En el proceso de comunicación, el emisor decide
el mensaje a emitir, el canal y la codificación que va a
usar. El emisor, por otra parte, es quien se ocupa de que la
retroalimentación, que es un mensaje en sí, llegue
lo más clara posible. Ya que esta es la vía
necesaria para conocer si el mensaje se recibió con
claridad. De lo contrario, la retroalimentación
llegará en el momento en que el receptor incumpla o no
realice la tarea indicada en el mensaje, por el hecho de una mala
comunicación o interpretación errónea del
mensaje.
La mayoría de los componentes del proceso de
comunicación tienen la capacidad de crear distorsiones.
Por tanto, inciden sobre la meta de la comunicación. Las
distorsiones dependen fundamentalmente del estado
psicológico del emisor y del receptor; del canal usado y
del tipo de codificación.
1.1 DEFINICIÓN DE LA
COMUNICACIÓN
La comunicación es el proceso mediante el cual se
transmiten y se reciben datos, ideas, opiniones y actitudes para
lograr una comprensión plena y una acción
eficiente. Ésta es el acto por medio del cual un individuo
establece un contacto que le permite transmitir una
información a otro individuo. Por tanto, es una actividad
inherente a los individuos, que implica la interacción y
la puesta en común de mensajes significativos, por medio
de diversos canales y medios para influir, de alguna manera, en
el comportamiento de los demás. La comunicación es,
entonces, un proceso humano de interacción de lenguajes
que se encuentra más allá del traspaso de
información, es más un hecho sociocultural que un
proceso mecánico.
La comunicación es eficaz cuando el receptor
interpreta el mensaje en el sentido que pretende el emisor. La
comunicación es dinámica, continua y
sistemática. La comunicación es la oportunidad de
encuentro con otro. Por lo que plantea una amplia gama de
posibilidades de interacción en el ámbito social,
que es allí donde tiene su razón de ser. Ya que a
través de ésta las personas logran el
entendimiento, la coordinación y la cooperación que
posibilitan el crecimiento y desarrollo de las
organizaciones.
La comunicación organizacional es el efecto de
comunicar la información formal e informal que se genera
para la adecuada relación y desempeño laboral de
los integrantes de una organización, tanto grupal como
interpersonal. La comunicación es uno de los factores
fundamentales en el funcionamiento eficiente de las
organizaciones; es una herramienta clave en la
organización, por lo que juega un papel primordial en la
cohesión de las empresas. Es posible gracias al
intercambio de información entre los distintos niveles de
la organización, entre éstos se establecen patrones
de comportamiento comunicacional, ello supone que cada uno
realiza un rol comunicativo específico.
Así pues, la comunicación organizacional
es un sistema de interrelaciones y entendimiento laborales, por
medio del cual que establece la estructura a los objetivos de
logro, que están dirigidos al beneficio individual,
colectivo y organizacional. De allí, que la
comunicación organizacional sea el conjunto total de
mensajes que se intercambian entre los integrantes de una
organización, y entre ésta y su medio. Se entiende
también como el conjunto de técnicas y actividades
encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se da
entre los miembros de una organización y entre
organizaciones.
La comunicación produce en una multiplicidad de
sentidos dado que cada receptor se transforma, a su vez, en
productor de nuevos y variados mensajes. Así las
relaciones que se dan entre los miembros de una
organización se establecen gracias a la
comunicación; en estos procesos de intercambio se
establecen compromisos, se asignan y delegan
funciones,.
La comunicación organizacional se determina con
relación a la creación, mantenimiento y
renovación de:
Cultura (valores): Principios, conceptos y
creencias, explícitos o implícitos, compartidos
por todos los que forman parte de una
organización.Estructura: Cómo está operativamente
organizada la empresa; además determina las relaciones
laborales entre las distintas áreas que conforman la
estructura organizativa.Estrategia: Pasos que deben darse para alcanzar los
objetivos de la empresa.Recursos (habilidades): Áreas, capacidades,
conocimientos, fortalezas.Procedimientos: Rutinas, formas en que se ejecutan
las actividades, niveles de acción e
interrelaciones.Personal (potencial humano): Factor que se define en
función de perfiles, habilidades, actitudes,
aptitudes, conocimientos, acorde al número necesario
que requiere un área o actividad
determinada.Estilo de dirección: Actitudes que adoptan
los integrantes de los niveles directivos de la
Empresa.
