RESUMEN
En este artículo se presenta la utilidad de una
Project Management Office (PMO) como alternativa de
emprendimiento, respondiendo estas preguntas:¿Para
qué sirve una PMO?, ¿Cuál es el precio de su
montaje?, Cuál es el perfil profesional del equipo de
trabajo que la dirigirá?, Cómo se puede implementar
dicha PMO?, ¿Cuál es el lugar ideal para
implementar la PMO?, ¿Cuándo podrá comenzar
a funcionar?¿Cuál será su aporte al buen
desempeño de un proyecto?.
PALABRAS CLAVES:
Project Management Office, proyecto, planeación
estratégica
ABSTRACT:
In this paper, the usefulness of a Project Management
Office (PMO) as an alternative enterprise, answering these
questions: What is a PMO?, what is the price of your show?, what
is the team's professional profile work that will lead it?, How
do you deploy that PMO?, what is the ideal place to implement the
PMO?, When can you start work and what will be its contribution
to the good performance of a project?.
KEYWORDS:
Project Management Office, project, strategic planning
Al pensar en crear una oficina para la dirección de
programas (PMO), surgen múltiples preguntas:¿Para
qué sirve una PMO?, ¿Cuál es el precio de su
montaje?, Cuál es el perfil profesional del equipo de
trabajo que la dirigirá?, Cómo se puede implementar
dicha PMO?, ¿Cuál es el lugar ideal para
implementar la PMO?, ¿Cuándo podrá comenzar
a funcionar?¿Cuál será su aporte al buen
desempeño de un proyecto?.
Sin duda alguna nos encontramos ante una
problemática que necesita aplicación real de
planeación estratégica, ya que reúne todos
los elementos para su aplicación. La planeación
estratégica es el proceso por el cual las directivas de
una organización preveen su futuro y desarrollan los
procedimientos y operaciones necesarios para alcanzarlos. En
general se relaciona con qué se debe hacer el trabajo
.Debe responder a tres preguntas:
1) Hacia dónde va usted?, aquí se revisa
la misión, el alcance de operaciones y un conjunto de
metas y de objetivos específicos .
2) ¿Cuál es su entorno?, debe observarse a
sí misma en forma realista y objetiva, a su entorno
externo sus competidores, las amenazas y oportunidades que
representan. Adicionalmente se debe tener claridad en las
dificultades que pueda tener para lograr sus metas y
objetivos.
3) ¿Cómo lograrlo? Es decir cuales son los
modelos de negocios específicos que pueden posibilitar que
las organizaciones logren sus metas y como deben distribuir sus
recursos para hacer que funcionen.
La planeación estratégica se da para que
se logre una administración estratégica. Exige
creatividad, análisis y honestidad .Ayuda a evaluar los
riesgos. Es a largo plazo. Tiene como característica la
definición de las estrategias como medio para establecer
el propósito a largo plazo de una
organización.
Mientras que la planeación estratégica se
relaciona con que se debe hacer, es decir los planes
tácticos y los planes operativos se relacionan con el
establecimiento de objetivos específicos, medibles y
alcanzables que las áreas, los grupos y los individuos
dentro de la organización deben lograr a menudo en un
tiempo corto y más especifico.
Las tácticas son los planes de acción
mediante los cuales se ejecutan las estrategias. Las estrategias
tienen que estar respaldadas por tácticas
efectivas.
Pueden existir unas estrategias emergentes que se dan
por fuera de la planeación. Pueden surgir como respuesta a
circunstancias no previstas dentro de la organización. La
planeación estratégica busca generar una ventaja
competitiva que permita alcanzar el éxito.
La metodología PMI define la
administración de proyectos como la aplicación de
conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a
actividades de proyectos. De manera que cumplan o excedan las
necesidades y expectativas. Se debe tener en cuenta: Alcance,
tiempo, costo y calidad. Partidos interesados con diferentes
necesidades y expectativas. Requerimientos identificados
(necesidades), y requerimientos no identificados
(expectativas). Se observa como en cada una de las
etapas, está incluida la planeación como un
elemento importante para lograr cada fase. Para esta
metodología la planeación es tenida como un
elemento muy importante para su desarrollo.
