H. Centrar sobre él las aclaraciones o
soluciones importantes presupuestales.
Las funciones sobresalientes del comité
son:
A. Examinar, aprobar, y ajustar las
estimaciones de gastos departamentales.B. Aprobar o ajustar los presupuestos generales
y parciales.C. Presentar los presupuestos a
autorización al gerente general y este al consejo de
administración.I. DURACIÓN
Es importante precisar el periodo de duración del
presupuesto, regularmente los presupuestos abarcan más de
uno o dos ejercicios sociales (12 o 24 meses) por la
imposibilidad de prever mas delante de estos lapsos; pero
fraccionándolos en estimaciones mensuales, trimestrales, o
semestrales.
II. MECÁNICA.
Una vez que se ha establecido el periodo presupuestario,
la selección del personal que deberá trabajar en la
elaboración del presupuesto y el estudio para su
conexión con el Sistema Contable, se puede comenzar con un
boletín dirigido a todos los componentes de la
organización, en el que comunique las perspectivas y los
objetivos de la empresa, conteniendo un mensaje optimista y
entusiasmo y buena voluntad en el personal.
III. FASES
Todo estudio sistemático requiere de un orden o
encauzamiento en su desarrollo, respecto al control del Sistema
Presupuestal, las etapas son:
PREVISIÓN
PLANEACIÓN
FORMULACIÓN
APROBACIÓN
EJECUCIÓN Y COORDINACIÓN
CONTROL.
EVALUACIÓN
a) De Previsión.- Apreciar y
tener anticipadamente todo lo necesario para el cumplimiento
expedito de las fases del Control Presupuestal.b) De planeación. Todo acto debe
ser planeado, y en el caso de los presupuestos, con mayor
razón, toda vez que resulta ser inherente; uno de los
primeros pasos a dar, es elegir la personas (Director o
Comité, generalmente existen ambos) que se
harán cargo de todo el sistema presupuestario, desde
su planeación.c) De Formulación.-Esta fase
integra la elaboración de los presupuestos parciales,
que se hacen en forma analítica de cada departamento
del organismo del organismo, y la realización de los
presupuestos globales o sumarios previos, puesto que
están sujetos a ajustes; pero con la visión
completa, general del presupuesto.d) De Aprobación.-Es la
Dirección General o Gerencia de la entidad,
después del comité, quien sanciona los
presupuestos hasta el resultante del paso anterior;
simultáneamente son verificados por los jefes de
departamento, y otros funcionarios que se hagan responsables
de llevarlos a cabo.e) De Ejecución y
Coordinación.-El trabajo de llevar a efecto los
presupuestos , es de todo el personal , desde los obreros ,
bajo las ordenes de su jefe, hasta los funcionarios de lamas
alta jerarquía; por lo que es necesario formular
manuales específicos de labores coordinadas de
procedimientos y de métodos.f) De control.-Corresponde a la serie de
funciones encaminadas a la observancia y la vigilancia del
ejercicio del presupuesto. El objetivo de controlar el
desarrollo del presupuesto, es localizar actitudes
perjudiciales en el momento en que aparecen, para evitar que
ocasionen momentos críticos o de mayor importancia
negativa.
El control del presupuesto de hace, básicamente,
partiendo del sistema presupuestado, registrado lo realizado, y
por comparación, determinar las variaciones o
desviaciones, mismas que se estudian y se analizan, para dar
lugar a acciones correctivas y superaciones.
Analizar y estudiar de las variaciones o desviaciones,
de tal forma, que den a lo siguiente:
a) Localizar el área del
problemab) Celebrar pláticas con el concurso de
los supervisores y los funcionarios de dicha
área.c) Analizar la situación del trabajo,
la secuencia, la coordinación de actividades, y la
efectividad de la supervisión.d) Observar directamente el trabajo del
departamento afectado.e) Entablar pláticas con el funcionario
en línea.f) Nombrar personal para el estudio del
problema específico, y llevar acabo practicas
especiales de auditoría interna.g) Formular reportes en los que colaboren tanto
el personal involucrado como quienes estudian directamente el
problemah) Investigado y delimitar el problema y sus
causas, emitir un informe en el que se mencionen estas, y la
forma en que se obtuvierong) De Evaluación Con base en los
resultados obtenidos y sus costos, se hace la
evaluación mediante la comparación, el
análisis, la revisión y la
interpretación de ellos, para formular un juicio y
determinar si se está procediendo correctamente, o de
lo contrario, tomar las decisiones necesarias.
4.-MANUAL. El manual de control presupuestal,
tiene muchas similitudes con los manuales a los instructivos de
contabilidad, organización, etc., cuya finalidad es
presentar en forma escrita las políticas, las operaciones,
etc., de la empresa, así como definir responsabilidades y
limites de autoridad de las personas que intervendrán en
el control presupuestal.
Dicho manual debe contener en forma
detallada:
a) Las bases, los propósitos y los
funcionamientos del sistema de presupuestos, así como
la responsabilidad asignada a cada jefe de
departamento.b) El periodo que abarcara el
presupuesto.c) La organización necesaria para su
administración.d) Los procedimientos para formular los
presupuestos.e) El instructivo para el manejo de las formas
necesarias para su control, así como el
establecimiento de los informes del presupuesto.f) Graficas adecuadas a cada nivel, mostrando
los presupuestos que se van a elaborar.g) Obligaciones del director de presupuesto y
relaciones con los diferentes ejecutivos.h) Procedimientos a seguir para la
elaboración y la revisión de las
estimaciones.i) Procedimiento a seguir para la
elaboración.j) Obligaciones de todos y cada
uno.
La elaboración de un manual ofrece numerosas
ventajas, ya que por medio de él se entera al personal de
los propósitos y los resultados que se esperan obtener,
define las autoridades y funciones, delimita responsabilidades de
las personas que formularan y ejecutaran los presupuestos, se
logran una uniformidad en el manejo del mismo, y facilita la
supervisión.
