Sistema de contabilidad, financiero, tributario y económico
MANUAL DE USO
PRÁCTICO Y
AMIGABLE
El presente es un material de
aprendizaje, usado para capacitación de clientes y
alumnos.
El software de contabilidad VISUALCONT le permite
registrar y controlar las operaciones mercantiles y contables,
asimismo se puede tomar decisiones rápidas y consistentes
en base a la gran variedad de reportes e informes que emite el
VisualCont.
Creación
de empresas
1. Ir a menú utilitarios / crear
empresa
1. Damos clic en el icono Nuevo para ingresar a la
pantalla donde llenaremos los datos de la empresa. Cuatro son
los datos más importantes para poder grabar: RUC,
RAZON SOCIAL, AÑO DE INICIO y DIGITOS X N., lo
demás es informativo y lo podemos modificar en
cualquier momento.
Dígitos x Niveles es necesario al
momento de estructurar el Plan Contable, el password
sirve como seguridad para que cualquier persona no pueda
ingresar. La demás información es requerida
para exportar al DAOT-PDT de la SUNATPor ser el sistema multiempresa, cada vez que
creemos una empresa, nos pedirá de nuevo este tipo de
información.Una vez llenado los datos hasta dirección dar
un clic al botón grabar y luego saldrá el
siguiente mensaje:
Si le da clic en Si se generara la nueva empresa con
el plan contable General Empresarial que se encuentra en el
Master de lo contrario si le da clic al botón
NO
Tendrá que escoger el plan contable de una
empresa ya existente, entonces elegimos la empresa a copiar
que se ubica en la parte inferior:
3.- Ahora que ya esta creada la empresa, vamos a elegir
para poder trabajar
Pasos para elegir una empresa: Menú utilitarios /
Selección de Empresa
Damos clic en si para continuar
A la altura de empresa elegimos la empresa creada, es
obligado ingresar el password que se ingreso al momento de crear
la empresa, el mes y año nos ubicara el tiempo en que
queremos ingresar o consultar los libros y reportes.
Configuración
La configuración consiste en definir la
información base para que el sistema funcione
Parámetro | Parámetro |
| a. Clientes b. Proveedores c. Activos Fijos d. Ubigeo |
A.- PARAMETROS TRIBUTARIOS
Si no configuramos correctamente no nos permitirá
registrar las operaciones, el llenado es sencillo,
diseñado en base al criterio contable para utilizar el
plan contable en todos los procesos del sistema.
Para entrar nos vamos al menú utilitarios /
Parámetros Tributarios
En este módulo vamos a seleccionar
las cuentas que se utilizarán según el concepto que
se encuentra a la izquierda.
Ejm.: para el IGV Venta, hemos seleccionado
la cuenta 4011100, pudo haber sido otra; para elegir otra cuenta
dar clic en el cuadrito color plomoasimismo en caso el porcentaje del igv aumente
o disminuya, solo se tendría que digitar sobre 19, ver la
siguiente imagen:
Para visualizar mis registros de operaciones tanto en
soles como en dólares, solo se tendría que marcar
la siguiente opción:
Para seleccionar los asientos de: Cierre,
Cancelación y Ajustes le damos clic en la pestaña
que dice Configurar Mes 13, esto sirve para que cuando llegue el
mes de Diciembre, se pueda visualizar los EEFF al mes de
Diciembre o sino al mes 13 el cual aparecería con las
cuentas canceladas, Finalmente damos clic en el icono
grabar
Damos clic en la columna Tipo Voucher a la altura de los
conceptos, luego presionamos la tecla enter para desplegar la
lista de tipos de voucher, después seleccionamos
presionando la tecla enter.
B.- PLAN CONTABLE.
Para entrar, nos vamos a la barra de menú
Mantenimientos / Plan Contable, seguidamente nos
mostrará el listado de todas las cuentas.
Para crear una cuenta damos clic en el icono
Nuevopor ejemplo
para modificar una cuenta, damos clic en modificar, en esta
opción podemos cambiar cualquier dato, no se puede cambiar
el código de cuenta cuando esta se haya previamente
utilizado en el registro de información.
