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Integración del Control Presupuestal (página 2)



Partes: 1, 2

  • H. Centrar sobre él las aclaraciones o
    soluciones importantes presupuestales.

  • Las funciones sobresalientes del comité
    son:

    • A. Examinar, aprobar, y ajustar las
      estimaciones de gastos departamentales.

    • B. Aprobar o ajustar los presupuestos generales
      y parciales.

    • C. Presentar los presupuestos a
      autorización al gerente general y este al consejo de
      administración.

    • I. DURACIÓN

    Es importante precisar el periodo de duración del
    presupuesto, regularmente los presupuestos abarcan más de
    uno o dos ejercicios sociales (12 o 24 meses) por la
    imposibilidad de prever mas delante de estos lapsos; pero
    fraccionándolos en estimaciones mensuales, trimestrales, o
    semestrales.

    Una vez que se ha establecido el periodo presupuestario,
    la selección del personal que deberá trabajar en la
    elaboración del presupuesto y el estudio para su
    conexión con el Sistema Contable, se puede comenzar con un
    boletín dirigido a todos los componentes de la
    organización, en el que comunique las perspectivas y los
    objetivos de la empresa, conteniendo un mensaje optimista y
    entusiasmo y buena voluntad en el personal.

    • III. FASES

    Todo estudio sistemático requiere de un orden o
    encauzamiento en su desarrollo, respecto al control del Sistema
    Presupuestal, las etapas son:

    • PREVISIÓN

    • PLANEACIÓN

    • FORMULACIÓN

    • APROBACIÓN

    • EJECUCIÓN Y COORDINACIÓN

    • CONTROL.

    • EVALUACIÓN

    • a) De Previsión.- Apreciar y
      tener anticipadamente todo lo necesario para el cumplimiento
      expedito de las fases del Control Presupuestal.

    • b) De planeación. Todo acto debe
      ser planeado, y en el caso de los presupuestos, con mayor
      razón, toda vez que resulta ser inherente; uno de los
      primeros pasos a dar, es elegir la personas (Director o
      Comité, generalmente existen ambos) que se
      harán cargo de todo el sistema presupuestario, desde
      su planeación.

    • c) De Formulación.-Esta fase
      integra la elaboración de los presupuestos parciales,
      que se hacen en forma analítica de cada departamento
      del organismo del organismo, y la realización de los
      presupuestos globales o sumarios previos, puesto que
      están sujetos a ajustes; pero con la visión
      completa, general del presupuesto.

    • d) De Aprobación.-Es la
      Dirección General o Gerencia de la entidad,
      después del comité, quien sanciona los
      presupuestos hasta el resultante del paso anterior;
      simultáneamente son verificados por los jefes de
      departamento, y otros funcionarios que se hagan responsables
      de llevarlos a cabo.

    • e) De Ejecución y
      Coordinación.-
      El trabajo de llevar a efecto los
      presupuestos , es de todo el personal , desde los obreros ,
      bajo las ordenes de su jefe, hasta los funcionarios de lamas
      alta jerarquía; por lo que es necesario formular
      manuales específicos de labores coordinadas de
      procedimientos y de métodos.

    • f) De control.-Corresponde a la serie de
      funciones encaminadas a la observancia y la vigilancia del
      ejercicio del presupuesto. El objetivo de controlar el
      desarrollo del presupuesto, es localizar actitudes
      perjudiciales en el momento en que aparecen, para evitar que
      ocasionen momentos críticos o de mayor importancia
      negativa.

    El control del presupuesto de hace, básicamente,
    partiendo del sistema presupuestado, registrado lo realizado, y
    por comparación, determinar las variaciones o
    desviaciones, mismas que se estudian y se analizan, para dar
    lugar a acciones correctivas y superaciones.

    Analizar y estudiar de las variaciones o desviaciones,
    de tal forma, que den a lo siguiente:

    • a)  Localizar el área del
      problema

    • b)  Celebrar pláticas con el concurso de
      los supervisores y los funcionarios de dicha
      área.

    • c)  Analizar la situación del trabajo,
      la secuencia, la coordinación de actividades, y la
      efectividad de la supervisión.

    • d) Observar directamente el trabajo del
      departamento afectado.

    • e)  Entablar pláticas con el funcionario
      en línea.

    • f)  Nombrar personal para el estudio del
      problema específico, y llevar acabo practicas
      especiales de auditoría interna.

    • g) Formular reportes en los que colaboren tanto
      el personal involucrado como quienes estudian directamente el
      problema

    • h)  Investigado y delimitar el problema y sus
      causas, emitir un informe en el que se mencionen estas, y la
      forma en que se obtuvieron

    • g)  De Evaluación Con base en los
      resultados obtenidos y sus costos, se hace la
      evaluación mediante la comparación, el
      análisis, la revisión y la
      interpretación de ellos, para formular un juicio y
      determinar si se está procediendo correctamente, o de
      lo contrario, tomar las decisiones necesarias.

    4.-MANUAL. El manual de control presupuestal,
    tiene muchas similitudes con los manuales a los instructivos de
    contabilidad, organización, etc., cuya finalidad es
    presentar en forma escrita las políticas, las operaciones,
    etc., de la empresa, así como definir responsabilidades y
    limites de autoridad de las personas que intervendrán en
    el control presupuestal.

    Dicho manual debe contener en forma
    detallada:

    • a) Las bases, los propósitos y los
      funcionamientos del sistema de presupuestos, así como
      la responsabilidad asignada a cada jefe de
      departamento.

    • b)  El periodo que abarcara el
      presupuesto.

    • c)  La organización necesaria para su
      administración.

    • d)  Los procedimientos para formular los
      presupuestos.

    • e)  El instructivo para el manejo de las formas
      necesarias para su control, así como el
      establecimiento de los informes del presupuesto.

    • f)  Graficas adecuadas a cada nivel, mostrando
      los presupuestos que se van a elaborar.

    • g) Obligaciones del director de presupuesto y
      relaciones con los diferentes ejecutivos.

    • h)  Procedimientos a seguir para la
      elaboración y la revisión de las
      estimaciones.

    • i)  Procedimiento a seguir para la
      elaboración.

    • j)  Obligaciones de todos y cada
      uno.

