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La auditoria de gestion como un sistema de medición



Partes: 1, 2, 3

  1. Descripción de la realidad
    problemática
  2. Marco
    teórico
  3. Justificación e importancia de la
    investigación
  4. Metodología
  5. Cronograma
  6. Presupuesto
  7. Bibliografía
  8. Anexo

LUGAR DONDE SE VA A DESARROLLAR LA
TESIS

Provincia de Angaraes- Lircay,
Región Huancavelica.

Descripción
de la realidad problemática

  • ANTECEDENTES BIBLIOGRAFICOS

Guardia (2006)[1] Tesis:
Gerenciamiento Corporativo Aplicado a los Gobiernos
Locales
. En este trabajo el autor ante la problemática
de gestión que experimentan los gobiernos locales en el
Perú, propone el modelo de administración
denominado gerenciamiento corporativo, de tal modo que participen
todos los grupos de interés de este tipo de entidades,
especialmente los vecinos de la municipalidad.

León & Zevallos (2005)[2]
Tesis: El proceso administrativo de control interno en la
gestión municipal
. En este trabajo se resalta el
control de las distintas actividades administrativas,
financieras, contables, legales y la relación de la
municipalidad con la comunidad, elemento que desde siempre ha
sido necesario resaltar y sobre el cual no se ha hecho mucho.
Este trabajo tiende a propiciar un moderno y eficaz instrumento
de control administrativo que implica un cambio en la estructura
del órgano responsable que el control interno funcione de
manera integral, efectiva y eficiente que asegure en lo posible
un control permanente de todos los procedimientos del organismo
municipal a fin de que cada acción sea ejecutada
ejerciendo una estricta y permanente vigilancia del cumplimiento
de las medidas de control previo, concurrente y
posterior.

Guardia (2006)[3] Tesis:
Gerenciamiento Corporativo con benchmarking para la
efectividad de los Gobiernos Locales
. El autor resalta que no
hay efectividad en los Gobiernos Locales, es decir falta
cumplimiento de metas, objetivos y la misión
institucional; por tanto propone al gerenciamiento corporativo
con benchmarking para solucionar dichos incumplimientos,
incidiendo especialmente en la prestación de servicios y
participación vecinal activa. En cumplimiento de la Ley de
Derechos de Participación y Control ciudadano- Ley No.
26300; es necesario que los vecinos tengan un papel
protagónico en varios eventos municipales, porque todo lo
que hacen las municipalidades les incumbe
directamente.

Hernández (2008)[4] Tesis:
Gerenciamiento corporativo aplicado a los Gobiernos Locales:
El Caso de la Municipalidad Provincial de Huaraz
. En este
trabajo el autor menciona la falta de eficiencia economía
y efectividad de los gobiernos locales en el cumplimiento de su
misión institucional por lo que propone al gerenciamiento
corporativo como la alternativa para superar dicha
problemática y hacer que las municipalidades cumplan su
responsabilidad social con el vecindario.

García Domínguez, Pedro
(2005)[5] Tesis: "Auditoría de
Gestión: Herramienta para el mejoramiento continuo y la
competitividad empresarial".
Este documento contiene la
justificación, normas, proceso y procedimientos para
llevar a cabo la auditoría de gestión de recursos
humanos en las empresas y la forma como son utilizados los
informes de auditoría en el mejoramiento continuo y la
competitividad de las empresas.Ramírez Villacorta,
Josefina (2005)[6] Tesis: "Auditoría de
Gestión: Herramienta para la productividad".
Este
documento contiene la justificación, normas, proceso y
procedimientos para llevar a cabo la auditoría financiera
en las empresas y la forma como son utilizados los informes de
auditoría en el mejoramiento continuo y la competitividad
de las empresas.

Liñán Salinas, Elcida Herlinda
(2002)[7] Tesis: "Las acciones de control para
el desarrollo de una auditoría de gestión en una
Universidad Pública".
Presentada para obtener el Grado
de Maestro en Auditoría Contable y Financiera en la
Universidad Nacional Federico Villarreal. La autora presenta el
marco filosófico y doctrinario de los principios, normas y
procedimientos de las acciones de control que deben llevarse a
cabo en el marco de una auditoría integral, como medio
para mejorar la gestión institucional.Guardia
Huamaní, Jaime (2003)[8] Tesis: "El
Nuevo Marco de la Auditoría de Gestión y su
influencia en la optimización del Gobierno Corporativo de
las Universidades Públicas".
Esta tesis está
referida al estudio de las normas de la auditoría interna
y la forma como influye en la eficiencia, eficacia y
economía del gobierno corporativo de las
universidades

Pérez Hernández, Daniela
(2004)[9] Tesis "Auditoría de
Gestión y control interno: Su aplicación en una
Universidad Nacional".
En este documento la autora relaciona
los principios, normas y procedimientos del control interno con
el trabajo del auditor interno para facilitar el control efectivo
y el buen gobierno de una universidad nacional.

