Sistema de Evaluación del Desempeño para el Subsistema de Recursos Humanos (página 2)

Las empresas actualmente no cumplen simultáneamente con estos objetivos, pero el mayor error que puedan cometer consiste en pensar que la introducción de este sistema corregirá los defectos respecto a la forma en que se maneja la empresa. Por tanto es preciso antes que nada que se conozca si:

1. La organización tiene una misión clara y una estrategia empresarial bien trazada.

2. Si el personal de la empresa está bien informado.

3. Los gerentes de la entidad están bien capacitados.

Además en necesario tener en cuenta:

• Se debe llevar a cabo un sistema de evaluación sencillo, flexible y fácil de manejar.

• Que la evaluación debe llevarse a cabo a partir de los resultados de su desempeño y no de los rasgos de personalidad.

• Consideración en la participación: Consiste en saber en que grado los subordinados deben participar en el establecimiento de los objetivos de desempeño.

• Consideración que se refiere a la capacitación: Muchos gerentes no consideran que la evaluación sea fácil de realizar y quizás carecen de las capacidades necesarias para llevar a cabo entrevistas de evaluación.

• Frecuencia: Se hace necesario que se realicen las evaluaciones cualquier día de ano, que marque la conclusión de tareas ó proyectos relevantes; ya que existen divergencias en los ciclos naturales de mes, 6 meses, 2 anos, de principio a fin u otro intermedio.

• El sistema de desempeño debe ser propiedad del que lo maneje.

La Evaluación del Desempeño, esta basada en una serie de principios, que constituyen la base para la formulación de una herramienta de Evaluación del Desempeño. Entre los principios más relevantes, se encuentran:

1. La evaluación debe ser un proceso continuo (cotidiano) y a la vez periódico (con cortes temporales), de evaluación integral de los resultados y las conductas para el logro de los objetivos.

2. La evaluación debe abarcar a todos los trabajadores de todas las categorías de la empresa.

3. La evaluación es responsabilidad del jefe inmediato, sin excluir que este se asesore de otras personas. Este debe transformarse en:

• Proceso de retroalimentación: permite al jefe y a los subordinados detectar problemas y deficiencias.

• Proceso de Ínteractuación: facilita la comunicación de entre los miembros de la empresa para el cumplimiento de los objetivos trazados.

4. Los problemas de apelación deben ser resueltos en breve tiempo, y con la participación de personas que conozcan la labor del evaluado.

• La idoneidad real demostrada por el trabajador debe constituir el fundamento para la toma de decisiones respecto a la selección, la permanencia, el desarrollo, la promoción, la democión y el estimulo o penalización por los resultados.

• La evaluación debe determinar en que medida los trabajadores mantienen, mejoran o disminuyen su nivel de idoneidad para el cargo que ocupan. Debe tenerse en cuenta que esta orientada a mejorar la actuación del personal en el futuro y no a castigar o sancionar por actos que no se hayan hecho de forma elaborada.

• Es responsabilidad de la empresa determinar cuales serán los indicadores a medir en la evaluación.

• La evaluación debe tener en cuenta la conducta laboral del trabajador y hacer énfasis en los resultados en relación con los objetivos.

Se hace necesario que el departamento de Recursos Humanos defina una metodología adecuada que debe tener presente los siguientes aspectos:

• Las personas optimizan su productividad cuando el trabajo es a sus ojos algo que vale la pena hacer. o sea, puedan diseñar su puesto de trabajo de forma tal que agreguen valor si se les permite y ayudan.

• Las metas de la organización y las personas son fáciles de conjugar cuando los puestos de trabajo están definidos en términos de tareas específicas, criterios para medir las mismas y competencias requeridas.

Según los principios anteriores se ha demostrado que el proceso de Evaluación del Desempeño consta de cinco etapas:

• Determinación de metas y objetivos de la organización, discusión y conocimiento de las mismas por todo el personal.

Es importante que cada trabajador conozca los objetivos de la organización, los resultados que se desean alcanzar así como las metas que deben cumplir para que el proceso de Evaluación del Desempeño tenga éxito.

• Establecimiento de normas de establecimiento tanto colectivo como individual de cada trabajador.

