La gestion documental en Colombia (página 2)

Artículo 70. "El Estado tiene el deber de
promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los
colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la
educación permanente y la enseñanza
científica, técnica, artística y profesional
en todas las etapas del proceso de creación de la
identidad nacional".

Artículo 71. "La búsqueda del
conocimiento y la expresión artística son libres.
Los planes de desarrollo económico y social
incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la
cultura…".

Artículo 72. "El patrimonio cultural de la
Nación está bajo la protección del Estado.
El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que
conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y
son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley
establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se
encuentren en manos de particulares y reglamentará los
derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos
asentados en territorios de riqueza
arqueológica.

Artículo 74. "Todas las personas tienen
derecho a acceder a los documentos públicos salvo los
casos que establezca la ley".

Artículo 94. "La enunciación de los
derechos y garantías contenidos en la Constitución
y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse
como negación de otros que, siendo inherentes a la persona
humana, no figuren expresamente en ellos".

Artículo 95. "La calidad de colombiano
enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos
están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El
ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta
Constitución implica responsabilidades. Toda persona esta
obligada a cumplir la Constitución y las leyes.

Son deberes de la persona y del ciudadano:

Respetar los derechos ajenos y no abusar de los
propios;

Obrar conforme al principio de solidaridad social,
respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que
pongan en peligro la vida o la salud de las personas;

Respetar y apoyar a las autoridades democráticas
legítimamente constituidas para mantener la independencia
y la integridad nacionales;

Defender y difundir los derechos humanos como fundamento
de la convivencia pacífica;

Participar en la vida política, cívica y
comunitaria del país;

Propender al logro y mantenimiento de la paz;

Colaborar para el buen funcionamiento de la
administración de la justicia;

Proteger los recursos culturales y naturales del
país y velar por la conservación de un ambiente
sano;

Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones
del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad".

Artículo 112. "Los partidos y movimientos
políticos que no participen en el Gobierno podrán
ejercer libremente la función crítica frente a
éste y plantear y desarrollar alternativas
políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones
legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a
la información y a la documentación oficiales; de
uso de los medios de comunicación social del Estado de
acuerdo con la representación obtenida en las elecciones
para Congreso inmediatamente anteriores; de réplica en los
medios de comunicación del Estado frente a
tergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos
proferidos por altos funcionarios oficiales, y de
participación en los organismos electorales…"

Artículo 113. "Son Ramas del Poder
Público, la legislativa, la ejecutiva y la judicial.
Además de los órganos que las integran existen
otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de
las demás funciones del Estado. Los diferentes
órganos del Estado tienen funciones separadas pero
colaboran armónicamente para la realización de sus
fines".

Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en
materia de ética médica. Artículos Nos. 33,
34, 35. Regula archivos de las historias
clínicas.

Ley 23 de 1982.

Artículo 2. Sobre derechos de autor
(Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)

Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo
General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de
Archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 31de 1992.

Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y
conservación de documentos del Banco de la
República.

Ley 44 de 1993. Por la cual se
modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.

Ley 23 de 1995.

Artículo 37. Factura
electrónica.

Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas
tendientes a preservar la moralidad en la administración
pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar
la corrupción administrativa.

Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en
archivos.

Ley 270 de 1996. Estatutaria de la
administración de justicia.

Artículo 95. Sobre el uso de la
tecnología, medios técnicos, electrónicos,
informáticos y telemáticos en la
administración de justicia. Los documentos emitidos por
los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán
de la validez y eficacia de un documento original siempre que
quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento
de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Ley 527 de 1999.

Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta
el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la
Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.

Ley 734 de 2002. Código Disciplinario
Único

Artículo 34 1. DEBERES. No. 1.
Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la
Constitución, los tratados de Derecho Internacional
Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las
leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y
municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los
manuales de funciones, las decisiones judiciales y
disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de
trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario
competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e
información que por razón de su empleo, cargo o
función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso,
e impedir o evitar la sustracción, destrucción,
ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por
la conservación de los útiles, equipos, muebles y
bienes confiados a su guarda o administración y rendir
cuenta oportuna de su utilización.

Artículo 35. PROHIBICIONES. A
todo servidor público le está prohibido. No. 8.
Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a
las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de
las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a
destinatario diferente de aquel a quien corresponda su
conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la
pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que
hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. No.
21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o
archivos a personas no autorizadas.

Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del
Estatuto Orgánico del Sistema Financiera.

Artículo 22. Sobre administración y
conservación de los archivos de las entidades financieras
públicas en liquidación.

Ley 951 de 2005. "Por la cual se crea el Acta de
Informe de Gestión"

Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el
Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la
Dirección General de Impuesto Nacionales.

Artículo 633. Información en medios
magnéticos. Para efectos del envío de la
información que deba suministrarse en medios
magnéticos, la Dirección General de Impuestos
Nacionales prescribirá las especificaciones
técnicas que deban cumplirse.

Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se
actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se
modifica su titulación y numeración.

Artículo 93. Red de oficinas.

Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan
normas para la emisión, cálculo, redención y
demás condiciones de los bonos pensionales y se
reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los
artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de
1993.

Artículo 47. Archivos laborales
informáticos.

Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de
1997. Sobre uso de la factura electrónica.

Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedición
de licencias de construcción y urbanismo.

Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de
1999.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta
el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones
relativas a los Archivos Privados.

Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al
cumplimiento de la legislación básica sobre
archivos en Colombia.

Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a
tener en cuenta para implementación de nuevas
tecnologías en los archivos públicos.

1.2 MARCO NORMATIVO DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL

En este aspecto se contemplarán las normas que
específicamente se relacionan con los procesos de la
gestión documental:

1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble
para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999

Artículo 7. Sobre mensajes de datos y
firmas digitales.

Código Penal

Artículos 218 a 228. Sobre las
disposiciones relacionadas con falsificación de los
documentos públicos.

Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia
de objetos y documentos.

Código de Procedimiento Penal

Artículo 261. Sobre el valor probatorio de
documento público.

