Aplicación del Costeo Basado en Actividades (ABC) como necesidad en los sistemas empresariales (página 2)

Al utilizar el Sistema de
Costo por
Proceso, las
empresas no
cuentan con la información adecuada para identificar las
causas de los costos, tampoco
le proporciona una imagen clara de
cómo cambian los costos y los beneficios cuando el
volumen de
actividad crece o disminuye, por tanto no es un sistema eficaz
para los directivos.

Problema de la
investigación: Insuficiencias en la
acumulación y cálculo de
los costos por los sistemas
tradicionales que limitan la toma de
decisiones.

De ahí se asume como objeto los sistemas de
costo.

El objetivo que se persigue es: Aplicar un procedimiento
basado en las actividades que permita calcular el costo de manera
más exacta facilitando información relevante para
la toma de decisiones.

De esta manera se constituye como campo de acción el sistema de Costo Basado en
Actividades (ABC).

Teniendo en cuenta lo planteado anteriormente se propone la
siguiente hipótesis: La acumulación y
cálculo del costo por actividades proporciona
información relevante para la toma de decisiones.

Fundamentación teórica del
sistema de costo basado en actividades

• Antecedentes.

En los años setenta, algunas empresas comenzaron a
apreciar las limitaciones de la Contabilidad
de Gestión
que venían aplicando, y en este sentido se incorpora el
análisis de las actividades; concretamente
a finales del año 1960. Sus responsables utilizaron esta
información sobre actividades para identificar las
oportunidades de mejora en su estructura de
costos.

En la década del setenta, diversas firmas de alta
tecnología
comenzaron a adoptar similares instrumentos de gestión, en
torno a las
actividades, con el fin de obtener información que les
permitiera descubrir oportunidades de mejora de la productividad.

Sin embargo, no es hasta la década de los ochenta,
cuando comienza realmente a emplearse el modelo de las
actividades como instrumento de control y de
gestión de los costos, con el fin de conocer el nivel de
excelencia empresarial alcanzado.

El costeo por actividades aparece a mediados de la
década de los 80, sus promotores: Robin Cooper y Robert
Kaplan, determinaron que el costo de los productos debe
comprender el costo de las actividades necesarias para fabricarlo
y venderlo y el costo de las materias primas.

El ABC surge como una necesidad de un sistema de
costo innovador, que atienda las nuevas necesidades de un
análisis estratégico de costos y es considerado
como la parte instrumental del gerenciamiento estratégico
de costos: según la cual son las actividades de todas las
áreas funcionales de manufactura
las que consumen recursos y los
productos consumen las actividades, con el objetivo de
discriminar en las actividades que adicionan valor y las
que no adicionan valor a los productos. El ABC, es una
de las respuestas a los grandes cambios en la
determinación de los costos y constituyen un procedimiento
o modelo de la excelencia empresarial.

La implantación del ABC está facilitada
por la previa existencia de un ambiente
favorable, donde se tiene transparente la cadena de valores y ya
esbozados el posicionamiento
estratégico y direccionadores de costos.

Este sistema ABC, permite la asignación y
distribución de los diferentes costos
indirectos de acuerdo a las actividades realizadas, identificando
el origen del costo de la actividad, no sólo para la
producción sino también para la
distribución y venta,
contribuyendo en la toma de decisiones sobre líneas de
productos, segmentos de mercado y
relaciones con los clientes.
Además, mide el alcance, costo y desempeño de recursos, actividades y
objetos de costo. Los recursos son primero asignados a las
actividades y luego estas son asignadas a los objetos de costo
según su uso. Los recursos no cuestan, cuestan las
actividades que se hacen con ellos.

• ¿Qué es el ABC?

El ABC fue generado como un método
destinado a dar solución a un problema que tiene lugar en
la mayoría de las organizaciones
que utilizan el sistema tradicional de costeo, consistente ello
en:

• La incapacidad de reportar los costos de productos
  individuales a un nivel razonable de exactitud.

• La incapacidad de proporcionar retroinformación
  útil para la administración de la empresa a los
  efectos del control de las operaciones.

