Equipos de trabajo para elevar la productividad (página 2)

Partes: 1, 2

Como individuo, el hombre administra su trabajo,
siguiendo una ley natural del menor esfuerzo con el máximo
de beneficio posible.

Y cuando se enfrenta a los problemas reflexiona como le
hizo en el pasado, lo confronta con el presente y los recursos
que tiene, evalúa las alternativas de solución y
toma decisiones seleccionando la mejor alternativa desde su punto
de vista personal y la aplica.

También aprende como le fue con la
implementación y estará preparado para un futuro
cercano cuando se le presenta un problema parecido.

Hasta aquí considero que va tomando decisiones
sólo en las experiencias que le sugiere el pasado
reciente.

Enfrenta los problemas por intuición, por
experiencia y por costumbre. Aplica más "su
práctica" que las teorías de otros seres humanos
para enfrentarse a esos mismos problemas.

Por lo tanto los resultados sólo son personales,
a veces mediocres o definitivamente malos.

Como aportación valiosa a otras generaciones el
individuo sólo aporta un valor instruccional basado
sólo en lo económico.

Existen grandes administradores que pudieran darnos muy
buenas definiciones sobre lo que es el trabajo.

Aquí sólo vamos a mencionar que es falso
de que Adán y Eva no tenían que trabajar, si leemos
bien menciona que tendrían que plantar árboles y
extender el jardín por toda la tierra… ¡y eso es
mucho trabajo!.

Así que el trabajo es una actividad que dignifica
al hombre no sólo en lo físico, sino también
en lo espiritual.

Al trabajar el ser humano objetiviza su voluntad para
satisfacer sus necesidades físicas y de su
realización humana.

Para trabajar el hombre aplica su experiencia, sus
habilidades, su conocimiento. Y aunque no se de cuenta el hombre
en cualquier parte del mundo donde realiza un trabajo lo hace
previendo, planeando, organizando, dirigiendo y controlando para
lograr un objetivo.

Por lo tanto creo que al trabajar cada ser humano aplica
sus aptitudes y actividades para satisfacer sus
necesidades.

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Tomada de MS-OFFICE 2000

El trabajo de
grupo

Cuando hacemos un trabajo en grupo puede que pensemos
individualmente que cada uno estamos haciendo nuestro mayor
esfuerzo; pero que los demás no se esfuerzan
tanto.

También cada uno pensamos que nuestra actividad
es más valiosa que la de los demás.

No tomamos riesgos, dejamos que alguien decida
(normalmente el jefe de cada departamento).

Si surgen imprevistos y tenemos que entregar un trabajo;
pero ya es la hora de salida, lo dejamos para mañana, pues
argumentamos que no fue nuestra culpa el retraso.

Los miembros de los grupos no tiene iniciativa
sólo se concretan a preguntarle el jefe
¿cómo quieres que lo haga?. Y si no gusta el
resultado el empleado u operario dice… ¡a mí
así me dijeron que lo hiciera!

Como observamos en este punto no hay conciencia de
compromiso y responsabilidad. Ya que cuando se trabaja en grupo,
los seres humanos se guían por objetos de índole
muy general.

Un grupo de personas, reunidas en un esfuerzo
"cooperativo" pero que sigue aspirando sólo a sus
objetivos personales, a sus propios intereses; pero no se trabaja
para "lograr objetivos básicos de grupo".

Recordemos aquí, como los technocas y los
tlatelolcas estaban unidos para defender Tenochtitlán;
pero los xochimilcas en lugar de ayudarlos, aprovechan para
saquear las casas de los sitiados… ¡Eso es pensar
sólo como grupo!

Lo mismo sucede en las empresas cuando sólo se
trabaja como grupo. Si hoy se tiene que entregar una cierta
cantidad de producto a las 16 Hrs., pero un material llega hasta
las 13 Hrs. y ya no hay tiempo de manufacturar el producto
quizá los operarios en producción digan nosotros
nos vamos a las 16 Hrs., si no se entrega la cantidad no es culpa
nuestra es culpa del departamento de materiales, sin pensar que
el cliente disgustado por el incumplimiento en la entrega se
busque otro proveedor más confiable que nosotros y si es
el ÚNICO CLIENTE, perderán su trabajo los de
producción, los de materiales… ¡Y todos los otros
departamentos de la empresa!