Artículos 262 a 263. Sobre valor
probatorio de documento privado.

Código de Comercio

Artículo 48. Conformidad de libros y
papeles del comerciante a las normas comerciales – medios para el
asiento de operaciones

Artículo 51. Comprobantes y
correspondencia como parte integral de la
contabilidad.

Artículo 54. Obligatoriedad de conservar
la correspondencia comercial.

Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la
Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Artículo 123. Soportes
contables

Decreto 1584 de 1994 Documentación
indispensable Registro proponentes Cámaras de
Comercio

Decreto 2150 de 1995

Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos
únicos.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la
administración de comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas.

Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben
utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda.

NTC 1673 "Papel y cartón: papel para
escribir e imprimir".

NTC 2223:1986 "Equipos y útiles de
oficina. Tinta líquida para escribir".

NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los
soportes digitales. "Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5
pulgadas), características dimensionales, físicas y
magnéticas".

NTC 3393. Elaboración documentos
comerciales.

NTC 4436 "Papel para documentos de archivo:
requisitos para la permanencia y durabilidad"

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Constitución Política

Artículo 15. Párrafo 3: La
correspondencia y demás formas de comunicación
privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o
registradas mediante orden comunica, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo
02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de
autenticación de documentos originales y uso de sellos,
ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las
unidades de correspondencia, radicación y control de las
comunicaciones recibidas y enviadas.

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y
sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995

Artículo 25. Utilización del correo
para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001.

Artículo 3. Centralización de los
servicios de distribución de las comunicaciones
oficiales.

4. TRAMITE DE DOCUMENTOS

Constitución Política.

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a
presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de
interés general o particular y a obtener pronta
resolución. El legislador podrá reglamentar su
ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los
derechos fundamentales.

Ley 58 de 1982. Reglamentación
trámite peticiones.

Decreto 01 de 1984 Código Contencioso
Administrativo. Derecho de petición.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 6, 16, 17, 22.

Artículo 25. Establece que las entidades
de la Administración Pública deberán
facilitar la recepción y envío de documentos o
solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo
certificado, el cual es un servicio exclusivo de
ADPOSTAL.

Decreto 1222 de 1999

Artículo 33. Derecho de turno.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 6 y 8. Envío y control
del trámite de las comunicaciones, numeración de
actos administrativos.

5. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Ley 4 de 1913. Sobre régimen
político y municipal.

Artículo 289. Los jefes de las Oficinas
vigilarán que los secretarios reciban los archivos por
inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al
tiempo que funcionen. Al efecto, impondrán multas
sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen, para
que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas
correccionales.

Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos
nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los
Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente
respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los
fondos públicos y los demás detalles relativos a
los mismos.

Ley 80 de 1993.

Artículo 55. De la prescripción de
las acciones de responsabilidad contractual. La acción
civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los
artículos 50, 51,52 y 53 de esta Ley prescribirá en
el término de veinte (20) años, contados a partir
de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria
prescribirá en diez (10) años. La acción
penal prescribirá en veinte (20) años.

Código de Comercio.

Artículo 60. Los libros y papeles a que se
refiere este Capítulo deberán ser conservados
cuando menos por diez años, contados desde el cierre de
aquéllos o la fecha del último asiento, documento o
comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser
destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio
técnico adecuado garantice su reproducción exacta.
Además, ante la cámara de comercio donde fueron
registrados los libros se verificará la exactitud de la
reproducción de la copia, y el secretario de la misma
firmará acta en la que anotará los libros y papeles
que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su
reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como
se prevé en este artículo, se hará constar
el cumplimiento de las formalidades anteriores.

Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la
presentación de las T. R .D.

Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el
régimen para la liquidación de las entidades
públicas del orden nacional.

Artículo 36.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta
el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones
relativas a los Archivos Privados.

Acuerdo AGN 007 de 1994.

Artículo 18. A "Reglamento General de
Archivos" que crea el Comité Evaluador de Documentos en
los Departamentos, determina su integración y le fija las
funciones.

Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la
presentación de las TRD.

Acuerdo AGN 12 de 1995. "Por el cual se modifica
la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento
General de Archivos", "Órganos de Dirección,
Coordinación y Asesoría"

Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento
para la evaluación de TRD.

Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de
archivos públicos de las Cámaras de
Comercio.

Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece
especificaciones técnicas y requisitos para la
contratación de servicios de archivo.

Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el
procedimiento para la elaboración y aplicación de
las tablas de retención documental en desarrollo del
artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de
2000.

Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de
archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o
privaticen.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se
establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
Inventario Único Documental y se desarrollan los
artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos,
Ley 594 de 2000.

Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona
parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación
con la integración del Comité de Archivo de las
entidades públicas en proceso de
liquidación.

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los
lineamientos para la organización de fondos
acumulados.

Circular AGN 07 de 2002. Organización y
Conservación de los documentos de archivo de las Entidades
de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular AGN 01 de 2003. Organización y
Conservación de los documentos de archivo.

Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.
Organización de historias laborales.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004.
Organización de historias laborales.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos
a eliminar.

Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se
crea el Comité de Transferencias de la
Documentación Histórica al Archivo General de la
Nación.

Resolución MinSalud 1995 de 1999.
Establece normas para el manejo de la Histórica
Clínica. (Expedida por el Ministerio de Salud)

Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el
Programa de Gestión Documental y se aprueba la
actualización de la Tabla de Retención Documental
del AGN. 

Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se
crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de
Archivo del Archivo General de la Nación.

Resolución MinProtección Social 001715
de 2005. Por la cual se modifica la Resolución 1995 de
1999.

NTC 4095 Norma General para la Descripción
Archivística.

NTC 5029 Norma sobre Medición de
Archivos.

