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Análisis y diseño de sistemas y procedimientos

Enviado por Gaby Astudillo



  1. Introducción
  2. Análisis y Diseño de Sistemas y Procedimientos
  3. Razones para conocer el análisis y diseño de sistemas
  4. Características de un Sistema de Información
  5. Como se lleva a cabo un Análisis de Sistema
  6. Diseño de Sistemas
  7. Analista de Sistemas de Información
  8. Ciclo de vida del desarrollo de Sistemas
  9. Problemas planteados en el Área Administrativa aplicando las fases del análisis y diseño
  10. Procedimientos
  11. Bibliografía

Introducción

En una organización o Empresa, el análisis y Diseño de Sistemas, es el proceso de estudiar su Situación con la finalidad de observar cómo trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora; el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas.

Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un estudio de Sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa. La información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de Diseño. Los administradores deciden que estrategias seguir. Los Gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez más con el uso de computadoras están teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas.

Todas las organizaciones son Sistemas que actúan de manera recíproca con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los Sistemas que pueden estar formados por otros Sistemas de denominan Sub-sistemas y funcionan para alcanzar los fines de su Implantación.

Análisis y Diseño de Sistemas y Procedimientos

En la actualidad la mayoría de los usuarios de microcomputadoras tienen acceso a un sistema de información o forman parte del mismo. Todas las organizaciones cuentan con un sistema de información de algún tipo, que sus empleados deben utilizar. Cuando en cualquier organización se desea implantar un nuevo sistema, de tal forma que sus miembros sean más productivos, obteniendo un mayor provecho y apoyo del mismo, se requiere realizar una serie de acciones y previsiones.

La creación o establecimiento de un nuevo sistema de información en la organización, puede ser una tarea compleja. Para encarar este tipo de situaciones existe un proceso de análisis y diseño de sistemas que auxilia en la resolución de tales problemas. El análisis y diseño de sistemas proporciona una guía útil que busca disminuir las situaciones de fracaso o errores al acometer estos procesos.

El análisis y diseño de sistemas es un procedimiento para la resolución de problemas. Cuando se trata del diseño de sistemas de información, busca analizar sistemáticamente la entrada o flujo de datos, la transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información en el contexto de una organización particular. También es usado para analizar, diseñar e implementar mejoras que puedan incorporarse a la organización y puedan ser alcanzadas al usar un sistema de información computarizado.

Razones para conocer el análisis y diseño de sistemas

Aunque pareciese que es tema sólo de profesionales, como usuario final, toda persona que usa una microcomputadora se beneficiará al conocer sobre este proceso. Puede ocurrir que, una vez contratado como miembro de una organización, se convierta en usuario de su sistema de información, entonces el conocimiento del análisis y diseño de sistemas, le permitirá aumentar su productividad personal, sirviéndole para resolver los problemas que surjan en su área de trabajo, determinando nuevos requerimientos de información y permitiéndole colaborar con los profesionales en informática en la resolución de tales situaciones.

Necesidad Del Análisis Y Diseño De Sistemas

La instalación de un sistema sin la adecuada planeación puede conducir a grandes frustraciones y causar que el sistema sea subutilizado, o peor aún, deje de ser usado al no cumplir con las expectativas que le dieron origen. El análisis y diseño de sistemas es una guía que permite estructurar el proceso de desarrollo de sistemas de información. Tal proceso siempre representará un esfuerzo, inversión de tiempo y recursos por parte de la organización. Acometer tal esfuerzo de manera casual, presenta un alto grado de riesgo al no garantizar la culminación del proyecto con éxito. Este procedimiento permite reducir al mínimo el riesgo de fracaso de nuevos proyectos, pues es común que muchos errores surjan al utilizar nuevos sistemas de información, bien por no adaptarse correctamente a las necesidades reales o por desempeñarse de forma inadecuada.

Características de un Sistema de Información

Un sistema de información bien diseñado ofrece:

  • Control ya que le proporciona a los gerentes de la empresa controles internos, métodos y procedimientos que utiliza la misma para autorizar las operaciones, proteger y asegurar la exactitud y confiabilidad de las salidas.

  • Compatibilidad que se cumple cuando el sistema opera sin problemas con la estructura, el personal y las características particulares de la organización.

Sus principales características son:

  • Fiable: Que proporcione información de calidad.

  • Oportuno: Que el sistema proporcione la información en el momento que se necesite.