    La elaboración de un manual ofrece numerosas
    ventajas, ya que por medio de él se entera al personal de
    los propósitos y los resultados que se esperan obtener,
    define las autoridades y funciones, delimita responsabilidades de
    las personas que formularan y ejecutaran los presupuestos, se
    logran una uniformidad en el manejo del mismo, y facilita la
    supervisión.

    Un sistema de control presupuestal puede llevarse a cabo
    con o sin el manual, sobre todo en aquellas empresas
    pequeñas las ventajas de controlar con un manual del
    presupuesto, compensa el trabajo que se re quiere para
    elaborarlo, principalmente en las grandes compañías
    en donde se tiene diversas unidades de bajo una propiedad
    común. En estos casos, el manual se hace indispensable
    para que cada unidad prepare uniformemente sus
    estimaciones.

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    Presupuestos de
    ingresos

    Es el primer paso en la implantación de todo
    programa presupuestal, en los organismos privados, ya que este
    renglón es el que proporciona los medios para poder llevar
    a cabo, las operaciones de la negociación, el presupuesto
    de ingresos está formado por los siguientes
    presupuestos:

    • Presupuesto de venta

    • Presupuesto de otros ingresos

    1. PRESUPUESTO DE
    VENTAS

    El presupuesto de venta, se han encontrado en nuestros
    días, procedimientos diversos que sirven para prever casi
    en forma acertada las ventas, obtenidas por la experiencia
    lograda a través de los años, por la
    aplicación de técnicas de administración
    científica, y por las situaciones generales y
    particulares, que ayudan a la predeterminación de las
    mismas, como puede ser el "lote económico".

    El logro del presupuesto de ventas; dichos factores
    son:

    • Específicos de ventas,

    • De fuerza Económicas Generales.

    • De influencias Administrativas.

    • a) factores
      ESPECÍFICOS

    Se clasifican a su vez en:

    • a)  De Ajuste. Se refiere a
      aquellos factores por causas fortuitas o de fuerza mayor,
      accidentales, no consuetudinarias, que influyen en la
      predeterminación de la ventajas.

    • De Efectos perjudiciales

    • De Efectos saludable

    Los primeros son aquellos que efectuaron en decremento
    las ventas del periodo anterior, y que obviamente deberán
    de tomarse en cuenta para el presupuesto de los
    ingresos.

    Los segundos son aquellos que efectuaron en beneficio a
    las ventajas del periodo anterior, y que posiblemente no vuelvan
    a ocurrir.

    b). De Cambio. Se refieren aquellas
    modificaciones que van efectuarse, y que deben luego
    influirán en ventas, tales como;

    • Cambio de material, de productos, de
      presentación, rediseños etc.…

    • Cambio de producción, adaptaciones de
      programas de producción mejorando las instalaciones de
      la empresa, etc.

    • Cambio de mercados, teniendo estos como finalidad el
      estudio de la variación de moda, de la actividad
      económica, el desplazamiento de industrias,
      etc.

    • Cambio de los métodos de venta, se logra,
      mejorando los precios, los servicios, la publicidad, o
      aplicando mejores sistemas de distribución en los
      renglones referentes a las comisiones y las
      compensaciones

    C).Corrientes de crecimiento. Estos
    factores se refieren a la superación en las ventas,
    tomando en cuenta el desarrollo o la expansión efectuados
    por la propia industria, como lo es en forma importante
    también, el crédito mercantil, independiente de
    otras ramas productivas con las que lógicamente se
    tendrá igualmente un incremento en las ventas.

    • b) Fuerzas Económicas
      Generales

    Representa una serie de factores externos que influyen
    en las ventas: estos factores son un estado de situaciones, y no
    algo preciso, de los cuales se hablan en términos
    cualitativos, surgiendo el problema cuando de hace referencia a
    términos cuantitativos.

    • c) Influencias
      Administrativas

    El presente factor es de carácter interno de la
    entidad económica: refiriéndose a las decisiones
    que deben tomar los dirigentes de dicha entidad, des pues de
    considerar los factores específicos de ventas y las
    fuerzas económicas generales, y que deben luego repercuten
    en forma directa en el presupuesto de ventas por
    formula.

    • d) Presupuesto De Ventas En
      Unidades Y Valores

    General mente el presupuesto de ventas es el eje de los
    demás presupuestos, por lo que debe primeramente,
    cuantificarse en unidades, en especie, por cada tipo o
    línea de artículo, y una vez afinado o
    después, entonces se procede a su valuación, de
    acuerdo con los precios del mercado, regido por la oferta y la
    demanda, o cuando no sea así, por el precio de venta
    unitario de terminado, con lo cual se tiene el monto de ventas en
    valores monetarios.

    • e) FORMULAS

    PV = Presupuesto de
    Ventas.

    V =Ventas del Año
    Anterior

    F =Factores Específicos de
    Ventas

    a = Factores de Ajuste

    b = Factores de Cambio

    c = Factores Corrientes de
    Crecimiento

    E = Fuerza Económica
    Generales

    (% estimando de realización,
    previsto por economistas).

    A =Influencia
    Administrativa

    (% estimado de realización por la
    administración de la empresa).

    FORMULA DEL PRESUPUESTO DE
    VENTAS

    Ejemplo (por cada
    producto)

    V= Ventas de Año
    Anterior=$5´000,00

    F=Factores Específicos de
    Ventas:

    a = –800,000.00

    b= +500,000.00

    c= + 600,000.00

    E = Fuerza Económica
    Generales -5%

    A = Influencia Administrativas
    +10%

    Despues de la obtenion del presupuesto de ventas, se
    puede dividir en meses, por zonas de vanta o por zonas de vanta o
    por linea de producto. Tomando para ello la acumulacion de datos
    estadiscticos hasta el final del ejercicio

    Es conveniente precisar que el presupuesto de ventas es
    por lo general, la base de los demas presupuestos, pero tambien
    el se auxilia de otros.

    2. PRESUPUESTO DE OTROS
    INGRESOS

    Se refiere a ingresos propios y ajenos, que no son los
    normales, no consuetudinario, o sean los accesorios que tiene una
    entidad, como:

    • a) Préstamos y operaciones financieras,
      en los que se integran aspectos bancarios, refaccionarios, de
      habilitación y avió, emisión de
      obligaciones hipotecarias, etc.

    • b)  Aumentos de capital, por entregas en
      efectivo, etc.

    Presupuestos de
    egresos e inversiones

    Está Integrado por:

    • Presupuesto de inventarios, producción, costo
      de producción, y compras

    • Presupuesto de costo de distribución y
      administración.

