El papel desempeñado por los presupuestos
lo destacan prestigiosos tratadistas modernos, quienes
señalan que en especial los pronósticos relacionados con el manejo del
efectivo son importantes para prevenir situaciones de
insolvencia, proceder a la evaluación
científica de empresas,
resolver a tiempo
problemas de y
iliquidez y evaluar cualquier inversión. Esto ha llevado a afirmar que el
presupuesto de
caja es uno de los instrumentos más valiosos en poder de la
dirección financiera de cualquier organización para formular la política de liquidez,
proceder a la inversión oportuna de fondos sobrantes,
acudir a créditos cuando las disponibilidades
monetarias no permitan la cobertura integral de los compromisos,
y trazar la política de dividendos.
Etimología y
concepto
La palabra presupuesto se compone de dos
raíces latinas:
PRE = que significa antes de, o delante de, y
SUPUESTO = hecho, formado, como a continuación se
aprecia:
Por lo tanto, presupuesto significa "antes de lo
hecho".
Debido a que el presupuesto presenta, hoy en día, un
instrumento importante para las empresas, el vocablo
presupuestar se pluralizó; pero a pesar de ello
mantuvo el criterio, de que debía de usarse el verbo
presuponer, para indicar lo referente a la
formación de un presupuesto; sin embargo, en la
decimonovena edición
del diccionario
académico, aparece incluido el verbo presupuestar por lo
que está bien dicho, por ejemplo: resultados
presupuestados, por ser participio pasado.
Conceptos
En términos generales, la palabra presupuesto adoptada
por la economía industrial es:
"la técnica de planeación
y predeterminación de cifras sobre las bases estadísticas y apreciaciones de hechos y
fenómenos aleatorios".
Refiriéndose al presupuesto como herramienta de
la
administración, se le puede conceptuar, como:
"La estimación programada, en forma
sistemática, de las condiciones de operación y de
los resultados a obtener por un organismo, en un periodo
determinado".
En suma, el presupuesto "es un conjunto de
pronósticos referentes a un lapso precisado".
Concepto de la real academia española
Presupuesto.- Cantidad de dinero
calculado para hacer frente a los gastos generales
de la vida cotidiana, de un viaje, etc.
Presupuestar.- Formar el cómputo de los gastos o
ingresos, o de
ambas cosas que resultan de un negocio público o
privado.
Objetivo del presupuesto
Los objetivos del
presupuesto son de previsión, planeación,
organización, coordinación o integración, dirección, y control; es
decir, comprenden o están en todas las etapas del proceso
administrativo, y no como todo los autores sobre la materia, que
sólo enmarcan en la planeación y en el control,
pocos agregan la dirección. A continuación, en la
inicial estructura,
primero se cita un contexto general en la etapa del proceso
administrativo, para enseguida indicar los objetivos del
presupuesto en cada etapa:
1. De previsión (para conocerlo necesario)
Concepto: preparar de antemano lo conveniente para entender a
tiempo las necesidades presumibles.
Objetivo del presupuesto: tener anticipadamente, todo lo
conveniente para la elaboración y la ejecución del
presupuesto.
2. De planeación (¿qué y
cómo se va a hacer?)
Concepto: camino a seguir, con unificación
sistematización de actividades, por medio de las cuales se
establecen los objetivos de la empresa y
la
organización necesaria para alcanzarlos.
El presupuesto en sí, es un plan
esencialmente numérico que se anticipa a las operaciones que
se pretende llevar a cabo; pero desde luego que la
obtención de resultados razonablemente correctos,
dependerá de la información, básicamente estadística crece en el momento de efectuar
la estimación, ya que además de los datos
históricos, es necesario enterarse de todo aquello que se
procura realizar, y que afecta de algún modo lo que se
planean, para que con base en las experiencias anteriores, puedan
proyectarse los posibles resultados a futuro. Entre los métodos
más usuales para conseguirlo, están el de las
técnicas y el de las correlaciones.
Objetivo del presupuesto: planificación unificada y sistematizada de
las posibles acciones, en
concordancia con los objetivos.
