CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
OBJETIVO
Programar una entrevista con el Gerente General de
"Emproservis Cía. Ltda." en donde va a auditarse, indicar
los motivos de la auditoría y el procedimiento que va a
seguirse durante su ejecución, así como las
personas que colaborarán directamente con el auditor en la
obtención y recopilación de información y
documentación requerida para el examen.
RELEVAMIENTO
El 06 de abril del presente año a las 15:00
tuvimos una entrevista con el Gerente General, al que se le
aplicó el cuestionario que a continuación se
detalla; esta información nos permitió conocer todo
lo referente a la compañía como: procedimientos,
reglamentos de los departamentos operativos y
financieros.
El Gerente General nos contactó con las personas
que nos proporcionarán la información requerida,
las mismas que serán: el Lic. Gustavo Muñoz
(Contador), y la Ing. Ximena Apolo (Jefe del departamento de
créditos y cobranzas.)
Empresa Emproservis Cía.
Ltda.
Cuestionario
Santo Domingo, 06 de abril del
2009
Dirigida al Gerente
General:
Ing. José Dueñas
Cedeño
1. ¿Cuál es la
razón social de la empresa?2. ¿Dónde se
encuentra ubicada Emproservis Cía. Ltda.?3. ¿Qué tipo de
compañía es?
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
4. ¿Cuándo
inició la empresa sus actividades?6. ¿Con cuántos
socios cuenta la empresa?7. ¿Cómo se
encuentran distribuidas las aportaciones?8. ¿Cuál es la
actividad principal de la empresa?9. ¿La empresa cuenta con
sucursales y agencias?10. ¿Cuál es la
dirección de las sucursales o agencias?11. ¿Cómo
está formada la estructura organizacional?12. ¿Tiene la empresa
acciones distribuidas en otras entidades?13. ¿Qué objetivos
persigue la empresa con la auditoria?
MISIÓN
Somos una empresa dedicada a la comercialización
de productos para el sector automotriz e industrial, de marcas
reconocidas a nivel mundial por su prestigio, performance,
durabilidad, confiabilidad, garantía y
desempeño.
Estamos comprometidos a brindar un servicio de
provisión profesional y oportuno, caracterizándonos
por nuestra esmerada atención hacia nuestros clientes,
facilitando y contribuyendo al mejoramiento continuo de sus
funciones diarias mediante un proceso de permanente
innovación.
Como distribuidores mayoristas de Llantas,
Lubricantes, Filtros, Aditivos y afines, buscamos siempre el
liderazgo a través del crecimiento sostenido,
aprendizaje
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
continuo y aplicación de la filosofía de
la calidad total en todas nuestras actividades
diarias.
Nuestros clientes son Personas Naturales y
Jurídicas, Nacionales o Extranjeras, Corporaciones,
Empresas medianas, y pequeñas quienes utilizan nuestros
productos tanto para el servicio de sus vehículos y
maquinarias como para aquellos que se dedican a la venta de los
mismos en Santo Domingo de los Tsáchilas y la
Región Noroccidental del Ecuador.
Contribuimos a la sociedad satisfaciendo sus necesidades
en el sector automotriz, creando plazas de trabajo para todos los
que directa o indirectamente formamos parte de esta prestigiosa
organización. Generamos oportunidades de negocio para
nuestros clientes e inversionistas.
Apoyamos al desarrollo económico del país
mediante el pago de nuestros impuestos a través de una
administración segura y eficiente de los recursos
captados.
VISIÓN
Convertirnos en la empresa comercial más efectiva
y confiable del sector automotriz en el Ecuador, líder en
el mercado, de rápido crecimiento, aportando al bienestar
de nuestros empleados, clientes, inversionistas y su
comunidad.
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
OBJETIVOS GENERALES
Posicionarnos en la mente del consumidor como la
empresa comercial más efectiva y confiable del sector
automotriz.Ubicarnos entre las mejores empresas del mercado de
Santo Domingo al cabo de cinco años con una
participación del 20% en ventas de la industria en el
noroccidente ecuatoriano.Conseguir un rendimiento neto sobre el patrimonio al
quinto año del 50%. (ROI)
OBJETIVO
Solicitar el espacio físico y el equipo que va a
utilizarse en la ejecución del examen.
RELEVAMIENTO
El espacio físico que se utilizará para
realizar la auditoría a Emproservis Cía. Ltda.
será en la Universidad UNIANDES, en la sala
103.
ORIGEN DE LA INFORMACION:
Gerente General de Emproservis Cía.
Ltda.
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Andrea Castillo Lic. Hernán
Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
OBJETIVO
Recopilar de manera ordenada los estatutos, reglamentos,
acuerdos, resoluciones, disposiciones, decretos y otros
pronunciamientos o instructivos relacionados con el
funcionamiento de Emproservis Cía. Ltda.
RELEVAMIENTO
La compañía posee papeles legales como:
RUC, Escritura Pública, Aumento de Capital, Nómina
de Socios y Accionistas, Certificado de Cumplimiento de
Obligaciones y Existencia Legal, los mismos que se duplicaron y
se recopilaron.
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Verónica Rivadeneira Lic.
Hernán Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
OBJETIVO
Obtener información sobre la estructura operativa
utilizada en Emproservis Cía. Ltda., las unidades
relacionadas con su realización y la administración
existente y determine:
a. Instalaciones disponibles.
b. Grado de autonomía de las diferentes
áreas y su forma de reporte y consolidación
contable financiera.c. Restricciones existentes para cada
área
RELEVAMIENTO
ORGANIGRAMA
DEPARTAMENTAL
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Emproservis Cía. Ltda. Posee un espacio
físico de aproximadamente de 60 metros cuadrados que puede
ser utilizado para la auditoría a realizarse.
Emproservis Cía. Ltda. Cumple sus funciones a
través de las siguientes áreas:
Área de Gerencia General
Área Contable
Área de Crédito y Cobranzas
Área Comercial
Área de Coordinación
Logística
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
El área de Gerencia General opera en conjunto con
el área Contable ya que son las encargadas y responsables
del registro y control de las finanzas de la
compañía.
El área Comercial con el de Crédito y
Cobranzas operan conjuntamente, y para dar una mayor facilidad al
cliente de realizar su compra.
El área de Coordinación Logística
opera en una forma más independiente, a pesar de que tiene
que presentar informes tanto al área contable como al
área comercial.
Cada una de las áreas debe operar donde le
corresponde, por lo tanto se establecen como restricciones que
colaboradores de un área no pueden hacer uso de las
oficinas de otra área, así como también el
área contable establece sus restricciones con sus
integrantes otorgando una autorización a una sola persona
para que realice todos los trámites referentes a
instituciones bancarias.
