Administración educacional (página 2)

• Las profundas reformas estructurales que ha
  experimentado nuestro sistema educacional, expresadas en
  políticas de regionalización,
  municipalización y/o privatización, con llevan
  la necesidad de incrementar, cuantitativamente y
  cualitativamente, los cuadros de administradores
  educacionales existentes, si se desea alcanzar en forma
  6ptima los propósitos que se han tenido en vista al
  poner en marcha tales innovaciones.

• Cuando se desea resolver con recursos insuficientes
  una espiral creciente de necesidades, se torna imperativo
  contar con administradores capaces de racionalizar y
  optimizar los medios existentes, sin sacrificar las metas
  esenciales de la educación.

• Los nuevos Planes y Programas de Estudios para la
  Educación Básica y Media, puestos en vigencia
  mediante los Decretos Nº 4.002, de 1980, y

Nº 300, de 1981, respectivamente, y sus posteriores
modificaciones, demandan del administrador una
mentalidad abierta y renovada, más holística y
flexible, y nuevas capacidades para operar las instancias
directivas, ya en el nivel de la unidad básica escolar o
en el nivel de los servicios
regionales, provinciales o municipales de la
educación.

No obstante los fundamentos expuestos, la mayor parte de
ellos de validez permanente, no han existido en nuestro
país, salvo en las últimas décadas, una
preocupación sistemática por la formación de
administradores educacionales. Se podría afirmar que la
iniciativa de mayor envergadura, con propósitos bien
definidos, correspondió al Proyecto de
Formación de Administradores en Educación, más
conocido como Proyecto CHI-29, puesto en marcha el año
1967, por esfuerzo conjunto del Ministerio de Educaci6n
Pública, la UNESCO y el PNUD.

A partir de tal iniciativa, en la educación
chilena se ha ido reforzando cada vez más la
convicción de que sin la presencia de administradores
idóneos, cualquiera política, plan o programa
educacionales, no constituirán más que una hermosa
declaración de buenas intenciones.

En los últimos años, el Servicio
Educacional y las Universidades Chilenas han asumido una mayor
responsabilidad en los delineamientos de programas
conducentes a formar administradores educacionales y
Magíster en Gestión
Educacional en la USACH, con reconocimiento de la Universidad de
EE.UU., a partir del año 2000.

OBJETIVOS
ESPECIFICOS

1.1 Definir Administración y fundamentar la importancia
de este proceso.

1.2 Explicar las funciones del
proceso
administrativo.

1.3 Describir las, características del
Administrador del futuro.

Definiciones e
importancia de la Administración

TOPICO 1. 1.

La Administración tiene actualmente una amplia
aceptación y su difusión, desarrollo e
importancia surgen de la necesidad misma.

Sabemos que las organizaciones se
constituyen con recursos
humanos, materiales,
financieros y técnicos, que requieren de alguna manera ser
organizados e integrados con el objeto de lograr los fines que
persigue la
organización.

La Administración, denominada "ciencia
llave,, de la civilización contemporánea,
constituye uno de los medios
más importantes de que dispone el hombre para
poder
satisfacer sus múltiples necesidades materiales y
espirituales.

El Administrador -entendiéndose como tal a la
persona que
dirige el esfuerzo mancomunado de otras personas- es quien
procura coordinar hábilmente muchas energías, a
menudo conflictivas, en un organismo integrado, a fin de clue
éste pueda operar como un sistema armonioso
en pos de objetivos comunes.

Ya en el Módulo anterior se formuló un
planteamiento sobre el desarrollo del pensamiento
administrativo. Se presentaron las ideas básicas en
que se centra la acción
administrativa y se pudo establecer que ellas surgen de un
conjunto de elementos socioculturales y
político-econ6micos que, lejos de ser independientes, son
sustancialmente complementarios. Esto nos explica que, en el
día de hoy, la visión particular de cada escuela se ha
cambiado por una visión amplia y clara, en donde se da
como tónica la interdisciplinariedad de las escuelas: cada una de
ellas aporta lo mejor de sí para que el administrador de
hoy, utilizando sus capacidades pueda adoptar decisiones que
faciliten la objetividad y el mejor logro de los resultados que
se esperan de su gestión administrativa.

Probablemente esté surgiendo hoy un clamor
general de renacimiento
espiritual, reorientación de valores y
nuevos ideales que sean metas orientadoras de la vida humana. En
este sentido la
administración sólo puede ser medio para lograr
fines. Ello nos lleva a pensar que este renacimiento sólo
es posible lograrlo si se es capaz de adaptarse a las
circunstancias del presente. Esto último ha hecho estallar
una revolución cultural sin precedente en la
historia del
hombre, lo
cual exige imperiosamente, la adecuación de nuestras
organizaciones a ella. Las relaciones sociales tienen su
raíz constructiva en la integridad, pero cada vez el
hombre ha de ser capaz de crear nuevas formas de integración para atender problemas
mucho más grandes que demanda la
situación en que nos involucra el

acelerado presente. Como lo expresa Urwick
[3]

"El tubo de escape de un avión que cruza
los cielos puede dibujar los mismos trozos que el clarión
de un niño chirriando encima de la pizarra; pero antes de
llegar a piloto el niño tiene que aprender
coordinaciones. Y en el arte de la administración
a duras penas sí llegamos a ser unos adolescentes".

La falta de capacidad administrativa sólo se
puede remediar convenciendo a los administradores que se hagan
capaces; esta capacidad es una especialidad, y esta habilidad no
se puede comprar, se paga como dice Urwick [4]con
la única moneda que es buena en este mercado:

" el estudio asiduo y pensar aún
más asiduamente; el dominio de los
principios
intelectuales,
reforzado con el verdadero examen de los problemas reales en los
que el individuo
tiene una verdadera responsabilidad".

Vemos a través de estas expresiones que en la
administración se da un conjunto de normas,
comportamientos y relaciones de grupos,
comportamientos y relaciones de personas, búsqueda de
productividad,
juego de
motivaciones y comunicaciones, uso de la experiencia, estudio y
adopción
de decisiones, aplicación de instrumentos matemáticos y estadísticos. Ello no
implica que todas deban ser consideradas con igual grado de
atención y en forma permanente a
través del tiempo. Cada
uno de los elementos adquiere preponderancia y trascendencia
según la naturaleza y
circunstancias en que está actuando la organización.

Las instituciones
determinan en gran parte la clase de vida
que la sociedad va a
llevar y los administradores, como tales, determinan en gran
parte la calidad de las
instituciones. Por ello que éstos deben ser capaces de
lograr fusionar con habilidad los medios con los fines, por eso
que las nuevas concepciones administrativas ponen su mayor
énfasis en el estudio de sus principios, mediante un
enfoque humano de las actuaciones, puesto que el hombre es su
denominador común.

En esta dirección, podemos decir que los
administradores son todas aquellas personas que son responsables
de lograr que se cumplan los objetivos predeterminados, mediante
el esfuerzo y coordinación de otras personas, a
través de un ambiente que
permita la interacción de éstos. Este proceder
administrativo, como todo proceder humano, es reflexivo y tiene
una secuencia en el tiempo, que se puede expresar en el PREVER
– PROVEER – ACTUAR. Ello nos lleva a pensar que para lograr
los objetivos debemos encontrar un sistema lógico de
relaciones en el actuar administrativo que de alguna manera
manifieste la secuencia de: CONOCIMIENTO ACERCA DE LO
QUE SE QUIERE LOGRAR, PRONOSTICAR SOBRE BASES HIPOTETICAS,
PONER EN MARCHA LA REALIZACIÓN DE
LA ACIÓN Y REALIZAR UN EXAMEN PARA VER SI SE
HIZO TODO DE LA MEJOR MANERA.

