Cuando la gerencia sólo concentra sus actividades
en la búsqueda de precios más bajos simplemente
procede a la reducción de costos, descubriéndose
que tanto la calidad como la entrega puntual se ven seriamente
afectadas por dicha actitud.3
Gestionar los costos en la empresa implica:
1. La planificación de costos destinados a
maximizar el margen entre ingresos y costos.
2. La reducción sistemática de
costos.
3. La planeación de la inversión por parte
de la alta gerencia.
La mejor manera de reducir los costos en la empresa es
mediante la detección, prevención y
eliminación sistemática del uso excesivo de
recursos. Para reducir los costos, deben ejecutarse en forma
simultánea siete actividades, de las cuales el
mejoramiento de la calidad ocupa el lugar más importante,
y las otras seis actividades deben ser consideradas como parte de
la calidad del proceso. Las actividades a las que se hace
mención son:
1. Mejoramiento de la calidad.
2. Mejoramiento de la productividad.
3. Reducción de inventarios.
4. Acortamiento de las líneas de
producción.
5. Reducción del tiempo ocioso de las
máquinas y equipos.
6. Reducción del espacio utilizado.
7. Reducción del tiempo total del
ciclo.
8.6.1 Mejoramiento de la calidad
El mejoramiento de la calidad es esencial para dar
inicio a la reducción de costos. Mejorar la calidad de los
procesos de trabajo genera como resultado una menor cantidad de
errores, de productos defectuosos y de repetición del
trabajo, acortando de tal forma el tiempo total del ciclo y
reduciendo el consumo de recursos, disminuyéndose de tal
manera los costos de las operaciones.
Una empresa que pretenda ser competitiva
internacionalmente debe fijarse como objetivo lograr un nivel de
calidad. De lo que se trata no es sólo de llegar al
cliente final con productos exentos de defectos, sino
además de generar esos productos "a la primera", lo cual
implica procesos productivos con la capacidad de producir bienes
y servicios de alta calidad sin necesidad de labores de
reprocesamientos e inspecciones.
Los mayores niveles de calidad generan una mayor
satisfacción en los clientes y consumidores, y
consecuentemente disminuye sus niveles de rotación
acompañado ello de un incremento en las ventas a los
mismos clientes y a nuevos producto de una mejor publicidad entre
ellos. Debe tenerse siempre en cuenta que es mucho más
costoso conseguir nuevos clientes que conservarlos, y en segundo
lugar que la satisfacción del consumidor suele propalarla
este entre tres personas, en tanto que un mal producto o servicio
lo llevará a esparcirlo entre diez.
Una mayor calidad contribuye a aumentar el valor marca
de los productos y consecuentemente la capacidad de
generación de ingresos futuros, con lo cual se puede
recompensar en mayor medida a los empleados, directivos,
propietarios y proveedores.
8.6.2. Mejoramiento de la
productividad
Mejorar los índices de productividad implica
generar un mayor volumen de producto con la misma cantidad de
insumos, o un mismo volumen con una cantidad de insumos menor.
Por insumos se entiende en este caso tanto los recursos humanos,
como los equipos y maquinarias, las instalaciones, las materias
primas y componentes, la energía y demás servicios
públicos. Fijar objetivos de productividad, determinar
estrategias y acciones concretas para su logro, y medir los
logros obtenidos.
Mejora la productividad implica el mejor y más
pleno aprovechamiento de cada uno de los recursos, se trate de
materiales, maquinarias, instalaciones, mano de obra, y recursos
monetarios.
8.6.3. Reducción del inventario
El inventario ocupa espacio, prolonga el tiempo de
espera de la producción, genera necesidades de transporte
y almacenamiento, y absorbe los activos financieros. Los
materiales, trabajos en proceso y productos terminados que ocupan
espacio en la fábrica o en los almacenes no generan
ningún valor agregado, sino todo lo contrario se desmejora
e incluso pueden volverse rápidamente
obsoletos.
8.6.4. Acortamiento de las líneas de
producción
En las fábricas una línea de
producción larga implica la necesidad de un mayor
número de personas, mayor cantidad de trabajo en proceso,
y un tiempo total del ciclo más prolongado. El mayor
número de personas en la línea implica
también mayor cantidad de errores, lo que genera menores
niveles de calidad, siendo ésta última una
cuestión primordial a la hora de reducir costos y
satisfacer plenamente al consumidor.
8.6.5. Reducción del tiempo ocioso de las
máquinas y equipos
Maquinarias y equipos con averías dan lugar a
tiempos ociosos, incapacidad de cumplir con los plazos de
entregas previstos, generación de defectos en los
productos, y altos gastos en conceptos de reparaciones, con todo
lo que ello implica tanto en materia de satisfacción del
cliente, como en los resultados financieros.
Otro factor crítico a la hora reducir los tiempos
ociosos de las máquinas es la reducción
sistemática de los tiempos de
preparación.
Los tiempo ociosos de las máquinas llevan a la
producción por lotes, y consecuentemente a mayores niveles
de inventarios, con todo lo que ello implica en materia de costos
en materia de manipulación, seguridad, seguros,
financieros y de costo del espacio físico entre otros.
Además la falta de fiabilidad y durabilidad de las
máquinas lleva a la generación de stock de
seguridad a los efectos de servirse de ellos en caso de
anomalías, como la interrupción o mal
funcionamiento de determinados equipos.
8.6.6. Reducción del espacio
utilizado
Las empresas tradicionales suelen utilizar cuatro veces
el espacio que realmente necesitan. La eliminación de
bandas transportadoras, el acortamiento de las líneas de
producción, la incorporación de estaciones de
trabajo separadas dentro de la línea principal de
producción, reduce el inventario y disminuye las
necesidades de transporte.
Todo ello genera consecuentemente la menor necesidad de
espacio, pudiendo utilizarse los espacios sobrantes en la
implantación de nuevas líneas, alquilar de ser
factible su uso a terceros, o bien eliminar la necesidad de
arrendar dichos locales.
Reducción del tiempo total del ciclo o tiempo de
espera
El tiempo total del ciclo comienza cuando una empresa
paga las materias primas y los diversos suministros y termina
sólo cuando la empresa recibe el pago de sus clientes por
los productos vendidos. De tal modo el tiempo de espera
representa la rotación del dinero. Un tiempo de espera
más corto implica un mejor uso y rotación de los
recursos, mayor flexibilidad en la satisfacción de las
necesidades del cliente y un menor costo de
operaciones.
La reducción de los costos de una empresa no es
necesario hacer u recorte de personal, sino se trata de
implementar un sistemas que nos permita mejor la
disminución de los costos, reducción de los
inventarios, reducir el tiempo ocio de las maquinas, verificando
realmente los procesos de producción o factores que se vea
afectados para mejora la eficiencia de la empresa. Esto sin duda
es parte importante para hacer una reducción de los
costos.
Pero también muchas de las empresa tienen miedo
al cambio a implementar un nuevo sistemas que las pueda ser mas
competitivas dentro de su mercado tanto interno como externo. Y
un ejemplo claro son las empresas Mexicanas que tiene sus precios
de costos son muy elevados y no puedan ser competitivas con las
empresa coreanas o japonesa que sus costo son muy bajos a un
cuando el gobierno cobre impuestos muy altos a sus productos,
tienen sus costo bajos para poder competir en otros mercados, con
otras marcas.
8.7. Introducción al sistema de costos
estándar
En el mundo empresarial moderno se hace indispensable
para toda empresa, poseer un sistema que permita hacer una
planificación y control de los costos y con ello predecir
los resultados, hacer proyecciones a corto y mediano plazo,
estudios de rentabilidad, etc., de manera que faciliten la toma
de decisiones y la confección de las mejores estrategias
de penetración de mercado, especialmente el internacional
donde la competencia se hace cada día más ardua y
compleja.
El Sistema de Costos Estándar ofrece esa
posibilidad, acompañado naturalmente de un adecuado
mecanismo contable que alimente óptimamente al sistema, y
lo que es más importante: "La concientización de
todo aquel que labora con la idea de aprovechar al máximo
los recursos disponibles".
8.7.1. Definición del sistema de costos
estándar
El Sistema de Costos Estándar es un adecuado
instrumento de Planificación y Control, que permite a
todos los niveles, planificar, medir y controlar todo tipo de
costos en que incurre una organización que posea un
sistema de este tipo.
Por otra parte, el sistema permite usar los datos con
fines comparativos, y es aquí donde puede utilizarse la
técnica "ADMINISTRACIÓN POR EXCEPCIÓN" Dicha
técnica no es otra cosa que la determinación de los
productos rentables y no rentables, lográndose así
que la gerencia concentre su análisis o estudio hacia
aquellos procesos donde se están ocasionando costos
elevados con la consecuente pérdida, o motivar los
procesos cuya rentabilidad sea satisfactoria para la
empresa.