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
FLUJO-GRAMA GERENTE GENERAL
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
FLUJO – GRAMA CONTADOR
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
FLUJO-GRAMA JEFE DE CREDITOS Y
COBRANZAS
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
FLUJO-GRAMA COORDINADOR DE
LOGÍSTICA
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
ORIGEN DE LA INFORMACION:
Gerente General, Contador, Jefe de Créditos y
Cobranzas, Coordinador de Logística.
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Fernando Enríquez Lic. Hernán
Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
1 OBJETIVO
Resumir la estructura organizativa de EMPROSERVIS CIA.
LTDA. y de las unidades relacionadas con el área motivo de
la Auditoria, identificar los principales funcionarios, la
ubicación física de las instalaciones, los
números telefónicos y cualquier otra
información que sea necesaria para la ejecución del
trabajo.
RELEVAMIENTO
EMPROSERVIS CIA. LTDA. fue constituida el 12 de
Noviembre de 1998, con un capital de dos millones de sucres (
2´000.000,00 ), cuyo capital en la actualidad es de ochenta
mil dólares ( $ 80.000,00 ); el objeto social es
proporcionar servicios técnicos, profesionales,
administrativos y laborales a entidades públicas o
privadas. También esta dedicada a la venta al por mayor de
accesorios, partes y piezas de vehículos
automotores.
La Junta General de Accionistas se encuentra integrada
por seis socios. El capital social está dividido en dos
mil participaciones de mil sucres cada uno suscrito y pagado
íntegramente.
Los Principales funcionarios son: Los socios de la junta
general, el Presidente, y el Gerente General.
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Sus oficinas se encuentran ubicadas en el Cantón:
Santo Domingo, Parroquia: Bomboli, Ciudadela: Coop. Las Palmas,
Calle: Av. Chone Nº 200 y Pedro Vicente Maldonado.
Referencia de la ubicación: Diagonal a American Shopping;
sus teléfonos son: (02) 2 754-545 / (02) 2
742-388
ORIGEN DE LA INFORMACION:
Documentos legales de la compañía, Jefe de
créditos y cobranzas, y la auxiliar de
contabilidad.
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Paola Loor Lic. Hernán Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
1 CONOCIMIENTO DE LA
EMPRESA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2009
a. OBJETIVO
Solicitar por escrito los documentos, reportes o
informes que existan en la empresa y que se consideren
útiles para el trabajo.
RELEVAMIENTO
Santo Domingo, 06 de abril del
2009
Ing.
José Dueñas Cedeño
Gerente General
Presente.-
Reciba un cordial y afectuoso saludo de quienes
conformamos el grupo de prácticas de auditoría, y a
su vez deseándole éxitos en sus funciones
diarias.
En relación a la planificación de
auditoría que estamos realizando al 31 de diciembre del
2008 de su prestigiosa compañía, solicitamos muy
comedidamente se nos permita obtener copias de los reportes e
informes que proporciona el sistema contable, así como
también documentos de, ya que estos son de suma
importancia para la ejecución de nuestro
proyecto.
Por la atención dada a la presente desde ya
anticipo mis sinceros agradecimientos
Atentamente,
Tec. Verónica Rivadeneira
Jefe Comisión de Auditoría
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Andrea Castillo Lic. Hernán
Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
2 PRINCIPALES
ACTIVIDADES
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2009
a. OBJETIVO
Preparar un resumen de las actividades que
efectúan las áreas administrativas y operativas de
la empresa, recalcar los procedimientos de operación y los
problemas de operación técnica sobre la
definición y aplicación de los registros
operativos, administrativos y financieros.
Preparar un breve resumen de los mecanismos de
registros, análisis y control de las
actividades.
RELEVAMIENTO
ACTIVIDADES DE LAS DIFERENTES
ÁREAS:
Gerente General
El Gerente General es el Representante Legal de la
compañía Emproservis Cía. Ltda., es la
persona que autoriza y firma los cheques para el pago a
proveedores, revisa los roles de pago, y por ende se encarga del
custodio de valores en cheques posfechados, y al llegar la fecha
de vencimiento de los pagos a proveedores autoriza que se realice
el depósito correspondiente.
Además de las actividades antes mencionadas se
encarga de coordinar las diligencias que se realizan en la
empresa.
PAPEL DE TRABAJO
3 PRINCIPALES
ACTIVIDADES
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2009
Contador
Es el encargado de revisar el reporte de las
transacciones ya ingresadas en el sistema contable, luego las
mayoriza y elabora el balance mensual o según el tiempo
que se lo requiera.
Verifica que los valores calculados en la nómina
para pagos de sueldos estén correctos y debidamente
sustentados.
Analiza los reportes mensuales de cartera para verificar
si no existen cuentas vencidas, y en el caso de haberlo
envía un memorándum al jefe de créditos y
cobranzas para que se organice con sus colaboradores para la
recaudación de los saldos.
Revisa que el sistema informático contable este
funcionando de forma correcta y que este debidamente ajustado a
las normas y políticas contables.
Gerente Comercial
Se encarga de realizar los reportes de comisiones de los
vendedores, organiza las reuniones mensuales con los vendedores
para analizar precios, competencias y la influencia de los
productos en el mercado, realiza viajes con los vendedores a las
diferentes zonas asignadas a cada uno para comprobar la calidad
de servicio que ofrecen sus colaboradores.
PAPEL DE TRABAJO
4 PRINCIPALES
ACTIVIDADES
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Jefe de Créditos y Cobranzas
El Jefe de Crédito y Cobranza verifica en la
central de riesgos del buró de crédito si el
cliente esta marcado y adjunta ese reporte a su carpeta.
Confirmará los saldos promedios, protestos y
calificación en las entidades financieras o bancos.
Comprueba referencias personales y comerciales no solo con los
que el cliente detalle en la solicitud de crédito sino
también con las empresas más
importantes.
Es el encargado de emitir contratos con los clientes y
verifica firmas.
Coordinador de Logística
Es el encargado de realizar los pedidos de
mercaderías, de llevar un registro de las importaciones en
tránsito, de informar a todos los vendedores mediante
e-mail la llegada del pedido.
Hace el seguimiento de la llegada del embarque y realiza
los contactos telefónicos con la persona responsable de
estos (Afianzados de Aduanas empresa LAT Internacional), recibe
las facturas de la naviera.
Controla periódicamente las existencias de
bodega.
PAPEL DE TRABAJO
5 PRINCIPALES
ACTIVIDADES
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
MECANISMOS DE REGISTROS
Ventas
Se recepta el pedido verbal del cliente, en bodega se
revisa las existencias y se despacha la mercadería, luego
se realiza la factura junto con el comprobante de ingreso y se
recibe el comprobante de retención, al siguiente
día se hacen los respectivos depósitos y todos los
documentos pasan a contabilidad para realizarse el registro
contable.
Compras
Se contactan con el proveedor y realizan la orden de
compra, una vez que confirmen el envío de la
mercadería, el gerente general autoriza la emisión
y envío del cheque.
Llegada la mercadería se registra la
transacción en el sistema contable.
