Para materializar todo lo expuesto en el párrafo
anterior, debe primero investigar entre sus compañeros las
profesiones de cada uno, la existencia de hijos o sobrinos, el
día de cumpleaños de sus familiares y cualquier
otra que le interese potenciar o resaltar. Por supuesto, es
primordial tener presente y recordar el día de
cumpleaños de cada uno de los compañeros: para la
mayoría de las personas este es uno de los días
más importantes de su vida, sobre todo, para los
jóvenes. Una simple felicitación personal, con una
llamada o una tarjeta, puede resultar suficiente para hacerle muy
feliz el día a quien está celebrando; es
significativo para todos que entre tantas obligaciones, nuestro
jefe tenga la gentileza de recordar nuestro
cumpleaños.
Otra fórmula que puede explotar es el desarrollo
de la cultura, con actividades como visitas a galerías,
exposiciones o museos; promover el hábito de la lectura
mediante círculos literarios, la participación en
lanzamientos de libros o ferias de libros; la realización
de concursos de literatura (poesía, cuentos, ensayos
breves), de artes plásticas, de canto o de baile; promover
la enseñanza de bailes o de instrumentos musicales, de las
artes escénicas. La cultura es un elemento que une e
integra a los seres humanos. Muchas veces, y con frecuencia pasa
entre los jóvenes, no conocemos que nos gusta, apreciamos
o tenemos habilidades para alguna manifestación
artística, hasta que nos dan la oportunidad de descubrirlo
y usted pudiera, como dirigente, brindarles a su equipo y
demás miembros de la organización, incluyendo a sus
familiares, este tipo de oportunidades. Sería un
importante factor de crecimiento individual y colectivo para
usted y las personas que le acompañan.
El cuidado y la protección del medio ambiente es
otro campo común a todas las personas y que pudiera
utilizar para estrechar las relaciones de su equipo y potenciar
su crecimiento espiritual. La mayoría de las personas, en
alguna medida, vivimos preocupadas por las temáticas
medioambientales, y podría organizar talleres,
conferencias, participación en eventos, concursos u otras
relacionadas con esta temática. Hasta podría
organizar actividades concretas de cuidado y preservación,
más allá de las actividades de formación,
como la siembra de árboles, recogida de desechos
sólidos, reciclaje de materias primas, campañas de
prevención, entre otras. La participación en
actividades medioambientales nos permite elevar nuestra cultura
general y potenciar nuestra conciencia social, haciendo de
nosotros mejores seres humanos y con seguridad sus
compañeros verían con mucho agrado que las
promueve.
Todas estas actividades, encaminadas a consolidar los
lazos entre las personas que integran un equipo de trabajo,
generan además de un mejor ambiente para realizar las
tareas, un mayor compromiso con la organización y con
usted como dirigente. Si en las actividades iniciales no
participan todos los miembros del equipo, no pierda el
sueño: empéñese en que cada actividad que
realice tenga el máximo de calidad, y, sobre todo, que su
gente se sienta bien y se relaje, y ellos mismos se
encargarán de atraer a los que falten en alguna
ocasión. No tiene que ser usted quien organice estas
actividades, puede delegar esta responsabilidad en algún
miembro del equipo que tenga la creatividad y condiciones para
hacerlo, siempre que esté usted enterado de cada detalle y
siga su desarrollo con especial atención.
Armonizando
tiempos de vida y trabajo
En innumerables ocasiones, los dirigentes juveniles se
entregan por completo al trabajo de dirección y por ello
descuidan, muchas veces en gran medida, el tiempo que dedican a
su familia, a sus propios estudios y a su vida personal. Esa
entrega ilimitada a un trabajo tan lindo, resulta hermosa,
imprescindible muchas veces; pero no necesariamente tenemos que
hacerla incompatible con nuestra vida personal.
Hay un grupo de actividades donde usted pudiera
involucrar a su equipo de trabajo y a su familia, incluso a los
familiares de su equipo de trabajo, y eso le permitirá,
también, a sus compañeros, acortar la brecha entre
el intenso trabajo y el tiempo para sí y su familia,
además de consolidar las relaciones personales entre los
integrantes de su equipo y sus propios familiares.
