Según la norma ISO 9000:2005 para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosos procesos interrelacionados. A menudo la salida de un proceso forma directamente la entrada del siguiente proceso. La identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en la organización y en particular las interacciones entre tales procesos se conocen como "enfoque de procesos".
Esta norma internacional pretende fomentar la adopción del enfoque a procesos para gestionar una organización. Para esto se propone evaluar los procesos presentes en la organización y lograr la representación de los mismos. Los clientes juegan un papel significativo para definir los requisitos como entradas. El seguimiento de la satisfacción del cliente requiere la evaluación de la información relativa a la percepción del cliente del grado en que la organización ha cumplido sus requisitos.
De manera adicional la norma ISO 9000:2005 propone aplicar a todos los procesos la metodología conocida como "Planificar – Hacer – Verificar – Actuar" que fue desarrollada inicialmente en la década de 1920 por Walter Shewhart, y fue popularizada luego por W. Edwards Deming. Por esa razón es frecuentemente conocido como (PDCA, ciclo Deming).
La norma ISO 9001 está orientada al aseguramiento de la calidad del producto y a aumentar la satisfacción del cliente, mientras que la norma ISO 9004 tiene una perspectiva más amplia sobre la gestión de la calidad brindando orientaciones sobre la mejora del desempeño.
El estándar internacional de ISO 9001:2008 exige realizar el principio de "enfoque de procesos "que incluye el estudio de la organización como el sistema de procesos, descripción de procesos como por separado, tanto en su interacción, comprobación de sistema de proceso con el fin de asegurar la gestión de proceso eficaz.
La gestión por proceso
La Gestión por Procesos consiste en entender la organización como un conjunto de procesos que traspasan horizontalmente las funciones verticales de la misma y permite asociar objetivos a estos procesos, de tal manera que se cumplan los de las áreas funcionales para conseguir finalmente los objetivos de la organización. Los objetivos de los procesos deben corresponderse con las necesidades y expectativas de los clientes (Ishikawa, 1988; Singh Soin, 1997; Juran & Blanton, 2001; Pons Murguía, 2003; Villa González & Pons Murguía 2003; 2004).
Se puede hablar realmente de un proceso si este cumple las siguientes características:
Se pueden describir las entradas y las salidas.
El Proceso cruza uno o varios límites de áreas o departamentos organizativos funcionales.
Una de las características significativas de los procesos es que son capaces de cruzar vertical y horizontalmente la organización.
Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta "QUE", no al "COMO".
El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización.
El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.
Además todo proceso tiene que cumplir con los requisitos básicos siguientes: poseer un responsable designado que asegure su cumplimiento y eficacia continua, tienen que ser capaces de satisfacer el ciclo PHVA (Ciclo Gerencial de Deming), tienen que tener indicadores que permitan visualizar de forma gráfica la evolución de los mismos. Tienen que ser planificados en la fase P, tienen que asegurarse su cumplimiento en la fase D, tienen que servir para realizar el seguimiento en la fase C y tiene que utilizarse en la fase A para ajustar y/o establecer objetivos, así como tienen que ser auditados para verificar el grado de cumplimiento y eficacia de los mismos. Para esto es necesario documentarlos mediante procedimientos.
Para medir la calidad de un proceso se establecen diferentes medidas o indicadores en dependencia del autor que se trate. Según Juran, 2000 existen tres dimensiones principales para medir la calidad de un proceso: Efectividad, Eficacia y Adaptabilidad.
Se dice que un proceso es efectivo cuando sus salidas satisfacen las necesidades de sus clientes, es eficaz, cuando es efectivo al menor coste y adaptable cuando logra mantenerse efectivo y eficaz frente a los muchos cambios que ocurren en el transcurso del tiempo.
Es vital una orientación a los procesos para las organizaciones que pretenden permanecer saludables a través de:
Incrementar la eficacia.
Reducir costos.
Mejorar la calidad del proceso y con ello la calidad de sus salidas.
Acortar los tiempos y reducir, así, los plazos de producción y entrega del servicio o producto.
La Gestión de compra en las empresas productoras
Todas las empresas, con independencia de su tamaño o tipo de actividad, necesitan, en algún momento de su vida, comprar productos o servicios. En su aspecto de compras, la función comercial deberá obtener los proveedores más idóneos, es decir, los que le ofrezcan los bienes que precisa la empresa para su funcionamiento, en las mejores condiciones de calidad, precio, plazos de entrega y suministro.
Un deficiente funcionamiento en la Gestión de compras puede condicionar seriamente la calidad del producto final, la eficacia del proceso productivo y, en general, la situación financiera de la empresa. La compra es la función mediante la cual la empresa obtiene del exterior los materiales, productos y/o servicios que necesita para su correcto funcionamiento. En algunas empresas se habla indiferentemente de compras y de aprovisionamiento.