Un sistema de control presupuestal puede llevarse a cabo
con o sin el manual, sobre todo en aquellas empresas
pequeñas las ventajas de controlar con un manual del
presupuesto, compensa el trabajo que se re quiere para
elaborarlo, principalmente en las grandes compañías
en donde se tiene diversas unidades de bajo una propiedad
común. En estos casos, el manual se hace indispensable
para que cada unidad prepare uniformemente sus
estimaciones.
Presupuestos de
ingresos
Es el primer paso en la implantación de todo
programa presupuestal, en los organismos privados, ya que este
renglón es el que proporciona los medios para poder llevar
a cabo, las operaciones de la negociación, el presupuesto
de ingresos está formado por los siguientes
presupuestos:
Presupuesto de venta
Presupuesto de otros ingresos
1. PRESUPUESTO DE
VENTAS
El presupuesto de venta, se han encontrado en nuestros
días, procedimientos diversos que sirven para prever casi
en forma acertada las ventas, obtenidas por la experiencia
lograda a través de los años, por la
aplicación de técnicas de administración
científica, y por las situaciones generales y
particulares, que ayudan a la predeterminación de las
mismas, como puede ser el "lote económico".
El logro del presupuesto de ventas; dichos factores
son:
Específicos de ventas,
De fuerza Económicas Generales.
De influencias Administrativas.
a) factores
ESPECÍFICOS
Se clasifican a su vez en:
a) De Ajuste. Se refiere a
aquellos factores por causas fortuitas o de fuerza mayor,
accidentales, no consuetudinarias, que influyen en la
predeterminación de la ventajas.
De Efectos perjudiciales
De Efectos saludable
Los primeros son aquellos que efectuaron en decremento
las ventas del periodo anterior, y que obviamente deberán
de tomarse en cuenta para el presupuesto de los
ingresos.
Los segundos son aquellos que efectuaron en beneficio a
las ventajas del periodo anterior, y que posiblemente no vuelvan
a ocurrir.
b). De Cambio. Se refieren aquellas
modificaciones que van efectuarse, y que deben luego
influirán en ventas, tales como;
Cambio de material, de productos, de
presentación, rediseños etc.…Cambio de producción, adaptaciones de
programas de producción mejorando las instalaciones de
la empresa, etc.Cambio de mercados, teniendo estos como finalidad el
estudio de la variación de moda, de la actividad
económica, el desplazamiento de industrias,
etc.Cambio de los métodos de venta, se logra,
mejorando los precios, los servicios, la publicidad, o
aplicando mejores sistemas de distribución en los
renglones referentes a las comisiones y las
compensaciones
C).Corrientes de crecimiento. Estos
factores se refieren a la superación en las ventas,
tomando en cuenta el desarrollo o la expansión efectuados
por la propia industria, como lo es en forma importante
también, el crédito mercantil, independiente de
otras ramas productivas con las que lógicamente se
tendrá igualmente un incremento en las ventas.
b) Fuerzas Económicas
Generales
Representa una serie de factores externos que influyen
en las ventas: estos factores son un estado de situaciones, y no
algo preciso, de los cuales se hablan en términos
cualitativos, surgiendo el problema cuando de hace referencia a
términos cuantitativos.
c) Influencias
Administrativas
El presente factor es de carácter interno de la
entidad económica: refiriéndose a las decisiones
que deben tomar los dirigentes de dicha entidad, des pues de
considerar los factores específicos de ventas y las
fuerzas económicas generales, y que deben luego repercuten
en forma directa en el presupuesto de ventas por
formula.
d) Presupuesto De Ventas En
Unidades Y Valores
General mente el presupuesto de ventas es el eje de los
demás presupuestos, por lo que debe primeramente,
cuantificarse en unidades, en especie, por cada tipo o
línea de artículo, y una vez afinado o
después, entonces se procede a su valuación, de
acuerdo con los precios del mercado, regido por la oferta y la
demanda, o cuando no sea así, por el precio de venta
unitario de terminado, con lo cual se tiene el monto de ventas en
valores monetarios.
e) FORMULAS
PV = Presupuesto de
Ventas.
V =Ventas del Año
Anterior
F =Factores Específicos de
Ventas
a = Factores de Ajuste
b = Factores de Cambio
c = Factores Corrientes de
Crecimiento
E = Fuerza Económica
Generales
(% estimando de realización,
previsto por economistas).
A =Influencia
Administrativa
(% estimado de realización por la
administración de la empresa).
FORMULA DEL PRESUPUESTO DE
VENTAS
Ejemplo (por cada
producto)
V= Ventas de Año
Anterior=$5´000,00
F=Factores Específicos de
Ventas:
a = –800,000.00
b= +500,000.00
c= + 600,000.00
E = Fuerza Económica
Generales -5%
A = Influencia Administrativas
+10%
Despues de la obtenion del presupuesto de ventas, se
puede dividir en meses, por zonas de vanta o por zonas de vanta o
por linea de producto. Tomando para ello la acumulacion de datos
estadiscticos hasta el final del ejercicio
Es conveniente precisar que el presupuesto de ventas es
por lo general, la base de los demas presupuestos, pero tambien
el se auxilia de otros.
2. PRESUPUESTO DE OTROS
INGRESOS
Se refiere a ingresos propios y ajenos, que no son los
normales, no consuetudinario, o sean los accesorios que tiene una
entidad, como:
a) Préstamos y operaciones financieras,
en los que se integran aspectos bancarios, refaccionarios, de
habilitación y avió, emisión de
obligaciones hipotecarias, etc.b) Aumentos de capital, por entregas en
efectivo, etc.
Presupuestos de
egresos e inversiones
Está Integrado por:
Presupuesto de inventarios, producción, costo
de producción, y comprasPresupuesto de costo de distribución y
administración.
