GUÍA DE APRENDIZAJE
OBJETIVO
Suministrar información administrativa y
financiera desde el campo de los fundamentos
contables.
INDICADORES DE LOGRO
Desarrolla correctamente los temas planteados por el
instructor en clase (MANEJO DE EFECTIVO)Contrasta la importancia de los temas abordados en
clase en la aplicación de los mismos en equipos de
trabajo.
ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE
Abordar de manera responsable el material entregado
por el Tutor, para su respetiva formación como
aprendiz.Elaborar los ejercicios abajo planteados en la
guía para su afianzamiento cognoscitivo.
Manejo de
efectivo disponible
El disponible comprende las cuentas que registran los
recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta
el ente económico y que puede utilizar para fines
generales o específicos. Bajo esta denominación se
pueden agrupar los saldos en caja, los depósitos en bancos
y otras entidades financieras, las remesas en tránsito y
los fondos o dineros en poder de funcionarios de la empresa y que
están destinados para atender cierta clase de gastos que
requieren un tratamiento especial, dadas ciertas necesidades en
la prestación de servicios o adquisición de
elementos para el normal desarrollo de las operaciones.
Anteriormente a este grupo de cuentas se le denominaba
"efectivo".
De acuerdo a lo previsto en el catálogo de
cuentas de nuestro ordenamiento contable, el grupo denominado
DISPONIBLE se clasifica en las siguientes cuentas:
El efectivo debe valuarse y presentarse por su valor
nominal y, si se trata de moneda extranjera, debidamente
convertido a moneda funcional aplicando la tasa de cambio
representativa del mercado de la fecha del balance. Los cheques
girados con anterioridad a la fecha del balance y que no hayan
sido retirados por los beneficiarios, se deben presentar como
parte integrante del disponible.
Arqueo de
Caja
Es el análisis de las transacciones del efectivo,
durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que
arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra
físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales.
Sirve también para saber si los controles internos se
están llevando adecuadamente.
Contabilidad de caja
Mucho se habla de la contabilidad de caja o por el
sistema de caja, ¿pero qué es en sí la
contabilidad de caja?
La contabilidad de caja, conocida también como
contabilidad por el sistema de caja, consiste en reconocer los
ingresos cuando efectivamente son recibidos, y los gastos cuando
efectivamente son pagados, desembolsados.
De allí viene el nombre de contabilidad de caja,
puesto que los valores sólo son reconocidos cuando entran
o salen de la caja.
El mejor ejemplo para explicar este sistema de
contabilidad, es cuando se hace una venta a crédito. En
este caso, se hace la venta pero por ser a crédito no
ingresa nada a caja, por tanto no se reconoce ninguna venta o
ingreso.
Si la venta a crédito se realiza el 10 de enero,
en esa fecha no se reconoce ni registra nada. Si el pago lo hacen
un mes después, será en febrero en que se reconozca
o registre el ingreso de la venta.
Igual sucede con los gastos. Estos sólo se
reconocen en el momento en que salga el dinero de la caja, en que
sucede afectivamente la erogación.
En la contabilidad de caja nada se registra o reconoce
hasta tanto no haya pasado por caja, hasta tanto no ingrese o
salga de la caja.
En la contabilidad por el sistema de caja, como se puede
observar, sólo se reconocen hechos consumados; no se
contabilizan derechos, como en el caso de la venta a plazos, que
aunque se ha adquirido el derecho a cobrar un valor y ese derecho
está respaldado por un título valor [factura], no
se reconoce hasta tanto ese derecho se haga efectivo, es decir
hasta que el cliente pague la factura.
AL REALIZAR EL ARQUEO DE CAJA SE PUEDEN PRESENTAR LOS
SIGUIENTES CASOS:
1. El dinero que hay en caja coincida
exactamente con el saldo de la cuenta caja (Efectivo
según arqueo = saldo según libros).2. El dinero resultante en el arqueo sea menor
que el saldo en caja (Efectivo según arqueo < saldo
según libros) presunto faltante.3. El dinero resultante en el arqueo sea mayor
que el saldo en caja (Efectivo según arqueo > saldo
según libros) presunto sobrante.