    • Gasto de venta, y

    • Gasto de administración

    • Presupuesto de impuesto sobre la renta

    • Presupuesto de aplicación de
      utilidades

    • Presupuesto de otro Egreso

    • Presupuesto de inversiones a más de un
      año.

    • 1. PRESUPUESTO DE
      INVENTARIOS, PRODUCCIÓN,

    COSTO DE PRODUCCIÓN, Y
    COMPRAS

    a).Presupuesto de Inventario. Una vez
    predeterminadas las ventas, cuyo presupuesto es un elemento
    indispensable en la fórmula del programa de trabajo, de
    casi todas las demás funciones de la empresa, es necesario
    presupuestar la producción de artículos en cantidad
    suficiente para cubrir la demanda requerida en el presupuesto de
    venta.

    Un inventario excesivo ocasiona gastos innecesarios,
    derivados del manejo y almacenamiento de inversiones ociosas,
    pago de seguros, intereses, obsolescencia,
    etcétera.

    Por otra parte, un inventario insuficiente daría
    lugar a demoras en el despacho de pedidos y por ende, baja en las
    ventas.

    Se deduce que es imperioso determinar el inventario
    adecuado, para lo cual es recomendable considerar varios
    factores, como la duración del periodo de
    producción y la fluidez de la fabricación, de tal
    forma que al mantener un ritmo de la producción, se
    provocan las cantidades suficientes de inventarios para surtir,
    de manera correcta los pedidos y evitar la acumulación
    excesiva de existencia, en la época de poca
    demanda.

    Se puede utilizar el procedimiento denominado
    Rotación de Inventarios, que es una medida de
    análisis para determinar las veces que los inventarios en
    existencia han dado vueltas en relación con las ventas, de
    tal manera que cuanto mayor sea la rotación, menor
    será la cantidad de capital de trabajo necesario, y a caso
    sea la mayor utilidad de operación en relación con
    el capital invertido. La relación que se desea entre las
    ventas de un año y el inventario real en un momento
    determinado es lo que se conoce como la rotación
    estándar de inventarios, con finalidades para el
    presupuesto. Haciendo una comparación de lo real con lo
    estándar, se está en posibilidades de decir si un
    inventario es excesivo o es insuficiente, como ejemplo se
    presenta el siguiente.

    Suponiendo que las ventas, en unidades, de un año
    fueron de 60,000 unidades, y el promedio de inventarios es de
    20,000 unidades la relación de inventarios será
    tres:

    B).- PRESUPUESTO DE
    PRODUCCIÓN

    Está basado en el presupuesto de ventas, ya que
    debe satisfacer sus requerimientos, considerando:

    • Capacidad productiva de la planta.

    • Disposiciones y limitaciones financieras.

    • Accesibilidad a los elementos del costo, maquinaria,
      equipo, locales, instalaciones, etcétera.

    • Requerimientos y/o políticas sobre
      inventarios.

    La determinación de este presupuesto debe hacerse
    en dos partes (unidades y valores):

    a).- Primera: en unidades; como quizá
    esta medida la capacidad productiva y la de los inventarios,
    deben calcularse las ventas y un inventario base (aquel
    al que se quiere llegar al finalizar del periodo, por resultar el
    ideal).

    Ejemplo:

    Datos: Se tiene un presupuesto de ventas de 1"600,000
    unidades; en la empresa considera ideal una rotación
    mensual de inventarios (doce al año) y se cuenta con
    inventario real al final del ejercicio anterior de 135,000
    unidades. Determinar el presupuesto de
    producción.

    SOLUCIÓN

    Según el dato anterior, en el siguiente ejercicio
    se tienen que producir 1"590.000 unidades para lograr una venta
    de 1"600,000 unidades, y determinar con un inventario de 125,000
    unidades.

    OTRO EJEMPLO (por cada tipo de
    artículos)

    En el año "X", se venden 800,000 unidades, mas
    factor equivalentes de ventas de 400,000 unidades (1"200,000
    Us.), que se considera como presupuesto suficiente para el
    siguiente año.

    Se supone que el inventario base para el siguiente
    año es de 200,000 unidades, pero el inventario real final
    de ese ejercicio es de 300,000 unidades. Determinar la
    rotación estándar y el monto de unidades de
    presupuesto de producción para el año
    próximo.

    SOLUCIÓN

    Para controlar la fabricación (semanal, mensual,
    bimestral, etc.) puede hacerse en base a las siguientes
    necesidades:

    a.1).-Producción Uniforme. Los
    departamentos productivos requieren para facilitar su actividad,
    aprovechar su capacidad productiva y abatir costos, fabricando
    grandes cantidades, estandarizando la producción,
    procurando el mínimo de cambios en el proceso,
    abatimientos de tiempos, etcétera, por ello que se
    preferirá trabajar en un mismo volumen siempre para que la
    producción tendrá un comportamiento
    constante.

    a.2).- Nivel Constante de Inventarios.
    Quizá por el tipo de instalaciones, sistema productivo,
    necesidades de control, políticas de inventario, y sobre
    todo por los costos que representan, se preferirá que sean
    constantes las existencias de inventarios, lo que
    mantendrá similitud de comportamiento entre
    producción y ventas.

    a.3).-Flexibilidad tanto en la Producción
    como en los inventarios.
    Tratar de desarrollar el equilibrio
    entre ventas, producción, finanzas, e inventarios;
    periódicamente, para buscar los menores costos y las
    mayores utilidades, considerando:

    • Las políticas de inventarios.

    • Las necesidades de ventas

    • La capacidad productiva

    • Y ortos fenómenos aleatorios, como periodos
      vacacionales, tendencias cíclicas de las ventas,
      disponibilidad de materiales, condiciones sindicales,
      etcétera.

    Una vez obtenido el presupuesto de producción en
    unidades, se procede a formular el calendario de
    elaboración, que es la determinación de las
    cantidades a producir mensual, bimestral, etc., para cubrir el
    programa de ventas, considerando el inventario base.

    b).-Segunda, en valores, procederá hacer
    una cuantificación pecuniaria, con la del calendario de
    producción en unidades, con la cual será
    relativamente sencilla y rápida, si se tiene implantada la
    técnica de costos estimulados o la de estándar,
    puesto que existirá en cualquiera de los dos costos
    unitaria; para determinar estimativamente un costo unitario que
    servirá de base de aplicación a la
    producción presupuestada, y así precisar su costo,
    siendo necesario antes, hacer el estudio de gastos constantes y
    variables en relación con la producción
    presupuestada.