Gasto de venta, y
Gasto de administración
Presupuesto de impuesto sobre la renta
Presupuesto de aplicación de
utilidadesPresupuesto de otro Egreso
Presupuesto de inversiones a más de un
año.
1. PRESUPUESTO DE
INVENTARIOS, PRODUCCIÓN,
COSTO DE PRODUCCIÓN, Y
COMPRAS
a).Presupuesto de Inventario. Una vez
predeterminadas las ventas, cuyo presupuesto es un elemento
indispensable en la fórmula del programa de trabajo, de
casi todas las demás funciones de la empresa, es necesario
presupuestar la producción de artículos en cantidad
suficiente para cubrir la demanda requerida en el presupuesto de
venta.
Un inventario excesivo ocasiona gastos innecesarios,
derivados del manejo y almacenamiento de inversiones ociosas,
pago de seguros, intereses, obsolescencia,
etcétera.
Por otra parte, un inventario insuficiente daría
lugar a demoras en el despacho de pedidos y por ende, baja en las
ventas.
Se deduce que es imperioso determinar el inventario
adecuado, para lo cual es recomendable considerar varios
factores, como la duración del periodo de
producción y la fluidez de la fabricación, de tal
forma que al mantener un ritmo de la producción, se
provocan las cantidades suficientes de inventarios para surtir,
de manera correcta los pedidos y evitar la acumulación
excesiva de existencia, en la época de poca
demanda.
Se puede utilizar el procedimiento denominado
Rotación de Inventarios, que es una medida de
análisis para determinar las veces que los inventarios en
existencia han dado vueltas en relación con las ventas, de
tal manera que cuanto mayor sea la rotación, menor
será la cantidad de capital de trabajo necesario, y a caso
sea la mayor utilidad de operación en relación con
el capital invertido. La relación que se desea entre las
ventas de un año y el inventario real en un momento
determinado es lo que se conoce como la rotación
estándar de inventarios, con finalidades para el
presupuesto. Haciendo una comparación de lo real con lo
estándar, se está en posibilidades de decir si un
inventario es excesivo o es insuficiente, como ejemplo se
presenta el siguiente.
Suponiendo que las ventas, en unidades, de un año
fueron de 60,000 unidades, y el promedio de inventarios es de
20,000 unidades la relación de inventarios será
tres:
B).- PRESUPUESTO DE
PRODUCCIÓN
Está basado en el presupuesto de ventas, ya que
debe satisfacer sus requerimientos, considerando:
Capacidad productiva de la planta.
Disposiciones y limitaciones financieras.
Accesibilidad a los elementos del costo, maquinaria,
equipo, locales, instalaciones, etcétera.Requerimientos y/o políticas sobre
inventarios.
La determinación de este presupuesto debe hacerse
en dos partes (unidades y valores):
a).- Primera: en unidades; como quizá
esta medida la capacidad productiva y la de los inventarios,
deben calcularse las ventas y un inventario base (aquel
al que se quiere llegar al finalizar del periodo, por resultar el
ideal).
Ejemplo:
Datos: Se tiene un presupuesto de ventas de 1"600,000
unidades; en la empresa considera ideal una rotación
mensual de inventarios (doce al año) y se cuenta con
inventario real al final del ejercicio anterior de 135,000
unidades. Determinar el presupuesto de
producción.
SOLUCIÓN
Según el dato anterior, en el siguiente ejercicio
se tienen que producir 1"590.000 unidades para lograr una venta
de 1"600,000 unidades, y determinar con un inventario de 125,000
unidades.
OTRO EJEMPLO (por cada tipo de
artículos)
En el año "X", se venden 800,000 unidades, mas
factor equivalentes de ventas de 400,000 unidades (1"200,000
Us.), que se considera como presupuesto suficiente para el
siguiente año.
Se supone que el inventario base para el siguiente
año es de 200,000 unidades, pero el inventario real final
de ese ejercicio es de 300,000 unidades. Determinar la
rotación estándar y el monto de unidades de
presupuesto de producción para el año
próximo.
SOLUCIÓN
Para controlar la fabricación (semanal, mensual,
bimestral, etc.) puede hacerse en base a las siguientes
necesidades:
a.1).-Producción Uniforme. Los
departamentos productivos requieren para facilitar su actividad,
aprovechar su capacidad productiva y abatir costos, fabricando
grandes cantidades, estandarizando la producción,
procurando el mínimo de cambios en el proceso,
abatimientos de tiempos, etcétera, por ello que se
preferirá trabajar en un mismo volumen siempre para que la
producción tendrá un comportamiento
constante.
a.2).- Nivel Constante de Inventarios.
Quizá por el tipo de instalaciones, sistema productivo,
necesidades de control, políticas de inventario, y sobre
todo por los costos que representan, se preferirá que sean
constantes las existencias de inventarios, lo que
mantendrá similitud de comportamiento entre
producción y ventas.
a.3).-Flexibilidad tanto en la Producción
como en los inventarios. Tratar de desarrollar el equilibrio
entre ventas, producción, finanzas, e inventarios;
periódicamente, para buscar los menores costos y las
mayores utilidades, considerando:
Las políticas de inventarios.
Las necesidades de ventas
La capacidad productiva
Y ortos fenómenos aleatorios, como periodos
vacacionales, tendencias cíclicas de las ventas,
disponibilidad de materiales, condiciones sindicales,
etcétera.
Una vez obtenido el presupuesto de producción en
unidades, se procede a formular el calendario de
elaboración, que es la determinación de las
cantidades a producir mensual, bimestral, etc., para cubrir el
programa de ventas, considerando el inventario base.
b).-Segunda, en valores, procederá hacer
una cuantificación pecuniaria, con la del calendario de
producción en unidades, con la cual será
relativamente sencilla y rápida, si se tiene implantada la
técnica de costos estimulados o la de estándar,
puesto que existirá en cualquiera de los dos costos
unitaria; para determinar estimativamente un costo unitario que
servirá de base de aplicación a la
producción presupuestada, y así precisar su costo,
siendo necesario antes, hacer el estudio de gastos constantes y
variables en relación con la producción
presupuestada.
