Las normas internacionales para la descripción ISAD (G), ISAAR y EAD

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Justificación de la necesidad de su utilización

La norma ISAD (G)

Las posibilidades cada vez más grandes que la informática proporciona para la gestión de archivos llevó a la comunidad archivística internacional, a través de la Comisión de Descripción de la ICA (Consejo Internacional de Archivos), a crear en 1993 unas reglas internacionales en el campo de la descripción: la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G).

La ISAD (G) realiza descripciones coherentes e inteligibles y, además, mediante la normalización aceptada internacionalmente, pretende facilitar el intercambio de informaciones de archivo.

Las unidades archivísticas o entidades de organización de documentos, según la ISAD (G), pueden ser descritas según varios niveles jerárquicos:

• 1. El nivel de fondo

• 2. El nivel de la sección de fondo

• 3. El nivel de serie

• 4. El nivel de un expediente o documento de la serie

Con los cuatro niveles jerárquicos de descripción se abarcan los archivos desde lo general a lo específico y viceversa.

Las unidades archivísticas correspondientes a cada nivel son analizadas mediante 26 elementos o categorías de descripción, encuadrados en siete áreas de información que sirven para ordenarlos en una pauta normalizada:

• Área de identificación, que incluye información esencial para identificar la unidad de descripción

• Área de contexto, que incluye información sobre el origen y la custodia de la unidad de descripción

• Área de contenido y estructura, que incluye información acerca de la organización y materias de la unidad de descripción.

• Área de acceso y utilización, que incluye información acerca de la disponibilidad de la unidad de descripción.

• Área de documentación asociada, que incluye información de los documentos que tienen una importante relación con la unidad de descripción.

• Área de notas, que incluye información específica y aquella que no puede ser incluida en otras áreas.

• Área de control de la descripción, que incluye información relativa al proceso de elaboración de la descripción.

De los 26 elementos solo una parte aparece y es esencial en cualquier descripción: código de referencia, título, productor, fechas, extensión de la unidad de descripción y nivel de descripción.

La ISAD (G) está planteada como un sistema de descripción multinivel que abarca el fondo y sus partes y que se rige por las siguientes reglas:

• Descripción de lo general a lo específico

• Información pertinente al nivel de descripción

• Interconexión de las descripciones

• No repetición de la información

La ISAD (G) coincide con otras normas precedentes en considerar la procedencia y el fondo como bases de la descripción y en la utilización del sistema multinivel, que consiste en describir las agrupaciones documentales como un conjunto que proporciona información general (macrodescripción) y por otro información concreta sobre expedientes y documentos (microdescripción). Ambos niveles se pueden simultanear, estableciendo relaciones entre ellos.

La norma ISAAR (CPF)

La Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades, Personas y Familias ISAAR (CPF) sirve para establecer los encabezamientos autorizados que describan las entidades, personas o familias que aparezcan como productores en las descripciones archivísticas.

En realidad, se trata de un complemento de ISAD (G), en cuya introducción ya se contempla para controlar los puntos de acceso.

La norma ISAAR se estructura en tres áreas:

• Área de control de autoridad, que establece el encabezamiento de la autoridad y proporciona conexiones con otros encabezamientos.

• Área de información, proporciona información de importancia sobre entidades, familias y personas.

• Área de notas, documenta la creación y el mantenimiento del registro de autoridades.

Su objetivo es establecer reglas generales para el establecimiento de registros de autoridades para entidades, familias y personas.

Estas reglas permiten establecer términos normalizados utilizados como puntos de acceso en la descripción y asociar con estos términos información que puede ayudar a los usuarios a comprender su significado.