Utilidad de los fondos documentales de archivos como herramienta de superación (página 2)

Se plantea en otro momento que el archivo es…
"sin dudas el más desconocido y menos utilizado de los
servicios de información y que estos no son elementos
familiares como lo pueden ser las bibliotecas, el término
archivo hay que buscarlo, principalmente en la propia
singularidad, complejidad y diversidad de su objeto de estudio:
los documentos.

Es considerado por la autora el archivo como la
institución o una parte estructural de ella que realiza la
recepción, conservación y organización de
los documentos para su utilización. Recinto donde se
guardan documentos que proporcionan conocimientos.

Por todo lo planteado anteriormente, se
reconoce que el concepto de archivo admite tres
acepciones:

• Lugar o espacio físico donde se guardan los
  documentos (estantes, archivos metálicos,

gaveteros)

• Institución que conserva y maneja la
  documentación (Archivo Nacional,
  históricos,

centrales y de gestión)

• El papel como documento en sí.

En la actualidad se utiliza el término Patrimonio
para abarcar todos los tipos de objetos materiales y no
materiales que están asociados y han sido creados por las
tradiciones culturales multifacéticas del hombre. Dentro
de él se encuentra el más cuantioso de los
Patrimonios Históricos y Culturales, el Patrimonio
bibliográfico y documental, atesorado, custodiado y
conservado en Bibliotecas y Archivos (Manso Rios,
2009)

Se determina cuales documentos forman parte del
Patrimonio basándose en dos principios, uno de
carácter subjetivo, basado en la cualidad de la persona o
ente titular de los mismos y otro de naturaleza objetiva,
articulado en torno al dato o elemento de la
antigüedad.(Mena, 2005)

Para poder comprender la importancia de los Archivos es
necesario conocer los valores de los mismos, que se basan
fundamentalmente en que los Archivos constituyen Patrimonio,
Memoria, Identidad y aportan conocimientos. Además, son la
memoria colectiva de una nación, región o
localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana, por
lo que su finalidad es atesorar, salvaguardar y difundir el
patrimonio documental; son catalogados los archivos como
fuentes primarias de información.

Los documentos aportan información y son el
testimonio de la actividad del hombre, de una época,
asentado en un soporte por medio de la escritura, la
computación, la fotografía, la grabación, u
otros medios capaces de aportar información,
además, reflejan la actividad intelectual del hombre. Dado
el interés cada vez más creciente por la historia,
en muchas ocasiones el concepto de archivo se limita al dominio
de la investigación histórica.

Los documentos de archivo tienen diferentes
características, entre las que se destacan:

• La propia génesis u origen, nace
  dentro del proceso natural de las actividades llevadas a cabo
  por personas físicas o jurídicas.

• Los documentos de archivo son únicos,
  exclusivos, responden a la actividad concreta de un
  productor, se refiere a un asunto o persona diferente. La
  información de cada documento nunca es idéntica
  a otro. Su condición de únicos está
  definida por:

• Integridad: debe estar completo, no le debe faltar
  ninguna de sus partes.

• Autenticidad: que correspondan al autor, fecha,
  lugar y asunto que en él se consignan.

• No generan propiedad intelectual ni derecho de
  autor.

• Tiene un carácter seriado, el documento de
  archivo no es una pieza aislada, su existencia viene
  determinada porque pertenecen a un conjunto, al cual se le
  denomina serie documental.

Estos desde el momento de su nacimiento, se disponen en
un orden natural, que deriva del mismo modo de funcionar de la
oficina o de la entidad que les da el ser: se dice, en efecto,
que el "archivo refleja la institución" que lo ha
producido por lo que los documentos merecen una
conservación permanente por su valor
informativo.

Con el decursar del tiempo, los documentos siempre se
vuelven menos necesarios en las oficinas y, más bien,
adquieren valor como testimonio, útil por motivos de
estudio. Como consecuencia, los documentos son cedidos por la
oficina o la entidad que los ha producido a un plantel encargado
de conservarlos como bienes culturales; esto es sin dudas, el
"archivo histórico" o simplemente "archivo" como
comúnmente se les reconoce 1. Se plantea que…"De
nada servirán todos los documentos, por muy valiosos y
antiguos que sean, si no van a ser usados. "2. Es de
señalar, que son fuentes históricas, se utilizan
para la investigación, la cultura e información. La
imagen del archivero para el usuario se convertirá en un
mediador para el acceso a la documentación.

