4. Deben efectuarse conteos físicos,
periódicos y sistemáticos del 10% de los
productos almacenados y cotejar los resultados.
5. Establezca un control claro y preciso de las
entradas de mercancías al almacén, informes de
recepción para las mercancías compradas e
informes de producción para las fabricadas por la
empresa. Las mercancías saldrán del
almacén únicamente si están respaldadas
por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar
debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el
destino deseado.6. Los inventarios deben encontrarse en
instalaciones que los protejan de deterioros físicos o
de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el
personal de almacén debidamente autorizado.
7. Trate de responsabilizar al Jefe de
Almacén de informar sobre la existencia de
mercancías deterioradas. También deberá
responsabilizarle de no mezclar los inventarios de nuestra
propiedad con las mercancías recibidas en
consignación o en depósito.
8. Mantenimiento eficiente de compras,
recepción y procedimientos de embarque.
9. Almacenamiento del inventario para
protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición.
10. Permitir el acceso al inventario solamente
al personal que no tiene acceso a los registros
contables.
11. Mantener registros de inventarios perpetuos
para las mercancías de alto costo unitario.
12. Comprar el inventario en cantidades
económicas.
13. Mantener suficiente inventario disponible
para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce
a pérdidas en ventas.
14. No mantener un inventario almacenado
demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero
restringido en artículos innecesarios.
15. Involucrar al personal en el control de los
materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el
problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los
resultados de los inventarios, en lo que a perdidas se
refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la
organización.
16. Conformar los inventarios físicos
con los registros contables.
17. Proteger los inventarios en un
almacén techado y con puertas de manera que se eviten
los robos.
18. Realizar entrega de mercancías
únicamente con requisiciones autorizadas.
19. Proteger los inventarios con una
póliza de seguro.
20. Hacer verificaciones al azar para comparar
con los libros contables.
21. Cuando el sistema de registro y control de
los inventarios, no este integrado computacionalmente con el
contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores,
entre los datos de los movimientos reportados por el
almacén y los registrados por contabilidad.
22. Los custodios de las existencias
almacenadas deben firmar actas de responsabilidad material,
que garanticen su control y recuperación antes
faltante o deterioros por negligencia.
23. El almacén debe contar con la
relación de cargos y nombres de las personas
autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de
los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar
ventas y despachos a terceros.
24. Todo documento elaborado por movimientos de
existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y
por la que recibe.
25. Los registros de inventario no pueden
operarse por personal del almacén, ni estos, tener
acceso a los mismos.
26. Cantidad Mínima: Es
importante determinar la cantidad mínima de existencia
de u artículo para poder servir con regularidad los
pedidos que realicen los clientes.
27. Cantidad Máxima: La cantidad
máxima, será la que, sin interferir en el
espacio del almacén, sin perjudicar con su
inversión la composición del capital de
trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No
obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que,
en un época determinada, se aumente la cantidad
máxima.
28. Solicitud de Compras: La persona
encargada de llevar los registros que controlan los
inventarios, al observar que algún artículo
esta llegando al límite mínimo de existencias,
cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al
Jefe de Almacén. Este le devolverá una copia
debidamente firmada para su correspondiente archivo y
comprobara la cantidad física de existencia real, la
cual anotara en la solicitud de compras. De esta forma
chequearemos si los registros contables cuadran con la
existencia real.
29. Entrada de mercancías: El
Jefe de almacén deberá saber la fecha
aproximada en que llegaran los pedidos con el objeto de tener
disponibilidad de espacio para su almacenamiento. Al llegar
las mercancías las pasara, contará o
medirá, según los casos, y pasara al
departamento de compras el informe de recepción de
mercancías. Este departamento comprobara si los datos
suministrados en el informe están de acuerdo con la
factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre
ambos dará su aprobación a la factura y la
pasara al departamento de contabilidad el cual
añadirá al importe de la factura, todos los
gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo
unitario por artículo.
30. Cantidades reservadas: En algunas
oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas que, por
razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de
inmediato o bien quedan a disposición del cliente el
cual indicara la fecha en que debemos enviárselas. En
estos casos, aunque la mercancía no haya salido del
almacén, se dará de baja en nuestras
disponibilidades. Es decir estarán en existencias pero
no disponibles. El Departamento de ventas pasara
información al encargado del registro de control de
inventarios para que la operación sea anotada en la
columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo
disponible. Al enviar las mercancías al cliente se
registraran en la columna de salidas, pero aunque salen
mercancías, no se modificara el saldo disponible, pues
este ya fue regularizado al registrarse las cantidades
reservadas.