En empresas pequeñas el arqueo lo realiza el
cajero, propietario o administrador, en las empresas medianas y
grandes el arqueo lo realiza un Auditor interno o Revisor
Fiscal.
Los arqueos se realizan periódicamente, y pueden
ser todos lo días, semanalmente,
intempestivamente.
El recuento físico es registrado en un formato de
arqueo de caja
Cuando en el arqueo resultan faltantes como en el
caso anterior estos pueden deberse a:
1. Pagos que realizó el cajero y no se
registraron. Ejemplo: Se envió al mensajero con
documentación de la empresa, el cajero le
entregó $5.000 para dicho Gasto. El mensajero
aún no ha entregado el recibo y el cajero
olvidó que había hecho ese pago. El registro
quedaría de la siguiente manera:
5135 | SERVICIOS | $5,000 | |||||
513540 | CORREO, PORTES Y | ||||||
1105 | CAJA | $5,000 | |||||
110505 | GENERAL |
1105 Caja | |
1,710,000 | 5,000 |
1,710,000 | 5,000 |
1,705,000 |
|
2. Las sumas pagadas de mas o retiradas por el
cajero, en este caso ya es responsabilidad del cajero el
faltante producido, ya que pago de más algún
gasto o retiró de manera arbitraría el dinero
de caja, en este caso el registro quedaría de la
siguiente manera:
1365 | CUENTAS X COBRAR A | $5,000 | |||||
136530 | RESPONSABILIDADES | ||||||
1105 | CAJA | $5,000 | |||||
110505 | GENERAL |
Si el empleado paga de su propio bolsillo se reversa
el anterior registro.
Cuando en el arqueo resultan sobrantes estos pueden
deberse a las siguientes situaciones:
1. Ingresos recibidos por el cajero y que no
han sido contabilizados, Ejemplo:
Suponemos que el ingreso no contabilizado corresponde a
un pago hecho por un cliente y no abonado a su cuenta, entonces
el registro quedaría de la siguiente manera:
1105 | CAJA | $10.000 | |||||
110505 | GENERAL | ||||||
1305 | CLIENTES | $10.000 | |||||
130505 | NACIONALES |
2. Si el sobrante se produjo por una suma
cobrada de más por el cajero y no se logra determinar
el origen de ese sobrante, éste se considera en
definitiva como un ingreso para la empresa. El registro
quedaría:
1105 | CAJA | $10.000 | |||||
110505 | GENERAL | ||||||
4295 | DIVERSOS | $10.000 | |||||
429553 | SOBRANTES DE CAJA |
Cuando el sobrante es de cierta consideración que
induzca error debe llevarse a una cuenta de acreedores varios
hasta que se investigue el sobrante, Ejemplo:
El registro quedaría:
1105 | CAJA | $400.000 | |||||
110505 | GENERAL | ||||||
2380 | ACREEDORES VARIOS | $400.000 | |||||
238020 | REINTEGROS POR PAGAR |
Si no se establece el sobrante
2380 | ACREEDORES VARIOS | $400.000 | |||||
238020 | REINTEGROS POR PAGAR | ||||||
4295 | DIVERSOS | $400.000 | |||||
429553 | SOBRANTES DE CAJA |
Ejercicios de
aplicación
Al practicar un arqueo de caja se presenta la siguiente
situación:
1. Se produjo un gasto por concepto de
fotocopias pagado por el cajero por $3.000 el cuál no
fue contabilizado en caja.2. Registre contablemente el punto
anterior.
Al practicar un arqueo de caja se presenta la siguiente
situación:
3. Al revisar la información se
encuentra que el cajero a efectuado los siguientes gastos,
los cuales no fueron contabilizados:
*Valor pagado por envíos al correo
$11.000
*Transporte Urbano (Taxis) $5.000
4. Suponer en el caso anterior que el saldo en
libros es de $745.000.
NOTA: PARA ESTOS CASOS LOS FALTANTES Y SOBRANTES NO
SON JUSTIFICADOS.
Autor:
Emiro B