Sin embargo, no debemos olvidar que las necesidades
muchas veces exceden a los recursos que se
disponen para satisfacerlas. Es decir, existen recursos limitados
para satisfacer objetivos múltiples y alternativas. Por
tanto, lo que se requiere es aumentar la eficiencia,
aprovechando así los recursos de que se dispone, a veces
escasos, de una manera integral.

Koontz y O'Donnell [5]dice
que:

"La importancia de la administración
no podría tener un mejor ejemplo que en el caso de muchos
países subdesarrollados o en vías de
desarrollo. Un estudio de este problema realizado en años
recientes por economistas especializados, ha demostrado que el
allegarse capital o
tecnología
no conduce al desarrollo. El factor limitativo en casi todo los
casos ha sido la carencia de calidad y vigor por
parte de los administradores".

En efecto, no basta la presencia de capital o de
tecnología para encauzar el desarrollo. Y esta
aseveración es válida tanto para las naciones,
entendidas como macrosistemas, como para cualquier
organización grande o pequeña. A menos que
éstas utilicen racionalmente sus recursos humanos,
coordinando adecuadamente sus habilidades y acciones,
habrá ineficiencia y/o desperdicio en el uso óptimo
de los recursos técnicos y financieros.

Hace ya varios siglos se maneja la, frase "EL ES LA
MEDIDA DE TODAS LAS COSAS, después de DIOS. El elemento
básico de la administración, ya vemos que es
el hombre; pero este hombre es una personalidad
dinámica y llena de recursos para colaborar
amplia y efectivamente en el logro de los propósitos
comunes, o para restringir su propia actuación y por lo
tanto, debe crearse el clima propicio
para que se integre al trabajo. Debe
considerársele en su trabajo COMO UN SER HUMANO y
esto constituye la base más importante de la ciencia de
la administración.

El mundo de hoy es cambiante y las organizaciones han
debido ajustarse al imperativo de nuevas normas y usos. El
trabajo en
equipo, las responsabilidades compartidas y escalonadas, la
importancia conferida a las relaciones
humanas y laborales, son las características
dominantes de la administración moderna. Por ello es que
debemos mirar a nuestra organización como un sólo
cuerpo que avanza inexorablemente hacia el logro de los objetivos
propuestos; impulsada por la potencia
motivante generada por el administrador; recorriendo el camino de
las fuerzas económicas, sociales y políticas
del, momento; rodeada del panorama constituido por actitudes del
personal de la
organización y de quienes se les otorga el
servicio.

Por consiguiente quien asume el rol de administrador
debe ser capaz de visualizar las distintas partes que constituyen
la organización y establecer como ellas se ensamblan,
sincronizando sus actividades en un todo funcional eficaz.
Tampoco debe perder de vista la relación de las
influencias externas, las cuales de alguna manera gravitan en su
éxito.

Es así como podemos establecer a través de
este enfoque que el administrador asume responsabilidades frente
a lo que se ha denominado LAS SEIS M :

• Mano de obra (personas),

• Moneda (dinero),

• Materiales,

• Maquinarias,

• Mercados

• y Minutos (tiempo).

Todos éstos son recursos comunes a cualquier
organización y para administrarlos se requiere de ciertas
funciones que se dan en el proceso administrativo, y de
ciertas herramientas entre las cuales podemos
mencionar:

• objetivos, ética, políticas,
  estructura de la organización;

• liderazgo, procedimientos y
  métodos,

• descripción de puestos,

• moral, normas, etc..

A través de estos planteamientos formulados,
referidos a generalidades e importancia de la
administración, nos vamos formando una idea de lo que es
administración, o de lo que podemos entender por ella.
Para completar esta visión es interesante conocer algunas
definiciones de administración, de diferentes
autores, para su análisis:

Definiciones de
Administración

• Administrar es la capacidad de coordinar
  hábilmente muchas energías sociales con
  frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas
  puedan operar como una sola unidad.

• La administración es el trabajo de
  creación y mantención de ambientes en los
  cuales la gente puede cumplir (lograr, alcanzar o conseguir)
  las metas en forma eficiente y efectiva. Estos ambientes
  implican el uso de recursos humanos, financieros y materiales
  para el propósito de alcanzar metas. (Robert Albanese
  – 1975.)

• La administración es el proceso mediante el
  cual los administradores crean, dirigen, mantienen y operan
  organizaciones tras propósitos, mediante esfuerzos
  humanos sistemáticos, coordinados y cooperativos.
  (Dalton Mc. Farland 1974.)

• La administración es la coordinación
  de todos los recursos a través de los procesos de
  planificación, organización, dirección y
  control en orden a obtener objetivos establecidos. (Henry
  Sisk – 1974.)

• La administración es un proceso distintivo
  que consiste en la planeaci6n, organización,
  ejecución y control realizados para determinar y
  lograr los objetivos mediante el uso de gente y de recursos.
  (George Terry – 1973.)

• La administración es el proceso de
  planeación, organización, asignación de
  personal, dirección y control de las actividades y del
  personal de una organización para lograr que sus
  objetivos puedan ser obtenidos. (Herbert Chruden –
  1974.)

Sin negar el valor de cada
una de estas definiciones, que destacan conceptos tales como :
aplicación de esfuerzos humanos sistemáticos y
cooperativos; logro de objetivos mediante el uso óptimo de
la gente y de los recursos no humanos; etc.; lo invitamos a
revisar la definición de R. Albanese que, a nuestro
juicio, se ajusta a lo que debe ser el proceso administrativo en
el ámbito escolar. En efecto, la Escuela es una
organización de personas en misión de
ayudar a la formación de otras personas. Lo fundamental en
la organización escolar es saber crear y

mantener ambientes, en los cuales todos los recursos no
humanos estén al servicio del pleno desarrollo de los
recursos humanos.

Se obtiene que la teoría
de la administración sea una sola, aun cuando
varíen los campos de aplicación de esta
teoría.

Quizás una de las manifestaciones, más
interesantes, es aquélla que concibe la TEORIA DE LA
ADMINISTRACIÓN como un gran árbol de donde, a
partir de su ancho tronco, surgen las ramas que van dando origen
a los distintos campos de aplicación y, a partir de ellas,
surgen otras diversificaciones en las cuales se expresan las
diferentes subdivisiones de los distintos campos de
aplicación de la teoría administrativa. Este
enfoque es conocido como la Teoría del
Árbol.

EL ARBOL DE LA ADMINISTRACIÓN. ( Fortunato
Bobadilla.[6]

Funciones del proceso
administrativo

TOPICO 1.2.

Cada escuela o enfoque de la administración ha
contribuido en mayor a menor grado el enriquecimiento de la
ciencia de la administración. Pero aún no existe
consenso respecto de cuántas y cuáles son las
funciones y actividades del proceso administrativo. Por lo menos,
todas aceptan que es un proceso.