31. Salida de mercancías del
almacén: El control de salida de inventarios del
almacén debe ser sumamente estricto. Las
mercancías podrán salir del almacén
únicamente si están respaldadas por las
correspondientes notas de despacho o requisiciones, las
cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar
que tendrán el destino deseado. El problema de la
salida de mercancías del almacén no radica
solamente en el control de las mismas sino en como determinar
su valor. El lógico suponer que si un artículo
fue dado entrada al almacén a un costo de Bs. 10 por
unidad, deberemos valorar su salida a ese mismo precio de
costo de Bs. 10, pero en la práctica es normal que un
mismo artículo haya sido dado entrada a diferentes
precios de costo pues al adquirirlos en distintas fechas o a
diversos proveedores, los costos de un artículo pueden
ser variables.
Otras
informaciones obtenidas de otras fuentes
bibliográficas:
NORMAS DEL CONTROL
INTERNO
Extremar medidas de precaución contra los
robos y daños, responsabilizando al Jefe de
Almacén.
Recepción de mercancías por
almacén, donde se verifican los pesos, medidas,
cantidades y especificaciones.
Ingreso de mercancía al sistema por personal
distinto al almacén e inmovilización de
mercancía sin su respectiva documentación de
salida, despacho o requisición emitido por personal
autorizado.
Realizar conteos periódicos de la
mercancía e investigar los faltantes y fallas
encontradas.
El descarte de mercancía por daños
sufridos debe tener la aprobación de un
superior.
Todos los desperdicios aprovechables o reutilizables
por la empresa, deben ser controlados con igual rigor que la
mercancía corriente.
Debe realizarse una correcta planificación de
los inventarios a realizar y a su vez llevarlos a cabo con
personal no vinculados al área a auditar y previamente
instruido.
Crear formatos a utilizar con antelación e
inmovilizar todas las actividades que impliquen el contacto y
traslado de mercancía.
Existen negocios en los que se han implementado el uso
de cámaras, vigilantes, costosos sistemas de
cómputo, etc. El mejor control sin lugar a duda es aquel
que le llamaremos "democrático": el costo del material
faltante se reparte entre las personas que tengan acceso al
área de almacén, resultando ser
prácticamente todo el personal. Pero esto no puede
llevarse a cabo si no tenemos conocimiento de si en realidad nos
falta o no material, es decir, sin registros de control, por lo
que el acceso al almacén debe ser restringido a una o dos
personas como máximo y solo debe entrar más
personal cuando sea necesario llevar a cabo inventarios
físicos.
Un simple candado puede ser la diferencia entre
utilidades o pérdidas. Debe destinarse un área
específica para guardar las mercancías.
Recomendaciones:
La persona del almacén debe contar, medir y
pesar todos los productos recibidos, sin tener acceso al
documento del suministrador (Recepción a
ciega).
Las Tarjetas de Estiba tienen que estar actualizadas
y colocadas junto a los productos almacenados o en lugar
próximo a los que se encuentren a la intemperie o
destilen sustancias que deterioren las mismas.
Los Submayores de inventario del área
contable deben estar al día.
El almacén tiene que informar las existencias
de cada producto en todos los modelos e entradas y salidas,
después de anotados estos movimientos y dichas
existencias tienen que cotejarse diariamente con as de los
Submayores de Inventario, localizándose inmediatamente
las diferencias detectadas.
Cuando el programa automatizado contable y el del
Control de inventarios no estén integrados, se
ejecutará Cuadre Diario en Valores por el área
de Contabilidad.
El almacén debe contar con listados de los
cargos y nombres del personal con acceso al mismo y de los
nombres, cargos y firmas del personal autorizado a solicitar
u ordenar la entrega de productos.
Es obligatorio elaborar un Plan anual y efectuar
conteos periódicos del 10% de los productos
almacenados, sistemática y mensualmente y cuando estos
chequeos arrojen diferencias sistemáticas, realizarse
un inventario general anual.
El personal de los almacenes tiene que tener
firmadas Actas de Responsabilidad del material por la
custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o
pérdidas, aplicárseles dicha
responsabilidad.
Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes
materiales se elaborarán los expedientes
correspondientes y se contabilizarán inmediatamente,
tramitándose y aprobándose dentro de los
términos establecidos.
