Manual de Contenido, Normas y Procedimientos (página 2)

-Las empresas en todo el proceso de diseñar e
implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los
procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los
que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus
actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de
las todas las áreas, generando información
útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad,
control y autocontrol y objetivos que participen en el
cumplimiento con la función empresarial. El sistema de
control interno aparte de ser una política de gerencia, se
constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de
cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los
mejores resultados, con calidad y eficiencia.

Manual de
Procedimientos

-Es una guía de trabajo para los funcionarios de
cómo hacer las tareas y es muy valiosa para orientar al
personal de nuevo ingreso. Sirve para aumentar la certeza de que
el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos
establecidos para realizar su trabajo.

-Es un documento que describe en forma lógica,
sistemática y detallada las actividades de una
institución o unidad organizativa de acuerdo con sus
atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la
ejecución eficiente de las mismas, generalmente
señalan quién, cómo, cuándo,
dónde y para qué han de realizarse estas
actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar
detalles de la ejecución de actividades organizacionales,
con el fin de unificar criterios a lo interno de la
institución sobre la manera correcta en que deben ser
realizadas. Al recuperar la información de la forma
más adecuada de desempeñar las tareas se logra
asegurar su calidad, así como agilizar la
circulación de la información para que esta llegue
oportunamente a las unidades organizativas que la
requieran.

-Como un instructivo de las operaciones que integran los
procedimientos administrativos en el orden secuencial de su
ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la
organización compatibles con dichos procedimientos. Este
manual describe las tareas rutinarias de trabajo, por medio de la
descripción de los procedimientos que se utilizan dentro
de la organización y la secuencia lógica de cada
una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas
de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

-El Manual de Normas y Procedimientos es aconsejable
elaborarlo para cada una de las áreas que integran la
estructura organizacional de la institución, ya que
elaborar uno solo en forma general representaría ser un
documento muy complejo, por pequeña que sea la
organización.

Mejoramiento
continúo

-La evaluación del sistema de control interno por
medio de los manuales de procedimientos afianza las fortalezas de
la empresa frente a la gestión.

-En razón de esta importancia que adquiere el
sistema de control interno para cualquier entidad, se hace
necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los
cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar
a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para
alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y
economía en todos los procesos.

Objetivos y
políticas

• 1.  -El desarrollo y mantenimiento de una
  línea de autoridad para complementar los controles de
  organización.

2. -Una definición clara de las funciones y las
responsabilidades de cada departamento, así como la
actividad de la organización, esclareciendo todas las
posibles lagunas o áreas de responsabilidad
indefinida.

3. -Un sistema contable que suministre una oportuna,
completa y exacta información de los resultados operativos
y de organización en el conjunto.

4. -Un sistema de información para la
dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados
en datos de registro y documentos contables y diseñados
para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las
operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno
de los procedimientos. -Todos los procedimientos que se
encuentran dentro del manual deben ser objetiva y
técnicamente identificados, dándole la importancia
que cada uno merece dentro del proceso productivo u
operacional.

5. -La existencia de un mecanismo dentro de la
estructura de la empresa, conocido como la evaluación y
autocontrol que asegure un análisis efectivo y de
máxima protección posible contra errores, fraude y
corrupción.

6. -La existencia del sistema presupuestario que
establezca un procedimiento de control de las operaciones
futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y
los objetivos futuros.

7. -La correcta disposición de los controles
validos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y
desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno
reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles
superfluos así como la extensión de los
necesarios.

Contenido del manual de
procedimientos

1.- Título y código del
procedimiento.

2.- Introducción: Explicación corta del
procedimiento.

3. -Organización: Estructura micro y macro de la
entidad.

4.- Descripción del procedimiento.

4.1.- Objetivos del procedimiento

4.2. -Normas aplicables al procedimiento

4.3. -Requisitos, documentos y archivo

4.4. -Descripción de la operación y sus
participantes

4.5. -Gráfico o diagrama de flujo del
procedimiento

5. -Responsabilidad: Autoridad o delegación de
funciones dentro del proceso.

6.- Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al
procedimiento.

7. –Informes: Económicos, financieros,
estadísticos y recomendaciones.

8. –Supervisión, evaluación y examen:
Entidades de control y gestión de autocontrol.

Justificación del contenido manual de
procedimientos frente al control interno

-Estos manuales, se desarrollan para cada una de las
actividades u operaciones que tengan que ver con los procesos
administrativos y operativos, de acuerdo con los lineamientos y
exigencias establecidas por la ley. -La generación y
aplicación de procedimientos son aplicables a cada una de
las empresas, en los diferentes artículos referentes al
Control Interno se podrá ahondar sobre los temas
específicos de cada departamento o sección
empresaria.