González Carvajal Alejandro
(2000)[10] "Auditoría de la
Administración de recursos Humanos en el Hospital
Militar".
El autor presenta la organización y la
administración de recursos humanos, las políticas e
instrumentos técnicos, el marco filosófico –
doctrinario de las normas, y procedimientos de las acciones de
auditoria que deben llevarse a cabo en el marco de una
auditoría administrativa, como medio para mejorar la
gestión institucional.

4.2. PLANTEAMIENTO DEL
PROBLEMA

Los gobiernos locales en general y en particular el de
la Provincia de Angaraes- Lircay de la Región
Huancavelica, no llevan a cabo la evaluación del
desempeño de la entidad. Dicha evaluación implica
comparar la ruta seguida por la entidad al conducir sus
actividades con los objetivos, metas, políticas y normas
establecidas por la legislación y por la propia entidad,
y; aplicar otros criterios razonables de evaluación al
personal, recursos financieros, recursos materiales y
otros.

La entidad no realiza la evaluación de
efectividad, es decir no dispone de medidas de logro de metas,
objetivos y otros beneficios que pretende alcanzar y que
estén previstos en la Ley Orgánica de
Municipalidades o han sido fijadas por el consejo Municipal. No
aplica ningún sistema de evaluación de
desempeño.

La entidad no realiza la evaluación de la
eficiencia, porque no dispone de estándares para comparar
los servicios entregados a la comunidad y los recursos utilizados
para ese fin. No aplica ningún sistema de
evaluación al respecto.

La entidad no realiza la evaluación de la
economía de sus recursos. Adquiere recursos, sean
financieros, humanos, materiales, sin obtener la cantidad
requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y
lugar apropiado y al menor costo posible. No aplica ningún
sistema de evaluación del grado de economía de sus
recursos.

Se ha determinado que no se lleva a cabo la
evaluación de las autoridades, funcionarios y trabajadores
en general. La entidad no dispone de un sistema de
medición de la eficiencia, economía y efectividad
del capital humano del gobierno local. Esta situación
viene permitiendo que autoridades que hacen un buen trabajo y
otras que no hacen lo mismo, sean consideradas en el mismo nivel
y lo que es peor las autoridades que no realizan un buen trabajo
son reelegidas periódicamente y las otras que hacen un
buen trabajo pero con perfil bajo no tengan el apoyo ciudadano
por la falta de un sistema de medición del
desempeño. Esta misma situación se presenta
también entre los funcionarios y trabajadores, los cuales
no son evaluados periódicamente permaneciendo en sus
puestos pese al rechazo manifiesto de las autoridades, personal
municipal y la ciudadanía.

La entidad municipal no sabe cuanto saben, cuanta
experiencia tienen, que tan bien o mal hacen su trabajo los
trabajadores municipales. En ese sentido, solo se sabe el costo
total de la planilla de funcionarios y trabajadores, pero no se
sabe cuan económico puede ser incrementar el personal,
reducir personal, rotar al personal, despedir al personal,
capacitar al personal, darle calidad humana al
personal.

La falta de evaluación hace que no existe un
proceso para estimular o juzgar el valor, la excelencia las
cualidades de las autoridades, funcionarios y trabajadores del
gobierno local. La falta de evaluación del
desempeño del personal no permite medir el potencial
humano en el sentido de determinar su plena aplicación; no
permite el tratamiento de los recursos humanos como un recurso
básico de la empresa y cuya productividad puede
desarrollarse indefinidamente, dependiendo la forma de
administración; no permite dar oportunidades de
crecimiento y condiciones de efectiva participación a
todos los miembros de la organización, teniendo en cuenta,
por una parte, los objetivos institucionales y, por la otra, los
objetivos individuales.

Para las autoridades y funcionarios, la falta de un
sistema de evaluación en el gobierno local, no permite
evaluar mejor el desempeño y el comportamiento de los
subordinados con base a las variables y los factores de
evaluación, por medio de un sistema que evite la
subjetividad; no permite identificar las necesidades de
capacitación de su personal; no permite proponer medidas y
disposiciones orientadas a mejorar el patrón de
comportamiento de sus subordinados; no permite la
comunicación con los subalternos para hacer que comprendan
la mecánica de evaluación del
desempeño.

