Finanzas y Presupuestos (página 2)

Establecido el Principio de
subestimación podemos afrontar la comparación
de capitales para ver cuál es preferible o comprobar si
son indiferentes. Dicha comparación puede ser inmediata en
algunos casos, cuando alguno de los componentes del capital
financiero (C, t), coincidan y no será inmediata si alguno
de los componentes del capital financiero no coincida.

Los distintos casos que se nos pueden presentar en la
comparación de capitales serían:

• a.- Capitales de igual cuantía y
  distinto vencimiento: Como el componente que
  coincide es la cuantía de los capitales, la
  elección será inmediata en función del
  tiempo, prefiriendo el capital (C1, t1) por ser más
  inmediato que (C2, t2) para así hacer cumplir el
  principio de subestimación de capitales futuros. Su
  representación gráfica sería:

• b.- Capitales de cuantía diferente e
  igual vencimiento: Como el componente que coincide
  es el tiempo, la elección será inmediata
  escogiendo el capital de mayor cuantía, que es este
  caso es (C1, t). Gráficamente sería:

• c.- Capitales de cuantía y vencimiento
  diferente: Como en este caso ningún
  componente coincide no se puede precisar de forma inmediata y
  directa que capital es preferible, por lo que tendremos que
  establecer algún criterio de comparación cuando
  los capitales no coinciden en su cuantía o en su
  vencimiento. En este caso la representación
  gráfica sería:

La solución al problema será intentar
homogeneizar alguno de los componentes que definen el capital
financiero, C o t, de tal manera que queden reducidos a uno de
los dos primeros casos planteados. A este criterio le
denominaremos Criterio de sustitución de capitales
financieros, que se expresará del siguiente
modo:

"Dado un capital (C1, t1) y fijado un punto de
comparación en p, es posible obtener un capital que sea
sustituto y equivalente al anterior en p, (V1, p)".

3.c LA LEY FINANCIERA.

La ley financiera se define: "Como la expresión
matemática del criterio de sustitución de un
capital (C1, T1) en p". Respecto a la sustitución en p del
capital, y en función del vencimiento podemos obtener dos
leyes:

• Ley de capitalización:
  Cuando T < P, es decir estamos buscando de un capital
  presente (C, T), su sustituto V en el futuro, que en base al
  principio de subestimación será de
  cuantía mayor.

V= L(C,T,P)

• Ley de descuento: Cuando t >
  p, es decir estamos buscando de un capital futuro (C, t), su
  sustituto V en el presente, que en base al principio de
  subestimación será de cuantía
  menor.

V= A(C,T,P)

3.d LA SUMA FINANCIERA DE CAPITALES

Es necesario saber como debemos proceder cuando se
quiera agrupar varios capitales en uno sólo, es decir
sumarlos, o viceversa tomar un capital y desglosarlo en varios,
de tal forma que su suma sea equivalente al capital original.
Ante este problema se nos pueden presentar dos casos:

• a.- Cuando los capitales a sumar tengan el
  mismo vencimiento: En este caso al tener todos los capitales
  el vencimiento (t) como elemento común bastará
  con obtener la suma aritmética de éstos.
  Así en el caso de dos capitales (C1 , T) y (C2 , T),
  el capital suma sería (C1 + C2 , T).

• b.- Si los vencimientos de los capitales y
  éstos son distintos no tienen ningún elemento
  común, por lo que necesitaremos homogeneizarlos
  utilizando una ley financiera.

3.e EL TANTO Y EL INTERÉS.

• El tanto: Se define como la variación
  experimentada por unidad de capital y por unidad de tiempo al
  pasar de un punto T1 a otro posterior T2 o viceversa.
  Generalmente se expresan en tanto por ciento. Si hablamos de
  un 6 % anual, nos indica que la variación de Lps.
  100.00 en un año será de Lps. 6.00 (o por cada
  L. 1.00 se obtendrán L. 0,06 ). (Tanto = Tipo de
  interés).

• El interés: Se define la
  variación que experimenta un capital al pasar de un
  punto T1 a otro posterior T2 o viceversa pero medido en
  lempiras. Podemos encontrar dos tipos de interés, que
  dan lugar a dos leyes diferentes:

• El interés Vencido o Postpagable (
  i ), es aquel que se calcula al final de la
  operación o al final de cada periodo. La ley que
  utiliza este tipo de interés es la denominada de
  capitalización.

• El interés Anticipado o Prepagable (
  d ), que es aquel que se calcula al inicio de la
  operación o al inicio de cada periodo. La ley que
  utiliza este tipo de interés es la denominada de
  descuento.

3.f LA OPERACIÓN FINANCIERA. El TRABAJO CON
VARIOS CAPITALES.

Una operación financiera se define como todo
intercambio de capitales financieros. En toda operación
financiera se ha de cumplir:

• a.- Que el intercambio de capitales no sea
  simultáneo, es decir, los capitales que se
  intercambian han de tener vencimientos distintos, sino
  estaríamos ante una operación al contado, hoy
  tenemos todos los capitales, y no sería una
  operación financiera.

• b.- Que exista mutuo acuerdo entre las partes
  implicadas en dicho intercambio. Se denomina acreedor o
  prestamista a la persona que entrega los capitales y al
  conjunto de esta entrega se llama prestación, y se
  denomina deudor o prestatario a la persona que recibe los
  capitales comprometiéndose a su devolución y al
  conjunto de sus capitales se le llama
  contraprestación.

• c.- Que exista una ley financiera pactada
  entre las partes para que siempre se cumpla la equivalencia
  financiera entre la prestación y la
  contraprestación. Por lo tanto en toda
  operación financiera se ha de establecer el
  Principio de equivalencia de capitales que
  definiríamos como:

"En toda operación financiera, elegida una ley
financiera de valoración, se ha de cumplir siempre que la
suma de los capitales de la prestación ha de ser igual a
la suma de los capitales de la
contraprestación".

Las operaciones financieras se pueden clasificar
atendiendo a diversos criterios, como pueden ser los
siguientes:

• Según la ley financiera
  utilizada:

• De capitalización: Si se utiliza esta
  ley.

