Diplomática de los documentos notariales castellanos: tipología

Introducción

Como sabemos, el notario es la persona encargada de dar
fe pública, de acuerdo con las leyes y en régimen
profesional, de los contratos y otros actos extrajudiciales. De
hecho, la figura del notario, en el mundo latino no se puede
desvincular del concepto fundamental de fe
pública.

Ésta se puede definir, en general, como la
autoridad legítima atribuida por el poder a determinadas
personas (notarios, registradores, secretarios judiciales,
cónsules…), para que los documentos que autoricen
sean considerados como auténticos y su contenido sea
tomado por veraz. Así, dotado de una autoridad que emana
del poder, el notario eleva a público el documento, lo
convierte en válido y le confiere valor de prueba, con la
finalidad de garantizar la seguridad jurídica en derecho
privado.

El concepto de
protocolo

El término protocolo (del latín
protocollum) proviene de la combinación del
griego protos ("primero") y del latín collum
o collatio ("cotejo con el original"). La combinación
de estos dos significados es coherente con el sentido actual como
libro donde se inscribe la primera matriz o escritura original de
los instrumentos.

Sin embargo, esta recreación del término
protocolo obrada por la ley, aunque se puede relacionar
en cierta forma con su etimología, no obedece en cambio a
su tradición histórica. Porque, antes del siglo XVI
en Castilla, cuando se introduce el verdadero protocolo con los
instrumentos originales, los libros notariales son simples
registros, es decir, la colección ordenada de un conjunto
de documentos en su primera fase textual.

Estos registros no contienen la escritura original con
la completio del notario, original constituido entonces
por la carta in mundum que se libraba al otorgante. Como
tampoco el protocolo era el conjunto de escrituras de un
año, ya que en muchas ocasiones un registro podía
abrazar periodos cronológicos muy amplios. El
término protocolo se utilizaba tanto para
designar el asiento del registro como el registro
mismo.

La génesis
de los registros notariales

El concepto de registro arraiga en la doctrina que surge
del renacimiento del derecho en el mundo occidental durante los
siglos XII y XIII. Según esta nueva formulación,
que suponía una renovación del sistema documental y
que fue reforzada por los canonistas, el antiguo tabelión
era, como el juez, una publica persona, y el instrumento
público necesitaba una forma reglada de producción.
Es decir, para garantizar su autenticidad, el instrumento
requiere la formulación previa de una redacción
sumaria del negocio escriturado: la scheda o
imbreviatura, que contiene la esencia del negocio
jurídico, previa a la charta, mundum o instrumentum
publicum, que constituye el documento definitivo.

Las primeras notas conocidas se documentan en el norte
de Italia, a mediados del siglo XII. El proceso de
aparición del registro notarial tuvo tres fases. En un
primer periodo, hasta mediados del siglo XI, el notario tomaba
unas notas taquigráficas de los documentos, que
solían aparecer al dorso de la carta
original.

Después, desde mediados del siglo XII, el notario
redactaba un resumen del original en un pergamino, que bajo el
nombre de notula o imbreviatura, conservaba en
su poder, en forma de pequeño legajo o cosidos por los
márgenes (escripturación in
cartulis).

En último término, al final del mismo
siglo, la dificultad de manejo de las cartas yuxtapuestas y el
interés de conservarlas estimuló la solución
más práctica de copiuarlas en un libro registro
(escripturación in libris). Había nacido
el manual o registro notarial.

Los precedente legislativos castellanos eran bastante
claros. De este modo, el Fuero Real (1255) obligaba a conservar
las notas que habán servido para redactar un instrumento.
Poco después, tanto el Espéculo (1260) como las
Partidas (1270-1280) abundaban en el proceso formativo del
instrumento y determinaban la creación del libro
registro.

A pesar de ello, en Castilla, su confección no
será nunca tan cuidada, y lo cierto es que la
mayoría de los registros castellanos medievales no
perdurarán, al igual que los registros de la
Cancillería real y a diferencia de Cataluña, donde
es ingente la cantidad de volúmenes conservados desde el
mismo siglo XIII.

Los registros
castellanos bajomedievales

En Castilla, la redacción de la nota o asiento,
que contenía la esencia del negocio, culminaba con su
registración en un libro o cuaderno destinado a este fin,
tal como se formula en las Partidas ("deven aver un libro por
registro, en que escrivan las notas de todas las
cartas").