El proceso de planeación del PMI, propone la
definición de actividades, del alcance, secuencia de
actividades, estimación de la duración, desarrollo
de la programación, planeación de recursos,
estimación de costos y desarrollo del plan del
proyecto.
Al poseer una oficina para dirección de
proyectos, debemos recordar los cinco elementos básicos de
una cultura de dirección de proyectos
legítima:
"1) Una metodología del proyecto regularizando
las más grandes fuentes de frustración encima de la
ineficacia y variabilidad en las mentiras de resultados del
proyecto, en la falta de un acercamiento consistentemente
aplicado al proceso de ejecutar los proyectos. Esta falta en
la consistencia del proceso, también sirve con el tiempo
como un inhibidor mayor a la mejora continua. Los Proyectos de
hoy son inherentemente inconstantes. Las personas de hoy
necesitan ser creativas, y se sentirán restringido por la
regularización. El costo para desarrollar será
demasiado grande.
2) las definiciones del trabajo y expectativas de las
personas en los proyectos Ellos aprenden lo que el trabajo es
solo a través de vivir por sus ingenios, mientras siguen
cometiendo errores, observando otros, y muchos otros
métodos secundarios. Ahí también un
número no alarmante de las personas que trabajan en el
proyecto que desconocen los roles del gerente y los suyos
propios. Ellos tampoco están seguros cómo actuar
recíprocamente con el gerente del proyecto. Esto puede
llevar a una cantidad excesiva de conflictos del
equipo
3) La habilidad individual edificiointeligente de los
elementos es crucial para el crecimiento continuo y desarrollo de
todos los involucrados en el trabajo del proyecto. Sin
embargo, cuenta excesivamente con la aplicación exitosa de
los elementos (1) y (2) anteriormente mencionados. Sólo
después de que una organización ha desarrollado un
proceso edificio inteligente del proyecto pueden diseñarse
los programas de habilidad inteligentemente y pueden llevarse a
cabo.
4) Actuación del proyecto que proyectan la
actuación son la llave a la mejora continua en la
ejecución del proyecto. El poder en ese estado parte
reconociendo que abarca un espectro ancho de interpretaciones
reales. Las medidas de eficacia del proyecto, apuntan a medir en
corto plazo la proyección de la eficacia y varias mejoras
orgánicas:
Desarrollo de o mejora estimando los
algoritmosLa Mejora de del proceso del proyecto
globalLa Identificación de de
métodos de la ejecución
óptimosLa Mejora de de procesos del plan
interiores
5) Una cultura orgánica está a favor
del elemento más difícil para
cumplir.
Irónicamente, también es el que tiene la
más alta influencia en la aplicación exitosa de una
cultura de dirección de proyecto. Lo que hace este
elemento difícil para dirigir es poseer tantos aspectos
interrelacionados a su composición.
Además, muchos de estos aspectos son basados en
problemas de la naturaleza humana: creencias, el poder e
influencia, y territorialismo, por ejemplo. Lo que frustra a
gerentes del proyecto es la no relación entre lo que la
organización dice ("Nosotros estamos totalmente a favor de
métodos de dirección de proyecto") y la manera como
se comporta"1
Una Project Management Office sirve para:
1 Proporcionar la
información sobre la utilización del recurso
necesitada y sirve para equilibrar , las habilidades para
proyectar las necesidades por todos los proyectos en el
programa2 Maneja y da fuerza a las
prioridades del proyecto3 Proporciona mando centralizado
de todos los proyectos bajo el paraguas del
programa4 Aumenta la comunicación y
coordinación por los proyectos5 Maneja y controla: alcance,
cambio, costo, riesgo, y calidad de todos los
proyectos6 Reduce tiempo para
comercializar7 Los costos del proyecto se
reducen porque pueden manejarse tareas comunes al nivel de
PMO8 Reduce el riesgo del
proyecto
El gerente del programa vigilará los
funcionamientos de cada proyecto individual; ofreciendo
monitoreo, apoyo, y entrenamiento necesitado. El Gerente del
Programa asignara a los gerentes del proyecto y miembros de
equipo de proyecto para emparejar las necesidades del programa
con las habilidades especializadas, disponibilidad, y las
necesidades geográficas así como el equilibrio el
trabajo de gerentes del proyecto y miembros de equipo de
proyecto. Haciendo para que, el Gerente del Programa utilice los
recursos eficazmente a lo largo de todos los proyectos bajo el
paraguas del programa.