-Los manuales de procedimientos contienen un conjunto de
definiciones operacionales, señalando la secuencia
lógica de las acciones o pasos a seguir para la
consecución de bienes o servicios determinados.
Además, contienen ilustraciones a base de formularios,
fluxogramas y diagramas, cuyo objetivo es recurrir a la
representación gráfica de la secuencia de
actividades para hacerla más fácilmente
comprensible.

-Dependiendo de estos elementos la aplicación se
daría en el momento de plantear y justificar:

El establecimiento de
objetivos.

*- La definición de políticas,
guías, procedimientos y normas.

*- La evaluación del sistema de
organización.

*- Las limitaciones de autoridad y
responsabilidad.

*- Las normas de protección y utilización
de recursos.

*- La aplicación de un sistema de méritos
y sanciones para la administración de personal.

*- La generación de recomendaciones.

*- La creación de sistemas de información
eficaces.

*- El establecimiento de procedimientos y
normas.

*- La institución de métodos de control y
evaluación de la gestión.

*- El establecimiento de programas de inducción y
capacitación de personal.

*- La elaboración de sistemas de normas y
trámites de los procedimientos.

En el manual de procedimientos se
específica:

*_ Quién debe hacer una actividad;

*_ Qué debe hacerse en esa actividad;

*_ Cómo debe hacerse la actividad;

*_ Dónde debe hacerse; y

*_ Cuándo debe hacerse la actividad.

-En este manual se enfatiza quién debe hacer y
cómo debe hacerse alguna actividad. Los Manuales de
Procedimientos por el alcance de su información se
clasifican en:

*–Manual General de Procedimientos: contiene la
descripción de los procedimientos de toda la
Institución.

*–Manual Específico de Procedimientos:
comprende las actividades a realizarse en una unidad
organizacional específica de la Institución, por
ejemplo: dirección, departamento, unidad, entre
otros.

Objetivos del Manual de
Procedimientos

-Los objetivos que persigue este tipo de manual son los
siguientes:

*_ Es un medio de inducción para los nuevos
funcionarios.

*_ Brinda dirección a los
funcionarios.

*_ Comunica los objetivos y metas de la
organización.

*_ Sirve como un conducto de comunicación oficial
del jerarca institucional.

*_ La uniformidad de políticas y procedimientos
aseguran los recursos de la organización que serán
utilizados hacia el logro de las metas y objetivos
institucionales.

*_ Sirve como un excelente instrumento interno de
fiscalización para exigir el cumplimiento de las
políticas o procedimientos y controles de la
institución.

*_ Se puede revisar políticas y procedimientos
para determinar si ciertas personas o unidades administrativas
están necesariamente realizando operaciones que incumben a
otra persona o unidad administrativa (duplicidad de
funciones).

Contenido
básico del Manual de Procedimientos

-La información que integrará el Manual de
Procedimientos va a depender de lo que la Institución
pretenda mostrar o dar a conocer con este documento, como
objetivo de esta Guía se mostrará la
información básica que debería contener este
tipo de Manual a continuación:

• Portada: en dicha sección se debe
  incorporar el logotipo de la institución, nombre de la
  institución o unidad administrativa, el tipo de manual
  que se presenta, la fecha y el lugar de elaboración
  del Manual de Procedimientos, denominación y
  extensión. De corresponder a una unidad en particular
  debe anotarse el nombre de la misma, unidad (es) responsable
  (s) de su elaboración, revisión y/o
  autorización.

• Introducción: se indica una breve
  exposición sobre el documento, su contenido, objeto,
  áreas de aplicación o alcances e importancia de
  su revisión y actualización.

• Objetivo de los procedimientos: es una
  explicación del propósito que se pretende
  cumplir con los procedimientos.

• Alcance de los procedimientos: representa la
  esfera de acción que cubren los
  procedimientos.

• Responsable (s): en este apartado se indican
  las unidades administrativas y/o puestos que intervienen en
  los procedimientos en cualquiera de sus fases.

• -Políticas o Normas de
  Operación: se incluyen, en esta sección,
  los criterios o lineamientos generales de acción que
  se determinan en forma explícita para facilitar la
  cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que
  participaban en los procedimientos.

• -Conceptos: se indican las palabras o
  términos de carácter técnico que se
  emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o
  grado de especialización requieren de mayor
  información o ampliación de su significado,
  para hacer más accesible al usuario la consulta del
  manual.

