el pago de los trabajadores y en
consecuencias se minimizarán los riesgos de que
le impongan a la empresa una demanda por
retraso en los pagos.

La incorporación de un sistema permitirá
al Departamento de Nómina minimizar las fallas actuales en
el proceso de elaboración nóminas. Por lo tanto, de
no ponerse en ejecución el mismo, el trabajo se
seguirá realizando de una manera lenta y retrasada, entre
otras cosas, ocasionaría a la compañía
pérdida de dinero,
trabajadores inconformes, manejo de sistemas obsoletos,
además de desventajas frente a la competencia,
lo que a la larga puede generar un colapso general de la empresa
por resistirse al uso de nuevas tecnologías.

Factibilidad Material: La empresa Herbert & Moore,
C.A. contará con la optimización completa en cuanto
al proceso de nómina ya que será factible a la hora
de realizar los cálculos de asignación y
deducciones de la misma. Además la aplicación de
dicha optimización no generará un gasto sino un
costo o inversión para la empresa.

Factibilidad Económica: la optimización
presentada en este informe es
presupuestariamente factible debido a que la empresa cuenta con
un capital
suficiente para llevar a cabo este proceso y todos aquellos
costos que
intervengan.

Factibilidad Humana: el personal que labora en el
Departamento de nómina de la empresa Herbert & Moore,
C.A, se sentirá sastifecho con la optimización del
proceso de nómina ya que facilitará un mejor manejo
de la información, y de esta modo, se creerá un
ambiente laboral conforme, comprometido con la
organización, generando ganancias y un desarrollo eficaz y
de excelencia a la empresa. De igual forma, la empresa cuenta con
personal capacitado para el manejo del sistema informático
de cálculo de nómina que se implemente en el
Departamento de Nómina.

CAPITULO III

Descripción de las actividades
propuesta para resolver el problema detectado

Durante el desarrollo de las actividades realizadas en
la empresa Herbert & Moore, se llevaron a cabo una serie de
tareas (ver Anexo B) las cuales fueron superadas
satisfactoriamente, puesto que se aplicaron los conocimientos
teórico – prácticos adquiridos durante la
actividad académica, lo cual sirvió de gran ayuda y
permitió adquirir habilidades y destrezas que facilitaron
la compresión de las actividades a las cuales se dedica el
departamento de Nómina de la Empresa.

Para la solución del problema se aplicó la
siguiente metodología de recolección de
información: Entrevistas no
estructuradas con el personal que trabaja dentro de la empresa.
Por medio de esta se tiene información precisa de las
personas involucradas en el procedimiento
para la elaboración de la nómina. Además se
pudo conocer el proceso actual que se lleva acabo en el
departamento de nómina, el cual es el
siguiente:

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE
NÓMINA

Monografias.com

FIGURA 1

Monografias.com

El proceso actual para la elaboración de la
nómina, genera mucho tiempo al departamento de
nómina en ejecutar sus procesos y/o actividades,
produciendo doble trabajo al introducir los datos en hoja de
cálculos Excel y también en el sistema de
nómina, esto debido a las múltiples fallas que
presenta el sistema entre las que se pueden destacar las
siguientes:

FIGURA 2

Monografias.com

A) ERROR – Cuando se introduce el
número de cuenta bancaria del trabajador.

FIGURA 3

Monografias.com

B) ERROR – Borra los
céntimos cuando se carga un concepto de
pago.

FIGURA 4

Monografias.com

C) ERROR – Cuando se calcula la opción
adelanto de sueldo.

FIGURA 5

Monografias.com

D) ERROR – Internos en el
sistema.

FIGURA 6

E) ERROR – Cuando se realiza el cálculo de
vacaciones.

Monografias.com

FIGURA 7

Monografias.com

E) ERROR – No calcula prestaciones
sociales.

FIGURA 8

Monografias.com

E) ERROR – Cuando se ubica reportes
de los trabajadores.

