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Los organigramas y el Manual de Organización y Funciones (MOF) (página 2)




Enviado por Diana Vasquez



Partes: 1, 2

4º PASO

Revisión del análisis con los participantes:

  • El análisis realizado debe ser verificado con
    el trabajador

  • Esta verificación ayudara si la
    descripción realizada es correcta, esta completa y es
    fácil de entender para todos los
    involucrados.

5º PASO

Llenar los formatos del MOF

DESCRIPCION DEL
PUESTO

1.1 IDENTIFICACION:

  • Nombre del puesto :

  • Área al que pertenece :

  • Cargo del jefe directivo :

  • Números de plazas :

1.2 FUNCION BASICA

Brindar asistencia técnica y apoyo al área
de presupuesto.

1.3 FUNCIONES
ESPECÍFICAS

ACTIVIDADES Y TAREAS

  • Organizar el archivote documentos, fuentes de
    ingresos y gastos.

  • Registrar diariamente la información de
    documentos de gastos e ingresos.

  • Revisar la afectación presupuestaria
    consignada en los comprobantes de pagos.

  • Llenar los formatos de ejecución de ingresos
    y gastos presupuestarios

  • Corregir e informar oportunamente las deficiencias
    detectadas.

FACTORES DE EVALUACION

  • Organizar el archivo de documentos,
    fuentes, ingresos y gastos.

  • Registrar diariamente la
    información de documentos de los gastos e
    ingresos.

  • Revisar la afectación
    presupuestaria consignada en los comprobantes de
    pago.

  • Controlar permanentemente la
    enumeración secuencial de documentos
    fuente.

  • Llenar los formatos de ejecución
    de ingresos y gastos presupuestarios.

1.5 COORDINCION

  • Unidad de Tesorería

  • Unidad de Contabilidad

  • Unidad de Personal

  • Unidad de Abastecimiento

1.6 SUPERVISION

  • SUPERVISA A:

No tiene a quien Supervisar

  • SUPERVISADO POR:

Gerencia

1.7 CONDICIONES DE TRABAJO

Lugar Físico: El cargo se desarrolla
principalmente dentro de la oficina de
planificación y presupuesto ubicada en
establecimiento.

Horario de Trabajo:

PERFIL DEL PUESTO

  • Estudios :

  • Especialidad:

  • Experiencia:

  • Otros estudios :

2.2 COMPETENCIAS

COMPETENCIAS DE TRABAJOS EN
EQUIPO

NIVEL DE RELEVANCIA

MEDIANO

ALTO

MUY ALTO

1. Trabajo en
equipo

2. Motivación

COMPETENCIA DE GESTION

NIVEL DE RELEVANCIA

MEDIANO

ALTO

MUY ALTO

1. Gestión por resultados

2.Identifica y propone indicadores de resultados

COMPETENCIAS PERSONALES

NIVEL DE RELEVANCIA

MEDIANO

ALTO

MUY ALTO

1. Orientación al
logro

2. Capacidad
Autocrática

3. Tolerancia
al Estrés

4.Manejo de los errores
personales

5. Iniciativa

RELACION CON OTROS INSTRUMENTOS DE
GESTION

El MOF se elabora a partir del cuadro de
asignación de personal (CAP) y
del Reglamento de Organización y Funciones (ROF).No puede
haber un MOF que no tenga relación causal con estos
instrumentos.

El Organigrama

El organigrama se
define como la representación gráfica de la
estructura
orgánica de una institución o de una de sus
áreas y debe reflejar en forma esquemática la
descripción de las unidades que la
integran, su respectiva relación, niveles
jerárquicos y canales formales de
comunicación

Por ello la funcionalidad de ésta, recae en la
buena estructuración del organigrama, el cual indica la
línea de autoridad y
responsabilidad, así como también
los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes
de un componente organizacional. Por tal razón, se
especificaran en el presente trabajo, diversos tópicos que
están referidos al organigrama y su función en
la
organización de una empresa, lo que
permitirá conocer la correcta elaboración del
mismo, para posteriores ocasiones.

Claro está que el organigrama no va solo, se debe
acompañar por el Manual de
Organización y Funciones (MOF) la necesidad de esto
radica en que no podemos señalar en un pliego todo lo que
cada departamento o sección debe hacer; es decir, el
organigrama te muestra las
funciones generales (primarias) de los departamentos y secciones,
mientras que el MOF, las funciones específicas de dichas
generales e incluso los procedimientos
más adecuados y eficientes.

CLASES DE ORGANIGRAMAS

  • POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en
    cuatro tipos de organigramas:

  • Informativo: Se denominan de este modo a los
    organigramas que se diseñan con el objetivo de ser
    puestos a disposición de todo público, es
    decir, como información accesible a personas no
    especializadas .Por ello, solo deben expresar las partes o
    unidades del modelo y sus relaciones de líneas y
    unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se
    trate de organizaciones de ciertas dimensiones.