Todas esas actividades de esparcimiento, deportivas,
culturales, ambientalistas, pueden contar con la presencia de sus
familiares y los de sus compañeros. Ello, además de
posibilitarles pasar tiempo con sus seres más queridos,
les permitirá establecer lazos entre sus familias y sus
compañeros, así como entre los familiares de todos
y eso proporcionará una mayor comprensión y apoyo
hacia el trabajo que hacen. Tener el apoyo de la familia para
todo lo que hacemos, es algo imprescindible para la
mayoría de nosotros, y si puede encontrar una
fórmula que le permita facilitarlo, será muy bueno
para usted como dirigente y, sobre todo, para su equipo de
trabajo. Conozco de un equipo que por más de 30
años ha estado reuniéndose, junto a
cónyuges, hijos y nietos, para celebrar la llegada de cada
año nuevo y cada vez esperan con ansiedad esta fecha por
el beneplácito que les produce.
Otra estrategia que puede utilizar es la adecuada
planeación del tiempo de trabajo, y del trabajo como tal,
ambas cosas están muy interrelacionadas. Para muchos el
tiempo es un recurso vital y si no es capaz de organizarlo bien,
puede hacer sentir a sus compañeros que pierden el tiempo,
y eso puede ser fatal para todo lo que se proponga usted. Debe
procurar siempre utilizar racionalmente el tiempo, ser muy
eficiente en su utilización y manejo. Para ello es
importante que no realice usted solo la actividad de
planificación del trabajo, si se auxilia de algún
colaborador o subordinado, tomará en cuenta muchos
detalles que puedan escaparse a su imaginación y que sean
importantes para los demás, incluso después de
terminar su plan de la semana, la quincena o el mes, aun con la
ayuda de alguien más, podría pedir una tercera
opinión y tal vez surjan nuevos detalles que se les
escaparon a ambos en la elaboración. Lo más
apropiado sería que elabore o consulte este plan con todos
los integrantes del equipo.
Es muy útil también, a la hora de
planificar, poder establecer un sistema de trabajo, semanal,
quincenal o mensual, según sea el caso, donde puedan
ubicarse o posicionarse, las actividades más importantes
en horarios y días fijos o preestablecidos, para que los
miembros del equipo sepan en qué momentos se
realizarán las actividades importantes, para que no
planifiquen entonces otras que puedan interferir. Por ejemplo, la
reunión o encuentro del equipo de trabajo puede ser cada
lunes a las 5:00 de la tarde y la de formación o
preparación política, cada jueves a las 11:00 de la
mañana. Si estos horarios fueron consultados previamente
con los integrantes del equipo y todos estuvieron de acuerdo en
que fueran esos, por resultar los mejores para todos, nadie tiene
por qué planificarse otras actividades en esos mismos
horarios. Es parte del espíritu de respeto mutuo que debe
prevalecer en todo equipo de trabajo.
Siempre debe ser muy respetuoso con el tiempo de los
demás. Si algún miembro de su equipo o grupo tiene
alguna actividad importante, como clases, cita con el
médico o alguna de índole familiar, debe procurar
no planear en ese mismo horario otras actividades. Debe procurar
la menor afectación posible para cada uno en el momento de
planificar reuniones u otras actividades que requieran la
presencia de todos, eso hará sentir a sus
compañeros que son tomados en cuenta, que se respetan sus
actividades y sus necesidades. No hacerlo implicaría el
irrespeto hacia usted como dirigente y hacia la
organización, la pérdida de interés hacia el
trabajo y el incumplimiento de las tareas asignadas, cosas que
pudieran irradiarse al resto del equipo y conducir hacia el caos
todo lo que se hace.
Otra manera de ser respetuoso con el tiempo de los
demás y con sus necesidades, es promover, exigir y
practicar la disciplina y la puntualidad. Si hemos acordado
iniciar la actividad a las diez de la mañana, cualquiera
que sea, usted no tiene por qué aparecerse media hora o
dos horas después, no tiene por qué hacer perder el
tiempo de esa manera a los demás esperando por usted.
