Diseño de un sistema de gestión de inventario (página 3)

Compras: con el propósito de definir las pautas
para llevar a cabo el proceso de compras y quede la evidencia de
cada adquisición, mediante los formularios definidos para
llevar un registro de las actividades realizadas.

Recepción de mercancía: el objetivo
principal del procedimiento es establecer los pasos secuenciales
para llevar a cabo la recepción de los repuestos y
materiales destinados al almacén.

Despacho: el procedimiento se establece para indicar lo
que debe hacerse en caso de salida del material o repuestos del
almacé8n, de manera de llevar un control, evitar
pérdidas y registrar las salidas, para facilitar la
actualización de los inventarios.

Inventario: define como debe llevarse a cabo el
inventario y cada cuanto tiempo, con el que fin de levar el
control total de los repuestos y materiales pertenecientes al
almacén.

En los Apéndices se presentan los procedimientos
respectivos, (ver a partir del Apéndice D hasta el
G).

• FUNCIONES DE UN JEFE Y UN AUXILIAR DE
  ALMACÉN.

En la empresa se pudo evidenciar la carencia de un
personal capacitado para realizar las gestiones del
almacén. Actualmente, se encuentran cuarenta y cuatro
(44). Por esta razón se definieron dos (02) descripciones
de cargo: Jefe y Auxiliar de Almacén.

Cabe indicar, que ambas descripciones de cargo, se ha
asumido la estructurada implementada dentro de Global Materials
Services Venezuela C.A., y se considera que puede mejorarse, ya
que no se tiene documentado, es decir por escrito, el perfil del
profesional para optar a un cargo, como el nivel de
instrucción y el tiempo de experiencia. Razón por
la que se define lo siguiente, para los cargos
propuestos:

Tabla 6.1 Nivel de
Instrucción de los Cargos Propuestos para
Almacén

Fuente: el autor
(2009).

El objetivo de las instrucciones de trabajo, es
delimitar un trabajo y expresa de forma clara y concisa, como
realiza una tarea y bajo que parámetros es ejecutada. Por
lo tanto, las instrucciones de trabajo del departamento de
mantenimiento comprenden diversos factores que indica a los
trabajadores de forma correcta de llevar a cabo las actividades
de almacenamiento.

La descripción de cargos es un proceso que
consiste en detallar las tareas o atribuciones que conforman un
cargo y que lo diferencian de los demás; las
responsabilidades prioritarias no es más que el inventario
detallado de las atribuciones o tareas del cargo, qué hace
el trabajador, a quien reporta (quien dirige sus actividades y
mantiene informado), el horario de trabajo, requerimiento
físico (habilidades físicas necesarias para el
ejercicio de sus funciones), entrenamiento requerido
(conocimientos básicos necesario para el cumplimiento de
sus funciones). Básicamente es un inventario de los
aspectos más característicos del cargo, de los
deberes y las responsabilidades que este comprende.

Se reestructuro el organigrama de la empresa Global
Materila Services C.A agregando el personal del almacén
como se muestra a continuación (ver figura
6.3):

Fig. 6.3 Reestructuración
del organigrama de Global Materials Services Venezuela
C.A

Se reestructuro el organigrama de la empresa Global
Materials Services Venezuela C.A, debido que no contaba con el
personal de almacen

A continuación, se presentan las descripciones de
cargo del jefe y auxiliar de almacén (Ver Apéndice
desde A hasta B).

6.7 CLASIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS EN
EXISTENCIA EN EL ALMACÉN SEGÚN LA TEORÍA
ABC.

La clasificación ABC, es un enfoque que divide la
lista de productos existentes en el almacén en tres
grupos, con base en el valor, donde los artículos A
representan más o menos, el 15% por ciento superior de los
bienes, los B el siguiente 35% y los C el 50% restante. El
propósito se separar lo más importante de los menos
importante, el clasificar los artículos en grupos es
establecer un grado de control adecuado sobre cada uno de
ellos.