Cuentas por cobrar
El encargado de créditos realiza los reportes de
cuentas vencidas y por vencer de clientes y notifica a los
respectivos clientes de sus cuentas vencidas, este reporte le
entrega al encargado de cobranzas y este se encarga de la
recaudación del pago y recepción del comprobante de
retención, el efectivo y todos los documentos de respaldos
regresan a crédito para realizarse el respectivo
depósito y todos los respaldos pasan al departamento de
contabilidad para su registro en el sistema contable.
PAPEL DE TRABAJO
6 PRINCIPALES
ACTIVIDADES
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Cuentas por pagar
El auxiliar contable analiza las cuentas vencidas y por
vencer, entrega el reporte de cuentas por pagar al Gerente
General, el mismo que verifica y autoriza el pago.
El proveedor se acerca al departamento de contabilidad
en donde firma el comprobante de egreso y recibe el
cheque.
Finalmente todos los documentos se archivan.
Créditos y Cobranzas
Los días martes 8h00 p.m. de cada semana como
norma se reúne el Comité de Crédito para
analizar todos los créditos presentados por los vendedores
durante la semana que ha transcurrido. Previo a esta
reunión el Jefe de Crédito y Cobranza debe tener
lista la información ya verificada y analizada. En esta
reunión se fijan los cupos y plazos para el
crédito. También se analizan los créditos
otorgados con el cupo autorizado por el Jefe de Crédito y
Cartera. En estas reuniones también se analizan los casos
más preocupantes de recuperación de cartera a
partir de aquellos cuyo plazo se extendió de los 90
días.
Gestión de Cobranza
Todos los días durante las primeras horas de la
mañana el Jefe de Crédito y Cobranza saca un
reporte de los documentos pendientes de cobro y lo clasifica de
la siguiente forma:
PAPEL DE TRABAJO
7 PRINCIPALES
ACTIVIDADES
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Los que estén 5 días antes de su
fecha de vencimiento. Con ellos se realizará un
seguimiento y recordatorio telefónico recordando la
fecha de vencimiento y de las ventajas de descuento por
pronto pago o pago cumplido. A la vez evaluará por
parte del cliente la gestión del vendedor, si este le
visita con frecuencia comparando con su reporte diario. Todas
las novedades encontradas las ingresará en
observaciones del empleado dentro del sistema y se las
imprimirá y entregará al Gerente Comercial el
día viernes para que este las tome en cuenta en la
reunión semanal con la fuerza de ventas que se la
realizará los días lunes a las 7h30
a.m.
Los que tienen de 1 a 30 días de
vencido. Informar sobre su estado de cuenta. Recordar su
pronto pago y confirmar un día para que el vendedor le
visite para realizar el cobro. Informar al vendedor el
día y la hora con ese cliente del cobro al cual el
cliente se comprometió pagar.
Los que tienen facturas por más de 90
días pendientes de pago. Imprimirá para
ellos una carta de recordación y advertencia. Se
contactará con ellos para negociar la forma de pago y
los plazos que se ajusten a su realidad. Dicha
renegociación se la realizará incluido los
intereses que estarán por el orden del 2%
mensual.
PAPEL DE TRABAJO
8 PRINCIPALES
ACTIVIDADES
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Los que tienen facturas por más de 120
días pendiente de pago. Visitará
personalmente el jefe de Crédito y en su ausencia el
Gerente de Comercialización y entregará el
aviso del Abogado. En supuesto de que el cliente se resista a
no seguir abonando a su deuda, se le entregará el caso
al abogado para que diligencie su cobranza por la vía
legal.
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Fernando Enríquez Lic. Hernán
Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
PRINCIPALES POLITICAS Y
PRACTICAS
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
3.1 OBJETIVO
Identificar las principales políticas y
prácticas contables que mantiene la Compañía
y detalle cada una de ellas.
RELEVAMIENTO
RESUMEN DE LAS PRINCIPALES POLITICAS
CONTABLES
Las políticas de contabilidad que sigue la
compañía están de acuerdo con las Normas de
Contabilidad (NEC), las cuales requieren que la Gerencia
efectúe ciertas estimaciones y utilice ciertos supuestos
para determinar la valuación de algunas de las partidas
incluías en los estados financieros y para efectuar las
revelaciones, que se requiere presentar en las mismas. La
Gerencia considera que las estimaciones y supuestos utilizados
fueron los adecuados en tales circunstancias.
PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRÁCTICAS
CONTABLES:
CAJA:
Las ventas de contado o crédito deben ser
canceladas en facturación/caja, quienes son los
responsables de la recepción de efectivo o
cheque.
PAPEL DE TRABAJO
PRINCIPALES POLITICAS Y
PRACTICAS
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Facturación/caja debe depositar los valores
recaudados al siguiente día y las ventas que se
generen el día viernes, se depositan el día
lunes.Se debe realizan controles de cuadre de caja
diariamente.Se debe entregar un reporte de diario de caja al
departamento contable para que procese la
información.Debe tener un fondo de $200
dólares.
VENTAS AL CONTADO:
Se deben aplicar descuentos autorizados en las
ventas al contado.Si el cliente no está conforme con la
mercadería se le cambiará con producto mas no
con el efectivo.El tiempo máximo de cambio de
mercadería es de 24 horas.
VENTAS A CRÉDITO
El cliente debe llenar una solicitud de
crédito con sus datos personales, comerciales y
bancarios.Toda venta realizada a crédito debe estar
aprobada por el jefe de crédito.La mercadería en una venta a crédito
se entregará al día siguiente.El cliente debe dejar cheques posfechados por el
valor total de la factura.El plazo de crédito que se otorgará
será de 30, 60 y 90 días.
CUENTAS POR PARGAR
Cada proveedor consta en una base de datos de la
empresa, la misma que se actualizará cada vez que haya
uno nuevo.Con el proveedor se conviene el plazo de pago de
acuerdo al monto.
PAPEL DE TRABAJO
PRINCIPALES POLITICAS
ACTIVIDADES
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
El pago a los proveedores se realiza un solo
día.
CUENTAS POR COBRAR
La persona encargada de los créditos emite un
reporte de las cuentas vencidas y notifica a los clientes
para que cancelen.Los responsables de cobranzas se encargan de la
recaudación del efectivo, cheque y
retenciones.Los recaudadores deben entregar diariamente los
valores recibidos.Se debe entregar al departamento contable los
reportes de cobro para que actualice la cuenta de
clientes.
CREDITO
Verificar en la central de riegos del buró de
crédito, si el cliente está marcado, adjuntar
ese reporte a la carpeta.Confirmar los saldos promedios, protestos y
calificación en las entidades financieras.Evidenciar referencias personales y comerciales, no
sólo con los que el cliente detalle en la solicitud de
crédito, sino también con las empresas
más importantes.