• -Procedimientos: se realiza la
  presentación por escrito, en forma narrativa y
  secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en
  un procedimiento, explicando en qué consisten,
  cuándo, cómo, dónde, con qué, y
  cuánto tiempo se hacen, señalando los
  responsables de llevarlas a cabo. Cuando la
  descripción del procedimiento es general, y por lo
  mismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
  administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si
  se trata de una descripción detallada dentro de una
  unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto
  responsable de cada operación. Se debe indicar el
  objetivo del procedimiento, la base jurídica, los
  órganos que intervienen, las políticas y normas
  de operación.

• –Diagramas de flujo: se incluye la
  representación gráfica de la sucesión en
  que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el
  recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las
  unidades administrativas (procedimiento general), o los
  puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada
  operación descrita. Los diagramas representados en
  forma sencilla y accesible en el manual, brinda una
  descripción clara de las operaciones, lo que facilita
  su comprensión.

• -Formularios: se adjunta todos los
  formularios e instructivos empleados para el desarrollo de
  los procedimientos. Se incluye una muestra de los formularios
  que se utilizan en el procedimiento y sus respectivas
  instrucciones de llenado.

• –Glosario de términos: es la lista de
  conceptos de carácter técnico relacionados con
  el contenido y técnicas de elaboración de los
  manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o
  consulta.

• -Firmas de autorización: en este
  apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los titulares
  de la Institución que autorizan el manual, así
  como de las unidades administrativas que los elaboran y
  revisan.

• –Una de las actividades de mayor
  trascendencia de organización y métodos,
  consiste en el análisis de los procedimientos
  administrativos vigentes o en la definición de los
  circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que
  encare una empresa constituida.

-Un procedimiento administrativo implica
la definición de:

1.- Funciones y tareas para cada área en
que se halle estructurada una organización, con
especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de
acción a seguir ante cada alternativa factible de
ocurrencia de cada variable constituida de un circuito
administrativo.

2.- Formularios a utilizar, especificando.
Emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias,
instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo
integran, distribución de las copias, etc.

3.- Archivos a utilizar, en cuanto a: contenido,
período de resguardo legal y operativo,
clasificación de la información contenida, entre
otros.

4.- Un esquema de control operativo y
patrimonial.

Estructura de un
manual de procedimientos

• Contenido

• Objetivos

• Responsabilidad

• Alcance de los
  procedimientos

• Instrucciones

• Normas de procedimientos

• Índice
  Temático

• Índice de referencias
  cruzadas

• Verificación y
  asesoramiento

• Indicación de fechas

• Numeración de
  páginas

• Formato

• Armado.

La sección "contenido" del
manual incluirá:

a) -Enunciación de la
codificación

b) -Enunciación de la nominación de cada
norma

c) -Cantidad de páginas de cada norma de
procedimiento o parte del manual.

En "objetivos" contendrá la explicación de
los propósitos de la aplicación del manual y,
cuando fuese necesario, los motivos que le dieron
origen.

En "responsabilidad" se indicará la unidad
orgánica responsable del cumplimiento de los
procedimientos en cuestión.

En "alcance de los procedimientos" contendrá la
explicación de los entes sobre los cuales se aplican los
procedimientos y las circunstancias en que deben ser empleados o
por la vía de excepción, cuales son los
límites en que cesa la aplicabilidad de los
procedimientos.

La sección "instrucciones"
contendrá las concernientes a:

a) -Estructura

b) -Codificación

c) -Actualización

d) -Criterios de cumplimiento

En "estructura" se indicará cual es la
disposición y los fundamentos de las partes en que
está ordenado el manual en "codificación" se
indicará el sistema y criterios de codificación
utilizados.

Por ejemplo: X X XX XX

*-El primer digito: representa el
sistema

*-El segundo digito: representa el subsistema
componente del sistema codificado con el primero.

*-El tercer digito: representa el número
de procesos correspondiente.

*-El cuarto digito: identifica cada uno de los
formularios que intervienen en el sistema Los aspectos que
imprescindiblemente deben ser sometidos a normas son:

a)- Tareas y decisiones

b)- Archivos

c)- Circuito o flujo de la información y la
vía de su materialización en
formularios.

En materia de Tareas y Decisiones, el manual debe
incluir:

• -Una descripción clara y completa de cada
  paso a seguir ante cualquier evento.

• -Momento y oportunidad en que debe ser
  ejecutado cada paso.

• -Responsable de la ejecución de
  cada paso

• -Información requerida para la
  ejecución de cada paso.