A partir de los objetivos de la organización se derivan guías y normas de desempeño colectivo e individual. Es decir cada trabajador debe conocer su función dentro de la empresa, las funciones y tareas que debe realizar. En este paso deben quedar bien definidos cuales serán los indicadores que se evaluaran.

• Evaluación (comparación) del desempeño real de los colectivos y trabajadores con las normas o compromisos establecidos.

Este es el momento de realizar la evaluación. Si las normas de trabajo o desempeño se han definido claramente entonces la Evaluación del Desempeño será fácil. En este paso es necesario seleccionar cual o cuales serán los métodos que el evaluador va a seleccionar.

• Análisis y comunicación de los resultados de la evaluación por niveles de dirección y dentro de los mismos de cada trabajador.

Los resultados una vez vistos y discutidos con los representantes de las organizaciones políticas y sindicales deben ser comunicados y discutidos con el trabajador. Es preciso que en este paso se destaque y comunique al empleado cuales son sus fortalezas y debilidades. Constituye este el paso mas importante, ya que en el mismo se realiza un intercambio de ideas e información, criterios y valoraciones entre el trabajador y su superior acerca del rendimiento del proceso.

Al ser este un paso tan importante dentro del proceso de evaluación persigue un conjunto de metas para obtener resultados satisfactorios.

• Proporcionar al empleado información acerca de su rendimiento.

• Establecer nuevos objetivos de trabajo.

• Servir de elemento motivador para la mejora y desarrollo de los empleados y del colectivo.

• Mejorar la comunicación entre los empleados y su superior.

La buena comunicación constituye el eslabón primordial para que tanto los jefes, como los subordinados y la empresa se retroalimenten unos de los otros. Para que la misma sea efectiva se debe:

• Primero decir lo se realiza bien y luego lo que se hace mal.

• Detectar puntos susceptibles, pedir la opinión del evaluado y ayudarlo a encontrar soluciones para que las deficiencias no se repitan en el futuro.

• Realizar críticas a la acción y no a la persona.

• No utilizar lenguaje hiriente.

• Acciones para el mejoramiento del desempeño:

Es necesario previamente haber determinado las deficiencias en el desempeño de los evaluados. Dichas causas deben estar condicionadas por deficiencias internas de la entidad, tales como:

• Condiciones de trabajo.

• Clima laboral.

• Organización del trabajo.

• Sistema de estimulación y remuneración.

• Métodos y estilos de dirección.

Si al llevarse a cabo la evaluación se detecta que el trabajador no ha desempeñado correctamente su trabajo se deben tomar medidas para mejorar su desempeño en esa u otra ocupación. Si las medidas de ejecución no se encuentran establecidas con cuidado, y no son empleadas juiciosamente, pueden dar lugar a comportamientos que van en contra de del buen funcionamiento de la organización. Si por el contrario ha obtenido resultados satisfactorios, entonces debe ser estimulado o recompensado por su esfuerzo laboral en logro de los resultados. En este caso, el evaluador deberá considerar propuestas referidas a:

• El puesto de trabajo: se podrán proponer modificaciones teniendo en cuenta el desempeño del evaluado en su puesto de trabajo.

• Las características personales: se expresaran recomendaciones de carácter personal que puedan contribuir a mejorar su desempeño.

• Las acciones formativas y de desarrollo: el evaluador debe recomendar y convenir con el evaluado acciones de formación que deben acometerse con el fin de que el evaluado complemente su formación y mejore su desempeño. Estas acciones deben tenerse en cuenta a la hora de llevar adelante el plan de capacitación de la empresa.

Teniendo en cuenta lo antes mencionado se deben llevar a cabo programes de acción que pueden ser de:

• DESARROLLO: se utilizara en aquellos trabajadores y dirigentes con elevado o considerablemente alto desempeño, con responsabilidad para un desarrollo continuo con habilidad, capacidad e interés en desempeño de su trabajo, y capacidad de obtener mayor desempeño en su trabajo, para ello deberán:

• Formular metas importantes para el subordinado con participación en el establecimiento de estas.

• Autocontrol por parte del subordinado con respecto a los medios o métodos utilizados para el desempeño del trabajo.

• Retroalimentación directa sobre su desempeño.

