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Integración del Control Presupuestal (página 2)




Partes: 1, 2

  • H. Centrar sobre él las aclaraciones o soluciones importantes presupuestales.

  • Las funciones sobresalientes del comité son:

    • A. Examinar, aprobar, y ajustar las estimaciones de gastos departamentales.

    • B. Aprobar o ajustar los presupuestos generales y parciales.

    • C. Presentar los presupuestos a autorización al gerente general y este al consejo de administración.

    • I. DURACIÓN

    Es importante precisar el periodo de duración del presupuesto, regularmente los presupuestos abarcan más de uno o dos ejercicios sociales (12 o 24 meses) por la imposibilidad de prever mas delante de estos lapsos; pero fraccionándolos en estimaciones mensuales, trimestrales, o semestrales.

    Una vez que se ha establecido el periodo presupuestario, la selección del personal que deberá trabajar en la elaboración del presupuesto y el estudio para su conexión con el Sistema Contable, se puede comenzar con un boletín dirigido a todos los componentes de la organización, en el que comunique las perspectivas y los objetivos de la empresa, conteniendo un mensaje optimista y entusiasmo y buena voluntad en el personal.

    • III. FASES

    Todo estudio sistemático requiere de un orden o encauzamiento en su desarrollo, respecto al control del Sistema Presupuestal, las etapas son:

    • PREVISIÓN

    • PLANEACIÓN

    • FORMULACIÓN

    • APROBACIÓN

    • EJECUCIÓN Y COORDINACIÓN

    • CONTROL.

    • EVALUACIÓN

    • a) De Previsión.- Apreciar y tener anticipadamente todo lo necesario para el cumplimiento expedito de las fases del Control Presupuestal.

    • b) De planeación. Todo acto debe ser planeado, y en el caso de los presupuestos, con mayor razón, toda vez que resulta ser inherente; uno de los primeros pasos a dar, es elegir la personas (Director o Comité, generalmente existen ambos) que se harán cargo de todo el sistema presupuestario, desde su planeación.

    • c) De Formulación.-Esta fase integra la elaboración de los presupuestos parciales, que se hacen en forma analítica de cada departamento del organismo del organismo, y la realización de los presupuestos globales o sumarios previos, puesto que están sujetos a ajustes; pero con la visión completa, general del presupuesto.

    • d) De Aprobación.-Es la Dirección General o Gerencia de la entidad, después del comité, quien sanciona los presupuestos hasta el resultante del paso anterior; simultáneamente son verificados por los jefes de departamento, y otros funcionarios que se hagan responsables de llevarlos a cabo.

    • e) De Ejecución y Coordinación.-El trabajo de llevar a efecto los presupuestos , es de todo el personal , desde los obreros , bajo las ordenes de su jefe, hasta los funcionarios de lamas alta jerarquía; por lo que es necesario formular manuales específicos de labores coordinadas de procedimientos y de métodos.

    • f) De control.-Corresponde a la serie de funciones encaminadas a la observancia y la vigilancia del ejercicio del presupuesto. El objetivo de controlar el desarrollo del presupuesto, es localizar actitudes perjudiciales en el momento en que aparecen, para evitar que ocasionen momentos críticos o de mayor importancia negativa.

    El control del presupuesto de hace, básicamente, partiendo del sistema presupuestado, registrado lo realizado, y por comparación, determinar las variaciones o desviaciones, mismas que se estudian y se analizan, para dar lugar a acciones correctivas y superaciones.

    Analizar y estudiar de las variaciones o desviaciones, de tal forma, que den a lo siguiente:

    • a)  Localizar el área del problema

    • b)  Celebrar pláticas con el concurso de los supervisores y los funcionarios de dicha área.

    • c)  Analizar la situación del trabajo, la secuencia, la coordinación de actividades, y la efectividad de la supervisión.

    • d) Observar directamente el trabajo del departamento afectado.

    • e)  Entablar pláticas con el funcionario en línea.

    • f)  Nombrar personal para el estudio del problema específico, y llevar acabo practicas especiales de auditoría interna.

    • g) Formular reportes en los que colaboren tanto el personal involucrado como quienes estudian directamente el problema

    • h)  Investigado y delimitar el problema y sus causas, emitir un informe en el que se mencionen estas, y la forma en que se obtuvieron

    • g)  De Evaluación Con base en los resultados obtenidos y sus costos, se hace la evaluación mediante la comparación, el análisis, la revisión y la interpretación de ellos, para formular un juicio y determinar si se está procediendo correctamente, o de lo contrario, tomar las decisiones necesarias.

    4.-MANUAL. El manual de control presupuestal, tiene muchas similitudes con los manuales a los instructivos de contabilidad, organización, etc., cuya finalidad es presentar en forma escrita las políticas, las operaciones, etc., de la empresa, así como definir responsabilidades y limites de autoridad de las personas que intervendrán en el control presupuestal.

    Dicho manual debe contener en forma detallada:

    • a) Las bases, los propósitos y los funcionamientos del sistema de presupuestos, así como la responsabilidad asignada a cada jefe de departamento.

    • b)  El periodo que abarcara el presupuesto.

    • c)  La organización necesaria para su administración.

    • d)  Los procedimientos para formular los presupuestos.

    • e)  El instructivo para el manejo de las formas necesarias para su control, así como el establecimiento de los informes del presupuesto.

    • f)  Graficas adecuadas a cada nivel, mostrando los presupuestos que se van a elaborar.

    • g) Obligaciones del director de presupuesto y relaciones con los diferentes ejecutivos.

    • h)  Procedimientos a seguir para la elaboración y la revisión de las estimaciones.

    • i)  Procedimiento a seguir para la elaboración.

    • j)  Obligaciones de todos y cada uno.

