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Manual de Trabajo del Departamento Técnico (página 2)




Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6

Los Mecánicos u Operarios tendrán un nivel de Técnico Medio u Obrero calificado y amplia experiencia en la actividad que desarrollan. En lo posible deben ser integrales y con buenas características y cualidades personales.

FUNCIONES FUNDAMENTALES DEL JEFE DE MANTENIMIENTO

Garantizar el funcionamiento óptimo de los equipos instalados en la Instalación, así como lograr que el inmueble esté en condiciones técnicas y constructivas, con el objetivo de obtener el confort y la satisfacción del Cliente garantizando su mayor vida útil.

Para lograr esto se debe cumplir con las siguientes tareas:

  • 3. Confección de los Planes Anuales y Mensuales de mantenimiento (MPP).

  • 4. Elaboración de las Fichas Técnicas y su actualización.

  • 5. Estudio, análisis y control sistemático de la contratación de trabajos a terceros.

  • 6. Velar por el cumplimiento del Reglamento de Idoneidad e Interno disciplinario de la Instalación.

  • 7. Confección del Presupuesto Anual y análisis mensual de los costos de su Departamento.

  • 8. Velar por el cumplimiento del MPP.

  • 9. Controlar y analizar diariamente los Partes de Averías, dando prioridad absoluta a aquellas que repercuten directamente al cliente.

  • 10. Velar por la limpieza, la seguridad y el orden, tanto del Departamento como de las áreas donde labora su personal.

  • 11. Control del Pañol y sus Almacenes.

  • 12. Entrega mensual al Departamento de Servicios Técnico del Grupo Hotelero de los Informes energéticos, económicos u otros solicitados por este.

  • 13. Velar por su porte y aspecto y el de su personal.

  • 14. Velar por la capacitación y recalificación de sus trabajadores.

  • 15. Asegurar la actualización de planos y documentos técnicos de la Instalación.

  • 16. Mantener una estrecha relación con los demás Departamentos .

  • 17. Realizar la Supervisión Sistemática de la Instalación, conjuntamente con el Director de la misma.

  • 18. Velar que sus subordinados creen las condiciones para realizar los trabajos con la seguridad requerida y exigir que cumplan con las reglas de Protección e Higiene del Trabajo para cada puesto de trabajo.

Para ejecutar el punto (17), se muestra el plan de Supervisión Sistemática de las maquinarias, instalaciones y obra civil de la instalación.

Conducta apropiada del personal del Departamento de Servicios Técnicos

Es de suma importancia y con el objetivo de mejorar la CALIDAD e IMAGEN de nuestras Instalaciones, en relación con el servicio que se presta, que las personas que laboran en el Departamento de Servicios Técnicos interioricen y estén conscientes que el trabajo que se realiza está dirigido a ofrecer la máxima satisfacción al CLIENTE, pues el mismo es la persona más importante de la labor que ejecutamos.

  • ? La Instalación que representamos depende de los Clientes, ellos no dependen de nosotros y pueden elegir.

  • ? Un Cliente no es una interrupción en nuestro trabajo, al contrario, es el propósito de este. Nos hace un favor cuando viene y regresa nuevamente; no le hacemos ninguno al esperarlo.

  • ? Un Cliente no representa únicamente dinero en las cajas, él es humano, tiene sentimientos y gusta de nuestras Instalaciones. Nos visita con sus necesidades, deseos y expectativas.

  • ? El Cliente está necesitado de sentirse bienvenido e importante, ser entendido, apreciado y reconocido, de recibir un servicio a tiempo y la ayuda necesaria, así como un buen confort.

Ante esto debemos tomar como patrón de conducta, cinco conceptos básicos de calidad, que son:

  • 1. Total concentración en el Cliente.

  • 2. Trabajo en equipo.

  • 3. Reconocimiento del trabajo.

  • 4. Compromiso total.

  • 5. Continuo mejoramiento.

Para cumplimentar estos conceptos, los trabajadores del Departamento de Servicios Técnicos, deben estar permeados del siguiente Servicio Estandarizado de Calidad, que no es más que la conducta apropiada que debe mantener cualquier persona que labore en una entidad turística.

SERVICIO ESTANDARIZADO DE CALIDAD

¿Qué hacer?

¿Cómo hacer?

1. Cuando se responde por teléfono, directamente a un Cliente. Se debe mantener una actitud correcta.

Cuando el Cliente llama por teléfono directamente a mantenimiento para quejarse de algún problema, el trabajador procederá de la siguiente forma:

  • ? Escuche activamente la queja, nunca interrumpa. Recuerde que no están frente a frente, entonces debe responderse SI, yo le escucho, o algo que agrade al Cliente.

  • ? Reconozca el punto de vista del Cliente, diciéndole que lo comprende. Cuando se enfatiza con el Cliente, él se sentirá mejor, pues verá que hay alguien que entiende sus problemas.

  • ? Comente con el Cliente que siente las molestias que le han sido causadas.

  • ? Prometa corregir el problema a corto plazo, pero cumpla lo prometido lo más rápido posible.

2. Cuando el Cliente llama por teléfono. Responder de manera profesional.

Se responderá de la siguiente forma:

  • ? Mantenimiento, Hotel_______, le habla___________. ¿Cómo puedo ayudarlo?

Es muy profesional la acción de identificar la instalación, el Departamento y la persona que ofrece ayuda.

3. Cuando el Cliente llama por teléfono, el trabajador de mantenimiento debe tener una sonrisa en su voz.

  • ? El que llama oirá la sonrisa y pensará mejor en relación al Departamento.

4. Cuando el Cliente llama por teléfono. El trabajador de mantenimiento usará palabras con cortesía.

Debe tenerse frases corteses y amables al comenzar o terminar la conversación, como:

  • ? Buenos días.

  • ? Muchas gracias.

  • ? Tenga usted un buen día.

5. Cuando el trabajador de mantenimiento tenga que ir a la habitación. Tocará en la puerta y se anunciará.

  • ? Se tocará en la puerta y con una voz clara se dirá "Mantenimiento"

  • ? Se tocará con la mano, nunca con objetos.

  • ? Se esperará la respuesta. En caso de no recibirla, se debe volver a tocar repitiendo "mantenimiento". Por tercera vez se reiterará la llamada y se esperará.