Al referirnos a las definiciones de
administración y al administrador, quedó de
manifiesto la importancia que tiene la creación de
ambientes adecuados que facilitan el logro de los objetivos; para
ello es necesario usar algunas herramientas o funciones, las
cuales deben estar claramente diferenciadas para que no se
confunda la herramienta o función
con el trabajo;
como dice Robert Fulmer (18) 'nunca diríamos que el
trabajo de un carpintero es su martillo". Esto nos
lleva a establecer que las herramientas de la
administración son las funciones
administrativas, y éstas pueden usarse en cualquier
trabajo que implique administrar, ya sea educación,
investigación, ventas,
producción, etc.. Fulmer (18) agrega que
"las herramientas deben estar en buenas condiciones; pero las
herramientas más finas del mundo no pueden hacer un
artesano de un zoquete".

Pero, ¿cuáles son estas herramientas o
funciones que ayudarán a clarificar el proceso
administrativo?:

A) Ya en 1951, Tead Orway, en su obra "El Arte de la
Administración", se refirió a diez etapas del
proceso administrativo

1) Definir y fijar los propósitos, orientaciones,
objetivos o fines de la organización.

2) Concebir y sancionar un plan global para la estructura de
la organización.

3) Reclutar y organizar los elementos humanos necesarios
para "llevar a cabo las tareas y llenar las
estructura.

4) Proporcionar una clara delegación y distribución de autoridad y
responsabilidad.

5 Dirigir y supervisar la marcha general de las
actividades tal como han sido delegadas.

6) Asegurar una adecuada definición y
estandarización de todas las posiciones de trabajo
(cantidad y calidad de desempeños).

7) Asegurar la coordinación entre los
trabajadores.

8) Asegurar una permanente estimulación y la
necesaria energía de todo el personal.

9) Proveer una acuciosa evaluación
del resultado en relación con propósitos y
estándares establecidos.

10) Mirar adelante para anticipar hechos futuros
(estudiar todo tipo de información y requerimientos tanto internos
como externos).

B) Por su parte, G.Terry (52) en su obra
"Principios de Administración", presenta un interesante
análisis del proceso administrativo, partiendo de las
funciones que desempeñan los administradores.

La Figura extractada del mencionado texto,
muestra las
discrepancias que existen entre los estudiosos de la
administración y los profesionales que la practican,
acerca de las funciones que comprende el proceso.

FIGURA Nº 2: FUNCIONES FUNDAMENTALES QUE FORMAN
EL PROCESO

ADMINISTRATIVO. (Se indican cinco combinaciones: A,
B, C, D, E) [7]

Se observan cinco combinaciones de las
funciones

Fundamentales
propuestas:

– Combinación A : planeamiento,
organización, activación y

control.

– Combinación B : planeamiento,
organización, motivación y

control.

– Combinación C : planeamiento,
organización, selección
de

personal, mando y control;

– Combinación D : planeamiento,
organización, selección de

personal, mando, control, innovación y representación;
y

– Combinación E : planeamiento,
organización, motivación, control

y coordinación.

En todas las combinaciones hay tres funciones
comunes planeamiento, organización y control.

• C) Fortunato Bobadilla A. presenta el siguiente
  cuadro de las partes componentes del proceso administrativo,
  según distintos autores.

¿A qué se deben las discrepancias
resultantes? ¿Se trata de un problema semántica, debido a la imprecisión
con que se utilizan las palabras? ¿O es un problema de
énfasis? Lo que para algunos constituye una función
fundamental, para otros es sólo una parte de una
función. Así, por ejemplo, para algunos la
motivación o activación es parte de la
función dirección; para otros, la selección de
personal es parte de la función organización.
Otros, en cambio,
consideran funciones diferenciables a la motivación, la
activación y la selección de personal.

Lo importante es destacar que el proceso administrativo
es un todo coordinado, indivisible y armónico, en el cual
cada función, cada actividad, debe estar
relacionándose e incluyéndose con las
demás.

De estas combinaciones tomaremos una posición,
quizás sea una postura más, que mantendremos a lo
largo de este curso. Por lo tanto, nosotros consideraremos la
Administración como un proceso compuesto de cuatro
funciones básicas:

Planificación
– Organización – Dirección – Control

Es importante destacar que cada una de estas funciones
lleva implícito el cumplimiento de una serie de
actividades administrativas, donde el punto de partida del
proceso es tener claramente definidos los objetivos, entendidos
como los blancos de dirección hacia adonde apunta la
razón de ser de la organización.

En la figura Nº 4 encuentra graficada esta
concepción del proceso administrativo, la
interrelación entre estas cuatro funciones, y las
múltiples tareas o actividades administrativas insertas en
cada una de ellas.

FIGURA Nº 3: FUNCIONES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO.

Figura Nº 4. FUNCIONES Y
ACTIVIDADES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO:

• Recursos: Humanos, Materiales, Financieros,
  Tecnológicos.

El proceso se inicia con la función
planificación, que es la base para proyectar el
conjunto de actividades que nos llevará en una secuencia
ordenada, hacia el logro de los objetivos.

La función organización provee el
andamiaje o marco de trabajo, en el cual se realizarán las
operaciones
necesarias y en donde se ubicarán las personas que son
capaces de efectuarías, disponiendo ellas de la autoridad
pertinente para operar, como asimismo de los recursos
necesarios.

La función dirección corresponde al
motor que activa
y coordina el accionar de la organización.

Finalmente, la función control verifica si
las acciones se van cumpliendo de acuerdo a lo planificado, en
vista a lograr los objetivos pre-establecidos.

Esta sistematización del proceso administrativo,
de acuerdo a la figura presentada, responde más bien a
fines conceptuales y didácticos que a una
desagregación real y operacional.

"En efecto, las funciones administrativas ocurren con
cierta flexibilidad, según sean los problemas que el
administrador debe resolver. Tampoco debe entenderse que las
funciones desaparecen en la misma secuencia en que se presenten;
ellas se constituyen en elementos ordenadores de cada fase
administrativa a resolver (Por ejemplo: la función control
debe ser planificada, organizada, dirigida y también
controlada). Cada proyecto, cada programa requiere de todas las
funciones administrativas. Por otra parte, cada función
permite analizar y comprender mejor las relaciones internas que
unen todo el proceso.

Esta concepción moderna otorga a las funciones
administrativas una naturaleza iterativa.

Cuando se crea una empresa, lo primordial es el
planeamiento; luego se debe definir una
estructura y organización; una vez puesta
en marcha la estructura, es necesario dirigir la
ejecución de las acciones previstas; y,
obviamente, es imperativo el control. Sin duda el planeamiento
afecta a la organización; a su vez, ésta influye en
el control. Una función no cesa por completo antes de que
comience otra; todas las funciones están
entretejidas en una trama de relaciones e
interacciones.