    La elaboración de un manual ofrece numerosas ventajas, ya que por medio de él se entera al personal de los propósitos y los resultados que se esperan obtener, define las autoridades y funciones, delimita responsabilidades de las personas que formularan y ejecutaran los presupuestos, se logran una uniformidad en el manejo del mismo, y facilita la supervisión.

    Un sistema de control presupuestal puede llevarse a cabo con o sin el manual, sobre todo en aquellas empresas pequeñas las ventajas de controlar con un manual del presupuesto, compensa el trabajo que se re quiere para elaborarlo, principalmente en las grandes compañías en donde se tiene diversas unidades de bajo una propiedad común. En estos casos, el manual se hace indispensable para que cada unidad prepare uniformemente sus estimaciones.

    Monografias.com

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    Presupuestos de ingresos

    Es el primer paso en la implantación de todo programa presupuestal, en los organismos privados, ya que este renglón es el que proporciona los medios para poder llevar a cabo, las operaciones de la negociación, el presupuesto de ingresos está formado por los siguientes presupuestos:

    • Presupuesto de venta

    • Presupuesto de otros ingresos

    1. PRESUPUESTO DE VENTAS

    El presupuesto de venta, se han encontrado en nuestros días, procedimientos diversos que sirven para prever casi en forma acertada las ventas, obtenidas por la experiencia lograda a través de los años, por la aplicación de técnicas de administración científica, y por las situaciones generales y particulares, que ayudan a la predeterminación de las mismas, como puede ser el "lote económico".

    El logro del presupuesto de ventas; dichos factores son:

    • Específicos de ventas,

    • De fuerza Económicas Generales.

    • De influencias Administrativas.

    • a) factores ESPECÍFICOS

    Se clasifican a su vez en:

    • a)  De Ajuste. Se refiere a aquellos factores por causas fortuitas o de fuerza mayor, accidentales, no consuetudinarias, que influyen en la predeterminación de la ventajas.

    • De Efectos perjudiciales

    • De Efectos saludable

    Los primeros son aquellos que efectuaron en decremento las ventas del periodo anterior, y que obviamente deberán de tomarse en cuenta para el presupuesto de los ingresos.

    Los segundos son aquellos que efectuaron en beneficio a las ventajas del periodo anterior, y que posiblemente no vuelvan a ocurrir.

    b). De Cambio. Se refieren aquellas modificaciones que van efectuarse, y que deben luego influirán en ventas, tales como;

    • Cambio de material, de productos, de presentación, rediseños etc.…

    • Cambio de producción, adaptaciones de programas de producción mejorando las instalaciones de la empresa, etc.

    • Cambio de mercados, teniendo estos como finalidad el estudio de la variación de moda, de la actividad económica, el desplazamiento de industrias, etc.

    • Cambio de los métodos de venta, se logra, mejorando los precios, los servicios, la publicidad, o aplicando mejores sistemas de distribución en los renglones referentes a las comisiones y las compensaciones

    C).Corrientes de crecimiento. Estos factores se refieren a la superación en las ventas, tomando en cuenta el desarrollo o la expansión efectuados por la propia industria, como lo es en forma importante también, el crédito mercantil, independiente de otras ramas productivas con las que lógicamente se tendrá igualmente un incremento en las ventas.

    • b) Fuerzas Económicas Generales

    Representa una serie de factores externos que influyen en las ventas: estos factores son un estado de situaciones, y no algo preciso, de los cuales se hablan en términos cualitativos, surgiendo el problema cuando de hace referencia a términos cuantitativos.

    • c) Influencias Administrativas

    El presente factor es de carácter interno de la entidad económica: refiriéndose a las decisiones que deben tomar los dirigentes de dicha entidad, des pues de considerar los factores específicos de ventas y las fuerzas económicas generales, y que deben luego repercuten en forma directa en el presupuesto de ventas por formula.

    • d) Presupuesto De Ventas En Unidades Y Valores

    General mente el presupuesto de ventas es el eje de los demás presupuestos, por lo que debe primeramente, cuantificarse en unidades, en especie, por cada tipo o línea de artículo, y una vez afinado o después, entonces se procede a su valuación, de acuerdo con los precios del mercado, regido por la oferta y la demanda, o cuando no sea así, por el precio de venta unitario de terminado, con lo cual se tiene el monto de ventas en valores monetarios.

    • e) FORMULAS

    PV = Presupuesto de Ventas.

    V =Ventas del Año Anterior

    F =Factores Específicos de Ventas

    a = Factores de Ajuste

    b = Factores de Cambio

    c = Factores Corrientes de Crecimiento

    E = Fuerza Económica Generales

    (% estimando de realización, previsto por economistas).

    A =Influencia Administrativa

    (% estimado de realización por la administración de la empresa).

    FORMULA DEL PRESUPUESTO DE VENTAS

    Ejemplo (por cada producto)

    V= Ventas de Año Anterior=$5´000,00

    F=Factores Específicos de Ventas:

    a = -800,000.00

    b= +500,000.00

    c= + 600,000.00

    E = Fuerza Económica Generales -5%

    A = Influencia Administrativas +10%

    Despues de la obtenion del presupuesto de ventas, se puede dividir en meses, por zonas de vanta o por zonas de vanta o por linea de producto. Tomando para ello la acumulacion de datos estadiscticos hasta el final del ejercicio

    Es conveniente precisar que el presupuesto de ventas es por lo general, la base de los demas presupuestos, pero tambien el se auxilia de otros.

    2. PRESUPUESTO DE OTROS INGRESOS

    Se refiere a ingresos propios y ajenos, que no son los normales, no consuetudinario, o sean los accesorios que tiene una entidad, como:

    • a) Préstamos y operaciones financieras, en los que se integran aspectos bancarios, refaccionarios, de habilitación y avió, emisión de obligaciones hipotecarias, etc.

    • b)  Aumentos de capital, por entregas en efectivo, etc.