• MANTENIMIENTO: se aplica a trabajadores con desempeño elevado, o sea, que esta por encima del promedio, y a los trabajadores con desempeño aceptable pero que por diversas razones tienen pocas posibilidades de ascender divido a : una habilidad limitada, edad avanzada, dificultades personales o de salud entre otras, para ello deberán:

• Formular metas claramente definidas y comunicadas a los subordinados.

• Definición de métodos y medios para desarrollar la tarea.

• Estrecha evaluación y dirección.

• CORRECCION: se aplicara a trabajadores que se encuentran por debajo de lo normal y que poseen poca habilidad, destreza, capacidad t aptitudes para un desempeño aceptable, para ello deben:

• Imponer metas altamente específicas

• Definir explícitamente los métodos y procedimientos de trabajo.

• Bajo grado de autocontrol en el trabajo.

• Retroalimentación frecuente y detallada.

• Capacitación complementaria con el fin de desarrollar mayores habilidades.

Responsabilidad y algunos métodos para realizar la Evaluación del Desempeño

Las empresas enfocan la Evaluación del Desempeño de distintas formas ya que estas se diferencian por su razón de ser, los objetivos que se trazan, su misión, visión, objeto social entre otros aspectos por los cuales pudieran diferenciarse.

Varias entidades realizan su evaluación del desempeño de forma centralizada, descentralizada, y por comisiones.

La evaluación centralizada significa, que la misma es llevada a cabo única y exclusivamente por evaluadores de una sola área.

Al hacer referencia a las comisiones nos situamos en el punto de que en la centralización puedan participar los evaluadores de otras áreas de la empresa.

La evaluación descentralizada se realiza fijándose en la persona del empleado con alguna parte de control llevada a cabo por un superior directo.

En términos generales se utiliza un sistema centralizado en cuanto al proyecto, construcción e implantación del sistema y descentralizado en cuanto a la aplicación y ejecución.

El jefe es el encargado de evaluar al personal, ya que es el, el que posee las condiciones para seguir el seguimiento y la verificación del desempeño de cada subordinado ,diagnosticando a su vez cuales son sus fortalezas y debilidades .Sin embargo los jefes directos no poseen el conocimiento especializado para poder proyectar, mantener y desarrollar el plan sistemático de evaluación de su personal, que es función de los recursos humanos que es quien proyecta, fija y realiza el seguimiento y control del sistema, mientras cada jefe aplica y desarrolla el plan dentro de su círculo de acción. De esta manera el jefe mantiene su autoridad y evalúa el trabajo realizado por los subordinados mediante el esquema trazado, mientras el órgano de los Recursos Humanos mantiene su autoridad asesorando a todas las jefaturas por intermedio de orientación e instrucciones necesarias para la buena aplicación del plan.

Varias empresas organizan también la autoevaluación llevada a cabo por los propios trabajadores. Este tipo de procedimiento es poco frecuente en las empresas ya que para realizar esta actividad la entidad debe contar con un grupo de personas que tengan un alto nivel cultural y un alto cociente intelectual. Frecuentemente este tipo de evaluación se aplica a cierto personal universitario que ocupan cargos importantes dentro de la empresa. Con este tipo de evaluación el empleado es quien elabora y llena su propio cuestionario, luego lo

hace llegar a sus superiores y entre ambos analizan los resultados, las medidas que deben tomarse y los objetivos del desempeño que deben ser alcanzados.

Determinados organismos crean sus comisiones especificas con los objetivos de llevar a cabo la evaluación del desempeño en distintas instituciones las cuales están formadas por individuos que pertenecen a distintos órganos o departamentos. Están compuestas por miembros permanentes o transitorios.

MIEMBROS PERMANENTES Y ESTABLES:

Estos miembros participan en todas las evaluaciones que se realizan en la empresa y su función esta encaminada a mantener el equilibrio y la estabilidad de la atención a los patrones y de establecer la consistencia del sistema. Dentro de estos miembros debe encontrarse la alta dirección de la empresa de ser posible, debe estar presente el presidente, quien asumirá la presidencia de la comisión, además debe figurar el máximo responsable de Recursos Humanos y los principales especialistas del equipo que integran esta área, encargados estos últimos , ya sea de forma directa o indirecta, de llevar a cabo la Evaluación del Desempeño. Además deben aparecer miembros ejecutivos del área de Organización y Métodos, los cuales se beneficiaran de las informaciones tratadas en la comisión.