8.7.2. Objetivos del sistema de costos
estándar
El objetivo fundamental del Sistema de Costos
Estándar es suministrar las bases para la toma de
decisiones y acciones efectivas a todos los niveles de la
empresa; esto se logra, proporcionando los datos indispensables
para la planificación y control de los costos.
Características del sistema de costos
estándar
En vista de la naturaleza supervisoria para planificar y
controlar los costos, el Sistema de Costos Estándar tiene
dos (2) características principales:
Suministra un costo estándar para cada
producto y cada servicio.Compara los costos reales con los costos
estándar para medir el rendimiento.
La primera característica se cumple, cuando se
determina el costo estándar tanto de los productos como de
los ser vicios.
La segunda característica no es más que la
confrontación entre los costos reales ocurridos contra los
costos estándar calculados, a fin de controlar el
comportamiento de los costos reales.
Usos del Sistema de Costos
Estándar
Control y análisis efectivo de
costos.Pronóstico de costos
Adquisición de los insumos necesarios para la
producción.Planificación de futuras
instalaciones.
8.7.3. Requisitos y formas de operar del sistema de
costos estándar
Requisitos
Se hace necesario delimitar las áreas de
responsabilidad de cada unidad (centro de costos), a fin de
poder fijar y determinar los costos incurridos por cada una
de ellas. Un centro de costos es una unidad básica de
recolección de costos, donde se pueden
desempeñar una o más actividades controladas
por un supervisor, quien es responsable de los costos
allí incurridos.Se fijan los estándares de materiales y
operación necesarios para producir cada uno de los
productos.Se establecen estándares para cada tipo de
gasto (Materiales, Mano de obra, Reparaciones y
Mantenimiento, etc.) en cada centro de costos.Partiendo del Plan de Producción y Ventas de
la Empresa, se calcula en cada centro de costos la cantidad
de producción a obtener o de servicios a prestar en
promedio mensual (volumen normal).Se calculan los precios unitarios de los materiales
y servicios comprados a terceros, necesarios para la
obtención de lo deseado.
Al final, después de procesados todos los datos
en un proceso revisión general, el costo estándar
de fabricación es calculado para cada producto en cada
línea de producción y se establecen valores
promedio de inventarios (costo normaliza do) que sustituyen a los
del período anterior; las diferencias que se generen entre
los valores de un período, con respecto al otro, son
registradas en una cuenta de variación (variación
por revalorización), la cual, junto a otras cuentas de
variaciones, afectan al Estado de Resultado.
También el proceso revisión general
muestra al final, los costos estándar de los servicios
internos de Planta; estos costos estándar se convierten al
mismo tiempo en "Precio de Venta", en la relación
"Comprador-Vendedor", es decir, el costo estándar de un
servicio es el precio de venta unitario cuando el centro de
costos comprador hace uso de él, independientemente de los
costos reales del centro de costos vendedor.
Formas de Operar
Con los datos suministrados en el proceso de
revisión general y en los Registros Contables mensuales,
el sistema opera en la forma siguiente:
Se desarrollan presupuestos variables de operaciones
para cada centro de costos. El presupuesto variable es el
resultado de dividir la producción o servicio real
entre el volumen normal, multiplicado por el presupuesto
original en un mes dado, y por tanto, estos cambian de un
período a otro de acuerdo al nuevo nivel de
producción o servicio.Se mide el rendimiento de cada centro de costos
comparando él presupuesto variable generado con lo
realmente gastado. Si aparece alguna diferencia entre estos,
se le llama Variación por Uso.
8.8. Presupuesto flexible
El presupuesto flexible es resultante de la
consideración anticipada de las variaciones que pudieran
existir en los ingresos en las ventas; esta posible
efectuación conduce a la predeterminación de los
cambios factibles en los volúmenes de producción y
por consiguiente en los gastos.
Todos los gastos incurren debido a: A) al transcurso del
tiempo, B) a la producción o actividad productiva o, C) a
una combinación de tiempo y producción o actividad.
Si esto es razonable en un negocio, puede darse al os gastos una
formulación matemática mediante la cual puedan
calcularse los planes para la planificación y el control
de los mismos.
La aplicación de este concepto significa
que:
Deben identificarse los gastos en cuanto a sus
componentes fijo y variable, cuando se relacionan con la
producción o la actividad productiva.Los gastos deben relacionarse razonablemente con la
producción o actividad productiva.La producción debe medirse en forma
segura.Las fórmulas de los presupuestos flexibles
deben ser periodos específicos de tiempo, o para una
escala específica y relevante de
producción.Para los fines de la planificación y el
control, deben desarrollarse fórmulas de presupuestos
flexibles por cada renglón de gasto en cada centro de
responsabilidad dentro de una empresa.
Los presupuestos flexibles de gastos se
apoyan fundamentalmente en el concepto de la variabilidad de los
gastos, el cual se enfoca sobre el efecto que tienen en los
mismos, el transcurso del tiempo y la producción o
actividad productiva.
En parte de que algunos gastos son partes fijos y en
parte variables, los gastos se clasifican en tres
categorías generales.
1. Gastos fijos.
2. Gastos variables.
3. Gastos semivariables.
La necesidad de un presupuesto flexible puede ser
sencillamente ilustrada como sigue. El dueño de un
automóvil sabe que entre mas lo use por año, mas le
cuesta operarlo; también sabe que entre mas use su
vehículo, menor es el costo por kilómetro o milla
recorrida.
La razón para esto radica en la naturaleza de los
gastos, algunos de los cuales son fijos mientras que otros son
variables o semivariables.
Seguros impuestos, registro oficial y garaje son costos
fijos, los cuales permanecen lo mismo ya sea operado 1,000 o
20,000 millas. Los costos de llantas, gasolina, aceite y
reparaciones son variables dependen en gran parte de las millas
recorridas.
La obsolescencia y la depreciación resultan en un
tipo de costo semivariable, el cual fluctúa en
algún grado, pero no directamente con el uso del
vehículo.
El costo por milla de operación del
automóvil depende del número de millas
manejadas.
Este millaje constituye la base para juzgar la actividad
del automóvil. Si el dueño prepara un estimado de
los costos totales y compara sus gastos reales, al final del
año, con lo que ha presupuestado, aun así no puede
decir que éxito ha tenido en mantener sus gatos dentro de
los límites permitidos sin llevar una contabilidad para el
factor del millaje recorrido.
El principio fundamental de un presupuesto flexible es
la necesidad de alguna norma de erogaciones para un volumen dado
de negocios, la cual debe ser conocida por anticipado para
proporcionar una guía a las erogaciones reales. Reconocer
este principio es aceptar el hecho de que cada negocio es una
entidad dinámica, siempre cambiante y nunca
estética.
Es erróneo, si no inútil, esperar que un
negocio se ajuste a un patrón fijo, preconcebido. La
preparación de presupuestos flexibles resulta en la
construcción de una serie de formulas, una para cada
departamento. Cada serie a su vez, tiene una formula para cada
cuenta en el departamento o centro de costos.
La predeterminación del gasto total fijo y de la
tasa variable como también de la subsiguiente
aplicación de la tasa al nivel de actividad realmente
experimentada, hace posible calcular las erogaciones permisibles
para el volumen de actividad alcanzado. Estas cifras
presupuestarias son comparadas con los verdaderos costos, lo que
hace posible un control mas estrecho de la actuación por
parte del jefe departamental que en el caso de las asignaciones
basadas en un presupuesto fijo.
La comparación de fin de periodo se usa para
medir el desempeño de cada jefe de departamento. Es seta
comparación, fácilmente lograda, la que hace del
presupuesto flexible un instrumento valioso para el control de
costos.
El presupuesto flexible ayuda en la evaluación de
los efectos de volúmenes variantes de actividad en las
ganancias y en la posición de la caja.
Objetivos
Ambos, el presupuesto fijo y el presupuesto flexible,
suministran a la gerencia la información necesaria para
alcanzar los principales objetivos del control presupuestario,
mediante:
A) Un procedimiento organizado de
planificación.
B) Un medio para coordinar las actividades de las varias
divisiones de un negocio.
C) Una base para el control de los costos.
8.9. Presupuesto público y
privado
Aún a la fecha, se elaboran los presupuestos
públicos con base en la idea del control, de gastos; los
gobiernos hacen primero una estimación de los gastos que
se hayan de originar debido a las necesidades públicas, y
después planean la forma en que podrán cubrirlas,
estudiando la aplicación de los ingresos, que
habrán de provenir de la recabación de impuestos,
de la obtención de empréstitos y como último
recurso de la emisión de papel moneda, que necesariamente
ocasionaría inflación.