Para el personal de trabajadores, la falta de un sistema
de medición del desempeño, no permite conocer los
aspectos de comportamiento y de desempeño que la empresa
valora más en sus trabajadores; no conocen cuáles
son las expectativas de su jefatura acerca de su desempeño
y sus fortalezas y debilidades; no saben que medidas está
tomando el jefe con el fin de mejorar su desempeño; no
adquieren condiciones para hacer autoevaluación y
autocrítica para su autodesarrollo y
autocontrol.

Para el gobierno local, la falta de un sistema de
evaluación del desempeño, no le permite estar en
condiciones de evaluar su potencial humano a corto, mediano y
largo plazo y definir la contribución de cada empleado; no
puede identificar los empleados que necesitan cambio y/o
perfeccionamiento en determinadas áreas de actividad y
seleccionar los empleados que tienen condiciones de
promoción o transferencias; no puede dar mayor
dinámica a su política de recursos humanos,
ofreciendo oportunidades a los empleados, estimulando la
productividad y mejorando las relaciones humanas en el
trabajo.

La falta de un sistema de evaluación de
desempeño no facilita la adecuada planeación de los
recursos que necesita el gobierno local, no facilita la toma de
decisiones administrativas y operativas y de otro tipo;
así, como también no facilita un adecuado control
institucional. Es decir trastoca todo.

4.3.- FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

4.3.1 PROBLEMA PRINCIPAL:

¿En que medida la auditoria de gestión,
como sistema de medición, permite evaluar el
desempeño del Gobierno Local de la Provincia de Angaraes-
Lircay, Región Huancavelica?

4.3.2 PROBLEMAS SECUNDARIOS:

  • 1. ¿De que manera la planeación
    de la auditoria de gestión como sistema de
    medición, puede facilitar la evaluación de la
    eficiencia del Gobierno Local de la Provincia de Angaraes-
    Lircay, Región Huancavelica?

  • 2. ¿De que forma la ejecución de
    la auditoria de gestión como sistema de
    medición, puede facilitar la evaluación de la
    economía del Gobierno Local de la Provincia de
    Angaraes- Lircay, Región Huancavelica?

  • 3. ¿De que modo el Informe de la
    auditoria de gestión como sistema de medición,
    puede facilitar la evaluación de la efectividad del
    Gobierno Local de la Provincia de Angaraes- Lircay,
    Región Huancavelica?

Marco
teórico

4.4.1. VARIABLE INDEPENDIENTE: LA AUDITORIA DE
GESTION COMO SISTEMA DE MEDICION

Analizando lo indicado por la Contraloría General
de la República (1998), la auditoría de
gestión en el sector público, está
relacionada con la efectividad, eficiencia y economía en
las operaciones de una entidad, así como con la
maximización de la relación costo/beneficio al
alcanzarse los beneficios deseados. Es un examen objetivo,
sistemático y profesional de evidencias, realizado con el
fin de proporcionar una evaluación independiente sobre el
desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o
proyecto, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y
economía en el uso de los recursos públicos, para
facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de
adoptar acciones correctivas y mejorar su respondabilidad ante el
público. La auditoría de gestión por su
enfoque involucra una revisión sistemática de las
actividades de una entidad en relación al cumplimiento de
objetivos y metas (efectividad) y, respecto a la correcta
utilización de los recursos (eficiencia y
economía). La evaluación del desempeño
implica comparar la ruta seguida por la entidad al conducir sus
actividades con: a) los objetivos, metas, políticas y
normas establecidos por la legislación o por la propia
entidad, y; b) otros criterios razonables de evaluación.
El incremento de las condiciones de efectividad, eficiencia y
economía, constituyen las categorías bajo las
cuales pueden clasificarse las mejoras en las operaciones. Pueden
identificarse oportunidades de mejoras, mediante análisis
de información, entrevistas con funcionarios de la entidad
o fuera de ella, observando el proceso de operaciones, revisando
los informes internos del pasado y presente y, ejercitando el
juicio profesional basado en la experiencia del auditor o en
otras fuentes. La naturaleza y alcance de las recomendaciones
elaboradas en el proceso de la auditoría de gestión
es variable. En algunos casos, pueden formularse recomendaciones
sobre asuntos específicos; sin embargo, en otros casos,
después de analizar el costo/beneficio de implementar
recomendaciones sobre actividades de mucha complejidad, puede ser
factible sugerir que la propia entidad lleve a cabo un estudio
más profundo del área específica y adopte
las mejoras que considere apropiadas, en las circunstancias. Los
criterios referidos a la auditoría, orientada a evaluar
los beneficios económicos/sociales obtenidos en
relación con el gasto ejecutado y su vinculación
con las políticas gubernamentales, así como la
flexibilidad que permite priorizar los esfuerzos en el logro de
las metas previstas, constituyen postulados que guíen el
ejercicio de la auditoría de gestión. La
efectividad se refiere al grado en el cual una entidad programa o
proyecto gubernamental logran sus objetivos y metas u otros
beneficios que pretendían alcanzarse, previstos en la
legislación o fijados por otra autoridad. La eficiencia
está referida a la relación existente entre los
bienes o servicios producidos o entregados y los recursos
utilizados para ese fin (productividad), en comparación
con un estándar de desempeño establecido. La
economía está relacionada con los términos y
condiciones bajo los cuales las entidades adquiere recursos, sean
éstos financieros, humanos, físicos o
tecnológicos (Sistema de Información
Computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel
razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al
menor costo posible.