Es necesario conocer un documento, saber leerlo,
comprenderlo, ubicar sus contenidos temáticos, supone,
además, integrar todos los elementos acerca de un
documento en una sola unidad. La condición para conocer un
documento es captarlo en sus diferentes matices, bajo diferentes
perspectivas y, ocasionalmente, en situaciones distintas. Supone
también tener experiencias variadas sobre el mismo y poder
hacer, de algún modo, una serie de deducciones a partir de
ellas, referidas al documento en cuestión. A través
del archivo se introduce a los alumnos en el conocimiento de los
documentos originales y tener presente que no se puede separar el
ciclo de vida del Hombre, como tampoco se puede separar el ciclo
vital de los documentos: eso es Historia.

Uno de los intentos de acceso a un archivo se puede
convertir en una tarea ingrata provocada por la
desorientación del usuario, tanto como los instrumentos de
búsqueda como de los propios documentos. Las
transformaciones de la nueva sociedad obligan a un desarrollo
integral y armónico de los archivos para poner a
disposición de los investigadores este valioso acervo
documental.

Entre las funciones de los archivos
históricos de Cuba está la de brindar servicio a
los estudiantes, investigadores, usuarios en general, interesados
en consultar la memoria histórica conservada en ellos, por
lo que la organización del acervo documental existente en
éstos tiene una enorme importancia para la
localización de los documentos y la recuperación de
la información conservada en los mismos.

El proceso de reorganización llevado a cabo en el
año 2000 determinó que los Archivos existentes en
la República de Cuba pasaran a formar parte del CITMA,
creándose el Sistema Nacional de Archivos, a tenor de
estos cambios y con el objetivo de favorecer el funcionamiento
del sistema fue aprobado el Decreto Ley 221 en el año
2000; a través del mismo fue creado el Sistema
Institucional de Archivos, refrendado por el Consejo de Estado el
8 de agosto del año 2000; el Decreto Ley estableció
las normas y principios que rigen la actividad
archivística en el territorio nacional, definió
funciones y atribuciones de las instituciones que lo integraban:
Archivo Nacional de la República de Cuba, los Archivos
Históricos Provinciales, Municipales, los Centrales, de
Gestión y Particulares.

En la Sección tercera, artículo 16, se
hace referencia a las funciones fundamentales de los Archivos,
entre las que se encuentran:

• Atesorar, organizar, custodiar y conservar la
  documentación de valor permanente correspondiente a
  sus territorios.

• Poner la información de sus fondos y
  colecciones al servicio del público, previa

solicitud por escrito y autorización del director
del archivo correspondiente.

Con el objetivo de perfeccionar el sistema fue aprobado
el Decreto Ley No. 265 "Del Sistema Nacional de Archivos de la
República de Cuba" de fecha 10 de abril de 2009 que
estableció las disposiciones generales para la
protección del Patrimonio Documental de la Nación,
así como las normas y principios que rigen la
Gestión Documental en el territorio nacional.

A su vez fue aprobado el Reglamento, que tiene como
objetivo establecer las normas complementarias del referido
decreto, aplicable en los archivos históricos, los
centrales, los de gestión u oficina, los especiales o
especializados, los universitarios, los de la enseñanza
media superior, así como los personales o particulares
cuyos titulares así lo decidan.

El archivo puede convertirse en el principal organizador
y promotor de diferentes actividades de extraordinaria
repercusión e importancia con carácter
histórico mediante las cuales la ciudad puede revitalizar
acontecimientos históricos culturales, por constituir
hechos autóctonos y patrimoniales de extraordinaria
repercusión e importancia. Uno de los actos de
difusión del archivo que más contribuyen a vincular
a toda una comunidad directamente con su pasado puede ser la
conmemoración de efemérides de hechos
históricos como vía de cómo los archivos
pueden aprovechar

su gran potencial de información y conocimiento
en beneficio de la sociedad y no estar enmarcados
únicamente como depósitos cerrados.

Se destacan en el plano internacional diferentes
actividades efectuadas por el archivo municipal de Sant Feliu de
Guíxols, uno de los primeros que se creó en
Cataluña en (1986). El taller agrupó a miembros del
archivo, del museo, del servicio de educación del
Ayuntamiento, a profesores y estudiosos de historia local. El
mismo llevó años funcionando con mucha
interacción entre los centros de enseñanza y el
archivo. Tuvo una alta participación escolar. A partir del
año 2000 se organizaron jornadas festivas, entre las que
se pueden destacar: (Fiesta de los carros., destinada al tema del
transporte en el siglo XIX. El centenario del alumbrado
eléctrico y su concreción plástica, «
una segunda jornada festiva llamada esta vez "La Fiesta de la
Luz", conectó con un pasado no muy lejano en el que se
vivía sin luz eléctrica. La clave del éxito
estuvo en un trabajo riguroso de documentación
archivística.

