Diagnostico del uso de los recursos tecnológicos e informáticos (página 2)
El análisis arrojo que actualmente la
Dirección no dispone de un sistema informático
eficiente que permita el almacenaje y uso de la
información para la toma de decisiones. Se evidencia una
carencia de procesos de almacenaje y tratamiento de la
información; articuladores y facilitadores necesarios para
el proceso de toma de decisiones, y para el logro y
consolidación de los objetivos institucionales.
Asimismo, es de hacer notar que la dotación
tecnológica es insuficiente y desactualizada; ésta
no contribuye de manera eficiente a los procesos de respuesta a
las necesidades y requerimientos de la ciudadanía, lo que
produce una baja proyección de la gestión,
caracterizada por un manejo desenfocado y rígido de la
estructura de datos dentro de los procesos
administrativos.
La función administrativa se apoya en controles
aislados, que responde a los problemas, pero no los anticipa, lo
que somete a altos riesgos la Dirección. Esto revela las
fallas en la comunicación e integración de la
Dirección con la realidad interna y externa del entorno
donde hace vida, originando problemas de gestión;
ineficacia en el uso de recursos de la información, y
desorientación para la consolidación de las metas
organizacionales, metas éstas que deben corresponderse con
la realidad de la nacional, la región oriental y muy
específicamente nuestro Municipio Sucre.
A continuación se señalan las fortalezas,
oportunidades, debilidades, y amenazas, como punto de partida
para el análisis de la situación actual, con el
propósito de lograr una comprensión general en lo
que respecta al uso de los sistemas de información como
herramienta que facilita la toma de decisiones, y cómo
esta situación puede contribuir al desarrollo e
implementación de un sistema informacional que sirva de
soporte para la gestión dentro de la
organización:
Fortalezas (variables internas
positivas)
a) Se dispone de un equipo de trabajo
multidisciplinario y altamente adiestrado que puede
contribuir a mejorar los procesos de gestión de la
información.b) Se han establecido excelentes relaciones
interpersonales entre las personas que desempeñan
funciones administrativas en la Dirección. Por lo
tanto, se ha fortalecido la cultura informática entre
los personal que laboran en la Dirección, respondiendo
positivamente al uso de las tecnologías
informacionales.c) Se dispone de equipos informáticos
que facilitarían la implementación de un
sistema informático.d) Compromiso institucional para el logro y
consolidación de los propósitos de la
Dirección.
Oportunidades (variables externas
positivas)
a) Inmensas posibilidades de desarrollo y de
futuro prometedor, producto de la revolución
tecnológica, especialmente en el área de las
telecomunicaciones y el desarrollo explosivo de la
informática a nivel mundial.b) Se amplía el uso de la
tecnología, aprovechando sus bondades en beneficio de
la administración de las organizaciones.c) El impulso del gobierno nacional a
través del Ministerio del Poder Popular para la
Ciencia y Tecnología, al uso de las tecnologías
de la información y comunicación.d) Demanda progresiva de servicios de
información por parte de la población de la
región.
Debilidades (variables internas
negativos)
a) Baja capacidad de procesamiento de la
información existente en la
Dirección.b) No se dispone de un sistema de
información que facilita la entrada, almacenaje y
procesamiento de la información, de manera de hacerla
útil al proceso decisorio. No existe un proceso
automatizado.c) La falta de adecuación de las
actividades y procesos a un sistema tecnológico pueden
afectar el proceso de comunicación y toma de
decisiones.d) Subutilización de recursos
tecnológicos, tales como: software, por parte del
personal de la Dirección General de Registro Civil;
únicamente conocen lo mínimo
indispensablee) Falta de seguimiento y evaluación de
la información obtenida por las diferentes actividades
y procesos dentro de la Dirección.
Amenazas (variables externas
negativos)
a) Compromiso de las autoridades para optimizar
el uso de herramientas informáticas.b) Se vislumbra la masificación del uso
de las tecnologías y de la información como
principal recurso estratégico para las
organizacionesc) Política de reducción de
gastos del Gobierno Nacional, que también reduce los
recursos para el uso de tecnologías.d) Aislamiento regional del contexto nacional y
de las tendencias de desarrollo
tecnológico.e) Posible rediseño y
reprogramación de algunas herramientas del sistema de
información.f) El avance de la tecnología hace
obsoletos los paquetes computacionales, lo que se traduce en
la necesidad de mantenerlos y modernizarlos.