  • Selectivo: Que suministre solo la información necesaria para el objetivo que se le haya asignado.

  • Flexible: Debe permitir su fácil modificación para adaptarlo a las cambiantes necesidades de la organización y a las variaciones del entorno.

  • Relevante: Que la información suministrada sea de una importancia tal que interese a los usuarios del mismo.

Principios del Análisis de Sistema

  • Debe presentarse y entenderse el dominio de la información de un problema.

  • Defina las funciones que debe realizar el Software.

  • Represente el comportamiento del software a consecuencias de acontecimientos externos.

  • Divida en forma jerárquica los modelos que representan la información, funciones y comportamiento.

  • El proceso debe partir desde la información esencial hasta el detalle de la Implementación.

Como se lleva a cabo un Análisis de Sistema

Se lleva a cabo teniendo en cuenta los siguientes objetivos en mente:

  • Identifique las necesidades del Cliente.

  • Evalúe que conceptos tiene el cliente del sistema para establecer su viabilidad.

  • Realice un Análisis Técnico y económico.

  • Asigne funciones al Hardware, Software, personal, base de datos, y otros elementos del Sistema.

  • Establezca las restricciones de presupuestos y planificación temporal.

  • Cree una definición del sistema que forme el fundamento de todo el trabajo de Ingeniería.

Objetivos Del Análisis

  • Identificación de Necesidades: Es el primer paso del análisis del sistema, en este proceso en Analista se reúne con el cliente y/o usuario (un representante institucional, departamental o cliente particular), e identifican las metas globales, se analizan las perspectivas del cliente, sus necesidades y requerimientos, sobre la planificación temporal y presupuestal, líneas de mercadeo y otros puntos que puedan ayudar a la identificación y desarrollo del proyecto.

Algunos autores suelen llamar a esta parte "Análisis de Requisitos" y lo dividen en cinco partes:

  • Reconocimiento del problema.

  • Evaluación y Síntesis.

  • Modelado.

  • Especificación.

  • Revisión.

Antes de su reunión con el analista, el cliente prepara un documento conceptual del proyecto, aunque es recomendable que este se elabore durante la comunicación Cliente - analista, ya que de hacerlo el cliente solo de todas maneras tendría que ser modificado durante la identificación de las necesidades.

  • Estudio de Viabilidad: Muchas veces cuando se emprende el desarrollo de un proyecto de Sistemas los recursos y el tiempo no son realistas para su materialización sin tener pérdidas económicas y frustración profesional. La viabilidad y el análisis de riesgos están relacionados de muchas maneras, si el riesgo del proyecto es alto, la viabilidad de producir software de calidad se reduce, sin embargo se deben tomar en cuenta cuatro áreas principales de interés:

  • Viabilidad económica.

  • Viabilidad Técnica.

  • Viabilidad Legal.

Es determinar cualquier posibilidad de infracción, violación o responsabilidad legal en que se podría incurrir al desarrollar el Sistema.

  • Alternativas: Una evaluación de los enfoques alternativos del desarrollo del producto o Sistema.

El estudio de la viabilidad puede documentarse como un informe aparte para la alta gerencia.

  • Análisis Económico y Técnico: El análisis económico incluye lo que llamamos, el análisis de costos-beneficios, significa una valoración de la inversión económica comparado con los beneficios que se obtendrán en la comercialización y utilidad del producto o sistema.

Muchas veces en el desarrollo de Sistemas de Computación estos son intangibles y resulta un poco dificultoso evaluarlo, esto varía de acuerdo a la característica del Sistema. El análisis de costos-beneficios es una fase muy importante de ella depende la posibilidad de desarrollo del Proyecto.

En el Análisis Técnico, el Analista evalúa los principios técnicos del Sistema y al mismo tiempo recoge información adicional sobre el rendimiento, fiabilidad, características de mantenimiento y productividad.

Los resultados obtenidos del análisis técnico son la base para determinar sobre si continuar o abandonar el proyecto, si hay riesgos de que no funcione, no tenga el rendimiento deseado, o si las piezas no encajan perfectamente unas con otras.

  • Modelado de la arquitectura del Sistema: Cuando queremos dar a entender mejor lo que vamos a construir en el caso de edificios, Herramientas, Aviones, Maquinas, se crea un modelo idéntico, pero en menor escala (más pequeño).