MIEMBROS TRANSITORIOS O INTERESADOS.

Estos individuos se encargaran de lleva a cabo la evaluación exclusiva de los empleados. Son los que poseen la información específica relacionada con los evaluados y procederán a su evaluación.

Mientras los miembros transitorios llevan a cabo la evaluación, los permanentes son los encargados de mantener la homogeneidad de las evaluaciones para evitar que los superiores mas democráticos tiendan hacer muy amplios en las evaluaciones de sus subordinados, y que los mas exigentes tiendan hacer muy severos con esto últimos.

Una vez que haya culminado la actividad, los miembros permanentes de la comisión tendrán una amplia información relacionada con los Recursos Humanos disponibles, su potencial y el de los evaluadores, tratando de esta forma de mejorar las técnicas de evaluación y dirigir a los distintos evaluadores.

Para que los responsables de llevar a cabo la evaluación puedan realizar esta tarea, en necesario que conozcan algunos de los métodos que pueden ser utilizados para esta función. A continuación mencionaré algunos de los más

utilizados en nuestro país. Los métodos que se emplean para la realización de la Evaluación del Desempeño pueden ser clasificados en tres tipos de métodos:

• Métodos de características: Estos métodos están diseñados para conocer y medir hasta que punto un empleado posee ciertas características como:

• Confiabilidad, creatividad, y liderazgo entre muchas otras. En nuestra investigación hicimos alusión a este tipo de método al utilizar el método de la escalas gráficas la cuales empleamos en el formulario aplicado. Además dentro de este tipo de método se encuentran los de escogencia forzada.

• Métodos de resultados: Se diseñan para analizar los resultados de los empleados para el logro de los objetivos de la organización. Dentro de este tipo de método se encuentran los que se crean para realizar la evaluación por objetivos.

• Métodos de comportamiento: Son aquellos que se utilizan para analizar el comportamiento de los trabajadores: entre ellos podemos citar el método de incidentes críticos.

MÉTODO DE AUTOEVALUACION:

En este caso se le solicita al trabajador que se evalúe así mismo y las valoraciones que por el se ofrecen son utilizadas para conformar la evaluación definitiva. El aspecto mas importante radica en la participación del trabajador y su dedicación al proceso del mejoramiento.

INCONVENIENTE: Tendencia que toda persona tiene a presentarse así mismo de forma positiva por lo que debe utilizarse solo como complemento de otro método. Hay que señalar que la misma no puede ser responsabilidad de los empleados por diversa razones, entre las que podemos citar:

• 1. Puede existir heterogeneidad de objetivos, con criterios de patrones individuales, de comportamiento profesional.

• 2. No siempre se cuenta con las condiciones de auto evaluación, dentro de los requisitos establecidos por el sistema, lo cual puede provocar distorsiones y pérdida de precisión de los mismos.

• 3. Los puntos de vista de los empleados difícilmente coinciden con los de su superior sobre la evaluación.

• 4. Los objetivos del desempeño pueden tomarse demasiado personales y subjetivos.

MÉTODO DE EVALUACIÓN POR OBJETIVOS:

Filosofía administrativa, que utiliza el desempeño sobre la base del cumplimiento de las metas fijadas, a través de acuerdos entre los empleados y la organización.

Se basa en el establecimiento previo de objetivos a cumplir. Se proponen los objetivos, los periodos de cumplimiento de los mismos y la fecha para la revisión de la consecución de los objetivos correctos. Una vez pasado el tiempo previsto se vuelven a reunir al trabajador y a su jefe y conjuntamente evalúan el grado de cumplimiento de los objetivos, así como las circunstancias que han influido en los resultados definitivos. En esta segunda reunión se plantean los nuevos objetivos a cumplir.

Los objetivos propuestos con el fin de incrementar le eficacia deben cumplir los siguientes requisitos:

• Claridad y especificidad.

• Expresados en términos conductuales o cuantitativos.

• Enunciados en términos positivos.

