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Administración de Servicios de Salud

Enviado por Karina Jaramillo



Partes: 1, 2, 3

  1. Conceptos básicos
  2. Historia
  3. Procesos administrativos
  4. Planeación en el proceso administrativo
  5. Organización en el proceso administrativo
  6. Organigrama horizontal
  7. Control en el proceso administrativo
  8. Elementos administrativos
  9. Teorías organizacionales
  10. Administración de recursos humanos de los servicios de salud
  11. Marketing una herramienta para la administración
  12. Modelo estratégico
  13. Bibliografía

CONCEPTOS BÁSICOS.

La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en la sociedad. El surgimiento de la administración es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay, una disciplina básicamente nueva, o algún nuevo grupo dirigente, ha surgido tan rápido como la administración desde principios de siglo. Pocas veces en la historia de la humanidad una disciplina se ha manifestado indispensable con tanta rapidez.

La palabra "administración" se forma del prefijo "ad", hacia, y de "ministratio", esta última palabra viene a su vez de "minister", vocablo compuesto de "minus", comparativo de inferioridad y del sufijo "ter" que sirve como término de comparación. Si pues "magister" (magistrado), indica una función de preeminencia o autoridad, el que ordena o dirige a otros en una función, "minister" expresa precisamente lo contrario: subordinación u obediencia, el que realiza una función bajo el mando de otro, el que presta un servicio a otro. (1). Este mismo concepto está implícito en la definición "es la ciencia y el arte de conseguir que un grupo de individuos sirva y comparta un fin común, que no podría ser logrado por un individuo aislado". De esta definición destacan con características de importancia el elemento de esfuerzo cooperativo y el objetivo o finalidad común. (2)

La administración es el órgano especifico encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico, el cual refleja el espíritu esencial de la era moderna, es en realidad indispensable y esto explica porque una vez creada creció con tanta rapidez. (3)

La administración, como ciencia empírica, es casi tan antigua como el hombre. Alguien ha dicho que la primera vez que dos hombres se pusieron de acuerdo para mover una piedra demasiado pesada para uno solo, nació la administración. Si bien eso resulta algo exagerado, reconocemos conductas administrativas racionales y bien establecidas en instituciones egipcias, en la organización civil y militar del Imperio Romano, etc.

Sin embargo, la administración ha .venido adquiriendo carácter de ciencia sólo a partir de los estudios de Henri Fayol, en Francia y de F. W. Taylor, en Estados Unidos, quienes, partiendo de posiciones diferentes llegaron a enunciar una serie de principios que han llevado a la Administración a la, categoría de Ciencia.

Ahora bien, ¿qué clase de ciencia es la Administración? En primer lugar cabría comentar que es una ciencia impopular porque tiende, a producir algún grado de uniformidad y trata de impedir el virtuosismo o la inspiración personal como sistema.

  • 1. CARAVALLO, Y. Teoría Organizacional y Administrativa. Universidad de Oriente. Venezuela. Núcleo Bolívar. Post grado en Educación. 2008. Pag.5

  • 2. MEDINA, E. & KAEMPFFER, A. Elementos de Salud Pública Capitulo Quinto Organización y Administración. Biblioteca Nacional de la Universidad de Chile. 2007

  • 3. Opcit. Caravallo. Pag 5

  • Finalmente, es una ciencia operacional, es decir, sus principios llevan a acciones, para las cuales se desarrollan técnicas, en contraposición, con las ciencias gratuitas, que no tienen fines operativos. (4)

    La administración de servicios de salud es una de las disciplinas de la salud pública. Su función es la integración eficiente y efectiva de los recursos humanos, físicos y económicos para lograr una atención óptima de servicios de salud al paciente. El/la administrador/a procura que los recursos disponibles para la promoción, protección y restauración de la salud sean aplicados tomando en consideración el conocimiento científico vigente sobre la salud y la enfermedad. (5)

    El desarrollo de las actividades en los servicios de Salud es un proceso de alta complejidad, ya que no se relaciona únicamente con alcanzar los resultados esperados en la planificación, sino que tiene que ver con todos los elementos, visibles y no visibles, que deben darse para lograr dichos resultados. Superados los primeros momentos de la gestión en los servicios (definir objetivos generales, proyectos, asignar recursos y personal) es indispensable garantizar el cumplimiento de lo resuelto, momento en el que surge una serie de complicaciones y obstáculos de carácter logístico y de naturaleza humana que a veces llegan hasta a neutralizar la acción en las unidades operativas.