    Presupuestos de egresos e inversiones

    Está Integrado por:

    • Presupuesto de inventarios, producción, costo de producción, y compras

    • Presupuesto de costo de distribución y administración.

    • Gasto de venta, y

    • Gasto de administración

    • Presupuesto de impuesto sobre la renta

    • Presupuesto de aplicación de utilidades

    • Presupuesto de otro Egreso

    • Presupuesto de inversiones a más de un año.

    • 1. PRESUPUESTO DE INVENTARIOS, PRODUCCIÓN,

    COSTO DE PRODUCCIÓN, Y COMPRAS

    a).Presupuesto de Inventario. Una vez predeterminadas las ventas, cuyo presupuesto es un elemento indispensable en la fórmula del programa de trabajo, de casi todas las demás funciones de la empresa, es necesario presupuestar la producción de artículos en cantidad suficiente para cubrir la demanda requerida en el presupuesto de venta.

    Un inventario excesivo ocasiona gastos innecesarios, derivados del manejo y almacenamiento de inversiones ociosas, pago de seguros, intereses, obsolescencia, etcétera.

    Por otra parte, un inventario insuficiente daría lugar a demoras en el despacho de pedidos y por ende, baja en las ventas.

    Se deduce que es imperioso determinar el inventario adecuado, para lo cual es recomendable considerar varios factores, como la duración del periodo de producción y la fluidez de la fabricación, de tal forma que al mantener un ritmo de la producción, se provocan las cantidades suficientes de inventarios para surtir, de manera correcta los pedidos y evitar la acumulación excesiva de existencia, en la época de poca demanda.

    Se puede utilizar el procedimiento denominado Rotación de Inventarios, que es una medida de análisis para determinar las veces que los inventarios en existencia han dado vueltas en relación con las ventas, de tal manera que cuanto mayor sea la rotación, menor será la cantidad de capital de trabajo necesario, y a caso sea la mayor utilidad de operación en relación con el capital invertido. La relación que se desea entre las ventas de un año y el inventario real en un momento determinado es lo que se conoce como la rotación estándar de inventarios, con finalidades para el presupuesto. Haciendo una comparación de lo real con lo estándar, se está en posibilidades de decir si un inventario es excesivo o es insuficiente, como ejemplo se presenta el siguiente.

    Suponiendo que las ventas, en unidades, de un año fueron de 60,000 unidades, y el promedio de inventarios es de 20,000 unidades la relación de inventarios será tres:

    B).- PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN

    Está basado en el presupuesto de ventas, ya que debe satisfacer sus requerimientos, considerando:

    • Capacidad productiva de la planta.

    • Disposiciones y limitaciones financieras.

    • Accesibilidad a los elementos del costo, maquinaria, equipo, locales, instalaciones, etcétera.

    • Requerimientos y/o políticas sobre inventarios.

    La determinación de este presupuesto debe hacerse en dos partes (unidades y valores):

    a).- Primera: en unidades; como quizá esta medida la capacidad productiva y la de los inventarios, deben calcularse las ventas y un inventario base (aquel al que se quiere llegar al finalizar del periodo, por resultar el ideal).

    Ejemplo:

    Datos: Se tiene un presupuesto de ventas de 1"600,000 unidades; en la empresa considera ideal una rotación mensual de inventarios (doce al año) y se cuenta con inventario real al final del ejercicio anterior de 135,000 unidades. Determinar el presupuesto de producción.

    SOLUCIÓN

    Según el dato anterior, en el siguiente ejercicio se tienen que producir 1"590.000 unidades para lograr una venta de 1"600,000 unidades, y determinar con un inventario de 125,000 unidades.

    OTRO EJEMPLO (por cada tipo de artículos)

    En el año "X", se venden 800,000 unidades, mas factor equivalentes de ventas de 400,000 unidades (1"200,000 Us.), que se considera como presupuesto suficiente para el siguiente año.

    Se supone que el inventario base para el siguiente año es de 200,000 unidades, pero el inventario real final de ese ejercicio es de 300,000 unidades. Determinar la rotación estándar y el monto de unidades de presupuesto de producción para el año próximo.

    SOLUCIÓN

    Para controlar la fabricación (semanal, mensual, bimestral, etc.) puede hacerse en base a las siguientes necesidades:

    a.1).-Producción Uniforme. Los departamentos productivos requieren para facilitar su actividad, aprovechar su capacidad productiva y abatir costos, fabricando grandes cantidades, estandarizando la producción, procurando el mínimo de cambios en el proceso, abatimientos de tiempos, etcétera, por ello que se preferirá trabajar en un mismo volumen siempre para que la producción tendrá un comportamiento constante.

    a.2).- Nivel Constante de Inventarios. Quizá por el tipo de instalaciones, sistema productivo, necesidades de control, políticas de inventario, y sobre todo por los costos que representan, se preferirá que sean constantes las existencias de inventarios, lo que mantendrá similitud de comportamiento entre producción y ventas.

    a.3).-Flexibilidad tanto en la Producción como en los inventarios. Tratar de desarrollar el equilibrio entre ventas, producción, finanzas, e inventarios; periódicamente, para buscar los menores costos y las mayores utilidades, considerando:

    • Las políticas de inventarios.

    • Las necesidades de ventas

    • La capacidad productiva

    • Y ortos fenómenos aleatorios, como periodos vacacionales, tendencias cíclicas de las ventas, disponibilidad de materiales, condiciones sindicales, etcétera.

    Una vez obtenido el presupuesto de producción en unidades, se procede a formular el calendario de elaboración, que es la determinación de las cantidades a producir mensual, bimestral, etc., para cubrir el programa de ventas, considerando el inventario base.

    b).-Segunda, en valores, procederá hacer una cuantificación pecuniaria, con la del calendario de producción en unidades, con la cual será relativamente sencilla y rápida, si se tiene implantada la técnica de costos estimulados o la de estándar, puesto que existirá en cualquiera de los dos costos unitaria; para determinar estimativamente un costo unitario que servirá de base de aplicación a la producción presupuestada, y así precisar su costo, siendo necesario antes, hacer el estudio de gastos constantes y variables en relación con la producción presupuestada.