Sin embargo cuando aquello que construiremos es un Software, nuestro modelo debe tomar una forma diferente, deben representar todas las funciones y sub-funciones de un Sistema. Los modelos se concentran en lo que debe hacer el sistema no en como lo hace, estos modelos pueden incluir notación gráfica, información y comportamiento del Sistema.

Todos los Sistemas basados en computadoras pueden modelarse como transformación de la información empleando una arquitectura del tipo entrada y salida.

  • Especificaciones del Sistema: Es un Documento que sirve como fundamento para la Ingeniería Hardware, software, Base de datos, e ingeniería Humana. Describe la función y rendimiento de un Sistema basado en computadoras y las dificultades que estarán presente durante su desarrollo. Las Especificaciones de los requisitos del software se producen en la terminación de la tarea del análisis.

Un proyecto de desarrollo de un Sistema de Información comprende varios componentes o pasos llevados a cabo durante la etapa del análisis, el cual ayuda a traducir las necesidades del cliente en un modelo de Sistema que utiliza uno más de los componentes: Software, hardware, personas, base de datos, documentación y procedimientos.

Diseño de Sistemas

Es el proceso de aplicar ciertas técnicas y principios con el propósito de definir un dispositivo, un proceso o un sistema con suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física.

La etapa del Diseño del Sistema encierra cuatro etapas:

  • El diseño de los datos.

  • Trasforma el modelo de dominio de la información, creado durante el análisis, en las estructuras de datos necesarios para implementar el Software.

  • El Diseño Arquitectónico.

  • Define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del programa.

Herramientas para el Diseño de Sistemas

Apoyan el proceso de formular las características que el sistema debe tener para satisfacer los requerimientos detectados durante las actividades del análisis:

  • Herramientas de especificación: Apoyan el proceso de formular las características que debe tener una aplicación, tales como entradas, Salidas, procesamiento y especificaciones de control. Muchas incluyen herramientas para crear especificaciones de datos.

  • Herramientas para presentación: Se utilizan para describir la posición de datos, mensajes y encabezados sobre las pantallas de las terminales, reportes y otros medios de entrada y salida.

  • Herramientas para el desarrollo de Sistemas: Estas herramientas nos ayudan como analistas a trasladar diseños en aplicaciones funcionales.

  • Herramientas para Ingeniería de Software: Apoyan el Proceso de formular diseños de Software, incluyendo procedimientos y controles, así como la documentación correspondiente.

  • Generadores de códigos: Producen el código fuente y las aplicaciones a partir de especificaciones funcionales bien articuladas.

  • Herramientas para pruebas: Apoyan la fase de la evaluación de un Sistema o de partes del mismo contra las especificaciones. Incluyen facilidades para examinar la correcta operación del Sistema así como el grado de perfección alcanzado en comparación con las expectativas.

Analista de Sistemas de Información

Se suele llamar analistas de sistemas a quienes se encargan de realizar en las empresas, el proceso de análisis y diseño de sistemas, definiendo los lineamientos a seguir y la manera en que debe incorporarse la tecnología de la computación para adecuar y actualizar sus sistemas de información.

El analista es imprescindible en cualquier organización debido al abanico de destrezas que este posee y los beneficios que le produce, debe ser capaz de trabajar con gente de todas las descripciones y debe tener experiencia en el trabajo con computadoras; este desempeña muchos papeles, balanceando a veces varios al mismo tiempo. Los papeles del analista son: como consultor, experto de soporte y agente de cambio.

Los analistas de sistemas generalmente valoran la manera en que funcionan los negocios examinando la entrada, el procesamiento de datos y la salida de información con el propósito de mejorar los propósitos organizacionales.

Las cualidades que se esperan de un analista de sistema son esencialmente la capacidad de abstracción y de análisis. Los conocimientos que requiere son aquellos relacionados con las técnicas de análisis de sistemas de información como:

  • Conocimiento del paradigma tradicional de la ingeniería del software y del tradicional ciclo de vida del software en cascada.

  • Modelado funcional: Diagrama de flujo de datos, diagrama de estados, etc.

  • Modelado de datos y sus técnicas: Diagrama de entidad relación, modelo relacional, etc.

  • Conocimiento de la tecnología: Arquitectura del software, base de datos, etc.

Ciclo de vida del desarrollo de Sistemas

Un sistema de información al igual que los seres vivos muestra un proceso de nacimiento y muerte. Esencialmente las etapas de desarrollo de un sistema de información son parte del ciclo de vida del mismo:

  • Nacimiento.