Hay una clara necesidad en los archivos de implicarnos
en el uso de las tecnologías y en la sociedad de la
información. Es importante proyectar los archivos a la
sociedad y ampliar la base social de los usuarios como una forma
de atraer al archivo a los ciudadanos y hacer evidente la
utilidad de su contenido para la investigación y la
cultura.

Por otra parte, es evidente que para llegar al
público escolar es imprescindible establecer un programa
de colaboración con el profesorado, generalmente poco
conocedor de la información archivística y carente
de instrumentos de información ágiles y
modernos.

La vinculación
del archivo histórico con los estudiantes
universitarios.

La labor investigativa reviste una gran importancia, ya
que desarrolla el interés por el conocimiento, lo cual
incide en otros tipos de intereses. A partir de los instrumentos
que el estudiante adquiere mediante la asignatura Metodología
de
la Investigación Social, continuará la
realización de actividades de investigación a lo
largo de la carrera, relacionadas con las asignaturas que cursa y
en dependencia de otras que requieran de trabajos de curso o de
diploma. Los temas de investigación deben responder a su
futuro perfil ocupacional con la problemática del
territorio en que reside.

En el documento del Ministerio de Educación
Superior de Cuba, La Universidad que queremos (2004), se plantea
que en la educación superior cubana se están
produciendo profundas transformaciones, entre ellas se hace
referencia a la formación investigativa de sus
estudiantes, lo que trae consigo que el archivo histórico
ha diversificado gradualmente sus actividades al servicio de la
investigación académica y a su vez ha comenzado a
desarrollar tareas cada vez más relacionadas con la
educación, la cultura, la protección del patrimonio
documental y la promoción cultural hacia la comunidad,
adaptando sus servicios a las exigencias de los tiempos actuales.
La extensión universitaria juega un importante papel en
los intereses.

De las cinco funciones esenciales al servicio de la
sociedad moderna que desempeñan los archivos y que
están llamados a satisfacer las necesidades de sus
usuarios se encuentran:

Ofrecer a la investigación científica la
fuente primaria de información;

Servir a las necesidades de la enseñanza en todos
sus niveles y ramas;

Poner a la disposición de los medios modernos de
comunicación social la peculiar variedad, riqueza y
calidad de su información.

La vinculación entre el archivo y la universidad
debe caracterizarse por el predominio de actuaciones pertinentes
contenidas en cursos, conferencias o talleres para
familiarizarlos con el uso de las fuentes
documentales.

Muchos de los estudiantes que inician los estudios en
diferentes carreras humanísticas desconocen los diferentes
sistemas de información que existen, reconocen no haber
visitado Museos, Galerías de arte, Casas de
Cultura, archivos y manifiestan que solamente han acudido a
bibliotecas
por razones vinculadas a estudios cursados, por lo que se debe
tener presente atraer a los estudiantes hacia las diferentes
instituciones,
ya sea mediante visitas dirigidas a estros centros de
información, entre otras actividades que acercarán
a los estudiantes al universo
cultural y que a la vez proporcionan elementos necesarios para su
formación e incentiva el interés profesional de los
educandos de las diferentes carreras, teniendo presente en todo
momento las características de la fuente de
procedencia.

Uno de los intentos de acceso a un archivo se puede
convertir en una tarea ingrata provocada por la
desorientación del usuario, las transformaciones de la
nueva sociedad obligan a un desarrollo integral y armónico
de los mismos para poner a disposición de los
investigadores este valioso acervo documental.

Los archivos históricos han diversificado
gradualmente sus actividades de servicio a la
investigación académica y ha comenzado a
desarrollar tareas cada vez más relacionadas con la
educación, la cultura, la protección del patrimonio
documental y la promoción cultural hacia la comunidad,
adaptando sus servicios a las exigencias de los tiempos
actuales.

La carencia de información de los estudiantes
sobre el funcionamiento y la organización de un archivo es
uno de los motivos para tratar a fondo la necesidad de crear
aplicaciones para aproximarlos a la
institución.