C).-Presupuesto de compras de
Materiales
Este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras
de materiales. Para elaborarlo es necesario hacer ese mismo
presupuesto, en unidades, con el objeto de determinar en
términos generales, cuantas unidades de materiales se
requerirán a lao largo del ejercicio, para producir los
volúmenes indicados por el presupuesto de
elaboración, por cada tipo de productos.
2.-PRESUPUESTOS DE COSTO DE
DISTRIBUCION
(Gastos de
Venta)
Comprende las operaciones habidas desde que el producto
fue fabricado, hasta que es puesto en manos del cliente; por lo
pronto, integra los gastos que corresponden a las erogaciones por
remuneración a vendedores, gastos de oficinas de ventas,
publicidad y propaganda, gastos de transporte, gastos de
almacén de artículos sujetos a la venta,
etc..
Una vez calculado el presupuesto, será necesario,
al igual que en todos los casos, corregirlo como resultado del
cambio en las condiciones del presupuesto original, informar a
los ejecutivos responsables de las ventas, sobre las desviaciones
habidas, con condiciones para corregir los errores en que se
hubiere incurrido, siempre tratando de determinar las tendencias
que puedan afectar las actividades de distribución y que
den lugar a cambios en la estimación original de los Gasto
de Venta.
A).-Presupuesto de Publicidad,
Propaganda y Aspectos Afines.
Es el conjunto de medios necesarios para despertar el
interés de los consumidores en potencia y crearles
hábitos de compra a través de mensajes, impacto que
produzca la presentación del producto, beneficios que
ofrezca, calidad, calidad, etc. Lo cual será más
efectivo cuanto más individual, especifico, y diferente
sea.
a) Utilidad
La publicidad, la propaganda, etcétera,
representa uno de los medios de que se valen comerciantes e
industriales, para llegar sus productos al consumidor, en
coordinación con los demás recursos con que cuentan
las empresas con objeto de aumentar sus ventas. Son tan
importantes, que generalmente, es lo que da lugar al crecimiento
y sostenimiento de la entidad.
b) Elaboración de
"El presupuesto"
La elaboración de este presupuesto se puede
llevar a cabo siguiendo los métodos más conocidos;
pero ocupando el que más se acomode a las exigencias de
cada empresa, entre los cuales se citan: porcentaje fijo sobre
ventas, empuje publicitario de la competencia, objetivos a
alcanzar, básicamente.
Una vez precisados los aspectos anteriores, se puede
determinar el monto del presupuesto y como se va ir ejercitando,
no sin antes de haberse basado en el análisis de
resultados de los últimos años y factores que han
influidos en las ventas, así como la determinación
de medios de publicidad.
c) El presupuesto de la
publicidad, la propaganda, Aspectos Afines y la
Mercadotecnia
La influencia de la publicidad, la propaganda, la
Mercadotecnia y aspectos afines en este tipo de presupuestos
normalmente es grande, por lo que se hace necesario establecer un
programa general de publicidad, Mercadotecnia, etc. la cual
respecto a la virtud empieza en la planeación del
consumidor.
3. PRESUPUESTO DE GASTOS DE
ADMINISTARCION
En este presupuesto, se incluyen aquellos gastos que se
derivan directamente de las funciones de dirección y
control de las diversas actividades de la empresa, su contenido
están amplio que la determinación de su naturaleza
dependerá de la organización interna y del medio en
que se desarrolle cada empresa en particular.
Para elaborar este presupuesto, es preciso efectuar una
análisis de los gastos incurridos en el pasado, para
precisar el porqué de las erogaciones, cuales son gastos
constantes y cuales variables, además de determinar sobre
quien o quienes recae la responsabilidad del control de las
erogaciones.
4. PRESUPUESTO DE IMPUESTO SOBRE LA
RENTA
La preparación de este presupuesto es sumamente
sencilla, pues es suficiente tomar como base para su
cálculo los resultados predeterminados que se derivan de
los presupuestos de ventas y costos, para aplicar tarifas en
vigor a la fecha de su realización.
5.-PRESUPUESTO DE APLICACIÓN DE
UTILIDADES
Con base en las utilidades presupuestadas, resulta
importante la elaboración de un presupuesto de
aplicación de las mismas, de acuerdo con los planes
proyectados y los datos derivados de los demás
presupuestos formulados, tales como planes de expansión a
largo plazo, presupuesto de inversiones, etc., así como
las restricciones de carácter legal y estatuario que
condicionen tal aplicación.
6. PRESUPUESTO DE OTRO
EGRESOS
Dichas partidas deberán distribuirse dentro del
presupuesto, de acuerdo con los datos específicos de
contratos, convenios o documentos que se proyecten elaborar en la
realización de tales operaciones.
7. PRESUPUESTO DE INVERSIONES A MAS DE
UN AÑO
Tiene como objetivo fundamental, la correcta
planeación y el estudio racional de los factores que
intervienen en la decisión de realizar dichas inversiones,
tales como urgencia y necesidad, de acuerdo con los planes de
expansión , avance en el aspecto tecnológico, etc.,
épocas de realización, fuentes de financiamiento,
así como administración de los fondos y su
disponibilidad .
Presupuesto del
costo de producción de lo vendido
Al efectuar el presupuesto de producción en
unidades; y una vez conocido el costo de los inventarios
iniciales, s e procederá a valorizarlos inventarios
finales, de acuerdo con los valores que sirvieron de base, para
obtener el costo de producción, presupuestado.
VI. PRESUPUESTO
FINANCIERO
Es el presupuesto financiero que generalmente, el
presupuesto hace al final, porque recibe constantes ajustes, que
incluso son los últimos.