    C).-Presupuesto de compras de
    Materiales

    Este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras
    de materiales. Para elaborarlo es necesario hacer ese mismo
    presupuesto, en unidades, con el objeto de determinar en
    términos generales, cuantas unidades de materiales se
    requerirán a lao largo del ejercicio, para producir los
    volúmenes indicados por el presupuesto de
    elaboración, por cada tipo de productos.

    2.-PRESUPUESTOS DE COSTO DE
    DISTRIBUCION

    (Gastos de
    Venta)

    Comprende las operaciones habidas desde que el producto
    fue fabricado, hasta que es puesto en manos del cliente; por lo
    pronto, integra los gastos que corresponden a las erogaciones por
    remuneración a vendedores, gastos de oficinas de ventas,
    publicidad y propaganda, gastos de transporte, gastos de
    almacén de artículos sujetos a la venta,
    etc..

    Una vez calculado el presupuesto, será necesario,
    al igual que en todos los casos, corregirlo como resultado del
    cambio en las condiciones del presupuesto original, informar a
    los ejecutivos responsables de las ventas, sobre las desviaciones
    habidas, con condiciones para corregir los errores en que se
    hubiere incurrido, siempre tratando de determinar las tendencias
    que puedan afectar las actividades de distribución y que
    den lugar a cambios en la estimación original de los Gasto
    de Venta.

    A).-Presupuesto de Publicidad,
    Propaganda y Aspectos Afines.

    Es el conjunto de medios necesarios para despertar el
    interés de los consumidores en potencia y crearles
    hábitos de compra a través de mensajes, impacto que
    produzca la presentación del producto, beneficios que
    ofrezca, calidad, calidad, etc. Lo cual será más
    efectivo cuanto más individual, especifico, y diferente
    sea.

    • a) Utilidad

    La publicidad, la propaganda, etcétera,
    representa uno de los medios de que se valen comerciantes e
    industriales, para llegar sus productos al consumidor, en
    coordinación con los demás recursos con que cuentan
    las empresas con objeto de aumentar sus ventas. Son tan
    importantes, que generalmente, es lo que da lugar al crecimiento
    y sostenimiento de la entidad.

    • b) Elaboración de
      "El presupuesto"

    La elaboración de este presupuesto se puede
    llevar a cabo siguiendo los métodos más conocidos;
    pero ocupando el que más se acomode a las exigencias de
    cada empresa, entre los cuales se citan: porcentaje fijo sobre
    ventas, empuje publicitario de la competencia, objetivos a
    alcanzar, básicamente.

    Una vez precisados los aspectos anteriores, se puede
    determinar el monto del presupuesto y como se va ir ejercitando,
    no sin antes de haberse basado en el análisis de
    resultados de los últimos años y factores que han
    influidos en las ventas, así como la determinación
    de medios de publicidad.

    • c) El presupuesto de la
      publicidad, la propaganda, Aspectos Afines y la
      Mercadotecnia

    La influencia de la publicidad, la propaganda, la
    Mercadotecnia y aspectos afines en este tipo de presupuestos
    normalmente es grande, por lo que se hace necesario establecer un
    programa general de publicidad, Mercadotecnia, etc. la cual
    respecto a la virtud empieza en la planeación del
    consumidor.

    3. PRESUPUESTO DE GASTOS DE
    ADMINISTARCION

    En este presupuesto, se incluyen aquellos gastos que se
    derivan directamente de las funciones de dirección y
    control de las diversas actividades de la empresa, su contenido
    están amplio que la determinación de su naturaleza
    dependerá de la organización interna y del medio en
    que se desarrolle cada empresa en particular.

    Para elaborar este presupuesto, es preciso efectuar una
    análisis de los gastos incurridos en el pasado, para
    precisar el porqué de las erogaciones, cuales son gastos
    constantes y cuales variables, además de determinar sobre
    quien o quienes recae la responsabilidad del control de las
    erogaciones.

    4. PRESUPUESTO DE IMPUESTO SOBRE LA
    RENTA

    La preparación de este presupuesto es sumamente
    sencilla, pues es suficiente tomar como base para su
    cálculo los resultados predeterminados que se derivan de
    los presupuestos de ventas y costos, para aplicar tarifas en
    vigor a la fecha de su realización.

    5.-PRESUPUESTO DE APLICACIÓN DE
    UTILIDADES

    Con base en las utilidades presupuestadas, resulta
    importante la elaboración de un presupuesto de
    aplicación de las mismas, de acuerdo con los planes
    proyectados y los datos derivados de los demás
    presupuestos formulados, tales como planes de expansión a
    largo plazo, presupuesto de inversiones, etc., así como
    las restricciones de carácter legal y estatuario que
    condicionen tal aplicación.

    6. PRESUPUESTO DE OTRO
    EGRESOS

    Dichas partidas deberán distribuirse dentro del
    presupuesto, de acuerdo con los datos específicos de
    contratos, convenios o documentos que se proyecten elaborar en la
    realización de tales operaciones.

    7. PRESUPUESTO DE INVERSIONES A MAS DE
    UN AÑO

    Tiene como objetivo fundamental, la correcta
    planeación y el estudio racional de los factores que
    intervienen en la decisión de realizar dichas inversiones,
    tales como urgencia y necesidad, de acuerdo con los planes de
    expansión , avance en el aspecto tecnológico, etc.,
    épocas de realización, fuentes de financiamiento,
    así como administración de los fondos y su
    disponibilidad .

    Presupuesto del
    costo de producción de lo vendido

    Al efectuar el presupuesto de producción en
    unidades; y una vez conocido el costo de los inventarios
    iniciales, s e procederá a valorizarlos inventarios
    finales, de acuerdo con los valores que sirvieron de base, para
    obtener el costo de producción, presupuestado.

    VI. PRESUPUESTO
    FINANCIERO

    Es el presupuesto financiero que generalmente, el
    presupuesto hace al final, porque recibe constantes ajustes, que
    incluso son los últimos.