FIGURA 9

Monografias.com

E) ERROR – Genera salida completamente del
sistema, en cualquier pantalla donde el usuario se
encuentre

En vista de la situación encontrada en el proceso
de elaboración de nóminas, se busca optimizar el
proceso, minimizando el tiempo, mediante la propuesta de un
sistema que reduzca los errores en el procedimiento de
elaboración de nóminas, con el fin de obtener una
mayor eficacia
operacional y mejorar los tiempos de repuesta y desempeño de los empleados que intervienen
en el proceso.

Haciendo una investigación exhaustiva se puede
notar que existe una variedad de paquetes de programación que manejan elaboración
de nóminas, pero solo se tomarán y comparan dos
paquetes administrativos descritos en las bases
teóricas:

El sistema Adapta Pro es un método que
está desarrollado para utilizar potentes gestores de
bases de datos
relacionales con acceso , este le brinda conectividad, seguridad
física, seguridad transaccional, seguridad relacional y
capacidad para manejar altos volúmenes de
información con un excelente desempeño, permitiendo
acoplarse a cualquier contrato colectivo, modelo de negocios y
tamaño de la empresa. Las opciones del menú del
sistema están definidas en una tabla que contiene por cada
aplicación, sección los títulos, condiciones
y ejecuciones. Cada vez que se ejecute un menú
abrirá una ventana diferente.

En comparación con el sistema Saint Enterprise
éste es complejo, flexible, escalable, fácil de
usar y con total independencia para adaptarlo a las
necesidades y políticas particulares de la
organización, se puede adecuar para cubrir todos los
requerimientos legales y particulares de la empresa incluso
cuando se maneja muchos tipos de nóminas dentro de un
mismo negocio, con conceptos de pago o deducciones que no se
limitan a los monetarios solamente y posee un tabulador de
salarios por categorías para fijar salarios por
escalafones o cargos, muy utilizado en los organismos
públicos, universidades, contratos colectivos donde define
de manera sencilla, y con total independencia todos los
cálculos que la empresa utiliza, facilitando efectivamente
los procesos de cálculos y pagos al personal, posee un
alto grado de configuración, que hace que sea sorprendente
el cálculo de cualquier tipo de pago o remuneración
al personal.

Entre los dos sistemas
administrativos, el sistema que se adapta mejor a la empresa
es el Saint Nómina Enterprise ya que es flexible,
muy fácil de usar y expande las posibilidades de
adaptación a las necesidades de la empresa debido a las
múltiples ventajas que tiene y su costo es más
factible para la organización.

Su uso es el siguiente:

Al iniciar el sistema aparecerá la siguiente
pantalla:

Monografias.com

FIGURA 10

En la misma se deben indicar los campos 'Usuario' y
'Clave'. El sistema verificará la existencia de estos en
el archivo de seguridad, permitiendo el acceso solo en caso de
que la verificación sea positiva.

Una vez que se ha permitido el acceso al sistema,
aparecerá la siguiente pantalla:

Monografias.com

FIGURA 11

Es esta se muestran los tipos de nómina definidos
para la empresa. Seleccione con las flechas arriba y abajo el
tipo de nómina con la que desea trabajar y el Enter para
continuar la ejecución del sistema con la nómina
seleccionada. Esto le indica al sistema que se desea trabajar con
ese tipo de nómina, de tal forma que los datos que
mostrará a partir de ese momento serán los
relacionados al personal de la nómina
seleccionada.

Ver Tipos de Nómina

Después de seleccionar el tipo de nómina
con el que desea trabajar, pueden ser ejecutadas las opciones del
menú principal que se muestra a continuación
:

Monografias.com

FIGURA 12

El menú configurador permite lo
siguiente:

1-.Completar los datos de la empresa.

2.- Incluir los departamentos y las unidades
funcionales.

3.- Generar los calendarios de la empresa, del tipo de
nómina y del trabajador.

4.-Incluir los Grupos de
bancos.

5.-Incluir profesiones, ocupaciones y cargos.

6.-Si lo amerita incluir tablas escalares, tablas
auxiliares para constantes, incluir adicionales de constantes,
conceptos y constantes de fórmulas.