1. PRESUPUESTO DE CAJA
Está constituido por saldos disponibles en caja y
bancos, inversiones temporales de fácil
realización, estimaciones de dinero o recibir, de acuerdo
con la política de crédito y los hábitos de
pago de los clientes, así como los desembolsos que
deberán hacerse, de acuerdo con las políticas
financieras.
Su realización debe ser cuidadosamente planeada y
desarrollada, basada en los demás presupuestos, ya que se
realiza obviamente al último, teniendo como
objetivos:
A) Respecto a los
Ingresos
Aprovechamiento superior
a) Conocer la estimación correcta de los
cobros, de acuerdo con las políticas de crédito
establecidas.b) Precisar el financiamiento exterior, de
conformidad con los planes elaborados.c) Palpar el cumplimiento de las decisiones
tomadas, en relación a los aumentos de capital, las
emisiones de obligaciones, etcétera.d) Procurar la obtención de
líneas de crédito, para el desarrollo, para el
descuento de documentos.B) Respecto a los
Pagos
Decisión sobre la forma de
pagos.
a) Procurar el cumplimiento oportuno de las
obligaciones regulares, por pagos de sueldos y salarios,
ciertos servicios como el agua, la luz, los alquileres,
etcétera, incluso puede hacerse para dividendos por
pagar.b) Pretender el establecimiento de las
provisiones necesarias, para el cumplimiento de obligaciones
derivadas del logro de otros presupuestos, ejemplo, impuestos
a la producción, IVA, impuesto sobre el valor
agregado, sobre la renta, etc.c) Fijación de políticas de
pagos, por créditos de proveedores, en concordancia
con la rotación de cuentas por cobrar y corto plazo
medio de cobranza.d) Estimar los gastos que puedan preverse, como
resultado del cumplimiento de otros presupuestos.e) Economías por pagos anticipados, ya
que el descuento por ese concepto, es superior a una tasa de
interés sobre un préstamo normal.C) Generales
Decisiones sobre adquisición de bienes de
operación. El capital invertido en operaciones de
producción y ventas, generalmente permite mayor utilidad,
por lo que se debe reducir el momento de efectivo y aumentar los
derechos a más de un año.
El movimiento o secuencia de fondos, se puede ilustrar
en forma de estado, o bien esquemáticamente.
Secuencia del
efectivo
(Cash Flow)
a) Introducción
Estudiar y analizar la necesidad de
pronosticar la secuencia pecuniaria, con referencia a sus fuentes
y usos en un periodo futuro especifico de empresa.
b) Antecedentes
El término "Secuencia al Efectivo"
apareció en la década de los cincuenta, en
conferencias y trabajos realizados por los estudiosos de la
administración.
c) Conceptos
Es el estudio, el análisis y el pronóstico
de la circulación pecuniaria, con referencia a sus fuentes
y usos en una empresa, en periodo futuro determinado, con el
objeto de planeación y control del dinero.
d) Objetivos
So en gran parte, los mismos que se persiguen con el
presupuesto de caja, pero más a fondo y afinados. Los
principales son:
Mejor manejo de fondos
Inversiones en valores
Inversión en bienes de
operaciónEconomías por los pagos
anticipadosDividendos por pagar
Política de crecimiento
Obtención
Coordinación entre cobros y
pagosBase para el presupuesto respectivo(el de
caja)Pronostico a corto y a largo
plazo
e) Fondos de Capital
Es donde necesariamente se hace un estudio de los fondos
de capital, los cuales son:
Fondos en efectivo
Fondos de operación
f) Circulación de dinero en los
negocios
En forma general, se pueden establecer las siguientes
etapas para la circulación del dinero en las
empresas.
El efectivo se invierte en mercancías,
materiales, sueldos y salarios directos, y gastos indirectos
de producción.Los artículos se han transformado parcial o
totalmente, estos últimos se venden con un margen de
utilidad previamente establecido.Como consecuencia de la venta, se obtiene dinero en
efectivo o cuentas por cobrar; los anteriores conceptos
incluyen costo y utilidad.El efectivo cobrado se deposita en el
banco.
g) El Pronóstico de efectivo en
la Administración Financiera
El resultante del pronóstico, debe proporcionar
ala gerencia información que le permita solucionar
problemas en el manejo de efectivo. En cuanto al lapso del
proyecto, los pronósticos se dividen en:
Pronostico a Corto Plazo.-Son programas que
varían en tiempo, según el propósito o
necesidades, pero nunca abarcan más de un
año.Pronostico a Largo Plazo.-Son más de
un año, y sirven para apreciar la posición del
efectivo por causas de la modernización, la
expansión, y la organización, entre
otras.
h) Manejo de secuencia del
Efectivo
Es recomendable la centralización en el manejo de
fondos, por las siguientes ventajas:
Se mantienen saldos adecuados en las cuentas
bancarias, por lo tanto, se facilita la obtención de
préstamos, dado el caso.Mejor control y delimitación de
responsabilidad.Se mantiene con facilidad el volumen de operaciones
normales.
i) Obtención optima de
fondos.
Para llevarla a efecto, se pueden tomar las siguientes
medidas:
Mejorar y mantener una organización adecuada
para la facturación.Revisión e implantación, en su caso,
de procedimientos en los departamentos de crédito y
cobranzas.Aplicación adecuada en materia
fiscalEn general, una programación absoluta de cada
movimiento de efectivo.
j) Programación de la
cobranza.