Las producciones terminadas y las producidas para
insumo remitidas a los almacenes tienen que estar amparadas
por el documento justificativo de la entrega de
éstas.
Es preciso controlar a través de las Tarjetas
de Estiba y de los Submayores de Inventario, los materiales y
los equipos por instalar destinados al proceso inversionista,
así como los productos recibidos o remitidos en
consignación y en depósito.
En el caso de detectarse diferencias físicas
entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como
pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes de
faltantes correspondientes.
Debe existir un control eficaz de los útiles
y herramientas en uso y éstos verificarse
sistemáticamente; elaborándose en caso de
detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes los
expedientes correspondientes, contabilizándose
correctamente y aplicándose la responsabilidad
material.
El personal del almacén no puede tener acceso
a los registros contables, ni a los Submayores de Control de
Inventarios.
El área Contable tiene que revisar los
precios y cálculos de los productos
recibidos.
Los inventarios ociosos por exceso o por desuso
deben controlarse separadamente y activarse ls gestiones para
su eliminación,.
El contar las cantidades, pesar o medir y controles
físicos de los inventarios, es una tarea que
debería considerarse fuera de las funciones del contador,
como efectivamente se considera en las grandes empresas. No
obstante dada la importante relación que suelen tener los
inventarios sobre los resultados de los estados financieros, es
necesario que el contador tenga alguna ingerencia o por lo menos
dicte normas para que en sus propios controles posteriores no
haya omisiones o repeticiones.
Los inventarios físicos se acostumbraban realizar
al final del periodo económico contable. Algunas empresas
lo siguen haciendo, por ser en esa fecha cuando usualmente son
menores, pero suponía y sigue suponiendo la
semiparalización de la empresa por varios días, lo
cual siempre perjudica alguna de sus operaciones. El hacer un
inventario físico anual, no priva para que durante ese
lapso se realicen chequeos selectivos esporádicos o
periódicos especialmente en los artículos
considerados críticos por su valor o por su influencia en
las ventas o producción.
El renglón de inventarios es generalmente el de
mayor significación dentro del activo corriente, no solo
en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las
utilidades de la empresa; de ahí la importancia que
tiene la implantación de un adecuado sistema de control
interno para este renglón, el cual tiene las siguientes
ventajas:
a) Mantener el mínimo de capital
invertido.
b) Reduce altos costos financieros ocasionados
por mantener cantidades excesivas.
c) Reduce el riesgo de fraudes, robos o
daños físicos.
d) Evita que dejen de realizarse ventas por
falta de mercancías.
e) Evita o reduce perdidas resultantes de baja
de precios.
f) Reduce el costo de la toma del inventario
físico anual.
Debido a que aun en los mejores sistemas existen
discrepancias entre lo que existe físicamente y lo que el
kárdex o el sistema computarizado indican que es necesario
efectuar inventarios físicos a fin de comparar ambas
cantidades.
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los
inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de
éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos,
a medida que los mismos se mueven a través de los
distintos procesos de inventarios.
Una amplia y veraz información contable es de
suma importancia para la buena marcha de la empresa. Algunas
empresas han experimentado serias dificultades por una deficiente
información de sus inventarios. En algunos casos, han
invertido en mercancías cantidades irrazonables de su
capital de trabajo, al vencer los giros, que avalaban las compras
innecesarias se han visto obligadas a declararse en atraso de
pagos e inclusive, en algunos casos, han sufrido de los efectos
desastrosos de la acción de embargo por falta de pago de
sus obligaciones. Por otra parte, contrariamente algunas empresas
por falta de información, se ha permitido que los
inventarios estén por debajo de las cantidades
mínimas requeridas para el normal funcionamiento de las
empresas, en consecuencia, no ha sido posible servir a tiempo los
pedidos de los clientes y se ha perdido la venta y el
cliente.
El registro, control y valorización de los
inventarios suelen causar al contador problemas difíciles
de resolver, especialmente en las pequeñas y medianas
empresas donde predomina la filosofía de que el costo
del control debe ser menor al valor de lo
controlado.