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS

Constitución Política.
Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de
expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y
recibir información veraz e imparcial, y la de fundar
medios masivos de comunicación. Artículo 27. El
Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje,
investigación y cátedra. Artículo 74. Todas
las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley.
Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos
que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente
la función crítica frente a éste y plantear
y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos,
salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes
derechos: de acceso a la información y a la
documentación oficiales…

Ley 4 de 1913. Sobre régimen
político y municipal. ART. 315. Los Secretarios de las
corporaciones y autoridades públicas dan fe en los
certificados que expidan relativamente a los negocios que les
están confiados por razón de su empleo. ART. 316.
Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios
de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el
asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el
certificado se extenderá, pero se reservará en la
oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al
interesado. De los certificados se dejará copia en un
libro de papel común. ART. 320. Todo individuo tiene
derecho a que se le den copias de los documentos que existan en
las Secretarías y en los archivos de las oficinas del
orden administrativo, siempre que no tengan carácter de
reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que
debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan
sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y
sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún empleado
podrá dar copia de documentos que según la
Constitución o la ley tengan carácter de
reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden
del jefe de la Oficina de quien dependa.

Ley 57 de 1985.

Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad
y acceso a los documentos públicos.

Decreto 01 de 1984. Código Contencioso
Administrativo, sobre el Derecho de petición de
información.

Decreto 2126 de 1992.

Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de
Relaciones Exteriores.

Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a
documentos.

Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos
consulta.

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Constitución Política.

Artículo 8. Proteger los recursos
culturales y naturales del país y velar por la
conservación de un ambiente sano.

Artículo 95. La calidad de colombiano
enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos
están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El
ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta
Constitución implica responsabilidades.

Código Procedimiento Civil.

Artículo 251. "Distintas clases de
documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos,
dibujos, cuadros, fotografías, cintas
cinematográficas, discos, grabaciones
magnetofónicas, radiografías, talones,
contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general,
todo objeto mueble que tenga carácter representativo o
declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos,
edificios o similares".

Ley 47 de 1920.

Artículo 22. Defensa y conservación
de los bienes muebles e inmuebles.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional
sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981.

Artículos 1,2,3 y 4. Sobre
conservación copias mediante
microfilmación.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que
prohíbe la importación, exportación y
transferencia ilegal de bienes culturales.

LEY 6 DE 1992. Por la cual se expiden normas en
materia tributaria, se otorgan facultades para emitir
títulos de deuda pública interna, se dispone un
ajuste de pensiones del sector público nacional y se
dictan otras disposiciones.

Artículo 74. Valor probatorio de la
impresión de imágenes ópticas no
modificables. La reproducción impresa de imágenes
ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad
Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales
sobre documentos originales relacionados con los impuestos que
administra, corresponde a una de las clases de documentos
señalados en el Artículo 251 del Código de
Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio".

Ley 80 de 1993.

Artículo 39. Segundo Párrafo: Las
entidades estatales establecerán medidas para preservar
contratos.

Ley 397 de 1997. Ley General de
Cultura.

Artículo 4. Definición de
Patrimonio Cultural de la Nación.

Artículo 12. Del Patrimonio
Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de
Imágenes en Movimiento.

Código de Comercio.

Artículos 48 y 60. Autoriza la
utilización del microfilm para conservar y almacenar
libros y papeles del comercio.

Decreto 1798 de 1990

Artículo 31. Conservación de libros
y papeles de los comerciantes.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco
óptico a los comerciantes en sus archivos.

Decreto 2150 de 1995. Suprime
autenticación de documentos originales y el uso de sellos;
prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la
entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar
documentos de los archivos de las entidades públicas;
autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y
transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las
tecnologías de archivo documental por parte de los
particulares, entre otros.

Acuerdo AGN 007 de 1994. "Reglamento General de
Archivos".

Artículo 23. "Valoración
documental" que ordena a las entidades oficiales elaborar la
tabla de retención documental a partir de su
valoración.

Artículo 60. "Conservación integral
de la documentación de archivos." Los archivos
deberán implementar un sistema integrado de
conservación acorde con el sistema de archivos establecido
en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los
documentos, garantizando la integridad física y funcional
de toda la documentación desde el momento de la
emisión, durante su período de vigencia, hasta su
disposición final.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de
conservación y organización de
documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos
de Archivo, restricciones por razones de
conservación.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación
preventiva, conservación y restauración
documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios
y locales destinados a archivos.

Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de
deterioro de los documentos de archivo y situaciones de
riesgo.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la
consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones
técnicas y requisitos para la contratación de los
servicios de depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de
archivo.

8. DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS

Constitución Política de
1991

Artículo 63. Los bienes de uso
público, los parques naturales, las tierras comunales de
grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio
arqueológico de la Nación y los demás bienes
que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e
inembargables.

Artículo 70. CN Párrafo 2: La
cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la
nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas
las que conviven en el país. El Estado promoverá la
investigación, la ciencia, el desarrollo y la
difusión de los valores culturales de la
Nación.

Artículo 71. La búsqueda del
conocimiento y la expresión artística son libres.
Los planes de desarrollo económico y social
incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la
cultura. Artículo 72. El patrimonio cultural de la
Nación está bajo la protección del
Estado.

Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio
documental y artístico.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional
sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas
sobre defensa y conservación del patrimonio
histórico, artístico y monumentos públicos
de la Nación.

Ley 39 de 1981.

Artículos 1,2,3 y 4. Sobre la
microfilmación y certificación de archivos, las
entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban
dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias
de ellos mediante el empleo de procedimiento de
microfilmación o de cualquiera otro técnicamente
adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

Ley 80 de 1993.

Artículo 39. Segundo Párrafo. Las
entidades estatales establecerán las medidas que demanden
la preservación, inmutabilidad y seguridad de los
originales de los contratos estatales.

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el
procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor
probatorio a las copias fotostáticas de los documentos
microfilmados.

Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse
los documentos y expedientes que han sido sometidos al
trámite normal y los que encontrándose en
trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado
en la conservación y autenticidad; pero no podrán
ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el
tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de
acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación
cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado
en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal
modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces,
enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder
su valor probatorio.