• De descuento: Si en la operación se utiliza
  esta ley.

• Según el tiempo:

• A corto plazo: Son generalmente operaciones hasta un
  año.

• A largo plazo: Generalmente operaciones a más
  de un año.

3.g EVALUACION ECONOMICA FINANCIERA

Es el estudio más acabado, denominado
" factibilidad", se elabora sobre la base de antecedentes
precisos obtenidos mayoritariamente a través
de fuentes primarias
de información.

• Debe orientarse hacia el examen detallado y preciso
  de las opciones que se han considerado viables en la etapa
  anterior. Además, debe afinar todos aquellos aspectos
  y variables que puedan mejorar el proyecto, de
  acuerdo con sus objetivos, sean sociales o
  de rentabilidad.

• En la etapa de evaluación es
  posible distinguir tres subetapas:

• La medición de la rentabilidad del
  proyecto: Sobre la base de un flujo de caja que se proyecta
  sobre la base de una serie de supuestos.

• El análisis de las variables
  cualitativas: Complementa la evaluación realizada con
  todos aquellos elementos no cuantificables que podrían
  incidir en la decisión de realizar o no el
  proyecto.

• La sensibilización del proyecto: Se
  sensibiliza sólo aquellos aspectos que podrían,
  al tener mayores posibilidades de
  un comportamiento distinto al previsto, determinar
  cambios importantes en la rentabilidad calculada.

3.h ANÁLISIS, E IDENTIFICACIÓN
DE COSTOS Y BENEFICIOS

• Definición del Tipo de
  Análisis

• Refleja los costos/beneficios para
  la sociedad.

• Considera imperfecciones
  del mercado.

• Toma en cuenta las externalidades.

• Usa tasas sociales de actualización o
  descuento, y

• Trata los impuestos/subsidios
  como transferencias.

• Análisis económico:

• Refleja el punto de vista de los individuos
  (empresas privadas).

• Considera los precios de mercado
  de bienes y servicios directos.

• Impuestos = costos; subsidios =
  beneficios.

• Tasas de descuento del mercado.

• Análisis financiero:

• Ejemplos: Análisis
  financiero/económico

• Análisis financiero: La rentabilidad de
  transformar aluminio en ollas
  (relación costo/beneficio).

Identificación de Costos y
Beneficios

• Cuantificación de los insumos
  y productos o salidas.

• El aumento físico en los flujos de costos y
  beneficios.

• Tiempo en que ocurren.

Identificación de Beneficios.

a Directos: (Beneficios = Productos o
rendimientos).

• Rendimientos, insumos, herramientas,
  consumibles.

• Empleo

• Insumos para otras industrias.

• Disminución del índice
  de pobreza, empleo, etc.

• Conservación de suelos.

• Desarrollo de nuevas
  tecnologías, innovación.

• Repercusión en el PIB.

a. Indirectos (Externalidades, efectos secundarios.
Costo Evitado es un Beneficio).

Identificación de Costos
Indirectos.

• Monocultivo, control de
  epidemia, basura, aumento de precios de servicios
  públicos.

• Erosión de Suelos.

b. Externalidades

c. Costo de Oportunidades

• Pérdidas de mercado, calidad de
  servicios y productos, bosques naturales en las tierras
  originales.

• Salarios perdidos de otros trabajos.

3.i PRINCIPIOS ECONÓMICO – FINANCIEROS
COMO BASE DE LOS

PROYECTOS

Hay diez (10) principios financiero-económicos
que sirven de base teórica al estudiante del
análisis financiero:

• 1. El dilema entre el riesgo y el
  beneficio: mientras más ganancia espera un
  inversionista, más riesgo está dispuesto a
  correr.

• 2. El valor del dinero en
  el tiempo: es preferible tener una cantidad de dinero
  ahora que la misma en el futuro. El dueño de un
  recurso financiero se le tiene que pagar algo para que
  prescinda de ese recurso, en el caso del ahorrista, es
  la tasa de interés, en el caso del inversionista
  la tasa de rendimiento o de retorno.

• 3. Maximización de la riqueza del
  inversionista: a largo plazo maximizar la ganancia neta, es
  decir la función: ganancia neta = ingresos -
  costos.

• 4. Financiamiento apropiado: las inversiones a
  largo plazo se deben financiar con fondos a largo plazo, y de
  manera semejante se deben financiar inversiones a corto plazo
  con fondos a corto plazo.

• 5. El dilema entre la preferencia por la
  liquidez y la necesidad de invertir para realizar ganancias:
  el ser humano prefiere tener dinero en efectivo, pero
  sacrifica liquidez con la esperanza de
  ganar interés o utilidades.

• 6. El ciclo de los negocios: el inversionista
  prudente no debe esperar que la economía siga siempre
  igual. el nivel de los negocios de una
  empresa o inversionista puede variar respondiendo a
  fuerzas económicas locales, regionales, nacionales o
  mundiales. Algunos se ven favorecidos en tiempos de bonanzas
  y otros prosperan en tiempos de dificultad.

• 7. Apalancamiento (uso de deuda): el buen
  empleo de fondos adquiridos por deuda sirve para aumentar las
  utilidades de una empresa o inversionista. un
  inversionista que recibe fondos prestados al 15%. por
  ejemplo, y los aporta a un negocio que rinde 20%, está
  aumentando sus propias ganancias con el buen uso de recursos
  de otro.

• 8. Diversificación eficiente: el
  inversionista prudente diversifica su inversión total,
  repartiendo sus recursos entre varias inversiones distintas.
  el efecto de diversificar es distribuir el riesgo y
  así reducir el riesgo total.

• 9. El desplazamiento de recursos: en una
  economía de libre mercado cada recurso
  económico idealmente será empleado en el uso
  que más rendimiento promete, sin ningún tipo de
  obstáculo.

• 10. Costos de oportunidad: considerar que
  siempre hay varias opciones de inversión. el costo de
  oportunidad es la tasa de rendimiento sobre la mejor
  alternativa de inversión disponible. es el rendimiento
  más elevado que no se ganará si los fondos se
  invierten en un proyecto en particular.