Puede ser el jefe más grande de la organización, u
ocupar cualquier otra responsabilidad; pero nuestras vidas y
nuestro tiempo, y el de las personas para las que trabajamos,
merecen todo el respeto, así como los demás
respeten el suyo. Si va a llegar tarde por cualquier
razón, al menos debe tener la cortesía de llamar o
hacerles saber de cualquier manera a quienes esperan, o decirles
que inicien sin su presencia y cuando llegue, merecen una
explicación por la tardanza. Asimismo, debe ser muy
exigente con aquellos que llegan tarde, sobre todo, con los que
no tienen razón para hacerlo y hacen perder el tiempo a
los demás.
En el orden de la disciplina, es importante respetar y
hacer cumplir la agenda previamente establecida. Si hemos
acordado un orden del día para nuestra reunión,
encuentro o taller, debemos someternos estrictamente a ello.
Sucede que a veces alguien trata, consciente o inconscientemente,
de sabotear la agenda introduciendo temas que no estaban
previamente definidos, entonces quien dirige, debe tener toda la
cordura y el tino político para no permitir desviar la
atención del tema fundamental, y si se hace evidente la
necesidad de abordar algún otro asunto, debemos someter al
acuerdo de todos si ese es el mejor momento para debatirlo o si
lo dejamos para otra ocasión, y le damos un lugar en la
agenda de ese u otro día.
Igualmente en reuniones o talleres no debe permitir que
los temas en discusión se extiendan mucho más
allá de lo necesario, no debe permitir que se reiteren
ideas ya expresadas, eso también hará perder el
tiempo a los demás. Debe desarrollar la capacidad de
conducir el debate para terminarlo cuando se haya alcanzado el
consenso o acuerdo general sobre lo planteado, resumiendo lo
abordado en las intervenciones y definiendo los acuerdos a los
que se llega a partir del debate, sometiéndolos a
aprobación.
La disciplina y puntualidad es una cultura que se forma
entre los integrantes del equipo o la organización, con la
práctica y exigencia diaria y para ello es muy importante
el ejemplo personal de los dirigentes. Ser estricto cumplidor de
las normas que se establezcan, le brinda todo el prestigio, la
moral y la autoridad para exigir su cumplimiento. Recuerde
siempre que el tiempo perdido, jamás puede recuperarse y
que nuestro paso por la vida es tan corto que no merece
desperdiciar ni un minuto. ¡Y hay tantas cosas por
hacer…!
En materia de organizar tiempos y trabajo, debe tener
muy presente el día a día. No debe hacer de su vida
solo trabajo. Por más importante que este sea,
también hay una familia y una sociedad que merecen su
atención. En la organización de su tiempo de
trabajo diario, debe dejar espacios para compartir con la
familia, con los amigos, vecinos, para las actividades sociales,
y demás. De no hacerlo, puede correr el riesgo de aislarse
demasiado del mundo que le rodea y perder la perspectiva de la
marcha natural de la vida. Usted es parte de una familia y de una
sociedad y en ambas debe Desempeñar un papel como ente
activo.
Hay momentos importantes, tanto en la familia como en la
comunidad, que debe proponerse no perder, como los
cumpleaños de sus seres queridos, un almuerzo o cena
familiar que se planifique con anticipación, el nacimiento
de algún nuevo miembro de la familia; las fiestas
patronales, la designación o elección de los
dirigentes comunitarios, las labores de beneficio para la
comunidad, entre otros. Además de tomar en cuenta esos
momentos importantes, debe dejar un espacio en su agenda para
compartir sus quehaceres diarios y los de esas personas que son
importantes para usted, quienes le acompañan en el hogar y
en la vida cada día. La importancia que brinde a estos
aspectos se reflejará en sus subordinados y colaboradores
y será considerada por ellos en su evaluación
personal y como jefe; tal vez no se refleje en un papel; pero si
en sus conciencias y con seguridad su conducta será
seguida por ellos.