Una PMO se debe utilizar si se cumple alguna de las
siguientes características:
o "Las condiciones o el alcance
están cambiando en los proyectos – experiencia
extra es necesaria para manejar este cambioo Proyectos múltiples
– cuando tiene muchos proyectos bajo un programa
sombrilla o iniciativas múltiples utilizando los
mismos recursoso Proveedores múltiples
son necesarios por la complejidad o tamaño de los
proyectos o como condición del proceso – un
proveedor único no tiene la experiencia para hacer el
trabajo y administración de múltiples
proveedores requiere de una solución centralizada. El
PMO puede pre calificar a los proveedores para
múltiples proyectos.o Diseño e
implementación son realizadas por proveedores
separadoso Múltiples vendedores
– cuando hay múltiples vendedores suministrando
equipo o servicios para un proyectoo La organización del
cliente es diversa y puede ser difícil obtener su
cooperación siempre y cuando estén
administrados activamenteo Es necesario suministrar
informes consolidados y se tiene un solo recurso de
comunicaciones con el clienteo Tiempo de mercadeo –
siempre que el tiempo de mercadeo sea un factor critico para
completar el proyectoo Diferentes puntos
geográficos – cuando los servicios estén
siendo implementados en varios lugares
geográficoso Recursos limitados –
siempre que los PMO mantiene proyectos críticos a
tiempo y dentro del presupuesto brindando estados de cuenta
en cada etapa, desde la planeación hasta la
aceptación. PMO identifica y resuelve problemas antes
de que se vuelvan más complejos. Además brinda
experiencia enfocada a los requerimientos del negocio
contribuyendo en estas áreas:
o Soporte administrativo
consolidado – personal PMO hace la vida de los
integrantes del proyecto más fácil asumiendo
tareas administrativas para la programación,
creación de informes, distribución. Manejo del
software y manteniendo el programa " war room" con los
documentos del proyecto y el programa . El PMO recibe,
consolida y distribuye la información para todos los
proyectos del programa sombrilla.o Brinda consulta, ayuda y
entrenamiento – el administrador del programa
conocerá las operaciones de cada proyecto y PM.
Ofreciendo asistencia, soporte y entrenamiento. Existe
entrenamiento avanzado y cada proyecto tendrá
evaluaciones periódicas de calidad.o Asignación de Recursos
– con recursos limitados es critico tener a la persona
indicada en el lugar indicado hacienda el trabajo que le
corresponde. El administrador del programa esta en
posición de asignar a los PM y miembros del proyecto
teniendo en cuenta sus habilidades, posición
geográfica para balancear el la carga del proyecto,
asegurando así que los recursos están siendo
utilizados eficientemente durante los proyectos del programa
sombrilla."2
Como dice Ronny Gonzalez "la comunicación es un
medio, no un fin, un director de proyecto competente casi siempre
es un buen comunicador. En realidad la comunicación nunca
debe ser considerada como una actividad independiente, es un
ingrediente esencial de casi todo lo que la persona hace."De
allí que la PMO necesita su propio glosario que la
identifique ya que "un elemento importante de este es la
comprensión de terminología y
metodologíaespecífica y el desarrollo de un idioma
de dirección de proyecto común dentro de la
organización."3
La estructura organizacional que muestra la lectura en
estudio, la clasifica como proyectizada ya que los miembros del
equipo están ubicados en el mismo lugar. Desde los Project
coordinator hasta los Project Team Member , están
involucrados en el trabajo del proyecto y los Project Coordiantor
y Trainers poseen independencia y autoridad.
La locación de la PMO, debe estar a la altura de
la Gerencia General de la empresa, ya que esta será el
timonel de todos los proyectos que manejara a futuro la
empresa.
"Es fundamental un inicio adecuado para el éxito
de las fases del proyecto y asi entregar sus beneficios al
cliente. La jefatura administrativa, los administradores
funcionales y el equipo del proyecto desempeñan funciones
importantes encaminadas a conseguir un inicio correcto. El lider
del proyecto tiene la responsabilidad de planear la
reunión inicial, donde se definen y confirman las fases.