  • Desarrollo.

  • Operación.

  • Mantenimiento.

  • Muerte.

El ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implementar un sistema de información. El método del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas consta de seis fases:

  • Investigación preliminar: Tiene que ver con la identificación de problemas, oportunidades y objetivos. Es muy valiosa y debe ser asumida con prudencia y atención porque de ella depende el resto del proyecto. La definición correcta del problema evitará desperdiciar el tiempo en un problema equivocado. Requiere de la observación minuciosa del funcionamiento de la organización, usando las sugerencias de los usuarios potenciales del sistema y de los demás miembros de la organización para resaltar los problemas que ellos probablemente ya han detectado.

Esta fase regularmente obedece a la solicitud planteada por un usuario final o encargado de algún área operativa, como un gerente que no ve resuelta sus necesidades de información en la situación actual. La definición del problema conlleva el estudio del sistema de información que se encuentra en uso. Se trata de determinar qué información se requiere y quiénes, cuándo y por qué la necesitan llevando a cabo entrevistas con los involucrados y realizando observaciones.

Esto puede ir, desde proponer una nueva organización de trabajo, hasta hacer cambios al sistema computarizado que existe, desarrollar un nuevo sistema computarizado o elegir un nuevo software comercial que se adapte a las necesidades encontradas. Entonces, se procede a la redacción de un reporte que resuma los resultados de la investigación previa, que sugiera las posibles soluciones o indique si se detecta que es innecesario continuar con el proyecto. Podría incluir incluso un plan de trabajo en caso de que el proyecto continuara. En base a este documento, los directivos tomarán su decisión de continuar o no.

  • Análisis: Esta fase se ocupa de la reunión y estudio a detalle de los datos del sistema en operación y la especificación de los nuevos requerimientos del sistema a desarrollar, concluye en general con un documento que recoge el resultado del análisis. Ya recopilados, los datos son analizados para establecer cómo es el flujo de información y detectar la posible causa de que este flujo sea defectuoso. Se trata de evaluar el flujo de información en la organización para determinar si es realmente el adecuado. Es frecuente que el funcionamiento inadecuado tenga su origen en no llevar a cabo los procedimientos correctamente. Si este es el caso, bastaría entonces con entrenar al personal para ceñirse apropiadamente a las normas y a los procedimientos, siendo innecesario rediseñar o crear un nuevo sistema.

Existen varias técnicas y herramientas útiles para el análisis de datos. Una de éstas es el uso de diagramas de flujo de datos para diagramar la entrada, proceso y salida de las funciones de la organización de manera gráfica. Estos diagramas sirven para desarrollar el llamado diccionario de datos, el cual contiene la definición de los datos usados en el sistema, así como sus características de tipo, tamaño, limitaciones o especificaciones especiales. La documentación de la etapa de análisis recoge la descripción del sistema de información en uso, los requerimientos para el nuevo sistema y un probable plan de desarrollo en un reporte dirigido a la gerencia el cual nos va a permitir tomar la decisión de proseguir o no con el proyecto.

  • Diseño: El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados en la fase del análisis. Los especialistas en sistema se refieren con frecuencia a esta etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del software a la que denominan diseño físico.

Se compone de tres tareas que son:

  • Diseño de sistemas alternativos.

  • Selección del mejor sistema.

  • Redacción del reporte del diseño.

Casi siempre podrá desarrollarse más de un diseño que cubra las necesidades de información. Debe ser determinada la factibilidad de cada una de las alternativas.

La factibilidad aquí referida tiene que ver con tres aspectos:

  • Factibilidad económica: Verificar si los costos del nuevo sistema son justificados por los beneficios que ofrecerá.

  • Factibilidad técnica: Establecer si se va a contar con el hardware, software y personal necesarios para llevar a cabo el proyecto.

  • Factibilidad operativa: Determinar si el nuevo sistema podrá operar en la organización, siendo aceptado por los usuarios de todo nivel, o si por el contrario habrá una resistencia insuperable al cambio.

Para elegir el diseño adecuado, los directivos van a evaluar básicamente si el sistema cumple con los siguientes aspectos:

  • Se adaptará al sistema general de información de la organización.

  • Tendrá flexibilidad para aceptar modificaciones futuras.

  • Ofrece seguridad contra el uso no autorizado.

  • Los beneficios obtenidos valen más que los costos.