3.J TASAS DE INTERÉS Y COSTO DEL
CAPITAL

Tasa de Interés Nominal, Efectiva y
Real

La tasa de interés nominal es la tasa
de interés anual básica, por ejemplo 6 % anual, y
es la que se indica en los documentos de crédito
y los títulos valores. Si se tiene una tasa de 3 % por
período (y este es de seis meses), se acostumbra a decir
que la tasa es de 6 % capitalizable semestralmente, pero la tasa
anual efectiva sobre el principal no es de 6 %.

3.J.1 Capital Propio y Capital
Prestado

Cualquier factor de producción empleado
en el proceso productivo de una empresa tiene un costo. Esto es
así tanto en el caso de materiales, mano de obra y
terrenos como en el caso del capital empleado, ya que es otro
factor de producción. Al igual que todos los otros costos,
es necesario conocerlo para evaluar si un producto o
proyecto es viable o no.

El capital propio es el que pertenece a quienes lo
usarán, mientras que el capital prestado es el obtenido
por quienes lo usarán en un negocio, pidiéndolo
prestado a sus dueños, los cuales recibirán en
compensación intereses de quienes tomaron el
préstamo, lo cual implica que los dueños del
capital propio reciben utilidades y los dueños del capital
prestado reciben intereses.

3.J.2 Costo de la Deuda y Costo del Capital
Propio

El Costo de la Deuda: Es el costo que una empresa
enfrenta por la deuda que toma es el más sencillo de
reconocer. Una forma estimativa sería observar los
intereses que la empresa paga: ¿qué
porcentaje de la deuda representan los intereses? Este porcentaje
es una tasa que responde al costo de la deuda: es la tasa de
interés que paga la empresa por el préstamo que
adquiere para financiarse. El costo de la deuda es entonces
simplemente la tasa que, por ejemplo el banco, pide el banco
por el dinero que presta.

Costo del Capital Propio: corresponde al
rendimiento que espera obtener aquél que suministra
capital a la empresa, es decir, el rendimiento esperado de los
inversores o accionistas, o sea que cobran los accionistas
(dividendos) sobre el capital que invirtieron.

Sin embargo, cabe preguntarse, ¿qué pasa
si la empresa no paga dividendos a los accionistas?
¿Significa que no hay ningún costo? Pensemos
entonces, qué sucedería si la empresa no pagase
ningún dividendo al accionista: la empresa estaría
reteniendo las ganancias del accionista. Ahora bien, el
accionista, ¿se queda sin ganancia?

¡Por supuesto que no! El accionista gana con la
apreciación de su acción: la ganancia que la
empresa retiene, la invierte, genera mayores flujos futuros de
fondos, y entonces aumenta el precio de la
acción hoy. La forma más fácil de ver la
ganancia del accionista es suponer qué pasaría si
éste vendiera la acción hoy: dado que la
acción se apreció, obtendrá más de lo
que le costó. De esta manera, el accionista gana con
dividendos y con apreciación.

3.J.3 Rendimiento Esperado del Negocio y Tasa de
Descuento Ponderada

Rendimiento Esperado del Negocio: Es la tasa de
interés que se estima ganar tomando en cuenta la tasa
libre de riesgo, el riesgo país y el rendimiento del
mercado.

3.K MÉTODOS BÁSICOS PARA EVALUAR
LAS PROYECTOS

Los métodos básicos, tradicionales, para
evaluar decisiones económicas son los
siguientes:

• Período de Recuperación de la
  Inversión.

• Tasa de Rendimiento Sobre la Inversión (Tasa
  de Rendimiento).

• Costo Anual Uniforme Equivalente (CAUE).

• Valor Presente Neto / Valor Actual Neto
  (VPN).

• Relación Beneficio-Costo (B/C).

• Tasa Interna de Retorno (TIR).

Período de Recuperación de la
Inversión

El período de recuperación de la
inversión, es el lapso necesario para que los ingresos
cubran los egresos. Es equivalente conceptualmente al punto de
equilibrio.

• Ventajas

• Fácil de emplear rápido de
  calcular.

• Toma en cuenta el riesgo en el tiempo, de manera
  implícita, ya que se acepta la opción que se
  recupera más rápida.

• Desventajas

• No toma en cuenta el costo del capital.

• No toma en consideración el valor del dinero
  en el tiempo.

• El riesgo en el tiempo, no se mira por separado para
  cada opción.

• Las opciones pueden tener vidas
  diferentes.

Tasa de Rendimiento Sobre la Inversión (Tasa
de Rendimiento)

Mide el rendimiento medio anual sobre la
inversión y su cálculo se hace de la
siguiente forma:

• Ventajas

• Fácil de emplear y rápido de
  calcular.

• Da como resultado una cifra que indica rendimiento
  sobre la inversión.

• Desventajas

• No toma en cuenta el costo del capital.

• No toma en consideración el valor del dinero
  en el tiempo.

• Los flujos de ingresos y egresos como tales no se
  toman en consideración, ya que para el cálculo
  se utiliza un promedio.

• Las opciones pueden tener vidas diferentes (no tiene
  importancia).

Costo Anual Equivalente

Es un método para la evaluación
financiera de proyectos que convierte los ingresos y los costos
de estos en una suma anual equivalente, descontada a la tasa de
retorno requerida. Al comparar dos opciones será
más atractiva aquella cuyo costo anual sea menor, o cuyos
ingresos sean mayores.

Costo Anual Equivalente y Valor de
Salvamento

El valor de salvamento o de recuperación (L) es
el valor real o estimado de un activo al final de los
períodos considerados o al final de su vida
útil.

Al comparar dos opciones será más
atractiva aquella cuyo costo anual sea menor, o cuyos ingresos
sean mayores, tomando en cuenta el valor de salvamento (L) y las
demás consideraciones para el método del costo
anual equivalente.

3.l EVALUACIÓN DE
PROYECTOS SOCIALES

La evaluación social de proyectos persigue medir
la verdadera contribución de los proyectos
al crecimiento económico del país. Esta
información, por lo tanto, debe ser tomada en cuenta por
los encargados de tomar decisiones para así poder
programar las inversiones de una manera que la inversión
tenga su mayor impacto en el producto nacional.

