El tratamiento archivístico de los documentos en las fases de archivo de oficina y central

Introducción

Las fases de archivo por las que pasan los documentos
generados por un organismo o institución constituyen un
bloque unitario desde que nacen en la oficina hasta que, al
final, ingresan en un archivo histórico.

Las fases son cuatro:

• Archivo de oficina

• Archivo central

• Archivo intermedio

• Archivo histórico

Estas cuatro fases forman parte de un mismo proceso
archivístico y, en cada una de ellas varían el
valor de los documentos, el tratamiento que reciben y el servicio
que prestan.

El flujo constante de documentos entre una y otra fases
constituye un sistema archivístico. Los plazos de
transferencia deben respetarse dentro de lo posible con el fin de
evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, a
las que hay que descargar de aquellos que no son de uso frecuente
por parte del gestor.

El funcionamiento de las dos primeras fases, Oficina y
Central, influye en las otras dos de manera decisiva, ya que si
los documentos están correctamente creados, clasificados y
transferidos desde las oficinas, el trabajo de los archiveros en
el resto de las fases de archivo se podrás dedicar
más al análisis y valoración de series, al
expurgo –en su caso- y a la conservación de los
documentos.

El tratamiento
archivístico en la fase de archivo de
oficina

El archivo de oficina está formado por aquellos
documentos que se están tramitando o bien que son de uso
frecuente por parte de los gestores de la
documentación.

Dichos documentos poseen plena vigencia jurídica
y administrativa y su permanencia en las diversas unidades
administrativas no debe superar los cinco años desde su
tramitación, salvo excepciones. Los documentos de esta
fase sirven para dar testimonio, ofrecer información y,
además, poseen un valor histórico
potencial.

El archivo de oficina responde a la exigencia de
encontrar la información que se busca en un plazo de
tiempo oportuno, para lo cual es necesario conocer con
precisión los documentos que se poseen, algo imposible si
lo que se tiene no está organizado de manera
apropiada.

En primer lugar, en cada puesto de trabajo sólo
deberían estar presentes los expedientes de
tramitación, individualizados por medio de capetillas que,
a su vez pueden guardarse en un sistema de carpetas o en
estanterías.

Tratar adecuadamente el archivo de oficina requiere el
empleo de técnicas en función del volumen tratado:
se trata de todo un servicio, departamento o división
administrativa.

Para empezar es importante realizar un esquema
lógico y ordenado de los diferentes elementos que componen
el servicio, considerando siempre las actividades propias del
mismo, es decir, las tareas realizadas cotidianamente.

El tratamiento archivístico consiste en un
conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos
en cada una de sus edades y que tiene por objeto su
conservación, su organización y hacerlos
rápidamente accesibles y útiles.

Las principales funciones en el tratamiento
archivístico son:

• Identificación, que conduce al conocimiento
  del órgano y las unidades administrativas que han
  producido los documentos, además de los tipos
  documentales producidos.

• Clasificación, mediante la cual los
  documentos producidos y recibidos por una determinada unidad
  administrativa se separan, formando conjuntos
  orgánicos de documentos correspondientes a las
  actividades desarrolladas por esa oficina.

• Ordenación, que consiste en colocar los
  documentos dentro de sus series y de su fondo de acuerdo a un
  orden convenido. Los tipos de ordenación son: la
  cronológica, la alfabética y la
  numérica.

• Descripción, donde se reflejan los resultados
  de las operaciones anteriores en los instrumentos de control
  e información. Conviene realizar la descripción
  mediante inventario, que consiste en describir la
  documentación mediante ciertos elementos, con la
  finalidad de conocer su contenido y su localización
  física. Los elementos que forman parte de la ficha
  son:

• Las fechas límite del expediente (año
  de su inicio y año de su
  finalización)

• Una entrada descriptiva breve y concisa, que sirva
  para conocer el contenido de cada expediente

• Los dígitos correspondientes al cuadro de
  clasificación y denominación de la
  serie.

• La signatura del archivo, es decir, el número
  de la caja donde se archiva el documento y el número
  de dicho documento dentro de la caja.

Este sistema posee considerables ventajas, como la
rapidez de búsqueda de documentos, que están
colocados en un orden lógico y la reducción al
mínimo de las posibilidades de error cuando se busca y se
devuelve un expediente a su lugar correspondiente.