Planificación funcional en la organización

Definir
planificación funcional

La planificación funcional trata de cómo
utilizar y aplicar los recursos y habilidades dentro de cada
área funcional, actividad o unidad estratégica. En
este caso, se generan estrategias por departamentos u otras
unidades de la organización. El objetivo es apoyar las
estrategias de la organización.

Esta herramienta proporciona un modelo para llevar a
cabo el proceso de planificación de acción de una
empresa. Conduce al usuario a través de un formato
básico de planificación de acción, paso por
paso, cubriendo todos los elementos básicos. Siguiendo
este formato, cualquier proyecto u organización puede
preparar un plan de acción en el contexto de un marco de
planificación estratégica.

La planificación funcional o de acción, es
el proceso que guía las actividades diarias de una
organización o proyecto, asimismo determina sus
necesidades: cuándo deben realizarse, quién debe
hacerlas y qué recursos o aportaciones se
necesitan.

A ésta corresponde al proceso de poner en
práctica los objetivos estratégicos; por eso,
también se llama planificación funcional. Cuando se
presenta un plan de acción o un plan funcional como la
base para una propuesta de recaudación de fondos o para la
petición de un préstamo o para que otros compren,
en un proceso o proyecto se suele hablar de «planes de
negocios»; de este tipo de planificación derivan los
planes de acción.

La mayoría de los planes de acción
consisten en los siguientes elementos:

• Una declaración de lo que se debe lograr (la
  producción o los resultados que surgen del proceso de
  planificación estratégica).

• Una explicación detallada de los pasos a
  seguir para lograr este objetivo.

• Algún tipo de horario para fijar
  cuándo se tiene que realizar y cuánto tiempo es
  necesario (cuándo).

• Una aclaración de quién será el
  responsable de asegurarse de que se complete correctamente
  cada paso (quién).

• Una aclaración de las aportaciones/recursos
  necesarios.

Si se sigue un proceso de planificación de
acción o funcional; entonces se necesita un plan
práctico, para poder recurrir y llevar a cabo los pasos
necesarios para el logro de los objetivos.

En resumen, la planificación de acción o
funcional es el proceso en el cual se planifica lo que
pasará en un proyecto o en una organización durante
un período determinado de tiempo.

Identificar los
principios

Antes de empezar con el proceso de planificación
funcional, se necesita tener en cuenta algunas cosas. Lo
más importante es haber trabajado en el proceso de
planificación estratégica, para que la
planificación de acción o funcional no se
desarrolle sin un marco de conocimiento previo. Las acciones
deben estar relacionadas con una estrategia clara que ayuden a
alcanzar los objetivos a largo plazo.

Se puede realizar la planificación funcional para
llegar a las tareas que se deben hacer. No obstante, es
conveniente que la planificación de acción debe
desarrollarse a partir de la planificación
estratégica, por lo que debe estar relacionada con un
marco estratégico o contexto. Cuando se realiza una
planificación de acción fuera de un marco
estratégico, ésta se hace un poco al
azar.

Antes de comenzar con el proceso de planificación
funcional debe estar presente el marco estratégico, para
desarrollar el trabajo organizativo. Esto incluye:

• Una visión clara de la clase de sociedad para
  la que se trabaja, y un claro entendimiento de los problemas
  a los hay que enfrentar.

• Un conjunto de valores que exprese las creencias que
  formen la base de lo que se está intentado conseguir.
  Esto proporciona pautas sobre cómo
  trabajar.

• Una declaración de la misión que
  afirme lo que hace la organización o proyecto;
  cómo, en beneficio de quién y, cuando
  corresponda, en colaboración con
  quién.

• Una meta global que reformule los problemas
  específicos que se intentan tratar, como si fuera una
  situación positiva que se está intentando
  lograr.

• Un objetivo o propósito del proyecto
  inmediato que exprese lo que la organización o el
  proyecto quiere conseguir a corto plazo, como
  contribución a una meta global.

• Áreas resultantes clave que den forma a la
  estrategia para conseguir los objetivos
  inmediatos.

Con todos estos elementos estratégicos,
estarás bien establecido para el proceso de
planificación de acción y podrás poner en
práctica tu estrategia.

2.1 BÁSICOS