Decreto 264 de 1963. Defensa y
conservación patrimonio.

Decreto 960 de 1970. Estatuto
Notarial.

Decreto 2620 de 1993. Uso de medios
tecnológicos para conservación de
archivos.

Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta
la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas
de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

Artículo 134. Conservación y
destrucción de libros.

Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales
secundarias.

Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de
vida.

Acuerdo AGN 007 de 1994. "Reglamento General de
Archivos".

Artículo 18. Crea el Comité
Evaluador de Documentos, determina su integración y le
fija la función principal de estudiar los asuntos
relativos al valor secundario de los documentos.

Artículo 23. "Valoración
documental". Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla
de retención documental a partir de su
valoración.

Artículo 25. "Eliminación de
documentos" que se entiende como la destrucción de los
documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o
fiscal y que no tengan valor histórico.

Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias
documentales secundarias.

Circular AGN 03 de 2001. Transferencias
documentales secundarias.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos
a eliminar.

NTC 3723. Micrografía.
Microfilmación de documentos sobre películas de
tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica
de operación.

NTC 4080. Micrografía. Símbolos
gráficos para su uso en microfilme con su significado,
aplicación y localización. Clasificación de
Microfilmes.

NTC 5174. Norma sobre procesado y almacenamiento
de microfilmes tipo gelatina y plata.

NTC 5238. Micrografía:
microfilmación de series: Procedimientos de
operación.

El programa de
gestión documental

La Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos
define la gestión documental como el conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.

El Archivo General de la Nación como entidad del
Estado encargada de orientar y coordinar la función
archivística en el marco del Sistema Nacional de Archivos
y conforme a lo establecido en el artículo 21 de la Ley
594 de 2000, está desarrollando "La guía para la
implementación de un programa de gestión
documental" y en ese sentido, se orientará el programa de
gestión documental definido como el conjunto de
instrucciones en las que se detallan las operaciones para el
desarrollo de los procesos de la gestión documental al
interior de cada entidad, tales como producción,
recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos.

La guía Incluye:

Objetivos:

Normalizar de forma sistemática el programa de
gestión documental para orientar a las entidades y hacer
más eficiente su implantación.

Definir el Programa de Gestión Documental (PGD),
en términos de procesos durante el ciclo vital del
documento, actividades, flujos de información, formatos
establecidos y aplicables.

Estructurar el Programa de Gestión Documental,
metodología y los procedimientos que orienten
armónicamente su desarrollo en una
institución.

Señalar la normatividad vigente, las
orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo
General de la Nación y demás normas aplicables a la
gestión documental.

Marco legal:

Se constituye en un elemento indispensable para que el
programa de gestión documental pueda ser adoptado de
manera apropiada, bajo el cumplimiento de las diferentes normas
proferidas por la entidad, por el Archivo General de la
Nación y las demás normas aplicables en cada caso
específico.

Componentes:

Consideraciones básicas de tipo administrativo,
económico y archivístico.

Aspectos de planeación relacionados con la
necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al
PGD.

La adopción e implementación de las tablas
de retención documental.

La inclusión de las unidades de correspondencia
como parte integral de la gestión documental.

La formación de archivos según el ciclo
vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e
Histórico)

Los procesos de un programa de gestión documental
y sus correspondientes flujos de información:
Producción documental, Recepción de documentos,
Distribución de documentos, Trámite de documentos,
Organización de documentos, Consulta de documentos,
Conservación de documentos y Disposición final de
documentos.

La implementación y seguimiento de un
PGD

Procesos de un
programa de gestión documental

Para efectos de la conceptualización de un
programa de gestión documental, se determinan los
siguientes procesos que estarán interrelacionados entre
sí y se desarrollarán en las unidades de
correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del
documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo
Histórico):

1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN: Generación de documentos de
las instituciones en cumplimiento de sus funciones

La Producción Documental comprende los aspectos
de origen, creación y diseño de formatos y
documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de
cada entidad o dependencia y la normalización de la
producción documental

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos por una persona natural o jurídica.

Recepción de documentos: se debe verificar que
estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean
competencia de la entidad para efectos de su radicación y
registró con el propósito de dar inicio a los
trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a
través de diferentes medios tales como: mensajería,
correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier
otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los
avances tecnológicos en cada entidad y deben estar
regulados en los manuales de procedimientos.

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar
que los documentos lleguen a su destinatario.

La distribución se relaciona con el flujo de los
documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar
el medio de distribución de los documentos, se debe contar
con mecanismos de control y verificación de
recepción y envío de los mismos

4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Curso del documento desde su
producción o recepción hasta el cumplimiento de su
función administrativa.

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera
un conjunto de documentos objeto de trámites
administrativos, dichos documentos integran sus respectivas
series documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el
país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos
establecidos para el trámite oportuno de las
comunicaciones

5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción de
los documentos de una institución, como parte integral de
los procesos archivísticos.

El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada
organización de los archivos comprende los procesos
archivísticos de:

1. Clasificación documental. "Proceso
archivístico mediante el cual se identifican y establecen
las series que componen cada agrupación documental (fondo,
sección y subsección), de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la entidad"

2. Ordenación documental: Ubicación
física de los documentos dentro de las respectivas series
en el orden previamente acordado.

3. Descripción documental: Es el proceso de
análisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, que permite su identificación,
localización y recuperación, para la gestión
o la investigación.

La organización de los documentos permite una
rápida identificación de los expedientes, valorar
las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar
con sistemas de ordenación fáciles de entender por
los usuarios, ubicar los documentos para su consulta,
transferencia o disposición final.

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS:

DEFINICIÓN: Acceso a un documento o grupo de
documentos con el fin de conocer la información que
contienen.

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario
(entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.)
de acceder a la información contenida en los documentos de
archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el
cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender
los requerimientos y solicitudes de manera personal,
telefónica, correo electrónico o remitiendo al
usuario al funcionario competente.