El reporte correspondiente a esta fase describe los diseños alternativos, comparando sus costos y beneficios y un esbozo de sus efectos en la organización. Es conveniente recomendar una de las alternativas, la más adecuada, basándose en las comparaciones de los mismos.

  • Desarrollo: Durante esta fase los programadores pueden jugar un papel de importancia al crear o personalizar el software que formará el sistema. Esta fase consiste de las tareas de desarrollo del software, adquisición de hardware y prueba del nuevo sistema. En realidad el software de aplicación para el nuevo sistema de información puede conseguirse de dos formas alternativas. Es posible adquirir un paquete comercial que cumpla las expectativas o que incluso pueda ser modificado o adaptado. Si no es posible conseguirlo, se hará necesario elaborar uno a la medida.

Si se opta por desarrollar un sistema a la medida, seguramente además del analista se encontrarán involucrados un grupo de programadores. El analista comunica a los programadores lo que requiere ser programado, entonces estos diseñan, codifican y depuran los componentes de software del sistema. El trabajo del analista también involucra a los usuarios, para quienes deberá desarrollar y suministrar documentación, como los manuales de procedimientos. Tal documentación explica al usuario cómo usar el software desarrollado y qué hacer en caso de que se presenten problemas. La adquisición de hardware o nuevos equipos no siempre es requerida, si los equipos con los que se cuenta son adecuados.

En otro caso, debe preverse las características de los mismos y el lugar donde serán instalados. El cambio de equipos puede representar un gran costo, por lo que se debe pensar cuidadosamente en cuestiones como: si el mismo será útil al crecer la organización; en el caso de las redes, si podrán ampliarse sin problemas; si se requerirá someter al personal a capacitación costosa para poder usarlo.

Se procede a la prueba del sistema una vez instalados el software y el hardware usando datos de muestra. Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga.

  • Implementación: En la fase de implementación se instala el nuevo sistema de información para que empiece a trabajar y se capacita a sus usuarios para que puedan utilizarlo.

La instalación puede realizarse según cuatro métodos:

  • Método Directo: Se abandona el sistema antiguo y se adopta inmediatamente el nuevo. Esto puede ser sumamente riesgoso porque si algo marcha mal, es imposible volver al sistema anterior, las correcciones deberán hacerse bajo la marcha. Regularmente con un sistema nuevo suelen surgir problemas de pequeña y gran escala. Si se trata de grandes sistemas, un problema puede significar una catástrofe, perjudicando o retrasando el desempeño entero de la organización.

  • Método paralelo: Los sistemas de información antiguo y nuevo operan juntos hasta que el nuevo demuestra ser confiable. Este método es de bajo riesgo. Si el sistema nuevo falla, la organización puede mantener sus actividades con el sistema antiguo. Pero puede representar un alto costo al requerir contar con personal y equipo para laborar con los dos sistemas, por lo que este método se reserva específicamente para casos en los que el costo de una falla sería considerable.

  • Método piloto: Pone a prueba el nuevo sistema sólo en una parte de la organización. Al comprobar su efectividad, se implementa en el resto de la organización. El método es menos costoso que el paralelo, aunque más riesgoso. Pero en este caso el riesgo es controlable al limitarse a ciertas áreas, sin afectar toda la empresa.

  • Método en fases: La implementación del sistema se divide en partes o fases, que se van realizando a lo largo de un periodo de tiempo, sucesivamente. Una vez iniciada la primera fase, la segunda no se inicia hasta que la primera se ha completado con éxito. Así se continúa hasta que se finaliza con la última fase. Es costoso porque se hace más lenta la implementación, pero sin duda tiene el menor riesgo. Los métodos piloto y en fases suelen ser los más practicados puesto que tienen menor riesgo. Como se puede observar la decisión de adoptar cualquiera de los métodos estará influenciada por factores de riesgo y disponibilidad de recursos.

Otro aspecto importante de esta fase es la capacitación del personal, que cobra especial importancia para asegurar el uso acertado del sistema. Se puede adelantar camino al capacitar personal, antes incluso de contar con los equipos nuevos, para que el usuario se familiarice con el nuevo sistema. Si el sistema es sencillo y el usuario tiene cierta experiencia, la capacitación formal no se hace necesaria y bastarán algunas instrucciones para ponerle al tanto.