El proceso de
trabajo

1.- Identificarse con el proceso

Para realizar un trabajo en una fábrica tenemos
que hacerlo de una manera sistemática de principio a fin
para elaborar el producto que requiere el cliente con unos
ciertos requerimientos.

Así que el proceso es la ejecución de una
serie de actividades relacionadas entre sí que transforman
los insumos en un producto o un servicio.

De tal forma que si el cliente requiere ollas de
presión, los insumos serán:

Aluminio
Válvulas
Plástico, etc.

Y otras herramientas o materiales auxiliares que ayudan
a convertir esos insumos, como:

Hornos
Tornos
Taladros
Equipos de protección, etc.

Pero lo más importante es cuidar el proceso para
manufacturar esa olla como pudieran ser operaciones
lógicas de:

Recibir los materiales e inspeccionarlos
Fundición
Corte
Esmerilado o rectificado de piezas
Tratamiento térmico
Abrillantado
Inspección y prueba, etc.

Con el ejemplo queremos hacer notar que hay dos tipos
principales de actividades en un proceso de
producción.

Las actividades que agregan VALOR para los clientes
y que se van como VALOR AGREGADO en el producto o servicio
que está comprando.
Actividades que no agregan valor al producto, sino
que sólo representan un gasto innecesario y que
ALGUIEN TENDRÁ QUE PAGAR.

De tal forma que en cualquier empresa donde los
administradores quieran reducir gastos o eliminar desperdicios
tendrán que preguntarse y descubrir:

¿Qué actividades si le agregan valor
al producto?
¿Qué actividades sólo estorban
el proceso, generando cuellos de botella?
¿Qué actividades generan desperdicios
o retrabajos?

Y una vez descubiertas, implementar proyectos de
mejoramiento que disminuyan el tiempo de proceso, bajar costos y
ser más competitivos en cantidad, calidad, precio y tiempo
de entrega.

2.- Identificar quienes son los clientes internos y
externos en el proceso

Si un operario está en proceso de soldadura, en
su línea de producción, supongamos que él
solda unas piezas.

La operación lógica anterior sería
otro operario que le cortó las piezas a una cierta
medida.

Y la operación lógica siguiente
sería poner la pieza soldada a una máquina donde se
le hará un rectificado.

Como se puede observar cada operario es a la vez un
proveedor y un cliente dentro del proceso de
producción.

Hablando estrictamente el soldador no aceptaría
piezas mal cortadas, pues no hará bien su operación
y causará a su vez problemas a la siguiente
operación de rectificado, el cual puede sufrir un
accidente porque su herramienta no rectificará la pieza o
puede saltar un pedazo de la misma herramienta y dañar a
la persona, la pieza, la máquina y/o a otras personas y
equipos.

O lo más pesimista que la pieza no sea aprobada
por el cliente y no sólo rechace la pieza, sino todo el
lote de producción… y la empresa pierde ese cliente que
quizá compre el 80% de las piezas que produce y entonces
tenga que despedir a su personal.

Como se puede ver claramente, es muy importante el
concepto CLIENTE-PROVEEDOR, y en realidad cada estación de
trabajo en proceso de producción es como una
"minicompañía" que no tiene por qué aceptar
una pieza defectuosa ni entregar a su vez un trabajo mal
realizado a una siguiente estación de trabajo, pues
está no sólo perjudicando a sus clientes internos,
sino a los externos que son los que compran y utilizan el
producto.

Ahora sólo relacione el lector el proceso con
otros departamentos de la organización y vea como todos
son proveedores y clientes en un cierto momento desde la
elaboración de una factura que si está mal hecha
afectará al contador, al cliente, al que embarca, etc.,…
en fin se estará haciendo un trabajo, pero no se
está agregando valor al proceso; pero sí un gasto o
un desperdicio de tiempo, esfuerzo y recursos.

3.- La importancia del tiempo en la
administración del trabajo

Sabia virtud de conocer el tiempo… a tiempo planear…
hacer… revisar… actuar. Se dice que el tiempo es oro… y que
es un recurso no renovable. Así que en empresas donde se
paga por horas, imagínese la importancia de saber
administrar bien las actividades. En realidad es eso, porque el
tiempo no se puede administrar. Una hora puede pasar, pero lo
importante es realizar trabajo productivo en esa hora.