Mientras opera una empresa ya
creada, será necesario planificar, organizar, conducir y
controlar reiteradamente." T. Ostoíc (41)
[8]

Por todo lo anterior, las funciones administrativas no
se conciben en una secuencia rígida, sino más bien
en una espiral reiterativa (Figura Nº 4)

Universalidad de las
funciones y principios administrativos

Las funciones administrativas son esencialmente las
mismas, cualquiera sea la magnitud de la empresa en que
ellas se cumplen, cualquiera sea el nivel de la jerarquía
organizacional en que el administrador se desempeña. No
importa el tamaño de la organización, ni los
objetivos que ella persigue, ni el rango que en ella se ocupa; en
esencia, el administrador hace el mismo trabajo: planifica,
organiza, motiva, comunica, toma decisiones, controla, etc.
Gerentes, rectores de universidades, capataces, directores de
colegios, obispos, comandantes de regimientos, jefes de servicios
públicos, etc., todos necesitan' recurrir a las mismas
funciones administrativas. Lo que varía, por supuesto, son
las habilidades no administrativas, que exige cada tipo de
empresa y cada
cargo o puesto.

Existen teorías
y principios administrativos que describe o bien norman las
funciones administrativas.

La teoría y los principios sirven de marco
estructural a las ciencias.

Los principios son postulados o verdades fundamentales
que intentan describir o explicar las relaciones entre dos o
más variables.
Cuando esta descripción o relación se expone en
tal forma que indica lo que la persona deberá hacer, el
principio se transforma en prescriptivo o normativo.

Los principios constituyen conocimientos probados; por
consiguiente, el hecho de que sean comprendidos y aplicados,
ahorra tener que aprenderlos por "propia experiencia (ensayo y
error), y evita pérdida de tiempo y de
esfuerzo.

Los principios tienen un valor universal, es decir son
válidos para cualquier tipo de organización.
Así por ejemplo, en cualquier empresa o en cualquier nivel
jerárquico de una organización constituye
error:

• No respetar el principio de unidad de mando: hay
  costos y desventajas en el hecho de que una persona, para una
  misma tarea, dependa y reporte a más de un
  jefe;

• Organizar sistemas de control sin basarlos en
  planes: si no se posee claridad acerca de las metas a
  alcanzar y de los caminos previstos para lograrlas,
  ¿cómo controlar el proceso y el resultado?.
  Tomislav Ostoic (411).[9]

El administrador
educacional

TOPICO 1.3.

No existe área de la actividad humana más
importante que la administración. Y la razón es
obvia, vivimos en una civilización "acelerada" en la cual
el esfuerzo mancomunado le da sentido a la sociedad. Por ello que
la tarea central de la administración es lograr que las
cosas se hagan mediante las personas. Pero, la eficiencia con la
cual las personas trabajan para conseguir los objetivos
propuestos, depende en gran medida de las personas que ejercen la
función administrativa.

Peter Drucker afirma que no existen países
desarrollados y países subdesarrollados, sino
países que saben administrar la tecnología
existente y sus recursos disponibles y potenciales, y
países que aún no lo saben. Dicho en otros
términos, existen países administrados y
países subadministrados.

El trabajo del administrador en cualquier
organización es esencialmente el mismo. Cuando es
responsable por la actuación de sus subordinados,
sólo puede alcanzar los resultados esperados si cuenta con
la cooperación de éstos.

Nuestra era se caracteriza por la velocidad con
que acontecen los hechos, hoy todos nosotros tenemos que pasar
por varios ajustes rápidos, drásticos en algunos
casos, si queremos acompañar el ritmo de estos cambios. La
obsolescencia cultural es uno de los fantasmas que
acecha a las organizaciones modernas.

Sir Julian Sorell Huxley dice que hemos pasado por
varios sistemas
dominantes: "primero dejamos la fase de búsqueda de
comida para pasar a la organización de grupos y
tribus para la caza. Después, hace unos diez mil
años, desarrollamos la idea de cultivar cosas y
de domesticar animales,
asociados a rituales de fertilidad, a dioses y sacerdotes y a la
erección de villas y
poblados.

Hace unos cinco mil años, dimos un paso
radical hacia la civilización con sociedades
organizadas, sistemas comerciales, castas, profesiones, un
sacerdocio culto conocedor de la escritura (u otra forma
de comunicación no oral), llegando
eventualmente a la creación de imperios.

El paso más decisivo, marcado por el Renacimiento
hace menos de quinientos años, cuando cruzamos la
puerta de la exploración geográfica
histórica, religiosa, científica. Es el momento de
la ciencia, basado en gobiernos seculares, en la idea de
progreso centrada en el
conocimiento y en la riqueza ascendente, trayendo consigo un
sistema económico basado en la competencia, en
la industrialización y, finalmente, el
surgimiento del nacionalismo
competitivo".

A partir del siglo pasado, surgieron las grandes
organizaciones, cuyas ramificaciones se extienden a muchos
países, transformándose en las multinacionales de
hoy.

Estos profundos cambios tecnológicos, sociales,
políticos, económicos demandaron y siguen exigiendo
cambios radicales en las organizaciones, principalmente en la
administración de las mismas.

De estas ideas se deduce que la administración no
es una acción mecánica que depende de ciertos
hábitos que deben ser superados o corregidos con miras a
obtener el comportamiento
correcto. Se puede enseñar lo que un administrador debe
hacer, pero esto no lo capacita para hacerlo realmente en todas
las organizaciones. Su éxito está relacionado con
sus características de personalidad y el modo individual
de actuar y el dominio específico que tenga de la
organización que le corresponde administrar. Por eso,
decimos que la eficacia del
proceso administrativo requiere de un profesional plenamente
idóneo.

Surge de inmediato la interrogante, ¿qué
cualidades son las que posibilitan la idoneidad y competencia de
este profesional?.

Por razones obvias, restringiremos el tratamiento de
este complejo problema al ámbito del administrador
educacional, y tomaremos por referencia cuatro condiciones
básicas analizadas por

Carlos Pallán Figueroa, en su conferencia en el
Primer Congreso Interamericano de Administración de la
Educación, realizado en Brasilia, en 1979.

Estas condiciones básicas son:

a) una visión global del mundo en movimiento y
de los macro-procesos que
actúan en él;

b) una visión de los valores de
la persona humana en su dimensión individual y
social.

c) un amplio enfoque pan disciplinario y
sistemático de las operaciones administrativas;
y

d) conocimientos y habilidades específicas para
el uso de la moderna tecnología aplicada a la
administración.

• La primera condición exige del administrador
  una cabal comprensión de la educación en todas
  sus relaciones y trascendencia con los demás procesos
  de la vida nacional; así el administrador
  estará consciente de cómo sus actos y
  decisiones afectan no tan sólo al sistema a su cargo
  sino también a otros procesos y organismos
  involucrados en la estrategia del desarrollo integral del
  país.

• La segunda condición exige al administrador
  una clara concepción de la persona humana y de la
  sociedad, por sobre la realidad concreta de las personas que
  él dirige.

Esta realidad concreta es circunstancial; la otra, la
primera, es permanente, independiente de eventualidades de
tiempo, lugar, cantidad de personas a su cargo, o de
jerarquía en que la dirección se ejerce. Esta
visión del valor de la persona humana contribuye a que el,
administrador comprenda que la eficacia es un fin instrumental de
la administración y que las organizaciones educacionales
han sido creadas para aumentar la calidad de
vida.