  • ? Si el Cliente está en la habitación y abre la puerta, se le informará cortésmente y sonriendo la razón de la visita, saludándolo.

  • ? Se disculpará en nombre del Departamento de Mantenimiento por los inconvenientes causados, asegurándole que el problema se resolverá tan pronto sea posible.

6. Cuando el Cliente conversa con el trabajador de mantenimiento, se tendrá un comportamiento y un lenguaje adecuado.

  • ? Siempre se mantendrá el contacto visual con el Cliente. De esta forma se sentirá importante al recibir una atención personalizada.

7. Cuando se mantiene el contacto verbal con el Cliente. La comunicación se realizará en un tono de voz amigable.

  • ? Nunca hable en forma estridente, ni en tono bajo. Un tono moderado y gentil es el apropiado.

8. Cuando se tenga que ver la habitación y el Cliente está en su interior. Mantenga la privacidad del mismo.

  • ? No moleste al Cliente si al llegar a la habitación se observa " No moleste", se anotará el trabajo y más tarde se llamará preguntándole si se puede ir a reparar la avería.

9. Cuando los trabajadores de mantenimiento estén reunidos o interactuando, el comportamiento debe ser respetuoso y adecuado.

  • ? Siempre se actuará con decoro, amistad y con un adecuado proceder. El Cliente siempre está observando como es la relación entre los trabajadores.

10. Cuando se termina de hacer un trabajo, debe dejarse toda el área limpia.

  • ? Al terminarse cualquier trabajo, el área debe dejarse limpia de basuras, escombros, etc. y agradable a la vista.

11. Cuando se está realizando un trabajo, se ofrecerán disculpas por los inconvenientes que se están causando.

  • ? Se indicarán los lugares donde se estén realizando tareas de mantenimiento.

Etapas principales del trabajo de mantenimiento

La vida de un establecimiento hotelero, cuya duración depende en gran medida del trabajo de mantenimiento, puede dividirse en cuatro etapas fundamentales.

1- Concepción y Proyección de la Instalación

2- Construcción de las edificaciones y montaje de los equipos

3- Puesta en marcha

4- Explotación

Las etapas de la 1 a la 3, abarcan el Proceso Inversionista, el cual está reglamentado por las Normas Cubanas "Reglamentación del Proceso Inversionista del Turismo Internacional", NC-53-200:90., mientras que la etapa número 4 abarca todo el período de explotación

Concepción y proyección de la Instalación.

En esta etapa se parte del concepto fundamental que para poner en explotación una Instalación Hotelera, antes que todo se debe definir un propietario ( el explotador) que será el responsable desde que se concibe la idea hasta que se pone en marcha la organización, coordinando y decidiendo los pasos que deben darse en cada momento, tomando las decisiones fundamentales con una dirección de principio a fin.

Las entidades del Proceso Inversionista (proyectista, inversionista, constructor y suministrador) estarán sujetos a la forma que como propietario ( explotador) haya decidido la ejecución del proyecto.

En esta fase, desde sus inicios, el propietario se auxiliará del Jefe de Mantenimiento ya nombrado, que será el encargado de:

  • ? Supervisar y controlar las diferentes tareas para su puesta en explotación.

  • ? Participar con el constructor y montador en la realización de las pruebas de terminación de montaje, certificando su aceptación.

  • ? Determinar las puestas en explotación parciales o por etapas.

  • ? Garantizar la ejecución de los proyectos de organización, puesta en marcha y operación de la inversión.

  • ? Velar por su realización y controlar las pruebas y la puesta en explotación de la inversión conjuntamente con las entidades del Proceso Inversionista, conforme a las condiciones acordadas en el contrato.

  • ? Recibir del constructor los objetos de obras terminados, firmando el Acta de Recepción de las Obras correspondientes.

  • ? Participar en las pruebas con carga continuada que se realicen a los equipos y sistemas.

  • ? Garantizar que se realicen en tiempo y forma las pruebas de garantía, hasta obtener los parámetros establecidos en el contrato.

  • ? Exigir la entrega de la documentación establecida (proyectos, equipos, asistencia técnica y servicios) necesarios para las comprobaciones y correcta explotación posterior.

  • ? Velar que en todos los trabajos se cumplen las condiciones de seguridad

Por ello el Departamento de Servicios Técnicos como elemento dentro de la Dirección de Operaciones del Grupo Hotelero participará en las siguientes actividades:

  • ? Confección del Programa

  • ? Revisión del Anteproyecto

  • ? Revisión del Proyecto Ejecutivo.

En esta etapa se darán los criterios y opiniones sobre el Proyecto de la Instalación , desde el punto de vista de facilitar y/o mejorar el futuro mantenimiento. Al respecto, se realizarán las coordinaciones pertinentes entre el inversionista, el proyectista, mantenimiento y cualquier otra entidad que se estime conveniente para llevar a cabo esta tarea.

Construcción de la edificación y montaje del equipamiento.

En esta etapa que puede ser de diferentes formas(Ejecución de nueva inversión, remodelación parcial o reparación, remodelación total, restauración etc.), el Jefe de Mantenimiento de la Instalación participará de forma activa aprobando la construcción y equipamiento conjuntamente con las entidades del Proceso Inversionista, según los planes ejecutivos y de estandarización del Grupo Hotelero.

Puesta en marcha del equipamiento y los sistemas.

En esta etapa de gran importancia en el proceso, se verifica con profundidad el funcionamiento de todos los sistemas que conforman la Instalación y concluye con la entrega y recepción. Constituye el puente que enlaza el proceso de ejecución con la explotación posterior de la obra, lo que implica el cumplimiento estricto de todas las pruebas para lograr una real estabilidad, seguridad y eficiencia.

Por ello es imprescindible y obligatoria la participación de los Servicios Técnicos en todas las actividades relacionadas a continuación, las que conforman la etapa de la puesta en marcha del equipamiento hotelero .Durante este período se realizan numerosas comprobaciones a todo el equipamiento y culmina cuando los sistemas se encuentran en explotación continua.

Comprobaciones previas

A)- Prueba de terminación del montaje

Son las establecidas a realizar por el constructor y / u montador a fin de comprobar que los trabajos de construcción y montaje han sido concluidos conforme a la documentación de proyecto, con la calidad requerida

B)- Prueba en vacío.