    La dirección de las Áreas y de otros niveles operativos es concebida y desarrollada de una manera bastante tradicional; se reproducen en buena medida las características verticalistas, estáticas, de limitada creatividad, con escasa o nula participación de los integrantes de los organismos mencionados y peor aún de la comunidad. Esto contribuye también a disminuir la eficiencia y calidad de los servicios y, por lo tanto, a afectar la legitimación de los mismos ante la comunidad.

    Al no conocer y por lo mismo no tomar en cuenta la cultura organizacional, es decir, las características individuales y colectivas de los miembros de las unidades de salud, se cierra un camino de gran importancia que puede conducir a la mejora considerable en el funcionamiento de dichas unidades. La falta de sentido de pertenencia, la existencia de conflictos interpersonales e inter grupos, son a menudo elementos que pasan desapercibidos ante los directivos y que pueden ser la base de problemas trascendentes.

    Otro elemento fundamental en el desarrollo de esta etapa y que no está presente en el manejo de las Áreas de Salud, tiene que ver con la profunda relación entre los servicios y la comunidad; para la etapa de la planificación, como ya hemos señalado en módulos anteriores, es indispensable la participación conjunta del servicio y organizaciones de la sociedad; pero de igual manera el control de la ejecución debe ser efectuado con similares niveles participativos, que no solamente tienen que ver con la eficiencia, sino con conceptos de rendición de cuentas y control social de la gestión en salud.

    • 5. Opcit. MEDINA, E. & KAEMPFFER. Organización y Administración. Pag 6

    • 6. CASEY BUFORD, S. Linking Human Resources to Organizational Performance and Employee Relations in Human Services Organizations: Ten HR Essentials for Managers. International Journal of Public Administration. 29(7), 517-523, 2006.

    Estas falencias se originan en la tradición burocrática y centralizada que ha caracterizado a los organismos estatales, y que ahora pretende ser superada con los planes de descentralización y desconcentración del MSP. Por otro lado son evidentes también las limitaciones de los trabajadores de la Salud (profesionales y no profesionales) en su formación para ejercer funciones directivas en los diferentes niveles del Sector. (6)

    La Administración de la salud necesita de profesionales que cuenten además de los conocimientos gerenciales modernos, herramientas, involucrados con la salud, el garantizar que las instituciones, organizaciones comprometidas con este servicio ofrezcan calidad gracias a una buena productividad. Para ello es necesario contar con un personal calificado, que se puede tener si las organizaciones, el mismo Gobierno, demanda más conocimientos, hacer que los encargados de estos cargos se preparen en adquirirlos puesto en el presente son muy significativos, conocimientos, que permitan prestar el servicio que los ciudadanos que hacen uso de los Hospitales, clínicas estén garantizado en lo que a calidad se ofrece.

    Se requiere de profesionales comprometidos con la gerencia de la salud que cuenten como señalan algunas universidades, escuelas relacionadas con la Administración de la salud con el poder:

    • Desarrollar la capacidad de gestión, administrativa y financiera de las empresas e instituciones de salud, adecuarlas a las exigencias dadas por los nuevos sistemas de prestación de servicios, actualizar su infraestructura y dotación donde se requiera, ajustarse a los procesos de descentralización y modernización de los servicios públicos, mejorar la prevención, promoción, diagnóstico y atención en salud, aplicar los mecanismos tendientes a mejorar la calidad, eficiencia y coberturas de los servicios en todos los niveles.

    • El dominio de un marco conceptual y metodológico para identificar y comprender los elementos, tanto externos como internos, que influyen en el desempeño, productividad y calidad de los sistemas locales de salud. La capacidad de análisis y evaluación de los problemas locales de salud de la población.

    • El dominio de métodos y técnicas necesarias para organizar y dirigir sistemas locales de salud, manteniendo un liderazgo que fomente la interacción disciplinaria, la optimización de recursos, la identificación de necesidades y problemas, así como la realización de propuestas que garanticen.