Problemas planteados en el Área Administrativa aplicando las fases del análisis y diseño

Un proyecto de desarrollo de un sistema de información comprende varios componentes o pasos llevados a cabo durante la etapa del análisis, el cual ayuda a traducir las necesidades del cliente en un modelo de sistema que utiliza uno o más de los componentes: software, hardware, personas, base de datos, documentación y procedimientos.

Las principales áreas de problemas son:

  • Diseño: El diseño real del sistema falla al no captar los requerimientos esenciales del negocio u organización. La organización puede no ser proporcionada lo suficientemente clara, rápida y útil, puede venir en un formato imposible de dirigir y usar, o puede representar los elementos equivocados de datos.

  • Datos: Los datos en el sistema de información tiene un alto grado de imprecisión o de inconsistencia. La información en ciertos campos puede ser errónea, puede no ser fragmentada adecuadamente para fines del negocio u organización.

  • Costo: Algunos sistema operan muy suavemente, pero el costo para implementarlos y operarlos en sus fases de producción queda muy por encima del presupuesto. Estos gastos excesivos no pueden justificarse por el valor demostrado.

  • Operaciones: La información no se proporciona de manera oportuna y eficiente, porque las operaciones de computadoras que maneja el procesamiento de la información se caen. Las operaciones que abortan con mucha frecuencia conducen a reproceso excesivo y programas con retraso o no cumplidos para la entrega de la información.

Procedimientos

Es una serie de actividades u operaciones ligadas entre sí por un conjunto de empleados, ya sea dentro de un mismo departamento o abarcando varias dimensiones de una dependencia para obtener el resultado que se desea.

Clasificación de los Procedimientos

  • Dentro del ámbito institucional

  • Generales: Son los que involucran operaciones que efectúan todas o más de una dirección general o dentro de la institución.

  • Específicos: Se circunscriben al ámbito de una dirección general o alguna o varias de las unidades que conforman.

  • Dentro del ámbito de aplicación y sus alcances administrativos

  • Procedimientos macro-administrativos: Se refieren a los procedimientos que son propuestos y aprobados por la dependencia de apoyo global, es decir, por aquellos sectores que tienen normas y control en el desarrollo de alguna función cuyo desempeño es común a todas las demás instituciones en el campo de la administración pública federal.

  • Procedimientos meso-administrativos o sectoriales: Son los que involucran a todos los sectores administrativos o a dos o más instituciones intersectoriales a nivel operativo.

  • Procedimientos micro-administrativos o institucionales: Son los que se siguen para realizar las operaciones internas en una dependencia o entidad para cumplir sistemáticamente con sus funciones y objetivos.

Procedimientos que afectan a los Estados Financieros

  • Recepción de inventarios.

  • Ventas de productos.

  • Fabricación de productos.

  • Registro de estimaciones.

  • Destrucción de inventarios.

Procedimientos que no afectan los Estados Financieros

  • Procedimientos para cambiar datos de un cuentacorrentista.

  • Procedimientos para contratación de empleados.

  • Procedimientos para cambio de horarios laborables.

  • Procedimientos para tramitar reclamos de clientes.

Requisitos de los Procedimientos

  • Deben ser cronológicos y sucesivos.

  • Que contengan operaciones relacionadas entre sí.

  • Deben estar destinados a la realización de una actividad o tarea específica.

  • Las actividades deben estar coordinadas entre el personal.

  • Deben estar realizado bajo las normativas de cada empresa.

Formas descriptivas de los Procedimientos

  • Memorándums: Ampliamente utilizados en las empresas, son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, normas o decisión de algún funcionario.

  • Instructivos: Son documentos que nombran en forma detallada la manera en que debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico.

  • Circulares: Son instrumentos que comunican a un gran número de personas, situaciones o guías de acción para casos específicos y en forma puntual los procedimientos que deben ser limitados.

  • Manuales: Son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables.

  • Narrativos: Estos consisten en la descripción detallada de un procedimiento y todos los pasos que lo componen.

Metodología para describir un Procedimiento

La metodología propuesta para la descripción de un procedimiento comprende las siguientes etapas:

  • Planeación de estudio.

  • Investigación de la situación actual.

  • Análisis y crítica de la información.

  • Diseño gráfico y descriptivo de un procedimiento.

Bibliografía

Análisis y Diseño de Sistemas

Editora Mc Graw Hill

Ingeniería del Software

Editora Mc Graw Hill

Enciclopedia de Términos de Computación

 

 

 

Autor:

Gaby Astudillo

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD DE ORIENTE – NÚCLEO DE MONAGAS

ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN


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