• La tercera condición exige del administrador
  una amplia visión teórica de todas las
  funciones del proceso administrativo planificación,
  organización, conducción y control), como
  asimismo de todas las instancias operacionales:
  diagnóstico, determinación de objetivos y
  políticas, elaboración de alternativas de
  acción, selección de estrategias
  delegación de funciones, coordinación,
  seguimiento, control, evaluación. De este modo,
  él sabrá adoptar decisiones con criterio
  sistemático, consciente de que el proceso
  administrativo es una unidad, en que cada función y
  operación específica dice relación con
  las anteriores y se proyecta en las siguientes.

• La cuarta condición conduce a superar la
  creencia que ha existido en el sentido de que para
  desempeñarse en cargos de responsabilidad
  administrativa basta la capacidad y experiencia en materias
  pedagógicas. Simón Romero Lozano
  (46)[10] sostiene que "los
  administradores deben disponer de conocimientos y dominio de
  técnicas específicas de administración,
  así como estar familiarizado con los conceptos de
  disciplinas como la ciencia política, la
  sociología y la economía". Todos
  ellos, además, deberían estar familiarizados
  con los principios y las técnicas de la
  planificación."

El administrador en posesión de estas
características estará en condiciones de resolver
deficiencias y disfunciones que se presentan en el sistema
educacional. Podrá generar mejoramientos e innovaciones de
procesos y podrá sacudiese de la ciega adopción de
paradigmas o
modelos
foráneos, promoviendo investigaciones y
experimentaciones de modelos administrativos para nuestra
realidad, en función de nuestra concepción del
hombre y de la sociedad". Tomislav Ostoic
(41)[11]

Se predice que el administrador del mañana
probablemente pasará cuando menos un día por semana
en estudios de tiempo completo. Es interesante el dato que
expresa que en EE.UU. las empresas gastan
alrededor de diecisiete mil millones de dólares anuales
para educar a su personal (ello equivale a la tercera parte de lo
que se gasta en las escuelas públicas y privadas de esa
nación).

El futuro pertenece a aquellos que sé preparan
para él. Si la educación es a futuro, ¿por
qué no prepararse para que su, administración cree
los ambientes que se requieren en el futuro? Como lo
señala Robert Fulmer (18)[12] "un proverbio
chino familiar dice: todas las flores de todas las
mañanas, están en las semillas de hoy". El futuro
del futuro ciertamente está en el presente. Por ello que
el administrador del futuro debe ser capaz de usar lo mejor del
pasado para hacer el futuro mejor.

Naturaleza e
importancia de la planificación

TOPICO 2.1.

La planificación se centra en la creencia de
que se puede mejorar el futuro si somos capaces de una
intervención activa actual. Como decía Fulmer
(18)[13] "el futuro del futuro es el presente". El
Futuro no tiene Futuro si hoy no empezamos a hacer lo que
vislumbramos para el Mañana. Por ello que toda
organización intenta especificar con la mayor claridad lo
que posee para ir preparando lo que desea.

Dicen que la Sabiduría es la habilidad de ver con
mucha anticipación las consecuencias de las acciones
actuales, es decir, la Sabiduría tiene gran
preocupación por el futuro y el sabio trata de
controlarlo, a diferencia del vidente que sólo trata de
predecirlo.

Como dice Ackoff (1) [14]"la planeación
es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para
conseguirlo. Es un instrumento que usa el hombre Sabio;
más cuando lo manejan personas que no lo son, a menudo se
convierte en un ritual incongruente que proporciona, por un rato,
paz a la conciencia, pero
no el futuro que se busca".

Es difícil encontrar a alguien que no esté
de acuerdo con la necesidad de planificar las organizaciones,
aunque se da por descontada que es una de las actividades
intelectuales más arduas y complejas que enfrenta el
hombre.

Se podría afirmar que la planificación es
la "función madre" del proceso administrativo. Es la tarea
principal de la administración, debe ocurrir antes de
cualquier otra función administrativa, ella determina la
necesidad de esas funciones. Se dice que si no hay
planificación, no hay nada que organizar, nada que dirigir
y nada que controlar.

La planeación siempre implica el futuro, es obvio
que no podemos planear las acciones ya realizadas, por ello que
su punto de partida es la claridad de objetivos de la
organización, es decir QUE y PARA QUE queremos planear. Si
esto no está claro, no importa el camino que tomemos,
igualmente llegaremos a cualquier parte.

En general, podemos decir que la planificación
debe estar inserta en la problemática que la comunidad
social enfrenta. En una visión amplia, y generalizando,
podemos decir que la sociedad tiene como grandes
problemas:

• el PROBLEMA POLITICO, entendido como la
  selección y/o jerarquización de los objetivos
  básicos de la comunidad, según una escala de
  valores sociales, éticos y
  económicos.

• el PROBLEMA ECONOMICO, es decir, la
  adecuación de recursos escasos y de uso alternativo
  ante fines múltiples y jerarquizables.

La solución de estos problemas, da por resultado
una jerarquización de objetivos económicos, que al
intentar alcanzarlos nos llevará al PROBLEMA TECNICO, que
se caracteriza por la adecuación de recursos para lograr
objetivos determinados.

Es en esta óptica
donde nuestras necesidades, previsiones, decisiones y
programaciones se vinculan con nuestra apreciación de la
posición en que nos hallamos en el momento de formular la
planificación y en la que queremos colocarnos una vez
llevado a buen término la misma.

De hecho, si una organización no es creada para
lograr algún objetivo, por
medio de planeamiento, nada estaría justificando su
creación y mantenimiento.
Es decir, la planeación es proyectar un futuro deseado y
los medios efectivos para conseguirlos. Es evidente entonces, que
la planeaci6n es un proceso de toma de
decisiones. Hay que decir lo que se va a hacer y cómo
se va a realizar antes de que ello se ejecute.

Por otra parte, debemos pensar que la planeaci6n es un
conjunto de decisiones interdependientes, ya que el efecto de
cada decisión influye o afecta a las otras decisiones que
se requieran.

Ackoff (1)[15] dice que: "Lo más
complejo de la planeación se deriva de las interrelaciones
de las decisiones, más que de las decisiones
mismas".

Todo ello lleva implícita la idea que la
planeación se dirige hacia la producción de uno o
más estados de futuro deseado, y éstos no
ocurrirán a menos que se haga algo, en el presente, para
que ocurran.

Sin planificación, la consecución de los
objetivos de la organización se convierte en algo casual y
las decisiones a su vez, en elecciones esporádicas y
descoordinadas, carentes de todo sentido.

De allí que, podemos justificar la
planificación, como una necesidad de las organizaciones,
porque ella busca:

• Reducir la incertidumbre frente a los cambios y la
  angustia hacia el futuro;

• Concentrar la atención y la acción en
  el logro de los objetivos propuestos;

• Propiciar una operación económica, el
  hecho de concentrar la atención en los objetivos
  provoca reducir los costos; es decir, buscar el mayor
  beneficio con el menor costo;

• Facilitar el control, el saber lo que se quiere
  hacer, quién, cuándo y en qué tiempo lo
  hará, permite organizar las acciones para encontrar la
  máxima eficiencia organizacional.

En consecuencia, podemos afirmar que la
planificación es una responsabilidad continua de todos los
directivos (quienes -tienen gente a su cargo), y su problema
mayor consiste en encontrar formas de integrar a todos",
escapando del tradicional esquema de una unidad separada de
planeación o bien como una actividad esporádica que
generalmente se asocia con las crisis o problemas de la
organización.

FILOSOFIA DE ESTRATEGIAS DE
PLANIFICACION.