Ante esta perspectiva, la comunicación dentro de
una empresa está determinada por lo que cada miembro debe
conocer según el nivel que ocupe.
Función de
la comunicación en la
organización
La comunicación cumple una serie de funciones
dentro de una organización, tales como: proporciona
información acerca de los procesos internos; posibilita
funciones de mando y de toma de decisiones; soluciones de
problemas y diagnóstico de la realidad.
Dentro de una organización la comunicación
abarca tres funciones, a fin de mantener la estabilidad y el
equilibrio de la empresa. Tales funciones son: Producción,
innovación y mantenimiento.
En la función de producción: La
comunicación abarca todas las actividades y la
información que se relacionan directamente con los
modos de capacitación personal; orientación
pertinente a la realización del trabajo; apertura de
espacios para la formulación y concertación de
objetivos; la solución de conflictos y la sugerencia
de ideas para mejorar la calidad del servicio y del
producto.En la función innovadora: En ésta se
dan dos tipos de innovaciones. Primero, la de la
organización. Segundo, en la organización. La
innovación de la organización cambia la empresa
pero no afecta al personal que labora en ella. La
innovación en la organización se requieren
cambios en el comportamiento de los individuos, hecho que
afecta a todo el conjunto; pues exige una actitud positiva y
prospectiva en todos y cada uno de los estamentos de la
empresa: directivos, administrativos y empleados. La
función innovadora de la comunicación incluye
actividades de comunicación tales como los sistemas de
sugerencias a nivel general: el trabajo de
investigación y desarrollo; la investigación y
el análisis de mercados; las sesiones de
manifestación de inquietudes y los comités de
desarrollo de ideas.La función de mantenimiento: Está
relacionada con los espacios de socialización que
permiten un contacto con el ambiente físico y humano,
a través de la información oportuna, amplia y
puntual; lo cual genera mejores relaciones interpersonales e
identificación con la organización. La
comunicación de mantenimiento busca compensar y
motivar al personal para que se comprometa con los objetivos
y las metas de la organización. Reconoce al individuo
competente y valioso, resalta el trabajo en equipo y la
creación individual.
La comunicación organizacional internas promueve
la participación, la integración y la convivencia
en el marco de la cultura organizacional. Donde cobra sentido el
ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades
individuales y grupales. De allí que el factor esencial de
la cultura de una organización es la comunicación
en todas sus direcciones y en todos los niveles.
La comunicación organizacional engloba
prácticas internas y externas de los flujos comunicativos.
En los cuales se pone énfasis en la necesidad de alcanzar
un equilibrio entre los canales formales e informales de
comunicación que se utilizan. Los flujos de
comunicación se encuentran compuestos por el conjunto de
estos canales de comunicación, y representan en sí
la estructura de la organización desde el punto de vista
de las interrelaciones de comunicación. Lo cual ayuda a
elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones, es decir,
transmitir efectivamente un mensaje.
La buena comunicación es de suma importancia para
la eficacia de la organización, pues hace referencia a la
transmisión y comprensión eficaz de significados.
El flujo de mensajes sigue un camino que se denomina «red
de comunicación». Por otra parte, se entiende por
«proceso seriado» la ruta que sigue la
comunicación dentro de la organización, es decir,
el proceso persona a persona. En una organización existen
y coexisten de modo paralelo redes formales e
informales.
En cualquier organización, la comunicación
tiene cuatro funciones principales:
Controlar: La comunicación controla la
conducta de los miembros de varias maneras. Las
organizaciones tienen jerarquías de autoridad y
lineamientos formales que deben seguir los empleados. Por
ejemplo, la comunicación desempeña una
función de control cuando se pide a los empleados que
primero comuniquen las quejas laborales a su jefe inmediato,
que se limiten a la descripción de sus puestos o que
cumplan con las políticas de la empresa.Motivar: La comunicación alienta la
motivación porque aclara a los empleados qué
deben hacer, cómo lo están haciendo y
qué pueden hacer para mejorar un rendimiento
deficiente. La definición de metas concretas, la
retroalimentación sobre el avance logrado hacia las
metas y el reforzamiento de la conducta deseada estimulan la
motivación.Expresar emociones: En el caso de un gran
número de empleados, el grupo de trabajo es su fuente
primaria de interacción social. La comunicación
que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que
permite a sus miembros manifestar sus frustraciones y
sentimientos de satisfacción. Por consiguiente, la
comunicación se convierte en una puerta de
expresión emocional de sentimientos y de
realización de las necesidades sociales.Informar: Se refiere al papel que desempeña
la comunicación cuando facilita decisiones. Pues
mediante la transmisión se proporciona la
información necesaria para la toma de
decisiones.