Un diario del proyecto es parte del inicio y sirve como
bitácora para registrar las acciones y las actividades de
manera informal"4Esto responde a la pregunta
¿Cuándo podrá comenzar a funcionar la
PMO?
La organización necesita la justificación
de montar una PMO desde el punto de vista administrativo, por
ello decimos que sus ventajas son:
1 "Un PMO brinda una visión
para llevar a cabo s proyecto cumpliendo con el tiempo,
costo, cronograma, alcance y recursos vigilando la calidad.
PMO brinda experiencia en el manejo de requerimientos
mientras se responsabiliza de todos los proyectos incluidos
dentro de un programa. PMO brinda el enfoque y los recursos
extras que un proyecto complejo demanda.2 El PMO se enfoca en coordinar
muchos proyectos bajo el programa sombrilla y ser el centro
de excelencia que soporta lo PM en la implementación
de las funciones requeridas para lograr un proyecto exitoso.
PMO es asesorado por profesionales que consolidan planes de
recursos, informes financieros, cronogramas, cambio, riesgo,
calidad en informes maestros para entregar el proyecto a
tiempo y cumpliendo con el presupuesto, dirigen y monitorean
los proyectos para asegurar calidad. PMO ofrece herramientas
de administración, soporte, guías, portafolio y
aseguramiento de calidad. PMO brinda economía a escala
no encontrada en un equipo de administración
único y ofrece un único punto de encuentro para
toda la información del proyecto bajo el programa
sombrilla."5
En el sector publico colombiano por mandamiento
constitucional, se ordeno la creación en cada ente
municipal, departamental y nacional de PMO. En este caso se
llaman Bancos de proyectos.
"En Colombia, durante los últimos años, se
ha venido implementando una cultura de planeación que
involucra la evaluación de proyectos. Con ello se busca
generar instrumentos que permitan incorporar criterios de uso
eficiente y eficaz de los recursos públicos, en las
necesidades consideradas prioritarias para el desarrollo social y
económico del país.
Dentro de esta visión de la planeación por
programas y proyectos, el conocimiento y difusión de las
iniciativas exitosas es fundamental, porque a partir de estas
experiencias se pueden identificar las características y
condiciones que hacen posible el éxito de un proyecto.
Esta información permite que se puedan realizar replicas
en futuros proyectos, mejorando, a través de un proceso de
retroalimentación, la eficiencia e impacto en el uso de
los recursos públicos. Igualmente se aprende de las malas
experiencias, y por lo tanto se pretende incorporar elementos que
permitan tomar precauciones en proyectos futuros.
Se espera, que para el caso colombiano el Banco de
Proyectos Exitosos BPE sea parte de esta propuesta y responda al
conjunto de principios básicos planteados: el
fortalecimiento de los mercados de proyectos, la
descentralización, la participación voluntaria,
beneficios de cooperación, experiencias fundamentadas en
éxitos y fracasos (catarsis) y la optimización de
los mercados.
Este documento tiene como objetivo abordar, cual
sería el papel del BPE en el Banco de Proyectos de
Inversión Nacional – Bpin del Departamento Nacional
de Planeación –DNP, en la iniciativa del Ilpes y
cuales serían los lineamientos para la definición
de los criterios ha ser utilizados en la selección de
proyectos exitosos"6
CONCLUSIÓN
Los bancos de proyectos de inversión en Colombia,
tienen la posibilidad de convertirse en una Project Management
Office si responden a las preguntas planteadas en el comienzo de
escrito. Con ello estarían al nivel de países con
cultura de proyectos como Chile, Costa Rica y Estados Unidos de
América.
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Notas:
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2
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3
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4 Clelland & Ireland, Manual Portátil del
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5 Project Management Office. By John F. Filicetti, PMP,
MBA
• 6 Castaño Mesa Lina. Banco de Proyectos
Exitosos .Departamento Nacional de planeación de Colombia.
2001
Autor:
Carlos Alberto Palacio
Londoño
Economista, M. Sc. Administración de
Proyectos , UCI de Costa Rica Institución Universitaria
Colegio Mayor de Antioquia Unidad de Emprendimiento