La génesis de los documentos

Introducción

Todo documento escrito se produce en un lapso temporal,
en el que es posible establecer distintas situaciones de su
evolución genética. Mediante la
escrituración documental, la voluntad recuerda la
acción previa que ha motivado dicha escrituración
y, en consecuencia, los documentos se escriben ad
cautelam o in memoriam de dicha
acción.

Tanto los documentos simples que originan el expediente
administrativo contemporáneo como la producción
documental medieval y moderna se agrupan en sucesivas fases
comprendidas en dos momentos, conceptualmente distintos, que
pueden ser sucesivos o bien pueden darse unidos sin
solución de continuidad. De manera que el documento es
consecuencia de un itinerario temporal, en el que se suceden una
actio, el nacimiento del acto jurídico, y una
conscriptio, su puesta por escrito.

La conclusión del proceso de elaboración
documental está constituida por la traditio, o
entrega material del documento a la parte interesada, que lo
conservará como título a efectos
probatorios.

Actio (inicio del
acto jurídico)

Un acto jurídico (negotium) es una
declaración de voluntad por la cual una o varias personas
pretenden producir efectos amparados por el Derecho. Es entonces
un acto voluntario destinado a suscitar, confirmar, modificar o
entender los derechos y las obligaciones y a engendrar un
recurso, en justicia, en caso de que el derecho sea
amenazado.

El acto jurídico que precede a la
escrituración puede comprender distintas fases que, o bien
provocan el nacimiento del actum negocial, o bien
participan en el mismo. Entre las primeras se encuentran la
petitio y la intercessio y, entre las segundas,
la interventio y la testificatio.

2.1 Petitio (petición)

La petitio es la petición motivada,
escrita u oral, y presentada o dirigida a una autoridad por el
futuro beneficiario de un acto o por su representante para que se
tome en su favor una decisión.

Si el hecho jurídico contenido en el documento
surge como consecuencia de una petición hecha por la parte
interesada, la petitio puede quedar reflejada en la
propia formulación de un modo claro, concretamente en la
exposición de motivaciones del texto documental. Estas
menciones son frecuentísimas en todo tiempo: en algunos
documentos hispano-visigodos, el uso de las peticiones se
manifiesta ya en el siglo VI.

En la cancillería pontificia, a partir del siglo
XIII, las súplicas dirigidas a la Santa Sede debían
ponerse por escrito y redactarse conforme a un formulario fijado.
A partir del siglo XV se transformaron en títulos por la
aposición de una forma de otorgamiento, llamada
"signatura" que adoptaba formas diferentes (aprobación por
Fiat, por Concesum o por
Audiat).

La petición escrita elevada a la autoridad se
llamó también "memorial", sobre todo en la
documentación de Indias. En caso de que fuera dirigida a
un juez o tribunal, también se denominaba
"demanda".

El placet es la aprobación dada por una
autoridad a una petición.

2.2 Intercessio
(intervención)

La intercessio es la intervención de un
tercero (intercessor) para apoyar una demanda. Si se
redacta por escrito recibe el nombre de
"recomendación".

Los intercesores solían ser miembros de la
familia del soberano, altos dignatarios laicos o
eclesiásticos o, más tardíamente,
funcionarios de la Administración, los cuales presentaban
la súplica al peticionario a quien había de
concederla, rogándole su aceptación.

En la documentación hispano-visigoda quedan
huellas de intercessio delatadas por verbos como
suggerere o rogare.

En la documentación de Indias, el lugar de la
intercesión lo ocupará oficialmente el informe, de
manera que los memoriales presentados a través de las
autoridades delegadas debían ser informados.

2.3 Interventio o consensus
(consentimiento)

El consentimiento (consensus) es un
asentimiento dado por quien está de acuerdo con una
decisión, a la que tenía derecho a
oponerse.

Se trata, en consecuencia, de la participación
que, por distintas causas, tienen terceras personas en la
actio documental, dando su consentimiento al acto
jurídico.

El origen de dicha intervención se encuentra en
la Alta Edad Media, en las confirmaciones de documentos
anteriores. En estos casos, el soberano solicitaba la
intervención de terceras personas que, pudiendo recibir un
daño con el asunto confirmatorio, daban su consentimiento
o conformidad a la disposición real. Los confirmantes del
pie del documento son reflejo de la
interventio.

Estos intervinientes suelen estar íntimamente
relacionados con el otorgante del documento, así los
grandes personajes del reino en los documentos reales, los
cardenales en los documentos pontificios o la mujer casada bajo
el régimen de comunidad de bienes en los contratos
realizados por su marido.