Uso de las Nuevas
Tecnologías de la Información y Comunicación
(NTIC)
Esta primera década del siglo XXI ha puesto al
alcance de todos en nuestros países, las Nuevas
Tecnologías de Información y la Comunicación
(NTIC). El acceso a Internet y el uso de teléfonos
celulares se han convertido en actividades cotidianas, sobre
todo, entre los jóvenes, de modo que en el ejercicio de la
dirección de las organizaciones juveniles se convierten en
recursos que pueden explotarse con un alto nivel de eficiencia,
siempre que los utilicemos en correspondencia con los intereses
de la organización.
Si su organización la integran miles de
jóvenes, o tiene un alcance más allá del
ámbito local, o una proyección social, o es una
organización que perdurará en el tiempo,
será muy útil y prudente que posea un sitio o
página web, donde puedan enunciarse los fines y
propósitos que persiguen, divulgar las principales
actividades y sus resultados. Esto permitirá poder llevar
el mensaje de la organización a miles o millones de
personas a muy bajo costo y en función de la capacidad
creativa de sus diseñadores, con un alto contenido
estético.
Además, este sitio virtual puede ser útil
para informar, actualizar o interactuar con los propios
integrantes de la organización y con el público en
general, incluso diferenciando claramente los temas que interesan
solo a sus miembros y los que son dirigidos al público
general. Para ello puede utilizar diversas maneras: espacios de
blogs, grupos o foros de discusión, salas de chats o a
través del email.
Teniendo o no un espacio virtual propio, existen otras
posibilidades de utilizar los servicios de Internet para el
beneficio de la organización. El correo electrónico
se ha vuelto un imperativo de nuestros tiempos y su
utilización puede ser de gran beneficio para hacer llegar
informaciones útiles, valiosas o de actualidad a los
integrantes de la organización, por más grande que
esta sea. Hoy en día casi todos los jóvenes cuentan
con algún servicio de email que revisan
prácticamente todos los días y la dirección
de la organización pudiera, mediante esta vía,
enviarles informaciones para la cual requerirá tener sus
direcciones de correo electrónico. Este puede ser un
valioso y eficiente medio de comunicación con dirigentes
de base o de regiones distantes si no podemos encontrarlos con
facilidad, al ser más barato que el celular o que el
envío de materiales impresos; incluso pudiera llegar a
crearse una cultura en este tipo de comunicación y
convertirse en un método eficaz para el
trabajo.
La participación en páginas de blogs o
foros de discusión de espacios ya creados, es otra
alternativa que puede emplearse. Existen innumerables
páginas que ofrecen estos servicios, algunas con millones
de usuarios como Sonico, Facebook o MySpace. La
organización puede utilizarlos para divulgar sus
propósitos, actividades y resultados, estimulando la
inscripción de sus miembros en ellas o designando algunos
que hablen a título de la organización. Pueden
identificarse en estas páginas temas relacionados con los
intereses u objetivos de la organización, y participar con
opiniones en los debates o abrir nuevos temas de discusión
de acuerdo a los lineamientos de la organización. Esta
participación puede ser espontánea o guiada por la
directiva de la organización.
Lo más apropiado puede ser designar un grupo de
compañeros, quizás entre 2 y 5, que se encarguen de
realizar este trabajo, preferentemente compañeros que
conozcan sobre informática y sobre el manejo de estas
nuevas tecnologías de la comunicación, y ello
permitirá mayores resultados en su utilización para
beneficio de la organización. Pudiera este equipo ocuparse
también de monitorear los medios de prensa, ya que la
mayoría tiene presencia en cada espacio, y resumir las
informaciones que puedan relacionarse con el ámbito de la
organización o que sean de interés para la
misma.
Estas son algunas ideas que puede utilizar como
dirigente de una organización juvenil en aras de lograr un
mejor desempeño y resultados en concordancia con los
objetivos. En otros artículos serán ampliados estos
temas y abordados otros.
Autor:
Yasser Perera Ortíz
Profesor
Caracas, abril, 2010.
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