  • Analítico: Este tipo de organigrama
    tiene por finalidad el análisis de determinados
    aspectos del comportamiento organizacional, como
    también de cierto tipo de información que
    presentada en un organigrama permite la ventaja de la
    visión macro o global de la misma, tales son los casos
    de análisis de un presupuesto, de la
    distribución de la planta de personal, de determinadas
    partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones
    informales, etc. Sus destinatarios son personas
    especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus
    aplicaciones.

  • Formal: Se define como tal cuando representa
    el modelo de funcionamiento planificado o formal de una
    organización, y cuenta con el instrumento escrito de
    su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama
    de una Sociedad Anónima se considerará formal
    cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la
    S.A.

  • Informal: Se considera como tal, cuando
    representando su modelo planificado no cuenta todavía
    con el instrumento escrito de su
    aprobación.

  • POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en
    dos tipos de organigramas:

  • Generales: Contienen información
    representativa de una organización hasta determinado
    nivel jerárquico, según su magnitud y
    características. En el sector público pueden
    abarcar hasta el nivel de dirección general o su
    equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo
    hasta el nivel de departamento u oficina.

Ejemplo:

  • Específicos: Muestran en forma
    particular la estructura de un área de la
    organización.

Ejemplo:

  • POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en
    tres tipos de organigramas:

  • Integrales: Son representaciones
    gráficas de todas las unidades administrativas de una
    organización y sus relaciones de jerarquía o
    dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e
    integrales son equivalentes.

Ejemplo:

  • Funcionales: Incluyen las principales
    funciones que tienen asignadas, además de las unidades y
    sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran
    utilidad para capacitar al personal y presentar a la
    organización en forma general.

Ejemplo:

  • De puestos, plazas y unidades: Indican las
    necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas
    existentes o necesarias para cada unidad consignada.
    También se incluyen los nombres de las personas que
    ocupan las plazas.

  • POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN
    GRÁFICA:
    Este grupo se divide en cuatro tipos
    de organigramas
    :

  • Verticales: Presentan las unidades
    ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte
    superior, y desagregan los diferentes niveles
    jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso
    más generalizado en la administración, por lo
    cual, los manuales de organización recomiendan su
    empleo.

  • Horizontales: Despliegan las unidades de
    izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo
    izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma
    de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades
    se ordenan por líneas dispuestas
    horizontalmente.

  • Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza
    combinaciones verticales y horizontales para ampliar las
    posibilidades de graficación. Se recomienda
    utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran
    número de unidades en la base

  • De Bloque: Son una variante de los verticales
    y tienen la particularidad de integrar un mayor número
    de unidades en espacios más reducidos. Por su
    cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los
    últimos niveles jerárquicos.

  • Circulares: En este tipo de diseño
    gráfico, la unidad organizativa de mayor
    jerarquía se ubica en el centro de una serie de
    círculos concéntricos, cada uno de los cuales
    representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde
    el centro hacia los extremos, y el último
    círculo, es decir el más extenso, indica el
    menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de
    igual jerarquía se ubican sobre un mismo
    círculo, y las relaciones jerárquicas
    están indicadas por las líneas que unen las
    figuras.

VENTAJAS

* Obliga a sus autores a aclarar las ideas.

* Puede apreciar a simple vista la estructura general y
las relaciones de trabajo en la compañía mejor de
lo que podría hacerse por medio de una larga
descripción.

* Muestra quien depende de quién.

* Indica algunas de las peculiaridades importantes de la
estructura de una compañía, sus partes. Fuertes y
débiles.

* Sirve como historia de los cambios,
instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de las
relaciones de trabajo de la compañía.

* Se utiliza como guía para planear una
expansión, al estudiar los cambios que se proponga en la
reorganización, al hacer planes de corto y largo plazo, y
al formular al plan
ideal.

DESVENTAJAS:

* No muestra más que las relaciones
formales.

*Indica que relaciones se supone que existen y no
necesariamente las relaciones reales.

* No muestra la legión de relaciones informales
que existe entre los jefes, que suelen ser numerosas y a menudo
más importante que las relaciones formales (las relaciones
informales pueden ser tales que por ejemplo, un hombre tenga
más de un superior o que la supervisión no la
ejerza al superior, inmediato, sino de personal Staff del
Depto.).

 

 

 

 

 

 

Autor:

Diana Vásquez
Moreano

Berenice De la Cruz

Lucero Montoya Zevallos

Gustavo Soto
Gómez

Partes: 1, 2
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