Personal

La sección de 'Personal' del menú
principal muestra el siguiente submenú:

Monografias.com

FIGURA 13

Luego al seleccionar la opción de personal se
despliega la siguiente ventana

Monografias.com

FIGURA 14

La cual nos permite incluir, modificar y borrar un
integrante de nómina

Al presionar el botón señalado con la
leyenda Agregar, se desplegará la siguiente ventana que
permitirá incluir un nuevo integrante de
nómina.

Monografias.com

FIGURA 15

Este submenú contiene toda la información
acerca del trabajador:

Datos Básicos del Integrante
(Personal)

Acumulados por Concepto

Acumulados por Tipo de Acumulado

Acumulados de Vacaciones

Suspensiones o Permisos

Cambio de Sueldos o Salarios (Logros)

Transacciones

Este conjunto de opciones reúne todos los
procesos que de una u otra forma, generan movimientos de
asignaciones y deducciones al trabajador:

Importante

Los trabajadores que el sistema involucrará en
cualquiera de estos cálculos, serán los que
pertenezcan al tipo de nómina con la cual se está
trabajando.

Deben estar creados los conceptos involucrados para cada
uno de los cálculos.

A toda nómina se le debe aplicar el proceso de
"'Actualizar Acumulado", ya que de lo contrario la misma
siempre estará como pre-nómina y no serán
actualizados los haberes de los trabajadores.

Antes de proceder a cerrar una nómina debe estar
seguro ya que solo existe la posibilidad de reversar el
último cierre por cada tipo de nómina.

Programación de Vacaciones

A través de la opción Programación
de Vacaciones, el sistema permite crear una programación
anual de la vacaciones de todos los trabajadores. Si la empresa
posee Vacaciones Colectivas no es necesario utilizar esta
opción.

Para accesar los valores
generados a cada trabajador al ejecutar este proceso, cuanta con
las siguientes funciones, las cuales pueden ser utilizadas en la
formulación de los conceptos de vacaciones :

Nómina de Liquidaciones:

Funciona en forma similar a las nóminas de
vacaciones, con la diferencia que los conceptos de pago que
aparecen aquí son los relacionados a las prestaciones
sociales del trabajador.

Nómina de Prestaciones
sociales:

Funciona en forma similar a las nóminas de
vacaciones y se utiliza básicamente para calcular los
conceptos relacionados con las prestaciones sociales y al momento
de cerrar dicha nómina acumular estos conceptos para
posteriormente ser utilizados al momento de liquidar un
trabajador. No es obligatorio utilizar este módulo, ya que
los conceptos relacionados con las prestaciones sociales, pueden
ser definidos en una nómina normal y colocarlos no
imprimibles, para de esta cada vez que ejecute su nómina
normal, simultáneamente está calculando los
conceptos de prestaciones sociales.

Procesos:

Simulación de Aumento de Sueldos y
Salarios:

Esta opción permite calcular un aumento de sueldo
a todos los trabajadores con dos modalidades:

1) Si no activa la generación del movimiento en
logros, simplemente se hacen los cálculos y puede
visualizarlos por el Reporte de Simulación
de Aumento de Sueldos.

2) Al activar la opción de generar movimiento en
logros y colocar la fecha de aplicación del aumento,
automáticamente el sistema, cuando vaya a elaborar una
nómina y la fecha de aplicación del aumento
esté dentro del período de la nómina de
pago, tomará en cuenta el nuevo sueldo y si es necesario
hará un prorrateo de los días a pagar con aumento y
sin aumento de sueldo.

Dentro de los parámetros para la
simulación, hay un recuadro para colocar una
fórmula para el cálculo del aumento. En el Ejemplo:
Si el sueldo de la persona es mayor
de 500000 aplica un 20% de aumento, de lo contrario aplica un 30%
de aumento.

Consolidar

Permite configurar parámetros para consolidar la
nómina en el sistema de contabilidad.

Parámetros Generales de
Contabilización

.- Indique la ruta o dirección en la que se
encuentran los programas de
Contabilidad, así como también la ruta o
dirección de los datos del sistema de
contabilidad.