    • 1. PRESUPUESTO DE CAJA

    Está constituido por saldos disponibles en caja y
    bancos, inversiones temporales de fácil
    realización, estimaciones de dinero o recibir, de acuerdo
    con la política de crédito y los hábitos de
    pago de los clientes, así como los desembolsos que
    deberán hacerse, de acuerdo con las políticas
    financieras.

    Su realización debe ser cuidadosamente planeada y
    desarrollada, basada en los demás presupuestos, ya que se
    realiza obviamente al último, teniendo como
    objetivos:

    • A) Respecto a los
      Ingresos

    Aprovechamiento superior

    • a) Conocer la estimación correcta de los
      cobros, de acuerdo con las políticas de crédito
      establecidas.

    • b) Precisar el financiamiento exterior, de
      conformidad con los planes elaborados.

    • c) Palpar el cumplimiento de las decisiones
      tomadas, en relación a los aumentos de capital, las
      emisiones de obligaciones, etcétera.

    • d) Procurar la obtención de
      líneas de crédito, para el desarrollo, para el
      descuento de documentos.

    • B) Respecto a los
      Pagos

    Decisión sobre la forma de
    pagos.

    • a) Procurar el cumplimiento oportuno de las
      obligaciones regulares, por pagos de sueldos y salarios,
      ciertos servicios como el agua, la luz, los alquileres,
      etcétera, incluso puede hacerse para dividendos por
      pagar.

    • b) Pretender el establecimiento de las
      provisiones necesarias, para el cumplimiento de obligaciones
      derivadas del logro de otros presupuestos, ejemplo, impuestos
      a la producción, IVA, impuesto sobre el valor
      agregado, sobre la renta, etc.

    • c)  Fijación de políticas de
      pagos, por créditos de proveedores, en concordancia
      con la rotación de cuentas por cobrar y corto plazo
      medio de cobranza.

    • d) Estimar los gastos que puedan preverse, como
      resultado del cumplimiento de otros presupuestos.

    • e) Economías por pagos anticipados, ya
      que el descuento por ese concepto, es superior a una tasa de
      interés sobre un préstamo normal.

    • C) Generales

    Decisiones sobre adquisición de bienes de
    operación. El capital invertido en operaciones de
    producción y ventas, generalmente permite mayor utilidad,
    por lo que se debe reducir el momento de efectivo y aumentar los
    derechos a más de un año.

    El movimiento o secuencia de fondos, se puede ilustrar
    en forma de estado, o bien esquemáticamente.

    Secuencia del
    efectivo

    (Cash Flow)

    • a) Introducción

    Estudiar y analizar la necesidad de
    pronosticar la secuencia pecuniaria, con referencia a sus fuentes
    y usos en un periodo futuro especifico de empresa.

    • b) Antecedentes

    El término "Secuencia al Efectivo"
    apareció en la década de los cincuenta, en
    conferencias y trabajos realizados por los estudiosos de la
    administración.

    • c) Conceptos

    Es el estudio, el análisis y el pronóstico
    de la circulación pecuniaria, con referencia a sus fuentes
    y usos en una empresa, en periodo futuro determinado, con el
    objeto de planeación y control del dinero.

    • d) Objetivos

    So en gran parte, los mismos que se persiguen con el
    presupuesto de caja, pero más a fondo y afinados. Los
    principales son:

    • Mejor manejo de fondos

    • Inversiones en valores

    • Inversión en bienes de
      operación

    • Economías por los pagos
      anticipados

    • Dividendos por pagar

    • Política de crecimiento

    • Obtención

    • Coordinación entre cobros y
      pagos

    • Base para el presupuesto respectivo(el de
      caja)

    • Pronostico a corto y a largo
      plazo

    • e) Fondos de Capital

    Es donde necesariamente se hace un estudio de los fondos
    de capital, los cuales son:

    • Fondos en efectivo

    • Fondos de operación

    • f) Circulación de dinero en los
      negocios

    En forma general, se pueden establecer las siguientes
    etapas para la circulación del dinero en las
    empresas.

    • El efectivo se invierte en mercancías,
      materiales, sueldos y salarios directos, y gastos indirectos
      de producción.

    • Los artículos se han transformado parcial o
      totalmente, estos últimos se venden con un margen de
      utilidad previamente establecido.

    • Como consecuencia de la venta, se obtiene dinero en
      efectivo o cuentas por cobrar; los anteriores conceptos
      incluyen costo y utilidad.

    • El efectivo cobrado se deposita en el
      banco.

    El resultante del pronóstico, debe proporcionar
    ala gerencia información que le permita solucionar
    problemas en el manejo de efectivo. En cuanto al lapso del
    proyecto, los pronósticos se dividen en:

    • Pronostico a Corto Plazo.-Son programas que
      varían en tiempo, según el propósito o
      necesidades, pero nunca abarcan más de un
      año.

    • Pronostico a Largo Plazo.-Son más de
      un año, y sirven para apreciar la posición del
      efectivo por causas de la modernización, la
      expansión, y la organización, entre
      otras.

    • h) Manejo de secuencia del
      Efectivo

    Es recomendable la centralización en el manejo de
    fondos, por las siguientes ventajas:

    • Se mantienen saldos adecuados en las cuentas
      bancarias, por lo tanto, se facilita la obtención de
      préstamos, dado el caso.

    • Mejor control y delimitación de
      responsabilidad.

    • Se mantiene con facilidad el volumen de operaciones
      normales.

    • i) Obtención optima de
      fondos.

    Para llevarla a efecto, se pueden tomar las siguientes
    medidas:

    • Mejorar y mantener una organización adecuada
      para la facturación.

    • Revisión e implantación, en su caso,
      de procedimientos en los departamentos de crédito y
      cobranzas.

    • Aplicación adecuada en materia
      fiscal

    • En general, una programación absoluta de cada
      movimiento de efectivo.

    • j) Programación de la
      cobranza.

    La programación de cobranza, la cual se puede
    resumir y es así como es más factible y
    confiable.

    • k) Empleo de los Estados de Secuencia de
      Efectivo

    La información suministrada será de gran
    interés y provecho, pues se percata de la cantidad de
    efectivo, generada por las operaciones propias de la empresa,
    así como la obtención de dinero ajeno; por otro
    lado, sabrá de las aplicaciones, que deben estar en
    consonancia con los planes o los presupuestos
    generales.