• la evaluación social no podrá medir
  todos los costos y beneficios de los proyectos.

• La decisión final dependerá
  también de estas otras consideraciones
  económicas, políticas y
  sociales.

• Habrá proyectos con altas rentabilidades
  sociales medidas que a su vez generan otros beneficios que no
  han sido posible medir (tales como la belleza).

• Habrá otros que tienen rentabilidades
  sociales medidas negativas y que también generan
  costos sociales intangibles, los que de ninguna manera
  querrán emprenderse.

• Habrá casos de proyectos que teniendo
  rentabilidades sociales medidas positivas generan costos
  intangibles, y otros que teniendo rentabilidades medidas
  negativas inducen beneficios sociales intangibles.

Es en estos últimos casos donde la
evaluación social del proyecto tiene una
gran utilidad, puesto que ella arroja la información
que es la más pertinente para la toma de
decisiones.

Cómo se Evalúan los Proyectos
Sociales

• Metodología de costo- beneficio: Tiene como
  base el principio económico, que en términos
  generales sostiene que un proyecto es exitoso si el beneficio
  que genera la inversión en un período
  determinado, es mayor que la obtenida con otra alternativa
  durante el mismo período. por otra parte considera que
  un proyecto es más efectivo cuando logra sus productos
  con un menor costo y los beneficios sociales obtenidos son
  mayores que la inversión realizada.

• A Través de la Eficiencia: La
  evaluación de la eficiencia de los proyectos tiene
  como objeto el análisis de los recursos o insumos
  utilizados para realizar las actividades y obtener los
  resultados o productos esperados. Un proyecto es eficiente si
  ha tenido un adecuado gasto y no ha producido déficit
  en su operación. Es decir, si ha optimizado el uso de
  los recursos materiales y humanos de los que
  dispone.

En los procesos evaluativos actuales se
utilizan de manera conjunto criterios cualitativos y
cuantitativos de análisis de información. La
evaluación social de proyectos es así mismo
útil para el caso de tomar decisiones de inversiones que
significan un drenaje al presupuesto nacional.

3.m ANÁLISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO

En muchas ocasiones se ha mencionado que alguna empresa
está trabajando en su punto de equilibrio o que es
necesario vender determinada cantidad de unidades y que el valor
de ventas deberá ser superior al punto de equilibrio; sin
embargo creemos que este termino no es lo suficientemente claro o
encierra información la cual únicamente los
expertos financieros son capaces de descifrar.

Sin embargo la realidad es otra, el punto de equilibrio
es una herramienta financiera que permite determinar el momento
en el cual las ventas cubrirán exactamente los costos,
expresándose en valores, porcentaje y/o unidades,
además muestra la magnitud de las utilidades o perdidas de
la empresa cuando las ventas excedan o caen por debajo de este
punto, de tal forma que este viene e ser un punto de referencia a
partir del cual un incremento en los volúmenes
de venta generará utilidades, pero
también un decremento ocasionará perdidas, por tal
razón se deberán analizar algunos aspectos
importantes como son los costos fijos, costos variables y las
ventas generadas.

Punto de Equilibrio Operativo

El estudio de la utilidad de una empresa, se facilita
por el procedimiento gráfico conocido con el
nombre de gráfica del punto de equilibrio
económico, que sirve como base para indicar cuantas
unidades deben de venderse si una compañía opera
sin perdidas. Los ingresos y costos totales, a diferentes
volúmenes de ventas, pueden estimarse y
graficarse.

El objetivo de análisis del punto de
equilibrio es el de encontrar el punto en el que el costo iguala
a los beneficios.

El análisis del punto de equilibrio es
un modelo muy útil cuando se trata de un solo
producto. Pero generalmente supone condiciones de certidumbre, lo
cual limita su aplicación.

Supuestos.

1. Todos los costos y volúmenes son
conocidos.

2. Las relaciones costo - volumen son
lineales.

3. Toda la producción puede ser
vendida.

Ventajas.

1. Es simple y fácil de visualizar.

2. Se enfoca sobre la rentabilidad.

3. Usa una presentación tanto gráfica como
algebraica.

La representación gráfica del punto de
equilibrio operativo se muestra a continuación:

Actualización

ELABORACION DE UN
PRESUPUESTO

4.a ¿QUE ES UN PRESUPUESTO?

Un presupuesto es un documento que traduce los planes en
dinero: dinero que necesita gastarse para conseguir tus
actividades planificadas (gasto) y dinero que necesita generarse
para cubrir los costes de finalización del trabajo
(ingresos). Consiste en una estimación o en conjeturas
hechas con fundamento sobre las necesidades en términos
monetarios para realizar tu trabajo.

Un presupuesto no es:

• Inamovible: cuando sea necesario, un presupuesto
  puede cambiarse, siempre que tomes medidas para tratar las
  consecuencias del cambio. Así, por ejemplo, si has
  presupuestado diez nuevos ordenadores pero descubres que
  realmente lo que necesitas es un generador, entonces
  podrías comprar menos ordenadores y adquirir el
  generador.

• Un simple registro de los gastos del último
  año, con un 15% extra añadido para cubrir la
  inflación: cada año es distinto y las
  organizaciones necesitan utilizar el proceso presupuestario
  para examinar lo que realmente es necesario para poner en
  práctica sus planes.

• Sólo un requerimiento administrativo y
  financiero de los donantes: el presupuesto no debería
  formar parte de una propuesta financiera y luego desestimada
  y olvidada a la hora de realizar un informe financiero para
  los donantes; es una herramienta viviente que se debe
  consultar en el trabajo diario, comprobar mensualmente,
  controlar constantemente y usar con creatividad.

• Un cuadro optimista e irreal del costo real de las
  cosas: no subestimes el costo real de las cosas con la
  esperanza de que te ayudará a recaudar el dinero que
  necesitas; es mejor devolver a los donantes el dinero que no
  se ha empleado, que pedir un «poco más»
  para poder acabar el trabajo.