La planeación incluye la
selección entre diversos cursos alternativos futuros de
acción, pero junto a ello, las demás funciones
administrativas deben reflejarlas. Además, sabemos que
esta función no se pone en práctica en el
vacío, la buena planeación debe considerar la
naturaleza del medio ambiente
futuro en el cual las decisiones y acciones de la
planeación habrán de ponerse en
acción.

Al estructurar un medio ambiente que
permita el eficaz desenvolvimiento de los componentes de la
organización, la tarea esencial es observar que los
propósitos y objetivos, y los métodos
para alcanzarlos, sean claramente entendidos. Los miembros deben
estar informados de qué es lo que se espera que ellas
logren. De allí que la planeación implique una
innovación administrativa.

La planeación, supone la existencia
de alternativas, implica optar por ellas, aunque el futuro exacto
rara vez pueda ser predicho, porque factores externos pueden
interferir con los planes mejor trazados. El cambio y el
crecimiento traen riesgos, sobre
todo en nuestra época donde la influencia
económica, social,

tecnológica y política, se
convierten en bases para la supervivencia de las organizaciones.
La planeación tiene por tarea minimizar el riesgo y
aprovechar, con eficiencia las oportunidades.

Para planear bien, la planeación debe llevarse a
cabo inserta en un contexto de teorías, principios y
técnicas. Junto a ello, quien realiza la
planificación, posee por acción de su experiencia
una forma de encarar el futuro de su
organización.

A través del estudio de estas actitudes,
conceptos y filosofías, han resultado, hasta el momento,
tres puntos de vista dominantes, no excluyentes, de lo que
podríamos llamar estrategias de la planeación.
Ellas son:

• Planeación Satisfaciente,

• Planeación óptima,

• Planeación Adaptativa.

Planeación Satisfaciente: el
término "Satisfaciente" fue acuñado por Herbert
Simon, a través del cual designa los esfuerzos por
alcanzar cierto nivel de satisfacción, pero no
necesariamente de excederlo. Este nivel queda establecido por
quien toma la decisión.

El planificador de este tipo, fija ante todo los
objetivos y las metas, pero éstas no las fija tan altas
como sea posible, sino que lo suficientemente altas, y
sólo tendrá que revisarlas si resultan
inaccesibles. Para alcanzar los objetivos y las metas busca
sólo un medio aceptable y factible, no necesariamente es
el mejor.

Lo normal es que se interesen más por identificar
las deficiencias pasadas, producidas por las políticas
vigentes, que por aprovechar oportunidades futuras. En cierto
sentido, esta planeaci6n encara el futuro, mediando el
pasado.

El recurso que más preocupa es el dinero;
suponen que si disponen de éste, los otros recursos se
pueden adquirir en el momento que se requieran.

Por otra parte evitan los cambios de estructura, porque
éstos a menudo acarrean controversias.

Normalmente, manejan un sólo pronóstico
del futuro, pero éste pareciera ser para ellos una
realidad, de allí que su esquema de planificación
se centre en lo que se denomina PLANES DE PUNTO. Según
ellos, "es mejor elaborar un plan factible, aunque no sea
óptimo, que un plan óptimo que no sea factible,'
Ackoff (1)[16]

Como se aprecia, no suele producir cambios sustanciales
a los ya existentes; es más bien una planificación
conservadora que busca más la mantención de la
organización, o su supervivencia, que su desarrollo y
crecimiento.

Dada estas características, es que requiere menos
tiempo, dinero y
medios técnicos que las que exigen otros tipos de
planificaciones, de aquí su gran atractivo.

Planeación óptima: Se hace un
esfuerzo por superar la planeación anterior, ya no basta
lo suficiente, sino que se aspira a lo mejor posible.

Este enfoque óptimo de la planeación tiene
su base en el desarrollo y aplicación de modelos
matemáticos.

Los modelos, son la representación de los
sistemas que se utilizan para este propósito. Pueden ser
representaciones físicas, representaciones gráficas o representaciones
simbólicas.

El uso de los modelos simbólicos, enfoca el
proceso de toma de decisiones, por ello varían grandemente
en tamaño, condición y complejidad, pero todos
tienen la misma estructura fundamental; podemos representarlos
por la siguiente fórmula:

R= f (Vc , Vnc)

El rendimiento del sistema es igual a una
relación que es función de variables controladas
(Vc ) y variables no controladas(v nc).

La medida del rendimiento de un sistema es la que el
ejecutivo o directivo trata de maximizar o minimizar, es decir,
optimizar. Sin un criterio explícito para evaluar las
Prácticas o políticas alternativas
¿Cómo se puede saber que se está rindiendo
como es debido?

Las variables controladas son la que pueden manipular
quien toma las decisiones, por ejemplo, en la educación el
tamaño y ubicación de las escuelas, la cantidad de
dinero invertido en las necesidades y requerimientos de los
establecimientos.

Las variables no controladas, son las que no puede
manipular o escapan a su ámbito de decisión, pero
que influyen en el rendimiento del sistema, por ejemplo, las
innovaciones tecnológicas, las preferencias de los
usuarios, el clima.

Junto a ello, se debe tener presente una o más
declaraciones simbólicas en las que se expresan con
precisión los límites
del control del ejecutivo que toma las decisiones.

Los valores óptimos de las variables controladas
se buscan por medio de la simulación
(experimento realizado sobre el modelo de un
sistema) o por medio del análisis deductivo (por ejemplo,
análisis
matemático). En estas últimas décadas,
las computadoras
han sido un valioso aporte para que el ejecutivo pueda manejar
modelos de tal complejidad que difícilmente podrían
ser realizados y analizados a mano.

El planificador optimizador trata de plantear los
objetivos y metas de la organización en términos
cuantitativos y de combinarlos en una medida única de
rendimiento para toda la organización.

El éxito de este planificador depende de
cuán completa y fielmente puedan ser sus modelos, ser la
representación de su organización v su sistema, y
de qué manera él puede deducir las soluciones del
modelo, una vez que éste se ha elaborado.

Muchas veces, el modelo debe ser construido por partes,
pero algunas de estas partes por su complejidad, no pueden ser
modeladas, lo cual limita la aplicación del modelo en
algunos aspectos del sistema global de la
organización.

En general, podemos decir, siguiendo a Ackoff que el
"optimizador trata de:

a) Minimizar los recursos que se necesitan para obtener
un nivel específico de rendimiento.

b) Maximizar el rendimiento que se puede
conseguir con recursos disponibles (o que se espera que lo sean),
ó

c) Tener el mejor equilibrio
entre los costos (recursos
consumidos) los beneficios (resultados)".

Este tipo de planeación descansa
básicamente en la atención que merece la
motivación de los individuos, ya que esta
planeación exige un mayor grado de comprensión de
la conducta de una
organización. Un plan nunca puede ser mecanizado para su
realización, por tanto requiere de la buena voluntad y de
la

cooperación de los individuos y grupos de la
organización.