    • l) Principales
      Aplicaciones

    Independientemente en si, de la importancia de la
    técnica, esta tiene mucho empleo en diversos aspectos,
    entre los que se destacan:

    • En análisis de las inversiones y los
      valores

    • En estadísticas financieras e informes
      anuales

    • En la elaboración del estado o
      respectivo.

    • En la designación del dinero, que proviene de
      las operaciones realizadas y presentadas en un estado de
      fondos.

    • Como sistema para pronosticar y controlar el
      pecuniario dentro y fuera del negocio, en la promoción
      y la obtención de efectivo, dando un uso optimo a los
      fondos.

    • En los almacenes e inventarios, dada su similitud en
      el control y los movimientos

    • Para decisiones sobre análisis del tipo del
      rendimiento, de recuperaciones en el presupuesto de capital,
      y otras técnicas administrativas similares.

    • m) Conclusión

    Donde se aprecia globalmente y en forma sucinta el
    presupuesto financiero.

    Resultados
    presupuestados

    La formulación de los presupuestos relativos a
    las cuentas de resultados, constituyen la base de
    realización del estado de resultados presupuestado,
    mediante el ensamble de las diversas estimaciones
    estudiadas.

    VIII. POSICION FINANCIERA,
    PRESUPUESTA

    Parte de la posición financiera al inicio del
    periodo presupuestal, si se afectan sus valores con las
    estimaciones obtenidas en los presupuestos relativos a dicho
    periodo, se estará en condiciones de obtener de la
    posición financiera presupuestada a la terminación
    del ejercicio.

    IX. ORIGEN Y APLICACIÓN DE
    RECURSOS, PRESUPUESTO

    Una vez formulada la posición financiera
    presupuestada, está en condiciones de preparar el origen y
    la aplicación de recursos presupuestado, mediante la
    comparación de las posiciones financieras al principio y
    al final del ejercicio, por medio de las variaciones.

    X. DETERMINACIÓN Y ESTUDIOS DE
    LAS VARIACIONES

    O DESVIACIONES

    El control presupuestal se efectúa comparando los
    resultados reales contra los presupuestados. Es responsabilidad
    de la administración, dictar las medidas necesarias para
    corregir las causas que motivan variaciones o desviaciones
    desfavorables, así como para estimular las que dieron
    lugar a las favorables.

    La comparación señalada se
    efectúa generalmente en varios grupos, a saber:

    VENTAS. Se pueden obtener
    variaciones o deviaciones de volumen y precio de
    venta.

    • A) De Volumen de ventas.
      Se refiere a que las unidades vendidas, difieren de las
      presupuestadas, en mayor o menor número.

    • B) De precio de ventas.
      Significa que los productos se vendieron a un precio distinto
      al presupuestado.

    PRODUCCIÓN. Se
    pueden determinar las variaciones o desviaciones por los
    conceptos siguientes:

    • A) En volumen. Significa
      haber producido mayor o menor numero de artículos, que
      los presupuestos.

    • B) De
      materiales:

    a).- En Cantidad. Esta
    variación se genera, si el consumo real de Material
    Directo, es diferente al presupuestado.

    b).- En Precio. Esta
    variación o desviación se obtendrá, si la
    adquisición del material, se hace a un precio diverso al
    presupuestado.

    C) De sueldos y Salarios.
    Igualmente se determina la variación en cantidad (hora) y
    precio

    D) De Gastos Indirectos de
    Fabricación.
    Esta variación o
    desviación se obtiene en gastos, de la
    comparación de los costos indirectos realmente efectuados
    contra los presupuestados; y en capacidad, por el
    estudio de las horas empleadas contra las
    presupuestadas.

    GASTOS DE VENTA Y ADMINISTRACIÓN. De la
    comparación del presupuesto de gastos de venta de
    administración, contra los erogados realmente se determina
    el monte de esta variación o desviación.

    VARIACIÓN FINANCIERA. Las diferencias por
    este concepto, originan necesariamente modificaciones en la
    estructura financiera en la empresa.

    El análisis racional de las variaciones o
    desviaciones permitirá, a la administración,
    determinar que área de la organización, no esta
    trabajando adecuadamente con las funciones que se le asignaron y
    cuales están cumpliendo normal o superiormente, pero la
    actividad administrativa solo se hará sentir en las
    áreas cuyas variaciones o desviaciones lo ameriten dando
    así lugar ala Administración por
    Excepciones
    , ala aplicación de la Contabilidad por
    Áreas de la Responsabilidad y esta al Presupuesto por
    Áreas y Niveles de Responsabilidad.

    Principales ventajas y limitaciones de la
    técnica presupuestal

    • 1. VENTAJAS

    A).- De Presión

    Es para procurar de antemano, todo lo que
    se va a necesitar antes de comenzar a pronosticar, tanto en la
    elaboración del presupuesto como en su ejecución,
    en cada una de sus partes, y así ser más
    eficiente.

    B).- De
    Planeación

    a).- Se tiene enorme visión a
    futuro, objetivos a realizar, finalidades a alcanzar,
    conocimiento de mercados y productos, métodos de
    fabricación y de todas las operaciones de una entidad, con
    proyección hacia una buena dirección y
    eficiencia.

    b).- Advierte sobre optimismo exagerado o
    irrealizable, que pudiera traer consecuencias
    negativas.

    c).- Con base para la toma de decisiones y
    fijación de políticas a seguir (financiamiento,
    compras, inversiones, producción, ventas,
    etc.).

    d).-Influye para utilizar al máximo
    el capital propio y ajeno, así como prever necesidades
    oportunamente.

    C).-De
    Organización

    a).- Crea la necesidad de definir
    responsabilidades y limites de autoridad de las personas que
    intervienen en la técnica presupuestal a implantarse,
    desarrollarse, etcétera.

    b).- Obliga a establecer en la entidad
    divisiones funcionales por departamento, y quizá modificar
    su estructura.

    D).- De coordinación e
    integración

    a).- Se establece secuencias de las
    operaciones para relacionar todas y cada una de las actividades
    que forman en conjunto la entidad.

    b).- Obliga todos los departamentos
    de la entidad a que colaboren al unísono para alcanzar
    objetivos comunes, lo cual es garantía de funcionamiento
    ordenado de las actividades.

    E).- De
    dirección

    a).- manejo delo integrado, de tal manera que las
    desviaciones o variaciones que seguramente surjan sean
    estudiadas, valuadas, y evaluadas, para tomar decisiones con
    buenas bases.