INVENTARIO
El jefe de bodega no puede aceptar mercadería
sin guías de remisiónEl jefe de bodega debe llevar un control del ingreso
y egreso de la mercaderíaEl coordinador de logística es la persona
encargada de ingresar mercadería en el sistema,
precios, descuentos y plazos.
PAPEL DE TRABAJO
3 PRINCIPALES POLITICAS
ACTIVIDADES
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Todos los documentos deben ser enviados al
departamento contable.
Cada seis meses se debe realizar conteo
físico de la mercadería con los reportes que
arroja el sistema.
GASTOS DE VENTA
Todos los gastos de viáticos, movilizaciones,
alimentación, etc., serán cancelados por la
empresa siempre y cuando existan sus debidas justificaciones
y respaldos.Las cuentas de publicidad, promoción y
capacitaciones, cuentan con una partida presupuestaria al
inicio de cada periodo fiscal.Por alcanzar un monto superior de $50.000 en ventas
mensuales, la empresa le otorgará al vendedor un
incentivo del 0.2% del monto vendido.
ACTIVOS FIJOS
Para adquirir un activo se solicitará tres
cotizaciones a diferentes proveedores, de las cuales se
elegirá la más conveniente.Llevar un archivo individualizado de los activos
perfectamente identificados, anexando el número de la
factura.La adquisición de activos fijos son
registrados en el sistema de acuerdo a su método de
depreciación.Todos los activos vendidos o que ya pierden su
periodo de vida útil serán dados de baja en el
sistema.
PAPEL DE TRABAJO
PRINCIPALES POLITICAS
ACTIVIDADES
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Para la transmisión y/o enajenación de
activos que ya hayan finalizado su vida contable y/o vida
útil será únicamente el gerente general
quien podrá donar o vender los bienes en
mención.
COMPRAS
Las compras se realizarán con su respectiva
orden y con autorización del gerente
comercialLlegada la mercadería se ingresa al
inventario y se registra las transacción en el sistema
contableToda compra que supere los $200.00 se
cancelará con cheque, y los valores menores se
cancelarán con los fondos de caja chica.
NOMINA
Para pagos de anticipos de sueldos no se
cancelarán valores mayores al 50% de este.Todos los descuentos, multas y otros valores
serán descontados al fin de mes del total
ganado.Los empleados a partir del primer mes de ingreso a
la empresa deberán sacar una cuenta de ahorros en el
banco de Pichincha.Para solicitar un anticipo de sueldo, el empleado
deberá llenar una orden de cheque emitida por el
departamento de contabilidad.
PAPEL DE TRABAJO
3 PRINCIPALES POLITICAS
ACTIVIDADES
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
ORIGEN DE LA INFORMACIÓN:
Contador y Auxiliar Contable.
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Verónica Rivadeneira Lic. Hernán
Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
4 GRADO DE CONFIABILIDAD DE
LA INFORMACION
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
4.1 OBJETIVO:
Calificar a su criterio de integridad y confiabilidad de
la información producida en la compañía, y
verificar para esto:
a. Si las áreas que intervienen en las
diferentes actividades operativas, administrativas y
financieras tienen sus propios jefes independientes y que
ellos tengan claramente definidas sus responsabilidades y
competencias.b. Determinar si existen funcionarios
responsables de investigar, preparar y aprobar las
políticas de operación y control de la
empresa.
RELEVAMIENTO
En la compañía pudimos observar que la
información que se ha obtenido es muy confiable, ya que
todos los documentos se encuentran debidamente archivados,
numerados, con las firmas de autorización y
responsabilidad correspondientes.
Por otra parte cabe recalcar que cada área cuenta
con un responsable principal el mismo que controla que los
demás cumplan con las tareas que les han sido
encomendadas, pero a pesar de esto también existen ciertas
actividades que no se cumplen de acuerdo a las políticas
establecidas por la empresa.
PAPEL DE TRABAJO
GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA
INFORMACION
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Aunque los colaboradores conocen bien sus tareas, la
compañía no cuenta con un manual de procedimientos
ni existe un encargado de elaborar y controlar las
políticas de operación.
ORIGEN DE LA INFORMACION:
Contador y Auxiliar Contable
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Andrea Castillo Lic. Hernán
Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
5. COMPRENSIÓN DE LOS SISTEMAS
INFORMÁTICOS
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
5.1 OBJETIVO:
Obtener una comprensión global del sistema de
información contable que se mantienen en la
compañía para controlar las actividades
administrativas, operativas y financieras.
RELEVAMIENTO
Ventas
En este módulo se realizan las facturas para
entregar a los Clientes. Todos los módulos están
entrelazados pues en este también se pueden ingresar
nuevas descripciones de Productos para la venta, y también
para ingresar nuevos clientes.
Compras
En este módulo se ingresan las facturas por
gastos y da reportes por cada producto que se compra,
además de dar reportes por cada proveedor. Todos los
módulos están entrelazados pues en este
también se pueden ingresar nuevos productos comprados, y
nuevos proveedores.
PAPEL DE TRABAJO
5. COMPRENSIÓN DE LOS SISTEMAS
INFORMÁTICOS
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Recursos Humanos
Aquí se ingresan los anticipos de personal,
prestamos y además es muy útil para la
elaboración de roles mensuales, aquí se
podrán ingresar los datos de los nuevos colaboradores que
ingresen a la compañía.
Contabilidad
Este módulo sirve para integrar los
módulos anteriores para de esta manera generar Balances
mensuales, semestrales y anuales según se los
requiera.
Gerencia
Este módulo sirve para crear nuevos usuarios para
el ingreso al sistema PIRAMIDE, cambios de clave, aquí
podemos crear empresas o editar datos de empresas, es el
módulo donde se modifican formatos de documentos de
soporte para la contabilidad.
ORIGEN DE LA INFORMACIÓN:
Auxiliar Contable.
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Paola Loor Lic. Hernán Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
6. REVISIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
6.1 OBJETIVOS
Revisar la base legal y más disposiciones
administrativas reglamentarias que norman las actividades
administrativas operativas y financieras de la
compañía.
Preparar un papel de trabajo que contenga un extracto de
aquellas disposiciones de carácter obligatorio que deben
observarse y verificarse en el desarrollo de la
Auditoría.
RELEVAMIENTO
a. CELEBRACIÓN, APROBACIÓN E
INCRPCIÓN
EMPROSERVIS CIA. LTDA., se creó de acuerdo a la
Escritura de Constitución, suscrita el doce de Noviembre
del 1998, ante el Notario Público Dr. Luis Manrique
Suárez Bustamante Del Cantón Santo Domingo de los
Tsáchilas, con un capital de dos millones de sucres,
divididos en dos mil participaciones de mil sucres cada uno
suscrito y pagado íntegramente.
b. DENOMINACION
La denominación de la Empresa es EMPRESA
PROVEEDORA DE EMPLEOS Y SERVICIOS EMPROSERVIS CIA.
LTDA.