• Objetivos realistas (que sean alcanzables)

• Deben ser aceptados y compartidos por el empleado y su superior

• Especificar las acciones a realizar la concesión de los objetivos (como llegar a alcanzarlos)

• Determinar la fecha de consecución de los objetivos.

VENTAJAS: Mas preciso y menos subjetivo que otros métodos.

INCONVENIENTE: En la consecución de los objetivos pueden intervenir factores ajenos al rendimiento del trabajador.

MÉTODO DE ELECCION FORZADA:

Este método fue desarrollado por un grupo de técnicos americanos duran te la segunda Guerra Mundial, para la selección de oficiales de las Fuerzas Armada Americanas que debían ser promovidos. Consiste en evaluar el desempeño de los individuos por intermedio de fases descriptivas de determinadas alternativas de tipo de desempeño individual. De cada bloque compuesto de 2, 4 o mas frases el evaluador debía escoger forzadamente apenas 1 o 2, las que mas se identificaran al desempeño del empleado evaluado (de ahí el tratamiento de forzada).

La naturaleza de las frases puede ser variada. En este sentido las frases pueden estar compuestas por:

• Bloques formados por freses positivos y negativos: aquí el evaluador escoge la frase que más y menos se aplica.

• Bloque formado por frases positivas: el evaluador escoge la frase que más se aplica al desempeño del evaluado.

En el formulario de frases positivas y negativas el evaluador puede distorsionar los resultados. Mientras que el de frases positivas te dificulta le evaluación dirigida

y lleva al supervisor a ponderar el bloque y escoger las frases mas descriptivas del desempeño efectivo del evaluado. Se ha demostrado que la segunda arroja mejores resultados.

A pesar de mencionar los anteriores métodos señalamos que estos son algunos, de los muchos que existen, y que continúan surgiendo otros, con el fin de lograr que cada uno arroje la información necesaria para evaluar el desempeño de cada trabajador en las empresas de hoy en día.

Significación y apreciación crítica de la Evaluación del Desempeño para los agentes implicados

La evaluación del trabajador no es solamente importante, porque te brinda información acerca de cómo se esta trabajando, y de acuerdo con esto se puede analizar, no solo en que medida de están cumpliendo los objetivos trazados para lograr la eficiencia y la eficacia de nuestras empresas, sino que hay que considerarla un instrumento, medio, o herramienta para mejorar los resultados de los Recursos Humanos.

La E VALUACION DEL DESEMPEÑO brinda beneficios tanto para el trabajador como para su superior, de esta manera eleva la calidad empresarial. Dentro de lo beneficios que la misma reportan podemos citar los siguientes:

BENEFICIOS PARA EL INDIVIDUO

• Conoce los aspectos de comportamiento y desempeño que la empresa mas valoriza en sus funcionarios.

• Conoce cuales son las expectativas de su jefe respecto a su desempeño y asimismo, según el , sus fortalezas y debilidades.

• Tiene la oportunidad para hacer autoevaluación y autocrítica para su desarrollo y autocontrol.

• Estimula el trabajo en equipo y procura desarrollar las acciones pertinentes para motivar a la persona y conseguir su identificación con los objetivos de la empresa.

También la Evaluación de Desempeño le reporta beneficios a los altos dirigentes, tales como:

BENEFICIOS PARA EL JEFE

El jefe tiene oportunidad para.

• Evaluar mejor el desempeño y el comportamiento de los subordinados contando con un sistema de medidas capaz de neutralizar la sugestividad.

• Tomar medidas con el fin de mejorar el comportamiento de los individuos.

• Planificar y organizar el trabajo, de tal forma que podrá organizar su unidad como un engranaje.

Alcanzar una mejor comunicación con los individuos para hacerles comprender la mecánica de E valuación del Desempeño como un sistema objetivo y la forma como este se desarrolla. Como el individuo se encuentra íntimamente entrelazado con el superior para el logro de los objetivos propuestos, hace que la empresa también adquiera beneficios de este procedimiento:

BENEFICIOS PARA LA EMPRESA

• Tiene oportunidad de evaluar su potencial humano a corto, mediano y a largo plazo y definir la contribución de cada individuo.

• Puede identificar a los individuos que requieren perfeccionamiento en determinadas áreas de actividad, seleccionar a los que tienen condiciones de promoción o transferencias.