    • La capacidad de análisis y evaluación de los problemas locales de salud de la población, garantizando soluciones, aportando respuestas.

    • El manejo de los componentes epidemiológicos, socio-sanitarios, económicos, financieros, contables y de desarrollo institucional, por medio de las herramientas gerenciales y teórico-prácticas de salud pública aplicadas a instituciones del sector salud y de los entes territoriales. (7)

    • 7. GONZALEZ, M. et al. Educación permanente en salud. Gestión en los servicios de salud. Quito, Ecuador. OPS, c 2001. 117 p. (Serie Educación Permanente en Salud, 1). Pag 83-84

    • 8. MORA, C. Calidad y Productividad en la administración de la salud - Consideraciones básicas, alcances, repercusiones. Gestiopolis, Marzo 2010.

    HISTORIA

    En el despuntar del siglo XX, dos ingenieros desarrollaron los primeros trabajos pioneros respecto a la administración. Uno era americano, Frederick Winlow Taylor, y desarrolló la llamada escuela de administración científica, preocupada por aumentar la eficiencia de la industria a través, inicialmente, de la racionalización del trabajo operario. El otro era europeo, Henri Fayol, y desarrolló la llamada teoría clásica preocupada por aumentar la eficiencia de su empresa a través de su organización y de la aplicación de principios generales de la administración con bases científicas. A pesar de que ellos no se hayan comunicado entre sí y haya partidos de puntos de vista diferentes y aun opuestos, lo cierto es que sus ideas constituyen las bases del llamado enfoque clásico tradicional de la administración, cuyos postulados dominaron aproximadamente las cuatro primeras décadas de este siglo el panorama administrativo de las organizaciones.

    Así de un modo general, el enfoque clásico de la administración puede desdoblarse en dos orientaciones bastante diferentes y hasta cierto punto opuestas entre sí, pero que se complementan con relativa coherencia:

    • 1. De un lado, la escuela de la administración científica, desarrollada en los Estados Unidos, a partir de los trabajos de Taylor. Esa escuela era formada principalmente por ingenieros, como Frederick Winslow (1856-1915), Henry Lawrence Gantt (1.861-1931), Frank Bunker Gilbreth (1868-1924), Harrington Emerson (1853-1931) y otros Henry Ford (1863-1947), suele ser incluido entre ellos, por haber aplicado sus principios. La preocupación básica era aumentar la productividad de la empresa mediante el aumento de la eficiencia en el nivel operacional, esto es, en el nivel de los operarios. De allí el énfasis en el análisis y en la división del trabajo operario, toda vez que las tareas del cargo y el ocupante constituyen la unidad fundamental de la organización. En este sentido, el enfoque de la administración científica es un enfoque de abajo hacia arriba (del operario hacia el supervisor y gerente) y de las partes (operarios y sus cargos) para el todo (organización empresarial). Predominaba la atención en el trabajo, en los movimientos necesarios para la ejecución de una tarea, en el tiempo-patrón determinado para su ejecución: ese cuidado analítico y detallado permitía la especialización del operario y la reagrupación de los movimientos, operaciones, tareas, cargos, etc., que constituyen la llamada "organización racional del trabajo" (ORT). Fue además de esto, una corriente de ideas desarrollada por ingenieros, que buscaban elaborar una verdadera ingeniería industrial dentro de una concepción eminentemente pragmática. El énfasis en las tareas es la principal característica de la administración científica.

    • 2. De otro lado, la corriente de los anatomistas y fisiologistas de la organización, desarrollada en Francia, con los trabajos pioneros de Fayol. Esa escuela estaba formada principalmente por ejecutivos de las empresas de la época. Entre ellos Henri Fayol (1841-1925), James D. Mooney, Lyndall F. Urwick (n.1891), Luther Gulick y otros. Esta es la corriente llamada Teoría Clásica. La preocupación básica era aumentar la eficiencia de la empresa a través de la forma y disposición de los órganos componentes de la organización (departamentos) y de sus interrelaciones estructurales. De allí el énfasis en la anatomía (estructura) y en la fisiología (funcionamiento) de la organización. En este sentido, el enfoque de la corriente anatómica y fisiologista es un enfoque inverso al de la administración científica: de arriba hacia abajo (de la dirección hacia la ejecución) del todo (organización) hacia sus partes componentes (departamentos). Predominaba la atención en la estructura organizacional, con los elementos de la administración, con los principios generales de la administración, con la departamentalización. Ese cuidado con la síntesis y con la visión global permitía una manera mejor de subdividir la empresa bajo la centralización de un jefe principal. Fue una corriente eminentemente teórica y "administrativamente orientada". El énfasis en la estructura es su principal característica. (8)

    PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

    Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. (9)

    La Administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica con técnicas, se denomina Ciencia.

    Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.

    A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. (10)

    Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece mas exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. (11)

    Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con siete elementos que se detallan a continuación:

    • 1. Investigación

    • 2. Planificación

    • 3. Coordinación

    • 4. Control

    • 5. Previsión

    • 6. Organización

    • 7. Comando

    • 9. PELAYO, C. Las principales teorías administrativas y sus enfoques. Monografías. Venezuela. 2000

    • 10. REYES, L. Proceso Administrativo. El Prisma Portal para Investigadores y Profesionales. México. 2010.

    • 11. THOMPSON, M. & ANTEZANA, J. El Proceso Administrativo. Promonegocios.net. México. 2006

    • 12. AMADOR, J. Proceso Administrativo. Portal para Investigadores y Profesionales El Prisma. México. 2006

    Koontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco elementos:

    • 1. Planificación

    • 2. Designación de Personal

    • 3. Control

    • 4. Organización

    • 5. Dirección

    Miner define el Proceso Administrativo con cinco elementos:

    • 1. Planificación

    • 2. Organización

    • 3. Dirección

    • 4. Coordinación

    • 5. Control (12)

    La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.

    En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. (13)

    La Administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las Organizaciones le sirven a las personas que afectan.

    El éxito que puede tener la Organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeño Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la diferencia de otras Organizaciones. (14)

    Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

    A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. La mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social. (15)

    • 13. Opcit THOMPSON, M. & ANTEZANA, J. El Proceso Administrativo

    • 14. Opcit REYES, L. El Proceso Administrativo.

    • 15. Opcit THOMPSON, M. & ANTEZANA, J. El Proceso Administrativo

    • 16. Opcit REYES, L. El Proceso Administrativo.

    Monografias.com

    Fuente: ESPINOZA, A. Proceso Administrativo. Monografías. México. 2008

    Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Desde finales del siglo XIX  se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes, aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado.

    Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control. Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración es:

    • 1. LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.

    • 2. LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

    • 3. LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.

    • 4. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes. (16)

    • 17. AGUILAR, R. Proceso Administrativo. Monografías. México. 2003

    El proceso administrativo.

    Monografias.com

    Fuente: DE WELSCH, HILTON & GORDON. Capitulo 1 Presupuestos. Ed. Prentice Hall. México 1990

    Monografias.comMonografias.comMonografias.comMonografias.com

    Fuente: REYES, L. Proceso Administrativo. El Prisma Portal para Investigadores y Profesionales. México. 2010.

    PLANEACION EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

    Concepto:

    La Planeación es decir por adelantado, qué hacer, cómo y cuando hacerlo, y quién ha de hacerlo. La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir. Hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederían; aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los planes mejor trazados, a menos que haya planeación, los hechos son abandonados al azar. (17)

    Entendida así, la planificación puede definirse como el proceso administrativo de escoger y realizar los mejores métodos para satisfacer las determinaciones políticas y lograr los objetivos. En otros términos, es entender el objetivo, evaluar la situación, considerar diferentes acciones que pueden realizarse y escoger la mejor. Además, incluye la necesidad de prever la proyección futura de las acciones. (18)

    • 18. Opcit AMADOR, J. Proceso Administrativo

    • 19. Opcit. MEDINA, E. & KAEMPFFER.. Organización y Administración

    La planeación es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinación de los cursos de acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas.

    La tarea de la planeación es exactamente: minimización del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades.