Interpretando a la Contraloría General de la
república (1998), para el mejor entendimiento de la
práctica de la auditoría de gestión se ha
considerado dividir ésta en tres fases: planeamiento,
ejecución, e informe. Si bien las actividades relacionadas
con el planeamiento tienen mayor incidencia al inicio del examen,
ellas continúan durante la ejecución y aún
en la formulación del informe, por cuanto mientras el
documento final no sea aprobado y distribuido, su contenido puede
estar sujeto a ajustes, producto de nuevas decisiones que
obligarán a afinar el planeamiento aún en la fase
del informe. La formulación del informe no se inicia en la
tercera fase, sino que empieza a considerarse desde el
planeamiento. Durante el planeamiento el equipo de
auditoría se dedica, básicamente, a obtener una
adecuada comprensión y conocimiento de las actividades de
la entidad a examinar, llevando a cabo acciones limitadas de
revisión, en base a lo previsto en el plan de
revisión estratégica, con el objeto de determinar,
entre otros aspectos, los objetivos y alcance del examen,
así como las condiciones para realizarlas. Durante esta
fase el auditor dedica sus mayores esfuerzos a planear la
estrategia que utilizará en el caso de la
auditoría. La ejecución involucra la
recopilación de documentos, realización de pruebas
y análisis de evidencias, para asegurar su suficiencia,
competencia y pertinencia, de modo de acumularlas para la
formulación de observaciones, conclusiones y
recomendaciones, así como para acreditar haber llevado a
cabo el examen de acuerdo con los estándares de calidad
establecidos en el presente manual. Durante la fase de
ejecución se aplican procedimientos y técnicas de
auditoría y comprende: pruebas y evaluación de
controles, identificación de hallazgos (condición y
criterio), desarrollo de observaciones (incluyendo
condición, criterio, causa, efecto y evaluación de
comentarios de la entidad) y comunicación de resultados a
los funcionarios de la entidad, programa y/o proyecto examinada.
Durante la tercera fase, el equipo de auditoría formaliza
sus observaciones en el informe de auditoría. Este
documento, que es producto final del examen deberá
detallar, además de los elementos de la observación
(condición, criterio, causa y efecto), comentarios de la
entidad, evaluación final de tales comentarios, así
como las conclusiones y recomendaciones. Después del
control de calidad, mediante el que se confirman los
estándares de calidad utilizados en la preparación
del informe, finalmente este es aprobado y remitido a la entidad
auditada, en la forma y modo establecidos por la
Contraloría General de la República.

Razonando lo indicado por López (2009), se
determina que la Auditoría de Gestión pasa a ser
hoy por hoy un elemento vital para la gerencia,
permitiéndole conocer a los ejecutivos qué tan bien
resuelven los problemas económicos, sociales y
ecológicos que a este nivel se presentan generando en la
empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia
las metas propuestas. Esta auditoría está muy
relacionada con las características estructurales y
funcionales de las entidades, por lo que su ejecución
requiere de una guía que se adapte a las condiciones
existentes y que, sin limitar la independencia y creatividad del
auditor, le permita lograr una sistematicidad y orden que le haga
obtener los mejores resultados en el período más
breve posible. La evaluación de la gestión es un
nuevo enfoque dentro de la cultura administrativa moderna que
consiste en implantar, utilizar y desarrollar métodos y
técnicas que refleje en forma objetiva el nivel real de la
administración y la situación de la empresa. Muchos
trabajos, métodos, técnicas y procedimientos se
pueden encontrar en libros y manuales para la realización
del diagnóstico de los problemas y sus causas. No ajena a
este desarrollo y derivado de una integración horizontal y
vertical ha surgido en el campo de la auditoría la
Auditoría de Gestión. El examen que se realiza en
una entidad para establecer el grado de economía,
eficiencia y en la planificación, control y uso de sus
recursos y comprobar la observancia de las disposiciones
pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización
más racional de los recursos y mejorar las actividades
primarias examinadas. Los estilos de dirección más
modernos, buscan la menor distancia posible entre la alta
gerencia y la base. Esto implica un gran nivel de
desagregación y es aquí donde la Auditoría
de Gestión auxilia a los ejecutivos, velando por el
cumplimiento de los objetivos económicos, sociales y
ecológicos para que la administración dedique su
tiempo a tareas indelegables. Si bien la Auditoría de
Gestión es dinámica necesita de un marco conceptual
en que el auditor pueda trabajar. Es insuficiente aún la
información o lineamientos que le permita al auditor,
partiendo de ellos, ejecutar su labor de forma creativa pero
sistemática y ordenada. En la Auditoría de
Gestión, se necesita de varias disciplinas para obtener
una descripción y comprensión del objeto a
estudiar. La interdisciplinariedad descansa en la unidad material
del mundo y responde a una necesidad de la actividad
científica vinculada a la práctica social, en el
caso de este tipo de auditoría se convierte en un
requisito esencial donde tiene que lograrse una
cooperación orgánica entre los miembros del
equipo.