Las empresas privadas por el contrario, primero deben
estimar sus ingresos, para, sobre esta base, predeterminar su
distribución o aplicación más compleja y
difícil de solucionar.
Entonces la diferencia entre la presentación del
control presupuestario gubernamental y el privado, nace de la
distinta finalidad que ambas entidades persiguen.
Tradicionalmente las compañías económicas
privadas, tienen como fin primordial el logro de utilidades. La
concepción actual de empresas industrial, incluye como
importante, además de la búsqueda de utilidades,
otros factores, entre ellos, un superior beneficio social, al
procurar la satisfacción adecuada de las necesidades de la
región en que ésta se desarrolle, una mejor
distribución de la riqueza.
Las entidades gubernamentales sin embargo, no deben en
caso alguno tener la obtención de utilidades, sus
funciones consisten básicamente en satisfacer las
necesidades públicas de la mejor manera posible, con el
fin de lograr la estabilidad económica del país
cuya administración les ha sido encomendada.
En lo que se refiere a las utilidades o pérdidas
en una entidad particular, se les denomina faltante o sobrante en
una entidad pública.
8.10. El Presupuesto de
producción
Una vez que ha sido elaborado el presupuesto de ingresos
se procede a trabajar el presupuesto de producción o el de
compras según sea una empresa industrial o comercial.
Dicho presupuesto es sumamente importante ya que de este se
derivarán una serie de parámetros para todos los
demás presupuestos que se elaborarán
posteriormente.
Toda vez que ventas ha efectuado sus estudios de
mercado, el estudio del entorno externo y el análisis
interno, con los objetivos y las metas fijadas y determinado la
demanda a cubrir se presentará el presupuesto al
comité presupuestal para que producción determine
la posibilidad de cubrir con los requerimientos y elabore su
propio programa.
Los planes de ventas, producción y las
políticas de inventarios deben estar coordinados para
lograr una combinación adecuada entre el volumen de
producción y el costo de la misma (lotes
económicos). Observe el diagrama 5-1
"Un plan de producción entraña a su
vez, el desarrollo de políticas sobre los niveles
eficientes de producción, uso de las instalaciones
fabriles y niveles de los inventarios (artículos
terminados y producción en proceso)"
Dependiendo de este programa de producción se
fijará por ejemplo; la mejor temporada para otorgar las
vacaciones y los cursos de capacitación, el período
en que se requerirá de personal eventual o del pago de
horas extras, la necesidad de ampliar el mercado para utilizar
capacidad de producción excedente, o por el contrario el
fraccionamiento del mercado por falta de capacidad productiva
para cubrirlo, etc.
Existen diferentes criterios respecto al manejo de la
capacidad productiva en las industrias de transformación,
intervienen muchas veces no sólo la capacidad instalada y
utilizada de la planta sino también el tipo de proceso de
fabricación, la tecnología aplicada, y hasta el
estilo de la gerencia.
Básicamente se cuenta con dos tendencias
respecto al manejo de la capacidad productiva, por un lado se
puede fabricar sólo lo que se necesita para cubrir el
mercado y mantener una existencia preestablecida en inventarios,
(presupuesto de producción flexible) y por otro
lado se puede fabricar a un ritmo constante, continuo,
manteniendo al personal siempre en un ritmo de trabajo
establecido (presupuesto de producción
rígido) permitiendo que en el inventario exista un
movimiento hacia arriba o hacia abajo según sea la
temporalidad de las ventas.
Existe una reciprocidad en el manejo de los
inventarios y de la producción en donde si se elige
trabajar con producción flexible se tiene que
predeterminar el inventario requerido lo que constituiría
un inventario rígido, en tanto que si se desea que la
producción sea rígida entonces el inventario se
comportará de una manera flexible para absorber o cubrir
según sea el caso el diferencial entre lo producido y lo
vendido.
El control presupuestario
El control presupuestario, es un proceso que permite
evaluar la actuación y el rendimiento o resultado obtenido
en cada centro; para ello se establecen las comparaciones entre
las realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los
presupuestos, a las que suele denominarse variaciones o
desviaciones.
La presupuestación y el control son por tanto
procesos complementarios dado que la presupuestación
define objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista
un plan que facilite su consecución (medios), mientras que
la característica definitoria del control presupuestario
es la comparación entre la programación y la
ejecución, debiéndose realizar de forma
metódica y regular.
El eje fundamental del control presupuestario se centra
en la información necesaria acerca del nivel deseado de
rendimiento, el nivel real y la desviación. Además
es necesaria la acción para poner en marcha los planes y
modificar las actividades futuras. El control presupuestario, por
tanto, va mucho más allá de la mera
localización de una variación.
La implantación de un mecanismo de control a
través del presupuesto supone comparar los resultados con
los correspondientes programas, y si no coinciden deberán
analizarse las causas de tales diferencias. En este contexto,
pues, para ejercer un control eficaz deben realizarse las
siguientes consideraciones:
Todo lo que ha sido objeto de una
programación debe ser objeto de control.Toda desviación entre programas y
ejecución del presupuesto tiene un motivo que hay que
analizar y que puede deberse a un fallo en la
programación, un defecto en la ejecución o a
ambas razones.Toda desviación debe ser asignada a un
responsable concreto, lo que requerirá llevar a cabo
un análisis minucioso de dicha
desviación.Las desviaciones pueden exigir medidas de
corrección; es decir, el fin último del control
presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino
hacerles ver las deficiencias que se han producido y
sugerirles las acciones correctoras a emprender.
UNIDAD IX:
Control de la
gestión financiera
9.1. Gestión financiera
En la actividad de cualquier empresa de negocios, las
funciones de planificación, análisis y control
financiero adquieren una importancia crucial,
constituyéndose en elemento esencial para el éxito
y la supervivencia de la entidad.
Las últimas décadas han sido testigo de
considerables cambios en el papel de la función financiera
de la empresa, cuyo ámbito e implicaciones han sufrido un
continuado proceso de transformación. Sin ninguna duda,
existe una inevitable y valiosa interacción entre las
decisiones de carácter financiero y el resto de las
funciones y actividades empresariales: diseño e
investigación de productos y/o servicios, procedimientos y
sistemas de fabricación, marketing, recursos humanos,
análisis económico-financiero, definición de
sistemas de comunicación, relaciones con el entorno,
etc.
Un adecuado proceso de planificación,
gestión y control financiero de las empresas exige, como
elemento imprescindible, unos niveles suficientes de
información que favorezcan un profundo conocimiento de su
realidad económica y evidencien su verdadera
situación económico-financiera, facilitando el
proceso de adopción de decisiones de inversión, de
crédito o similares más acertadas, con un menor
grado de incertidumbre y de riesgo.
De esta forma, el diseño y explotación de
un correcto sistema de información empresarial se
convierte en uno de los factores claves para el éxito o
fracaso de las unidades económicas, así como para
la eficacia de sus dirigentes, máxime considerando la
creciente complejidad de la moderna gestión empresarial,
derivada de la frecuente expansión y
diversificación de sus actividades, la dispersión
geográfica, la volatilidad de los tipos de interés,
la proliferación de instrumentos y productos financieros,
la importante y permanente revolución del mercado
internacional de capitales o la continua innovación
tecnológica, lo que exige una mejor utilización de
los recursos humanos y económicos y una importante dosis
de creatividad.
La gestión financiera esta íntimamente
relacionada con la toma de decisiones relativas al tamaño
y composición de los activos, al nivel y estructura de la
financiación y a la política de dividendos
enfocándose en dos factores primordiales como la
maximización del beneficio y la maximización de la
riqueza, para lograr estos objetivos una de las herramientas
más utilizadas para que la gestión financiera sea
realmente eficaz es el control de gestión, que garantiza
en un alto grado la consecución de las metas fijadas por
los creadores, responsables y ejecutores del plan
financiero.
Antes de establecer parámetros para analizar el
control de la gestión financiera, es necesario dirimir las
diferencias entre gastos, pago e inversión.
Gasto: El gasto es un concepto de la
contabilidad, que se refiere él mismo, básicamente,
a aquellos conceptos relacionados con la adquisición de
bienes y servicios para su consumo, sea en el proceso de
producción o para terceros, y relacionados con la
actividad que la empresa realiza.
Pago: El pago es una salida de tesorería.
En cambio, hay pagos que no corresponden a gastos ni costos, como
la devolución del principal de un préstamo, por
ejemplo.
La diferencia entre gasto y pago es similar a la que
existe entre ingreso y cobro. En cambio, el ingreso es
consecuencia, principalmente, de las ventas que realiza la
empresa.