Son las que se realizan para verificar la operación y algunos parámetros de equipos y sistemas bajo esas condiciones.

Estas pruebas se realizan sin utilizar en los sistemas materias primas y / o materiales auxiliares.

C)- Pruebas con cargas.

Son las que se realizan a equipos o sistemas independientes, con el propósito de comprobar y ajustar los parámetros de operación bajo carga.

D)- Prueba de explotación.

Son las que se realizan por el explotador una vez que se ha alcanzado un grado de estabilización en la operación con carga continuada y permiten comprobar los parámetros de garantía de operación para la producción y / o los servicios , así como los insumos fundamentales, de acuerdo con lo contratado, permitiendo antes de la apertura oficial una familiarización y poderse detectar posibles problemas o fallas

E)- Puesta en marcha

La puesta en marcha es el período posterior a la ejecución que resumen las actividades de pruebas de equipos e instalaciones, tanto en vacío como con carga, así como las pruebas de garantía, y concluye con la entrega y recepción del establecimiento de alojamiento turístico

La metodología que regirá la realización de estas pruebas deberá ser fijada y llevada a cabo por el inversionista, de mutuo acuerdo con el constructor, el montador, el suministrador y con el Visto Bueno de Mantenimiento. El Departamento de Mantenimiento exigirá por su realización y supervisará su ejecución.

Al terminar la instalación del equipamiento, y siempre antes de las pruebas en vacío, el constructor, el montador, el suministrador y el inversionista están obligado a entregar al explotador, el Manual de Instrucción de la Instalación, el cual será aprobado por el Director de la Instalación en construcción; y si no procediese, por incorrecto, será rehecho por el montador y /o suministrador. También se entregarán los proyectos de los sistemas, la documentación técnica de los equipos y las Actas de entrega o recepción.

Se recalca que el Departamento de Mantenimiento (explotador) formará parte de la Comisión de Recepción de toda nueva Obra Hotelera, de restauración o de cualquier otro tipo, en la cual será el responsable del mantenimiento de la Instalación durante el periodo de explotación, considerando que éste es el más largo en la vida de la misma y el único que reporta ganancias, beneficios y prestigio.

Explotación

En esta etapa se pueden considerar la planificación, la inspección y el servicio, las cuales están bien especificadas y explicadas en el desarrollo de este Manual.

Concepción fundamental del mantenimiento

PRINCIPIOS EN QUE SE BASA EL

MANTENIMIENTO

El Mantenimiento Preventivo Planificado (MPP) es el conjunto de medidas que se toman para que los medios básicos tengan la atención debida al efectuar las inspecciones necesarias en los mismos y, a su vez, que todos los tipos de mantenimiento se lleven a cabo de acuerdo a las normas establecidas.

Las tareas principales del MPP son:

1. Anticiparse al desgaste prematuro de los medios básicos y mantener los mismos siempre en buen estado.

2. Realizar el mantenimiento de los medios básicos conforme al plan.

3. Asegurar el mayor aprovechamiento del tiempo de trabajo de los equipos, realizando el número adecuado de mantenimientos con la mayor economía de tiempo y anticiparse a las averías que puedan surgir en los mismos.

4. Garantizar en lo posible las piezas de repuesto y materiales necesarios para los mantenimientos, así como el número suficiente de trabajadores para su realización.

5. Analizar los costos de mantenimiento para lograr la mayor economía.

6. Programar los trabajos en días y horas que no afecten los servicios.

DIVISIÓN DE LOS TRABAJOS DE MPP

Las labores que se realizan en cualquier entidad dentro de la categoría de "Mantenimiento", forman un conjunto muy variado que abarca, desde la limpieza y pintura, hasta la reparación completa, incluyendo la lubricación y ajuste, así como reparaciones parciales tendientes a restaurar determinadas partes de las máquinas, equipos o instalaciones.

Todos los trabajos antes mencionados, hemos de dividirlos en tres grupos y así deberán ser considerados en la práctica:

1. Servicios y Revisión

2. Mantenimiento Parcial

3. Mantenimiento General

Revisión y Servicios

Son aquellos que se realizan en los equipos diariamente o con gran regularidad por el operador o mecánico y controlado por el personal de mantenimiento. Tienen gran importancia para la prevención y buena conservación de los equipos, de ahí la necesidad de reglamentar minuciosamente estos trabajos y velar por su estricto cumplimiento. Esto significa un modo fundamental de actividades preventivas que aseguran el trabajo constante del equipo.

La revisión representa la parte componente de todo el ciclo y debe realizarse diariamente, tiene como objetivo el de establecer la situación técnica del equipo, que se eliminen las pequeñas roturas y que se vea qué piezas son substituibles o faltan por sustituir en la siguiente reparación.

El volumen de los trabajos en las revisiones son específicos para cada tipo de máquina y se reglamentan con sus propias instrucciones, en caso de no tenerlas, se debe hacer el trabajo por la experiencia que ya se tenga acumulada

Mantenimiento Parcial

Durante el mismo se cambian y reconstruyen un pequeño grupo de piezas y se lleva a cabo la regulación del equipo, además en él también se introducen todos los trabajos realizados en las revisiones.

Se lleva a cabo por los trabajadores calificados y especializados.

Mantenimiento General

El objetivo de ésta es la reconstrucción de la característica técnica primaria de los equipos.

En algunos casos el resultado de la reparación general es posible, no sólo la reconstrucción sino el mejoramiento significativo de las características técnicas primarias, haciendo modernizaciones.

Se lleva a cabo por trabajadores altamente calificados de la entidad o empresas especializadas de servicios.

En las reparaciones generales se incluirán también las pruebas de seguridad de determinados equipos, las que se realizarán con el fin de asegurar, sobre todo, que existan garantías de funcionamiento y de seguridad en el trabajo, velando así por la vida y salud de los trabajadores además de evitar daños y pérdidas económicas.

Al reglamentar las reparaciones se deberán incluir las pruebas de seguridad que correspondan.

En el transcurso de las reparaciones deberán someterse a pruebas de seguridad, los siguientes equipos.

  • Calderas de vapor y de fluido térmico.