La programación de cobranza, la cual se puede
resumir y es así como es más factible y
confiable.
k) Empleo de los Estados de Secuencia de
Efectivo
La información suministrada será de gran
interés y provecho, pues se percata de la cantidad de
efectivo, generada por las operaciones propias de la empresa,
así como la obtención de dinero ajeno; por otro
lado, sabrá de las aplicaciones, que deben estar en
consonancia con los planes o los presupuestos
generales.
l) Principales
Aplicaciones
Independientemente en si, de la importancia de la
técnica, esta tiene mucho empleo en diversos aspectos,
entre los que se destacan:
En análisis de las inversiones y los
valoresEn estadísticas financieras e informes
anualesEn la elaboración del estado o
respectivo.En la designación del dinero, que proviene de
las operaciones realizadas y presentadas en un estado de
fondos.Como sistema para pronosticar y controlar el
pecuniario dentro y fuera del negocio, en la promoción
y la obtención de efectivo, dando un uso optimo a los
fondos.En los almacenes e inventarios, dada su similitud en
el control y los movimientosPara decisiones sobre análisis del tipo del
rendimiento, de recuperaciones en el presupuesto de capital,
y otras técnicas administrativas similares.
m) Conclusión
Donde se aprecia globalmente y en forma sucinta el
presupuesto financiero.
Resultados
presupuestados
La formulación de los presupuestos relativos a
las cuentas de resultados, constituyen la base de
realización del estado de resultados presupuestado,
mediante el ensamble de las diversas estimaciones
estudiadas.
VIII. POSICION FINANCIERA,
PRESUPUESTA
Parte de la posición financiera al inicio del
periodo presupuestal, si se afectan sus valores con las
estimaciones obtenidas en los presupuestos relativos a dicho
periodo, se estará en condiciones de obtener de la
posición financiera presupuestada a la terminación
del ejercicio.
IX. ORIGEN Y APLICACIÓN DE
RECURSOS, PRESUPUESTO
Una vez formulada la posición financiera
presupuestada, está en condiciones de preparar el origen y
la aplicación de recursos presupuestado, mediante la
comparación de las posiciones financieras al principio y
al final del ejercicio, por medio de las variaciones.
X. DETERMINACIÓN Y ESTUDIOS DE
LAS VARIACIONES
O DESVIACIONES
El control presupuestal se efectúa comparando los
resultados reales contra los presupuestados. Es responsabilidad
de la administración, dictar las medidas necesarias para
corregir las causas que motivan variaciones o desviaciones
desfavorables, así como para estimular las que dieron
lugar a las favorables.
La comparación señalada se
efectúa generalmente en varios grupos, a saber:
VENTAS. Se pueden obtener
variaciones o deviaciones de volumen y precio de
venta.
A) De Volumen de ventas.
Se refiere a que las unidades vendidas, difieren de las
presupuestadas, en mayor o menor número.B) De precio de ventas.
Significa que los productos se vendieron a un precio distinto
al presupuestado.
PRODUCCIÓN. Se
pueden determinar las variaciones o desviaciones por los
conceptos siguientes:
A) En volumen. Significa
haber producido mayor o menor numero de artículos, que
los presupuestos.B) De
materiales:
a).- En Cantidad. Esta
variación se genera, si el consumo real de Material
Directo, es diferente al presupuestado.
b).- En Precio. Esta
variación o desviación se obtendrá, si la
adquisición del material, se hace a un precio diverso al
presupuestado.
C) De sueldos y Salarios.
Igualmente se determina la variación en cantidad (hora) y
precio
D) De Gastos Indirectos de
Fabricación. Esta variación o
desviación se obtiene en gastos, de la
comparación de los costos indirectos realmente efectuados
contra los presupuestados; y en capacidad, por el
estudio de las horas empleadas contra las
presupuestadas.
GASTOS DE VENTA Y ADMINISTRACIÓN. De la
comparación del presupuesto de gastos de venta de
administración, contra los erogados realmente se determina
el monte de esta variación o desviación.
VARIACIÓN FINANCIERA. Las diferencias por
este concepto, originan necesariamente modificaciones en la
estructura financiera en la empresa.
El análisis racional de las variaciones o
desviaciones permitirá, a la administración,
determinar que área de la organización, no esta
trabajando adecuadamente con las funciones que se le asignaron y
cuales están cumpliendo normal o superiormente, pero la
actividad administrativa solo se hará sentir en las
áreas cuyas variaciones o desviaciones lo ameriten dando
así lugar ala Administración por
Excepciones, ala aplicación de la Contabilidad por
Áreas de la Responsabilidad y esta al Presupuesto por
Áreas y Niveles de Responsabilidad.
Principales ventajas y limitaciones de la
técnica presupuestal
1. VENTAJAS
A).- De Presión
Es para procurar de antemano, todo lo que
se va a necesitar antes de comenzar a pronosticar, tanto en la
elaboración del presupuesto como en su ejecución,
en cada una de sus partes, y así ser más
eficiente.
B).- De
Planeación
a).- Se tiene enorme visión a
futuro, objetivos a realizar, finalidades a alcanzar,
conocimiento de mercados y productos, métodos de
fabricación y de todas las operaciones de una entidad, con
proyección hacia una buena dirección y
eficiencia.
b).- Advierte sobre optimismo exagerado o
irrealizable, que pudiera traer consecuencias
negativas.
c).- Con base para la toma de decisiones y
fijación de políticas a seguir (financiamiento,
compras, inversiones, producción, ventas,
etc.).
d).-Influye para utilizar al máximo
el capital propio y ajeno, así como prever necesidades
oportunamente.
C).-De
Organización
a).- Crea la necesidad de definir
responsabilidades y limites de autoridad de las personas que
intervienen en la técnica presupuestal a implantarse,
desarrollarse, etcétera.
b).- Obliga a establecer en la entidad
divisiones funcionales por departamento, y quizá modificar
su estructura.
D).- De coordinación e
integración
a).- Se establece secuencias de las
operaciones para relacionar todas y cada una de las actividades
que forman en conjunto la entidad.
b).- Obliga todos los departamentos
de la entidad a que colaboren al unísono para alcanzar
objetivos comunes, lo cual es garantía de funcionamiento
ordenado de las actividades.
E).- De
dirección
a).- manejo delo integrado, de tal manera que las
desviaciones o variaciones que seguramente surjan sean
estudiadas, valuadas, y evaluadas, para tomar decisiones con
buenas bases.