Inversión: Se refiere a aquella parte del
gasto que no se incorpora al proceso de producción de la
empresa y que permanece en ella para generar nuevos recursos en
futuros ejercicios. Por ejemplo, la maquinaria adquirida por la
empresa para participar en el proceso de
producción.
9.2. Control de la gestión
financiera
El control de gestión financiera requiere de una
interpretación amplia en torno a los elementos
básicos que intervienen en este proceso, por un lado se
tiene que el control parte de un objetivo definido dentro de
parámetros de alcance de logros, y por el otro, el control
exige técnicas específicas para llevarlo a cabo de
una manera efectiva dentro de un contexto organizacional
concreto. Lo primero lo define un determinado marco de
planificación y lo segundo la sistematización
operativa del control.
9.2.1. Control de costos
financieros
Costo es la medida, en términos monetarios, de
los recursos utilizados para conseguir un objetivo determinado.
Tres ideas importantes están incluidas en esta
definición:
La primera idea y fundamental es que el «costo
mide el consumo de los recursos». Los elementos de
costo que producen bienes tangibles o servicios intangibles
son cantidades físicas de material, horas de mano de
obra, cantidades de otros recursos. El costo mide qué
cantidad de recursos se han utilizado para un
propósito determinado.La segunda idea es que la medida del costo se
expresa en términos monetarios.Tercera idea: La medida de los costos siempre se
relaciona con algún propósito u objetivo. Estos
propósitos incluyen: productos, centros de costo,
proyectos o cualquier «cosa» o
«actividad» para la cual se desee una medida
monetaria del consumo de los recursos.
El comportamiento de los costos financieros puede ser
explicado por los motivos de: inversión Total neta,
estructura de financiación y pasivo ajeno
oneroso.
El control de los costos financieros implica un control
de los recursos invertidos en las áreas funcionales, un
control de La estructura de financiación y de los tipos de
interés.
Al analizar todos estos componentes se puede tener una
visión mucho más clara de la importancia que tiene
un control efectivo de la parte financiera de las empresas, ya
que de una forma u otra esta es la que garantiza la
consecución de los objetivos que se establecen en un
inicio y por ende los que avalan la firmeza de la
organización.
9.2.2. Análisis del modelo
costo-volumen-beneficio (C-V-B):
Es un modelo de estimación del beneficio dados
diferentes niveles de output. El objetivo del modelo C-V-B
(costo-volumen-beneficio) es establecer qué sucede con los
resultados financieros si un determinado nivel de actividad
fluctúa. El modelo (costo-volumen-beneficio) está
basado en las relaciones entre ingresos por ventas, costos y
beneficios en el corto plazo, entendiéndose por corto
plazo aquel en el cual el volumen de actividad estará en
consonancia con la capacidad de producción
instalada.
La ecuación matemática del modelo C-V-B
es:
B= (PV-G.V.U.)N-GF
B = Beneficio
PV =Precio de venta unitario
G.V.U.= Gasto variable unitario
N = Número de unidades vendidas = Número
de unidades producidas.
GF = Gastos fijos totales
9.2.3. Margen de Contribución
Los costos diferenciales de producir una unidad
más son los costos variables. El ingreso diferencial de
vender una unidad adicional será el precio de venta neto
que se pueda obtener por dicha unidad. El beneficio diferencial
de producir y vender una unidad más será la
diferencia entre el precio de venta de la unidad y su gasto
variable.
M.C.U.=P.V.-G.V.U.
• PV = Precio de venta unitario
• G.V.U. = Gasto variable unitario
9.2.4. Margen de Contribución
Total
El margen de contribución total de un determinado
número de unidades es el producto de multiplicar este
número de unidades por el margen de contribución
unitario.
B= M.C.T.=(M.C.U.)N-GF Margen de contribución
total
N = Nº de unidades
9.2.5. Análisis patrimonial y
financiero
El análisis patrimonial y financiero de la
empresa, es el primer paso del control de la gestión
financiera, a través del análisis de los estados
financieros y permite evaluar aspectos tales como la capacidad de
pago de deudas, la independencia financiera, la
capitalización o la eficiencia en la utilización de
los activos.
Esto es preciso para que la empresa no tenga problemas
de liquidez y pueda atender sus pagos. Este problema se agrava
cuando el activo circulante es menor que el exigible a corto
plazo, ya que el fondo de maniobra (activo circulante menos
exigible a corto plazo) es negativo, lo que se denomina
suspensión de pagos técnica o teórica.
Cuando se desea mejorar esta situación, hay que tomar
medidas para reducir las deudas a corto plazo, tales
como:
Ampliar capital
Reconvertir la deuda a corto plazo en deuda a largo
plazo.
Cuando los capitales propios son negativos,
situación que se produce si las pérdidas acumuladas
superan al capital y reservas, se dice que la empresa está
en una situación de quiebra técnica. Esta
problemática puede evitarse si la empresa amplía su
capital a tiempo, y toma medidas efectivas para poder generar
beneficios.
9.3. Análisis de los estados
financieros
9.3.1. Razones o índices
financieros
El método más conocido, para la toma de
decisiones y el control financiero en la empresa, es el
análisis de estados financieros, los cuales presentan los
resultados de las operaciones, los flujos de efectivo y la
situación financiera de una entidad, y están
representados por el Estado de Resultados (ganancias y
pérdidas), el Estado Flujo del Efectivo (flujo de caja) y
el Balance General.
Con estos estados financieros se pueden elaborar las
razones financieras que pueden servir para tomar decisiones
racionales, en relación con los objetivos de la empresa.
El propósito de la empresa no es solo el control interno,
sino también un mejor conocimiento de lo que los
proveedores de capital buscan en la condición y el
desempeño financieros.
Entonces, el tipo de análisis varía de
acuerdo con los intereses específicos de la parte
involucrada los acreedores del negocio están interesados
principalmente en la liquidez de la empresa. Sus reclamaciones o
derechos son de corto plazo, y la capacidad de una empresa para
pagarlos se juzga mejor por medio de un análisis completo
de su liquidez. Por otra parte, los derechos de los tenedores de
bonos son de largo plazo. Por eso mismo, están más
interesados en la capacidad de los flujos de efectivo de la
empresa para dar servicio a la deuda en el largo
plazo.
Aparte de utilizar razones, o índices, que
relacionan datos financieros entre sí, para evaluar la
situación y desempeño financieros de una empresa,
también se utiliza una combinación de estos
índices en modelos más elaborados que permiten
controlar o medir el desempeño.
Los estados financieros se preparan a una fecha dada,
como es el caso del Balance General, o para un período
determinado, como es el caso de los otros dos. Esto, aún
cuando sean presentados en forma comparativa para los dos
últimos periodos, no deja de ser una limitación
importante, ya que es un poco difícil evaluar, interpretar
o hacer algún tipo de planificación financiera,
solamente con los diferentes rubros o partidas contenidas en
ellos.
Para salvar esta situación o limitación,
el analista financiero recurre a las razones o índices
financieros. Algunos analistas, dependiendo del tipo de estudio
que desee hacer, pueden recurrir incluso a análisis de
tipo estadístico, para lo cual requiere el empleo de
medias, medianas, modas, desviaciones típicas,
probabilidades, y otras herramientas de
estadística.
Las razones o índices financieros no son mas que
relaciones que se establecen entre las cifras de los estados
financieros, para facilitar su análisis e
interpretación. A través de ellas, se pueden
detectar las tendencias, las variaciones estacionales, los
cambios cíclicos y las variaciones irregulares que puedan
presentar las cifras de los estados financieros.
Dependiendo de la orientación que se dé al
cálculo de las razones financieras, éstas se pueden
dividir o agrupar en cuatro grandes grupos (liquidez,
apalancamiento, actividad, y rentabilidad).
9.3.2. Razones de liquidez
Miden la capacidad de la empresa para satisfacer o
cubrir sus obligaciones a corto plazo, en función a la
tenencia de activos líquidos, mas no a la capacidad de
generación de efectivo. Algunos ejemplos de este tipo de
razones son las siguientes:
Capital de trabajo neto: representa la
inversión neta en recursos circulantes, producto de
las decisiones de inversión y financiamiento a corto
plazo.
Capital de trabajo = Activo Circulante menos Pasivo
Circulante
Razón circulante: mide el
número de unidades monetarias de inversión a
corto plazo, por cada unidad de financiamiento a corto plazo
contraído; por ejemplo, una razón circulante de
1,5, implica que por cada unidad de financiamiento a corto
plazo, se tienen una y media unidad monetaria en
inversión a corto plazo.