  • ? Recipientes de presión estacionarios y móviles

  • ? Botellas para gases a presión. Exigir la Certificación de la fábrica llenadora.

  • ? Ascensores de todo tipo

  • ? Grúas de todo tipo

  • ? Winches

  • ? Equipos de alzar de impulsión mecánica

  • ? Equipos de alza manuales

  • ? Sogas, cables y cadenas para la sujeción y alzado de cargas

  • ? Calentadores de agua a fuego directo.

  • ? Centrífugas

  • Instalaciones eléctricas, pararrayos, etc.

  • ? Chimeneas industriales

  • ? Básculas y pesas

  • ? Manómetros y otros instrumentos de medición y control

  • ? Instalaciones de gas y otras que evidencien peligrosidad.

  • ? Marmitas, tachos, etc.

Causas de las averías

A continuación se relacionan algunas de las causas posibles de averías, a los efectos de anotar en la carpeta correspondiente:

  • ? Mala lubricación

  • ? Sobrecarga del equipo

  • ? Defectos de operación y tecnológicos

  • ? Mala calidad de la reparación anterior

  • ? Defectos de los materiales empleados

  • ? Pasó la norma de tiempo indicado para darle mantenimiento

Desperfecto de construcción, proyecto o montaje

  • ? Negligencia o maltrato en la manipulación

  • ? Fluctuación de voltaje en las líneas

  • ? Caída o exceso de voltaje en los generadores de plantas

  • ? Fallos en la red del sistema eléctrico automático de planta

  • ? Fallos por deficiencias en las baterías de arranque

  • ? Explosión en el proceso de combustión por obstrucción

  • ? Desperfecto por agentes químicos externos en las baterías

  • ? Desperfectos y deficiencias de equipos de arranque eléctrico

  • ? Interrupción automática defectuosa o inadecuada

  • ? No alineación correcta del equipo.

INVESTIGACIONES, AVISOS Y REGISTRO DE LAS AVERÍAS

Las averías deben ser investigadas a los efectos de determinar las causas que la motivaron y tomar medidas para evitar su repetición en el futuro.

Es importante resaltar que es tendencia, tanto en los operadores de equipos como en el personal de Servicios Técnicos, descuidar la atención de los medios o equipos utilizados con el transcurso del tiempo, reflejándose en una primera etapa la ejecución solamente de los trabajos más imprescindibles, obviando y posponiendo los trabajos de mayor envergadura y complejidad y que entrañan un mayor costo y que con el tiempo, a partir de 2 o 3 años, trae consigo un estado de abandono por mantenimiento y limpieza de los equipos, atendiendo solamente las averías que ocasionen el paro de estos.

Lo antes mencionado trae por consecuencia la disminución de la vida útil del equipo que con el tiempo conlleva al incremento de los gastos por reposición del equipamiento, por lo que se debe cumplir estrictamente con las normas establecidas para la realización del MPP expuestas en esta metodología.

PLANIFICACIÓN, EJECUCIÓN Y CONTROL DEL MPP

El desarrollo y perfecta aplicación del MPP, requiere seguir un método uniforme en todo el Grupo, a fin de que sea posible ejercer control y recopilar datos estadísticos y prácticos que permitan mejorar la labor del mantenimiento.

Esto tiene primordial importancia, tanto por la consideración económica en sí, como por la necesidad de planificar anticipadamente los trabajos de MPP; por esta circunstancia, los costos de la mano de obra a emplear en la ejecución de los trabajos de mantenimiento serán estimados en forma aproximada. El método a seguir para llegar a estos valores aproximados, será calculando los mismos en base al jornal promedio por hora/ hombre del personal de mantenimiento de que se trate.

En la elaboración de algunos modelos que se explican a continuación, es necesario incluir este valor estimado.

Para la planificación, ejecución y control del mantenimiento, se utilizarán los siguientes Registros Técnicos:

  • ?  Carpeta de Información y Control del equipo

  • ?  Plan Anual de MPP

  • ?  Plan Mensual de MPP

La carpeta de información y control del equipo, constará de los siguientes documentos:

  • 1. Instrucciones de mantenimiento dadas por el fabricante.

  • 2. Datos técnicos del equipo.

  • 3. Récord de mantenimiento y reparaciones efectuadas.

  • 4. Piezas de repuesto.

  • 5. Control de lubricación del equipo.

  • 6. Instrucciones técnicas.

  • 7. Instrucciones de Operación dadas por el fabricante.

La información y control del equipo, contará de los documentos que se relacionaron anteriormente, los cuales se archivarán en una carpeta o expediente.

Cada carpeta tendrá un número de orden del uno en adelante y en forma consecutiva.

El modelo Datos Técnicos corresponde a los fundamentales del equipo.

El modelo "Récord de mantenimiento y reparaciones efectuadas" se irá haciendo paulatinamente, de acuerdo a las posibilidades y tratando siempre que los datos registrados sean los más completos y exactos posible. En el modelo "Control de Lubricación" se anotará el reglamento de lubricación para equipo, fundamentándose en el estudio que realiza el Ministerio de la Industria Básica.

La carpeta de información y control del equipo servirá además para archivar las Instrucciones Técnicas y otros documentos, modelos, etc., así como cualquier información que sea necesaria. Además es bueno señalar que se trabajará de conjunto con el MPP, la introducción de técnicas de diagnóstico, las cuales en un futuro reflejarán ahorros significativos en horas hombre y recursos materiales.

Procedimiento para la confección de los planes anuales y mensuales de mantenimiento

PLAN ANUAL

El Jefe de Servicios Técnicos de la entidad es el encargado de la confección del Plan Anual en unión de sus especialistas y operarios más calificados, en consulta con la gerencia del Hotel. Se adjunta el Modelo del Plan anual en Anexo No.1

En el caso de Instalaciones pequeñas que no cuenten con una base de mantenimiento propio, será responsabilidad de su Jefe de Servicios Técnicos el confeccionar su Plan en dependencia de todos los contratos de servicios que tienen, para verificar y exigir su cumplimiento. Al igual que en otras entidades que reciban mantenimientos contratados puntualmente a algunos sistemas que por su complejidad no se puedan asumir por la Instalación, los planes de mantenimientos de estos contratos deben aparecer en el Plan Anual para su supervisión y control. Ejemplo de estos sistemas: calderas de vapor, turbocompresores, generadores, sistema SADI, sistema contra Intruso, telefónico y otros.