Por tales circunstancias, los directivos de las empresas que
venden una variedad de productos y servicios
toman decisiones cruciales para la marcha de la
organización, como la determinación de precios, la
composición de productos y la tecnología de
procesos a
aplicar, basándose en una información de costos
notoriamente inexacta e inadecuada.

Los sistemas tradicionales de costos basan el proceso de
"costeo" en el producto. Los
costos se remiten al producto porque se presupone que cada
elemento del producto consume los recursos en proporción
al volumen producido. Por lo tanto, los atributos de volumen del
producto, tales como el número de horas de mano de obra
directa, horas máquina, cantidad invertida en materiales, se
utilizan como "direccionadores" para asignar costos indirectos.
Estos direccionadores de volumen, sin embargo, no tienen en
cuenta la diversidad de productos en forma de tamaño o
complejidad. No existiendo tampoco una relación directa
entre el volumen de producción y el consumo de
costos.

Al contrario de lo antes expresado, el Costeo Basado en
Actividades basa el proceso de costeo en las actividades; lo cual
implica que los costos se rastrean de las actividades a los
productos, basándose para ello en la demanda de
productos para estas actividades durante el proceso de
producción. Por lo tanto, los atributos de las
actividades, tales como horas de tiempo de
preparación, o número de veces involucrados, se
utilizan como "direccionadores" para asignar los costos
indirectos.

Como el número de la actividad mide los incrementos
utilizados, el ABC permite captar mejor los factores
económicos subyacentes a la operación de la empresa, lo
que permite obtener costos de productos más exactos.

• ¿Qué dio lugar al Sistema ABC?

Muchos gerentes entienden intuitivamente que sus sistemas
contables distorsionan los costos de los productos, y hacen
ajustes informales para compensar. Sin embargo, pocos gerentes
pueden predecir la magnitud y el impacto de los ajustes que
deberían hacer.

Cabe identificar tres factores independientes pero
simultáneos como las razones principales que justifican la
necesidad y la práctica del ABC:

1. El proceso de estructura de costos ha cambiado
notablemente. A principios del
siglo veinte, la mano de obra directa representaba
aproximadamente el 50% de los costos totales del producto,
mientras que los materiales representaban un 35% y los gastos generales
el 15%. Ahora, los gastos generales normalmente hacienden a cerca
del 60% del costo del producto, con los materiales en el orden
del 30% y la mano de obra directa en tan sólo un 10%.
Obviamente, el empleo de las
horas de mano de obra directa como base de asignación
tenía sentido hace 90 años, pero no tiene validez
dentro de la estructura de costos actual.

2. El nivel de competencia que
confronta la mayoría de las firmas ha aumentado
notoriamente. El entorno competitivo mundial y rápidamente
cambiante no es un cliché, es una realidad perturbadora
para muchas firmas. Conocer los costos reales de los productos es
esencial para sobrevivir en esta nueva situación
competitiva.

3. El costo de la medición ha bajado a medida que mejora la
tecnología de procesamiento de la información.
Incluso hace veinte años, el costo de acumular, procesar y
analizar los datos necesarios
para ejecutar un sistema ABC habría sido prohibitivo. Hoy,
sin embargo, estos sistemas de medición de actividades no
sólo son financieramente accesibles, sino que una gran
parte de los datos ya existen en alguna forma dentro de la
organización. Por lo tanto, el ABC puede
resultar sumamente valioso, porque proporciona información
sobre el alcance, costo y consumo de las actividades
operativas.

Los objetivos
fundamentales del Costeo Basado en Actividades.

• 1. Medir los costos de los recursos utilizados al
  desarrollar las actividades en un negocio o entidad.

• 2. Describir y aplicar su desarrollo conceptual
  mostrando sus alcances en la contabilidad gerencial.

• 3. Ser una medida de desempeño, que permita
  mejorar los objetivos de satisfacción y eliminar el
  desperdicio en actividades operativas.

• 4. Proporcionar herramientas para la
  planeación del negocio, determinación de
  utilidades, control y reducción de costos y toma de
  decisiones estratégicas.

Los beneficios de este método.

• 1. Claramente visualizar los logros sobre los costos
  de los productos y descubrir las fallas en las asignaciones
  de los recursos, por lo tanto, de costos.