Es recomendable tener en cuenta que el aprovisionamiento es un concepto mucho más amplio que incluye, además de las compras, el almacenamiento y la gestión de stocks.
El proceso de Aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que pone a disposición de la empresa, en las mejores condiciones posibles de cantidad, calidad, precio y tiempo, todos los materiales y productos del exterior necesarios para el funcionamiento de la misma y de acuerdo con los objetivos que la Dirección de la Empresa ha definido. De ahí que surge el acto de compras o acción de compra, cuya idea básica, es garantizar el abastecimiento de la empresa, lo más económicamente posible.
Descripción de la gestión de compras a nivel internacional.
Para la Gestión de compra venta se debe tener en cuenta lo siguiente: Selección de proveedores, contrato de aprovisionamiento, pedidos, expedición y entrega de mercancías, impuesto sobre el valor añadido, las facturas y documentos de pago.
Se ha de tener muy claro cuáles son los productos que se desean adquirir, de qué calidad y en qué cantidad, para que la selección se realice comparando productos de iguales o muy similares características. Una vez realizado este análisis, comienza el proceso de selección de proveedores teniendo en cuenta: el Precio, la Calidad del producto, la Calidad del servicio, los Plazos de entrega, el Prestigio de la marca y el producto, etc.
Una vez seleccionado los proveedores es habitual llevar un registro de aquellos con lo que se trabaja habitualmente. Estas fichas facilitan con rapidez los datos de estos. También es habitual llevar fichas de productos, de forma que en cada una tengamos los nombres de más de un proveedor de un mismo producto.
Con el uso generalizado de los ordenadores, lo más normal es que este registro se lleve por ordenador.
Los contratos mercantiles no son más que un acuerdo verbal o escrito entre dos o más personas por el cual se obligan a dar, hacer o no hacer alguna cosa o prestar algún servicio.
Las personas que intervienen se denominan contratantes, que pueden ser personas físicas o jurídicas.
Los contratantes pueden establecer los pactos, cláusulas y condiciones que deseen, siempre que no sean contrarios a las leyes, la moral y el orden público. Existen diferentes clases de contratos.
Según su forma se pueden clasificar en: Verbales y Escritos.
Según la legislación:
1. Civiles. Sin intervención de comerciantes. Regulados por el Código Civil.
2. Mercantiles. Se celebran entre comerciantes o empresarios en su actividad profesional, para la compraventa de cosas muebles para revenderlas en la misma forma o transformados, con ánimo de obtener beneficio. Están regulados por el Código de Comercio.
3. Administrativos. Contratos que celebra alguna Administración Pública con particulares o empresas. Se rigen por la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.
4. Laborales. Son los contratos que tienen por objeto que los trabajadores presten voluntariamente sus servicios a un empresario. Regulados por la Ley del Estatuto de los Trabajadores.
Pedido de mercancías
En el momento en que en el almacén de una empresa se detecte la necesidad de artículos, se deberá proceder a realizar un pedido.
1. El pedido supone un contrato de compraventa y cualquier incumplimiento puede causar un perjuicio a una de las partes, por lo que es necesario respetar las condiciones pactadas.
El pedido puede formalizarse de las siguientes maneras: por teléfono; por carta, fax o correo electrónico; mediante una nota de pedido; mediante agente comercial o representante.
Los pedidos pueden clasificarse su clase en:
1. Pedido en firme. Se realiza cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo en las condiciones de la operación.
2. Pedido condicional. El comprador expone unas condiciones al vendedor (descuento, plazos de entrega, seguros, etc.).
Expedición y entrega de mercancías.
Cuando ya se ha llegado a un acuerdo entre comprador y vendedor y se ha firmado el contrato o realizado el pedido, el proveedor debe enviar la mercancía utilizando el medio de transporte más adecuado o el que se haya pactado.
Si el transporte no se realiza por medios propios, se usa la llamada carta de porte, como documento acreditativo del contrato de transporte. El medio de transporte influye, además de en la rapidez de la puesta a disposición de los productos a los consumidores, en el precio de que éstos van alcanzar en el mercado. Las opciones para el transporte de mercancías son:
1. Utilizar los vehículos del vendedor o del comprador.
2. Contratar a un transportista o agencia de transporte.
3. Utilizar agencias de mensajería y paquetería, cuando los envíos son urgentes y poco voluminosos.
En una operación de transporte intervienen las tres personas siguientes: el Remitente o Expedidor, el Transportista, y el Destinatario o Consignatario.
Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
Se trata de un impuesto indirecto que grava el consumo y recae sobre las entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuados por empresarios o profesionales, así como las importaciones y adquisiciones intracomunitarias de bienes.