Razón circulante = Activo Circulante ÷
Pasivo Circulante
Prueba o razón ácida: se deriva
de la anterior, ya que a la inversión a corto plazo se
le extrae el inventario, por considerarse un activo muy poco
líquido. Mide entonces el número de unidades
monetarias en inversión líquida por cada unidad
monetaria de pasivo a corto plazo.
Prueba ácida = (Activo
Circulante — Inventarios) ÷ Pasivo
Circulante
Prueba súper ácida: es similar
a la anterior, pero hace la consideración especial de
que en el activo circulante pueden estar incorporados,
además del inventario, algunos elementos que no son lo
suficientemente líquidos para ser realizados en un
momento de apremio. Por lo tanto, considera directamente solo
aquellos activos de reconocida liquidez. Mide el
número de unidades monetarias en activos efectivamente
líquidos, por cada unidad monetaria de deuda a corto
plazo.
Prueba súper ácida = (Efectivo y
Equivalente de efectivo + Cuentas por cobrar) ÷ Pasivo
Circulante
9.3.3. Razones de apalancamiento
Miden el grado o la forma en que los activos de la
empresa han sido financiados, considerando tanto la
contribución de terceros (endeudamiento) como la de los
propietarios (patrimonio). Son ejemplos de este tipo de razones
las siguientes:
Razón de Endeudamiento: mide la
proporción de la inversión de la empresa que ha
sido financiada por deuda, por lo cual se acostumbre
presentar en forma de porcentajes. Por ejemplo, una
razón de endeudamiento de 0,4 indica que el 40% del
total de la inversión (activos totales) ha sido
financiada con recursos de terceros
(endeudamiento).
Endeudamiento = Total Pasivo ÷
Total Activo
Razón de Apalancamiento Externo: mide la
relación entre la utilización del endeudamiento
como mecanismo de financiamiento y la utilización de
los fondos de los propietarios. Indica cuantas unidades
monetarias han venido de afuera del negocio, por cada unidad
monetaria provista por los propietarios.
Apalancamiento externo = Total Pasivo
÷ Total Patrimonio
Razón de Apalancamiento Interno: representa
exactamente lo opuesto a la anterior; es decir, cuantas
unidades monetarias han sido aportadas al financiamiento de
la inversión por los accionistas, por cada unidad
monetaria tomada de terceros.
Apalancamiento interno = Total
Patrimonio ÷ Total Pasivo
9.3.4. Razones de actividad
Evalúan la habilidad con la cual la empresa (o la
gerencia) utiliza los recursos de que dispone. Las más
conocidas son las siguientes:
Días de Inventarios: hipotéticamente
evalúa cuántos días podría operar
la empresa sin reponer sus inventarios, manteniendo el mismo
nivel de ventas.
Días de inventario =
(Inventarios x 360) ÷ Ventas
Rotación de Inventarios: también
hipotéticamente, indica el número de veces en
que, en promedio, el inventario ha sido repuesto.
Rotación de inventarios =
Ventas ÷ inventarios
Tanto en los días de inventario, como en la
rotación de los mismos, la partida de Ventas puede ser
sustituida por Costo de Ventas.
Días de cuentas por cobrar: también
conocido como días de ventas en la calle, porque
representa, en promedio, el número de días que
la empresa está tardando en recuperar sus
ventas.
Días de cuentas por cobrar =
(Cuentas por cobrar x 360) ÷ Ventas
Rotación de Cuentas por Cobrar: indica el
número de veces en que, en promedio, han sido
renovadas las cuentas por cobrar.
Rotación de cuentas por cobrar
= Ventas ÷ cuentas por cobrar
Tanto en los días de Cuentas por Cobrar, como en
la rotación de las mismas, la partida de Ventas puede ser
sustituida por Ventas a Crédito.
Rotación de Cuentas por Pagar: indica el
número de veces en que, en promedio, han sido
renovadas las cuentas por pagar.
Rotación de cuentas por pagar =
Compras ÷ cuentas por pagar
9.3.5. Razones de rentabilidad
Miden la capacidad de la empresa para generar
utilidades, a partir de los recursos disponibles. Por esta
definición, la mayoría de ejemplos tienen que ver
con la relación de la utilidad neta con ciertos elementos
de los estados financieros.
Margen de utilidad bruta: mide, en forma porcentual,
la porción del ingreso que permitirá cubrir
todos los gastos diferentes al costo de ventas (Costos
Operativos, Costo Integral de Financiamiento, Impuesto sobre
la Renta, etc.).
Margen de Utilidad Bruta = (Ventas
— Costo de Ventas) ÷ Ventas
Margen de utilidad en operaciones: en las finanzas
modernas, este es uno de los indicadores de mayor relevancia,
porque permite medir si la empresa está generando
suficiente utilidad para cubrir sus actividades de
financiamiento.
Margen de Utilidad en Operaciones =
Utilidad en Operaciones ÷ Ventas
Margen de utilidad neta: mide el porcentaje que
está quedando a los propietarios por operar la
empresa.
Margen de Utilidad Neta = Utilidad
Neta ÷ Ventas
Rendimiento sobre Activos: da una idea del
rendimiento que se está obteniendo sobre la
inversión. También se conoce este indicador
como Basic Earning Power (capacidad para generar utilidades);
ROA (return On assets); y ROI (Return On
Investment).
Rendimiento sobre Activos = Utilidad
Neta ÷ Total Activos
(Basic Earning Power o ROA o
ROI)
Rendimiento sobre el Patrimonio: mide la
rentabilidad que están obteniendo los inversionistas.
También se le conoce como ROE (return on
equity).
Rendimiento sobre Patrimonio (ROE) =
Utilidad Neta ÷ Patrimonio
Rendimiento sobre el Capital Empleado (ROCE): este
indicador mide la rentabilidad de la capitalización,
por lo que tiene una gran relación con el Valor
Económico Añadido (EVA).
ROCE = Utilidad Neta ÷
(Patrimonio + Deuda a largo plazo)
Adicionalmente a los índices antes mencionados
(los más empleados), se utilizan análisis con base
en una combinación cuales los más conocidos son el
Sistema Dupont y el Análisis Discriminante.
9.3.6. Sistema Dupont
El sistema Dupont, utilizado por multinacional y
multidivisional Dupont, y de aplicación generalizada en
otras organizaciones, tiene como base la interrelación de
ciertos índices financieros de una empresa, genera el
índice que mide su capacidad para generar
utilidades.
Sistema Dupont
Como puede observarse, el sistema lo que hace es
combinar, por una rama, los rubros que conforman el Estado de
Resultados y por la otra rama, los elementos que componen la
parte de Inversión (activo) del Balance
General.
Esto hace posible que, mediante aplicación de las
fórmulas de los índices o razones financieras
éstos se vayan calculando de una manera visual, lo cual da
una idea más clara de s medida. El Sistema Dupont, una
poderosa herramienta de planificación.
Otra aplicación de este sistema es la del control
de empresas multidivisionales o descentralizadas. Cada
división se maneja como un centro de utilidad, con el
manejo propio de activos fijos y circulantes además de las
inversiones corporativas. De igual manera, el Rendimiento sobre
la Inversión (Roi, Return of investment) se mide a
través de las utilidades operativas. Se utilizan los
activos totales para tener la ventaja de evitar las diferencias
por depreciación de activos, ya que se incluyen las
reservas por depreciación y el monto de activos fijos
netos ocasionando que el ROI sobre los activos netos sea
más alto mientras más antiguos sean los activos
fijos. En sí, "si el ROI de una división disminuye
por debajo de una cifra meta, la corporación centralizada
colabora con la división a través del sistema
Dupont para determinar la causa de que el ROI sea inferior a lo
normal".
Modelo DuPont (Aplicaciones)
El modelo se puede utilizar por el departamento de
compras o por el departamento de ventas para examinar o
demostrar porqué un ROA (Retun on Assets =
Rentabilidad sobre activos) dado fue ganado.Comparar una firma con sus colegas.
Analizar los cambios en un cierto plazo.
Enseñar a la gente una comprensión
básica de cómo pueden tener un impacto en los
resultados de la compañía.Mostrar el impacto de la profesionalización
del proceso de compra.
Pasos en el Modelo DuPont: Proceso
Recoger los números del negocio (del
departamento de finanzas).Calcular (utilice una hoja de
cálculo).Sacar las conclusiones.
Si las conclusiones parecen poco realistas,
compruebe los números y
recalcúlelos.