La consulta de documentos en los archivos de
gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o
de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles
correspondientes.

Si el interesado desea que se le expidan copias o
fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el
jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá
cuando la información no tenga carácter de
reservado conforme a la Constitución y a las
leyes.

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o
escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario
responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o
Histórico.

La recuperación de los documentos entendida como
la acción y efecto de obtener por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra
mediante la disponibilidad y actualización de
éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos
e índices.

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas, adoptadas para garantizar la integridad
física y funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido.

En este proceso se deben garantizar las condiciones
mínimas encaminadas a la protección de los
documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados
para el archivo, sistemas de almacenamiento de información
en sus distintos soportes.

El almacenamiento de documentos consiste en guardar
sistemáticamente documentos de archivo en espacios y
unidades de conservación apropiadas.

En este proceso la actividad más importante
consiste en la implantación del Sistema Integrado de
Conservación.

8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Selección de los documentos en
cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su
eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de
Retención Documental y/o Tablas de Valoración
Documental.

Dentro del formato utilizado para la presentación
de las TRD para la Administración Pública
Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición
Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó
previamente el proceso de valoración para definir su
conservación permanente, reproducción a
través de tecnologías y soportes, en cuya
aplicación se observen principios y procesos
archivísticos, la eliminación cuando agotados sus
valores administrativos no tengan o representen valor para la
investigación o la selección de algunas muestras
representativas.

Para definir la disposición final se debe tener
en cuenta:

Además de definir la conservación
permanente de una serie se debe analizar la aplicación
conjunta de una técnica de reprografía cuyo
objetivo será facilitar el acceso a la información,
evitando a la vez que la manipulación constante sobre
originales pueda facilitar su deterioro.

La decisión de eliminar expedientes en los
archivos de gestión, es una opción válida en
casos tales como el de los informes de gestión en los que
se conserva una copia en las unidades administrativas que los
producen y el original es enviado a las oficinas de
planeación quienes conservarán el total de la serie
y la transferirán al archivo central
correspondiente.

Microfilmar o digitalizar algunas series con el
propósito de destruir los documentos originales debe ser
una decisión que en la práctica garantice que la
información reproducida y guardada por dichos medios
será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los
soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se
venzan los periodos de prescripción aplicables en cada
caso.

Aun cuando se apliquen técnicas de
reprografía válidas sería conveniente
conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que
los futuros investigadores puedan analizar caracteres
diplomáticos.

Dentro del formato utilizado para la presentación
de las TRD para la Administración Pública
Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición
Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó
previamente el proceso de valoración para definir su
conservación permanente, reproducción a
través de tecnologías y soportes, en cuya
aplicación se observen principios y procesos
archivísticos, la eliminación cuando agotados sus
valores administrativos no tengan o representen valor para la
investigación o la selección de algunas muestras
representativas.

ACTIVIDADES:

La conservación total se aplica a aquellos
documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo
tienen por disposición legal o los que por su contenido
informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos
y políticas de la entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y
trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la
sociedad que los produce, utiliza y conserva para la
investigación, la ciencia y la cultura. (Mini- manual
tabla de retención y trasferencias documentales:
versión actualizada, AGN, 2001. P.88.)

Eliminación de documentos: Actividad
resultante de la disposición final señalada en las
tablas de retención o de valoración documental,
para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su información en
otros soportes.

Selección documental: Actividad de la
disposición final señalada en las tablas de
retención o de valoración documental y realizada en
el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo, para su
conservación permanente.

Microfilmación: Técnica que permite
fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes
en película.

Digitalización: Técnica que permite
la reproducción de información que se encuentra de
manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y
otros) en otra, que sólo puede ser leída o
interpretada por computador.

LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE
UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de
2001 se determina que las entidades deberán establecer
conforme a su estructura, la Unidad de
Correspondencia.

La unidad de correspondencia gestiona de manera
centralizada y normalizada, los servicios de recepción,
radicación y distribución de las comunicaciones, de
tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental,
integrándose a los procesos que se llevarán en los
archivos de gestión, centrales e históricos.
Además las unidades de correspondencia, deberán
contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los
medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trámite de las comunicaciones de
carácter oficial, mediante servicios de mensajería
interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que
faciliten la atención de las solicitudes presentadas por
los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los
principios que rigen la administración pública. Es
importante hacer énfasis en que ninguna
comunicación oficial podrá salir de las entidades
por vía diferente a la de las unidades de
correspondencia.

Formación
de archivos según el ciclo vital de los
documentos

La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de
archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos, los archivos se clasifican en Archivos de
Gestión, Archivo Central y Archivo
Histórico.

ARCHIVO DE GESTIÓN

"Comprende toda la documentación que es sometida
a continua utilización y consulta administrativa por las
oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta
o solución a los asuntos iniciados". Ley 594 de
2000.

ARCHIVO CENTRAL

"En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión de la entidad respectiva,
cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general". Ley 594 de 2000.

ARCHIVO HISTÓRICO

"Es aquél al que se transfieren desde el archivo
central los documentos de archivo de conservación
permanente". Ley 594 de 2000.

Anexo

ANEXO 1

RELACIÓN DE NORMAS

SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA

Contra lo que suele creerse, en la legislación
colombiana existen no pocas disposiciones atinentes a los
archivos de gestión, centrales e
históricos.

La dispersión de las mismas ha hecho que muchos
funcionarios obligados a observarlas no den cabal cumplimiento a
los mandatos constitucionales, legales y obligatorios que tienen
que ver con los archivos. Por su parte, los responsables de esto
no pueden actuar frente a las autoridades del orden municipal,
departamental o nacional en demanda de la atención que
requiere el trámite documental o el patrimonio
histórico de la Nación.

Con esta breve relación el Archivo General de la
Nación desea informar a las autoridades, archivistas,
funcionarios y ciudadanos en general, acerca de los más
importantes preceptos y las normas esenciales relativas a los
archivos para que con el esfuerzo y la participación de
todos se cumplan las disposiciones vigentes y se avance en la
construcción de la política archivística en
nuestro país.