Según la teoría de Alejos (2002), la fase
ejecución de la auditoría de gestión
está focalizada, básicamente, en la
obtención de evidencias suficientes, competentes y
pertinentes sobre los asuntos más importantes
(áreas de auditoría) aprobados en el plan de
auditoría. No obstante, algunas veces, como consecuencia
de este proceso se determinan aspectos adicionales por evaluar,
lo que implicará la modificación del plan de
auditoría. Toda labor en la auditoría debe ser
controlada a través de programas de trabajo. Tales
programas definen por anticipado las tareas que deben efectuarse
durante el curso de la auditoría y se sustentan en
objetivos incluidos en el plan de auditoría y en la
información disponible sobre las actividades y operaciones
de la entidad consignada en el Informe de revisión
estratégica. Una de las actividades más importantes
de la fase de ejecución, es el desarrollo de hallazgos. El
término hallazgo en auditoría tiene un sentido de
recopilación y síntesis de información
específica sobre una actividad u operación, que ha
sido analizada y evaluada y, que se considera de interés
para los funcionarios a cargo de la entidad examinada.
Usualmente, se utiliza en un sentido crítico, dado que se
refiere a deficiencias que son presentadas en el informe de
auditoría. Dentro del proceso de ejecución de la
auditoría, el auditor brinda a los funcionarios y
servidores de la entidad examinada, que están o
podrían estar afectados por el informe, la oportunidad de
efectuar comentarios y aclaraciones en forma escrita (u oral)
sobre los hallazgos identificados antes de presentar el informe.
Estos comentarios y cualquier revelación importante que se
presenten, deben reconocerse y discutirse en el informe en forma
apropiada y objetiva. Ningún informe de auditoría
debe emitirse sin escuchar a los funcionarios responsables de la
entidad examinada, quienes tienen la oportunidad de presentar sus
comentarios sobre los hechos que se observan. Un aspecto
importante del desarrollo de las observaciones que en esencia,
involucran los elementos propios del hallazgo de auditoría
(Condición y Criterio), es la identificación de las
causas y efectos actuales o posibles de las deficiencias
detectadas durante la fase de ejecución. La
identificación oportuna de las razones que ocasionaron la
situación negativa y porqué se mantiene (Causa),
así como la cuantificación de las consecuencias
reales o potenciales (Efecto) en términos financieros,
constituyen una manera efectiva para interesar a los funcionarios
de la entidad responsables de adoptar correctivos en forma
oportuna. En base a la evidencia de auditoría reunida y a
través de la evaluación de las opiniones vertidas
por los funcionarios de la entidad, el auditor puede arribar a
conclusiones concretas sobre las deficiencias identificadas
durante la fase de ejecución. Las observaciones y
conclusiones, deben estar acompañadas de recomendaciones
para los funcionarios a cargo de la entidad examinada, a fin de
corregir las deficiencias identificadas y evitar en el futuro su
repetición. Los papeles de trabajo son los documentos
elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de
planeamiento y ejecución, los cuales sirven como
fundamento y respaldo del informe. Los papeles de trabajo son
revisados por el auditor encargado y el supervisor responsable,
con el objeto de establecer si son pertinentes a la
auditoría, documenta en forma adecuada la evidencia
obtenida y guardan consistencia internamente.

Según Arriagada (2002), la auditoría de
gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado de
eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por
la organización y con los que se han manejado los
recursos. La auditoría de gestión tiene como
objetivos primordiales: Evaluar los objetivos y planes
organizacionales; Vigilar la existencia de políticas
adecuadas y su cumplimiento; Comprobar la confiabilidad de la
información y de los controles; Verificar la existencia de
métodos adecuados de operación; Comprobar la
correcta utilización de los recursos. En este tipo de
auditoría, el desarrollo de un programa de trabajo depende
de las circunstancias de cada entidad auditada.