4.b ¿POR QUE ES NECESARIO UN
PRESUPUESTO?

• ? El presupuesto te indica cuánto dinero
  necesitas para llevar a cabo tus actividades.

• El presupuesto te obliga a pensar rigurosamente
  sobre las consecuencias de tu planificación de
  actividades. Hay momentos en los que la realidad del proceso
  presupuestario te obliga a replantearte tus planes de
  acción.

• Si se utiliza de manera correcta, el presupuesto te
  indica cuándo necesitarás ciertas cantidades de
  dinero para llevar a cabo tus actividades.

• El presupuesto te permite controlar tus ingresos y
  gastos e identificar cualquier tipo deproblemas.

• El presupuesto constituye una buena base para la
  contabilidad y transparencia financiera. Cuando todos pueden
  ver cuánto debería haberse gastado y recibido,
  pueden plantear preguntas bien fundadas sobre
  discrepancias.

• No puedes recaudar dinero de donantes a menos que
  tengas un presupuesto. Los donantes utilizan el presupuesto
  como base para decidir si lo que solicitas es razonable y
  está bien planificado

4.c ¿QUIEN DEBERIA PARTICIPAR EN LA
ELABORACION DE UN

PRESUPUESTO?

La elaboración de un presupuesto es una tarea
difícil y responsable. La capacidad de tu
organización para conseguir lo que había
planificado y para sobrevivir económicamente, depende del
proceso presupuestario. Quienquiera que elabore el presupuesto
debe:

• Comprender los valores, estrategia y planes de la
  organización o proyecto;

• Comprender el significado de rentabilidad y
  costo-eficiente? Comprender las implicaciones de generar y
  recaudar fondos.

Cuando el personal tiene competencia para tomar plena
responsabilidad de la actividad financiera de la
organización o proyecto, los siguientes participantes
deberían participar en el proceso
presupuestario:

• E Director financiero y/o contable

• El Director del proyecto y/o Director de la
  organización o departamento.

En caso de que el personal no cuente con la suficiente
confianza como para elaborar un presupuesto, los miembros de la
Junta pueden ser implicados. Algunas Juntas tienen a su
disposición un Comité de Finanzas o un
Subcomité Presupuestario. Resulta una buena idea contar
con alguien en tu Junta con destrezas financieras, de modo que
pueda asesorar al personal con la elaboración del
presupuesto.

4.d LOS PLANES OPERACIONALES

Los también conocidos planes de acción o
planes empresariales constituyen los planes para el trabajo real.
En un ciclo normal de planificación, la
organización o proyecto empezará con un proceso de
planificación estratégica, donde se estudia el
problema que necesita tratarse y el papel específico de tu
organización o proyecto para abordarlo.

Entonces, esto se relaciona con las actividades reales
que se tiene que emprender para lograr el impacto planificado. De
este modo se constituye el plan operacional, que más tarde
ha de ser presupuestado. No se puede preparar un presupuesto
hasta que sepas lo que estás planificando, pues tan
sólo se incurrirá en gastos operacionales cuando
hagas el trabajo real. También se conocen como costos
directos.

4.e CÁLCULO DE COSTOS:
CATEGORÍAS

El cálculo de costos te ayudará a
determinar de manera realista lo que te costará poner en
práctica tu plan operacional. Cuando lleves a cabo tus
planes, necesitarás utilizar una amplia serie de
aportaciones. Estas aportaciones incluyen a personas,
información, equipamiento y destrezas. La mayoría
de ellas implicarán un coste añadido, que es el que
ha de ser calculado para desarrollar un presupuesto. Un
cálculo meticuloso de estos costes ayuda de la siguiente
manera:

• Te ayuda a desarrollar un presupuesto preciso;
  y

• Te ayuda a seguir y controlar el costo real
  resultante de las actividades.

Los costes que necesitas calcular están
clasificados del siguiente modo:

• Costos operacionales: costos directos
  resultantes de la realización del trabajo. Por
  ejemplo: el costo del alquiler de instalaciones para la
  celebración de actos, la impresión de una
  publicación, los viajes en donde se van a llevar a
  cabo los trabajos de campo; también se podrían
  incluir materiales, equipamiento, transporte y
  servicios.

• Costos organizativos (también llamados
  costos básicos): costos de tu base organizativa que
  incluyen a la dirección, administración o
  gobierno. Una vez que te hayas decido por el mejor sistema de
  organización para apoyar tus planes organizativos,
  incurrirás en los gastos organizativos de manera
  regular, aunque no lleves a cabo tus planes o no tengas
  niveles de actividad tan altos como habías esperado.
  Por ejemplo: si alquilas instalaciones para tus proyectos,
  pero sólo consigues llevar a cabo dos de ellos,
  aún tendrás que pagar el alquiler de los otros
  espacios; si has contratado a una recepcionista, le
  tendrás que pagar, aunque se haya dispuesto poco de
  sus servicios.

• Costos de empleo de personal: costos de tu
  personal básico, como son los participantes en la
  administración, las personas que realizan un trabajo
  transversal de proyectos (este tipo de costos se pueden
  categorizar dentro de «costos organizativos»).
  Estos costos incluyen sus salarios y cualquier otro subsidio
  como la asistencia médica o el pago de los fondos de
  pensiones de los que son responsables. Puedes «cancelar
  los costos de personal» a ciertos proyectos a cargo de
  la organización. Así, por ejemplo si tu agente
  de publicaciones va a gastar la mitad de su tiempo trabajando
  en publicaciones para un proyecto en particular, entonces
  puedes incluir la mitad de su salario y subsidio en tus
  costos del proyecto. Si tu Director va a gastar un 15% de su
  tiempo proporcionando apoyo administrativo para el jefe del
  mismo proyecto, entonces el 15% de su tiempo y subsidio
  también puede ser cargado a nombre del
  proyecto.