    C).-Presupuesto de compras de Materiales

    Este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materiales. Para elaborarlo es necesario hacer ese mismo presupuesto, en unidades, con el objeto de determinar en términos generales, cuantas unidades de materiales se requerirán a lao largo del ejercicio, para producir los volúmenes indicados por el presupuesto de elaboración, por cada tipo de productos.

    2.-PRESUPUESTOS DE COSTO DE DISTRIBUCION

    (Gastos de Venta)

    Comprende las operaciones habidas desde que el producto fue fabricado, hasta que es puesto en manos del cliente; por lo pronto, integra los gastos que corresponden a las erogaciones por remuneración a vendedores, gastos de oficinas de ventas, publicidad y propaganda, gastos de transporte, gastos de almacén de artículos sujetos a la venta, etc..

    Una vez calculado el presupuesto, será necesario, al igual que en todos los casos, corregirlo como resultado del cambio en las condiciones del presupuesto original, informar a los ejecutivos responsables de las ventas, sobre las desviaciones habidas, con condiciones para corregir los errores en que se hubiere incurrido, siempre tratando de determinar las tendencias que puedan afectar las actividades de distribución y que den lugar a cambios en la estimación original de los Gasto de Venta.

    A).-Presupuesto de Publicidad, Propaganda y Aspectos Afines.

    Es el conjunto de medios necesarios para despertar el interés de los consumidores en potencia y crearles hábitos de compra a través de mensajes, impacto que produzca la presentación del producto, beneficios que ofrezca, calidad, calidad, etc. Lo cual será más efectivo cuanto más individual, especifico, y diferente sea.

    • a) Utilidad

    La publicidad, la propaganda, etcétera, representa uno de los medios de que se valen comerciantes e industriales, para llegar sus productos al consumidor, en coordinación con los demás recursos con que cuentan las empresas con objeto de aumentar sus ventas. Son tan importantes, que generalmente, es lo que da lugar al crecimiento y sostenimiento de la entidad.

    • b) Elaboración de "El presupuesto"

    La elaboración de este presupuesto se puede llevar a cabo siguiendo los métodos más conocidos; pero ocupando el que más se acomode a las exigencias de cada empresa, entre los cuales se citan: porcentaje fijo sobre ventas, empuje publicitario de la competencia, objetivos a alcanzar, básicamente.

    Una vez precisados los aspectos anteriores, se puede determinar el monto del presupuesto y como se va ir ejercitando, no sin antes de haberse basado en el análisis de resultados de los últimos años y factores que han influidos en las ventas, así como la determinación de medios de publicidad.

    • c) El presupuesto de la publicidad, la propaganda, Aspectos Afines y la Mercadotecnia

    La influencia de la publicidad, la propaganda, la Mercadotecnia y aspectos afines en este tipo de presupuestos normalmente es grande, por lo que se hace necesario establecer un programa general de publicidad, Mercadotecnia, etc. la cual respecto a la virtud empieza en la planeación del consumidor.

    3. PRESUPUESTO DE GASTOS DE ADMINISTARCION

    En este presupuesto, se incluyen aquellos gastos que se derivan directamente de las funciones de dirección y control de las diversas actividades de la empresa, su contenido están amplio que la determinación de su naturaleza dependerá de la organización interna y del medio en que se desarrolle cada empresa en particular.

    Para elaborar este presupuesto, es preciso efectuar una análisis de los gastos incurridos en el pasado, para precisar el porqué de las erogaciones, cuales son gastos constantes y cuales variables, además de determinar sobre quien o quienes recae la responsabilidad del control de las erogaciones.

    4. PRESUPUESTO DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA

    La preparación de este presupuesto es sumamente sencilla, pues es suficiente tomar como base para su cálculo los resultados predeterminados que se derivan de los presupuestos de ventas y costos, para aplicar tarifas en vigor a la fecha de su realización.

    5.-PRESUPUESTO DE APLICACIÓN DE UTILIDADES

    Con base en las utilidades presupuestadas, resulta importante la elaboración de un presupuesto de aplicación de las mismas, de acuerdo con los planes proyectados y los datos derivados de los demás presupuestos formulados, tales como planes de expansión a largo plazo, presupuesto de inversiones, etc., así como las restricciones de carácter legal y estatuario que condicionen tal aplicación.

    6. PRESUPUESTO DE OTRO EGRESOS

    Dichas partidas deberán distribuirse dentro del presupuesto, de acuerdo con los datos específicos de contratos, convenios o documentos que se proyecten elaborar en la realización de tales operaciones.

    7. PRESUPUESTO DE INVERSIONES A MAS DE UN AÑO

    Tiene como objetivo fundamental, la correcta planeación y el estudio racional de los factores que intervienen en la decisión de realizar dichas inversiones, tales como urgencia y necesidad, de acuerdo con los planes de expansión , avance en el aspecto tecnológico, etc., épocas de realización, fuentes de financiamiento, así como administración de los fondos y su disponibilidad .

    Presupuesto del costo de producción de lo vendido

    Al efectuar el presupuesto de producción en unidades; y una vez conocido el costo de los inventarios iniciales, s e procederá a valorizarlos inventarios finales, de acuerdo con los valores que sirvieron de base, para obtener el costo de producción, presupuestado.

    VI. PRESUPUESTO FINANCIERO

    Es el presupuesto financiero que generalmente, el presupuesto hace al final, porque recibe constantes ajustes, que incluso son los últimos.