4.4.2. VARIABLE DEPENDIENTE: EVALUACION DEL
DESEMPEÑO DEL GOBIERNO LOCAL DE LA PROVINCIA DE
ANGARARES-LIRCAY, REGION HUANCAVELIA

Analizando a la Contraloría General de la
República (1998), para llevar a cabo la evaluación
del desempeño del Gobierno Local de la Provincia de
Angaraes- Lircay, Regi8ón Huancavelica, tienen que
aplicarse los procedimientos y técnicas de
auditoría de gestión. Durante la fase
ejecución, el equipo de auditoría se aboca a la
obtención de evidencias y realizar pruebas sobre las
mismas, aplica procedimientos y técnicas de
auditoría, desarrolla hallazgos, observaciones,
conclusiones y recomendaciones. Los procedimientos de
auditoría son operaciones específicas que se
aplican en una auditoría e incluyen técnicas y
prácticas consideradas necesarias, de acuerdo con las
circunstancias. Las técnicas de auditoría son
métodos prácticos de investigación y prueba
que utiliza el auditor, para obtener evidencia necesaria que
fundamente su opinión. Las prácticas de
auditoría constituyen las labores específicas
realizadas por el auditor como parte del examen. Las
técnicas de auditoría más utilizadas para
reunir evidencia son: Técnicas de Verificación
ocular, Técnicas de verificación oral,
Técnicas de verificación escrita, Técnicas
de verificación documental, Técnicas de
verificación física.

Técnicas de verificación ocular: i)
Comparación, es el acto de observar la similitud o
diferencia existente entre dos o mas elementos. Dentro de la fase
de ejecución se efectúa la comparación de
resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa forma
la evaluación por el auditor y la elaboración de
observaciones, conclusiones y recomendaciones; ii)
Observación, es el examen ocular realizado para
cerciorarse como se ejecutan las operaciones. Esta técnica
es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por
cuyo intermedio el auditor se cerciorará de ciertos hechos
y circunstancias, en especial, las relacionadas con la forma de
ejecución de las operaciones, apreciando personalmente, de
manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta
las operaciones.

Técnicas de verificación oral: i)
Indagación, es el acto de obtener
información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones
directas o conversaciones con los funcionarios de la entidad. La
respuesta a una pregunta formulada por el auditor, comprende una
porción insignificante de elementos de juicio en los que
puede confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se
relacionan entre si, pueden suministrar un elemento de juicio
satisfactorio, si todas son razonables y consistentes. Es de
especial utilidad la indagación en la auditoría de
gestión, cuando se examinan áreas
específicas no documentadas; sin embargo, sus resultados
por si solos no constituyen evidencia suficiente; ii) Las
Entrevistas
, pueden ser efectuadas al personal de la entidad
auditada o personas beneficiarias de los programas o proyectos.
Para obtener mejores resultados debe prepararse apropiadamente,
especificar quienes serán entrevistados, definir las
preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del
propósito y puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos
considerados relevantes deben ser documentados y/o confirmados
por otras fuentes y su utilización aceptada por la persona
entrevistada; iii) Las Encuestas pueden ser útiles
para recopilar información de un gran universo de datos o
grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo u otro
método a las personas, firmas privadas y otros que conocen
del programa o el área a examinar. Su ventaja principal
radica en la economía en términos de costo y
tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su
inflexibilidad, al no obtenerse más de lo que se pide, lo
cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La
información obtenida por medio de encuestas es poco
confiable, bastante menos que la información verbal
recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores.
Por lo tanto, debe ser utilizada con mucho cuidado, a no ser que
se cuente con evidencia que la corrobore.