Este Plan se confeccionará para un año y comprende todos los equipos, áreas e instalaciones. Los datos necesarios se tomarán únicamente de la información y control de estos.

La confección del Plan Anual deberá hacerse por el área de mantenimiento de cada instalación, en el cuarto trimestre del año anterior por lo menos en tres ejemplares: dos para uso interno de la entidad y uno para los Servicios Técnicos del Grupo.

El cumplimiento de los Planes los irá anotando la entidad en la columna "Real" del Modelo, cada mes a partir de los datos del modelo "Plan Mensual de MPP".

PLAN MENSUAL

Este se extrae del Plan Anual para hacer una distribución diaria del trabajo a realizar durante el mes; en éste aparecerán los trabajos planificados para el mes como reparaciones parciales, generales u otros trabajos producto de imprevistos o pequeñas inversiones programadas por la dirección de la entidad. La elaboración del Plan se realizará el día 25 del mes anterior y deberá entregársele copia del mismo a la dirección de la entidad. La mayor parte de los datos necesarios se toman de la carpeta de información y control del equipo.

En los Planes Mensuales aparecerán todas las revisiones y reparaciones, incluyendo las reparaciones generales. Se adjunta el Modelo del Plan Mensual en Anexo No.2

ORDEN DE TRABAJO

Para el mejor desarrollo del MPP, resulta imprescindible que los trabajos a realizar por mantenimiento se controlen siempre mediante "Orden de Trabajo", consistiendo su utilidad en que permite determinar y señalar oportunamente, antes de realizar cada trabajo, todos sus aspectos y controlar, una vez ejecutados, su cumplimiento en detalles a los efectos económicos, estadísticos, técnicos, etc y permitirá tener un registro-control los materiales utilizados por imprevistos o planificados. Cada entidad implantará el uso de las Órdenes de Trabajo en el Modelo oficial que establezca el Area de Contabilidad, en su defecto, éstas deben contener como mínimo, la siguiente información:

  • ? Fecha de la Orden.

  • ? Operario u operarios que realizan el trabajo.

  • ? Centro de costos (Lugar donde se realiza el trabajo).

  • Descripción del trabajo o trabajos a ejecutar.

  • ? Gastos de materiales (Cantidad y especie).

  • ? Número de Orden (Consecutivo de las Órdenes).

  • ? Tipo de trabajo a realizar (Especialidades).

  • ? Trabajo a realizar (Imprevisto o Planificado).

  • ? Tiempo (Duración del trabajo realizado).

  • ? Número de Vale de Almacén.

  • ? Nombre y Firma de conformidad del Jefe de área por el trabajo realizado.

  • ? Nombre y Firma de quién revisa el trabajo y la elaboración completa de la Orden.

El Número de Orden puede archivarse por especialidades, operarios o un Consecutivo General.

En el tipo de trabajo a realizar se reflejará la especialidad de que se trate, por ejemplo: Refrigeración, pintura, electricidad, etc...

En el caso que se utilicen materiales de varios No. de Vales en una misma Orden, se indicarán todos los números en dicha Orden de Trabajo.

PLAN DE MANTENIMIENTO (ANUAL)

Procedimiento:

Para la confección del Plan Anual de mantenimiento se necesita:

  • Inventario de todo el equipamiento, instalaciones, arquitectura y zonas del edificio objeto del mantenimiento.

  • ? Toma de datos de las características del equipo e instalaciones.

  • ? Determinación de las necesidades de materiales de mantenimiento de acuerdo a los manuales de instrucciones del fabricante.

  • ? Determinación de las necesidades de repuestos.

  • ? Elaboración de las fichas para control y seguimiento del plan de mantenimiento.

  • ? Directivas de la dirección de servicios técnicos

  • ? Sugerencias de los compañeros con mayor experiencia en mantenimiento.

Por todo ello es necesario llevar a cabo la implantación de documentos que forman la estructura del mantenimiento, que en el caso del Grupo "Gran Caribe" son los siguientes:

  • 1. Inventarios codificado de equipamiento , instalaciones y arquitectura

2. Fichas de características de equipamiento e instalaciones

3. Archivo de manuales del equipamiento, con las características y directrices de mantenimiento

4. Ficha de mantenimiento por equipamiento e instalaciones

5. Ficha de trabajos diario de mantenimiento

6. Ficha de control de calderas.

7. Fichas de control de plantas de emergencia

8. Programación del plan con las frecuencias de aplicación del mantenimiento

9. Hoja de trabajo diario del personal de mantenimiento.

10. Orden de trabajo de mantenimiento, ficha de control del costo de mantenimiento y averías

Inventario codificado de equipamiento, instalaciones y arquitectura

Se listan todos los conjuntos de equipamiento arquitectura e instalaciones según el orden siguiente:

1.- Arquitectura.

01.01. Desagüe general de los baños públicos.

0102. Desagüe de la cocinas

01.03. Trampa de grasas

01.04. Trampa sifónica vertidos en la zona....

2.- Energía Eléctrica.

02.01. Transformador de (x) Kw.

02.02. Transformador de (x) Kw. (en caso de doble alimentación)

02.03. Transformador de intensidad (medición)

02.04. Transformador de tensión (medición)

02.05 Planta de emergencia

02.06 PGD

02.07 Paneles eléctricos de distribución.

3.- Central de producción de calor

03.01. Caldera de vapor

03.02. Caldera de fluido térmico

03.03. Calentador de agua o fuego directo.

03.04. Intercambiador de placas

03.05. Intercambiador tubular

03.06 Calentador de gas

03.07 Calentador eléctrico

03.08 Colectores solares

4.-Central de frío, aire acondicionado

04.01. Enfriador de agua

04.02. Turbocompresor

04.03. Bomba circulación primario

04.03. Bomba condensación

04.04Torre de enfriamiento de agua

04.05 Multicompresores

5.-Climatización

05.01. Unidad climatizadora

05.02. Unidad climatizadora salón

05.03. Fan coil habitaciones

05.04. Aire acondicionado de ventana

05.05 Split.

6- Ventilación y Extracción

7- Aparatos elevadores

8- Telefonía y audio

9- Audiovisuales

10- Instalaciones de gas

11- Instalaciones de combustibles

12- Instalaciones hidroneumáticas

13- Lavandería

14- Almacenes y refrigeración de productos

14.01- Cámaras frigoríficas Varios

14.02- Cámaras frigoríficas de lácteos

14.03- Cámaras frigoríficas de pescado

14.04- Cámara frigorífica de carnes

14.05- Cámara frigorífica de congelación

14.06- Cámara frigorífica de productos cocinados, etc.