Fortalezas del Modelo DuPont:
Beneficios
Simplicidad. Una herramienta muy buena para
enseñar a gente una comprensión básica
de cómo pueden tener un impacto en los
resultados.Puede ser ligado fácilmente a los esquemas de
remuneración.Puede ser utilizado para convencer a la
gestión que ciertas medidas tienen que ser llevadas
para profesionalizar las funciones de compras y/o ventas. Es
a veces mejor observar en su propia organización
primero. En lugar de de buscar tomas de posesión de
otras compañías para compensar la falta de
rentabilidad aumentando el volumen de ventas e intentando
lograr sinergias.
Limitaciones del análisis DuPont:
Desventajas
La información contable, no es
básicamente confiables.No incluye el costo de capital.
Supone que los números de la contabilidad son
confiables.
9.3.7. Análisis discriminante
El análisis discriminante, es una
metodología a través de la cual, mediante la
comparación y estudio de razones de la empresa o de
diferentes empresas, se pueden derivar combinaciones lineales de
Modelo de Evaluación c Quiebras ciertos patrones que
permiten clasificar o discriminar a las empresas o algunas
áreas de la empresa, en categorías de mayor a menor
calidad del fenómeno que se está considerando. Una
de las utilizaciones más conocidas de este análisis
es método de predicción de quiebras, desarrollado
en 1968 por Edward Altman (Financial Ratios, Discriminant
Analysis and the prediction of Corporate Bankruptcy – Journal of
Finance Sept. 1968 – pp. 589-609), sin embargo también se
han desarrollado modelos para evaluación de proyectos de
inversión, evaluación de cartera y política
de créditos, entre otros.
El concepto radica en determinar valores de ciertos
índices en una "población" dada, y posteriormente
establecer una relación de estos valores con una recta,
para lo cual se obtienen coeficientes típicos. La
sumatoria de los valores promedios, multiplicados por los
coeficientes, da un valor en la recta (Z). Dependiendo del
valor obtenido, se podrá definir de cómo califica
la empresa analizada (excelente, buena, regular, mala, etc.) del
fenómeno que se esté analizando.
Modelo de Evaluación de
Quiebras
En el modelo de Evaluación de quiebras de Edward
Altman, aplicado al medio venezolano, se puede afirmar que
si:
Otra aplicación del análisis discriminante
el Modelo de Evaluación de Créditos,
diseñado por el autor para medir la calidad de un
solicitante de crédito ante una empresa fabricante o
distribuidora de productos masivos. La idea es tener,
además de las herramientas normales a análisis de
crédito, un indicador que complete la evaluación y
permita tomar una decisión sobre una mejor
base.
Este modelo parte de la obtención de un valor de
Z, a partir de dos variables: la razón circulante
(X1) y la razón de apalancamiento interno (X2)
Es importante reafirmar lo dicho al inicio, un
índice aislado es tan inútil como los estados
financieros mismos, porque es puntual. Es necesario calcularlos
para una serie de años, que permitan determinar promedios
y tendencias; y si se pueden comparar con diferentes empresas del
mismo o similar ramo que el de la analizada, serían mucho
más útiles. De igual forma, es importante alertar
que con la reexpresión de estados financieros, hay que
asegurarse que los estados financieros analizados estén en
la misma moneda, es decir en moneda constantes; porque de no ser
así, se pierde su comparabilidad.
Esta recomendación es muy importante porque en
Venezuela se carece de Índices financieros de referencia
que puedan servir de comparación con aquellos obtenidos
por la empresa que se esté analizando. Si se tiene este
tipo de información, con solo obtener uno, sería
suficiente para compararlo contra el estándar; pero no
existiendo este, se hace necesario establecer series, para
evaluar su comportamiento.
Otra recomendación importante es la fuente de la
información contable. Los estados financieros que se
utilicen deben estar expresados en una moneda única,
preferiblemente reexpresados para corregir los efectos de la
inflación. De no poderse lograr este tipo de
información, es preferible utilizar estados financieros
históricos, que por lo menos mantienen el principio
contable del costo.
9.3.8. Otros tipos de análisis
Análisis Vertical (Estático):
Determina la importancia relativa de cada uno de cada uno de los
renglones del estado financiero que se esté analizando.
Por ejemplo, cuando en un Estado de Resultados se determina
cuál es el margen de utilidad bruta, de utilidad en
operaciones y de utilidad neta, lo que se está haciendo en
un análisis vertical, por cuando estamos estableciendo
cuánto representa cada uno de estos renglones del total de
los ingresos o de la venta. En este mismo orden de ideas,
cualquiera de los estados financieros puede ser representado en
términos relativos. En resumen, el análisis
vertical o estático es aquel se hace sobre un estado
financiero en particular.
Análisis Horizontal (Dinámico):
Establece las variaciones relativas de los estados financieros
que se estén comparando. En este caso, no se habla de un
estado financiero en particular, sino varios estados financieros.
En análisis horizontal o dinámico consiste entonces
en el análisis conjunto de dos o más estados
financieros, para estudiar la evolución de sus partidas a
lo largo del tiempo. Por ejemplo, cuando se dice que las ventas
en 2003 se redujeron en un 5% con relación a las ventas de
2002, se está hablando de este tipo de análisis.
Las razones de crecimiento mencionadas antes, hacen uso del
análisis horizontal.
9.4. El costo de capital y la
gestión financiera
Los costos financieros se relacionan con fondos
utilizados por la empresa para financiar todos los elementos
empleados en el proceso productivo, que se caracterizan, en
algunas ocasiones, por su larga permanencia dentro de una
empresa, como puede ser una maquinaria o cualquier otro elemento
del activo material.
Los costos financieros son considerados como una
variable fundamental del análisis económico, por lo
que se puede considerar como un elemento básico para la
planificación y selección de inversiones y
desinversiones.
El objetivo que se persigue con la Contabilidad de
Costos, es la obtención del cálculo del costo total
de un proceso productivo y la determinación de
márgenes y resultados. La no consideración de los
costos de los recursos financieros originaría un resultado
no real, de ahí la necesidad de la consideración de
estos costos financieros como un factor más de la
producción.
Se debe diferenciar entro dos tipos de fuentes
financieras: fondos propios, procedentes de aportaciones al
capital o de la propia autofinanciación de la empresa y
fondos ajenos procedentes de terceros.
En el tratamiento del costo financiero existe una
diferencia muy marcada entre la Contabilidad de Costos y la
Externa. Esta diferencia se centra en que en el ámbito
externo no se considera un gasto de financiación la
remuneración de los capitales propios, debido a que no
supone transacciones económicas entre la empresa y el
entorno, de ahí que no sea considerado como factor de
costo.
La determinación del costo de capital
dependerá de la estructura financiera de la empresa o
mezcla de capitales, de la política de dividendos y del
riesgo global empresarial.
La consideración de que los recursos financieros,
tanto propios como ajenos suponen un costo para la empresa, los
equipara con el resto de los factores de costos. De esta forma,
se incluye en la Contabilidad de Costos, el consumo de los
recursos financieros inmovilizados en la empresa,
independientemente de su origen, computando los costos
financieros explícitos, cuando se habla de recursos
ajenos, y los costos financieros implícitos, que se
corresponden con los recursos propios
Para la determinación cuantitativa de los costos
financieros es necesario el estudio de tres variables: la base de
cálculo, es decir, la cantidad de fondos utilizados por la
empresa, de la cual se quiere conocer el costo; el tiempo que los
fondos se utilizan en la empresa y el tipo de interés de
dichos fondos en base al tiempo transcurrido.
En el estudio del costo de capital es necesario
diferenciar entre cada una de las diferentes formas de
financiación, para la determinación de un costo
medio ponderado en base a la estructura financiera de la empresa
y al riesgo que ésta puede soportar en función del
porcentaje de participación de recursos propios y
ajenos.
El Costo de capital se puede considerar como el precio
que se paga a los proveedores de fondos de la empresa por la
utilización de los mismos y por el riesgo que asumen al
prestarlo. Se puede entender como la rentabilidad que exigen
determinados grupos económicos al prestar dinero a la
empresa, teniendo en cuenta el riesgo que soportan y el paso del
tiempo sobre el capital invertido.
En la búsqueda del capital, por parte de la
empresa, se encuentran dos corrientes monetarias de signo
contrario, una de ellas es el ingreso que la empresa va a recibir
como consecuencia de prestarla fondos, y otra tiene signo
negativo, como consecuencia de la remuneración que
pagará por la obtención de dichos fondos en
concepto de intereses y la devolución del capital a
aquellas personas que se lo han prestado.
9.5. Inversión total neta y
estructura financiera de la empresa
9.5.1. Inversión total neta y
estructura financiera de la empresa
El capital es el stock acumulado de bienes de
producción duraderos, mientras que la inversión,
fija el gasto por periodo de tiempo que se utiliza para mantener
o aumentar el stock de capital.
