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Reuniones. Cómo hacerlas con éxito



Partes: 1, 2

    1. Reuniones.
      Planifique aspectos importantes de la
      reunión
    2. Reuniones. Comunique
      las expectativas a los convocados
    3. Reuniones.
      Condicione el ambiente
    4. Reuniones. Guarde
      una constancia de tal reunión

    Reuniones. Cómo hacerlas con éxito,
    la mayoría de los asuntos que tienen que resolverse con
    éxito en una organización se pueden llevar a cabo
    más eficazmente cuando son expuestos, atacados, analizados
    y aprobados en reuniones. Es por este motivo que las reuniones
    dentro de una organización son un asunto de gran
    importancia.Este curso te dará herramientas
    para gestionar la programación de reuniones que sean
    productivas y generen resultados exitosos en tu
    organización.

    Reuniones. Planifique
    aspectos importantes de la reunión

    Capítulo siguiente: 2 – Reuniones.
    Determine los detalles de la reunión

    Para que una determinada reunión pueda ser productiva,
    se necesita que haya habido una planificación previa, acerca de todos los
    asuntos concernientes a la reunión, asuntos tales
    como:  

    -       
    Objetivo de la
    reunión,

    -       
    Cantidad de tópicos a tratar,

    -        Tema
    principal,

    -        Temas
    secundarios,

    -       
    Problemática a resolver,

    -       
    Estilo de reunión, participativa o informativa, etc

    -       
    Normas
    generales para efectuarse la reunión,

    -       
    Soluciones,
    Alternativas, Sugerencias.  

    Es inconcebible, reunir a un grupo de
    personas en una organización, para improvisar acerca de
    algunos temas, que no están bien definidos, no se
    está claro de cuáles son los objetivos de
    la reunión, no hay una lista de temas para tratar en la
    reunión, y esto puede generar en el ambiente
    demasiada inconformidad, confusión, aburrimiento,
    apatía, y desagrado.

    Reuniones. Determine
    los detalles de la reunión

    Capítulo anterior: 1 – Reuniones.
    Planifique aspectos importantes de la
    reuniónCapítulo siguiente: 3 – Reuniones.
    Comunique las expectativas a los convocados

    Para que una determinada reunión pueda ser efectiva al
    momento de efectuarse, es necesario planificar previamente,
    algunos detalles:  

     -       
    El tiempo de
    duración,

    -        El
    Ambiente,

    -        La
    lista de los asistentes,

    -        El
    porcentaje máximo de ausentes permitidos,

    -        Si
    requiere repartir convocatorias a los convocados,

    -        Si
    requiere repartir comunicados a los convocados,

    -        Si
    requiere elaborar un acta de la reunión,

    -        Si
    requiere realizar una lista de los presentes,

    -        Si la
    reunión amerita sancionar a los que no
    asistan.  

    Cuando se planifican todas estos detalles, se hace muy
    significativa la reunión, ya que si es necesario darle
    carácter de reunión formal, tomando
    en cuenta los pasos previos, en medio de la reunión, y
    posteriores a la reunión, puede darle carácter de
    reunión formal, a los involucrados desde el primer momento
    que reciben la convocatoria, al recibir un comunicado escrito, al
    verse incluidos en la lista de asistentes, y al ver que se
    está llevando a cabo un acta de reunión, para dejar
    plasmada las decisiones finales.    

    Esto permite que desde el primer momento, los convocados, le
    den mayor importancia a la reunión, por el sólo
    hecho, de percibir, que la reunión tiene carácter
    formal.

    En caso de ser una reunión sencilla, también lo
    percibirán desde el primer momento, de acuerdo a como
    la
    organización se lo transmita.  

    En el caso de que la reunión sea de poca importancia, y
    para tratar temas menos urgentes, y pueda darse la reunión
    de manera improvisada, ya los empleados podrían ver el
    carácter de la reunión, desde el primer momento que
    son convocados, en medio de la reunión y luego de ella, ya
    que este tipo de reunión, no amerita, convocatorias, ni
    actas, ni listado de asistentes, ni comunicados. 

    Reuniones. Comunique
    las expectativas a los convocados

    Capítulo anterior: 2 – Reuniones.
    Determine los detalles de la reuniónCapítulo
    siguiente:
    4 – Reuniones. Condicione el ambiente

    La comunicación, es un factor determinante en
    toda organización, no solamente es necesario, planificar
    todos los aspectos de la reunión, y todos los detalles,
    también es de gran importancia, transmitirle estos
    detalles, y aspectos de la reunión, a todos los
    convocados, mientras más pronto se les comunique los
    detalles y aspectos de la reunión, mayor grado de
    acertividad tiene el proceso de
    la
    comunicación, con los
    convocados.           

    Partes: 1, 2

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