Para que la organización funcione es preciso
tener cierto control de los miembros, estimularlos para que
trabajen, proporcionarles un medio para expresar emociones y
tomar decisiones. Cualquier intercambio de comunicación en
una organización cumple con una o varias de estas
funciones.
La comunicación interna engloba el conjunto de
actos de comunicación que se producen en el interior de
una organización. Esta comunicación concierne a
todos sus componentes, desde la dirección general hasta
los empleados de más bajo nivel. Ésta persigue
informar acerca de lo que la organización hace, e intenta
lograr un clima positivo de integración al incrementar la
motivación y, en consecuencia, la
productividad.
2.1 CANALES DE COMUNICACIÓN
Los principales canales de comunicación en una
organización son: los supervisores, los compañeros
de trabajo y la actividad personal basada en hacer preguntas y
observar. Los miembros de la organización suelen acudir a
los supervisores, como fuentes de información, en los
siguientes casos:
Para información técnica
Para la obtención de metas
instrumentales
Se dan dos canales de comunicación para
transmitir la información adecuadamente, éstos son:
la comunicación vertical y horizontal.
La comunicación vertical: Puede ser
descendente o ascendente. En la comunicación
descendente la información permite la
regulación y control de la conducta de los
subordinados, tal como: Instrucciones sobre la tarea.
Comprensión de la tarea y su relación con otras
tareas: justificación del trabajo. Información
sobre procedimientos y prácticas. Información
al empleado, sobre su rendimiento y ejecución.
Información ideológica para inculcar un sentido
de misión. Los canales de comunicación
más utilizados en la comunicación descendente
son: cartas, reuniones, teléfono, manuales,
memorandos, circulares, mails, y guías.
Los canales de la comunicación organizacional
son:
Comunicación descendente: Transmite
políticas, procedimientos, reglas y
manuales.Comunicación ascendente: Contiene quejas,
sugerencias, reportes de desempeño,
investigación de actitudes.Comunicación lateral u horizontal: En
ésta se manejan memoranda interdepartamental,
conferencias de línea y asesoría,
interacción de empleados con sus supervisores,
relación sindicato-empresa.
Los mensajes que se intercambian entre los miembros de
una organización y otra organización pueden
ser:
Comunicación escrita: Es clara, precisa,
completa y correcta; se califica como información de
primera mano y se deja constancia. Por medio de ella las
personas tienen la oportunidad de poder regresar a segmentos
anteriores del mensaje, lo que permite una mejor
comprensión en la información. Esta puede darse
a través de:
Carta: Es el medio más usado dentro de una
organización para las personas ausentes, en la cual se
comunica alguna cosa de interés personal o
grupal.Memorando: Tiene el objetivo de recordar mensajes o
información con referencia a instrucciones internas
que los empleados deben realizar dentro de la
organización.Carteleras: Son un factor clave en una
organización. En ésta se maneja la
información sobre actividades de motivación o
mensajes de interés general para los empleados y
directivos. Para que éstas funcionen se debe tener en
cuenta su ubicación, es decir, sitios
estratégicos por donde hay mayor flujo de
personal.Revista: Es la forma de comunicación
tradicional con mayor aceptación dentro de la empresa.
En ésta se propicia la participación activa en
todas las actividades, con el objeto de contribuir a fomentar
la investigación de acontecimientos afines a la
realidad de la organización.Periódico: Envuelve un área de
conocimientos especializados; en muchos casos éste es
utilizado para ganar tiempo en el ámbito de la
información.Boletín: Es un medio donde se maneja
información especializada para el público
interno y externo de la organización.