La inversión se puede dividir en distintos
tipos:
1. En función de los bienes en los que
se materializa:
a. Inversión Fija: Inversión en
planta y equipo.b. Inversión en existencias: Volumen de
materias primas, productos no terminados y terminados no
vendidos.
2. En función de que suponga un
incremento neto del stock de capital:
a. Inversión Bruta: La inversión
total realizada.b. Inversión Neta: La que produce un
incremento en el stock de capital.
La inversión neta total, es el desembolso
realizado (inversión bruta) descontada de la
amortizaciones aplicables a la inversión, o se es la
inversión bruta menos la depreciación de los
activos fijos. La diferencia entre la inversión bruta y
neta es la depreciación.
9.5.2. Estructura financiera de la
empresa
La estructura financiera de la empresa es algo inherente
al concepto mismo de ella, no solo es impensable una empresa sin
función comercial, sino también lo es sin el manejo
de sus finanzas. Una adecuada caracterización y
cumplimiento de esta función así como la claridad
de los objetivos emanados de los más altos niveles de
decisión son claves para el desarrollo de emprendimientos
exitosos y perdurables.
Uno de los temas de mayor debate y polémica en la
actualidad es la posibilidad de implementar en la práctica
la estructura óptima de financiamiento. La elección
entre las diversas fuentes de financiamiento es una de las
decisiones financieras más importantes dentro de una
empresa, ¿Qué porcentaje de deuda y capital propio
es el óptimo o el más adecuado para el
negocio?
La estructura financiera es la forma en que se financian
los activos de una empresa. Cada uno de los componentes de la
estructura patrimonial: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto, tiene
su costo, que está relacionado con el riesgo: "La deuda es
menos riesgosa que el Capital, porque los pagos de intereses son
una obligación contractual y porque en caso de quiebra los
tenedores de la deuda tendrán un derecho prioritario sobre
los activos de la empresa. Los dividendos, la retribución
de capital son derechos residuales sobre los flujos de efectivo
de la compañía, por lo tanto son más
riesgosos que una deuda.
Se puede concluir entonces que es costo de la deuda
deberá ser más bajo que en rendimiento del capital,
porque es menos riesgoso."
Un concepto importante es el factor de apalancamiento
que es la razón del valor de la deuda sobre los activos
totales. Un mayor apalancamiento financiero invariablemente
aumenta el riesgo empresario, ya que la deuda, como se dijo
anteriormente debe ser pagada antes que la retribución a
los accionistas.
Las organizaciones necesitan cierta cantidad de recursos
económicos para desenvolverse. Se refiere al capital
físico, monetario, básico, para la estructura
operativa inicial de la empresa, que irá sufriendo
modificaciones a medida que varían sus necesidades. Ese
capital inicial va a ser el necesario para la empresa y la
operatoria económica que desee realizar en ese
momento.
La representación contable de ese capital va a
estar dada por la diferencia entre activos (bienes y derechos que
posee la empresa), y pasivos (compromisos del ente).
El capital inicial: Es fundamental que cuando la
empresa se constituye haga una adecuada evaluación de la
magnitud de su capital inicial necesario para su giro operativo.
A medida que la empresa funcione, dicho capital se verá
incrementado, o no, como consecuencia de los resultados surgidos
de las operaciones de ese ente.
Cuando crezca en proporción y sus necesidades se
vean incrementadas, será necesario que la empresa haga
ajustes a su " "primitivo" capital inicial.
Financiación propia y ajena: La empresa
puede trabajar con un capital aportado por sus dueños
(capital propio), o bien por aportes realizados por terceros a la
sociedad, en calidad de préstamo (capital
ajeno).
La empresa deberá enfrentarse a la opción
de cuándo usar uno y cuándo otro. O bien en
qué medida lograr una adecuada combinación de
ambos.
Se puede decir, por lo general, que cuando la empresa
opta por la utilización de capital ajeno sobre el propio,
lo hace por que el contexto externo le permite obtener una renta
mayor si coloca su capital propio en el mercado de capitales (lo
invierte), y trabaja para su operatoria con capital de terceros
(la tasa de ese préstamo debería ser inferior al
que obtiene la empresa de invertir su propio capital).
Otro caso podría estar dado porque la empresa no
desee aportar capital propio, o bien porque la empresa necesita
realmente pedir "ayuda", préstamo, y financiarse con
capital aportado por terceros. Ello puede ser así porque
no le alcanzan sus propios fondos para cubrir sus requerimientos
internos, o cuando la empresa quiere comprar equipos (capital
inmovilizado), o bien ampliar su planta industrial. El monto de
las sumas requeridas para esas necesidades obliga muchas veces al
empresario a recurrir a capital de terceros.
Es importante destacar que una empresa bien posicionada
operativamente (capacidad de generar resultados operativos
excelente) puede tener dificultades por no administrar
adecuadamente su financiamiento, las condiciones de pago de sus
deudas y cobro de sus créditos, lo cual claramente se
demuestra la importancia del análisis de la estructura
financiera de la empresa en cualquier contexto.
9.6. Modelo de flujo de caja (Cash Flow
/ Cash-Management)
Los requerimientos financieros implican determinar que
cantidad de dinero necesitará la empresa durante un
periodo específico, determinar que cantidad de dinero
generará la empresa internamente durante el mismo periodo
y sustraer los fondos generados de los fondos requeridos para
determinar los requerimientos financieros externos.
Es posible obtener un buen panorama de las operaciones
de una Empresa a través de tres estados financieros
claves: el balance general, el estado de resultados y el estado
de flujo de efectivo.
9.6.1. Flujo de Caja o Efectivo.
El flujo de efectivo proveniente de las actividades
operativas, como: efectivo recibidos de los clientes, efectivos
pagados a proveedores y empleados, otros ingresos netos,
intereses pagados e impuestos sobre ingresos pagados, da como
resultado el efectivo neto proporcionado para las actividades
operativas.
Del flujo de efectivo proveniente de las actividades de
inversión, se sustraen los gastos de capital, dando como
resultado el efectivo neto usado en las actividades de
inversión. Esto, menos los fondos provenientes de la
emisión de deudas a largo plazo y dividendos pagados,
resulta el incremento neto de efectivo y equivalentes de efectivo
del inicio y del final de año.
El estado de flujo de caja o efectivo constituye uno de
los principales elementos con que cuenta la empresa para realizar
la formulación de pronósticos financieros. A partir
del flujo de caja, la organización tiene una visión
de cómo utilizar los fondos y determinar cómo se
realiza el financiamiento de estos usos. Así mismo, puede
evaluar los flujos futuros mediante un estado de fondos basados
en los pronósticos.
Esta herramienta brinda un método eficiente para
evaluar el crecimiento de la empresa y sus necesidades
financieras resultantes, así como, para determinar la
mejor forma de financiar esas necesidades.
9.6.2. Elaboración del flujo de caja (Cash
Flow / Cash-Management)
Las empresas, generalmente, utilizan la
combinación de información de pronósticos
externos e internos para la elaboración del
pronóstico de ventas final. La información interna
proporciona perspectivas internas en las expectativas de ventas,
en tanto la información externa brinda los medios para
hacer los ajustes a estas expectativas, ello con el fin de tener
en cuenta los factores económicos generales. La naturaleza
de los productos de la empresa también afecta, con
frecuencia, la combinación y las características de
los métodos de pronóstico empleados.
Formato general del Flujo de Caja
(Presupuesto de Caja)
Entradas de efectivo
Las entradas de efectivo son todos los renglones
generadores de flujos de efectivo durante el transcurso de un
periodo financiero determinado. El renglón más
común de éstas son las ventas al contado, y el
cobro de las cuentas pendientes, entre otras.
Desembolsos de efectivo
Los desembolsos de efectivo incluyen todos los gastos de
efectivo efectuados en el periodo cubierto por el presupuesto.
Los más comunes son: Compras al contado, Pagos de cuentas
por pagar, Pagos de dividendos en efectivo, Gastos de
arrendamiento, Sueldos y salarios, Pago de impuestos, Compra de
activos fijos, Pago de intereses, Pago del capital
(préstamos), Compras o retiros de acciones.
Es importante reconocer que la depreciación y
otros cargos que no requieren de desembolsos de efectivo NO se
incluyen en el presupuesto de caja, pues éstos sólo
representan un registro de salidas de efectivo programadas con
anterioridad.
Flujo neto de caja, Efectivo final, Financiamiento y
Saldo de efectivo exceso
El flujo neto de caja de una empresa se obtiene al
sustraer los desembolsos de efectivo de las entradas de efectivo
durante periodo. Al sumar el efectivo inicial al flujo neto de
caja de la empresa, se calcula el efectivo final de cada periodo.