En ocasiones la visión total de un bosque, nos
impiden ver la importancia de los principales árboles que
lo forman. En muchas empresas se encontrara que sus inventarios
estarán formados por un gran número de
artículos, pero no más del 15% del total pueden
representar al 70% de los artículos críticos y el
80% del valor total de esos inventarios. Por otra parte debo
recordarle que, salvo raras excepciones, las pequeñas y
medianas empresas, suelen disponer de muy poco personal de
administración, consideran que el contador puede hacerle
solo. Únicamente a manera de orientación, se
recomienda:
CONTROL DE
INVENTARIO
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los
inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de
éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos,
a medida que los mismos se mueven a través de los
distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que
abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y
pronósticos de ventas y producción hasta la
operación de un sistema de costo pro el departamento de
contabilidad para la determinación de costos de los
inventarios, constituye el sistema del control interno de los
inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra u
obtención, recepción, almacenaje,
producción, embarques y contabilidad.
Hoy en día, a que los registros y controles de
los inventarios se suelen llevar aplicando sistemas
computarizados, que son más fiables, pocas empresas
paralizan sus operaciones una vez al año para la toma de
inventarios, pues es más confiable y se detecta mejor
cualquier anomalía si estos se realizan en forma continua
durante todo el año. Permítame sugerirle: ordene
que se tome inventario físico:
a) Cuando se realice la solicitud de compras
para cualquier tipo de artículo, pues en ese momento
suelen estar en su cantidad mínima y le será
más fácil y rápido el conteo.
b) Divida el almacén en diferentes
secciones y ordene que se tomen inventarios físicos
rotativos y esporádicos debidamente
planeados.
c) Para los artículos críticos
por su valor, por su influencia en la producción o
ventas y dependiendo del índice de rotación de
los mismos ordene la toma de inventarios con mayor frecuencia
que el resto de los artículos.
Un último consejo: este tipo de trabajo lo
hará un personal subalterno, pero usted deberá
supervisarlo de vez en cuando.
La dirección de la empresa debe asegurarse del
control de los inventarios que existen dentro de la empresa y
para ello debe poder contestar una serie de preguntas,
encaminadas a proporcionar información suficiente sobre si
los inventarios están siendo administrados en forma
eficiente. A continuación una lista de puntos relativos
al manejo de los inventarios que dan respuesta de si éstos
están siendo administrados
satisfactoriamente:
1. ¿Se manejan inventarios perpetuos
computarizados?. ¿En unidades, costos unitarios e
importe?
2. ¿Los productos de la empresa se
clasifican y registran en forma sistemática y
consistente?
3. ¿Para la autorización del
nivel de la inversión en inventarios se dispone de la
información requerida y el análisis para
determinar capas de inventarios?
4. ¿Si no se usa el sistema de
inventarios perpetuo, ejerce control el gerente o
algún funcionario interesado por medio de
comparaciones periódicas de los porcentajes de
utilidad bruta?
5. ¿Todas las materias primas,
mercancías o productos terminados en existencias
están controlados en la contabilidad y están
correctamente clasificados?
6. ¿Los inventarios se encuentran
almacenados en formas sistemáticas y ordenadas para
facilitar su manejo, localización y
control?
7. ¿Las partidas mayores de los
inventarios son físicamente contadas cuando menos una
vez al año?
8. ¿Durante el año se hacen
Reconteos rotativos o selectivo?
9. Los Reconteos físicos están
sujeto a:
a. ¿Una supervisión
adecuada?b. ¿Un doble Reconteo por alguien que no
trabaje en el almacén?c. ¿Tarjetas de inventarios numeradas o
algún otro sistema en el cual la posibilidad de
errores por artículos no contados o duplicados sea
mínima?d. ¿Verificación especial cuando
sea necesario?
10. ¿Al hacer los Reconteos
físicos, la compañía considera los
artículos que deben ser dados de baja?11. ¿Se ajustan los libros por las
diferencias determinadas al hacer los Reconteos?12. ¿Se hace una investigación de
las diferencias importantes entre la existencia física
y la contable?13. ¿Esos ajustes son aprobados por
algún funcionario autorizado que no pertenezca al
personal del almacén?14. ¿Los detalles de los reconteos
físicos son guardados por alguien que no tenga bajo su
cuidado dichos artículos?15. Los movimientos en la cuenta de
almacén tiene solamente por origen lo
siguiente:
Entradas:
¿Reportes o formas prenumeradas de entradas
de almacén por compras?¿Devoluciones de clientes documentadas en
formas perfoliadas y autorizadas?¿Reportes numerados consecutivamente de
producción terminada?
Salidas:
¿Requisiciones numeradas de materiales para
producción o transferencias a otras bodegas o
localizaciones?¿Devoluciones a proveedores en formas
perfoliadas?¿Facturas, remisiones u órdenes de
embarque a clientes prenumeradas?¿Ajustes sobre reconteos físico
debidamente aprobados por algún funcionario
autorizado?