PAPEL DE TRABAJO
6. REVISIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
c. DURACION
La Duración de la EMPRESA PROVEEDORA DE EMPLEOS Y
SERVICIOS EMPROSERVIS CIA. LTDA., será de 50 años,
pudiéndose prorrogarse por períodos iguales o
disolverse anticipadamente.
d. DOMICILIO
El domicilio de Emproservis Cía. Ltda., es en la
Av. Chone Nº 200, Intersección: Pedro Vicente
Maldonado Referencia Ubicación: Diagonal a American
Shopping. Cantón Santo Domingo, Provincia Santo Domingo de
los Tsáchilas.
e. OBJETO SOCIAL
EMPRESA PROVEEDORA DE EMPLEOS Y SERVICIOS EMPROSERVIS
CIA. LTDA. tiene por objeto "Proporcionar en el Sistema
temporario servicios técnicos, profesionales,
administrativos y laborales a entidades públicas o
privadas" También esta dedicada a la venta al por mayor de
accesorios, partes y piezas de vehículos
automotores.
f. ADMINISTRACION Y REPRESENTACION
LEGAL
La Compañía está gobernada por la
Junta General de socios y administrada por el Presidente y
Gerente General.
PAPEL DE TRABAJO
6. REVISIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
AUMENTO DE CAPITAL
La Compañía aumentó su capital
social en la cifra de ochenta mil dólares de acuerdo a la
Escritura de Aumento de Capital, y se encuentran distribuidos en
dos mil participaciones.
g. REGISTRO UNICO DE
CONTRIBUYENTES
Numero RUC.- 1791410742001
Razón Social.- EMPROSERVIS CIA. LTDA."
Actividad Económica Principal.- VENTA AL POR
MAYOR DE ACCESORIOS, PARTES Y PIEZAS DE VEHÍCLOS
AUTOMOTORES.
Fecha Inscripción: 22/11/1998
Fecha inicio de actividades: 22/12/1998
h. SUPER INTENDENCIA DE
COMPAÑÍAS
Certifica que la Compañía ha cumplido con
las disposiciones constantes en los artículos 20 y 449 de
la ley de compañías vigente.
Tiene actual existencia jurídica y su plazo
social concluye el 22 de de diciembre del 2048.
PAPEL DE TRABAJO
6. REVISIÓN DE LA
DOCUMENTACIÓN
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Emitido el 17 de Marzo del 2008 y valida hasta el 30 de
Abril del 2008.
ORIGEN DE LA INFORMACION:
Gerente General, Auxiliar contable,
Documentación Legal.
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Verónica Rivadeneira Lic. Hernán
Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
7.1 OBJETIVO
Evaluar el Sistema de Control Interno existente en la
Compañía para comprobar el grado de
aplicación de las normas vigentes para esto, utilice el
método de evaluación mediante flujo-gramas que
describan el proceso seguido y los responsables de su
ejecución. La simbología que utilice deberá
ser clara y sencilla para permitir una rápida
comprensión.
RELEVAMIENTO
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
1. Flujo-grama de Caja (Se
aplica)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Flujo-grama de Caja (Se debería
aplicar)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
2. Flujo-grama de Ventas al Contado (Se
aplica)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Flujo-grama de Ventas al Contado (Se
debería aplicar)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Flujo-grama de Ventas a Crédito (Se
aplica)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Flujo-grama de Ventas a Crédito (Se
debería aplicar)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Flujo-grama de Cuentas por pagar (Se
aplica)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Flujo-grama de Cuentas por pagar (Se
debería aplicar)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
3.
4. Flujo-grama de Cuentas por cobrar (Se
aplica)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Flujo-grama Cuentas por cobrar (Se debería
aplicar)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
5. Flujo-grama Crédito (se
aplica)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Flujo-grama Crédito (Debería
Aplicarse)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
7 Flujo-grama Inventario (Se
Aplica)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Flujo-grama de Inventario (Debería
Aplicarse)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
8 Flujo-grama de Gastos de Ventas (Se
Aplica)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Flujo-grama de Gastos de Ventas (Debería
Aplicarse)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
9 Flujo-grama de Activos Fijos(Se
Aplica)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Flujo-grama de Activos Fijos (Debería
Aplicarse)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
10 Flujo-grama de Compras( Se
Aplica)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
11 Flujo-grama de Nómina (Se
Aplica)
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
ORIGEN DE LA INFORMACIÓN:
Responsables y jefes de los diferentes departamentos y
áreas.
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Fernando Enríquez Lic. Hernán
Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
7 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
OBJETIVO
Seleccione tres o cuatro transacciones tipo de las
unidades a ser analizados y compruebe las disposiciones
prescritas, si estas no cumplen, determine las posibles
áreas críticas sobre las cuales el enfoque de
auditoria debe prestar mayor atención.
RELEVAMIENTO:
COMPRA
Se procedió a revisar la transacción de
una compra la misma que se encontraba debidamente archivada, con
su orden de requisición, su retención y la copia
del cheque con el que se pago dicha factura 15 días
más tarde de la fecha de emisión, la misma que
cumplió con lo señalado anteriormente.
COMPRA (IMPORTACION)
Se procedió a revisar la transacción de
una compra la misma que se encontraba debidamente archivada con
todos los documentos aduaneros, con su respectiva orden de
requisición, su retención y la copia del cheque con
el que se pago dicha factura 15 días.
PAPEL DE TRABAJO
7. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: EMPROSERVIS CIA. LTDA.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
VENTA (CONTADO)
Se verificó una venta al contado, la misma que se
encontraba la factura con todos los datos del cliente, y
así mismo estaba adjunta con la retención que este
realiza. También se pudo observar que no constaba la
debida autorización en algunos documentos de
respaldo.
Pero nos llamó la atención que el efectivo
recaudado por el responsable de caja no lo depositaba todos los
días, y los comprobantes de depósito no los
entregaba al departamento de contabilidad enseguida.
VENTA (CREDITO)
Se analizó una venta a crédito cuya
factura se encontraba adjuntada a la solicitud y así mismo
con sus respaldos archivados debidamente, pero el algunos
clientes no dejaban los cheques posfechados y la
mercadería era despachada en el mismo día, es
decir, no cumplen ciertas políticas establecidas por la
empresa.
ORIGEN DE LA INFORMACIÓN:
Contador, Auxiliar Contable
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Verónica Rivadeneira Lic. Hernán
Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
7. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: EMPROSERVIS CIA. LTDA.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
OBJETIVO
Prepare un papel de trabajo que contengan los
comentarios sobre las desviaciones o deficiencias del sistema de
control interno existente, así como las posibles
recomendaciones que en forma inmediata deben impartirse a los
directivos de la empresa para que tomen acciones correctivas en
forma inmediata.
RELEVAMIENTO:
A LOS SEÑORES SOCIOS DE
EMPROSERVIS CIA. LTDA.