14.07- Armario frigorífico productos lácteos

14.08 Armario frigorífico vegetal

14.09- Botellero

14.10- Enfriador de zumos

14.11- Fabricador de hielo

14.12- Fabricador de hielo en escamas

14.13- Fabricador de hielo frapé

15 - Bares

14.01- Cafetera

14.02- Calentador de leche

14.03- Plancha

14.04- Molino de café

14.05- Botellero frigorífico

15- Zona de preparación

16- Zona de cocción

17- Zona de porcionado de alimentos

18- Zona de lavado y esterilizado

19- Panadería y pastelería

20- Otros varios.

Equipos auxiliares.

Reseñar los elementos auxiliares tales como:

Contactores, relees, electroválvulas, tipos de fusibles, magnetotérmicos, presostatos, termostatos, manómetros, etc.

En general todo lo que se considere que puede ser útil para conseguir un mantenimiento ágil y eficaz.

Archivo de manuales de equipos con las características y directrices de mantenimiento

Por las ventajas obvias de tener un archivo con todos los manuales de la instalación, arquitectura y equipos , se debe formar uno lo más completo posible

Con el fin de facilitar los trabajos de mantenimiento en este departamento, debe existir la siguiente documentación

MANUALES Y PLANOS DE :

  • ? Obra civil, en la que figuren los desagües y otros datos de construcción

  • ? Instalación eléctrica

  • ? Instalación de agua caliente sanitaria

  • ? Instalación de aire acondicionado

  • ? Instalación de combustibles

  • ? Instalación de paso de conductos

  • ? Instalación de extracciones

  • ? Instalación de pararrayos

  • ? Instalación de detección de incendio (SADI)

  • ? Instalación de sistema de seguridad contra intruso (ITS)

  • ? Instalación de ambiente musical y TV

  • ? Instalación de hotelería y otros

  • ? Instalación de vapor y agua presurizada

  • ? Instalación hidroneumática

  • ? Manual de emergencia y evacuación del establecimiento.

Archivos de manuales técnicos , de equipos instalaciones , accesorios y suministros industriales

Lista de proveedores que participaron en la obra e instalaciones, con dirección y teléfonos

Plan contra catástrofe.

Medidas a tomar para la implantación del mantenimiento preventivo planificado

A fin de llevar a cabo con éxito el MPP de los medios básicos, es necesario que a nivel de las instalaciones del Grupo se tomen las siguientes medidas:

1. Llevar Carpeta Técnica. Durante el desarrollo del trabajo será posible enriquecer y mejorar la documentación de información de la entidad.

2. Como base para los Planes de Mantenimiento de todos los medios básicos, llevar un registro de las Instrucciones Técnicas y Normas de Mantenimiento, registrar los cambios que se produzcan a las mismas y efectuar el control correspondiente.

3. Confeccionar los Planes de Mantenimiento Anuales y Mensuales; asegurar y controlar sobre todo, que su cumplimiento sea puntual y corresponda a la debida calidad y economía.

4. Informar, registrar y analizar debidamente las averías.

  • 5.  Proteger adecuadamente los medios básicos contra la corrosión y agentes extraños.

6. Planificar y ajustarse a las técnicas de engrase y lubricación según los estudios de lubricación.

7. Mantener en forma correcta y eficiente las piezas de repuesto, materiales, etc.

8. Disponer las condiciones en los talleres para la realización de las reparaciones, las que deberán organizarse y controlarse para un mejor aprovechamiento de su capacidad.

9. Reglamentar la atención que deben prestar los operadores a los equipos, confeccionando instrucciones al efecto.

10. Establecer cursos de capacitación tendientes a aumentar el nivel de conocimiento de los trabajadores, con respecto al mantenimiento de los medios básicos.

  • 11.  Tener en cuenta las necesidades del mantenimiento de las nuevas entidades en proyecto e inversiones.

  • 12.  Asegurar que todo medio básico que se incorpore a los servicios esté acompañado de los antecedentes técnicos necesarios para su mantenimiento.

  • 13.  Tener en cuenta los partes emitidos por Ama de llaves y jefes de departamento, de las deficiencias y problemas detectados en sus áreas.

14. Planificar la adquisición de equipos y medios de trabajo de acuerdo a la estandarización propuesta.

BAJA DE EQUIPOS TECNOLÓGICOS.

Se debe formar en cada instalación una Comisión Técnica, la que estará encargada de dar de baja a los equipos que así los requieran.

Deberán integrarla como mínimo los siguientes compañeros

  • ? Director

  • ? Jefe de mantenimiento

  • ? Director económico

  • ? Jefe de Área donde está instalado el equipo

  • ? Ingenieros o técnicos de reconocido prestigio y conocimientos en la especialidad a la cual pertenece el equipo

La comisión quedará creada a partir de una reunión del Consejo de Dirección del hotel en que se apruebe, mediante acta, la participación de los integrantes específicos

Para cada equipo se conformará un modelo con los siguientes datos o según lo establecido por Contabilidad:

Monografias.com

Se le dará una copia al Director Económico de la Instalación para que proceda con los tramites económicos pertinentes y se enviará una copia a la dirección del Grupo. Otra copia se archivará en el expediente técnico del equipo en cuestión.

Presupuesto de mantenimiento y su control

El Presupuesto de Mantenimiento lo elaborará el Jefe de Mantenimiento conjuntamente con la Dirección de Economía de la Instalación, sin embargo es una responsabilidad de la Dirección y su Consejo de Dirección la ejecución y cumplimiento.

Su concepción debe partir de la evaluación de las posibilidades reales del Departamento de Mantenimiento actuar en la reducción de los gastos de mantenimiento.

Para la elaboración del Presupuesto se deben tener en cuenta, entre otros:

  • ? Contratación comercial del Hotel.