Al crear o modificar la cuenta, tener en presente que la
relación determina como se comportará la
cuenta:
Ninguno.- Para cuentas de gastos entre
otras.
Cuenta Corriente.- Para cuentas que me permita
controlar estados de cuenta, como por ejemplo la cuenta 12
Clientes, 42 Proveedores entre otras.
Centro de Costo.- Permite controlar Áreas
de explotación, Proyectos de Construcción, etc.
Cuando realicemos un ingreso de compras o ventas, nos
pedirá que seleccionemos un centro de costos que
previamente hemos tenido que haber creado en el menú
Mantenimientos / Centro de Costos
Ambos.- Es para las cuentas que sean Cuenta
corriente y Centro de costos
Activo Fijo.- Para las cuentas 33 y 39, cuando
realicemos movimientos, estas cuentas nos pedirán que
seleccionemos la clase de Activo que previamente hemos tenido que
haber creado en el menú Mantenimientos / Activos Fijos.
AMARRES
Acá seleccionamos las cuentas de destino los
cuales nos servirán para que sea automático, se
pueden elegir uno o varios destinos para una provisión,
para esto también es necesario digitar el porcentaje
respectivo, el sistema controla que la suma de los porcentajes no
sobrepase el 100%
Finalmente damos clic en Grabar para que la
configuración del Plan Contable tenga efectos
C.- TIPO DE VOUCHER
Para ingresar nos vamos al menú Mantenimientos
/ Tipos de Voucher, seguidamente nos mostrará el
listado de todos lo T.V. creados
Para crear un T.V. damos clic en el icono Nuevo
por ejemplo para
modificar una cuenta, damos clic en modificar, en esta
opción podemos cambiar cualquier dato, no se puede cambiar
el código cuando este se haya anticipadamente utilizado en
el registro de información.
TIPO.- Nos indica como trabajara y donde se
mostrará
Por ejemplo si indicamos Compras Contado, quiere
decir que cuando vayamos al menú de Movimientos / Ingreso
de Compras, entonces la operación cancelará la
compra, es decir creara otro voucher de pago con la cuenta 10
Caja Bancos.
Selección de cuentas, D/H y
Parámetro.- acá el usuario crea el asiento
contable que aparecerá automáticamente cuando
estemos ingresando las compras u otro asiento en el menú
movimientos.
D.- BANCOS – CHEQUERAS
Para ingresar damos clic en
Mantenimientos / Bancos. Este Módulo nos permite
crear los bancos y enlazarlos con la cuenta contable de bancos,
de esta manera se pueden crear las chequeras.
Damos clic en Nuevo luego en la pantalla que nos aparece,
digitamos el nombre del banco, la cta.cte. Seleccionamos la
cuenta contable la cual será relacionada. Posteriormente
damos clic en Talonario de Cheques
Luego nos aparece el listado de Chequeras, tal como se
ve en la siguiente imagen
Damos clic en Modificar y nos muestra como está
organizada la chequera, cada talonario debe tener un
número de inicio y fin, también hay que indicar en
el numerador el correlativo actual donde nos encontramos, en este
caso es desde el 1 hasta 100 y vamos usando el 4to
cheque.
Movimientos
INGRESO DE DIARIO
Para ingresar damos clic en el menú
Movimientos / Ingreso de Diario, en este módulo
registraremos todos los asientos excepto compras y ventas que
tienen sus propios módulos que son Ingreso de Ventas y
Compras.
Al dar clic en el icono Nuevonos mostrará la
ventana para ingresar información.
T.Voucher.- Aquí elegimos el
T.Voucher que queremos registrar, elegimos con el Mouse o el
teclado, después de elegir presionar la tecla enter para
validar.
Módulo con los datos ingresados para
su registro.
Ahí presionamos la tecla insert para
agregar una cuenta mas, después digitar la cuenta para que
automáticamente lo busque, luego dar enter para
seleccionar la tecla elegida.