    • 1. PRESUPUESTO DE CAJA

    Está constituido por saldos disponibles en caja y bancos, inversiones temporales de fácil realización, estimaciones de dinero o recibir, de acuerdo con la política de crédito y los hábitos de pago de los clientes, así como los desembolsos que deberán hacerse, de acuerdo con las políticas financieras.

    Su realización debe ser cuidadosamente planeada y desarrollada, basada en los demás presupuestos, ya que se realiza obviamente al último, teniendo como objetivos:

    • A) Respecto a los Ingresos

    Aprovechamiento superior

    • a) Conocer la estimación correcta de los cobros, de acuerdo con las políticas de crédito establecidas.

    • b) Precisar el financiamiento exterior, de conformidad con los planes elaborados.

    • c) Palpar el cumplimiento de las decisiones tomadas, en relación a los aumentos de capital, las emisiones de obligaciones, etcétera.

    • d) Procurar la obtención de líneas de crédito, para el desarrollo, para el descuento de documentos.

    • B) Respecto a los Pagos

    Decisión sobre la forma de pagos.

    • a) Procurar el cumplimiento oportuno de las obligaciones regulares, por pagos de sueldos y salarios, ciertos servicios como el agua, la luz, los alquileres, etcétera, incluso puede hacerse para dividendos por pagar.

    • b) Pretender el establecimiento de las provisiones necesarias, para el cumplimiento de obligaciones derivadas del logro de otros presupuestos, ejemplo, impuestos a la producción, IVA, impuesto sobre el valor agregado, sobre la renta, etc.

    • c)  Fijación de políticas de pagos, por créditos de proveedores, en concordancia con la rotación de cuentas por cobrar y corto plazo medio de cobranza.

    • d) Estimar los gastos que puedan preverse, como resultado del cumplimiento de otros presupuestos.

    • e) Economías por pagos anticipados, ya que el descuento por ese concepto, es superior a una tasa de interés sobre un préstamo normal.

    • C) Generales

    Decisiones sobre adquisición de bienes de operación. El capital invertido en operaciones de producción y ventas, generalmente permite mayor utilidad, por lo que se debe reducir el momento de efectivo y aumentar los derechos a más de un año.

    El movimiento o secuencia de fondos, se puede ilustrar en forma de estado, o bien esquemáticamente.

    Secuencia del efectivo

    (Cash Flow)

    • a) Introducción

    Estudiar y analizar la necesidad de pronosticar la secuencia pecuniaria, con referencia a sus fuentes y usos en un periodo futuro especifico de empresa.

    • b) Antecedentes

    El término "Secuencia al Efectivo" apareció en la década de los cincuenta, en conferencias y trabajos realizados por los estudiosos de la administración.

    • c) Conceptos

    Es el estudio, el análisis y el pronóstico de la circulación pecuniaria, con referencia a sus fuentes y usos en una empresa, en periodo futuro determinado, con el objeto de planeación y control del dinero.

    • d) Objetivos

    So en gran parte, los mismos que se persiguen con el presupuesto de caja, pero más a fondo y afinados. Los principales son:

    • Mejor manejo de fondos

    • Inversiones en valores

    • Inversión en bienes de operación

    • Economías por los pagos anticipados

    • Dividendos por pagar

    • Política de crecimiento

    • Obtención

    • Coordinación entre cobros y pagos

    • Base para el presupuesto respectivo(el de caja)

    • Pronostico a corto y a largo plazo

    • e) Fondos de Capital

    Es donde necesariamente se hace un estudio de los fondos de capital, los cuales son:

    • Fondos en efectivo

    • Fondos de operación

    • f) Circulación de dinero en los negocios

    En forma general, se pueden establecer las siguientes etapas para la circulación del dinero en las empresas.

    • El efectivo se invierte en mercancías, materiales, sueldos y salarios directos, y gastos indirectos de producción.

    • Los artículos se han transformado parcial o totalmente, estos últimos se venden con un margen de utilidad previamente establecido.

    • Como consecuencia de la venta, se obtiene dinero en efectivo o cuentas por cobrar; los anteriores conceptos incluyen costo y utilidad.

    • El efectivo cobrado se deposita en el banco.

    El resultante del pronóstico, debe proporcionar ala gerencia información que le permita solucionar problemas en el manejo de efectivo. En cuanto al lapso del proyecto, los pronósticos se dividen en:

    • Pronostico a Corto Plazo.-Son programas que varían en tiempo, según el propósito o necesidades, pero nunca abarcan más de un año.

    • Pronostico a Largo Plazo.-Son más de un año, y sirven para apreciar la posición del efectivo por causas de la modernización, la expansión, y la organización, entre otras.

    • h) Manejo de secuencia del Efectivo

    Es recomendable la centralización en el manejo de fondos, por las siguientes ventajas:

    • Se mantienen saldos adecuados en las cuentas bancarias, por lo tanto, se facilita la obtención de préstamos, dado el caso.

    • Mejor control y delimitación de responsabilidad.

    • Se mantiene con facilidad el volumen de operaciones normales.

    • i) Obtención optima de fondos.

    Para llevarla a efecto, se pueden tomar las siguientes medidas:

    • Mejorar y mantener una organización adecuada para la facturación.

    • Revisión e implantación, en su caso, de procedimientos en los departamentos de crédito y cobranzas.

    • Aplicación adecuada en materia fiscal

    • En general, una programación absoluta de cada movimiento de efectivo.

    • j) Programación de la cobranza.

    La programación de cobranza, la cual se puede resumir y es así como es más factible y confiable.

    • k) Empleo de los Estados de Secuencia de Efectivo

    La información suministrada será de gran interés y provecho, pues se percata de la cantidad de efectivo, generada por las operaciones propias de la empresa, así como la obtención de dinero ajeno; por otro lado, sabrá de las aplicaciones, que deben estar en consonancia con los planes o los presupuestos generales.