Comunicación masiva: Es la
comunicación permanente que genera mensajes y noticias
de manera específica, coherente, directa y sincera
para el público interno y externo de la
organización. Esta se da por medio de:Entrevista: Es uno de los medios mas utilizados
dentro de la organización para la selección del
personal. En otros casos, la entrevista es empleada como un
instrumento preliminar parra estructurar la
comunicación interna.Reuniones: Se puede definir como una
comunicación directa donde intervienen más de
dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de los
integrantes de la organización, en ella se
retroalimentan, se transfiere información de
interés general y lo más importante se toman
decisiones que tiene por objeto llegar a un acuerdo
común para beneficio de la
organización.Circuito cerrado de televisión y radio: Tiene
el fin de lograr una buena influencia y ofrecer grandes
posibilidades de retroalimentación. Allí los
directivos, administrativos y empleados pueden tener una
visión más precisa sobre actitudes y
sentimientos generados en la interacción y percibir
con mayor facilidad cual va a ser el comportamiento del
otro.
2.2 BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
Los problemas de comunicación suelen ser
síntomas de conflictos más profundos. Algunas de
las barreras de la comunicación son:
Falta de planeación: La buena
comunicación no es obra del azar. No obstante,
establecer las razones de una instrucción, seleccionar
el canal más rápido y elegir el momento
adecuado son acciones que pueden favorecer enormemente la
comprensión y reducir la resistencia al
cambio.Supuestos confusos: A pesar de su gran importancia,
suelen pasarse por alto los supuestos no comunicados en los
que se basa un mensaje. Los supuestos no aclarados por ambas
partes pueden resultar en confusión y pérdida
de la buena voluntad.Distorsión semántica: La cual puede
ser deliberada o accidental. Las palabras pueden provocar
reacciones distintas. Por ejemplo, para algunas personas el
término "gobierno" puede significar interferencia o
gasto deficitario, para otras puede significar ayuda, trato
igual y justicia.Mensajes deficientemente expresados: Aun siendo
claras las ideas del emisor su mensaje puede resentir
palabras mal elegidas, omisiones, incoherencia, mala
organización, oraciones torpemente estructuradas,
asuntos que se dan por obvios, jerga innecesaria y falta de
claridad respecto de sus implicaciones. Esta falta de
claridad se puede evitar si se pone más cuidado en la
codificación del mensaje.Pérdida por transmisión y deficiente
retención: Un mensaje que debe ser transferido en una
serie de transmisiones de una persona a la siguiente se
vuelve cada vez más impreciso. La deficiente
retención de información es también otro
problema serio. Así, la necesidad de repetir el
mensaje y de emplear varios canales resulta obvia.Escucha deficiente y evaluación prematura:
Escuchar exige total atención y autodisciplina.
Requiere asimismo que el escucha evite la evaluación
prematura de lo que dice la otra persona. Es común la
tendencia a juzgar, a aprobar o reprobar lo que se dice, en
vez de hacer un esfuerzo por comprender el marco de
referencia del hablante.Comunicación interpersonal: La
comunicación eficaz es más que sencillamente
transmitir a los empleados. Requiere de contactos frente a
frente en condiciones de apertura y confianza. Para mejor la
comunicación no son necesarios costosos y sofisticados
medios de comunicación, sino la disposición de
los superiores a participar en la comunicación frente
a frente.Desconfianza, amenaza y temor: La desconfianza, la
amenaza y el temor minan la comunicación. En un
ambiente en el que estén presentes estos factores,
todo mensaje será visto con escepticismo. Por ejemplo,
la desconfianza puede ser producto de las incongruencias en
la conducta del superior, o de anteriores experiencias en las
que el subordinado fue castigado por haberle transmitido
honestamente a su jefe información desfavorable pero
verídica.Periodo insuficiente para la adaptación al
cambio: Algunas comunicaciones apuntan a la necesidad de
capacitación adicional, ajustes profesionales, etc.
Los cambios afectan a las personas de distintas maneras, de
modo que puede tomar cierto tiempo reflexionar en el pleno
significado de un mensaje. En consecuencia, y para una
eficiencia máxima, es importante no forzar el cambio
antes de que los individuos puedan adaptarse a sus
implicaciones.Sobrecarga de información: Puede pensarse que
un más abundante e irrestricto flujo de
información ayudará a resolver sus problemas de
comunicación. Pero un flujo irrestricto puede dar como
resultado un exceso de información. Cada individuo
responde a la sobrecarga de información de distinta
manera. Primeramente puede desestimar cierta
información. En segundo término, si un
individuo se ve abrumado por demasiada información,
puede cometer errores al procesarla. Finalmente, las personas
reaccionan a la sobrecarga de información
sencillamente rehuyendo la tarea de
comunicación.