Estimados Socios:
Se han examinado el sistema de control interno de
Emproservis Cía. Ltda. Para con esto poder emitir un
informe el cual contenga comentarios, conclusiones y
recomendaciones, que permitan corregir las desviaciones o
deficiencias existentes en las áreas visitadas.
El objetivo de este control es dar a conocer a los
socios de la compañía sobre la correcta
operatividad de la misma, así como la confiabilidad de los
registros contables efectuados y los procedimientos de control
que permitan dar criterios sobre los balances
presentados.
PAPEL DE TRABAJO
7. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: EMPROSERVIS CIA. LTDA.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL
INTERNO
Emproservis Cía. Ltda., si tiene una estructura
organizacional clara, y cada área tiene sus
responsabilidades, a pesar de no tener un manual de funciones en
forma escrita.
EVALUACION DE CONTROL
INTERNO
En el período auditado se pudo constatar que la
mayoría de operaciones efectuadas tienen sus respectivos
documentos de respaldo, sin embargo observamos que ciertas
políticas establecidas por la empresa se desvían,
entre estas tenemos:
El encargado de caja al ver que ha
tenido poco movimiento de efectivo no realiza el
depósito al día siguiente.Muchas veces los clientes que se les ha otorgado
créditos no dejan cheques posfechados cuando se
factura la mercadería, ya que prefieren que el
recaudador retire los cheques en su negocio.La actualización de clientes se lo realiza
cada seis meses.No se realiza inventarios físicos cada seis
meses como lo determina la empresa, ya que el responsable
cree que no es necesario por los controles sorpresivos que se
realizan.La empresa no asigna a un responsable para cada uno
de los activos, porque asume que todos cuidan de los bienes
de la empresa.
PAPEL DE TRABAJO
7. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: EMPROSERVIS CIA. LTDA.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Conclusiones:
La Compañía maneja un buen sistema de
control de ingresos y egresos, con sus respectivos respaldos,
pero muestra desviaciones en las políticas de caja, ventas
a créditos, activos fijos e inventario.
Recomendaciones:
El gerente general deberá considerar las
debilidades de su sistema y realizar los cambios necesarios como
son: nombrar responsables para el cuidado de los activos,
controlar que el encargado de caja realice depósitos
diarios del efectivo, que los clientes que tienen crédito
dejen cheques posfechados, que los inventarios físicos se
realicen de acuerdo a lo establecido y la base de datos de
clientes se actualice continuamente.
Todo esto lo puede mejorar mediante la
elaboración de manuales de funciones.
Atentamente,
Tlga. Paola Loor
Jefe Comisión de Auditoría
PAPEL DE TRABAJO
7. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: EMPROSERVIS CIA. LTDA.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
ORIGEN DE LA INFORMACIÓN:
Departamentos de: Gerencia general, gerencia comercial,
contabilidad, créditos y cobranzas y; coordinación
logística.
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Andrea Castillo Lic. Hernán
Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
7. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
CLIENTE: EMPROSERVIS CIA. LTDA.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
7.4 OBJETIVO
Efectué una sesión de trabajo con las
personas relacionadas en el área examinada y comunique los
resultados preliminares de la evaluación del sistema de
control interno, deje constancia de la realización de este
evento en un documento.
RELEVAMIENTO:
La sesión se llevó a cado el día 10
de abril del presente año junto al personal del
departamento de Contabilidad y el Gerente General en los
interiores de la compañía, donde se dio a conocer
los resultados del análisis del sistema de control
interno, así como también las recomendaciones para
evitar las mismas desviaciones en un futuro.
A continuación se adjunta el documento con el que
se deja constancia la realización de la
reunión.
INFORME DE RESULTADOS PRELIMINARES DE
LA EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE EMPROSERVIS CIA.
LTDA. CORRESPONDIENTE AL AÑO 2008.
Santo Domingo,
15 de junio del 2009.
Lic. Gustavo Muñoz
Contador Público
La evaluación del control interno se ha
desarrollado bajo el esquema programado por lo que se ha
procurado obtener una opinión del funcionamiento razonable
de las siguientes categorías:
La eficacia y eficiencia de las operaciones
tendientes a alcanzar los objetivo del programa,Confiabilidad de la información generada por
el programa contable.Cumplimiento de las políticas
vigentes.
Se ha puesto énfasis en la concepción
integral del Control Interno, esto es su consideración
como parte del funcionamiento de la organización. Se
evaluaron componentes básicos como: registro de
transacciones comerciales y actividades de los diferentes
departamentos.
Con el análisis de estas actividades se pudo
observar desvíos y deficiencias del sistema de control
interno existente como son:
El encargado de caja al ver que ha
tenido poco movimiento de efectivo no realiza el
depósito al día siguiente.Muchas veces los clientes que se les ha otorgado
créditos no dejan cheques posfechados cuando se
factura la mercadería, ya que prefieren que el
recaudador retire los cheques en su negocio.La actualización de clientes se lo realiza
cada seis meses.No se realiza inventarios físicos cada seis
meses como lo determina la empresa, ya que el responsable
cree que no es necesario por los controles sorpresivos que se
realizan.
La empresa no asigna a un responsable para cada uno
de los activos, porque asume que todos cuidan de los bienes
de la empresa.
Con las desviaciones antes señaladas se
recomienda supervisar con más frecuencia las funciones de
las diferentes áreas de la empresa, para esto se pueden
elaborar manuales de funciones, los mismos que evitaran iguales
desviaciones en un futuro.
Para concluir dejo expresa constancia de mi
agradecimiento a la empresa EMPROSERVIS CIA. LTDA y a sus
administradores por las facilidades que me brindaron para poder
desarrollar mis funciones.
Atentamente,
Tec. Verónica Rivadeneira
Jefe Comisión de Auditoría
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Fernando Enríquez Lic. Hernán
Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
8. EVALUACION DE RIESGO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
8.1. OBJETIVO
Preparar una matriz en la que conste la
calificación de los riesgos por unidades de cuenta
significativos, el cual debe contener lo siguiente:
Unidades analizadas
Riesgo y su calificación
Enfoque esperado de la auditoría
RELEVAMIENTO
PAPEL DE TRABAJO
8. EVALUACION DE RIESGO
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Paola Loor Lic. Hernán Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
9. INFORME DE LA PLANIFICACIÓN
DE AUDITORIA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
9.1 OBJETIVO
Preparar el informe de planificación de
auditoría, la misma que debe contener el tiempo para la
ejecución del trabajo, la distribución de tareas y
procedimientos de auditoría que deben aplicarse (Programa
a la medida")
RELEVAMIENTO
INFORME DE LA PLANIFICACION DE
AUDITORIA POR EL AÑO 2008 DE EMPROSERVIS Cía.
Ltda.
Santo Domingo, 11 de abril del 2009
Ing.
José Dueñas Cedeño
Gerente General
EMPROSERVIS CÍA. LTDA.