Las empresas y las personas pasan con el tiempo, pero
sólo el tiempo permanece porque es eterno.

De allí la importancia de aprovechar el tiempo…
de esos momentos de eternidad.

De tal forma, que lo más importante que quiero
resaltar en este punto es que el tiempo es vida… vida de las
personas… y de la empresa.

Por eso es muy importante no sólo soñar
que podemos realizar cosas; sino ponerle fechas a esos
sueños, es decir planear y programar actividades en
días calendario para realizar esos sueños o los
objetivos de la empresa.

En la empresa hay tiempo y espacio; y de este binomio
bien aprovechado resulta en el suceso transformado en
ÉXITO de la empresa que desarrolla la calidad de vida de
todos los agentes internos y externos que interactúan con
la empresa.

Ejecutivos
Empleados y operarios
Gobierno
Clientes
Sociedad
Medio ambiente

La racionalización del tiempo nos dice que no
trabaje mucho; sino que es mejor trabajar
inteligentemente.

No sólo para urgencias; mejor planee, haga,
revise y actúe para evitar las urgencias o las
emergencias.

El concepto de calidad de vida dice que para evitar el
estrés excesivo (un poco de estrés es necesario) se
requiere:

Decir lo que hace
Hacer lo que dice
Establecer estándares de actuación, de
métodos y de tiempos.
Registrar el proceso
Implementar proyectos de mejora una vez que ha
sostenido el estándar por un tiempo.

Todo esto bajo dos sencillos principios de la
Ingeniería Industrial:

Siempre hay una manera mejor de hacer las
cosas.
Lo que no medimos no lo podemos controlar ni
mejorar.

Y no importando como le llame la empresa a su
filosofía de acción para compartir su
visión, misión y políticas para satisfacer a
sus clientes. Lo importante es que esa filosofía no sea
sólo teoría; sino que tenga una práctica de
acción en toda la compañía, y que la
entienda y la viva todo su personal.

Ya sea Administración por Objetivos,
Kaizén, JIT, Kanban, CINCO ESES, Empowerment,
Círculos de Calidad, ISO 9000, ISO 14000, ISO 18000, ISO
21000, QS 9000, TS, etc.

Lo crucial es que desde los más altos ejecutivos
estén convencidos de que vale más el buen ejemplo
en todos los valores universalmente aceptados que pregonar cosas
virtuosas; pero hacer cosas deshonestas con el personal de la
empresa y con los clientes.

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Tomada de MS-OFFICE 2000

El trabajo en
equipos

1.- Ejemplo de un trabajo en Equipo

Antes de soltarle el rollo sobre este apartado, yo
quisiera compartir mi ideal de equipo:

Cuando observo las carreras de autos de fórmula 1
o las 24 Hrs. de Lemans y miro como el piloto (CLIENTE) se
comunica con sus hombres de EQUIPO en los "pits" y me maravilla
como cada integrante del equipo cambia el neumático que le
corresponde y me doy cuenta que todos sus movimientos son
precisos, exactos, con la herramienta correcta, y como se trabaja
con una INTENCIÓN, ENTREGA, COMPETITIVIDAD, PRODUCTIVIDAD
Y CALIDAD y en el menor tiempo posible para que su CLIENTE siga
compitiendo por el prestigio de la MARCA.

Lo reflexiono y no puedo dejar de exclamar:

"Caramba, que EQUIPO DE TRABAJO forman"… y que conste
que ni siquiera supe quien es el Director de ese
Equipo.

Y no me imagino… que porque no esté el Director
no realicen bien su trabajo, ni que no tengan la refacción
que el piloto necesite en su auto, o que no sepan como hacer el
trabajo, o que no estuvieran en su lugar de trabajo a tiempo, o
que alguien de los integrantes faltara a su trabajo, o que se
pelearan entre ellos por pensar que alguien trabaja más
que el otro.

Repito no lo imagino, porque sería DESASTROSO
PARA SU CLIENTE y… también para ellos.

Si lo comparo con una fábrica, con una
pequeña industria, con una institución educativa o
aún con la misma familia diría qué
formidable sería trabajar en equipos; pero pensando en ser
clase mundial.