• 2. Precisar la manera de valuar o no las
  actividades.

• 3. La información confiable para soportar
  decisiones estratégicas.

• 4. Alienta el trabajo en equipo en las áreas
  de Producción y Contabilidad, ya que sin ello, no se
  puede tener la idea clara de Ingeniería de
  Producción y la diversidad de Costos, surgiendo la
  interacción de áreas.

• 5. Identifica y precisa los costos de cada
  actividad.

• 6. Para lograr el punto anterior, se necesita una
  revisión de estructura, en cuanto a "Áreas y
  Niveles de Responsabilidad", de la Organización.

Importancia del
sistema de costeo ABC

• 1. Es un modelo gerencial y no contable.

• 2. Los recursos son consumidos por las actividades y
  estos a su vez son consumidos por los objetos de costos
  (resultados).

• 3. Considera todos los costos y gastos como
  recursos.

• 4. Muestra la empresa como conjunto de actividades
  y/o procesos más que como una jerarquía
  departamental.

• 5. Es una metodología que asigna costos a los
  productos o servicios con base en el consumo de
  actividades.

• Ventajas.

• 1. Permite la investigación sobre las causas
  que originan las actividades y a su vez los costos.

• 2. No plantea dificultades de implantación en
  cualquier tipo de organización.

• 3. Es compatible con el método de Costos
  Totales, o Full Costing, ya que de hecho se fundamenta en el
  cálculo del costo total.

• 4. Permite su adaptación tanto a los costos
  históricos como a los costos standard.

• 5.  Facilita la eliminación de aquellas
  actividades que no generan valor.

• 6. Permite el cálculo "a priori" de
  actividades que se deseen incorporar, así como el
  impacto que las mismas producirían de llevarse a
  término.

• 7. Facilita la toma de decisiones
  estratégicas, ya que pone de manifiesto el nivel real
  de competitividad de la empresa, así como las
  posibilidades de éxito o fracaso frente a la
  competencia.

En relación al punto 5º, cabe acotar que de
múltiples empresas occidentales que auditan sus
actividades, se ha llegado a determinar que entre un 50 y un 70
por ciento de dichas actividades no son valoradas por sus
clientes.

Este dato refleja la importancia que tiene el análisis
de las actividades y el valor agregado que las mismas
generan.

Conceptos y elementos básicos del sistema
ABC.

Recursos: Elementos económicos usados o
aplicados en la realización de las actividades. Se refleja
en la contabilidad de las empresas a través de conceptos
de gastos y costos como sueldos, beneficios, depreciación, electricidad,
publicidad,
comisiones, materiales, etc.

Actividades: Conjunto de tareas relacionadas y que
tengan un sentido económico relevante para el negocio.
Saber distinguir hasta qué nivel llegar en el detalle de
las actividades, es un elemento crítico en un proyecto ABC, la
experiencia es el principal fundamento de este proceso.

Objetos de Costos: Es la razón para realizar una
actividad. Incluye productos/servicios, clientes, proyectos,
contratos,
áreas geográficas, etc.

Drivers: Es un factor o criterio para asignar costos.
Elegir un driver correcto, requiere comprender las relaciones
entre recursos, actividades y objetos de costos. Drivers de
Recursos, son los criterios o bases usadas para transferir costos
de los recursos a las actividades. Drivers de Actividad o Costos,
son los criterios utilizados para transferir costos desde una
actividad a uno o varios objetos del costo. Este driver se
selecciona considerando como se relaciona la actividad con el
objeto de costo y como la relación se puede
cuantificar.

• Principios del método ABC

Las dos ideas fundamentales de las cuales parte la metodología en cuestión son:

• 1. Los productos no consumen costos sino
  actividades.

• 2. Las actividades son las que realmente consumen
  recursos. Los costos son la expresión cuantificada de
  los recursos consumidos por las actividades.

De ello se deriva, en primer lugar, que la gestión de
los costos se deberá centrar, principalmente, en las
actividades que los originan, llevando a que la gestión
óptima de las mismas genere la reducción de los
costos que de ellas se derivan.