Presente.-
En uso de las facultades conferidas se procederá
a realizar la auditoría a Emproservis Cía.
Ltda.
Objetivo de la auditoría:
Conocer la estructura organizativa y las principales
políticas y procedimiento de Emproservis Cía.
Ltda.Evaluar el control interno imperante en la
compañía.Verificar si el personal cumple con los
parámetros establecidos por la
compañía.
PAPEL DE TRABAJO
9. INFORME DE LA PLANIFICACIÓN
DE AUDITORIA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
Analizar los Estados Financieros al 31 de diciembre
del 2008Emitir conclusiones y recomendaciones, con la
finalidad de corregir las desviaciones existentes en el
control interno de la compañía.
Alcance de la auditoría:
Los procedimientos aplicados han sido, entre otros, los
siguientes:
Entrevista con el representante legal de la
compañía.Revisión y análisis de documentos
contables y de constitución de la misma.Relevamiento y evaluación del control
interno
El informe de Auditoría se concluirá en el
lapso de un mes.
Atentamente,
Tec. Verónica Rivadeneira
Jefe Comisión de Auditoría
ELABORADO POR REVISADO POR
Tec. Andrea Castillo Lic. Hernán
Maldonado
PAPEL DE TRABAJO
10. PLANIFICACIÓN DE
AUDITORIA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
11. OBJETIVO
Elaborar los programas de trabajo considerando la
información relevada en el proceso de
planificación.
RELEVAMIENTO
PLANIFICACIÓN DE
AUDITORIA
1. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA
c. CELEBRACIÓN, APROBACIÓN E
INCRPCIÓN
EMPROSERVIS CIA. LTDA., se creó de acuerdo a la
Escritura de Constitución, suscrita el doce de Noviembre
del 1998, ante el Notario Público Dr. Luis Manrique
Suárez Bustamante Del Cantón Santo Domingo de los
Tsáchilas, con un capital de dos millones de sucres,
divididos en dos mil participaciones de mil sucres cada uno
suscrito y pagado íntegramente.
d. DENOMINACION
La denominación de la Empresa es EMPRESA
PROVEEDORA DE EMPLEOS Y SERVICIOS EMPROSERVIS CIA.
LTDA.
e. DURACION
La Duración de la EMPRESA PROVEEDORA DE EMPLEOS Y
SERVICIOS EMPROSERVIS CIA. LTDA., será de 50 años,
pudiéndose prorrogarse por períodos iguales o
disolverse anticipadamente.
PAPEL DE TRABAJO
10. PLANIFICACIÓN DE
AUDITORIA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
f. DOMICILIO
El domicilio de Emproservis Cía. Ltda., es en la
Av. Chone Nº 200, Intersección: Pedro Vicente
Maldonado Referencia Ubicación: Diagonal a American
Shopping. Cantón Santo Domingo, Provincia Santo Domingo de
los Tsáchilas.
g. OBJETO SOCIAL
EMPRESA PROVEEDORA DE EMPLEOS Y SERVICIOS EMPROSERVIS
CIA. LTDA. tiene por objeto "Proporcionar en el Sistema
temporario servicios técnicos, profesionales,
administrativos y laborales a entidades públicas o
privadas" También esta dedicada a la venta al por mayor de
accesorios, partes y piezas de vehículos
automotores.
h. ADMINISTRACION Y REPRESENTACION
LEGAL
La Compañía está gobernada por la
Junta General de socios y administrada por el Presidente y
Gerente General.
i. AUMENTO DE CAPITAL
La Compañía aumentó su capital
social en la cifra de ochenta mil dólares de acuerdo a la
Escritura de Aumento de Capital, y se distribuidos en dos mil
participaciones.
j. REGISTRO UNICO DE
CONTRIBUYENTES
Numero RUC.- 1791410742001
Razón Social.- EMPROSERVIS CIA. LTDA."
PAPEL DE TRABAJO
10. PLANIFICACIÓN DE
AUDITORIA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
Actividad Económica Principal.- VENTA AL POR
MAYOR DE ACCESORIOS, PARTES Y PIEZAS DE VEHÍCLOS
AUTOMOTORES.
Fecha Inscripción: 22/12/1998
Fecha inicio de actividades: 22/12/1998
k. SUPER INTENDENCIA DE
COMPAÑÍAS
Certifica que la Compañía ha cumplido con
las disposiciones constantes en los artículos 20 y 449 de
la ley de compañías vigente.
Tiene actual existencia jurídica y su plazo
social concluye el 22 de de diciembre del 2048.
Emitido el 17 de Marzo del 2008 y valida hasta el 30 de
Abril del 2008.
MISIÓN
Somos una empresa dedicada a la comercialización
de productos para el sector automotriz e industrial, de marcas
reconocidas a nivel mundial por su prestigio, performance,
durabilidad, confiabilidad, garantía y
desempeño.
Estamos comprometidos a brindar un servicio de
provisión profesional y oportuno, caracterizándonos
por nuestra esmerada atención hacia nuestros clientes,
facilitando y contribuyendo al mejoramiento continuo de sus
funciones diarias mediante un proceso de permanente
innovación.
PAPEL DE TRABAJO
10. PLANIFICACIÓN DE
AUDITORIA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
Como distribuidores mayoristas de Llantas, Lubricantes,
Filtros, Aditivos y afines, buscamos siempre el liderazgo a
través del crecimiento sostenido, aprendizaje continuo y
aplicación de la filosofía de la calidad total en
todas nuestras actividades diarias.
Nuestros clientes son Personas Naturales y
Jurídicas, Nacionales o Extranjeras, Corporaciones,
Empresas medianas, y pequeñas quienes utilizan nuestros
productos tanto para el servicio de sus vehículos y
maquinarias como para aquellos que se dedican a la venta de los
mismos en Santo Domingo de los Tsáchilas y la
Región Noroccidental del Ecuador.
Contribuimos a la sociedad satisfaciendo sus necesidades
en el sector automotriz, creando plazas de trabajo para todos los
que directa o indirectamente formamos parte de esta prestigiosa
organización. Generamos oportunidades de negocio para
nuestros clientes e inversionistas.
Apoyamos al desarrollo económico del país
mediante el pago de nuestros impuestos a través de una
administración segura y eficiente de los recursos
captados.
VISIÓN
Convertirnos en la empresa comercial más efectiva
y confiable del sector automotriz en el Ecuador, líder en
el mercado, de rápido crecimiento, aportando al bienestar
de nuestros empleados, clientes, inversionistas y su
comunidad.