• -Información que se debe generar
  como consecuencia del resultado de la ejecución de
  cada uno de los pasos.

• –Medios a utilizar: archivos,
  formularios, equipos de comunicaciones y/o
  procesamiento.

• -Decisiones a tomar previendo todos los
  eventuales cursos de acción de posibles
  aplicación

• -Controles a efectuar y cursos de
  acción a tomar según el resultado del
  control.

Respecto a los Archivos, los manuales
deben incluir una explicación que permita:

• -Información a
  contener.

• –Método de clasificación
  de la información contenida.

• -Método de búsqueda de la
  información y tratamiento posterior al
  mismo.

• -Responsable de su custodia y
  mantenimiento actualizado.

• -Detalle taxativo de quienes tiene
  acceso ha dicho archivo para consulta y para
  extracción de su contenido.

En lo concerniente al flujo de
información, el manual de procedimientos
contiene:

• Ejemplares de los formularios, listados, planilla y
  todo tipo de impresos a utilizar.

• Responsables de la emisión de cada uno de
  ellos.

• Momento en que deben ser emitidos.- Cantidad de
  copias y tratamiento y distribución a darle a cada una
  de ellas.

• Instrucciones para el llenado de cada uno de los
  datos que integran el formulario.

Conclusiones

-Los manuales constituyen una de las herramientas con
que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de
sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente,
un instrumento de comunicación y existen diferentes tipos
de manuales, que satisfacen distintos tipos de necesidades,
pueden clasificarse como un cuerpo sistemático que
contiene la descripción de las actividades que deben ser
desarrolladas por los miembros de una organización y los
procedimientos de los mismos se diferencian por su
especificación para los cuales son implementados, entre
ellos tenemos: El manual de organización el cual describe
la organización formal, mencionado, para cada puesto de
trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y
responsabilidad.

-El manual de políticas contiene los principios
básicos que regirán el accionar de los ejecutivos
en la toma de decisiones y El manual de procedimientos y normas
que describe en detalle las operaciones que integran los
procedimientos administrativos en el orden secuencial de su
ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la
organización compatibles con dichos procedimientos. Una de
las actividades de mayor trascendencia dentro de la
organización y sus métodos, consiste en el
análisis de los procedimientos administrativos vigentes o
en la definición de los circuitos para nuevas empresas y/o
nuevas actividades que encare una empresa constituida.

-Cuando determinamos un procedimiento dentro del entorno
administrativo lo especificamos, como aquellos que se realizan en
una presentación por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones, explicando en
qué consisten, cuándo, cómo, dónde,
con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando
los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la
descripción del procedimiento es general, y por lo mismo
comprende varias áreas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operación. En
definición "El manual de Normas y Procedimientos"
presenta sistemas y técnicas específicas,
"señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo
del personal de oficina o de cualquier otro grupo de
trabajo".

Bibliografía

-Autor: Chiavenato, Idalberto.
Introducción a la Administración
General.

Editorial /Mc Graw Hill, /México,
1993.

-Autor: Chiavenato, Idalberto.
Introducción a la Teoría General de la
Administración.

Tercera Edición, Editorial/ Mc Graw
Hill, /México, 1988.

-Autor: Flor Romero, Martín.
Fundamentos, Técnicas y Procedimientos de
Organización y Métodos. Segunda Edición,
Editora Litocolor, Paraguay, 1989.

-Autor: Hernández Orozco,
Carlos. Análisis Administrativo: Técnicas y
Métodos. Primera Edición, /Editorial EUNED, /San
José, Costa Rica, 1996.

-Autor: Jiménez Castro,
Wilburg. Teorías y Técnicas organizativas y de
representación gráfica de estructuras, de
relaciones formales y de procedimientos. Editorial EDNASSS, /San
José, Costa Rica, 1996.2002.

Consulta de páginas
electrónicas:

*–Dirección General de Desarrollo
Administrativo. Guía para la elaboración de
Manuales de Organización. Secretaría de la
Contraloría General, México, 2008.

– Disponible en el sitio
electrónico:

*_http://www.cgeson.gob.mx/documentos/guia%20Tec.%20Elaboracion%20Manuales%20de%20Org.PDF/Guia%20Tec.%20Elaboracion%20Manuales%20de%20Org.PDF.

*_http://www.cgeson.gob.mx/documentos/PDFs/Guia_tecnica_Manuales_de_Procedimientos.PDF.

Autor:

Paul Latouche

San Carlos, Mayo del 2010.

Admón. en R.R.H.H

Curso: Análisis y Evaluación
de Cargos…