Para los empresarios y profesionales es un impuesto neutro, pues lo que ingresan es la diferencia entre el Impuesto sobre el Valor Añadido que se cobró y el que se pagó. El hecho imponible del Impuesto sobre el Valor Añadido lo constituyen las operaciones que originan la obligación de pagar el impuesto. Se pueden agrupar en tres tipos:
1. Entregas de bienes y prestaciones de servicios efectuadas por empresarios o profesionales.
2. Adquisiciones intracomunitarias realizadas por empresarios y profesionales.
3. Importaciones de bienes efectuadas por empresarios bienes y particulares.
Facturación de bienes y servicios.
La factura es un documento que acredita legalmente las entregas de bienes y prestaciones de servicios realizadas. Debe entregarse factura completa cuando el destinatario la exija, por la totalidad de las entregas de bienes y prestación de servicios,
Las facturas deben reunir una serie de requisitos, estos son:
1. Número y, en su caso, serie, cuando existen diferentes centros de facturación.
2. Nombre y apellidos o denominación social, NIF y domicilio tanto del expedidor (proveedor) como del destinatario.
3. Descripción total de la operación y su contraprestación total.
Si la factura comprende entregas de bienes o servicios sujetos a tipos impositivos diferentes deberá diferenciarse la parte de la operación sujeta a cada tipo.
Cuando el Impuesto sobre el Valor Añadido se repercuta dentro del precio se indicará con la expresión "IVA incluido".
Lugar y fecha de emisión.
Emisión de las facturas.
Las facturas deben emitirse en el momento de realizar la operación. Cuando el destinatario sea un empresario o profesional, puede realizarse en el plazo de treinta días a partir de la realización de la operación.
Documentos de pago.
Una de las formas más comunes de realizar en pago de mercancías y servicios es mediante el cheque la persona, denominada librador, ordena a un banco o entidad de crédito, denominada librado, que pague una cantidad de dinero concreta al tomador (poseedor del cheque). El dinero para pagar el importe del mismo se obtiene de la cuenta corriente del librador en el banco librado.
Gestión de compra en las empresas productoras de elementos hidráulicos en Cuba
Descripción de las compras.
El proceso de compras se realiza por los especialistas del área comercial que atienden las esta actividad. Los especialistas reciben y recepcionan el modelo "Solicitud de Suministros" confeccionado y entregado por las direcciones de producción, funcionales y Servicios administrativos según afectaciones, para garantizar el cumplimiento del plan de producción del próximo mes o trimestre.
De no contar la "Solicitud de Suministros" con la información requerida, el especialista de abastecimiento técnico material que recibe y revisa la información, será el encargado de aplicar la Nota de no conformidad, para solucionar los errores señalados. Los especialistas de abastecimiento técnico material solicitarán ofertas a diversos suministradores (según se oferte) de los productos y cantidades necesarios. Para la misma se contacta con proveedores evaluados, que gozan de buena reputación, o con nuevos proveedores de los cuales se han tenido referencias.
Una vez recibidas las ofertas de los proveedores, el Especialista de abastecimiento técnico material realiza el análisis de las mismas llevando la mejor propuesta al que solicita el producto. De estar de acuerdo con la oferta el solicitante dará su aprobación firmando la oferta. Aprobada la oferta por el director de la UEB implicada, el especialista principal de abastecimiento técnico material solicita a la comisión de pago su aprobación y elaboración posterior del pago en CUC y MN según describa la oferta y el acuerdo de ambas partes del pago. En el caso de mercancía de importación se hace el mismo análisis de lo ofertado con la empresa importadora quien solo consulta las características técnicas según lo establecido para dicho proceso.
Conclusiones
1. El enfoque de Gestión por Procesos es considerado en la nueva versión de las normas ISO 9000: 2000, la cual establece el principio, y el enfoque de sistema para la gestión, el cual plantea que: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y la eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos.
2. La Gestión por Procesos se aplica en la producción pero su campo se puede extenderse hacia el sector de los servicios o a otros procesos tales como el de compra que es uno de los eslabones fundamentales para lograr una buena productividad en la empresa.
3. Un deficiente funcionamiento en la Gestión de compras puede condicionar seriamente la calidad del producto final, la eficacia del proceso productivo y, en general, la situación financiera de la empresa.
4. La importancia de las compras se deriva de sus características internas y de su capacidad para contribuir al resto de la organización, por ser la fase de arranque de toda actividad empresarial.
Bibliografía
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Saavedra, E. G. (1996). Aseguramiento de la calidad en compras. Cómo
desarrollar las relaciones comprador-proveedor. E. Géminis. Colombia.
Autor:
Msc Ing. Jenny Correa Soto
Ing. Iguert Romero Lau
Ing. Jailien Mena León
Institución: Universidad de Cienfuegos.
Cuba
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