    • l) Principales Aplicaciones

    Independientemente en si, de la importancia de la técnica, esta tiene mucho empleo en diversos aspectos, entre los que se destacan:

    • En análisis de las inversiones y los valores

    • En estadísticas financieras e informes anuales

    • En la elaboración del estado o respectivo.

    • En la designación del dinero, que proviene de las operaciones realizadas y presentadas en un estado de fondos.

    • Como sistema para pronosticar y controlar el pecuniario dentro y fuera del negocio, en la promoción y la obtención de efectivo, dando un uso optimo a los fondos.

    • En los almacenes e inventarios, dada su similitud en el control y los movimientos

    • Para decisiones sobre análisis del tipo del rendimiento, de recuperaciones en el presupuesto de capital, y otras técnicas administrativas similares.

    • m) Conclusión

    Donde se aprecia globalmente y en forma sucinta el presupuesto financiero.

    Resultados presupuestados

    La formulación de los presupuestos relativos a las cuentas de resultados, constituyen la base de realización del estado de resultados presupuestado, mediante el ensamble de las diversas estimaciones estudiadas.

    VIII. POSICION FINANCIERA, PRESUPUESTA

    Parte de la posición financiera al inicio del periodo presupuestal, si se afectan sus valores con las estimaciones obtenidas en los presupuestos relativos a dicho periodo, se estará en condiciones de obtener de la posición financiera presupuestada a la terminación del ejercicio.

    IX. ORIGEN Y APLICACIÓN DE RECURSOS, PRESUPUESTO

    Una vez formulada la posición financiera presupuestada, está en condiciones de preparar el origen y la aplicación de recursos presupuestado, mediante la comparación de las posiciones financieras al principio y al final del ejercicio, por medio de las variaciones.

    X. DETERMINACIÓN Y ESTUDIOS DE LAS VARIACIONES

    O DESVIACIONES

    El control presupuestal se efectúa comparando los resultados reales contra los presupuestados. Es responsabilidad de la administración, dictar las medidas necesarias para corregir las causas que motivan variaciones o desviaciones desfavorables, así como para estimular las que dieron lugar a las favorables.

    La comparación señalada se efectúa generalmente en varios grupos, a saber:

    VENTAS. Se pueden obtener variaciones o deviaciones de volumen y precio de venta.

    • A) De Volumen de ventas. Se refiere a que las unidades vendidas, difieren de las presupuestadas, en mayor o menor número.

    • B) De precio de ventas. Significa que los productos se vendieron a un precio distinto al presupuestado.

    PRODUCCIÓN. Se pueden determinar las variaciones o desviaciones por los conceptos siguientes:

    • A) En volumen. Significa haber producido mayor o menor numero de artículos, que los presupuestos.

    • B) De materiales:

    a).- En Cantidad. Esta variación se genera, si el consumo real de Material Directo, es diferente al presupuestado.

    b).- En Precio. Esta variación o desviación se obtendrá, si la adquisición del material, se hace a un precio diverso al presupuestado.

    C) De sueldos y Salarios. Igualmente se determina la variación en cantidad (hora) y precio

    D) De Gastos Indirectos de Fabricación. Esta variación o desviación se obtiene en gastos, de la comparación de los costos indirectos realmente efectuados contra los presupuestados; y en capacidad, por el estudio de las horas empleadas contra las presupuestadas.

    GASTOS DE VENTA Y ADMINISTRACIÓN. De la comparación del presupuesto de gastos de venta de administración, contra los erogados realmente se determina el monte de esta variación o desviación.

    VARIACIÓN FINANCIERA. Las diferencias por este concepto, originan necesariamente modificaciones en la estructura financiera en la empresa.

    El análisis racional de las variaciones o desviaciones permitirá, a la administración, determinar que área de la organización, no esta trabajando adecuadamente con las funciones que se le asignaron y cuales están cumpliendo normal o superiormente, pero la actividad administrativa solo se hará sentir en las áreas cuyas variaciones o desviaciones lo ameriten dando así lugar ala Administración por Excepciones, ala aplicación de la Contabilidad por Áreas de la Responsabilidad y esta al Presupuesto por Áreas y Niveles de Responsabilidad.

    Principales ventajas y limitaciones de la técnica presupuestal

    • 1. VENTAJAS

    A).- De Presión

    Es para procurar de antemano, todo lo que se va a necesitar antes de comenzar a pronosticar, tanto en la elaboración del presupuesto como en su ejecución, en cada una de sus partes, y así ser más eficiente.

    B).- De Planeación

    a).- Se tiene enorme visión a futuro, objetivos a realizar, finalidades a alcanzar, conocimiento de mercados y productos, métodos de fabricación y de todas las operaciones de una entidad, con proyección hacia una buena dirección y eficiencia.

    b).- Advierte sobre optimismo exagerado o irrealizable, que pudiera traer consecuencias negativas.

    c).- Con base para la toma de decisiones y fijación de políticas a seguir (financiamiento, compras, inversiones, producción, ventas, etc.).

    d).-Influye para utilizar al máximo el capital propio y ajeno, así como prever necesidades oportunamente.

    C).-De Organización

    a).- Crea la necesidad de definir responsabilidades y limites de autoridad de las personas que intervienen en la técnica presupuestal a implantarse, desarrollarse, etcétera.

    b).- Obliga a establecer en la entidad divisiones funcionales por departamento, y quizá modificar su estructura.

    D).- De coordinación e integración

    a).- Se establece secuencias de las operaciones para relacionar todas y cada una de las actividades que forman en conjunto la entidad.

    b).- Obliga todos los departamentos de la entidad a que colaboren al unísono para alcanzar objetivos comunes, lo cual es garantía de funcionamiento ordenado de las actividades.

    E).- De dirección

    a).- manejo delo integrado, de tal manera que las desviaciones o variaciones que seguramente surjan sean estudiadas, valuadas, y evaluadas, para tomar decisiones con buenas bases.