F).- De control
a).- Es un medio para sopesar, pulsar, seguir, y
comprobar los resultados, es decir es un instrumento regulador de
vigilancia y supervisión.
b).- Evita desperdicios en general y limita los
gastos, regulándolos dentro de los contornos
presupuestados.
c).- Permite el análisis,
estudio y corrección de las diferencias entre lo
presupuestado y lo realizado.
d).- Constituye una guía
administrativa, estableciendo una meta definida.
e).- Verifica el cumplimiento de las
responsabilidades en todos los niveles.
G).- De personal
a).- Conduce la fuerza de trabajo en
forma más productiva.
b).- Simplifica la función de
dirección y autoridad.
c).- Elimina la posibilidad de
juicio individual erróneo.
d).- El empeño y el esfuerzo de las
personas que intervienen en el control presupuestal, ayuda a
mostrar aptitudes, a estimular la iniciativa, y a una mejor
calidad de personal ejecutivo.
H).- De medición
Se realiza al comparar lo presupuestado con la s metas
alcanzadas, examinando el progresó o el retraso en el
logro o no de las mismas, y los objetivos programados, para, con
oportunidad efectuar las modificaciones o adaptaciones
conducentes, con periodicidad rutinaria de elementos
significativos.
I).- De
evaluación
Con base en la medición, se hace la
evaluación de lo efectuado contra lo presupuestado,
mediante análisis, revisión, e
interpretación, para la formación de un juicio,
así como proceder a lo conducente, lo que serviría
en las decisiones futuras, eficiencia, eficacia, y desde luego un
costo optimo.
2. LIMITACIONES
Tiene como sobresalientes:
A).- estar basado en estimaciones, y muchas veces en
pronósticos, en que como toda actividad humana, es
susceptibles de errores, sobre todo en el primer ejercicio de su
implantación, y a imprevisibles como: disposiciones
fiscales, tendencia del mercado, actuación de la
competencia, perdida en el poder adquisitivo de la moneda,
etcétera.
B).- En su costo, cuando es elevado, en la
relación a las posibilidades de la empresa, y a los
beneficios que aportan.
C).- Cuando se ha tenido por algún tiempo en
ejercicio el control presupuestal, se puede confiar demasiado con
el, cayendo en errores, por no revisarlo, superarlo y
actualizarlo, pues en ocasiones, por vicios, substituyen parte de
la administración, o privan a los directivos de su
libertad de acción y decisión.
D).- No ir más allá de su
campo de acción.
Principales
causas de ineficiencia del sistema presupuestal
La técnica presupuestal es magnifica, se puede
decir que es indispensable en la empresa, y la técnica en
si no trae consigo los errores, si no mas bien la indebida
aplicación de la misma, que da lugar a que malamente se le
culpe, cuestión injusta, ya que entre las principales
causas de fracaso o ineficiencia del sistema presupuestal
destacan los siguientes:
1. Desconocimiento de la
entidad2. Desconocimiento de los planes o
políticas.3. Inadecuada
administración, dirección, y
vigilancia.4. Poca flexibilidad.
5. Instalación
rápida.6. Se esperaba demasiado del
sistema, o resultados inmediatos.7. Inadecuado sistema de
contabilidad y de costos8. Falta de análisis de los
resultados y de las causas de variaciones, o desviaciones,
así como de su corrección.9. Falta de revisión de las
predeterminaciones y corrección de las variaciones o
desviaciones.10. Mala organización y
coordinación general.11. Inadecuada estadística
de operaciones.12. Estimar demasiado
anticipadamente.13. Insuficiente análisis y
estudio de mercado.14. Falta de apoyo
directivo.15. Falta de
cooperación.16. Demasiadas formas de
detalles.17. Procedimientos de rutina no
definidos ampliamente.18. Insuficiente uso de cantidades
en unidades.19. Falta de atención para
coordinar los inventarios con la
producción.20. Mala determinación de
la capacidad productiva.21. Tendencia de los contadores de pensar
más en el pasado que en el futuro, quizá
perdiendo en información oportuna.
La mayoría de las causas anteriores, se deben a
errores humanos, a falta de capacidad y conocimiento,
etcétera; pero en todo caso, no es por culpa de la
técnica en si, ya que la misma resulta ser magnifica, y
casi de aplicación obligada en la actualidad, en los
Organismos.
XIV. INTERDEPENDENCIA
PRESUPUESTAL
La dependencia de unos presupuestos con otros es de la
misma importancia para casi todos, con la excepción de
tres, que en realidad fijan las bases para la colaboración
de los demás, o dicho de otra forma, no se pueden hacer
los otros, si no están precisados, cuando menos en cuanto
a política, los presupuestos de Ventas, de
Producción, y el Financiero puesto que los tres se
ajustan unos a los otros, para servir de epicentro en la
formación de los demás puntos.
El presupuesto del inventario de artículos
terminados, sirven para la elaboración del presupuesto de
producción en unidades, para el costo de producción
de lo vendido, y reportarse a la posición financiera,
presupuestada.
El presupuesto de la producción en proceso,
sirven como dato para el presupuesto de producción en
unidades, para el presupuesto de de costo de producción de
lo vendido, y reportarse el documento de posición
financiera presupuesto. Y así consecutivamente, viendo
cada uno, hasta agotarlos, donde todos los presupuestos afectan
al de caja, van recibiendo datos, para integrarse al presupuesto
de caja, y este al financiero.
XV. INTERRELACION Y SECUENCIA DE LOS
PRESUPUESTOS
Es inobjetable, que una de las características
primordiales de los presupuestos, en si
interrelación, ya que, por ejemplo, pueden estar
hechos todos los presupuestos, faltando solo el de caja, y si en
este se encuentra una falla, repercute en muchos otros que
estaban terminados; pero que hay necesidad de corregir, debido al
error localizado en unos de los últimos presupuestos, el
de la caja.