En segundo lugar, debe establecerse una relación
causa/efecto entre las actividades y los productos o servicios.
De ello se deriva que a mayor consumo de actividades corresponde
la imputación de mayores costos y viceversa.

Por último, y en tercer lugar, tenemos la mayor
objetividad en la asignación de los costos, resultante
ello de conocer los recursos consumidos en cada actividad. Por lo
tanto, la imputación al producto o servicio
será en función de
las actividades que haya producido o consumido.

El ABC concede la posibilidad de analizar la
información no sobre los costos que se les ha imputado en
función de un determinado criterio, sino para detectar
aquellos trabajos innecesarios que deben ser origen de
reducción e incluso de eliminación.

Diferencias:

Los sistemas de administración de costos basados en
actividades (ABC) ubican los costos generales a las actividades
específicas que los ocasionan, con lo cual proporcionan un
costo del producto más seguro. Cuatro
conceptos clave diferencian los sistemas de contabilidad de
costos basados en actividades de los de contabilidad de
costos tradicional, lo que permite a los sistemas basados en
actividades proporcionar datos de costos del producto más
precisos:

I. Contabilidad de actividad. En un sistema basado en
actividades, el costo del producto es la suma de todos los costos
que se requieren para fabricar y entregar el producto. Las
actividades que desarrolla una empresa
consumen sus recursos, y la disponibilidad y uso de recursos
crean costos. La contabilidad de actividades descompone a una
organización en una estructura de actividades que
proporciona un análisis razonado de causa y efecto de
cómo los objetivos fundamentales y sus actividades
asociadas crean costos y tienen como resultado productos. Un
sistema ABC efectivo usa el siguiente método:

A. Determinar las actividades fundamentales que se
deben llevar a cabo para satisfacer los objetivos de una empresa. Las
actividades permiten la identificación de cómo una
compañía despliega sus recursos para lograr sus
objetivos básicos.

B. Determinar las relaciones causales que permiten que
los productos (resultado) se atribuyan a los insumos (recursos).
Un gran número de estas relaciones se basará en
mediciones no relacionadas con el volumen como el número
de partes en un diseño
nuevo.

C. Comprobar la salida de una actividad en
términos de una medida del volumen de actividad a
través del cual los costos de un proceso de negocios
varían de forma más directa (por ejemplo,
número de configuraciones de máquina que se
requieren para un diseño complejo).

D. Relacionar las actividades con los productos (u
otros objetos) y determinar cuánto de cada actividad se
dedica a ellos. Una estructura de costos, conocida como lista de
actividades, se usa para describir cada patrón de consumo
de actividad del producto.

E. Determinar los factores fundamentales de éxito
mediante los que las actividades de la empresa se pueden alinear
con los objetivos estratégicos planteados. Este paso
indica qué tan efectivamente se lleva a cabo el
funcionamiento que se desea a través de las actividades
que la compañía emprende.

F. Tomar medidas, con la filosofía de mejoramiento continuo, sobre
las oportunidades de productividad que se identifican en los
pasos A-E. Como el costo de actividad es la razón de los
recursos consumidos por una actividad a la medida de la
producción de la actividad, un medio para evaluar la
efectividad y eficacia (es
decir, productividad) está disponible para los
administradores. Ahora se pueden evaluar, en forma realista,
varias alternativas para realizar los cambios que se desean en
los patrones de actividad, a través de la inversión o de medios
organizacionales.

II. Conductores de costos. Un conductor de
costos es un suceso que afecta al costo/funcionamiento de un
grupo de
actividades relacionadas. Los conductores de costos familiares
incluyen el número de configuraciones de máquina,
número de avisos de cambios de ingeniería y número de
órdenes de compra. Los conductores de costos reflejan las
demandas colocadas sobre las actividades en los niveles de
actividad y producción. Al controlar el conductor de
costos, se pueden eliminar los costos innecesarios, lo que tiene
como resultado una mejora en el costo del producto.

III. Identificación directa. La
identificación directa implica atribuir costos a aquellos
productos o procesos que consumen recursos. Muchos costos
generales ocultos se pueden identificar de forma efectiva a los
productos, proporcionando de esta manera un costo del producto
más exacto.