Por último si se sustrae el saldo mínimo de
efectivo del efectivo final, se obtendrá el financiamiento
total requerido o el saldo de efectivo exceso, En caso de que el
efectivo final sea menor al balance de efectivo mínimo,
será necesario contar con un financiamiento. Éste
es considerado como de corto plazo y, por tanto, es representado
con los documentos por pagar. Por el contrario, si el efectivo
final es mayor que el saldo mínimo de efectivo, entonces
existe un excedente de efectivo. Cualquier exceso de efectivo, se
supone, será invertido en un instrumento a corto plazo que
produzca intereses.
Ejemplo: La empresa Halley, contratista de
defensa, ha desarrollado un presupuesto de caja para octubre,
noviembre y diciembre. Sus ventas de agosto y septiembre fueron
de $100.000 (dólares) y $200.000, respectivamente. Se han
pronosticado ventas de $400.000; $300.000 y $200.000, para
octubre, noviembre y diciembre. Anteriormente, el 20% de las
ventas generadas por empresa habían sido al contado, 50%
resultó cuentas por cobrar en un mes y 30% restante en
cuentas por cobrar en dos meses. En diciembre, la empresa
recibirá $30.000 en dividendos por acciones de una
subsidiaria. El programa de entradas de efectivo esperado para la
empresa se presenta en la tabla más abajo, la cual
contiene las siguientes partidas:
Pronóstico de ventas: Este registro inicial
es meramente informativo. Sirve como auxiliar el
cálculo de otros renglones relativos a
ventas.Ventas al contado: Las ventas al contado para cada
mes representan 20% del pronóstico de
éstas.Cobranzas de cuentas por cobrar (pendientes): Estos
renglones representan el cobro de las cuentas pendientes
resultantes de las ventas en los meses anteriores.
Plazo de un mes: Estas cifras representan las ventas
efectuadas en el mes anterior, o sea las mismas que generaron
cuentas por cobrar que habrán de hacerse efectivas en el
mes en curso. Debido a que el 50% de las ventas del mes en curso
se cobran un mes después, las cuentas por cobrar muestran
un retraso de un mes para septiembre, octubre, noviembre y
diciembre, lo cual representa 50% de las ventas de agosto,
septiembre, octubre y noviembre, respectivamente.
Plazo de dos meses: Estas cifras representan las ventas
efectuadas dos meses antes, las cuales generaron cuentas por
cobrar en el mes actual. Debido a que el 30% de las ventas se
cobraron dos meses después, los cobros con este mismo
plazo para octubre, noviembre y diciembre, reflejan 30% de las
ventas de agosto, septiembre y octubre,
respectivamente.
Otras entradas de efectivo: Son el resultado de
distintas fuentes, excluida las ventas. Podrían
encontrarse aquí renglones como el interés
recibido, dividendos recibidos, ingresos por ventas de
equipos, acciones y bonos, así como entradas por
contratos de arrendamiento. Para la empresa Halley, la
única entrada de efectivo fueron 30.000 dólares
en dividendos recibidos del mes de diciembre.Entradas de efectivo totales: Son el total de todas
las entradas de efectivo de los renglones enumerados para
cada mes en el programa de éstas. Para el caso de la
empresa Halley, sólo se analizarán octubre,
noviembre y diciembre; las entradas de efectivo totales de
estos meses se muestran en la tabla.Programa de entradas de efectivo
para la empresa halley(Miles de dólares)
La empresa Halley ha recopilado la siguiente
información necesaria en la elaboración de los
programas de desembolso de efectivo para los meses de
octubre, noviembre y diciembre.Compras: Las compras de la empresa representan
70% de las ventas. El 10% de esta cantidad se paga al
contado, 70% en el mes inmediato al de la compra y el
remanente 20% se paga dos meses después de la
compra.Dividendos en efectivo: Se pagarán en
octubre los dividendos en efectivo por 20.000
dólares.Gastos de arrendamiento: Se pagarán
$5.000 de renta cada mes.Sueldos y salarios: El cálculo de los
sueldos y salarios de la empresa se puede obtener al
sumar 10% de sus ventas mensuales a la cifra de $8.000 de
costos fijos.Pago de impuestos: Se deberán pagar
impuestos de $25.000 en diciembre.Desembolsos en activos fijos: Se comprará
nueva maquinaria con un valor de $130.000, la cual se
pagará en noviembre.Pagos de intereses: Se hará un pago de
intereses de $10.000 en diciembre.Pago de amortizaciones del capital
(préstamos): También se pagará en
diciembre $20.000, ello por concepto de
amortización.Compras o retiros de acciones: No se espera
ninguna compra o retiro de acciones durante el periodo de
octubre a diciembre.
Programa de Desembolsos de
Efectivo para la Empresa Halley(Miles de dólares)
La próxima tabla muestra el presupuesto de
efectivo de la empresa Halley, el cual contempla las entradas
de efectivo y la información ya elaborada de los
desembolsos de efectivo de la empresa. El saldo de efectivo
de la compañía Halley al término de
septiembre fue de 50.000 dólares. La
compañía desea mantener como reserva, un saldo
mínimo en efectivo de $25.000 para gastos
imprevistos.Flujo de Caja (Presupuesto de
Caja)(Miles de dólares)
Para que la compañía Halley pueda
sostener el saldo mínimo de efectivo requerido de
$25.000, necesitará préstamos de $76.000 y
$41.000 para noviembre y diciembre, respectivamente. Durante
el mes de octubre, la empresa tendrá un saldo de
efectivo en exceso de $22.000, el cual podrá
invertirse en valores negociables que rindan intereses. Las
cifras de financiamiento requerido total en el presupuesto de
caja indican a cuánto deberán ascender las
deudas al final del mes, éstas no representan los
cambios mensuales implícitos en el
empréstito.Los cambios mensuales en el empréstito,
así como el excedente de efectivo, pueden calcularse
mediante un análisis adicional del presupuesto de caja
en la tabla anterior. Obsérvese que, en octubre, el
efectivo inicial de $50.000, el cual se convierte en $47.000
después de que la salida neta de efectivo de $3.000 ha
sido deducida, resulta en un saldo de efectivo en exceso de
$22.000, una vez que el efectivo mínimo de $25.000 ha
sido deducido. En noviembre se debe tener un financiamiento
de $76.000 y en diciembre de $41.000.9.7. Control integral de la
gestión económico-financieraUno de los mayores problemas que presentan las
organizaciones de la actualidad, es la falta de instrumentos
que le permitan evaluar de manera permanente las posibles
desviaciones que se presentan dentro de su núcleo de
operaciones, por ello es indispensable forjar un conjunto de
herramientas que le ayuden a mejorar su labor frente al
conjunto de la empresa.Las organizaciones económicas como entidades
diseñadas por las personas para alcanzar fines
individuales y colectivos, tienen en estos momentos un gran
reto frente a los sistemas de control que aplican en las
actividades de su diario funcionamiento, por ello se torna
viable establecer algunos puntos de soporte para establecer
las herramientas necesarias para tener un buen sistema de
inspección y verificación, que en el corto
plazo dará las luces para evaluar si los
procedimientos que se están implementando son los
adecuados y los que proporcionan el mayor
beneficio.Ya que las organizaciones pueden planificar e
implementar cambios en su carácter y estructura
fundamental por lo anteriormente dicho, toman gran relevancia
los conceptos de eficacia en cuanto afectan las relaciones
entre la organización y el entorno y la eficiencia por
que afectan la estructura interna y las actividades
operativas de la organización.Las actividades instrumentales al servicio de los
objetivos corporativos se resumen en explotación
comercial, producción, aprovisionamiento, Inversiones
y mantenimiento de las finanzas, por ello es de vital
importancia crear los vínculos necesarios entre todo
el conjunto para así estructurar un buen sistema, que
proporcione mayor seguridad y estabilidad a la
organización.Por su parte la gestión financiera esta
íntimamente relacionada con la toma de decisiones
relativas al tamaño y composición de los
activos, al nivel y estructura de la financiación y a
la política de dividendos enfocándose en dos
factores primordiales como la maximización del
beneficio y la maximización de la riqueza, para lograr
estos objetivos una de las herramientas más utilizadas
para que la gestión financiera sea realmente eficaz es
el control de gestión, que garantiza en un alto grado
la consecución de las metas fijadas por los creadores,
responsables y ejecutores del plan financiero.El control integral de la gestión financiera,
requiere de un sistema de control activo o proactivo, que
visualice la realidad del funcionamiento de la
gestión, y puede estructurarse en etapas esenciales,
como son:Establecimiento de objetivos jerarquizados de
corto y largo plazo.
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