El cumplimiento y respeto de los derechos fundamentales
consagrados en la Constitución Política de
Colombia, como el Derecho a la Información (art. 20),
Derecho de Petición (art. 23), Acceso a los Documentos
Públicos (art. 74), serán posibles si en la
Administración Pública se establece una verdadera y
responsable organización técnica de los archivos en
todos sus niveles, que sirva para recuperar con agilidad y en
tiempo oportuno la información requerida por los
ciudadanos.

Los archivos de gestión y centrales son
fundamentales para la administración pública y la
guarda de los derechos ciudadanos y los archivos
históricos conservan la memoria colectiva que es esencial
para la identidad de la Nación. Por tales razones a
ningún ciudadano y tanto menos a ningún funcionario
le pueden ser indiferentes, desde su producción hasta su
disposición final, sea esta la eliminación o la
conservación permanente.

Por todo lo anterior, invitamos muy especialmente a los
funcionarios de la administración pública y a los
archivistas a consultar entre otras las siguientes disposiciones
referenciadas a continuación, para sustentar la
elaboración de proyectos y la definición de
acciones archivísticas que hagan de los archivos centros
de información útiles para la gestión
administrativa y partes fundamentales del patrimonio cultural del
país.

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE
COLOMBIA

Artículos: 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71,
72, 74, 94, 95, 112, 313

LEYES

Ley 4 de 1913: Obligación de las entidades
oficiales con relación a inventarios de los documentos de
archivo, acceso a los documentos públicos.
(Artículos 289, 315, 316, 320 y 337)

Ley 43 de 1913: Provee a la conservación
de ciertos documentos oficiales

Ley 47 de 1920: Protección del patrimonio
documental y artístico.

Ley 45 de 1923: Conservación de documentos
bancarios. (Artículo 99)

Ley 40 de 1932: Registro y reformas civiles de
las personas (Artículo 29)

Ley 14 de 1936: Aprueba tratado internacional
sobre protección del patrimonio cultural

Ley 163 de 1959: Protección del patrimonio
cultural

Ley 39 de 1981: Microfilmación y
certificación de archivos (Artículos 1, 2, 3 y
4)

Ley 23 de 1981: Regula archivos de las historias
clínicas (Artículos 33, 34 y 35)

Ley 23 de 1982: Derechos de Autor
(Artículo 2)

Ley 57 de 1985: Publicidad y acceso a los
documentos públicos (Artículos 1, 12, 13, 14, 15,
16 al 27)

Ley 63 de 1986: Aprueba el tratado que
prohíbe la importación, exportación y
transferencia ilegal de bienes culturales.

Ley 6 de 1992: Reforma Tributaria – Valor
probatorio de la impresión de imágenes
ópticas no modificables (Artículo 74)

Ley 31 de 1992: Publicidad, reserva y
conservación documentos del Banco de la República.
(Artículos 54 y 55)

Ley 80 de 1989: Crea el Archivo General de la
Nación de la Nación.

Ley 80de 1993: Estatuto de Contratación
Administrativa (Artículos 39 y 55)

Ley 44 de 1993: Derechos de autor funcionarios
públicos (Artículo 10)

Ley 190 de 1995: Faltas y delitos en archivos
(Artículos 27 y 79)

Ley 270 de 1996: Uso y valor probatorio de las
nuevas tecnologías en los despachos

Judiciales (Artículo 95)

Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de
las firmas digitales y se establecen las entidades de
certificación (Artículos 6, 8, 9, 10, 11, 12 y
13)

Ley 594 de 2000: Ley General de
Archivos.

Ley 734 de 2002: Código Único
Disciplinario (Artículo 34 Num. 1, 5 y 22 Artículo
35 Num. 8, 13 y 21).

Ley 795 de 2003: Ajusta algunas normas del
Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo
22).

Ley 951 de 2005 Por el cual se crea el acta de
informe de gestión

DECRETOS

Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del
microfilme en los archivos y les da valor probatorio

Decreto 3354 de 1954: Restringe
adulteración, recorte y doblez de microfilmes y
prohíbe la incineración de documentos
microfilmados.

Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de
1959 defensa y conservación del patrimonio
histórico, artístico, monumentos.

Decreto 960 de 1970: Estatuto notarial
(Artículos 106, 107, 113, 114 y 115)

Decreto 1260 de 1970: Estatuto del Registro Civil
de la personas (Artículos 8, 13 al 16)

Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio
documental y facultad de inspección a los archivos
(Artículos 1 a 5)

Decreto 624 de 1989: Uso de medios
magnéticos en la información tributaria
(Artículo 633)

Decreto 1798 de 1990: Conservación de
libros y papeles de los comerciantes (Artículos 31 a
33)

Decreto 2126 de 1992: Reserva Archivo del
Ministerio de Relaciones Exteriores (Artículo
51)

Decreto 663 de 1993: Estatuto Orgánico del
Sistema Financiero (Artículo 96)

Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento
para la utilización de medios tecnológicos
adecuados para conservar los archivos de los
comerciantes.

Decreto 2649 de 1993: Estatuto Contable
(Artículos 123 y 134)

Decreto 855 de 1994: Contratación
Pública (Artículo 3)

Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del
Registro Único de Proponentes (Artículo
11)

Decreto 1584 de 1994: Documentación e
información estrictamente indispensable.
Parágrafo. Conservación de
documentos. Registro proponentes Cámara de
Comercio.

Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención
documental y transferencias al Archivo General de la
Nación

Decreto 2150 de 1995: Suprime
autenticación de documentos originales y uso de sellos,
prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de
documentos que la entidad tenga en su poder; limitar el Uso de
las tecnologías de archivo documental por parte de los
particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos de
archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13,
16, 18, 19, 26 y 29)

Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales
informáticos (Artículos 1, 47, 49 y 62)

Decreto 1094 de 1996: Facturas
Electrónicas

Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia
de la documentación histórica de los archivos del
orden nacional del sector central de la Rama
Ejecutiva.