    La naturaleza esencial de la planeación puede ponerse de relieve mediante sus cuatro componentes principales que son:

    • 1. Contribución a los objetivos y propósitos

    • 2. Primacía de la planeación

    • 3. Extensión de la administración

    • 4. Eficacia de la planeación

    El propósito de cada plan es facilitar el logro de los objetivos de la empresa.

    Puesto que las organizaciones empresariales de organización, integración, dirección, liderazgo y control están encaminadas a apoyar el logro de los objetivos empresariales, la planeación lógicamente precede a la ejecución de todas las funciones.

    Según Terry, la planeación es "Seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales, está compuesta de numerosas decisiones orientadas al futuro. Representa el destinar pensamiento y tiempo ahora para una inversión en el futuro".

    La planificación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros.

    Este proceso desde luego que implica contar con los elementos siguientes:

    • Pronosticar los volúmenes de ventas que se puedas alcanzar en determinados periodos.

    • Fijar los resultados finales deseados u objetivos.

    • Desarrollar estrategias que señalen cómo y cuándo alcanzar las metas establecidas.

    • Formular presupuestos.

    • Establecer procedimientos.

    • Determinar políticas que orientan los gerentes en la toma de decisiones.

    Importancia:

    En la organización, la planificación es el proceso de estableces metas y elegir los medios para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar su personal ni sus recursos debidamente.

    Quizás incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando ni donde se desvían del camino.

    Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa.

    Beneficios:

    Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la organización. La planificación es fundamental, ya que esta:

    • 1. Permite que la empresa este orientada al futuro.

    • 2. Facilita la coordinación de decisiones.

    • 3. Resalta los objetivos organizacionales.

    • 4. Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente.

    • 5. Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.

    • 6. Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.

    • 7. La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la organización, dirección y control, y es su fundamento.

    • 8. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.

    • 9. Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.

    • 10. Propicia el desarrollo de la empresa.

    • 11. Reduce al máximo los riesgos.

    • 12. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

    Limitaciones:

    Dentro de las limitaciones de la planeación podemos mencionar:

    • a) La planeación consume tiempo y dinero; sin embargo, esto no es sino una inversión cuya recuperación y beneficios adicionales se producen por medio de resultados más efectivos, económicos y rápidos.

    • b) Los buenos esfuerzos de planeación no pueden apresurarse, se requiere tomar el tiempo necesario para reflexionar, localizar y analizar datos suficientes, para considerar posibles cursos de acción y para formular el plan en sí.

    • c) Debe balancearse el empleo de recursos dedicados a la planeación, de tal manera que su costo no llegue a exceder as u verdadera utilidad.

    • d) Dificultad para llegar a los datos precisos con relación al futuro.

    • e) La gente se interesa más en el presente que en el futuro.

    • f) La planeación es costosa.

    Propósito:

    La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los estándares para facilitar el control. La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los administradores como a lo que no lo son. Cuando todos los interesados saben a donde va la organización y con que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así evitar que una organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos. (19)

    • 20. Opcit AMADOR, J. Proceso Administrativo

    La planificación está regida por algunos principios: 1) de sencillez; 2) de uniformidad; 3) de continuidad; 4) de flexibilidad; 5) de equilibrio; 6) de utilización racional de los recursos. Estos principios son auto explicativos y su aplicación lleva a la formulación de planes adecuados.

    Cuando los planes están formulados, ya sea a corto o largo plazo, viene la etapa da diseñar los programas, o con más frecuencia, parte de ellos, que se asignan a grupos o personas que deben cumplir algunas metas en plazos determinados y de acuerdo a determinadas normas o procedimientos y sujetas a evaluación periódica (20)

    Pasos en la planeación:

    Los administradores  siguen esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de planeación:

    • 1. Detección de las oportunidades aunque precede la planeación real y, por lo tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeación, la detección de las oportunidades tanto en el ambiente externo como dentro de organización, es el verdadero punto de partida de la planeación.

    • 2. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeación consiste en establecer objetivos para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto para a corto plazo, como largo.

    • 3. Desarrollo de premisas. El tercer paso lógico de la planeación es establecer, difundir obtener consenso para utilizar premisas críticas de la planeación tales como pronósticos, las políticas básicas y los planes ya existentes en la compañía.