Con respecto a estas barreras, se pueden considerar en
la comunicación ascendente cuatro principios para predecir
estas distorsiones:
El poder del superior: Las personas situadas en el
nivel inferior de la jerarquía no transmiten
información ascendente que les puede
perjudicar.Influencia del superior: Los subordinados pasan
información más favorable a los superiores que
tienen más influencia.Confianza del subordinado en su superior: Se
transmite más información distorsionada cuando
no se confía en el superior. En situaciones donde hay
confianza, la transmisión de la información es
más exacta.Aspiraciones de ascenso del subordinado: No se
transmite información que se supone pueda perjudicar
el desarrollo de la carrera profesional del
subordinado.
Problemas por falta de confianza en la
comunicación:
La empresa no cree que la comunicación
interna sea una herramienta de gestión
estratégica, la ve más como un símbolo
de modernidad o una acción de marketing dirigida al
público interno.Los líderes ven a la comunicación como
un fin en si mismo ?hacer la revista interna?, y no como un
medio para alcanzar otros fines, por ejemplo: motivar al
personal.Se confunde la comunicación con las
herramientas de comunicación.Se cree que la comunicación interna es
propiedad y responsabilidad de un departamento en particular
y no de toda la empresa.
La
comunicación formal e informal en la
organización
La comunicación organizacional se divide en
formal e informal.
COMUNICACIÓN FORMAL:
Es la comunicación que la organización ha
regulado. Ésta define las reglas de comunicación
estables en la organización. La comunicación formal
define el modo en que cada miembro de la organización ha
de comportarse; confirma el tipo de relación que han de
mantener los miembros de la organización entre
sí.
La comunicación formal cumple dos funciones en la
organización. Primera, permitir la toma de decisiones.
Segunda, motivar al personal de la empresa. Para garantizar la
toma de decisiones y lograr niveles adecuados de
motivación en los miembros, la organización
conforma estructuras que facilitn la transmisión de la
información. Para que la información sea
adecuadamente transmitida es necesario que exista un flujo de
comunicación que lo permita. Este flujo de
comunicación debe cumplir los siguientes objetivos de
información:
Transmitir la información útil para la
toma de decisiones.Transmitir la información con
exactitud.Transmitir la información con
rapidez.Transmitir la información sin
errores.
El flujo de comunicación adecuado es aquel que
ofrece:
Una estructura de comunicación que no la
obstruya.Fuentes de comunicación capaces de recoger y
transmitir la comunicación que se necesita en cada
momentoEl camino que sigue la comunicación es el
adecuado.
Las principales estructuras de flujo de
comunicación son.
Estructuras centralizadas: El flujo de
comunicación está centralizado cuando todo el
poder de decisión se concentra en un único
punto. La centralización es el mejor medio para
coordinar la toma de decisiones cuando la información
no produce una sobrecarga, lo cual limitaría la
eficacia de la coordinación.Estructuras descentralizadas: El flujo de
comunicación está descentralizada cuando la
información se reparte entre varios individuos.
Descentralizar el flujo de comunicación permite una
mayor reacción ante el ambiente y es un
estímulo de motivación.
COMUNICACIÓN INFORMAL
Se conforma en torno a las relaciones sociales de los
miembros, y surge siempre que un miembro siente la necesidad de
comunicarse con otro sin que exista ningún canal formal
para ello, o si los que existen son inadecuados, es decir, son
las interacciones que conforman relaciones no reguladas por la
comunicación formal. Este tipo de comunicación
aparece donde la comunicación formal es insuficiente para
las necesidades emocionales y de información de los
miembros de la organización. Estas redes ayudan a mantener
relaciones sociales ajenas a las relaciones estipuladas en las
normas.
La comunicación informal se produce de manera
espontánea y no obedece a patrones de comportamiento
establecidos por la organización, es reconocida como una
forma básica de conocimiento del otro, de incorporar
información de carácter situacional (quién
es, qué hace)
El principal medio de comunicación empleado en la
comunicación informal es el cara a cara, la
relación interpersonal directa. Sin embargo, algunas
organizaciones son conscientes de la importancia de este tipo de
comunicación para conectar con el empleado, y emplean un
medio de comunicación que les permite llegar a todos ellos
utilizando con un carácter informal; por ejemplo: los
boletines o revistas de la empresa.