• Costos de inversión: costos para
  grandes «inversiones» que, mientras sean
  necesarias debido al proyecto o proyectos,
  permanecerán como capital organizativo incluso
  después de que acabe el proyecto. Los vehículos
  y equipamiento como también los ordenadores y
  fotocopiadoras se pueden incluir en esta categoría.
  Puede que todos los proyectos los utilicen, o bien,
  sólo un proyecto en particular los necesiten.
  Dependiendo de cómo pretendas utilizar el
  equipamiento, lo podrían presupuestar dentro de los
  costes operacionales o de los costes
  organizativos.

4.f ¿POR QUE ES IMPORTATANTE SABER LA
CATEGORIA

SELECCINADA PARA CALCULAR COSTOS?

Porque muchos donantes prefieren financiar costos
operacionales o como a veces dicen, costos directos del proyecto,
en vez de costes básicos organizativos o de empleo de
personal.

4.g MARCO PARA CALCULAR COSTOS

Nota: Según las necesidades de tu
organización o proyecto, tus encabezamientos pueden variar
ligeramente. Esto debería ofrecerte algunas
directrices.

4.h CALCULO DE COSTOS DE OPERACIONES

4.i CALCULO DE COSTOS ORGANIZATIVOS

Una vez que has hecho tus cálculos, puede que
quieras asignar un porcentaje de los distintos artículos a
departamentos o proyectos específicos. Esto es una
práctica aceptable.

4.j ¿QUE TIPO DE CATEGORIAS DEBERIAN INCLUIRSE
EN TU

PRESUPUESTO DE INGRESOS?

Dependerá de tus fuentes habituales o
planificadas de creación de ingresos. Éstas son
algunas categorías generales:

• Donaciones prometidas.

• Donaciones probables.

• Donaciones posibles.

• Ingresos generados de las ventas.

• Ingresos generados de los servicios.

• Suscripciones.

• Cuota de afiliación.

• Acontecimientos especiales.

• Inversiones.

• Campañas.

En tu presupuesto haces cálculos razonables de
los ingresos que esperas generar a partir de cada una de las
categorías especificadas, que servirán de objetivos
para tu creación de ingresos.

4.k REGLAS PRESUPUESTARIAS

• Para proyectos y organizaciones a largo plazo
  resulta normal preparar un presupuesto que pronostique varios
  años de una misma vez. Aunque lo más frecuente
  sea que el presupuesto del año venidero resulte el
  más preciso, el pronóstico para los
  próximos años aporta algún indicio sobre
  los niveles de financiación que podrían
  necesitarse. A menudo se tiene en cuenta cierta reserva para
  la inflación de los años posteriores y para las
  actividades previstas con posibilidad de cambio. Un
  presupuesto de tres años debería basarse en un
  plan de tres años de duración.

• Las contribuciones en especie (sin dinero, con
  mercancías) deberían incluirse a modo de
  anotación aparte dentro del presupuesto. Aunque no
  forman parte del presupuesto, reducen sus costos, por eso
  deberían señalarse. También se incluye
  dentro de este tipo de contribuciones aquellas aportaciones
  de voluntarios a modo de esfuerzo participativos.

• Algunos gastos que se tienen que calcular pero que
  se olvidan frecuentemente: o Costos iniciales: suponen gastos
  para una nueva organización o proyecto como la
  búsqueda a gran escala de personal, la mudanza, las
  alteraciones inmobiliarias, el lanzamiento del proyecto u
  organización. o Investigación y desarrollo:
  asesoramiento, evaluación de las necesidades, procesos
  de planificación.

• Democracia y gobierno: el establecimiento de la
  estructura, la búsqueda de personal, el desarrollo y
  aceptación de unos estatutos, la formación de
  los miembros de voluntariados.

• Marketing o relaciones públicas: la
  construcción de una imagen pública. o
  Sustitución de bienes de capital.

• Costos de seguimiento y evaluación para
  proyectos.

• Los cálculos no son meras valoraciones, sino
  conjeturas hechas con fundamento. Haz tus deberes,
  obtén presupuestos, utiliza el teléfono para
  llegar a obtener un costo prometedor. Comprueba cualquier
  cifra que tengas de años anteriores que te puedan
  aportar información de utilidad. Anota cualquier
  aumento de precio del que hayas oído hablar. Toma
  notas de cualquier gasto poco corriente que pudiera ocurrir
  (ej. mudanza de tus oficinas). Una pequeña cantidad de
  dinero puede que parezca una ridiculez, pero multiplicada
  repetidamente por este tipo de discrepancias puede cambiar en
  gran medida tu presupuesto.

• Guarda bien tus anotaciones. A medida que planificas
  tu presupuesto y tomas decisiones sobre cómo vas a
  calcular tus gastos, ten tus anotaciones a mano, de modo que
  puedas consultarlas y comprobar de dónde proceden las
  cantidades. Por ejemplo, puede que calcules los costes de tu
  taller sobre la base de una cierta cuantía para
  fotocopias, basándote en un gasto aproximado por
  página. Cuando al año siguiente los costos
  resulten mayores de lo esperado, deberías retomar tus
  notas y observar la discrepancia producida. En otro tipo de
  contexto un donante puede que te pida una explicación
  sobre cómo obtienes tales gastos por participante en
  los talleres.

• Para tus propios propósitos administrativos,
  divide el presupuesto para el año siguiente en
  presupuestos mensuales, pues te ayudará a vigilar tu
  flujo de dinero.

Discusiones

5.a SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO

El presupuesto es la herramienta más importante
que tienes para el seguimiento de las finanzas de tu
organización, proyecto o departamento. Utiliza el
presupuesto para:

• Hacer un seguimiento de tus ingresos y gastos para
  observar que estas en el buen camino.

• Informar a tu personal, Junta y donantes sobre tu
  trabajo en finanzas.

• Pronosticar flujos de dinero.

• Tomar decisiones financieras.

5.b PRESUPUESTO PARA SEGUIMIENTO

El seguimiento de un presupuesto se utiliza para medir
si una organización está cerca de cumplir sus
objetivos en relación con su situación financiera.
De este modo, es necesario comparar los ingresos y gastos reales
con los ingresos y gastos presupuestados. Para llevarlo a cabo,
se necesita preparar un informe de desviaciones que te muestre
mes a mes si estás gastando más o menos dinero de
la cuenta o si obtienes el gasto esperado. Para poder hacer un
informe de desviaciones y pronósticos de flujo de dinero,
necesitas dividir tu presupuesto general en presupuestos
mensuales. Esta división mensual te da tu herramienta de
administración.