Planeación Adaptativa: llamada
también innovadora, es más bien una
aspiración que una realización. Centra su
atención en tres elementos básicos, que son los
pilares que la sustentan:

a) Se basa en la creencia de que el valor principal de
la planeación no descansa en los planes que se producen,
sino en el proceso de producirlos. Se deduce entonces que la
planeación efectiva no puede hacerse para una
organización, sino que debe hacerse por los ejecutivos que
están a cargo de la organización.

b) El principal objetivo de la planeación debiera
ser la proyección de una organización y de un
sistema de administración que minimice la futura necesidad
de una planeación retrospectiva (encaminada a corregir las
deficiencias producidas por decisiones hechas anteriormente.) El
objetivo es crear un futuro deseado (planeación
prospectiva.)

c) Se requiere un tipo distinto de planeación
para el futuro deseado, dependiendo si éste es del tipo de
certidumbre, del tipo de incertidumbre o del tipo de
ignorancias.

Para el primer tipo (certidumbre) se requiere una
planeación comprometida, va que se relaciona con aquellos
aspectos del futuro sobre los que tenemos una seguridad
virtual. Ello lleva implícita la necesidad de la
actualización continua de las estimaciones de lo que es
inevitable o invariable. Como dice Ackoff (1)[17]
"la prudencia indica que para alcanzar el objetivo deseado, no se
deben contraer los compromisos antes de lo
indispensable".

Cuando el futuro es incierto, entonces es aconsejable
una planeación contingente, es decir, preparar un plan
para cada posibilidad para así poder aprovechar
rápidamente las, oportunidades que se presenten cuando se
decida el futura. Es decir, abarcar todas las posibilidades
anticipadamente, porque el tiempo es esencial en cuanto una
posibilidad se convierte en realidad.

Cuando ignoramos el futuro, es decir, cuando enfrentamos
aspectos que no podemos prever, por ejemplo catástrofes
políticas, económicas, naturales o los avances
tecnológicos, entonces debemos pensar una
planeación relativa. Esta planeación busca el
diseño
de una organización y de un sistema para administrarla que
pueda detectar fácilmente las desviaciones de la meta asignada
y reaccionar ante ella en forma efectiva.

"La adaptación de hecho, es una respuesta a
un cambio que reduce real o potencialmente la eficiencia
de la conducta de un sistema, una respuesta que evita
que ocurra tal reducción. El cambio puede ser interno
(dentro del sistema) o externo (en su ambiente), por
ejemplo, un cambio en el personal ejecutivo que reduzca
la eficiencia, corporativa, sería un estimulo interno;
pero un cambio en la política de precios de un
competidor, sería un estímulo externo"
(Ackoff) (1).[18]

Las reacciones adaptativa, pueden ser pasivas, el
sistema cambia su conducta mejorando su rendimiento en un medio
cambiante; o bien puede ser activa; el sistema cambia su ambiente
de manera que su propia conducta presente o futura sea más
eficiente. Ambos tipos de reacciones pueden
combinarse.

El pensamiento adaptativo no es nuevo, pero
sí la planeación de adaptación; quienes la
usen y la apliquen con mayor eficacia, probablemente
desarrollarán y explotarán mejor las
potencialidades de sus organizaciones.

Ackoff (1) enfatiza que lo mejor que podemos hacer hoy,
es una combinación de estos enfoques, ya que éste
no es el único campo donde es necesario combinar tanto el
sentido común, como los métodos científicos;
lo mismo que la tecnología y el criterio. "Aunque es
más fácil para los ejecutivos la planeación
satisfaciente, es muy difícil para los especialistas en
las ciencias administrativas realizar una planeaci6n adaptable
sin la participación de los ejecutivos".

Contenido de la
planificación

TOPICO 2.2.

CONCEPTO Y RELACIÓN DE LA
PLANIFICACIÓN CON LAS OTRAS FUNCIONES DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO.

La Administración fue definida en el
Módulo anterior como "un proceso destinado a crear un
ambiente humano, en el cual la adecuada utilización de
todos los recursos, humanos y no humanos, permita alcanzar los
objetivos pre-establecidos". De aquí surge lo esencial de
la planificación y los elementos bases que permiten
estructurar un concepto que
acerque al administrador a tener con claridad meridiana el
alcance de este termino y también sus
limitaciones.

Sin embargo, a través de la historia
de la administración, no se ha podido aún tener un
concepto único de ella.

Cada estudioso ha inclinado su concepto de
acuerdo a las circunstancias en que se desenvuelve o las
presiones de su época.

Veremos algunas ideas planteadas por ellos a
través del tiempo; aunque podemos destacar que a partir de
Fayol, hay dos
conceptos que siempre incluyen, consciente o inconscientemente,
los estudiosos de la administración al referirse a la
planificación:

a) Evaluar el futuro

b) Proveerse para él.

Henry Fayol, utiliza el término
PREVOYANCE, previsión o prevención, al
referirse a la planificación como la esencia de la
administración y, en este sentido, se está viendo
hacia adelante.

Billy E. Goetz, expresa que planear es
básicamente elegir y que la planeación surge cuando
se descubre la existencia de un curso de acción
diferente.

Russell Ackoff dice: "la planeación es un
proceso que supone la elaboración y la evaluación
de cada parte de un conjunto interrelacionado con decisiones
antes de que se inicie una acción, en una situación
en la que se crea que a menos que se emprenda tal
acción, no es probable que ocurra el estado
futuro que se desea y que, si se adopta la acción
apropiada, aumentará la probabilidad
de obtener un resultado favorable".
(1)[19]

Harold Koontz y Cyril O'Donnell hablan de la
primacía y lo penetrante de la planeación. Al
respecto dicen: "tiene que preceder a cualquier otra
función básica de la administración
y debe infiltrarse a través de toda la extensión de
la administración, desde arriba hasta abajo".
(25)[20]

Podemos decir que la planificación es en esencia
decidir por adelantado, con clara precisión, QUE HACER,
COMO, CUANDO y QUIEN HA DE HACERLO.

Planificar es anticipar, es proyectar un curso de
acción; desde este punto de vista, es una conducta humana
muy amplia.

La planificación normalmente implica los
siguientes pasos:

a) Reconocimiento de la necesidad de
actuación,

b) Investigación y análisis, es
decir, estudiar los hechos que interactúan en la
situación presente de modo que ayuden a identificar las
posibles alternativas y se recopile información,
así como las ventajas y desventajas de
aplicarlas,

c) Propuesta de actuación, entendida como uno o
más modos de actuar, o sea, establecer diferentes cursos
de acción,

d) Decisión, es decir, una clara
determinación del camino de actuación a seguir, o
sea, el plan concreto de
acción.

Los planes solos no hacen que una organización
tenga éxito. Se requiere la puesta en marcha de las
demás funciones administrativas; la
organización, la dirección y el control,
también están establecidas hacia el logro de los
objetivos organizacionales, lógicamente la
planeación las precede. Aunque ya sabemos que, en la
practica, todas ellas se interrelacionan como un sistema de
acción, la planeación es única por cuanto
establece los objetivos necesarios para todo el esfuerzo del
grupo. Por
otra parte, todas las funciones administrativas deben planearse
si han de ser eficaces.

Como podemos apreciar, la planificación es una
función de todos los administradores, aunque el carácter y la amplitud variará
según la autoridad y la naturaleza de las políticas
y los planes delineados por sus superiores.