Con referencia al flujo de los presupuestos, es
decir, ala secuencia que debe haber a la elaboración de
unos y otros, en ocasiones es necesarios que sea verdaderamente
estricta, y en otras, pueden hacerse varios presupuestos
parciales ala vez.
Como complemento y facilidad en la localización
de la sucesión presupuestal, se presenta el listado
siguiente, sin que ello indique que es lo perfecto y que debe
respetarse absolutamente, más bien tiene cierta
presentación lógica, que en algún caso
particular, pudiera no ser así:
Políticas establecidas
1. De ventas.
2. De producción (capacidad
productiva).3. Financiera.
4. De inversiones.
A. Fijas.
B. Variables.
5. De costos
Presupuestos
6. De ventas.
7. De inventarios de producción
terminados.
8. Programa de producción.
9. Costo de producción.
10. De inventarios de materiales.
11. De consumo de materiales.
12. De compras de materiales.
13. De sueldos y salarios (De
producción).
14. De gastos indirectos de
producción.
15. De otros ingresos.
16. De cuentas por cobrar.
17. De costo de distribución y costo
administrativo.
18. De otros gastos.
19. De costos de producción de lo
vendido.
20. De impuestos sobre la renta.
21. De aplicaciones de utilidades o aumentos de
capital.
22. De cunetas por pagar.
23. De caja.
24 Financiero.
25. De inversiones a mas de un año.
El listado anterior se puede superar en mucho, si se
hace por medio de una red de actividades, hasta obtener el
camino critico, con lo cual se pueden apreciar los
presupuestos secuenciales, y aquellos que pueden hacerse, sin
tener esa característica, en el mínimo de tiempo
indispensable.
Aplicación
del camino crítico en la tecnica
presupuestal
El presupuesto es una técnica de
previsión, planeación, organización,
coordinación, integración, dirección y
control; considerada como adecuada, en su aplicación, a
las entidades económicas o no, pero si se auxilia, desde
sus primicias, por el método de camino critico
(método optimo, para la planeación de actividades);
individualmente que los frutos serán muy superiores, ya
que el presupuesto, en la ultima instancia, es un objetivo a
lograr, o susceptible de lograr, que refleja de echo un plan de
acción a seguir en cada área, o sea, el camino
a recorrer para alcanzar esas metas, mediante una serie de
actividades, por lo que es optimizante la aplicación
del camino critico, o dicho en otra forma: la
"planeación" de lo que se va ha "planear".
Para que funcione adecuadamente el presupuesto, debe
obtenerse con suficiente tiempo, estar basados en
estadísticas recientes, con posibilidades de
realización, etc.; todo ello, crea problemas de
limitación de tiempo, por lo que es conveniente, procurar
recursos que logren reducir el periodo de su preparación y
de su ejercicio, perfectamente sopesados o controlados, aspectos
de su preparación, y el de su ejercicio, perfectamente
sopesados o controlados, aspectos que se solucionan por medio del
camino critico, considerando las enormes ventajas de
programación que aporta, sobre todo en las actividades
simultaneas, y a la precisión en la convergencia de ellas,
mediante el establecimiento de tiempos para cada actividad, desde
su inicio holgura, y terminación, o sea, actividades por
efectuar, considerando los retrasos, y sus repercusiones sobre
ellas.
Par que funciones el camino critico, es necesario que el
personal de cierto nivel lo conozca y sepa de sus bondades, a tal
grado que este consciente de los tiempos críticos y sus
consecuencias en caso de anomalía; que haya tal forma, que
este difundido profusamente de la empresa, y con
oportunidad.
La serie de pasos y cuestiones técnicas del
método del camino critico, daría lugar a un trabajo
especifico, por lo que partiendo de ella, se puede concluir que
la aplicación del método mencionado trae, como
resultados positivos, cuando menos: establecer tiempos soberbios
en la preparación y ejercicio del presupuesto y a la
necesidad de llevar a cabo, una secuela y, un análisis de
su preparación previa, con lo cual se ahorra costo
administrativo
Conclusión
Los presupuestos son herramientas que
utilizan los gobiernos como previsión de gastos e ingresos
para un determinado periodo de tiempo, por lo general un
año. El presupuesto es un documento que permite a los
gobiernos, las organizaciones privadas establecer prioridades y
evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar
estos fines puede ser necesario incurrir en déficit o, por
el contrario, ahorrar, en cuyo caso el presupuesto
presentará un superávit.Para su mayor
compresión y mayor control los presupuestos clasifican las
cuentas con el fin de crear un sistema de información
confiable y una herramienta que le permitirá adquirir una
ventaja competitiva sostenible, haciendo eficientes sus procesos
y optimizando sus operaciones.
El presupuesto Nacional es un instrumento
de planificación a corto plazo (para un año) tiene
entre sus fines y objetivos aprobar los lineamientos de la
política en la asignación de recursos financieros,
los mismos que rigen la administración económica
financieros, los mismos que rigen la administración
económica y financiera en forma anual de los diversos
organismos del Estado. Es importante mostrar una
clasificación adecuada para el presupuesto, ya que por la
misma se puede mostrar con claridad las informaciones hacerlas
confiables y mostrando hacia donde dan los fondos del estado y se
justifican adecuadamente los gastos del mismo.
Bibliografía
EL PRESUPUESTO
Cristóbal del Rio
González
Editorial: Thompson
Novena edición
Págs. 3- 81
Autor:
Olga Lidia Acosta Ballina
María las Nieves López
Barragán
José Francisco Méndez
Trejo
Carrera:
Lic. Informática
CENTRO DE ESTUDIOS PROFESIONALES DEL
GRIJALVA
CAMPUS PALENQUE
C E P R O G
"TRABAJO PARA ACREDITAR LA ASIGNATURA DE
CONTABILIDAD DE COSTO Y PRESUPUESTOS"
Palenque Chiapas, a 26 de Mayo de
2010
Página anterior | Volver al principio del trabajo | Página siguiente |