    • 4. Determinación de curso alternativo de acción, en particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser la mejor.

    • 5. Evaluación de cursos alternativos de acción. Después de buscar los cursos alternativos, el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas previamente fijas.

    • 6. Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un análisis y evaluación de cursos alternativos revelara que dos o más de ellos son aconsejable y quizás el administrador decida seguir varios cursos en lugar del mejor.

    • 7. Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisión, la planeación esta completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados para respaldar el plan básico.

    • 8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto. Se debe presentar una expresión numérica convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes contra los que se puedan medir el avance de la planeación. (21)

    Los planes que especifican los detalles de cómo serán logrados los planes generales, se denominan planes operativos.

    • 21. Opcit MEDINA, E. & KAEMPFFER. Organización y Administración

    • 22. Opcit AMADOR, J. Proceso Administrativo

    Se han identificado tres diferencias entre los planes estratégicos y los operativos.

    • Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 año) y Largo Plazo (Más allá de 5 años)

    • Especificidad: Específicos (claramente definidos), Direccional (flexibles, establecen guías generales).

    • Frecuencia de uso: Uso único (son generados para una situación Única), Permanente (planes continuos para actividades repetidas). (22)

    Elementos de la planeación:

    A los elementos de la planeación, también se les llama tipos de planes y según éstos, toda operación debe tener un propósito o meta; generalmente el propósito de los negocios es la producción y distribución de bienes y servicios económicos (como por ejemplo, el de los tribunales es la interpretación y aplicación de leyes; el de la universidad la enseñanza, la investigación y la extensión.

    A continuación mencionamos los diferentes tipos de planes:

    Los propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semi-permanente un grupo social.

    La investigación: Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.

    Los objetivos: Algunas veces se les llaman metas y actividades, representan no solo el punto final de la planeación, sino también el lugar hacia donde se encaminan la organización, integración, dirección, liderazgo y control; así que, los objetivos y metas son considerados como planes. (23)

    Los objetivos se clasifican en individuales y personales; generales; secundarios; estratégicos y departamentales.

    INDIVIDUALES O PERSONALES: Son metas personales que nos proponemos dentro de una empresa pero que a la misma empresa no le importan.

    GENERALES: Son las metas de todas las áreas y niveles de la empresa, de un grupo, o están en relación con otros que están subordinados a él. Ejemplo: el departamento de producción no importando su jerarquía tiene prestaciones y pertenece a un sindicato.

    SECUNDARIOS: Son medios o instrumentos para la consecución de los objetivos. Ejemplo: Colocar carteles de higiene y seguridad.

    ESTRATÉGICOS: Son cursos de acción que se utilizan para incrementar, obtener e innovar para lograr el objetivo general.

    Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización

    Deben ser estables a los cambios continuos ya que en los objetivos originan conflictos y confusiones.

    • QUE es lo que realmente pretendemos, cuál es la meta que nos proponemos alcanzar

    • COMO pretendemos lograrlo: ¿en qué forma, íntegra o parcial? ¿De inmediato o a largo plazo?

    • 23. DE WELSCH, HILTON & GORDON. Capitulo 1 Presupuestos. Ed. Prentice Hall. México 1990

    • 24. Opcit AMADOR, J. Proceso Administrativo

    • QUIEN ¿se trata de un objetivo personal y subjetivo o del natural de la función? ¿A qué departamentos, secciones, etc., corresponde lograr objetivos?

    • POR QUÉ ¿Cuál es la finalidad que nos movió a buscar el objetivo, de lo cual depende una gran parte la forma como habrá de alcanzarse?

    • DONDE se trata, por ejemplo de un mercado local, nacional o internacional. (24)

    Las estrategias: Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas. (25)

    Las estrategias son importante ya que:

    • La falta de ellas puede impedir que se cumplan con los objetivos,

    • Guían la opción

    • Son el vehículo o medio para llegar a los objetivos

    • Facilitan la toma de decisiones

    • Establecen opciones claras

    • Desarrolla la creatividad en la solución de problemas

    Lineamientos o reglas para escribir las estrategias.