Los alumnos que acuden al archivo en busca de
información quedan sorprendidos al darse cuenta de que la
consulta no se reduce solamente a unas cuantas revistas, libros o
documentos, sino que es mucho más compleja. Por lo que es
evidente señalar que para llegar al público escolar
es imprescindible establecer un programa de colaboración u
otras alternativas con el profesorado, generalmente poco
conocedor de la información
archivística.

Hay una clara necesidad en los archivos de implicarnos
en el uso de las tecnologías y en la sociedad de la
información. Es importante proyectar los archivos a la
sociedad y ampliar la base social de los usuarios. Por esta
razón debemos utilizar las tecnologías como una
forma de atraer al archivo a los estudiantes y hacer evidente la
utilidad de su contenido para la investigación, por ello,
se pretende avanzar más en la transformación de la
mentalidad sobre la cultura de los archivos, conociendo y
analizando las ideas que subyacen en el papel de los archivos
como verdaderos constructores de una ciudadanía
participativa, basada en la gestión de la
información en ellos contenidos.

Existe una relación directa entre patrimonio,
conciencia colectiva y proceso de aprendizaje y, a su vez, una
relación directa entre educación, patrimonio
cultural, e historia local, es importante además,
el uso de los archivos en Ia enseñanza de Ia
historia.

El archivo
histórico y la utilidad de las fuentes
documentales.

Las fuentes documentales, su valoración,
conservación y preservación, asi como su posterior
procesamiento constituyen el eje fundamental de la
institución. Cuenta con fondos inéditos
principalmente originales manuscritos que permiten a los
investigadores acercarse a las raíces de nuestro acervo
cultural. La principal prioridad de esta institución es la
conservación de la memoria histórica.

En los archivos históricos se atesoran documentos
que por su condición de auténticos y únicos
son perdurables y nos permiten reconstruir la historia y rescatar
la memoria y desarrollo sociocultural de la provincia por lo que
se conserva el patrimonio documental. En la mayoría de los
casos existen documentos abarcan desde el período colonial
hasta la fecha actual, además la etapa Neocolonial y
Revolución.

La documentación que estas instituciones
conservan se ubican en fondos y colecciones procedentes de
entidades, donaciones personales, compras, organismos judiciales,
instituciones científicas, políticas,
económicas, culturales y personales que por su valor
histórico-social forman parte del patrimonio documental,
por lo que todo sistema de servicio de documentos que se implante
en los archivos se dirige a la obtención de los siguientes
objetivos:

• Facilitar a las personas el trabajo con los
  documentos.

• Proporcionar que la información se comparta y
  se aproveche como un recurso colectivo.

• Aprovechar al máximo el valor de los
  documentos.

• Autenticidad y veracidad de la
  información.

Los fondos documentales son medios de consulta y se
encuentran a disposición de investigadores y/o estudiantes
que acudan a la institución a realizar los diferentes
trabajos de curso o de diploma con sus respectivas
temáticas afines orientados por sus tutores, previa
identificación para consultas de los mismos,
además, son herramientas de trabajo para estudiantes
universitarios de las diferentes carreras humanísticas
como Licenciatura en Estudios Socioculturales,
Comunicación Social, Licenciatura en Derecho, Licenciatura
en Letras, Sociología, Psicología, entre otras, por
lo que el vínculo de los archivos históricos con
los estudiantes universitarios ya sean del curso regular diurno
como los de la universalización, es decir, cualquier
modalidad: presencial, semipresencial, a distancia, dirigida, es
necesario la utilidad de los fondos documentales como herramienta
para la integración en el nivel superior, por lo que les
brindan a los docentes y estudiantes universitarios una amplia
cultura que los motiva a desarrollar el interés por la
historia, la cultura y la sociedad en la nueva universidad
cubana.

En los albores de esta nueva década del siglo
XXI, uno de los mayores retos al que se enfrentan los archivos y
sus profesionales es asumir el crecimiento del volumen de
documentación que debe ser gestionada, problema que en
principio parecen solucionar las Tecnologías de la
Información.

Las tecnologías permiten a los archivos
reproducir fácilmente sus documentos con el objetivo de
facilitar su acceso digital a todo aquel que lo requiera,
evitando el deterioro de materiales frágiles que supone su
consulta directa. Es oportuno señalar que los archivos
permiten intercambiar material documental con otras instituciones
de patrimonio, o ampliar el abanico de usuarios que pueden
consultar los fondos desde cualquier parte del mundo mediante la
red Internet. Además, la utilización de bases de
datos para la descripción presentan numerosas ventajas
como facilitar el trabajo del archivero, mejorar la
ordenación e indexación de las fichas, o unida a la
digitalización de imágenes forman un binomio que
permite una localización y consulta más
rápida de los documentos.