3. De organización (¿quién lo
hará?)
Concepto: estructuración técnica, de las
relaciones que deben existir entre las funciones, los
niveles, y las actividades de los elementos materiales y
humanos de una entidad, con el fin de lograr su máxima
eficiencia
dentro de los planes y los objetivos señalados.
Habiendo establecido los objetivos generales de la estructura
de la organización, podrán precisarse los
departamentales, que indicaran las características de las
unidades, tales como: ventas,
producción, compras, finanzas,
personal,
etc., De acuerdo con las necesidades específicas. El
agrupamiento de actividades equivale a establecer en la
institución divisiones y departamentos, mismos que dan
lugar a elaborar tantos presupuestos como departamentos
funcionales existan.
La elaboración de los presupuestos particulares para
cada departamento, permiten apreciar si cada uno de ellos realiza
las funciones establecidas, utilizando en este caso al
presupuesto como elemento para modificar la estructura del
negocio, en caso necesario.
Mediante el empleo de los
presupuestos dentro de la empresa, a
través de la coordinación o dirección que se
tenga de los mismos, es como se logra el completo engranaje de
sus funciones totales, por la interdependencia departamental que
debe existir.
Objetivo del presupuesto: que exista una adecuada, precisa, y
funcional estructura y desarrollo de
la entidad.
4. De coordinación o integración (que
se haga y se forme en orden, en lo particular y en lo
General)
Concepto: desarrollo, mantenimiento,
y consecución armoniosa de las actividades de la entidad,
con el fin de evitar situaciones de desequilibrio, entre las
diferentes secciones que integran su organización.
La influencia y características coordinadora de los
presupuestos, constituye una ayuda muy valiosa para lograr este
equilibrio, ya
que para la elaboración del presupuesto de un
departamento, es necesario basarse o auxiliarse en los otros, de
tal manera que se va creando una cadena de dependencia entre
ellos, ganando así todas las funciones de la
institución.
Objetivo del presupuesto: compaginación estrecha y
coordinada de todas y cada una de las secciones, para que cumpla
con los objetivos de la entidad.
5. De dirección (guiar para que se haga)
Concepto: función
ejecutiva para guiar o conducir, de inspeccionar, o supervisar a
los subordinados, de acuerdo con lo planeado.
El presupuesto es una herramienta de enorme utilidad para la
toma de
decisiones, administración por excepciones, políticas
o seguir, visión de conjunto, etcétera; es decir,
da lugar, el presupuesto, a una buena
dirección.
Objetivo del presupuesto: ayuda enorme en las políticas
a seguir, toma de decisiones y visión de conjunto,
así como auxilio correcto y con buenas bases, para
conducir a los subordinados.
6. De control (ver que se realice)
Concepto: es la acción
por medio de la cual, se aprecia si los planes y los objetivos
están cumpliendo.
La acción controladora del presupuesto, se establece al
hacer la comparación entre éste y los resultados
obtenidos, lo cual conduce a la determinación de las
verificaciones o las desviaciones ocurridas; si bien, la simple
determinación de las diferencias no es una
solución, será necesario analizar las con objetivo de
tomar las medidas convenientes para corregir, oportunamente las
deficiencias existentes, o estimular los tinos resultantes.
Objetivo del presupuesto: comparación a tiempo entre lo
presupuestado y los resultados hábitos, dando lugar a
diferencias analizarles y estudiarles, para hacer suposiciones y
correcciones antes de haber consecuencias.