    F).- De control

    a).- Es un medio para sopesar, pulsar, seguir, y comprobar los resultados, es decir es un instrumento regulador de vigilancia y supervisión.

    b).- Evita desperdicios en general y limita los gastos, regulándolos dentro de los contornos presupuestados.

    c).- Permite el análisis, estudio y corrección de las diferencias entre lo presupuestado y lo realizado.

    d).- Constituye una guía administrativa, estableciendo una meta definida.

    e).- Verifica el cumplimiento de las responsabilidades en todos los niveles.

    G).- De personal

    a).- Conduce la fuerza de trabajo en forma más productiva.

    b).- Simplifica la función de dirección y autoridad.

    c).- Elimina la posibilidad de juicio individual erróneo.

    d).- El empeño y el esfuerzo de las personas que intervienen en el control presupuestal, ayuda a mostrar aptitudes, a estimular la iniciativa, y a una mejor calidad de personal ejecutivo.

    H).- De medición

    Se realiza al comparar lo presupuestado con la s metas alcanzadas, examinando el progresó o el retraso en el logro o no de las mismas, y los objetivos programados, para, con oportunidad efectuar las modificaciones o adaptaciones conducentes, con periodicidad rutinaria de elementos significativos.

    I).- De evaluación

    Con base en la medición, se hace la evaluación de lo efectuado contra lo presupuestado, mediante análisis, revisión, e interpretación, para la formación de un juicio, así como proceder a lo conducente, lo que serviría en las decisiones futuras, eficiencia, eficacia, y desde luego un costo optimo.

    2. LIMITACIONES

    Tiene como sobresalientes:

    A).- estar basado en estimaciones, y muchas veces en pronósticos, en que como toda actividad humana, es susceptibles de errores, sobre todo en el primer ejercicio de su implantación, y a imprevisibles como: disposiciones fiscales, tendencia del mercado, actuación de la competencia, perdida en el poder adquisitivo de la moneda, etcétera.

    B).- En su costo, cuando es elevado, en la relación a las posibilidades de la empresa, y a los beneficios que aportan.

    C).- Cuando se ha tenido por algún tiempo en ejercicio el control presupuestal, se puede confiar demasiado con el, cayendo en errores, por no revisarlo, superarlo y actualizarlo, pues en ocasiones, por vicios, substituyen parte de la administración, o privan a los directivos de su libertad de acción y decisión.

    D).- No ir más allá de su campo de acción.

    Principales causas de ineficiencia del sistema presupuestal

    La técnica presupuestal es magnifica, se puede decir que es indispensable en la empresa, y la técnica en si no trae consigo los errores, si no mas bien la indebida aplicación de la misma, que da lugar a que malamente se le culpe, cuestión injusta, ya que entre las principales causas de fracaso o ineficiencia del sistema presupuestal destacan los siguientes:

    • 1. Desconocimiento de la entidad

    • 2. Desconocimiento de los planes o políticas.

    • 3. Inadecuada administración, dirección, y vigilancia.

    • 4. Poca flexibilidad.

    • 5. Instalación rápida.

    • 6. Se esperaba demasiado del sistema, o resultados inmediatos.

    • 7. Inadecuado sistema de contabilidad y de costos

    • 8. Falta de análisis de los resultados y de las causas de variaciones, o desviaciones, así como de su corrección.

    • 9. Falta de revisión de las predeterminaciones y corrección de las variaciones o desviaciones.

    • 10. Mala organización y coordinación general.

    • 11. Inadecuada estadística de operaciones.

    • 12. Estimar demasiado anticipadamente.

    • 13. Insuficiente análisis y estudio de mercado.

    • 14. Falta de apoyo directivo.

    • 15. Falta de cooperación.

    • 16. Demasiadas formas de detalles.

    • 17. Procedimientos de rutina no definidos ampliamente.

    • 18. Insuficiente uso de cantidades en unidades.

    • 19. Falta de atención para coordinar los inventarios con la producción.

    • 20. Mala determinación de la capacidad productiva.

    • 21. Tendencia de los contadores de pensar más en el pasado que en el futuro, quizá perdiendo en información oportuna.

    La mayoría de las causas anteriores, se deben a errores humanos, a falta de capacidad y conocimiento, etcétera; pero en todo caso, no es por culpa de la técnica en si, ya que la misma resulta ser magnifica, y casi de aplicación obligada en la actualidad, en los Organismos.

    XIV. INTERDEPENDENCIA PRESUPUESTAL

    La dependencia de unos presupuestos con otros es de la misma importancia para casi todos, con la excepción de tres, que en realidad fijan las bases para la colaboración de los demás, o dicho de otra forma, no se pueden hacer los otros, si no están precisados, cuando menos en cuanto a política, los presupuestos de Ventas, de Producción, y el Financiero puesto que los tres se ajustan unos a los otros, para servir de epicentro en la formación de los demás puntos.

    El presupuesto del inventario de artículos terminados, sirven para la elaboración del presupuesto de producción en unidades, para el costo de producción de lo vendido, y reportarse a la posición financiera, presupuestada.

    El presupuesto de la producción en proceso, sirven como dato para el presupuesto de producción en unidades, para el presupuesto de de costo de producción de lo vendido, y reportarse el documento de posición financiera presupuesto. Y así consecutivamente, viendo cada uno, hasta agotarlos, donde todos los presupuestos afectan al de caja, van recibiendo datos, para integrarse al presupuesto de caja, y este al financiero.

    XV. INTERRELACION Y SECUENCIA DE LOS PRESUPUESTOS

    Es inobjetable, que una de las características primordiales de los presupuestos, en si interrelación, ya que, por ejemplo, pueden estar hechos todos los presupuestos, faltando solo el de caja, y si en este se encuentra una falla, repercute en muchos otros que estaban terminados; pero que hay necesidad de corregir, debido al error localizado en unos de los últimos presupuestos, el de la caja.