Para elegir la cuenta contable, digitamos directamente
debajo de la columna cuenta, según el número del
ítem, también podemos elegir presionando la tecla
enter y barra espaciadora para que se despliegue el plan
contable, para confirma la cuenta presionamos la tecla
enter.
INGRESO DE VENTAS
Para ingresar damos clic en el menú Movimientos /
Ingreso de Ventas, permite registrar las facturas, boletas y
cualquier otro documento de ventas realizada
INGRESO DE COMPRAS
Para ingresar al módulo, damos clic en el
menú Movimientos / Ingreso de Compras, permite registrar
las facturas, boletas y cualquier otro documento de compras
realizadas.
Después de dar clic en el icono
nuevo nos aparece
la siguiente ventana.
Acá es necesario seleccionar el tipo de voucher,
proveedor, documento y digitar el importe de la compra o gasto en
la parte superior, porque en la parte inferior el llenado de
datos es automático (jala el voucher configurado
previamente).
PARTE SUPERIOR
PARTE INFERIOR (llenado automático)
Para seleccionar los listados de proveedores, dar clic
en este icono
Para seleccionar los listados de Tipo Voucher y otros,
dar clic en la flechita
EL LLENADO DE LOS MODULOS: DE COBROS A CLIENTES, PAGO A
PROVEEDORES Y RECIBO POR HONORARIOS, SON SIMILARES A INGRESO DE
COMPRAS.
Preguntas
frecuentes
1. ¿Cómo ingresar mi
asiento de apertura?
a. Ir a la barra de menú
MOVIMIENTOS / Ingreso de Diariob. Dar clic a nuevo
c. En T. Voucher seleccionar el
voucher APERTURA dado clic en la flechita, luego
automáticamente se creará el asiento contable,
listo para ingresar solo los importesd. Finalmente clic en
grabar.
a. Porque en Mantenimiento / Plan
Contable esas ctas. están configuradas como cta.cte.
en la opción relación.b. Se configura como cta.cte. para
que cuando se registren asientos con esas cuentas, me pida
seleccionar el nombre de una persona natural o
jurídica y pueda emitir un reporte de estado de
cuenta.
a. Ir a Mantenimiento / Tipo de
Voucherb. Clic en nuevo, luego digitar la
información que pide y en la parte inferior doble clic
sobre la grilla para seleccionar las cuentas que
formarán la plantilla. (guiarse de uno que ya
existe)c. Si hemos creado una compra,
entonces esa plantilla lo veremos cuando hagamos un Ingreso
de Compras.d. La columna parámetro es
necesario seleccionar para que el asiento este completo y
listo para ser utilizado en el menú
movimientos.
¿Cómo empiezo a utilizar
el VisualCont?
1) Creación de
Empresa.- Se puede crear N empresas, no tiene
límites.2) Asiento de Apertura.-
Ingresar la información de las cuentas del Asiento de
Apertura. Para finalizar de click en el icono Grabar, para
que el asiento automáticamente se muestre en todos los
libros contables.3) Plan Contable.-
Configuración de las cuentas de acuerdo a la necesidad
y tipo de empresa que se va a llevar la
contabilidad4) Libros y Registros
vinculados a Asuntos Tributos.- Comprende al Registro de
Compras, Registro de Ventas, Libro de Caja y otros que se
muestran en la ventana de selección. Se ingresa la
información a cada una de ellas. Para finalizar en el
icono GRABAR, este asiento generado es lo que se integra a
todos los libros contables y se muestra en la Hoja de
Trabajo.5) Cierre Anual.- Consolida
todos los asientos realizados durante el año, con la
finalidad de crear el Asiento de Cierre y Apertura del
siguiente año.6) Resultado
automático.- Al ingresar cualquier asiento
contable, la información está lista para
visualizar el Diario Anual, Libro Mayor, Hoja de Trabajo,
balance de Comprobación, Estados Financieros cierre
del ejercicio, etc7) Declaración PDT.-
Con la información contenido en la Hoja de Trabajo
con
Transferencias, está listo para
realizar su Declaración de PDT Renta Anual
Puede realizar consultas gratuitas en
línea mediante MSN
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Autor:
Edgar García