.- También indique la cuenta contable que
será utilizada para enviar la contabilización de
los cheques, en caso de que no se posea pagos de nómina
con cheques, ya que al momento de elaborar la nómina se
desconoce la cuenta bancaria a la cual van a afectar los cheques.
También indique la cuenta contable que será
utilizada para enviar la contabilización de los pagos en
efectivo, en caso de que no posea pagos en efectivo, ya que al
momento de elaborar la nómina se desconoce la cuenta de
efectivo a la cual afectará la nómina.

Reportes

Desde aquí se pueden generar todos los reportes
del sistema.

Preferencias

Permite configurar la impresora por
defecto que será utilizada en todos los reportes,
seleccionar el tipo de nómina con la que desea trabajar y
quitar la barra de herramientas que contiene los botones de
acceso directo.

Una vez escogido el programa y analizado todas sus
funciones el Departamento de Nómina podría
optimizar éste sistema, ya que gracias a él se
lograría realizar y/o ejecutar rápido y de manera
efectivo el proceso de elaboración de nómina;
así se notara que en los pasos número 5 y 6 (Ver
figura 1) el cual se realizaba en unos cuarenta minutos, con la
propuesta se realizará en unos 10 minutos aproximadamente,
ya que no generaría ningún tipo de error, generando
eficacia y mejorando los tiempo de respuesta para la
elaboración de las nóminas en la empresa Herbert
& Moore.

El procedimiento de elaboración de nómina
quedaría de la siguiente manera:

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE
NÓMINA PROPUESTO)

Monografias.com

FIGURA 16

Monografias.com

CAPÍTULO IV

Conclusiones y
recomendaciones

CONCLUSIONES

La nómina tiene lugar en cualquier magnitud de
las empresas u organizaciones, ya que es un documento que plasma
los procesos y cálculos de conceptos originados por los
servicios prestados de los empleados dentro de una empresa u
organización determinada. Esos procesos están
determinados de acuerdo a las Leyes, convenios
y contratos establecidos por el Ministerio de Trabajo,
para todo tipo de nóminas de acuerdo con las
políticas específica de cada empresa u
organización y los convenios establecidos en la
relación patrono-trabajador, que incluyen beneficios que
influyen proporcionalmente para el calculo final de finiquitos e
indemnizaciones, además de cubrir totalmente las
obligaciones legales, que le permite reflejar la forma actual en
que opera su Departamento de Nóminas, haciendo mas
eficiente todos los procesos involucrados.

En el Departamento de Nómina se pudo observar que
la tardanza en la elaboración de las nóminas se
debe, a que el sistema actual no es el más adecuado, ya
que la mayoría de las mismas se realizan en Excel y luego
se pasan al sistema de nómina para su
impresión.

Con la incorporación de un nuevo sistema
informático se llevará a cabo un proceso en los
cálculos de las nóminas obteniendo con esto mayor
rapidez en la emisión de reportes y consultas internas de
cada uno de los trabajadores.

Las empresa Herbert & Moore, C.A., cuenta con un
personal altamente capacitado para adaptarse a los cambio del
nuevos sistema de nómina.

La aplicación de la propuesta, agilizará
los procesos de elaboración de nómina
obteniéndose; toma de decisiones oportunas, reportes de
nóminas con información sólida, se minimizan
los tiempo de procesamientos de la información.

La planificación que lleva la Empresa Herbert
& Moore, C.A., será útil al momento de
proporcionar la información adecuada

RECOMENDACIONES

Aplicar la incorporación de un sistema ya que
mediante éste, se optimiza el proceso de
cálculo de nóminas en el Departamento evitando
perdidas de tiempo innecesario.
Contar con un manual de procedimientos para la
elaboración y calculo de nómina, para que el
personal que allí elabora tenga más
conocimiento de los procesos que se deben llevar
acabo.
Establecer un programa de pasantías que
contenga impresa las necesidades de la empresa y que facilite
la colocación del pasante de acuerdo al área de
estudio.
Coordinar un programa de pasantía que ubique
al pasante en un área funcional de estudio,
según el perfil ocupacional suministrado por la
institución. Que incluya supervisión efectiva
del periodo de pasantía.