Políticas. Son guías para orientar la
acción; son criterios, lineamientos generales a
observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se
repiten dentro de una organización.
Programas. Son esquemas en donde se establece, la
secuencia de actividades que habrán de realizarse para
lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una
de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su
consecución.
Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de
las fases de actividad del grupo social expresado en
términos económicos, junto con la
comprobación subsecuente de la realización de
dicho plan.
Procedimientos. Establecen el orden
cronológico y la secuencia de actividades que deben
seguirse en la realización de un trabajo
repetitivo.
Organización
La creación de una estructura, la cual determine
las jerarquías necesarias y agrupación de
actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones
dentro del grupo social.
Esencialmente, la organización nació de la
necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados
a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de
sus limitaciones físicas, biológicas,
psicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos,
esta cooperación puede ser más productiva o menos
costosa si se dispone de una estructura de
organización.
Se dice que con buen personal cualquier
organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es
conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la
organización, pues de esta manera la gente se ve obligada
a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio
que aún personas capaces que deseen cooperar entre
sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos
conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus
funciones se relacionan unas con otras.
Este es un principio general, válido tanto en la
administración de empresas como en cualquier
institución.
Así, una estructura de organización debe
estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para
todos quien debe realizar determinada tarea y quien es
responsable por determinados resultados; en esta forma se
eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en
la asignación de responsabilidades y se logra un sistema
de comunicación y de toma de decisiones que refleja y
promueve los objetivos de la empresa.
A continuación se enumeran y explican los
elementos de la organización los cuales, una vez
comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor
administración:
Elementos de la
organización:[4]
a) División del trabajo. Para dividir el trabajo
es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes
etapas: La primera; (jerarquización) que dispone de las
funciones del grupo social por orden de rango, grado o
importancia. La segunda; (departamentalización) que divide
y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades
específicas, con base en su similitud.
b) Coordinación. Es la sincronización de
los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de
lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en
desarrollo de los objetivos.
Dirección
Comprende la influencia del administrador en la
realización de los planes, obteniendo una respuesta
positiva de sus empleados mediante la comunicación, la
supervisión y la motivación.
Cuando un administrador se interesa por sí mismo
en la función directiva, comienza a darse cuenta de parte
de su complejidad. En primer lugar, está tratando con
gente, pero no en una base completamente objetiva, ya que
también él mismo es una persona y, por lo general,
es parte del problema. Está en contacto directo con la
gente, tanto con los individuos, como con los grupos. Pronto
descubre, como factor productivo, que la gente no está
solamente interesada en los objetivos de la empresa; tiene
también sus propios objetivos. Para poder encaminar el
esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el
administrador se da cuenta pronto que debe pensar en
términos de los resultados relacionados con la
orientación, la comunicación, la motivación
y la dirección.
Aunque el administrador forma parte del grupo, es
conveniente, por muchas razones, considerarlo como separado de
sus subordinados. Para lograr los objetivos de la empresa se le
han asignado recursos humanos y de otra índole, y tiene
que integrarlos. También es conveniente pensar en el
administrador como separado del grupo por que es su jefe. Como
jefe no es tanto uno de los del grupo como aquel que ha de
persuadir al grupo para que haga lo que él quiere o deba
hacerse. La dirección implica el uso inteligente de un
sistema de incentivos más una personalidad que despierte
interés en otras personas.
La dirección como parte del proceso
administrativo se compone de varios
elementos:[5]
-) Toma de decisiones. Significa la elección de
un curso de acción o alternativa. Al tomar decisiones es
necesario antes de evaluar las alternativas, definir y analizar
el problema, para posteriormente aplicar la decisión o
alternativa que mejor se sugiera.
-) Integración. Al igual que en la toma de
decisiones, también existe un proceso para la adecuada
integración en cuanto al personal se refiere, este proceso
inicia con el reclutamiento u obtención de los candidatos
que aspiran a un puesto determinado, en seguida se
introducirán, o dicho en otras palabras, se les
ambientará; para finalmente capacitarlos en el desarrollo
de las funciones que habrán de realizar.
-) Motivación. La motivación es la labor
más importante de la dirección, a la vez que la
más compleja, pues a través de ella se logra la
ejecución del trabajo, de acuerdo a normas o patrones de
conducta esperados.
-) Comunicación. La comunicación en
cualquier grupo que se trate, es de vital importancia ya que
involucra a los individuos no solo en su papel de comunicadores,
sino en el buen uso que a la información se le
da.
-) Supervisión. Consiste en vigilar y guiar a los
subordinados de tal forma que las actividades se realicen
adecuadamente.
Control
El proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo,
a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y
así evitar desviaciones en la ejecución de los
planes.
Puesto que el control implica la existencia de metas y
planes, ningún administrador puede controlar sin ellos. El
no puede medir si sus subordinados están operando en la
forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a
mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras más
claros, completos, y coordinados sean los planes y más
largo el periodo que ellos comprenden, más completo
podrá ser el control.
Un administrador puede estudiar los planes pasados para
ver dónde y cómo erraron, para descubrir qué
ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias
para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el
mejor control previene que sucedan las desviaciones, anticipados
a ellas.
Elementos del control:[6]
-) Establecimiento de estándares. Es la
aplicación de una unidad de medida, que servirá
como modelo, guía o patrón en base en lo cual se
efectuará el control.
-) Medición de resultados. La acción de
medir la ejecución y los resultados, puede de algún
modo modificar la misma unidad de medida.
-) Corrección. La utilidad concreta y tangible
del control está en la acción correctiva para
integrar las desviaciones en relación con los
estándares.
-) Retroalimentación. El establecimiento de
medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es
aquí en donde se encuentra la relación más
estrecha entre la planeación y el control.
Autor:
Angel Perez
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