5.c INFORME SOBRE EL PRESUPUESTO

El propósito de realizar un informe sobre tu
presupuesto es mostrar a tus superiores y las personas
involucradas si estás o no estás
desempeñando el trabajo estipulado y si vas o no vas a
tener los recursos suficientes para finalizarlo. Consiste en un
informe sobre lo cerca que está tu planificación
financiera de tu rendimiento financiero real.

El informe de desviaciones compara los ingresos y gastos
esperados con los reales. También te ofrece una
descripción general de lo que ha ocurrido durante el
período que alberga el informe (un mes, tres meses, etc.).
Asimismo, te da una descripción general del rendimiento
financiero durante el año hasta ese momento
(«ejercicio hasta la fecha»). Un informe de
desviaciones te muestra la existencia de algún tipo de
tendencia que se esté desarrollando en el rendimiento
financiero. Además, te da la oportunidad de actuar en caso
de tener que corregir problemas. Así, por ejemplo, si el
informe de desviaciones te muestra que estas gastando demasiado
dinero de manera repetida en material de papelería cada
mes, podrías tomar las siguientes medidas:

• Tener un control más estricto sobre el
  material de papelería.

• Reconocer que has presupuestado a la baja el
  material de papelería y pasar algo de dinero
  presupuestado para otros fines a material de
  papelería; o bien, intentar recaudar o generar
  más dinero para cubrir esta insuficiencia
  anticipada.

Lo más importante es que serás consciente
de que no todo puede ser correcto y que serás capaz de
poner remedio a la situación antes de que se te vaya de
las manos.

El gasto excesivo no es el único problema. A
veces, cuando gastas demasiado poco también tienes
problemas. Por ejemplo: una organización, que descubre que
gasta menos de lo presupuestado en formación, puede que
identifique el problema como una falta de actividad en el
Departamento de formación; por lo tanto, puede que
necesite una nueva planificación para el resto del
año para asegurar que se cumplen los objetivos.

Cuando informas a tu departamento, tus superiores y tu
Junta, necesitas hacerlo sobre la base de un informe de
desviaciones.

5.d TOMA DE DECISIONES

El seguimiento del presupuesto no es sólo algo
que haces para saber aun más de tu rendimiento financiero
como organización o proyecto. Necesitas la
información para poder tomar decisiones.

Éste es el aspecto del ciclo:

El éxito del proceso depende de la capacidad de
aquellos que tienen responsabilidades administrativas para tomar
decisiones y actuar. Éstos son los pasos
implicados:

• Preparar tu información de línea de
  referencia (presupuesto, división mensual).

• Obtener información sobre el rendimiento
  financiero.

• Analizar la información y averiguar lo que
  ésta te indica.

• Observar las consecuencias potenciales para tu
  estrategia y planes financieros.

• Preparar una lista de opciones para la
  acción.

• Obtén consenso y un mandato para
  actuar.

• Compartir los ajuste y planes con el resto de la
  organización y, si fuera necesario, también con
  tus donantes.

• Poner en práctica.

• Hacer seguimiento.

• Añade tu aprendizaje a los futuros procesos
  presupuestarios

 Conclusiones

6.a DEFINICIÓN DE TUS ARTÍCULOS DE
REFERENCIA

Los artículos de referencia son los puntos
enumerados en tu presupuesto. Por ejemplo, en la categoría
«costos de formación», un artículo de
referencia podría ser «elementos de
papelería»; en la categoría
«gobierno», un artículo de referencia
podría ser «formación para miembros de la
Junta».

6.b DIFERENTES TIPOS DE PRESUPUESTOS

Además de tu presupuesto de trabajo
principal lo que esperas generar o recaudar de manera realista y
cómo se gastará también puedes tener
opciones presupuestarias que tengan en cuenta posibles
condicionantes. Estos presupuestos con condicionantes te permiten
estar preparado para lo inesperado, ya sea bueno o malo. Entre
este tipo de presupuestos se podrían incluir:

• Un presupuesto de supervivencia: el
  mínimo necesario para que la organización o
  proyecto sobreviva y tenga un funcionamiento
  útil.

• Un presupuesto garantizado: se basa en los
  ingresos garantizados en el momento en el que se planifica el
  presupuesto. Con frecuencia las
  «garantías» se encuentran a modo de
  promesas por parte de los donantes. Sin embargo, las
  situaciones inesperadas, como las donaciones que llegan
  demasiado tarde, pueden obligar a que retomes tu presupuesto
  de supervivencia.

• Un presupuesto óptimo: cubre lo que te
  gustaría hacer en caso de que recaudaras dinero extra.
  Una vez que este dinero extra se recibe o promete, pasa a
  formar parte de tu presupuesto de trabajo

6.c DIFERENTES TÉCNICAS
PRESUPUESTARIAS

Las dos técnicas principales son la
elaboración de presupuesto incremental y
la

Elaboración de presupuesto de base
cero.

• En los presupuestos incrementales las cifras se
  basan en aquellos gastos reales del año anterior, con
  un porcentaje añadido por el aumento de la
  inflación del próximo año. Éste
  es un método sencillo que ahorra tiempo, pero que
  supone un modo «perezoso» y con frecuencia poco
  preciso. Esta técnica sólo es apropiada para
  organizaciones en las que los años varían poco
  en cuanto a actividades se refiere. Muy pocas organizaciones
  o proyectos dinámicos son tan estables para que esta
  técnica llegue a funcionarles de manera
  satisfactoria.

• En los presupuestos de base cero, las cifras pasadas
  no se utilizan como punto de partida. El proceso
  presupuestario en este caso empieza a partir de cero con las
  actividades propuestas para el año. El resultado es un
  presupuesto más detallado y preciso, pero su
  preparación requiere más tiempo y
  energía. Esta técnica es esencial para nuevas
  organizaciones y proyectos, pero quizá sea
  también la mejor vía de trabajo para una
  organización dinámica que es muy activa en la
  aceptación de nuevos retos.