Características del
presupuesto
1. De formulación
Adaptación a la entidad
La formulación de un presupuesto, debe ir en
función directa con las características de la
empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en
todos y cada uno de sus aspectos; esto es, la adopción
de un sistema de
control presupuestario, no puede hacerse siguiendo un
patrón determinado, aplicable a todo tipo de
compañías; además el presupuesto no es
sólo simple estimación, su implantación
requiere del estudio minucioso, sobre bases científicas
(en ciertos casos) de las operaciones pasadas de la
compañía, en que se desea implantar, del conocimiento
de otras empresas similares a ella, y del pronóstico de
las operaciones futuras, de acuerdo con:
La acción, coordinación y control de
funciones
Todo los actos en la vida, aun los más sencillos, antes
de realizar se han estado basados
en un plan; para formular un presupuesto debe partir de un plan
preconcebido, por otro lado, dicha planeación no
resultarían práctica si no se llevará a cabo
formalmente, los planes no se realizan en el momento en que se
presenta alguna situación favorable, no, debe tener una
proyección futura y ser encaminados hacia un objetivo
claramente definido; para lograrlo es imprescindible, coordinar y
controlar todas las funciones que conducen a alcanzar dicho
objetivo.
Entre los aspectos recomendables respecto o inciso, para un
mejor funcionamiento del presupuesto están:
– seccionar en tantas partes el presupuesto, como responsables
en la función que haya en la entidad, con autoridad
precisa e individuales de los interesados en el control y al
cumplimiento del presupuesto, de tal forma, que cada área
de responsabilidad, deba ser controlada por un
presupuesto específico.
– los presupuestos deben operar dentro de un mecanismo
contable, para que sean fácilmente comparables.
– no dejar oportunidad a malas interpretaciones o
discusiones.
– elaborar los presupuestos en condiciones de poder ser
alcanzables.
2. De presentación
De acuerdo con las normas contables y
económicas
Los presupuestos se utilizan como herramientas
de la administración (pública o privada)
tienen como requisitos de presentación indispensable, ir
de acuerdo con las normas contables
y económicas y de acuerdo con la estructura contable para
efectos de comparación.
3. De aplicación
Elasticidad y criterio
Las constantes fluctuaciones del mercado la fuerte
precisión a que actualmente se ven sometidas las organizaciones,
debido a la competencia,
obligan a los dirigentes a efectuar considerables cambios en sus
planes, en plazos relativamente breves, de ahí que sea
preciso que los presupuestos sean aplicados con elasticidad y
criterio, debiendo estos aceptar cambios en el mismo sentido en
que varían las ventas, la producción, las
necesidades, el ciclo económico, etcétera.
Ventajas y desventajas del presupuesto
El presupuesto:
Se determina si los recursos estarán disponibles
para ejecutar las actividades y/o se procura la
consecución de los mismos.Se escogen aquellas decisiones que reporte mayores
beneficios a la empresa.Si aplican estos estándares en la
determinación de presupuestos (materiales, de mano de
obra y costos indirectos de fabricación).Se pondera el valor de estas actividades.
Quienes emplean el presupuesto como herramienta de
dirección de sus empresas opten dar mayores resultados que
aquellos que se lanzan a la aventura de manera sin haber previsto
el futuro. Sus ventajas son notorias:
1. Cada miembro de la empresa pensaran en la
consecución de metas específicas mediante la
ejecución responsable de las diferentes actividades
que fueron asignadas.2. La dirección de la firma realiza un estudio
temprano de sus riesgos y oportunidades y crea entre sus
miembros el hábito de analizarlos y discutirlos
cuidadosamente antes de tomar decisiones.3. De manera periódica ser replantean las
políticas y después de revisarlas y evaluarlas
se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos
propuestos.4. Ayuda a la planeación adecuada de los
costos de producción.5. Se procura optimizar resultados mediante el manejo
adecuado de los recursos.6. Se crea la necesidad de idear medidas para
utilizar con eficiencia los limitados recursos de la empresa,
dado el costo de los mismos.7. Es el sistema más adecuado para establecer
"costos promedio" y permite su comparación con los
costos reales, mide la eficiencia de la administración
en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo
para actuar con mayor efectividad.8. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las
funciones y actividades de la empresa.
Además de sus ventajas también tiene sus
desventajas:
1. Sus datos al ser estimado se estarán
sujetos al juicio o la experiencia de quienes los
determinaron.2. Es sólo una herramienta de la gerencia. "Un
plan presupuestario se diseña para que sirva de
guía a la administración y no para que la
suplante".3. Su implantación y funcionamiento necesita
tiempo; por lo tanto, sus beneficios se tendrán
después del segundo o tercer periodo cuando se haya
ganado experiencia y el personas que participen su
ejecución esté plenamente convencido de las
necesidades del mismo.