Los boletines pueden contener historias sobre empleados
citados por su buen servicio o por un rendimiento laboral
sobresaliente, anuncios sobre las funciones sociales de la
empresa, preguntas y respuestas acerca de temas laborales,
información sobre actividades informales de los empleados
etc. Se utilizan con contenido moral para ayuda a que los
empleados sientan que forman parte del todo.
La principal distorsión de la comunicación
informal es la causada por los rumores, que se forman con cierta
facilidad; pues al ser una comunicación no controlada
busca complementar la falta de comunicación de la
comunicación formal. Es la comunicación en donde el
mensaje circula entre los integrantes de la empresa sin conocer
con precisión el origen de éste, y sin seguir
canales establecidos formalmente por la empresa. El cual corre de
persona a persona, y aunque nadie se responsabiliza de su
veracidad se toma como una verdad.
El rumor puede ser negativo para la empresa si es que
crea un ambiente de tensión, expectativa y desasosiego
entre el personal. Por ejemplo, cuando se hacen cambios en el
personal y surge el rumor de que podría haber despidos
masivos, esto hace que todos se sientan preocupados por su
futuro.
La forma de evitar los efectos negativos de la
comunicación informal es aumentando la calidad de la
comunicación formal. Al hacer que ésta
última llegue cuando sea necesaria y en el momento
oportuno. Otra forma de hacer frente a la comunicación
informal es evitar que la comunicación formal sea tan
autoritaria, al punto de no dejar cabida para la
participación y las propuestas del personal.
Sin embargo, en ocasiones la comunicación
informal puede resultar beneficiosa para la empresa. Cuando por
medio de ésta se logra complementar la comunicación
formal, lo cual permite que el mensaje enviado fluya más
rápido por la empresa; de este modo, se logra una forma de
comunicación más eficaz.
Técnicas
para mejorar la eficacia de la
comunicación
Existen varios métodos para mejorar y hacer
más eficiente la comunicación organizacional, entre
éstos tenemos:
Muestreo de actividad: Es una técnica de
campo en la que se registra y analiza el proceso de
comunicación en distintos momentos, para hacer
generalizaciones a partir de estas muestras. Es un
método que requiere mucha cooperación de los
miembros de la empresa. Además, es un método
intrusivo, es decir, para obtener los datos es necesario
interrumpir el trabajo, lo que obliga a utilizar estrategias
lo más discretas posible de recogida de
muestras.Sociograma: Es la representación
gráfica de quién se comunica con quién
dentro del grupo. Durante un determinado período de
tiempo un analista registra los patrones de
comunicación interpersonal dentro del
grupo.Análisis ECCO: Canales de Comunicación
Episódicos en la Organización" (ECCO). Es un
método que se basa en un cuestionario. Su objetivo
fundamental es descubrir cuándo una persona recibe por
primera vez una parte de la información. Los empleados
responden un mismo cuestionario al mismo tiempo, y los
resultados muestran el patrón de difusión de la
información para la organización. Este tipo de
análisis permite representar la secuencia de
comunicaciones sobre un evento determinado. Muestra la
difusión de una porción de información
desde su origen hasta llegar a todas las personas de la
organización. Este método invierte poco tiempo
para recoger los datos, obtiene resultados rápidos y
son más fiables que los obtenidos mediante
auto-informes.
Otros aspectos a considerar para mejorar la eficacia en
la comunicación organizacional, entre éstos
tenemos:
Escuchar todo lo que la otra persona
comunique.No emitir juicios sobre el mensaje a partir de
prejuicios o estado emocional.Escuchar todos los puntos de vista de quien
intervengan en una conversación.Planificar la forma como se va a comunicar
algo.No expresar una opinión si no se está
seguro de lo que se está diciendo.Verificar el efecto que la comunicación puede
producir en el receptor.Tratar de ser lo más objetivo posible cuando
se exprese una opinión.No exagerar los sentimientos para tratar de
convencer a otra persona.Considerar siempre los sentimientos
ajenos.No descalificar una opinión sin antes
oír todos los argumentos.