Decreto 1725 de 1997: División de
documentos DIAN (Artículo 54)

Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales
de los empleados

Decreto 254 de 2000: Expide el régimen
para la liquidación de las Entidades Públicas del
Orden Nacional (Artículo 39)

Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas
con el desarrollo del Sistema General de información
administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia
de las hojas de vida (Artículo 12)

Decreto 221 de 2004 Por medio del cual se
determina el procedimiento aplicable a las entidades financieras
sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa
administrativa

Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se
consagra El Día Nacional de los Archivos en
Colombia.

Decreto 4124 de 2004: Por el cual se Reglamenta
el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones
relativas a los Archivos Privados

ACUERDOS EXPEDIDOS POR EL CONSEJO DIRECTIVO DEL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Acuerdo 07 de 1994: Reglamento General de
Archivos

Acuerdo 08 de 1995: Reglamenta la transferencia
de la documentación histórica de los Organismos
Nacionales al Archivo General de la Nación.

Acuerdo 09 de 1995: Reglamenta la
presentación de las Tablas de Retención Documental
de los Organismos Nacionales al Archivo General de la
Nación.

Acuerdo 12 de 1995: Modifica la parte I del
Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 "Órganos de
Dirección, Coordinación y
Asesoría".

Acuerdo 11 de 1996: Establece criterios de
conservación y organización de
documentos.

Acuerdo 09 de 1997: Reglamenta el procedimiento
para la evaluación de las Tablas de Retención
Documental.

Acuerdo 47 de 2000: Desarrolla el artículo
43 del capítulo V Acceso a los Documentos de Archivo del
AGN del Reglamento General de Archivos "Restricciones por razones
de Conservación".

Acuerdo 48 de 2000: Desarrolla el artículo
59 del Capítulo 7 "Conservación de documentos…",
del Reglamento General de Archivos sobre conservación
preventiva, conservación y restauración
documental.

Acuerdo 49 de 2000: Desarrolla el artículo
61 del capítulo 7 "Conservación de Documentos… ",
del Reglamento General de Archivos sobre "Condiciones de
edificios y locales destinados a archivos"

Acuerdo 50 de 2000: Desarrolla el artículo
64 del título VII "Conservación de Documentos", del
Reglamento General de Archivos sobre "Prevención de
deterioro de los documentos de archivo y situaciones de
riesgo".

Acuerdo 56 de 2000: Desarrolla el artículo
45 "Requisitos para la Consulta", del capítulo 5 "Acceso a
los documentos de archivo", del Reglamento General de
Archivos

Acuerdo 60 de 2001: Establece pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas.

Acuerdo 16 de 2002: Se dictan disposiciones para
el manejo de los archivos públicos de las Cámaras
de Comercio.

Acuerdo 37 de 2002: Establece las
especificaciones técnicas y los requisitos para la
contratación de los servicios de depósito,
custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo en desarrollo de los
artículos 13 y 14 y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 38 de 2002: Desarrolla el artículo
15 de la Ley General de Archivos sobre Responsabilidad del
servidor público frente a los documentos y
archivos.

Acuerdo 39 de 2002: Regula el Procedimiento para
la elaboración y aplicación de las Tablas de
Retención Documental en desarrollo del artículo 24
de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 41 de 2002: Reglamenta la entrega de
documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen
o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su
parágrafo, de la Ley 594 de 2000.

Acuerdo 42 de 2002: Establece criterios para la
organización de los archivos de gestión en las
entidades públicas y las privadas que cumplan con
funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26
de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 15 de 2003: Adiciona un parágrafo
al artículo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de
2002 – Integración Comité de Archivo de las
entidades públicas en proceso de
liquidación.

Acuerdo 02 de 2004: Establece los lineamientos
básicos para la organización de fondos
acumulados.

CIRCULARES

Circular 01 de 1997: Exhortación al
cumplimiento de la legislación básica sobre
archivos en Colombia.

Circular 02 de 1997: Parámetros a tener en
cuenta para implementación de nuevas tecnologías en
los archivos públicos

Circular 01 de 1998: Creación y desarrollo
del Archivo General del Municipio

Circular 03 de 2001: Transferencias de la
documentación histórica de los archivos de los
Organismos del Orden Nacional al AGN

Circular 01 de 2002: Sugerencias de acciones a
considerar para la presente vigencia en el Plan operativo de los
Consejos Departamentales de Archivos.

Circular 07 de 2002: Organización y
conservación de los documentos de archivo de las Entidades
de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular 01 de 2003: Organización y
conservación de los documentos de archivo

Circular 04 de 2003: Organización de la
Historias Laborales

Circular 012 de 2004: Orientaciones para el
cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003 (Organización
de la Historias Laborales)

Circular 01 de 2004: Inventario de documentos a
eliminar

RESOLUCIONES

Resolución 142 de 1996: Crea el
Comité Nacional de Archivos de Educación Superior
del Sistema Nacional de Archivos.

Resolución 033 de 1997: Crea el
Comité Nacional de Archivos Eclesiásticos, de
Iglesias, Cultos y Religiones.

Resolución 147 de 1997: Crea el
Comité de Transferencias de la Documentación
Histórica al Archivo General de la
Nación.

Resolución 049 de 1998: Crea el
Comité de Gestión de Documentos del Sistema
Nacional de Archivos.

Resolución 068 de 1998: Modifica el
numeral 7 del artículo 2 de la Resolución 142 de
1996.

Resolución 1995 de 1999: Establece normas
para el manejo de la Historia Clínica. (Expedida por el
Ministerio de Salud)

Resolución 081 de 2001: Adopta el programa
de Gestión Documental y se aprueba la actualización
de la Tabla de Retención Documental del AGN.

Resolución 019 de 2003: Reglamenta el
Gestión de Documentos del Sistema Nacional de Archivos,
creado por la Resolución 049 del 16 de febrero de
1998.