IV. Costos agregados sin
ningún valor. En los procesos de producción, los
clientes pueden percibir que ciertas actividades no agregan valor
al producto. Mediante la identificación de los conductores
de costos, una empresa puede determinar con precisión
estos costos innecesarios. Los sistemas de costos basados en
actividades identifican y colocan un costo sobre las actividades
ejecutadas (que agregan valor y que no lo agregan) de modo que
la
administración puede determinar los cambios esperados
en los requerimientos de recursos para cada actividad. En
contraste, los sistemas de costos tradicionales acumulan costos
mediante partidas de línea presupuestaria y por funciones.

Estos cuatro conceptos básicos se incluyen en los
sistemas de contabilidad de costos basados en actividades, y
conducen a información de contabilidad de costos
más precisa. Además, los sistemas de contabilidad
de costos basados en actividades proporcionan más
flexibilidad que los sistemas tradicionales porque producen una
variedad de cifras de costos útiles para contabilidad de
tecnología, contabilidad de costos de productos y
análisis de ciclo de vida.
Además, estas cifras de costos se pueden aplicar en la
toma de varias decisiones especiales, que incluyen
determinación de inventarios,
presupuestar/pronosticar, análisis de línea de
productos, decisiones tipo hacer/ comprar y diseño de
costos.

Fundamentos
Teóricos del Sistema de Costo ABC

Los Sistemas de Costos por Actividades, conocidos por la
denominación anglosajona como "Activity Based Costing"
(ABC) se presentan como una herramienta útil de
análisis del costo y seguimiento de actividades, factores
relevantes para el desarrollo y
resultado final de la gestión empresarial. La
localización de los mercados y las
exigencias de los clientes obligan a la organización a
disponer de la información necesaria para hacer frente a
las decisiones coyunturales.

Este sistema permite la asignación y
distribución de los diferentes costos indirectos de
acuerdo a las actividades realizadas, identificando el origen del
costo de la actividad, no sólo para la producción
sino también para la distribución y venta,
contribuyendo en la toma de decisiones sobre líneas de
productos, segmentos de mercado y relaciones con los
clientes.

Los sistemas de costos basados en las actividades basan su
fundamento en que las distintas actividades que se desarrollan en
la empresa son las que consumen los recursos y las que originan
los costos, no los productos, estos sólo demandan las
actividades necesarias para su obtención. La empresa
reorganiza la gestión de sus costos, asociando estos a sus
actividades. El costo del producto o servicio se obtiene como la
suma de los costos de las actividades que intervienen en el
proceso.

Las actividades son ahora el centro del sistema contable y no
los productos. Estos pierden protagonismo como único
objetivo de costo, es decir, el ABC emerge como un sistema de
gestión integral y no como un sistema de cuyo objetivo
prioritario es el cálculo del costo del producto.

Los sistemas ABC imputan los costos a los productos en
función de la demanda de actividades a lo largo de todo su
ciclo de vida. Las bases de imputación de los costos en un
sistema ABC están relacionadas con la medición de
las actividades desarrolladas. No sólo cambia la naturaleza de
los criterios de imputación de los costos, sino
también el número de bases utilizadas para imputar
los mismos a los productos.

El ABC mide el alcance, costo y desempeño de recursos,
actividades y objetos de costo. Los recursos son primero
asignados a las actividades y luego estas son asignadas a los
objetos de costo según su uso. Los recursos no cuestan,
cuestan las actividades que hago con ellos.

Conclusiones

• 1. Los sistemas de costos tradicionales (por
  procesos) no proporcionan información adecuada y
  oportuna para una gerencia estratégica de los
  costos.

• 2. La contabilidad por actividades (Costeo ABC) es
  una técnica de gestión avanzada que permite
  determinar costos de productos a partir de la
  conformación de la cadena de valor de una
  organización.

Autora:

Lic. Kirenia Alina Matos Peña

Coautores:

Lic. Geovanny Sosa Tejeda

Lic. Kentny María Mora Reyes

Las Tunas, Febrero 2010

Universidad ¨Vladimir Ilich Lenin¨

Facultad de Ciencias
Económicas

Las Tunas.