PAPEL DE TRABAJO
10. PLANIFICACIÓN DE
AUDITORIA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de Diciembre del
2008
OBJETIVOS GENERALES
Posicionarnos en la mente del consumidor como la
empresa comercial más efectiva y confiable del sector
automotriz.Ubicarnos entre las mejores empresas del mercado de
Santo Domingo al cabo de cinco años con una
participación del 20% en ventas de la industria en el
noroccidente ecuatoriano.Conseguir un rendimiento neto sobre el patrimonio al
quinto año del 50%. (ROI)
PAPEL DE TRABAJO
10. PLANIFICACIÓN DE
AUDITORIA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ORGANIGRAMA
DEPARTAMENTAL
PAPEL DE TRABAJO
10. PLANIFICACIÓN DE
AUDITORIA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
PAPEL DE TRABAJO
10. PLANIFICACIÓN DE
AUDITORIA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
3. PRINCIPALES ACTIVIDADES DE LA
EMPRESA:
ACTIVIDADES DE LAS DIFERENTES
ÁREAS:
Gerente General
El Gerente General es el Representante Legal de la
compañía Emproservis Cía. Ltda., es la
persona que autoriza y firma los cheques para el pago a
proveedores, revisa los roles de pago, y por ende se encarga del
custodio de valores en cheques posfechados, y al llegar la fecha
de vencimiento de los pagos a proveedores autoriza que se realice
el depósito correspondiente.
Además de las actividades antes mencionadas se
encarga de coordinar las diligencias que se realizan en la
empresa.
Contador
Es el encargado de revisar el reporte de las
transacciones ya ingresadas en el sistema contable, luego las
mayoriza y elabora el balance mensual o según el tiempo
que se lo requiera.
Verifica que los valores calculados en la nómina
para pagos de sueldos estén correctos y debidamente
sustentados.
Analiza los reportes mensuales de cartera par verificar
si no existen cuentas vencidas, y en el caso de haberlo
envía un memorándum al jefe de créditos y
cobranzas para que se organice con sus colaboradores para el
recaudo de los saldos.
Revisa que el sistema informático contable este
funcionando de forma correcta y que este debidamente ajustado a
las normas y políticas contables.
PAPEL DE TRABAJO
10. PLANIFICACIÓN DE
AUDITORIA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
Gerente Comercial
Se encarga de realizar los reportes de comisiones de los
vendedores, organiza las reuniones mensuales con los vendedores
para analizar precios, competencias y la influencia de los
productos en el mercado, realiza viajes con los vendedores a las
diferentes zonas asignadas a cada uno para comprobar la calidad
de servicio que ofrecen sus colaboradores.
Jefe de Créditos y Cobranzas
El Jefe de Crédito y Cobranza verifica en la
central de riesgos del buró de crédito si el
cliente esta marcado y adjunta ese reporte a su carpeta.
Confirmará los saldos promedios, protestos y
calificación en las entidades financieras o bancos.
Comprueba referencias personales y comerciales no solo con los
que el cliente detalle en la solicitud de crédito sino
también con las empresas más
importantes.
Es el encargado de emitir contratos con los clientes y
verifica firmas.
Coordinador de Logística
Es el encargado de realizar los pedidos de
mercaderías, de llevar un registro de las importaciones en
tránsito, de informar a todos los vendedores mediante
e-mail la llegada del pedido.
Hace el seguimiento de la llegada del embarque y realiza
los contactos telefónicos con la persona responsable de
estos (Afianzados de Aduanas empresa LAT Internacional), recibe
las facturas de la naviera.
Controla periódicamente las existencias de
bodega.
PAPEL DE TRABAJO
10. PLANIFICACIÓN DE
AUDITORIA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
MECANISMOS DE REGISTROS
Ventas
Se recepta el pedido verbal del cliente, en bodega se
revisa las existencias y se despacha la mercadería, luego
se realiza la factura junto con el comprobante de ingreso y se
recibe el comprobante de retención, al siguiente
día se hacen los respectivos depósitos y todos los
documentos pasan a contabilidad para realizarse el registro
contable.
Compras
Se contactan con el proveedor y realizan la orden de
compra, una vez que confirmen el envío de la
mercadería, el gerente general autoriza la emisión
y envío del cheque.
Llegada la mercadería se registra la
transacción en el sistema contable.
Cuentas por cobrar
El encargado de créditos realiza los reportes de
cuentas vencidas y por vencer de clientes y notifica a los
respectivos clientes de sus cuentas vencidas, este reporte le
entrega al encargado de cobranzas y este se encarga de la
recaudación del pago y recepción del comprobante de
retención, el efectivo y todos los documentos de respaldos
regresan a crédito para realizarse el respectivo
depósito y todos los respaldos pasan al departamento de
contabilidad para su registro en el sistema contable.
PAPEL DE TRABAJO
10. PLANIFICACIÓN DE
AUDITORIA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
Cuentas por pagar
El auxiliar contable analiza las cuentas vencidas y por
vencer, entrega el reporte de cuentas por pagar al Gerente
General, el mismo que verifica y autoriza el pago.
El proveedor se acerca al departamento de contabilidad
en donde firma el comprobante de egreso y recibe el
cheque.
Finalmente todos los documentos se archivan.
Créditos y Cobranzas
Los días martes 8h00 p.m. de cada semana como
norma se reúne el Comité de Crédito para
analizar todos los créditos presentados por los vendedores
durante la semana que ha transcurrido. Previo a esta
reunión el Jefe de Crédito y Cobranza debe tener
lista la información ya verificada y analizada. En esta
reunión se fijan los cupos y plazos para el
crédito. También se analizan los créditos
otorgados con el cupo autorizado por el Jefe de Crédito y
Cartera. En estas reuniones también se analizan los casos
más preocupantes de recuperación de cartera a
partir de aquellos cuyo plazo se extendió de los 90
días.
Gestión de Cobranza
Todos los días durante las primeras horas de la
mañana el Jefe de Crédito y Cobranza saca un
reporte de los documentos pendientes de cobro y lo clasifica de
la siguiente forma:
Los que estén 5 días antes de su
fecha de vencimiento. Con ellos se realizará un
seguimiento y recordatorio telefónico recordando la
fecha de
PAPEL DE TRABAJO
10. PLANIFICACIÓN DE
AUDITORIA
CLIENTE: Emproservis Cía. Ltda.
PERIODO DE AUDITORIA: Al 31 de diciembre del
2008
Vencimiento y de las ventajas de descuento por pronto
pago o pago cumplido. A la vez evaluará por parte del
cliente la gestión del vendedor, si este le visita con
frecuencia comparando con su reporte diario. Todas las novedades
encontradas se las ingresarán en observaciones del
empleado dentro del sistema y se las imprimirá y
entregará al Gerente Comercial el día viernes para
que este las tome en cuenta en la reunión semanal con la
fuerza de ventas que se la realizará los días lunes
a las 7h30 a.m.
Los que tienen de 1 a 30 días de
vencido. Informar sobre su estado de cuenta. Recordar su
pronto pago y confirmar un día para que el vendedor le
visite para realizar el cobro. Informar al vendedor el
día y la hora con ese cliente del cobro al cual el
cliente se comprometió pagar.
 Página anterior | Volver al principio del trabajo | Página siguiente  |