Resolución 083 de 2004: Conforma el Grupo
Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo
General de la Nación.

NORMAS TÉCNICAS

NTC 4095: Norma General para la
Descripción Archivística

NTC 3723: Micrografía.
Microfilmación de documentos sobre películas
de

tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm.
Técnicas de operación.

NTC 4080: Micrografía. Símbolos
gráficos para su uso en microfilme con su significado,
aplicación y localización. Clasificación de
Microfilmes.

NTC 4436: Información y
Documentación. Papel para documentos de archivo.
Requisitos para la permanencia y durabilidad

NTC 5029: Norma sobre Medición de
Archivos

NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento
de microfilmes tipo gelatina y plata.

NTC 5238: Normas sobre reprografía.
Microfilmación Series. Procedimiento de
operación

DISPOSICIONES CONTENIDAS EN CÓDIGOS
COLOMBIANOS

Código de Procedimiento Civil:
Artículos 175, 251, 252 al 259, 261 al 264, 268, 269, 272,
273, 279, 281, 282.

Código Penal: 463, 431, 418, 419, 350,
287, 286, 289, 291, 292, 293, 294, 309, 192, 194

Código Procedimiento Penal: 155, 156, 157,
233, 259, 260, 261, 262, 263, 264, 265, 275

Código Contencioso Administrativo: 17, 18,
19, 21, 24, 25, 29

Código de Comercio: 19, 27, 28, 43, 44,
48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70, 619

Código Sustantivo del Trabajo: 39, 41, 42,
46, 151, 162, 264, 393, 488,489

Bibliografía

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se desarrolla el artículo del Capítulo 7
"Conservación de Documentos" del

Reglamento General de Archivos sobre
"condiciones de edificios y locales destinados a
archivos".

——–. Acuerdo 056 de 2000. Por el cual
se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la
Consulta" del capitulo V,

"Acceso a los documentos de archivo", del
reglamento general de archivos.

——–. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el
cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones

Oficiales en las entidades públicas
y las privadas que cumplen funciones públicas

——–. Acuerdo No. 039 de 2002. Por el
cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las

Tablas de Retención Documental en
desarrollo del Articulo 24 de la

——–. Acuerdo No. 042. Por el cual se
establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las

Entidades públicas y las privadas
que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario
Único Documental

Y se desarrollan los artículos 21,
22, 23 y 26

——–. Acuerdo No. 02 de 2004. Por el
cual se establecen los lineamientos básicos para la
organización de fondos Acumulados

——–. Archivos bancarios: memorias.
Bogotá: AGN, 2002.

——–. Archivos de historias
clínicas: memorias. Bogotá: AGN, 2002.

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memorias. Bogotá: AGN, 2001.

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superior: memorias. Bogotá: AGN, 1998.

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Gestión de Documentos del SNA. Metodología para
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Clasificación y Descripción. Proceso de
elaboración de instrumentos de consulta en el AGN.
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correspondencia: memorias. Bogotá: AGN, 2002.

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para la elaboración de un programa. Bogotá: AGN,
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conservación preventiva de nuevas tecnologías.
Bogotá: AGN, 2004.

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administración de comunicaciones oficiales. Bogotá:
AGN, 2003.

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conservación preventiva de archivos. Bogotá: AGN,
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——. Grupo Laboratorio de
Restauración. Concepto técnico sobre uso de tintas.
2001

——. Grupo Laboratorio de
Restauración. Documento por el cual se establecen las
especificaciones técnicas para Las unidades de
conservación. 2005

——. Grupo Laboratorio de
Restauración. Sistema Integrado de Conservación.
2005

——–. Grupo de Correspondencia y
Archivo. Guía para la organización de los archivos
de gestión y transferencias Documentales: documento de
trabajo. 2004

——–. Grupo de Correspondencia y
Archivo. Proyecto de cartilla de aplicación de tablas de
retención documental. 2003

——–. Introducción a la
archivología. Bogotá: AGN, 1997.

——–. Ley 594 de 2000. Por medio de la
cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.

——–. Los archivos y la
administración pública: memorias. Bogotá:
AGN, 1997.

——–. Los archivos y las nuevas
tecnologías: memorias. Bogotá: AGN,
2001.

——–. Manual de organización de
fondos acumulados. Bogotá: AGN, 2004.

——–. Ordenación documental.
Bogotá: AGN, 2003.

——–. Pautas para diagnóstico
integral de archivos. Bogotá: AGN, 2003.

——–. Pautas para el establecimiento de
políticas y planes de automatización de archivos.
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——–. Pautas para la
organización de archivos municipales. Bogotá: AGN,
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microfilm. Bogotá: AGN, 1994.

——–. Qué es una transferencia:
[folleto]. AGN, 2004)

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——–. Relación de normas sobre
archivos en Colombia. Bogotá: AGN, 2004

——–. Resolución Nº 026 de
2004. Por la cual se expide y adopta el Reglamento Interno de
Correspondencia y

Archivo del Archivo General de la
Nación

——–. Resolución Nº 089 de
2003. Por el cual se expide el reglamento para el uso de Internet
y correo electrónico

En el Archivo General de la
Nación

——–. Servicios de archivo: acceso y
difusión de la información. Bogotá: AGN,
1994.

——–. Tablas de retención y
transferencias documentales: versión actualizada.
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——–. NTC 2223:1986:, "Equipos y
útiles de oficina. Tinta líquida para
escribir

——–. NTC 2676 Durabilidad soportes,
aplicable a los soportes digitales. "Cartuchos de disco flexible
de 90 mm.

(3.5 pulgadas), características
dimensionales, físicas y magnéticas".

——–. NTC 3369 "Elaboración de
sobres"

——–. NTC 3393. Elaboración
documentos comerciales

——–. NTC 4436 "Papel para documentos
de archivo: requisitos para la permanencia y
durabilidad"

——–. NTC 4095 "Norma general para la
descripción archivística"

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Autor:

Colarchivos Ltda.