La Clasificación de los materiales y repuestos,
bajo la metodología ABC, definida buscará ordenar,
según criterios como frecuencia de la demanda y los costos
asociados para su adquisición y/o almacenaje, por ejemplo;
quedando representados de la siguiente forma (ver Apéndice
H)

6.7.1 Análisis de resultados de
la clasificación ABC:

Después de realizarse la clasificación ABC
de los ítems se llego al siguiente
análisis:

Tabla X. análisis de los
resultados

Fuente: El autor (2009)

Grafico 6.1 Grafico de los
Resultados de la Clasificación ABC

Fuente: El autor (2009)

De la grafica anterior se deduce que la mayor parte del
dinero se destinado a financiar artículos tipo A por lo
que estos deben recibir mayor atención, por lo tanto es
necesario aumentar los control sobre estos tipo de
artículos, haciendo revisiones frecuentes y comparando
cantidades mínimas según se vaya requiriendo,
evitando mantener grandes cantidades de en existencia de esta
manera el almacén de repuestos y equipos de la GMS-450
puede adquirir un mayor control sobre los costos , para reducir
los costos totales del inventario.

Los artículos de tipo "B" deben de mantenerse en
cantidades en cantidades medias en el inventario, debido a que la
influencia de estos tipos de artículos sobre el costo
total del inventario es moderada.

Los artículos de tipo "C" representan un costo
bajo del costo total de inventario, por lo que se pueden comprar
en mayor cantidades y tener un amplio inventario de seguridad de
la demanda, teniendo en cuenta la importancia de estos y la
demanda , sobre estos artículos se pueden mantener
controles poco rígidos.

6.8 ESTRATEGIAS DEL ANÁLISIS
FODA

Una ves efectuado el diagnostico de la situación
actual identificando las fortaleza, debilidades. Amenazas, y
oportunidades se procede a de finir las estrategias que van a
permitir optimizar o mejorar la gestión del área de
almacén de la empresa Global Materials Services Venezuela
C.A, por lo que se definieron las siguientes estrategias: (ver
apéndice k)

ESTRATEGIA (FO)

• Mejorar el procedimiento para el control de
  inventario, ya que es notoria la ausencia de personal en el
  cargo de almacenista.

• Expandir el área de almacén para que
  todos los repuestos e insumos tengan un ambiente amplio y
  libre de obstáculos.

• -clasificar de mejor manera todos la repuesto de
  alta prioridad.

ESTRATEGIA (DO)

• -Capacitar al personal en el manejo de software y
  fomentar de esta manera el control de inventario.

• Contratar personal debidamente calificado y con
  amplios conocimientos en técnicas de
  administración de almacén, inventario y normas
  de seguridad y salud laboral.

• Controlar la entrada y salida de material del
  almacén y así evitar la perdida de repuestos y
  equipos para una exitosa continuidad de las
  operaciones

ESTRATEGIA (FA)

• Mantener el área de trabajo en buenas
  condiciones, etiquetando todos los repuestos para tener el
  control de lo existente en el almacén y así
  evitar el hurto de los materiales.

• Atacar todas las deficiencias existentes en cuanto
  al control de inventario.

• Utilizar herramientas para la búsqueda de
  distintos proveedores nacionales

.

ESTRATEGIA (DA)

• Realizar prácticas operativas donde
  puntualicen la cantidad de materiales que debe salir del
  almacén y así evitar el uso injustificado y el
  descontrol de los repuestos.

• Crear etiquetas visibles con número de parte
  y de ubicación para así mantener la
  organización de los estantes.

• Implantar procedimientos de revisión al
  personal ante de salir de las instalaciones de la empresa
  para de esta manera evitar robos.

6.9 PROPONER UNA DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE
LOS ITEM SEGÚN LA CLASIFICACIÓN ABC.

Siguiendo la teoría de la clasificación de
los materiales y repuestos por el método ABC, se realiza
una distribución de planta, donde se identifican la
ubicación de los productos dentro del almacén,
ordenados y asignándoles su posición fija, para que
posteriormente se cumpla con la oportuna entrega a los usuarios.
A continuación, se presenta la distribución de
planta propuesta para mejorar las condiciones del ambiente de
trabajo del almacén de Global Materials Services
Venezuela, C.A.