    Con referencia al flujo de los presupuestos, es decir, ala secuencia que debe haber a la elaboración de unos y otros, en ocasiones es necesarios que sea verdaderamente estricta, y en otras, pueden hacerse varios presupuestos parciales ala vez.

    Como complemento y facilidad en la localización de la sucesión presupuestal, se presenta el listado siguiente, sin que ello indique que es lo perfecto y que debe respetarse absolutamente, más bien tiene cierta presentación lógica, que en algún caso particular, pudiera no ser así:

    Políticas establecidas

    • 1. De ventas.

    • 2. De producción (capacidad productiva).

    • 3. Financiera.

    • 4. De inversiones.

    • A. Fijas.

    • B. Variables.

    5. De costos

    Presupuestos

    6. De ventas.

    7. De inventarios de producción terminados.

    8. Programa de producción.

    9. Costo de producción.

    10. De inventarios de materiales.

    11. De consumo de materiales.

    12. De compras de materiales.

    13. De sueldos y salarios (De producción).

    14. De gastos indirectos de producción.

    15. De otros ingresos.

    16. De cuentas por cobrar.

    17. De costo de distribución y costo administrativo.

    18. De otros gastos.

    19. De costos de producción de lo vendido.

    20. De impuestos sobre la renta.

    21. De aplicaciones de utilidades o aumentos de capital.

    22. De cunetas por pagar.

    23. De caja.

    24 Financiero.

    25. De inversiones a mas de un año.

    El listado anterior se puede superar en mucho, si se hace por medio de una red de actividades, hasta obtener el camino critico, con lo cual se pueden apreciar los presupuestos secuenciales, y aquellos que pueden hacerse, sin tener esa característica, en el mínimo de tiempo indispensable.

    Aplicación del camino crítico en la tecnica presupuestal

    El presupuesto es una técnica de previsión, planeación, organización, coordinación, integración, dirección y control; considerada como adecuada, en su aplicación, a las entidades económicas o no, pero si se auxilia, desde sus primicias, por el método de camino critico (método optimo, para la planeación de actividades); individualmente que los frutos serán muy superiores, ya que el presupuesto, en la ultima instancia, es un objetivo a lograr, o susceptible de lograr, que refleja de echo un plan de acción a seguir en cada área, o sea, el camino a recorrer para alcanzar esas metas, mediante una serie de actividades, por lo que es optimizante la aplicación del camino critico, o dicho en otra forma: la "planeación" de lo que se va ha "planear".

    Para que funcione adecuadamente el presupuesto, debe obtenerse con suficiente tiempo, estar basados en estadísticas recientes, con posibilidades de realización, etc.; todo ello, crea problemas de limitación de tiempo, por lo que es conveniente, procurar recursos que logren reducir el periodo de su preparación y de su ejercicio, perfectamente sopesados o controlados, aspectos de su preparación, y el de su ejercicio, perfectamente sopesados o controlados, aspectos que se solucionan por medio del camino critico, considerando las enormes ventajas de programación que aporta, sobre todo en las actividades simultaneas, y a la precisión en la convergencia de ellas, mediante el establecimiento de tiempos para cada actividad, desde su inicio holgura, y terminación, o sea, actividades por efectuar, considerando los retrasos, y sus repercusiones sobre ellas.

    Par que funciones el camino critico, es necesario que el personal de cierto nivel lo conozca y sepa de sus bondades, a tal grado que este consciente de los tiempos críticos y sus consecuencias en caso de anomalía; que haya tal forma, que este difundido profusamente de la empresa, y con oportunidad.

    La serie de pasos y cuestiones técnicas del método del camino critico, daría lugar a un trabajo especifico, por lo que partiendo de ella, se puede concluir que la aplicación del método mencionado trae, como resultados positivos, cuando menos: establecer tiempos soberbios en la preparación y ejercicio del presupuesto y a la necesidad de llevar a cabo, una secuela y, un análisis de su preparación previa, con lo cual se ahorra costo administrativo

    Conclusión

    Los presupuestos son herramientas que utilizan los gobiernos como previsión de gastos e ingresos para un determinado periodo de tiempo, por lo general un año. El presupuesto es un documento que permite a los gobiernos, las organizaciones privadas establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por el contrario, ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit.Para su mayor compresión y mayor control los presupuestos clasifican las cuentas con el fin de crear un sistema de información confiable y una herramienta que le permitirá adquirir una ventaja competitiva sostenible, haciendo eficientes sus procesos y optimizando sus operaciones.

    El presupuesto Nacional es un instrumento de planificación a corto plazo (para un año) tiene entre sus fines y objetivos aprobar los lineamientos de la política en la asignación de recursos financieros, los mismos que rigen la administración económica financieros, los mismos que rigen la administración económica y financiera en forma anual de los diversos organismos del Estado. Es importante mostrar una clasificación adecuada para el presupuesto, ya que por la misma se puede mostrar con claridad las informaciones hacerlas confiables y mostrando hacia donde dan los fondos del estado y se justifican adecuadamente los gastos del mismo.

    Bibliografía

    EL PRESUPUESTO

    Cristóbal del Rio González

    Editorial: Thompson

    Novena edición

    Págs. 3- 81

     

     

    Autor:

    Olga Lidia Acosta Ballina

    María las Nieves López Barragán

    José Francisco Méndez Trejo

    Carrera:

    Lic. Informática

    CENTRO DE ESTUDIOS PROFESIONALES DEL GRIJALVA

    CAMPUS PALENQUE

    C E P R O G

    "TRABAJO PARA ACREDITAR LA ASIGNATURA DE CONTABILIDAD DE COSTO Y PRESUPUESTOS"

    Palenque Chiapas, a 26 de Mayo de 2010

    Partes: 1, 2


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