• Señala con claridad a los individuos sus obligaciones y lo que se espera de ellos.

• Programa las actividades de la unidad , dirige y controla el trabajo y establece las normas y procedimiento para su ejecución.

• Invita a los individuos a participar en la solución de problemas y consulta su opinión antes de proceder a realizar cambios.

• Una evaluación adecuada permite conocer en el momento necesario a quienes debe darse preferencia en los ascensos, qué trabajadores pueden seleccionarse para ocupar puestos de confianza, que cualidades pueden ser aprovechadas y desarrolladas en el persona. Puede servir también de fundamento para determinar necesidades de entrenamiento, productividad, comunicación y desarrollo, y permite a la organización mejorar sus planes y objetivos.

APRECIACIÓN CRÍTICA DE LA EAVALUACION DEL DESEMPEÑO

Aunque la Evaluación del Desempeño sea definida como una técnica de mejoramiento de la empresa, se puede acompañar de objetivos relacionados con la justificación de salarios, eliminación de funcionarios no aptos con la correlación de la situación del individuo con los resultados obtenidos. De tal forma que esos objetivos son seriamente dañados por los siguientes obstáculos:

• Dificultades en reunir información y mantenerla actualizada.

• Desconfianza en cuanto a la utilización de esas informaciones.

• Forma de conducir la entrevista de evaluación como si fuera una tarea de rutina.

La Evaluación del Desempeño como se explico anteriormente, constituye una herramienta de gran utilidad tanto para la empresa, como para el individuo, para el jefe y para el propio personal que labora en la empresa. Pese a esto hay que destacar que la misma no esta exenta de obstáculos que impidan que se lleve a cabo como es debido.

Existen determinadas barreras que perjudican el proceso de Evaluación del Desempeño, tales barreras pueden ser de dos tipos: barreras metodológicas ó barreras de conducta profesional:

Barreras metodológicas: son aquellas que se forman independientemente del tipo de formulario que se emplee para medir el desempeño de los trabajadores e inherente al funcionamiento de los métodos de evaluación

Barreras de conducta profesional: recelos, preocupaciones y prejuicios que se desarrollan en las personas que evalúan y que están siendo evaluados.

Por tanto deben encontrarse adecuados evaluadores, y métodos de evaluación acorde con el tipo de empresa, al empleado y los objetivos por determinarse.

En este capítulo hemos abordado aspectos relacionados con la Gestión de Recursos Humanos, haciendo énfasis en une de las funciones más importantes de la misma: la Evaluación del Desempeño. Se realiza en el mismo un análisis de los elementos esenciales de los recursos humanos , así como se analizan los aspectos fundamentales de la evaluación, los cuales incluyen la conceptualización de la Evaluación del Desempeño ,las formas de llevarla a cabo, además quienes

son los responsables de realizarla y la importancia que la misma tiene para el desarrollo de la empresa.

El objetivo central de esta investigación consisten: diseñar una herramienta de evaluación para esta empresa (la cual carece de esta). Para ello nos basamos en los 5 pasos por los que debe transitar la creación de un sistema de este tipo, las cuales constituyen el punto de partida para elaborar estos sistemas en nuestro país.

Antes de cumplir nuestro objetivo, realizaremos en el siguiente capítulo
una caracterización de la Unión Nacional de Acopio. Además
diagnosticaremos la composición de la fuerza laboral con que cuenta la
entidad, para la elaboración de dicha herramienta.

Autor:

Anaida Fernández Marcos

Fecha: 14 de abril de 2011

[1] Chiavenato, Idalberto, Adm? De RH-M?co: Mc Graw- Hill, 1995, p-345.

[2] Beer, M, Gesti?de RRHH, Madrid; Ministerio del Trabajo y Seguridad Social, 1984, p-100.

[3] Harper y Lynch, Manuales de RRHH, Madrid, Edit, La Gaceta de los Negocios, 1992,P-3.

[4] Harper y Lynch, 1992, enfocan la Gesti?de Recursos Humanos como una serie de acciones encaminadas a maximizar el potencial humano tanto a nivel individual como colectivo , en pro de llevar a cabo un adecuado desempe?y lograr los objetivos propuestos.

[5] Cuesta Santos, Armando;2001, Gesti?de las Competencias.