Como se mencionó anteriormente el almacén
contaba con 5 estantes en donde se encontraban distintos tipos de
equipos y repuestos almacenados y carece de un plano que indique
la distribución actual de los mismos, en este sentido se
elaboró uno a fin de visualizar y comprender de manera
rápida la ubicación de los estantes y la
colocación general recursos allí
depositados.

• CONCLUSIONES

Una vez finalizado el estudio se llegaron a
las siguientes conclusiones:

• 14. El almacén no cuenta
  con un filosofía de gestión, que defina las
  políticas de sus actividades y de esta manera
  estandarizar sus tareas y resultados esperados.

• 15. Se nota ausencia de de un
  persona fijo encargado de las funciones del almacén
  por esto es la principal causa de las perdidas y hurtos de de
  los materiales de almacén.

• 16. No se cuenta con un buen
  software o dispositivo de seguridad que sirva de base de
  datos que permita evidenciar el control de las actividades
  llevadas a cabo en la gestión del
  almacén.

• 17. Mediante la observación
  directa se pudo evidenciar que el almacén tiene
  disponibilidad de los materiales y equipos para realizar sus
  operaciones, pero no se efectúan inventarios
  periódicamente.

• 18. La distribución actual
  de los equipos, materiales y herramientas en los
  depósitos no es la más adecuada ya que muchos
  de estos no cuentan con un espacio destinado y son colocados
  en sitios inadecuados.

• 19. Existe un desaprovechamiento
  del espacio en los estantes ya que muchos de los materiales
  no se encuentran de forma ordenada y de acuerdo a una
  clasificación efectiva en cuanto al uso.

• 20. Las condiciones de trabajo a
  nivel general son las adecuadas, en cuanto a
  iluminación, ventilación y polvo son
  modera.

• 21. La identificación de
  los recursos es insuficiente; no permite al personal
  ubicarlos rápidamente.

• 22. El presentan riesgos del tipo
  físico, partículas, caídas de nivel,
  atrapado por , superficies cortantes entre otros.

• 23. El formulario actual de
  control de materiales de consumo no incluye todos los
  ítems necesarios para llevar un control completo de
  los materiales que entran y salen a los almacenes ya que se
  encuentran muchos materiales y equipos como ni
  inventario.

• 24. Los almacenes no cuentan con
  un formulario de préstamo de equipos que le permita
  tener un control de los mismos.

RECOMENDACIONES

Las conclusiones descritas en la
sección anterior permiten plantear las siguientes
recomendaciones, en referencia a la optimización de los
almacenes del Departamento de Servicios Generales:

• Implantar la filosofía de
  gestión.

• Diseñar un sistema automatizado
  para el control de inventario el cual permita conocer el
  stock en existencia de los materiales y equipos de manera que
  se hagan los pedidos a tiempo. Tomando como base de datos la
  elaborada en el presente informe.

• Incluir en el organigrama y posterior
  contratación de un jefe de almacén y un
  auxiliar de almacén para de esta manera mantener el
  orden y control de todas las unidades, materiales y
  repuestos.

• Contactar proveedores locales o
  nacionales más confiables que garanticen la totalidad
  de los pedidos requeridos por el Departamento y asi evitar
  los retrasos a la hora de entrega .

• Emplear la distribución de
  planta y la clasificación ABC planteada a fin de
  minimizar los riesgos existentes en cada uno de los almacenes
  para así obtener un mejor aprovechamiento de los
  espacios.

• Colocar señalización de
  riesgos posibles en ambos almacenes para que los usuarios
  tengan conocimiento de ellos.

• Revisar los formularios planteados a
  fin de verificar que los mismos cuentan con todos los
  ítems requeridos, ya que de la implantación de
  los mismos incide en un mayor control de los
  recursos.

• Evaluar el impacto del proyecto a
  través de una encuesta para medir la
  satisfacción de los trabajadores tomando en
  consideración las condiciones iníciales y
  finales de las mejoras en el almacén.

• Divulgar las normas de uso de los
  almacenes de manera que el proceso fluya de manera
  eficiente.

• Concienciar al personal acerca del uso
  racional de los materiales, equipos y/o herramientas
  solicitados a los almacenes.

• implementar y hacerle seguimiento al plan de
  acciones para la implementación de la teoría de
  las 5s.

Autor:

Ivan turmero Astros