    F).- De control

    a).- Es un medio para sopesar, pulsar, seguir, y
    comprobar los resultados, es decir es un instrumento regulador de
    vigilancia y supervisión.

    b).- Evita desperdicios en general y limita los
    gastos, regulándolos dentro de los contornos
    presupuestados.

    c).- Permite el análisis,
    estudio y corrección de las diferencias entre lo
    presupuestado y lo realizado.

    d).- Constituye una guía
    administrativa, estableciendo una meta definida.

    e).- Verifica el cumplimiento de las
    responsabilidades en todos los niveles.

    G).- De personal

    a).- Conduce la fuerza de trabajo en
    forma más productiva.

    b).- Simplifica la función de
    dirección y autoridad.

    c).- Elimina la posibilidad de
    juicio individual erróneo.

    d).- El empeño y el esfuerzo de las
    personas que intervienen en el control presupuestal, ayuda a
    mostrar aptitudes, a estimular la iniciativa, y a una mejor
    calidad de personal ejecutivo.

    H).- De medición

    Se realiza al comparar lo presupuestado con la s metas
    alcanzadas, examinando el progresó o el retraso en el
    logro o no de las mismas, y los objetivos programados, para, con
    oportunidad efectuar las modificaciones o adaptaciones
    conducentes, con periodicidad rutinaria de elementos
    significativos.

    I).- De
    evaluación

    Con base en la medición, se hace la
    evaluación de lo efectuado contra lo presupuestado,
    mediante análisis, revisión, e
    interpretación, para la formación de un juicio,
    así como proceder a lo conducente, lo que serviría
    en las decisiones futuras, eficiencia, eficacia, y desde luego un
    costo optimo.

    2. LIMITACIONES

    Tiene como sobresalientes:

    A).- estar basado en estimaciones, y muchas veces en
    pronósticos, en que como toda actividad humana, es
    susceptibles de errores, sobre todo en el primer ejercicio de su
    implantación, y a imprevisibles como: disposiciones
    fiscales, tendencia del mercado, actuación de la
    competencia, perdida en el poder adquisitivo de la moneda,
    etcétera.

    B).- En su costo, cuando es elevado, en la
    relación a las posibilidades de la empresa, y a los
    beneficios que aportan.

    C).- Cuando se ha tenido por algún tiempo en
    ejercicio el control presupuestal, se puede confiar demasiado con
    el, cayendo en errores, por no revisarlo, superarlo y
    actualizarlo, pues en ocasiones, por vicios, substituyen parte de
    la administración, o privan a los directivos de su
    libertad de acción y decisión.

    D).- No ir más allá de su
    campo de acción.

    Principales
    causas de ineficiencia del sistema presupuestal

    La técnica presupuestal es magnifica, se puede
    decir que es indispensable en la empresa, y la técnica en
    si no trae consigo los errores, si no mas bien la indebida
    aplicación de la misma, que da lugar a que malamente se le
    culpe, cuestión injusta, ya que entre las principales
    causas de fracaso o ineficiencia del sistema presupuestal
    destacan los siguientes:

    • 1. Desconocimiento de la
      entidad

    • 2. Desconocimiento de los planes o
      políticas.

    • 3. Inadecuada
      administración, dirección, y
      vigilancia.

    • 4. Poca flexibilidad.

    • 5. Instalación
      rápida.

    • 6. Se esperaba demasiado del
      sistema, o resultados inmediatos.

    • 7. Inadecuado sistema de
      contabilidad y de costos

    • 8. Falta de análisis de los
      resultados y de las causas de variaciones, o desviaciones,
      así como de su corrección.

    • 9. Falta de revisión de las
      predeterminaciones y corrección de las variaciones o
      desviaciones.

    • 10. Mala organización y
      coordinación general.

    • 11. Inadecuada estadística
      de operaciones.

    • 12. Estimar demasiado
      anticipadamente.

    • 13. Insuficiente análisis y
      estudio de mercado.

    • 14. Falta de apoyo
      directivo.

    • 15. Falta de
      cooperación.

    • 16. Demasiadas formas de
      detalles.

    • 17. Procedimientos de rutina no
      definidos ampliamente.

    • 18. Insuficiente uso de cantidades
      en unidades.

    • 19. Falta de atención para
      coordinar los inventarios con la
      producción.

    • 20. Mala determinación de
      la capacidad productiva.

    • 21. Tendencia de los contadores de pensar
      más en el pasado que en el futuro, quizá
      perdiendo en información oportuna.

    La mayoría de las causas anteriores, se deben a
    errores humanos, a falta de capacidad y conocimiento,
    etcétera; pero en todo caso, no es por culpa de la
    técnica en si, ya que la misma resulta ser magnifica, y
    casi de aplicación obligada en la actualidad, en los
    Organismos.

    XIV. INTERDEPENDENCIA
    PRESUPUESTAL

    La dependencia de unos presupuestos con otros es de la
    misma importancia para casi todos, con la excepción de
    tres, que en realidad fijan las bases para la colaboración
    de los demás, o dicho de otra forma, no se pueden hacer
    los otros, si no están precisados, cuando menos en cuanto
    a política, los presupuestos de Ventas, de
    Producción, y el Financiero
    puesto que los tres se
    ajustan unos a los otros, para servir de epicentro en la
    formación de los demás puntos.

    El presupuesto del inventario de artículos
    terminados, sirven para la elaboración del presupuesto de
    producción en unidades, para el costo de producción
    de lo vendido, y reportarse a la posición financiera,
    presupuestada.

    El presupuesto de la producción en proceso,
    sirven como dato para el presupuesto de producción en
    unidades, para el presupuesto de de costo de producción de
    lo vendido, y reportarse el documento de posición
    financiera presupuesto. Y así consecutivamente, viendo
    cada uno, hasta agotarlos, donde todos los presupuestos afectan
    al de caja, van recibiendo datos, para integrarse al presupuesto
    de caja, y este al financiero.

    XV. INTERRELACION Y SECUENCIA DE LOS
    PRESUPUESTOS

    Es inobjetable, que una de las características
    primordiales de los presupuestos, en si
    interrelación, ya que, por ejemplo, pueden estar
    hechos todos los presupuestos, faltando solo el de caja, y si en
    este se encuentra una falla, repercute en muchos otros que
    estaban terminados; pero que hay necesidad de corregir, debido al
    error localizado en unos de los últimos presupuestos, el
    de la caja.