  • ? Proyección de ocupación media anual.

  • ? Comportamiento histórico.

  • Objetivos a alcanzar en el período planificado.

  • ? Disponibilidad de aseguramiento.

  • ? Contrataciones.

  • Consumo energético previsto.

  • ? Posible entrada o salida de procesos de remodelación o cierre parcial.

  • ? Gastos directos.

En tal sentido su confección debe abarcar todas las actividades de mantenimiento, ninguna debe quedar fuera del objeto de cálculo del presupuesto, entre otros por su carácter rector de la actividad cotidiana y medio de medición de los resultados.

El presupuesto se discutirá con las direcciones correspondientes de la Casa Matriz, las cuales son las responsables de aprobarlos. Se adjunta el Modelo para la elaboración del Presupuesto de Mantenimiento en el Anexo No.3, el cual se llenará estrictamente como está concebido, enviándose a la Dirección de Operaciones (S.T) de la Casa Matriz en el último mes del año.

De igual forma también se adjunta el Modelo para el control del Presupuesto de Mantenimiento en el Anexo No.4, que se enviará los días 10 de cada mes, a la misma Dirección.

Plan de supervisión sistemática

Objetivo:

Asegurar mediante la Supervisión Sistemática el buen funcionamiento y estado de la maquinaria, instalaciones y obra civil de forma que permita detectar anomalías que puedan influir negativamente en el costo y calidad de los servicios

Plan General:

Para una operación eficiente de la Instalación , es obligatorio el buen cuidado de los equipos por parte del personal de servicio, así como que el programa de mantenimiento preventivo se lleve a cabo eficazmente, por tal motivo, la supervisión incidirá tanto en los aspectos prácticos de la Instalación, como en la gestión y cumplimiento del programa del MPP

Ruta de supervisión

Acordar en cada supervisión una ruta a seguir por la Instalación. Durante el recorrido por los diferentes departamentos, el director y jefe de mantenimiento en unión a los jefes de los departamentos , además de seguir el programa de supervisión tomarán notas aplicando un sentido critico, con la idea de encontrar fallos y corregirlos, de todas las anomalías apreciadas, tales como:

  • ?  Pérdidas de agua en los Sistemas Hidráulicos Sanitarios.

  • ?  Cables eléctricos sueltos y sin protección.

  • ?  Falta de pintura.

  • ?  Carpintería defectuosa.

  • ?  Asientos en mal estado.

  • ?  Humedad.

  • ?  Fallos en la climatización.

  • ?  Decoración y tapices.

  • ?  Cerrajería.

  • Albañilería.

  • Iluminación en general.

  • ?  Audio y televisión.

  • ?  Telefonía y vectores.

Así mismo se tomará nota y comentarán todas las mejoras que consideren oportunas para tratar de obtener el mayor nivel de calidad de la Instalación y por consiguiente del servicio.

De todas las anotaciones realizadas, se confeccionará un listado de trabajo indicando las prioridades y responsables de ejecución.

Parte de Averías

Es muy importante que los partes de averías sean remitidos con regularidad por el Ama de Llaves y Jefes de Departamentos, con el fin de que los trabajos puedan ejecutarse en el tiempo más breve posible.

Cuando se dejan de emitir DIARIAMENTE, ocurre que en la fecha de la supervisión aparecen gran cantidad de anomalías en las instalaciones, que dan lugar a una elevada carga de trabajo para el Dpto. de Mantenimiento, que originan demoras que inciden negativamente en el nivel de conservación del establecimiento, deteriorándose la imagen y calidad de los servicios.

Por ello el Departamento de Servicios Técnicos exigirá a las demás áreas de la Instalación ese reporte diario. Con este fin, coordinará con las áreas respectivas la forma de realización (Tiempo y Forma). Si es necesario, el Jefe de Servicios Técnicos solicitará la participación del Director de la Instalación, con el objetivo de organizar y viabilizar dicho reporte.

Para la correcta gestión de las quejas provenientes de los Clientes, se debe implementar un sistema conformado por dos tipos de partes de averías, los cuales poseen sus particularidades.

PARTE ROJO.

Este parte es utilizado para el reporte de las averías que tienen gran incidencia en la satisfacción de los Clientes. Por lo tanto, todas las averías e inquietudes señaladas en este parte, deben ser solucionadas con carácter de urgencia (menos de 30 minutos). Tal es el caso de:

  • 1. Funcionamiento incorrecto del aire acondicionado.

  • 2. Mal funcionamiento del ventilador.

  • 3. Instalaciones sanitarias con problemas técnicos.

  • 4. Problemas con el trabajo de las cerraduras.

  • 5. Filtraciones en los techos.

  • 6. Deficiencias en el sistema eléctrico.

  • 7. Incorrecto funcionamiento de los equipos de televisión.

  • 8. Otros.

PARTE BLANCO.

En este parte se señalarán aquellas quejas que por su naturaleza no tienen tanta incidencia en la satisfacción del Cliente, por lo que pueden ser resueltas con un margen de 6 horas. En este grupo se encuentran:

  • 1. Alineamiento de pinturas, cuadros, espejos, etc.

  • 2. Cambio de un espejo en la habitación.

  • 3. Pintar alguna parte de la habitación.

  • 4. Entre otros.

Se han propuesto estos colores como definición, no obstante las Instalaciones pueden en su defecto, utilizar otros, siempre que se cumplimente el objetivo expresado.

PLANES.

Período

Zona y aspectos a supervisar

Observaciones

MENSUAL

EXTERIORES

- Aspecto general del conjunto.

- Jardinería.

- Instalación de riego.

- Estado de limpieza de aceras y pavimento.

- Iluminación de fachadas

- Iluminación de exteriores.

- Toldos y parasoles.

- Seguridad.

MENSUAL

TERRAZAS

- Jardinería.

- Marquesinas.

- Toldos y parasoles.

- Mobiliario.

- Iluminación.

- Pintura.

- Limpieza.

MENSUAL

PISCINA

- Limpieza.

- Tratamiento químico.

- Paredes y fondos.

- Sala de bombas y filtros.

- Limpieza.

- Pérdida de agua.

- Horario de funcionamiento.

- Análisis del consumo de los productos químicos.