16. ¿Los movimientos de los almacenes
son verificados por el almacenista y están debidamente
autorizados?
17. ¿Los movimientos de los almacenes se
controlan con formas prenumeradas y se registran
oportunamente?
18. ¿Las personas que autorizan los
movimientos del almacén son las idóneas y no se
pueden autorizar a sí mismas?
19. ¿Los traspasos internos con otras
plantas, bodegas o sucursales se hacen
sistemáticamente tanto la salida como la entrada de
productos y en formas prenumeradas que permitan seguir fecha
y secuencia?
20. ¿Las entradas y salidas de
mercancías y productos producen información
fehaciente para su registro y control apropiado a
través de formas o informes prenumerados y
fechados?
21. ¿Las funciones de compras
están debidamente separadas en cuanto a
autorización y registro?
22. ¿El registro de las
mercancías recibidas ocasiona oportunamente la
creación del pasivo correspondiente a la
recepción?
23. ¿El registro de las
mercancías o productos vendidos se efectúa en
el periodo correspondiente, ejerciendo control con un corte
apropiado de las formas prenumeradas? ¿Se registra
paralelamente su costo de ventas?
24. ¿Las responsabilidades en el manejo
de varias clases de artículos se han deslindado
asignado determinadas clases a cada almacenista?
25. ¿La administración de los
principales artículos, productos o mercancías
que forman la mayor parte del valor del inventario
están asignados a personal calificado?
26. ¿Los artículos están
convenientemente protegidos contra pérdidas,
conservándolos en edificios, cuartos o bodegas en las
cuales sólo se permite la entrada a personal
autorizado?
27. ¿Los artículos están
debidamente protegidos contra el deterioro
físico?
28. ¿Los empleados del almacén
están obligados a rendir informes sobre los
artículos obsoletos, que tengan poco movimiento, o
cuya existencia sea excesiva?
29. ¿Existe algún método o
sistema para detectar y controlar artículos o
materiales obsoletos?
30. Se tiene el control adecuado
sobre:
a. Artículos dados a
consignación, material que entrará en proceso,
que deba almacenarse, etc.?b. Artículos recibidos en
consignación, en préstamo, etc.
31. ¿Para disponer del material obsoleto
sin uso o deteriorado, se requiere la aprobación de
algún funcionario autorizado?
32. ¿Se tiene un sistema de costos
controlado debidamente por el sistema general de
contabilidad?
33. ¿El sistema de costos arroja
variaciones debidamente por el sistema general de
contabilidad?
34. ¿El sistema de costos aparece libre
de serios defectos de principio o de
aplicación?
35. ¿Es razonable la forma de asignar
los gastos de fabricación a los productos que fabrica
la empresa?
36. ¿Existe el sistema de comprar basado
en el "lote económico" para los principales materiales
o artículos de los inventarios?
37. ¿Para la adquisición de
inventarios se piden cotizaciones a varios proveedores y
basado en ellas se selecciona al proveedor?
38. ¿En la elaboración de los
pedidos queda evidencia de la selección del proveedor
basados en cotizaciones y condiciones de venta?
39. ¿Existen máximos y
mínimos fijados en los artículos que maneja la
compañía para tomarlos en cuenta en los
pedidos?
40. ¿Se aprovechan los descuentos por
pronto pago o por volumen?
41. ¿Se tiene un control apropiado para
los desperdicios en cuanto a: su contabilización?, su
control físico?, su venta?
42. Existe una política aprobada para
asegurar los inventarios en cuanto a: ¿su cobertura?,
¿su valor?, ¿su atención inmediata
cuando ocurren cambios importantes en sus condiciones?,
¿al asesoramiento por profesionales?
43. ¿Se tiene afianzado al personal
responsable de los almacenes por su manejo y
custodia?
El asegurarse de que las respuestas sean positivas
dará a la administración una seguridad para obtener
buenos resultados de control y que existan condiciones operativas
satisfactorias en general. Lo anterior conlleva a establecer
medidas de control en la operación de la empresa para
salvaguardar su activo, la verificación y exactitud de los
datos y operaciones realizadas, así como el desarrollo y
fomento de le eficiencia y reglas que deben seguir en el manejo
del negocio.