6.d ¿COMO CALCULAS EL AUMENTO DE PRECIOS EN TU
PROCESO

PRESUPUESTARIO?

Los presupuestos se preparan por adelantado, por lo
tanto existe la posibilidad de que se produzcan aumentos de
precios entre el momento de preparación y el momento en el
que la cuantía se utiliza o recibe. Si existe la
posibilidad de que se produzca un aumento de los costos, entonces
asegúrate de que también calculas un aumento en tus
honorarios por servicios o venta de productos.

Necesitas guardar tus cálculos para tu
presupuesto, porque algunos donantes pueden que estén
dispuestos a proporcionar subvenciones suplementarias si puedes
demostrar con claridad que tus cálculos se basaban en una
tasa de inflación inferior a la que realmente
resultó.

6.e ¿QUE NIVEL DE DETALLE ES NECESARIO INCLUIR
EN TU

PRESUPUESTO?

Por un lado, cuanto menos detalles des, más
flexible eres; y por otro, el hecho de dejar el presupuesto
demasiado abierto lo convierte en una herramienta de
administración menos útil. Esto no quiere decir que
cada opinión o detalle deba incluirse en los
artículos de referencia del presupuesto. Por ejemplo:
podrías tener una cuantía global para
«formación» en un proyecto, siempre y cuando
tengas tus propias anotaciones sobre cómo obtuviste esta
cuantía; sin embargo, el detalle te proporciona
generalmente información administrativa de utilidad,
aunque también pueda limitarte en las negociaciones con
los donantes.

Uno de los modos de tratar este asunto consiste en
disponer de diferentes versiones del presupuesto para los
donantes, donantes potenciales y para ti mismo. La versión
del donante sería más flexible y menos detallada y
la versión de administración aun menos.

En general, la versión del donante debería
seguir las directrices que la agencia donante proporciona, para
mostrar el modo en el que quiere la presentación de tu
presupuesto. En caso de que esta agencia no dispusiera de
directrices escritas, habla con el agente del proyecto o el
administrativo, que se encarga de los asuntos relacionados con tu
área de trabajo, y pídele consejo sobre cómo
preparar un presupuesto.

Tu presupuesto de administración se traduce en tu
sistema de contabilidad, ambos detallados de la misma manera.
Éste te proporcionará información valiosa
sobre dónde y cómo estás empleando tu dinero
o generando ingresos.

6.f ¿QUE ES UNA CUANTIA DE
CONTINGENCIA?

Una cuantía de contingencia es un importe que se
reserva en caso de imprevistos. A pesar de que los presupuestos
deberían ser una conjetura hecha sobre cierta base,
aún contienen cierta parte de
«predicción». El futuro es incierto, por los
que las organizaciones y proyectos tienen que sobrevivir en
tiempos de incertidumbre. Por este motivo, algunas organizaciones
tienen en cuenta un artículo de referencia de
«contingencia» en sus presupuestos (normalmente un
10% del presupuesto anual general).

Sin embargo, a muchas agencias de donantes no les gusta
este sistema y se niegan a financiar un artículo de
referencia de «contingencia», posiblemente debido a
que piensan que las organizaciones o proyectos deberían
ser más precisas en la elaboración de sus
presupuestos. Un modo de tratar este problema sería la
construcción de una cuantía de contingencia dentro
de los artículos de referencia en el presupuesto. De este
modo se tendría en cuenta un 10% extra por encima de tus
cálculos.

6.g PRESUPUESTO PARA PROYECTOS DE CREACION DE
INGRESOS

¿Cómo presupuestas para un proyecto que
no sólo gasta dinero sino que también genera
ingresos para la organización?

Un ejemplo podría ser el de un curso de
formación por el que cobras y del que esperas obtener un
beneficio a lo largo del tiempo

En tu presupuesto general para la organización o
proyecto, podrías incluir los costos en los
artículos de referencia en los que reflejes los gastos, al
igual que los ingresos en los artículos de referencia
referentes a los ingresos. Sin embargo, para la
administración querrás realizar un seguimiento de
manera más detallada para poder establecer el momento en
el que se alcanza un umbral de rentabilidad. Tus registros de
contabilidad deben crearse de tal modo que se facilite a la
administración el acceso a esta
información.

6.h DISTRIBUCION TEMPORAL

Los presupuestos de organización (para toda la
organización) se calculan normalmente de una sola vez y
para todo un año (basados en el año financiero de
cada organización). Esto también se aplica para los
continuos presupuestos de departamentos. Una vez que ya tienes un
presupuesto anual, conviene dividirlo en meses por motivos
administrativos. De este modo se facilita el
seguimiento.

Cuando presentas un presupuesto para varios años,
asegúrate de que éste esté basado en un plan
a medio o largo plazo y de que no sea una simple conjetura sin
ningún tipo de base.

Aquellos presupuestos específicos y temporalmente
limitados puede que se calculen para toda la vida del proyecto.
Por motivos de seguimiento quizá conviniese dividir en
años este presupuesto general del proyecto (en caso de que
el proyecto acaparase varios años de vida). Es entonces
cuando decides también dividirlo en meses.

Bibliografía

• 1. Lesama Osain Cruz,
  Evaluación Económica y Financiera de Proyectos

  http://www.monografias.com/trabajos55/evaluacion-economica-proyectos/evaluacion-economica-proyectos3.shtml

• 2. Wilkipedia, Finanzas

• 3. Blanco Richard Enrique R,
  Manual Practico de Operaciones Financieras http://www.eumed.net/libros/2008c/423/indice.htm.

• 4. CIVICUS, Alianza Mundial para
  la Participación Ciudadana, Elaboración de un
  Presupuesto
  http://www.civicus.org/new/media/Elaboracion%20de%20un%20propuesto%20Part%201.pdf.

Autor:

Carla Zobeida García
Mejía

FINANCE AND BUDGET

ESSAY

ATLANTIC INTERNATIONAL
UNIVERSITY

HONOLULU, HAWAI

SPRING 2010