Clasificación
del presupuesto
Es común concretar que existen distintos tipos o
denominaciones del presupuesto, en realidad estas diferentes
formas de llamarlo, obedecen tan solo a una característica
particular del mismo. A continuación se expone una
clasificación de acuerdo con sus aspectos
sobresalientes:
1. Por el tipo de empresa
Públicos
Son aquellos que realizan los gobiernos, estados, empresas
descentralizadas, etcétera, para controlar las finanzas de
sus diferentes dependencias.
Privados
Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares,
como instrumento de su administración.
2. Por su contenido
Principales
Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se
presentan los elementos medulares, en todos los presupuestos de
la entidad.
Auxiliares
Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares,
como instrumento de su administración.
3. Por su forma (fases alternativas que
presente)
Flexibles
Estos presupuestos consideran anticipadamente, las variaciones
que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad, por posibles
cambios o fluctuaciones propias, lógicas, o
necesarias.
Fijos
Son los presupuestos que permanecen invariables, durante la
vigencia del periodo presupuestario o en el curso de varios la
razonable y exactitud con que se han formulado, obliga a la
institución aplicarlos en forma inflexible a sus
operaciones tratando de apegarse en lo mejor posible a su
contenido. Generalmente acontece en los países comunistas
o totalitarios, o para efectos de comparación.
4. Por su duración
La determinación del lapso que abarcan los
presupuestos, dependerá del tipo de operaciones que
realice la empresa, y de la mayor o menor es actitud y
detalle que se desee, ya que a más tiempo corresponder a
una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber
presupuestos:
Cortos, los que abarcan un año o menos,
yLargos, los que se fórmula por más de
un año.
Ambos tipos de presupuestos son útiles usados. Es
importante, para los directivos, tener de antemano una
perspectiva de los planes del negocio para un periodo
suficientemente largo, y no se concibe está sin la
formulación de presupuestos para periodos cortos, como
programas
detallados para el lapso inmediato siguiente:
5. Por la técnica de
valuación
Estimados
Son los presupuestos que se formulan sobre bases
empíricas; sus cifras numéricas, por ser
determinado sobre experiencias anteriores representan tan
sólo la probabilidad
más o menos razonable, de que efectivamente suceda lo que
se ha planeado.
Estándar
Son aquellos que por ser formulados sobre bases
científicas o casi científicas, eliminan en un
porcentaje muy elevado las posibilidades de error, lo que sus
cifras, a diferencia de las anteriores, representan los
resultados que se deben obtener.
6. Por su reflejo en los estados
financieros
De posición financiera
Este tipo de presupuestos, muestra la
posición estática
que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se
cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se
conoce como posición financiera presupuestada.
De resultados
Que muestran las posibles utilidades o pérdidas a
obtener en un periodo futuro.
De costos
Se preparan tomando como base, los principios
establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a
un periodo futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por
costo total o
cualquiera de sus partes.
7. Por las finalidades que pretende
De promoción
Se presenta en forma de proyecto
financiero y de expansión; por su elaboración es
necesario estimar los ingresos y los egresos que se hayan de
efectuar en el periodo presupuestal.
De aplicación
Normalmente se elaboran para solicitud de créditos.
Contribuyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que
se cuenta, o habrá de contar la empresa, según se
proyecta.
De fusión
Se emplea para determinar anticipadamente, las operaciones que
hayan de resultar de una conjunción de entidades o
compañías filiales.
Por áreas y niveles de responsabilidad
Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los
encargados de las áreas y niveles, en que se divide una
organización.
Por programas
Este tipo de presupuestos es preparador normalmente, por
dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos,
instituciones,
etcétera. Sus cifras expresan en el gasto, en
relación con los objetivos que se persiguen determinando
el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe
realizar, para llevar a cabo los programas a su cargo.
De base cero
Es aquel que se realiza sin tomar en consideración las
experiencias habidas.
