Manual de Contenido, Normas y Procedimientos

Introducción

-Si una institución, sea de naturaleza
pública o privada no tiene una herramienta técnica
en la cual se agrupen todas las acciones y funciones que debe
desarrollar, o la manera en que debe de realizarlas, esta
deficiencia hace que el riesgo de brindar los bienes y/o
servicios a los usuarios de forma ineficiente se incremente
exponencialmente. Dentro de los problemas que esta
situación puede acarrear se pueden mencionar: que la
estructura orgánica que funciona en la práctica
difiera de la estructura aprobada por los jerarcas
institucionales; que la forma en la cual se ejecutan las
actividades sea producto de la costumbre, la tradición o
la ocurrencia, existiendo en algunos diversidad de maneras de
brindar un mismo bien y/o servicio; que no exista un mecanismo
para transmitir el conocimiento de un funcionario a otro,
teniendo entonces que dedicar largas horas al entrenamiento de
nuevos funcionarios, ya que estos no cuenta con una herramienta
práctica que le muestre los pasos básicos para
desempeñar sus labores; que no existan elementos
básicos para medir el desempeño, ya que al no estar
normadas las formas correctas de realizar las tareas, no es
posible señalar objetivamente los defectos en la
ejecución de las mismas, entre otros.

-Este tipo de problemas que presentan las Instituciones
se pueden solucionar con la realización de Manuales
Administrativos de Contenido Normas y Procedimientos que les
permitan registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información de una
organización y servir como medio de comunicación y
coordinación entre los funcionarios de la misma. El uso de
manuales administrativos en la administración
pública contribuye a solucionar problemas tales como la
falta de comunicación adecuada en la cadena de mando en
todos los niveles jerárquicos institucionales, ya que
suministrará a los funcionarios el medio de recibir
instrucciones e informaciones, de estudiarlas
metódicamente e instruirse en los detalles de las
directivas generales y administrativas de la
institución.

Manuales de
Contenido Normas, Procedimiento y su
aplicación

-Los manuales administrativos: son aquellos instrumentos
que apoyan el funcionamiento de la organización a
través de la especificación de bases
jurídicas, atribuciones, estructuras, objetivos,
políticas, determinación de campos de competencia,
deslindamiento de responsabilidades, funciones, actividades,
operaciones o puestos, y en general toda la información
amplia y detallada del quehacer de la
organización.

-Los manuales, son una forma sencilla, directa, uniforme
y autorizada de presentar la información que trata de los
deberes y responsabilidades de un empleado, los reglamentos bajo
los cuales tendrá que trabajar y las políticas y
prácticas de la empresa.

-La empresa en el momento de implementar el sistema de
control interno, debe elaborar un manual de procedimientos, en el
cual debe incluir todas las actividades y establecer
responsabilidades de los funcionarios, para el cumplimiento de
los objetivos organizacionales.

-También llamados manuales de operación,
de prácticas estándar, de introducción sobre
el trabajo, de rutinas de trabajo, de trámites y
métodos de trabajo.

-El manual de procedimientos presenta sistemas y
técnicas específicas, "señala el
procedimiento a seguir para lograr el trabajo del personal de
oficina o de cualquier otro grupo de trabajo".

-Los manuales de procedimientos, son aquellos
instrumentos de información en los que se consignan en
forma metódica, las operaciones que deben seguir para la
realización de las funciones de una entidad o de varias de
ellas.

-Los manuales de procedimientos, por sus
características diversas pueden clasificarse en manuales
de procedimientos de oficina y de fábrica.

También pueden referirse:

• I. A tareas y trabajos individuales por
  ejemplo, cómo operar una máquina de
  contabilidad.

• II. A prácticas departamentales, en el
  que se indican los procedimientos de operación de todo
  un departamento.

• III. A prácticas generales en un
  área determinada de actividad como manuales de
  procedimientos, comerciales, de producción,
  financieros, (entre otros.)

Definiciones de
Manual de procedimientos

-El manual de procedimientos es un componente del
sistema de control interno, el cual se crea para obtener una
información detallada, ordenada, sistemática e
integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades
e información sobre políticas, funciones, sistemas
y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que
se realizan en una organización.