    • Asegurarse que contribuyan a lograr el objetivo

    • Se escribe el lenguaje simple y conocido

    • Consideran experiencias pasadas para su establecimiento

    • Analizan sus consecuencias. (26)

    Políticas: Son enunciados generales que guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma de decisiones. Las políticas delimitan el área dentro de la cual deben tomarse las decisiones y deben estar de acuerdo con los objetivos; las políticas permiten que los administradores deleguen autoridad a la vez que mantienen el control. Las políticas son además: principios generales o filosofías que sirven para orientar la acción del grupo de trabajo u organismo social; son normas amplias, generales, elásticas y realistas.

    El objetivo fija las metas, la política señala los medios genéricos para llegar a ellos.

    Ejemplos de políticas son: Pagar salarios altos, vender solo al contado, promover solamente al personal interno, otorgar descuentos, capacitar al personal. Las políticas se pueden clasificar en básicas, generales y departamentales, ellas identifican al nivel de la organización.

    Programas: "Los programas son los planes mismos; pero en los cuales no solo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente se hace referencia al tiempo requerido para realizar cada de una de sus partes.-Es la consecuencia cronológica que confiere vitalidad y sentido práctico a un plan". Los programas pueden ser a corto plazo generalmente a un año y de largo plazo cuando excede ese período.

    • 25. ESPINOZA, A. Proceso Administrativo. Monografías. México. 2008

    • 26. Opcit AMADOR, J. Proceso Administrativo

    • 27. Opcit ESPINOZA, A. Proceso Administrativo

    Los programas tienen como fundamento el capital necesario y los presupuestos operacionales; los programas están constituidos por metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de áreas, recursos a emplearse y otros elementos necesarios para llevar a acabo un curso de acción. (27)

    Clasificación de los programas

    TÁCTICOS: Se establecen por áreas.

    Ejemplo: ventas, contabilidad, cobranzas, la importación de una materia.

    OPERATIVOS: Aquellos que se establecen para una actividad especifica.

    Ejemplo: entrega de un pedido cobro de factura

    Importancia de los programas

    • Suministran información e indica el avance en la tarea

    • Sirven como herramienta de control de control de los procesos y los empleados

    • Identifican a las personas responsables de las tareas.

    • Determinan los recursos que se necesitan

    • Determinan el tiempo de iniciación y determinación de las actividades.

    • Se incluye únicamente las actividades más relevantes. (28)

    Presupuestos: Considerado como un plan, un presupuesto es la expresión de los resultados esperados en términos numéricos; hay varios tipos de presupuesto proyectado de ganancias y pérdidas. Hacer un presupuesto es planear, el presupuesto es un instrumento de control que permite consolidar los planes de una empresa.

    Además de su uso en la planeación, el presupuesto también se utiliza para el control y la coordinación.

    Como fuente de coordinación, el presupuesto proporciona información respecto a los planes que se han hecho, asegurándose de que estén en equilibrio con cada uno de los otros planes.

    Diferentes tipos de presupuestos:

    • 1. Específicos: Comúnmente se usa en el gobierno, consiste esencialmente en que establece una suma de dinero como límite a gastar o a invertir en una determinada actividad o programa.

    • 2. Fijos: Implican un plan que no cambia, aunque cambien sus ventas o la producción; el estándar o unidad de medida no cambia.

    • 3. Flexibles o variables: Permite revisar los gastos y los costos de producción; es más fácil de utilizar en el control de operaciones que el presupuesto específico.

    Existe además otro tipo de clasificación como la siguiente:

    • a) Presupuesto de operación: incluye la planeación de las operaciones para el siguiente período.

    • b) Presupuesto de capital: demuestra la planeación de los cambios en los activos fijos; y

    • c) Presupuesto financiero: establece el origen y aplicación de fondos, trata de los movimientos de efectivo. (29)

    • 28. Opcit AMADOR, J. Proceso Administrativo

    • 29. Opcit ESPINOZA, A. Proceso Administrativo

    • 30. Opcit AMADOR, J. Proceso Administrativo

    Características de los presupuestos

    • Se expresa en términos cuantitativos

    • Se establecen para toda la empresa

    • Se establecen específicamente por área

    • Es diseñado por un periodo determinado. (30)

    Partes: 1, 2, 3

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