    Con referencia al flujo de los presupuestos, es
    decir, ala secuencia que debe haber a la elaboración de
    unos y otros, en ocasiones es necesarios que sea verdaderamente
    estricta, y en otras, pueden hacerse varios presupuestos
    parciales ala vez.

    Como complemento y facilidad en la localización
    de la sucesión presupuestal, se presenta el listado
    siguiente, sin que ello indique que es lo perfecto y que debe
    respetarse absolutamente, más bien tiene cierta
    presentación lógica, que en algún caso
    particular, pudiera no ser así:

    Políticas establecidas

    • 1. De ventas.

    • 2. De producción (capacidad
      productiva).

    • 3. Financiera.

    • 4. De inversiones.

    • A. Fijas.

    • B. Variables.

    5. De costos

    Presupuestos

    6. De ventas.

    7. De inventarios de producción
    terminados.

    8. Programa de producción.

    9. Costo de producción.

    10. De inventarios de materiales.

    11. De consumo de materiales.

    12. De compras de materiales.

    13. De sueldos y salarios (De
    producción).

    14. De gastos indirectos de
    producción.

    15. De otros ingresos.

    16. De cuentas por cobrar.

    17. De costo de distribución y costo
    administrativo.

    18. De otros gastos.

    19. De costos de producción de lo
    vendido.

    20. De impuestos sobre la renta.

    21. De aplicaciones de utilidades o aumentos de
    capital.

    22. De cunetas por pagar.

    23. De caja.

    24 Financiero.

    25. De inversiones a mas de un año.

    El listado anterior se puede superar en mucho, si se
    hace por medio de una red de actividades, hasta obtener el
    camino critico, con lo cual se pueden apreciar los
    presupuestos secuenciales, y aquellos que pueden hacerse, sin
    tener esa característica, en el mínimo de tiempo
    indispensable.

    Aplicación
    del camino crítico en la
    tecnica
    presupuestal

    El presupuesto es una técnica de
    previsión, planeación, organización,
    coordinación, integración, dirección y
    control; considerada como adecuada, en su aplicación, a
    las entidades económicas o no, pero si se auxilia, desde
    sus primicias, por el método de camino critico
    (método optimo, para la planeación de actividades);
    individualmente que los frutos serán muy superiores, ya
    que el presupuesto, en la ultima instancia, es un objetivo a
    lograr, o susceptible de lograr, que refleja de echo un plan de
    acción a seguir en cada área, o sea, el camino
    a recorrer para alcanzar esas metas, mediante una serie de
    actividades,
    por lo que es optimizante la aplicación
    del camino critico, o dicho en otra forma: la
    "planeación" de lo que se va ha "planear".

    Para que funcione adecuadamente el presupuesto, debe
    obtenerse con suficiente tiempo, estar basados en
    estadísticas recientes, con posibilidades de
    realización, etc.; todo ello, crea problemas de
    limitación de tiempo, por lo que es conveniente, procurar
    recursos que logren reducir el periodo de su preparación y
    de su ejercicio, perfectamente sopesados o controlados, aspectos
    de su preparación, y el de su ejercicio, perfectamente
    sopesados o controlados, aspectos que se solucionan por medio del
    camino critico, considerando las enormes ventajas de
    programación que aporta, sobre todo en las actividades
    simultaneas, y a la precisión en la convergencia de ellas,
    mediante el establecimiento de tiempos para cada actividad, desde
    su inicio holgura, y terminación, o sea, actividades por
    efectuar, considerando los retrasos, y sus repercusiones sobre
    ellas.

    Par que funciones el camino critico, es necesario que el
    personal de cierto nivel lo conozca y sepa de sus bondades, a tal
    grado que este consciente de los tiempos críticos y sus
    consecuencias en caso de anomalía; que haya tal forma, que
    este difundido profusamente de la empresa, y con
    oportunidad.

    La serie de pasos y cuestiones técnicas del
    método del camino critico, daría lugar a un trabajo
    especifico, por lo que partiendo de ella, se puede concluir que
    la aplicación del método mencionado trae, como
    resultados positivos, cuando menos: establecer tiempos soberbios
    en la preparación y ejercicio del presupuesto y a la
    necesidad de llevar a cabo, una secuela y, un análisis de
    su preparación previa, con lo cual se ahorra costo
    administrativo

    Conclusión

    Los presupuestos son herramientas que
    utilizan los gobiernos como previsión de gastos e ingresos
    para un determinado periodo de tiempo, por lo general un
    año. El presupuesto es un documento que permite a los
    gobiernos, las organizaciones privadas establecer prioridades y
    evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar
    estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por
    el contrario, ahorrar, en cuyo caso el presupuesto
    presentará un superávit.Para su mayor
    compresión y mayor control los presupuestos clasifican las
    cuentas con el fin de crear un sistema de información
    confiable y una herramienta que le permitirá adquirir una
    ventaja competitiva sostenible, haciendo eficientes sus procesos
    y optimizando sus operaciones.

    El presupuesto Nacional es un instrumento
    de planificación a corto plazo (para un año) tiene
    entre sus fines y objetivos aprobar los lineamientos de la
    política en la asignación de recursos financieros,
    los mismos que rigen la administración económica
    financieros, los mismos que rigen la administración
    económica y financiera en forma anual de los diversos
    organismos del Estado. Es importante mostrar una
    clasificación adecuada para el presupuesto, ya que por la
    misma se puede mostrar con claridad las informaciones hacerlas
    confiables y mostrando hacia donde dan los fondos del estado y se
    justifican adecuadamente los gastos del mismo.

    Bibliografía

    EL PRESUPUESTO

    Cristóbal del Rio
    González

    Editorial: Thompson

    Novena edición

    Págs. 3- 81

     

     

    Autor:

    Olga Lidia Acosta Ballina

    María las Nieves López
    Barragán

    José Francisco Méndez
    Trejo

    Carrera:

    Lic. Informática

    CENTRO DE ESTUDIOS PROFESIONALES DEL
    GRIJALVA

    CAMPUS PALENQUE

    C E P R O G

    "TRABAJO PARA ACREDITAR LA ASIGNATURA DE
    CONTABILIDAD DE COSTO Y PRESUPUESTOS"

    Palenque Chiapas, a 26 de Mayo de
    2010

    Partes: 1, 2
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