Eso es lo que yo digo; pero ¿qué dice
usted amable lector?

¿Cuál es su modelo ideal de trabajo en
equipo?

¿Le gustaría trabajar en
equipo?

2.- Marco teórico para el trabajo en
Equipo

Las corrientes administrativas modernas (a partir de los
años 80"s del siglo XX) en que el trabajo en equipo es:
conjuntar un equipo de personas con aptitudes y actitudes
interdisciplinarias funcionalmente para que con sentido de
pertenencia y compromiso logren un objetivo común
optimizando los recursos.

Así es como yo lo conceptualizo y usted
podrá construir su propia definición, pues lo
importante es no matar el concepto estableciendo límites,
sino que las ideas son dinámicas, y cambian
ajustándose a los multicontextos según la empresa,
los clientes y el producto o servicio que se demande o se
requiera.

Lo importante es que usted como empresario QUIERA,
primero adoptar una de las teorías que hay
para trabajar en Equipos y luego que se identifique bien con esa
teoría y se convenza de que funcionará en su
empresa, en segundo lugar la adapte de acuerdo a
sus contextos muy particulares como compañía
(recuerde que tratar de imitar sólo a otros es suicidio) y
en tercer lugar piense que sí tendrá
éxito, pues ya habrá avanzado más
de la mitad del camino y en cuarto lugar no trate de vencer a
todo su personal para que lo acepten, sino
convénzalos para que TODOS la implementen en la
empresa.

Las teorías son entre otras:

Círculos de Calidad
Kaizén
Administración por proyectos de
Mejora
Empowerment theory
Team Working by Spiegel and Torres
Etc.

3.- Características del trabajo en
Equipos.

Interdependencia entre los integrantes; pero
respaldándose conjuntamente para lograr el objetivo
común.
Los miembros del equipo se sienten dueños de
su trabajo por estar facultados para tomar decisiones en
consenso para lograr el objetivo.
Todos aplican sus aptitudes y actitudes para
alcanzar el éxito en conjunto.
No hay "yo" en la palabra EQUIPO.
Trabajan en un ambiente de confianza y apertura a
ideas, opiniones, y aún desacuerdos.
Comunicación franca y con actitud
ética.
Ven los problemas como oportunidades.
Participación rápida y
asertiva.
Juntos festejan el éxito.
Aprenden de los errores; pero luchan porque no se
repitan los mismos errores.
Creen y promueven la mejora constante en todas las
áreas de la empresa.

Aquí también quisiera compartir con ud. un
ejemplo natural de trabajo en Equipo:

"El vuelo de los gansos".

Cada ganso aletea creando un "levantamiento" para su
compañero.
Al volar en formación "V" el EQUIPO aumenta
un 70% mayor de rango de vuelo que si volaran
individualmente.
Cuando el ganso que va de líder se cansa de
ir a la cabeza, se pasa atrás de la formación y
otro ganso toma el papel de líder.
Los gansos en formación de vuelo, graznan
para alentarse unos con otros y así mantienen rapidez
en su vuelo y siguen adelante hacia el objetivo.
Cuando uno de los gansos se enferma, es herido o
sufre un accidente, dos gansos salen de la formación
para brindarle ayuda y protección; ellos permanecen
con él hasta que pueda regresar o muera; entonces
vuelan juntos por sí solos hasta que encuentran otra
formación o alcanzan la propia.

¿Qué lección tan maravillosa nos
dan?… ¿No le parece?

4.- Herramientas básicas para trabajar en
equipo.

Tormenta de ideas
Hojas de registro para datos.
Diagrama de Pareto para análisis del
problema.
Diagrama de flujo para apreciar
relaciones.
Histograma para apreciar frecuencias y
variaciones.
Gráfica de Control.

5.- Proceso para proyectos de mejora al
trabajar en equipo.

Identificar el problema o el área de
oportunidad.
Definir claramente el problema.
Analizar el problema y buscar causas
probables.
Definir alternativas de solución.
Elaborar plan de implementación seleccionando
la alternativa más óptima posible.
Verifique los resultados esperados (mantener la
mejora realizada).
Documente el proceso.
Establezca el siguiente nivel de
mejoramiento.