Podemos graficar la planificación como fundamento
de la administración, utilizando el siguiente diagrama que
presentan Koontz y O'Donnell: (Figura Nº 5)

FIGURA Nº 5 LA
PLANIFICACIÓN COMO FUNDAMENTO DE LA
ADMINISTRACIÓN

CONSIDERACIONES BASICAS PARA ESTRUCTURAR UNA
PLANIFICACION

La planificación, cualquiera sea el campo o
ámbito en que ella se realice, debe contener o llevar
intrínsecamente, una serie de consideraciones
básicas que permitan a quien es responsable de su
realización enmarcarse dentro dé ciertos principios
que lo ayuden a hacer de la planificación un elemento
realmente fundamental de la administración de la
organización.

Entre estos elementos claves de la planificación,
podríamos mencionar los siguientes:

• Racionalidad: Entendida como la necesidad de
  que los planes respondan a la realidad del medio ambiente, es
  decir, que se programe el más eficiente empleo de los
  escasos recursos disponibles y que tanto los recursos
  humanos, no humanos y tecnológicos sean adecuados y se
  subordinen a los objetivos perseguidos.

• Universalidad: Es decir que abarque todos los
  niveles y todos los sectores en donde se aplique y prever sus
  consecuencias hasta donde sea posible.

Coherencia: Para un mismo propósito debe
existir un sólo programa de acción, plan que
naturalmente puede ser dividido en partes, y éstas deben
estar debidamente integradas y conformando un todo
armónico para la consecución de los objetivos. En
el fondo, no deben existir incompatibilidades entre las partes
componentes de un plan.

Continuidad: La gestión administrativa se
debe efectuar ininterrumpidamente. La guía que proporciona
la planificación a la organización, debe ser
continua, permanente. Cumplido un plan se formula el siguiente, o
bien, se elimina el año que se cumplió y se agrega
uno nuevo al final, circunstancias cambiantes con que se puede
encontrar la organización en el futuro. Esto no implica
que el plan haya sido mal formulado.

• Elasticidad: Una buena. concepción de
  un plan, debe dar margen a posibles cambios debido a causas
  no controladas, es decir, deben ser capaces de amoldarse sin
  menoscabo de sus líneas básicas, a las
  circunstancias cambiantes con que se puede encontrar la
  organización en el futuro. Esto no implica que el plan
  haya sido mal formulado.

• Precisión: Los variados elementos que
  contienen los planes deben ser definidos con claridad
  meridiana.

• Real: Los planes no deben representar metas
  inalcanzables, ni considerar medios que serían muy
  difíciles de contar.

La planificación es la culminación de una
compleja labor de elaboración y es, a su vez, el punto de
partida de una nueva etapa que tiene por finalidad el
cumplimiento, dentro de los plazos estipulados, de los objetivos
pre-establecidos, por ello que toda planificación debe
cumplir al menos con los siguientes requisitos:

Contribución al objetivo, razón de
ser de la organización.

Carácter penetrante, contempla todas y
cada una de las actividades de 'La
organización.

Eficiencia, con un mínimo de consecuencias
no deseadas y con resultados económicas mejores que los
costos.

Economía, el beneficio que se obtiene al
planificar debe ser mayor que el valor de realizarlas.

Oportuna y adecuada a la situación y
objetivos de la organización.

PARTES DE LA PLANIFICACIÓN.

Frecuentemente se presenta la discusión entre la
táctica y la estrategia de la
planeación, pero rara vez se hace la distinción
entre ellas. La verdad que estos conceptos tienen una diferencia
más relativa que absoluta, ya que lo que para unos es la
planeación estratégica, para otros es
planeación táctica, o viceversa. Nosotros
trataremos de clarificar esta sutil diferencia, estableciendo que
la planeación estratégica se centra sobre
decisiones de efectos duraderos y difícilmente
reversibles, es en el fondo una planeación a largo plazo,
y por ello tiene una perspectiva bastante amplia. Lleva
implícita la formulación de objetivos tanto como la
selección de 105 medios para alcanzarlos.

En cambio, la planeación táctica se centra
en períodos más cortos Y preferentemente da
más relevancia a la selección de medios cuales
permitan el logro de los objetivos específicos pues sin
embargo ambos tipos de planeación son necesarios, se
complementan; al decir de Ackoff: "Son como las caras de una
moneda, podemos verlas separadas, se pueden discutirse –
separadas, pero en la realidad no las podemos separar. Por
ejemplo un plan
estratégico para una unidad, puede ser táctico
desde el punto de vista divisional".(I)

También estamos conscientes que la
planeación debe ser un proceso continuo, por lo tanto
debemos reconocer que ningún plan es definitivo;
está siempre sujeto a revisión. Ello nos lleva a
presentar las partes que deberían componer una
planificación con el fin de obtener un orden, más
en sentido metodológico y de tipo práctico que por
otra razón.

En este sentido debemos tener claridad de fines, de
medios, de recursos, de procedimientos
para tomar decisiones y como organizarlos, y de la forma de
prever y detectar los errores o las fallas de la
planificación con el fin de prevenirlos y corregirlos
sobre una base de continuidad.

Autor:

Prof. Carlos Emilio Maurin
Fernández

Prof. De Filosofía y Magíster en
Educación Esp. Gestión

[1] H. Meregaga y,R.N. de:, Luca, Seminario
Regional sobre Formación de Administradores y
Supervisores de Educación, Buenos Aires.
1977.

[2] Dr. Ralph Rands. De la Universidad de
Oregón; Primer Encuentro de Especialistas en
Administración Educacional de la Universidades Chilenas;
Concepción, 1984.

[3] URWICK, L. "Los elementos de la
Administración, Herreros Hnos." México 1961

[4] op, cit. ant.

[5] KONTZ, Harold . O´DONNEL, Ciryil.
"Curso de Administración Moderna". Edit. Mc Graw, Hill
S.A., Colombia
1982.

[6] BOBADILLA, Fortutato. La teoría
del Cubo y los Campos de Aplicación de la teoría
Administrativa. Universidad de Chile, Santiago 1975.

[7] TERRY, George. Principios de
Administración, p. 7., Compañía Edit.
Continental, México 1963.

[8] OSTOIC, Tomislav. "Administración
Educacional". PROED. Universidad del Norte 1984.

[9] Tomislav Ostoic p 411. . "Diseño
de un modelo de evaluación y calificación de
desempeño académico para la
Universidad del Norte" Tesis
Grado), universidad del Norte, Arica, 1980.

[10] ROMERO L., Simón "El
planteamiento de la educación" Edit. Universitaria,
Santiago 1974.

[11] OSTIC, Tomislaw. "Diseño de un
modelo de evaluación y calificación de
desempeño académico para la Universidad del
Norte" Tesis Grado), universidad del Norte, Arica, 1980.

[12] FULMER, Robert. "Administración
Moderna", Editorial Diana, México 1980.

[13] Op.cit.

[14] ACKOFF, Russell. "Un Concepto de
Planeación de Empresas", Editorial Limusa, México
1979.

[15] ACKOF, Russell. "Un concepto de
Planeación de Empresas", Editorial Limusa, México
1979.

[16] Op.Cit. ant.

[17] Op.Cit. ant.

[18] Op,cit. p.1.

[19] Op,Cit,ant.

[20] KOONTS, Harold. O´DONNEL, Cyril.
"Curso de Administración Moderna." Edit. Mc.Graw Hill
S.A., Franklin, N.Y. U.S.A. 1980.