Técnicas de verificación escrita:
i) Analizar, consiste en la separación y
evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los
elementos o partes que conforman una operación, actividad,
transacción o proceso, con el fin de establecer su
naturaleza, su relación y conformidad con los criterios
normativos y técnicos existentes. Los procedimientos de
análisis están referidos a la comparación de
cantidades, porcentajes y otros. De acuerdo a las circunstancias,
se obtienen mejores resultados si son obtenidos por expertos que
tengan habilidad para hacer inferencias lógicas y juicios
de valor al evaluar la información recolectada. Las
técnicas de análisis son especialmente
útiles para determinar las causas y efectos de los
hallazgos de auditoría; ii) Confirmación, es
la técnica que permite comprobar la autenticidad de los
registros y documentos analizados, a través de
información directa y por escrito, otorgada por
funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a
examen(confirmación interna), por lo que están en
disposición de opinar e informar en forma válida y
veraz sobre ellas. Otra forma de confirmación, es la
denominada confirmación externa, la cual se presenta
cuando se solicita a una persona independiente de la
organización auditada(terceros), información de
interés que sólo ella puede suministrar; iii)
Tabulación, es la técnica de
auditoría que consiste en agrupar los resultados obtenidos
en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que
se facilite la elaboración de conclusiones. Un ejemplo de
aplicación de esta técnica lo constituye la
tabulación de los resultados obtenidos como consecuencia
de las respuestas efectuadas en una encuesta por los beneficios
de algún programa o proyecto; iv)
Conciliación, implica hacer que concuerden dos
conjuntos de datos relacionados, separados e independientes. Esta
técnica consiste en analizar la información
producida por diferentes unidades operativas o entidades,
respecto de una misma operación o actividad, con el objeto
de establecer su concordancia entre si y, a la vez, determinar la
validez y veracidad de los informes, registros y resultados que
están siendo examinados.

Técnicas de verificación
documental:
i) Comprobación, se aplica en el
curso de un examen, con el objeto de verificar la existencia,
legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones
efectuadas por una entidad, mediante la verificación de
los documentos que las justifican; ii) Computación,
se utiliza para verificar la exactitud y corrección
aritmética de una operación o resultado. Se prueba
solamente la exactitud de un cálculo, por lo tanto, se
requiere de otras pruebas adicionales para establecer la validez
de los datos que forman parte de una operación; iii)
Rastreo, es utilizada para dar seguimiento y controlar una
operación de manera progresiva, de un punto a otro de un
proceso interno determinado o, de un proceso a otro realizado por
una unidad operativa dada. Esta técnica puede clasificarse
en dos grupos: a) rastreo progresivo, que parte de la
autorización para efectuar una operación hasta la
culminación total o parcial de ésta; y, b) rastreo
regresivo, que es inverso al anterior, es decir, se parte de los
resultados de las operaciones para llegar a la
autorización inicial; iv) Revisión
selectiva
, consiste en el examen ocular rápido de una
parte de los datos o partidas que conforman un universo
homogéneo en ciertas áreas, actividades o
documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos
que no son normales, dado el alto costo que representaría
llevar a cabo una revisión amplia o, que por otras
circunstancias, no es posible efectuar un análisis
profundo.

Técnicas de verificación
física:
i) Inspección, es el examen
físico y ocular de activos, obras, documentos y valores,
con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La
aplicación de esta técnica es de mucha utilidad,
especialmente, en cuanto a la constatación de efectivo,
valores, activo fijo y otros equivalentes. Generalmente, se
acostumbra a calificarla como una técnica combinada, dado
que en su aplicación utiliza la indagación,
observación, comparación, rastreo,
tabulación y comprobación. Otras
prácticas de auditoría:
Las prácticas de
auditoría son las operaciones o labores específicas
que se realizan como parte del examen y no son consideradas como
técnicas. Sirven a las labores de auditoría como
elemento de apoyo muy importantes. Existen también otros
elementos que contribuyen efectivamente a seleccionar las
técnicas o prácticas de auditoría que deben
aplicarse; éstos son: los síntomas y la
intuición: i) Síntomas: Son definidos como
los indicios de una cosa que está sucediendo o va a
suceder. En el campo de la auditoría constituyen las
señales de alerta temprana que se detectan en el curso del
examen. En su ejemplo más elemental, es el humo que
presagia la presencia del fuego. La identificación de
síntomas como práctica de auditoría puede
ser de mucha entidad para el auditor experto que está en
capacidad de percibirlos, por cuanto le permite seleccionar las
técnicas más apropiadas para obtener evidencia o
para profundizar el análisis de algún asunto. Ii)
Intuición: La intuición es entendida como la
facultad para comprender las cosas en forma instantánea,
tal como si se tuviera a la vista. En el campo de la
auditoría gubernamental, la intuición puede ser
aplicada en algunas situaciones, sin que ésta deba
considerarse como una práctica común a utilizarse.
A lo largo de su carrera los auditores pueden desarrollar un
"sexto sentido" que es la intuición, la que viene a ser el
resultado de su capacidad de reacción ante señales
que otros auditores con menos experiencia podrían no
detectar.