Este presupuesto es útil ante la desmedida y continua
elevación de los precios, las
existencias de actualización, de cambio, y por
el aumento continuo de los costos en todos
los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con
información extemporánea, pero qué sirve,
entre otros aspectos a evitar vicios, repeticiones,
etcétera.
Tradicional
Es el clásico y normal que generalmente se utiliza,
especialmente en la "iniciativa privada".
8. De trabajo
Es el presupuesto común, utilizado por cualquier
entidad. Su desarrollo ocurre normalmente en las siguientes
etapas puras:
Previsión,
Planeación, y
Formulación.
Presupuestos parciales
Se elaboran en forma analítica, mostrando las
operaciones estimadas por cada departamento. Con base en ellos,
se desarrollan los:
Presupuestos previos
Son los que contribuyan la fase anterior a la
elaboración definitiva, sujetos a estudios y a la:
Aprobación
La formulación previa está sujeta estudio, lo
cual generalmente da lugar a ajustes, de quienes afinan los
presupuestos anteriores, para desembocar en el:
Presupuesto definitivo
Es aquel que finalmente se va a ejercer, coordinar, y
controlar en el periodo del cual se refiere. La experiencia
obtenida con este tipo de presupuestos, dará lugar a la
elaboración de:
Presupuestos maestros o tipo
Con estos presupuestos se ahorra tiempo, dinero y esfuerzo ya
que sólo se hacen o ajuste en los que tengan
variación substancial y, pero deben de ser revisados
continuamente.
9. De operación o económicos
Tienen en cuenta la planeación detallada de las
actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente
al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de
Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden
destacar:
Presupuestos de Ventas
Generalmente son preparados por meses, áreas
geográficas y productos.
Presupuestos de Producción
Comúnmente se expresan en unidades físicas. La
información necesaria para preparar este presupuesto
incluye tipos y capacidades de máquinas,
cantidades económicas a producir y disponibilidad de los
materiales.
Presupuesto de Compras
Es el presupuesto que prevé las compras de materias
primas y/o mercancías que se harán durante
determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y
costos.
Presupuesto de Costo-Producción
Algunas veces esta información se incluye en el
presupuesto de producción. Al comparar el costo de
producción con el precio de
venta, muestra si
los márgenes de utilidad son adecuados.
Presupuesto de flujo de efectivo
Es esencial en cualquier compañía. Debe ser
preparado luego de que todas los demás presupuestos hayan
sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos
anticipados y los gastos, la cantidad de capital de
trabajo.
Presupuesto Maestro
Este presupuesto incluye las principales actividades de la
empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros
presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de
presupuestos".
Fuentes de Información
Jorge E. Burbano Ruiz Presupuestos, enfoque de
gestión, planeación y control de recursos, Mc
Graw Hill, tercera edición.Cristóbal del Rio González, el presupuesto,
Thomson, novena decima edición 2003.
Conclusión
Los presupuestos son una herramienta de suma importancia para
las empresas que si saben aprovecharlo lograran sobresalir.
Se deben tener en cuenta las necesidades de la empresa y la
correcta adaptación de ésta herramienta a cada una
de las necesidades a fin de bien maximizar los beneficios que
puede ofrecernos.
Es bueno recalcar que un buen presupuesto surge de la
experiencia de quien lo prepara y su adentramiento en
experiencias pasadas de la propia entidad.
Lo más recomendable es apegarse a procedimientos
estadísticos preestablecidos como lo es la base cero, y
tomar lo que mejor funcione de estos en la organización,
debiendo recordar que todo presupuesto debe tener un margen de
flexibilidad para poder solventar bien los problemas futuros que
no son responsabilidad de la empresa, tales como fluctuaciones
monetarias y cambios en la legislación que puedan alterar
el funcionamiento de la entidad.
Esta herramienta requiere de mucha preparación y
cuidado en su elaboración, ya que si se hace de forma
inadecuada los resultados serán erróneos y las
decisiones que se tomen en base a ellos llevarán al
empresario a
una quiebra casi
segura.
Autor:
Elba Elizabeth Soto Romero
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