La aplicación de las normas de descripción
archivística, así como las actividades relacionadas
con la digitalización de documentos, son tareas que en la
actualidad se desarrollan.

A los archiveros actuales les corresponde inculcar a las
nuevas generaciones el amor al documento por ser fuentes de
historia, además, el cuidado en su manipulación es
de gran importancia por ser en su mayoría, documentos
frágiles que por la acción del tiempo se puedan
dañar.

La misión del archivo consiste en atesorar, 
organizar,  custodiar y conservar la documentación de
valor permanente que constituye el patrimonio documental del
territorio.

Entre las actividades que desarrolla se pone de
manifiesto el servicio concerniente a la investigación
académica y desarrolla tareas relacionadas con la
educación, la cultura, la protección del patrimonio
documental y la promoción cultural hacia la comunidad,
adaptando sus servicios a las exigencias de los tiempos
actuales.

Notas, citas y
referencias bibliográficas

(1) Dictionnaire de Terminologie archivistique 2ª.
ed, English and Muncher, New York, Paris,

Saur, 1988, p 32.

(2) Ponjuán Dante, Gloria. Sistemas de
información: principios y aplicaciones. Editorial
Félix

Varela, La Habana, 2007. p. 57.

(3) Heredia Herrera, Antonia: Archivística
General: Teoría y Práctica, 7a ed., Sevilla, 1995.
p.

89.

Bibliografía consultada

Alberch, Ramón y otros. Archivos y Cultura:
Manual de dinamización. Imprenta, Oviedo, 2001.

Álvarez de Zayas, C. La escuela en la vida.
Editorial Academia. La Habana. 1991

Colectivo de autores. Fondos de identidad
villaclareña. Editora Historia, Instituto de Historia de
Cuba, La Habana, 2005.

Cruz Mundet, José Ramón.  Manual de
Archivística.  Madrid: Fundación Germán
Sánchez Ruipérez, 1994. 

Díaz Benítez, Ovidio Cosme. Guía de
Fondos del Archivo Histórico Provincial de Villa Clara.
Santa Clara, Villa Clara, 1995.

Decreto-Ley 221 De los Archivos de la República
de Cuba: Gaceta Oficial de la República, La Habana,
8 de agosto de 2001.

Decreto Ley No. 265 "Del Sistema Nacional de Archivos de
la República de Cuba"

del 10 de abril de 2009. Publicado en la Gaceta Oficial
de la República de Cuba.

Edición Ordinaria No. 18 de 5 de mayo de
2009.

Heredia Herrera, Antonia: Archivística General:
Teoría y Práctica, 7a ed., Sevilla, 1995. p.
89.

Gutiérrez Muñoz, César.
Archivística, 1ª. Edición, Lima, Perú,
1991.

Heredia Herrera, Antonia. Archivística General
Teoría y Práctica. 5a. ed. Servicio de
Núñez Fernández, Eduardo.
Organización y gestión de archivos. Gijón:
Ediciones TREA, 1999.

Publicaciones de la Diputación
Provincial de Sevilla, España, 1991. p. 89.

Hernández Quintana, Ania R. Selección de
lecturas de indización y resumen. Facultad de
Comunicación. Departamento de Bibliotecología y
Ciencia de la Información, Ciudad de La Habana,
2004.

Manso Ríos, Yoleidys. :(2009) Programa de
conservación para los documentos del Archivo
Histórico Provincial de Villa Clara. Tesis en
opción por el Grado Científico de Master en
Gestión Ambiental. Universidad Central "Marta Abreu" de
Las Villas. Santa Clara, Villa Clara, Cuba.

Lodolin, Elio. Archivística. Principios y
problemas. Colección Manuales, Madrid, 1993.

Mena Mugica, M. Archivos históricos, objetivos y
funciones. Gestión documental y organización de
archivos. La Habana: 2005: 55-57

Pérez Herrero, Enrique. El archivo y el
archivero, Nueva Gráfica, S.A.L., Las Palmas de Gran
Canaria, 1997

Pescador del Hoyo, María del Carmen: El Archivo,
Instrumentos de trabajo. Ediciones Norma, Madrid,
1986.

Ponjuán Dante, Gloria. Gestión de la
información. Principios, conceptos y aplicaciones.
Santiago de Chile, 1998.

Autor:

Lic. Adela D. González Alamo

Institución Archivo Histórico Provincial
Villa Clara