Según la Contraloría General de la
República (1998), la evaluación de la
efectividad
de programas es realizada por el auditor, con la
finalidad de informar sobre la conducción,
autorización, financiamiento y ejecución de los
programas o actividades, en torno a su desempeño
(rendimiento) obtenido por los programas en comparación
con lo planeado. Este enfoque evalúa los resultados o
beneficios logrados y determina si el programa viene logrando las
metas previstas, así como identifica los problemas que
requieren corregirse para mejorar su efectividad. Algunos de los
aspectos a considerar en una auditoría con enfoque de
efectividad son los siguientes: Establecimiento de objetivos del
programa en forma clara y precisa; Identificación de todos
los objetivos del programa que sean materia de evaluación;
Razonabilidad de los procedimientos para la evaluación de
la efectividad del programa en cuanto su realización y
costo; Retroalimentación de la efectividad del programa.
La evaluación de la efectividad de los programas o
actividades, tiene relación directa con la
evaluación de la eficiencia y economía en la
aplicación de los recursos; por este motivo el auditor
puede incluir ambos componentes en forma conjunta al desarrollar
su trabajo. Esto es un aspecto a considerar durante la fase de
planeamiento de la auditoría, en vista que una entidad
puede alcanzar sus objetivos y metas en un período
determinado, a pesar de incurrir en despilfarros o falta de
economía en la aplicación de los recursos; o
también, la misma entidad podría obtener niveles
adecuados de eficiencia y economía en sus operaciones, sin
que por ello logre sus objetivos y metas planeados. Los auditores
asignados para realizar una auditoría de gestión
que incluya el enfoque de efectividad, deben contar con cierta
experiencia en la evaluación de programas, así como
determinados conocimientos respecto del ente que será
materia de examen. Además, tales profesionales deben haber
recibido entrenamiento o tener experiencia en la ejecución
de la auditoría de gestión.

Según la Contraloría General de la
República (1998), la auditoría de gestión
con enfoque en la eficiencia y economía, tiene el
propósito de determinar si la entidad auditada utiliza sus
recursos financieros, humanos y materiales de manera eficiente y
económica. Por esta razón, el auditor debe detectar
las causas de cualquier práctica ineficiente o
anti-económica, incluyendo deficiencias en los sistemas de
información gerencial, procedimientos administrativos o
estructura organizacional. La eficiencia está referida a
la relación existente entre los bienes o servicios
producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin,
en comparación con un estándar de desempeño
establecido. En la auditoría de gestión, dar
consideración apropiada a la eficiencia significa
maximizar las salidas (Outputs) generadas por cualquier tipo de
ingreso (inputs) o, producir un nivel dado de salidas a menor
costo. Este aspecto puede ser fácilmente apreciado en
programas que involucran la producción o generación
de algún bien o servicio en forma repetitiva. Por ejemplo,
el número de vacunas aplicadas por un centro de salud
pública o, el número de documentos ingresados a un
sistema de trámite documentario.

La comprensión del significado de la eficiencia,
es necesaria para entender el sentido de los términos:
entradas/salidas, productividad, cantidad y calidad y nivel del
servicio. Las entradas están representadas,
principalmente, los recursos, sean éstos financieros,
materiales, físicos o de información, los cuales
son utilizados para producir salidas. Las salidas pueden
comprender bienes o servicios producidos para atender la demanda
del público, y son definidos en términos de
cantidad y calidad que se relacionan con el nivel de servicio
brindado. La productividad se refiere al monto aceptable de
bienes o servicios producidos (salidas) y los recursos utilizados
(entradas) para producirlos, generalmente, la productividad puede
expresarse en forma de relación , costo o tiempo por
unidad de salida producida. Las normas relativas al nivel de
servicio a alcanzar pueden estar definidas por las
políticas, regulaciones u otras disposiciones y, en
algunos casos, tales normas pueden incidir en la calidad,
así como en el costo del servicio. La eficiencia por su
naturaleza es un concepto relativo. Ella es posible medirla si
comparamos la productividad obtenida con un estándar o
norma establecida. La cantidad o calidad de las salidas y el
nivel de servicio brindado, pueden también ser comparadas
contra los estándares de desempeño, con el
propósito de determinar si fueron ocasionados algunos
cambios en la eficiencia, Por lo tanto, se admite que la
eficiencia es incrementada cuando se produce con calidad un
número mayor de salidas con menores recursos de entrada, o
cuando con el mismo monto de salidas son producidas con menos
recursos. La eficiencia es un componente importante dentro de la
auditoría de gestión; por ello el auditor debe
incluirla en las evaluaciones relacionadas con la efectividad y
economía que lleva a cabo. Debido a que la eficiencia
tiene relación con las entradas y salidas de recursos y,
la economía cautela la obtención de recursos en
cantidad y calidad apropiada y al menor costo, puede afirmarse
que entre ambos conceptos existe un factor de endeudamiento.
Existe igualmente una íntima vinculación entre la
eficiencia y efectividad, por cuanto la primera constituye un
factor para determinar el menor costo posible o la mejor manera
para lograr los objetivos y metas establecidos.

Partes: 1, 2, 3

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