Sobre la base de las consideraciones anteriores, se
presenta en la Figura Nº 01, un cuadro resumen del
análisis de las debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas, aplicado en la Dirección General de Registro
Civil, en el que se señalan una estrategias factibles a
ser considerada por la Dirección para hacer la
gestión del uso informático más eficiente,
combinando las variables internas con las variables externas, con
la finalidad de representar la necesidad de implementar un
sistema de información que haga uso eficiente de la
información generada por esta dependencia, facilite el
proceso de toma de decisiones y redunde en una gestión
eficiente.
Una vez listadas las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas, éstas pueden ser interrelacionadas
buscando estrategias; FO (uso de fortalezas para aprovechar
oportunidades), FA (usar fortalezas para evitar amenazas), DO
(vencer debilidades aprovechando oportunidades), DA (reducir a un
mínimo las debilidades y evitar amenazas). Para ello, es
necesario que las estrategias se formulen según los cruces
siguientes:
Estrategias FO (Fortalezas –
Oportunidades): las estrategias FO surgen a partir de identificar
cuáles son las oportunidades que siendo externas
están surgiendo, y sobre la base de ellas potenciar las
fortalezas de la Dirección; de manera que para su
formulación se usan las fuerzas internas de la
Dirección para aprovechar la ventaja de las oportunidades
externas.
Estrategias FA (Fortalezas – Amenazas): las estrategias
FA surgen a partir de identificar y consecuentemente neutralizar
las amenazas externas, en atención a la
potenciación de las fortalezas de la Dirección. Por
lo tanto, para su formulación es preciso aprovechar las
fuerzas de la Dirección para evitar o disminuir las
repercusiones de las amenazas externas.
Estrategias DO (Debilidades – Oportunidades): las
estrategias DO surgen a partir de identificar cómo de las
oportunidades existentes, se pueden eliminar o reducir las
debilidades. Pretenden superar las debilidades internas
aprovechando las oportunidades externas
Estrategias DA (Debilidades – Amenazas): las estrategias
DA surgen a partir de identificar cómo neutralizar las
amenazas de la Coordinación reduciendo sus debilidades.
Son tácticas defensivas que pretenden disminuir las
debilidades internas y evitar las amenazas del
entorno.
Anexos
MODELO DE LA ENCUESTA REALIZADA A LOS
FUNCIONARIOS DE LA DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL DE LA
ALCALDIA DEL MUNICIPIO SUCRE DEL ESTADO SUCRE.
MARCA CON UNA X
SEXO: M— F——
Edad ——-
1) CARGO QUE DESEMPEÑA
________________________________
2) TIEMPO EN EL CARGO
________________________________
3) CONOCE CUAL ES EL OBJETIVO CENTRAL DE LA
DIRECCION A LA CUAL PERTENECE SI______NO______
4) TIENE COMPUTADORA EN SU PUESTO DE
TRABAJO SI_____NO_____
5) TIENE ALGUN GRADO INSTRUCCIÓN EN
EL USO DE COMPUTADORA SI_____NO______
6) QUE OTRO INSTRUMENTO TECNOLOGICO TIENE A
SU DIPOSICION EN SU OFICINA O DEPENDENCIA
________________________________
7) EXISTE INTERNET EN SU PUESTO DE TRABAJO
SI______NO______
8) USA CON FRECUENCIA UNO DE ESTOS
RECURSOS: FAX________,
TELETIPO_____, VIDEO CONFERENCIA______,
CHAT_______,
E-MAIL______, OTROS______
9) SON ARMONIOSAS LAS RELACIONES ENTRE EL
PERSONAL QUE LABORA EN SU OFICINA SI_______NO_______
10) HA REALIZADO CURSOS DE ACTUALIZACION
TECNOLOGICA RECIENTEMENTE SI_____NO______
11) EN QUE AREA DEL CONOCIMIENTO EFECTUO SU
ACTUALIZACION___________________________
12) EXISTE MOTIVACION DE SUS SUPERIORES A
LA SUPERACION PROFESIONAL SI______NO______
13) EXISTE EVALUACION Y SEGUIMIENTO A LOS
DATOS OBTENIDOS EN SU UNIDAD DE TRABAJO
SI______NO______
14) SON PROCESADOS LOS DATOS OBTENIDOS EN
SU UNIDAD DE FORMA ESTADISTICA SI______NO______
Autor:
Abogado Marcos Catoni
DOCTORADO EN CIENCIAS
GERENCIALES
TRABAJO REQUISITO PARA LA APROBACIÓN
DE LA CÁTEDRA GERENCIA Y TRANSFORMACION
ESTRATEGICA
FACILITADOR (A): DOCTORA DAMARYS
ZERPA
CUMANA, NOVIEMBRE 2007
REPUBLICA BOLIVARIANA DE
VENEZUELA
MINISTERIO DE LA DEFENSA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL
NÚCLEO DE SUCRE
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