MENSUAL

APARCAMIENTO DE AUTOMÓVILES

- Rayas de limitación de las plazas.

- Puertas de accesos y barreras.

- Ascensores.

- Ventilación.

- Iluminación.

- Pintura.

- Seguridad (Detector de incendio, Pulverizadores Mangueras de agua y extintores.

- Limpieza.

MENSUAL

ENTRADA GENERAL

- Puerta de acceso.

- Muelles de cierres.

- Automatismo de fotoceldas.

- Felpudos , limpieza de pies.

- Rótulos indicadores.

- Limpieza de cristales.

- Pintura.

MENSUAL

LOBBY (HALL DE RECEPCIÓN)

- Limpieza y abrillantado.

- Iluminación.

- Decorados.

- Plantas.

- Cabinas telefónicas.

- Mobiliario.

- Cuadros de información.

- Música y megafonía.

- Climatización.

- Extintores.

- Salidas de emergencia.

MENSUAL

SALAS DE ESTAR

- Limpieza y abrillantado.

- Iluminación.

- Decoración.

- Plantas.

- Mesas de juego.

- Aparatos de TV.

- Megafonía.

- Ambiente musical.

- Climatización.

- Cortinas.

- Extintores.

- Puertas de emergencia.

MENSUAL

PASILLOS HOTEL

- Limpieza y abrillantado.

- Iluminación.

- Pisos.

- Pintura.

- Extintores.

- Gabinetes portamangueras.

- Decoración.

MENSUAL

BARES

- Limpieza.

- Iluminación.

- Mobiliario.

- Equipamiento tecnológico.

- Decoración.

- Cajas de empalmes eléctricos tapadas.

- Ausencia de cables sueltos o instalaciones provisionales.

- Climatización.

- Extintores.

MENSUAL

RESTAURANTES

- Limpieza y abrillantado.

- Iluminación.

- Mobiliario.

- Decoración.

- Plantas.

- Cortinas.

- Pintura.

- Buffets.

- Limpieza.

- Iluminación.

- Decoración.

- Conexiones eléctricas.

- Carros de transportes.

- Limpieza.

- Ruedas.

- Ambiente musical.

- Climatización.

- Ventilación.

- Ausencia de olores de cocina.

- Señalizaciones de emergencia.

- Extintores.

- Gabinetes portamangueras.

MENSUAL

COCINA

- Campana de extracción.

- Limpieza anual de campanas y conductos por especialistas.

- Verificar periódicamente la limpieza de los filtros.

- Filtros de repuestos.

- Pantallas fluorescentes con la protección adecuada.

- Eficacia de la extracción.

- Limpieza general del equipamiento técnico.

- Iluminación general.

- Pintura.

- Alicatado de paredes.

- Perdidas de agua ( grifería).

- Carros de transporte.

- Calor y humedad.

- Limpieza.

- Ruedas y puertas.

- Ausencia de instalaciones eléctricas .provisionales, cables sueltos y cajas de empalmes.

- Normas de ahorro de energía.

- Normas de conservación y manejo higiénico de alimentos.

- Conocimientos por el personal de las normas de seguridad.

- Señalización de emergencia.

- Extintores.

- Gabinetes porta mangueras.

- Salidas de emergencia.

- Fugas de vapor.

- Aislamiento de tuberías.

- Instrumentos de medición.

MENSUAL

CÁMARAS FRIGORÍFICAS

- Limpieza.

- Olores.

- Perdidas de frío.

- Estanterías, orden.

- Estado técnico del equipamiento.

- Temperatura congelación -20ºC

- Temperatura carnes +1ºC

- Temperatura pescado 0 a +1ºC

- Temperatura varios +3ºC

MENSUAL

LAVAVAJILLAS

- Verificar métodos y prácticas de trabajo.

- Limpieza diaria por el operador de la máquina.

- Bandejas interiores

- Filtros de aspiración.

- Mesa de trabajo, cubos de basuras recogidos.

- Vajillas y carros en su lugar.

- Zonas de desperdicios limpias , ordenadas y sin olores.

MENSUAL

ALMACENES

- Limpieza y olores.

- Acomodo de materias primas en estanterías.

- Cajas de empalmes tapadas.

- Ausencias de cables sueltos.

- Ventilación.

- Botellera acomodada.

- Extintores, SADI y Gabinetes porta mangueras.

- Tratamiento de desinfección y desratización.

MENSUAL

LAVANDERÍA TINTORERÍA

- Cajas de empalmes.

- Ausencia de cables sueltos.

- Estantería. Almacenamiento ordenado.

- Estado del equipamiento técnico.

Conocimiento del personal de las normas de seguridad y explotación.

- Extintores, Gabinetes porta manguera

- SADI.

Análisis de los materiales que pueden ocasionar incendios.

- Retirar los materiales que no pertenezcan al recinto.

- Fugas de vapor y agua.

- Aislamiento de tuberías.

- Instrumentos de medición.

- Válvulas y accesorios.

MENSUAL

SEGURIDAD

- Normas de seguridad.

- Planes de evacuación.

- Armarios con elementos de primera intervención de emergencia :

Careta antigás

Hachas

Linternas

Cinturones de seguridad.

Extintores para primera intervención

- Personal entrenado sobre normas y formas de actuar.

- Roturaciones de advertencias e información.

- Conocimiento de la situación del cuadro eléctrico general así como cuales son los interruptores que deben desconectar.

- Revisión de los extintores.

- Presiones de agua en los gabinetes porta mangueras.

- Funcionamiento de las bombas.

- Practica periódica del personal.

NORMAS BÁSICAS

- Evitar almacenar colchones y demás materiales combustibles en lugares como sala de máquinas, recintos de cuadros eléctricos etc.

- Evitar manchas en el suelo de combustibles o aceite

- Evitar envases de pintura,. Disolventes o combustibles en lugares inapropiados.

- Evitar instalaciones provisionales de gas, vapor o eléctricas.

- Tomar las máximas precauciones en los trabajos de soldadura.

- Almacenar cada cosa ordenadamente en el lugar apropiado.

- Evitar fumar en carpintería, lencería, talleres de tapicería y demás áreas de mantenimiento que por sus características lo requiera.

- Cumplir las normas de seguridad del trabajo en la explotación y el mantenimiento.

Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6


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