El sistema debe considerar como aspecto fundamental los
objetivos de la empresa en cuanto al servicio eficiente a su
clientela presente y futura, para mejorar su posición en
el mercado en que participa y debe incluir:
Procedimiento de fondo que deban seguirse en
relación con los deberes y obligaciones de cada uno de
los departamentos que integran la organización, las
cualidades y conocimientos que deberán reunir el
personal de acuerdo con sus atribuciones.
Un plan de organización que muestre una
separación apropiada de funciones y
responsabilidades.
Un sistema de autorización y procedimiento de
registro adecuados que provea un control contable exacto
sobre el activo, pasivo, ingresos y gastos.
INVENTARIO
FÍSICO
Se da el nombre de inventario de mercancía a la
verificación o confirmación de la existencia de los
materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el
inventario es una estadística física o conteo de
los materiales existentes, para confrontarla con la existencia
anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos
sobre materiales.
El inventario físico es importante por las
siguientes razones:
1. Permite verificar las diferencias entre los
registros de existencias del sistema y la existencias
físicas (cantidad real en existencia).
2. Permite verificar las diferencias entre las
existencias físicas contables, en valores
monetarios.
3. Proporciona la aproximación del valor
total de las existencias (contables), para efectos de
balances, cuando el inventario se realiza próximo al
cierre del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario físico se
fundamenta en dos razones:
1. El inventario físico cumple con las
exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de
inventario, conforme a la legislación.
2. El inventario significa la suma de aquellos
artículos tangibles de propiedad personal los cuales
están disponibles para la venta en una
operación ordinaria comercial y están en un
proceso de producción para tales ventas. Así
como estarán disponibles para el consumo corriente en
la producción de bienes y servicios disponibles para
la venta.
CONCLUSIÓN
El sistema de control interno en las organizaciones, se
ha incrementado en los últimos años, esto debido a
lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la
productividad al momento de implantarlos; en especial si se
centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues
de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno
resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus
operaciones, conducirá a conocer la situación real
de las mismas, es por eso, la importancia de tener una
planificación que sea capaz de verificar que los controles
se cumplan para darle una mejor visión sobre su
gestión.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan
de organización en todos los procedimientos coordinados de
manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y
resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de
los datos contables, así como también llevar la
eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para
estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la
gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los
departamentos que conforman una empresa son importantes, pero,
existen dependencias que siempre van a estar en constantes
cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de
la organización.
El control interno sobre los inventarios es importante,
ya que los mismos son el aparato circulatorio de una empresa de
comercialización. Las compañías exitosas
tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de
un buien control interno sobre los inventarios
incluyen:
1. Conteo físico de los inventarios, por
lo menos, una vez al año, no importando cual sistema
utilice.2. Mantenimiento eficiente de compras,
recepción y procedimientos de embarque.3. Almacenamiento del inventario para
protegerlo contra el robo, daño o
descomposición.4. Permitir el acceso al inventario, solamente
al personal que no tiene acceso a los registros
contables.5. Mantener registros de inventarios perpetuos
para las mercancías de alto costo unitario.6. Comprar el inventario en cantidades
económicas.7. Mantener suficiente inventario disponible
para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce
a pérdidas en ventas.8. No mantener un inventario almacenado
demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero
restringido en artículos innecesarios.
BIBLIOGRAFÍA
1.- DAMASO A, Toribio y otros. "Curso de
Contabilidad para el segundo nivel". Editorial Damasy,
2001.
2.- MEIGS & MEIG. "Contabilidad, la base para
las decisiones gerenciales", Editorial Mc Graw Hill,
1997, Octava Edición.
3.- MARCO ANTONIO DELL`AGNOLO, Webpage:
www.monografias.com "Costos de inventarios,
planificación de stocks y
aprovisionamiento"
4.- CATÁCORA, F. "Sistemas y
procedimientos contables", Primera edición
(1996), Editorial Mc Graw Hill, Venezuela
5.- HOLMES, A. "Auditorias, principios y
procedimientos", Editorial Limusa,
México.
6.- MEIGS, W. LARSEN. "Principios de
auditoria", Editorial Diana, México
(1994).
7.- REDONDO, A. "Curso práctico de
Contabilidad General", Décima Edición,
Editorial Centro Contable Venezolano, Venezuela.
8.- POCH, R. "Manual de control
interno", Editorial Gestión 2000, Segunda
edición, Barcelona, España.
9.- LEONARD, W. "Auditoría
Administrativa", Evaluación de métodos y
eficiencia administrativa, Editorial Diana,
México.
Autor:
Edgar Tovar Canelo
Venezuela
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