Para que la comunicación en una empresa fluya
adecuadamente, se debe ser:
MENSAJE COMPRENSIBLE:
Emitir el mensaje utilizando un lenguaje
simple.Evitar el uso de palabras que den lugar a
ambigüedades.Construir sintácticamente las oraciones
siguiendo una estructura simple:
Sujeto-verbo-predicado.Hacer uso de los canales más adecuados,
según de la naturaleza del mensaje.Exponer cada idea en forma positiva.
Utilizar el mayor número posible de
canales.Reiterar las partes fundamentales del
mensaje.Proponer ejemplos que clarifiquen el
mensaje.Establecer una relación de empatía con
el receptor.Elegir el momento oportuno para transmitir el
mensaje.Eliminar en lo posible, la existencia de
intermediarios entre el emisor y el receptor.
MENSAJE DIRECTO:
Reducir el mínimo de tiempo que va desde la
emisión hasta la recepción.Expresar lo que se espera del
interlocutor.MENSAJE PRECISO:
Distinguir perfectamente bien entre la idea
principal y las ideas secundarias.Explicar los objetivos que se persiguen.
MENSAJE CONCISO:
Evitar la excesiva longitud del mensaje.
La comunicación organizacional, reflejo de
las relaciones humanas en la Organización.
Conclusión
La función gerencial de una organización,
entendida como un espacio de convivencia donde se toman
decisiones de estrategia, se asignan recursos, se afrontan crisis
y se gestionan recursos humanos, debe contemplar como prioritaria
la comunicación organizacional. Pues al fallar el proceso
de comunicación en una organización el sistema de
ésta como empresa fracasa, ya que la distorsión
entre emisor-receptor se vuelve insalvable.
Los acuerdos, los consensos en este marco de
relación deben tenerse en cuenta los aspectos de
comunicación, ya que a través de ésta se
llega a un proceso confiable de producción. Entre los que
destacan la confiabilidad y satisfacción de los
integrantes de una organización. Un sistema estructural de
comunicación viable debe establecer planes para prestar
servicios o desarrollar productos que satisfagan las demandas de
los grupos.
La organización debe comprender que la
práctica de una buena comunicación saca a la
organización del plano de las intenciones y la pone en la
dimensión de las realizaciones. Para ello, debe dotarse de
la capacidad de articular y conducir el trabajo en equipo y de
coordinar los esfuerzos para desarrollar un proyecto compartido.
Así el concepto de efectividad de los logros debe
contemplar, desde el punto de vista de los planes o proyectos de
la organización, el alcance y la calidad de la
comunicación organizacional.
En la misma organización coexisten e
interactúan áreas y procesos que, generalmente, son
diferentes, los cuales deben estar orientados a la
consecución de un mismo objetivo final. En la misma
organización, por consiguiente, conviven mundos
diferentes: un mundo que piensa en base a resultados
económicos, productividad y eficiencia de procesos; otro,
de relaciones sociales y personales, donde aparecen afinidades y
diferencias; y un tercero de mensajes y comunicaciones para que
todo se desarrolle de manera ordenada y satisfactoria. El
conocimiento mutuo, la empatía, las relaciones de
confianza, la cooperación presente en la
comunicación favorecen los procesos de y agilizan la
construcción de la cultural organizacional.
Fuentes
documentales
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Organización, Barcelona, Ediciones Paidos,
1992.
Bateson, Gregory et. Al., La nueva comunicación,
Barcelona, Editorial Kairós, 1984.
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Cees B.M, Van Riel, Comunicación Corporativa,
Madrid, Editora Prentice Hall, 1997.
Fernández, Collado Carlos, La Comunicación
en las Organizaciones, México, Editorial Trillas,
1997.
Martínez de Velázco Alberto,
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México, Editorial Trillas. 1995.
Muriel María Luisa y Rota Gilda,
Comunicación Institucional, Enfoque Social de Relaciones
Humanas, Quito, Editorial Andina, 1983.
Niño Teresa del Pilar, La Comunicación
Organizacional, Simposio Latinoamericano, Cali, 1993
Nosnik Abraham, Comunicación y Gestión
Organizacional, Bucaramanga, Universidad Autónoma de
Bucaramanga, 1996.
Restrepo J., Mariluz. Nuevos modos de
comunicación entre los individuos de la
organización. Santiago de Cali, 1996.
Autor:
Obed Delfín
Lic. en Filosofía
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