La auditoría integral como instrumento efectivo de lucha contra el fraude y la corrupción (página 3)
Contar con personal suficiente y competente y otros
recursos para cumplir con sus responsabilidades;
Definir normas adoptadas de rendimiento y aplicarlas
a cada una de las labores de auditoria;
Documentar los resultados de la auditoría en
un informe formal, para proporcionar un canal constructivo
con miras al cambio, discutirlo con la administración
afectada y presentar el informe oportunamente al
Presidente;
ADMINISTRACIÓN DE
MATERIALES
Los siguientes criterios de administración de
materiales están relacionados con las etapas y el ciclo de
vida de los mismos, lo cual requiere: una definición,
requisitos, adquisición, puesta en servicio, y
disposición de ellos al finalizar su vida
útil.
La necesidad de servicio debe ser claramente
definida y relacionada con los objetivos aprobados para el
programa.Los requisitos del material deben definirse de forma
tal, que el material adquirido permita al usuario satisfacer
la necesidad de un servicio dado en la forma más
económica y eficiente posible.El material debe adquirirse según las normas
de economía y en la calidad y la cantidad
requerida.Los controles de inventario, el almacenamiento y
distribución, deber ser eficientes y
económicos.El equipo debe utilizarse adecuadamente.
La reparación y mantenimiento deben ser
económicos y eficientes.Deben implementarse procedimientos adecuados que
garanticen la seguridad y custodia del material y que eviten
su abuso o subutilización.Al terminar su vida útil y tener que disponer
de ellos, esto debe hacerse con el máximo beneficio
para la entidad.
ADMINISTRACIÓN DE LA
NÓMINA
Para lograr una buena planificación de recursos
humanos, la Administración debe:
Determinar los requerimientos de mano de obra
necesaria, según los objetivos operacionales y los
planes de trabajo establecidos;Predecir la disponibilidad futura de la mano de obra
actual;Desarrollar planes de acción para satisfacer
los requisitos de mano de obra;Integrar la planificación de la mano de obra
con otras funciones administrativas; yGarantizar que el cumplimiento de los planes de
acción sean responsabilidad del personal designado y
que se ejerza con control sobre éste.
Para apoyar adecuadamente los procesos de
planificación general y de control del sistema de
información de recursos humanos debe:
Satisfacer las necesidades de los
usuarios;Ser diseñados y operados en forma
económica y eficiente; yCumplir con las normas, pautas y directrices de la
entidad.Definir y comunicar claramente las responsabilidades
para la capacitación del personal;identificar las necesidades de capacitación
del personal;Planificar actividades de capacitación del
personal y controlar su implementación yEvaluar las actividades de capacitación del
personal.
2.5.3.2. NORMAS DE AUDITORÍA
INTEGRAL
Para que el ejercicio de la Auditoría Integral es
importante conducirla dentro de un concepto de normas que
provean una estructura, como la posibilidad de pronosticar los
resultados.
Según Vallejos (2004)[37], la
aplicación de normas ayudará a desarrollar una
auditoría de alta calidad respondiendo a la necesidad de
completar tareas difíciles en forma oportuna, evitando
formar juicios prematuros basados en información
incompleta por la falta de tiempo, asimismo, establecen orden y
disciplina, produciendo auditorías efectivas, garantizando
la veracidad de los hallazgos y el soporte adecuado para las
recomendaciones, consecuentemente habrá una mayor
aceptación por parte de la gerencia.
Otro beneficio importante de las normas es que se logra
una mayor uniformidad en la terminología utilizada para
describir auditorías más amplias que las
financieras, como la auditoría integral.
Debido a la reciente aplicación de la
auditoría integral en el sector privado de países
desarrollados como, Estados Unidos, Inglaterra, Gales y
Canadá, no existen aún normas autorizadas que la
regulen. Sin embargo, como su origen se encuentran en la
Auditoría Financiera Gubernamental, se pueden considerar
aplicables, al menos en parte, las normas emitidas por la GAO,
para la Auditoría de organizaciones del gobierno,
programas, actividades y funciones.
El Instituto Norteamericano de Contadores
Públicos (AICPA), nombró un comité formado
por siete miembros el cual realizó un amplio estudio del
papel y de las responsabilidades del auditor independiente que
había un vacío entre el desempeño de los
Auditores Independientes y las necesidades y expectativas de los
usuarios de Estados Financieros Auditados.Por tal circunstancia,
el AICPA le ha dado seguimiento a las normas
GAO[38]revisándolas y emitiendo informes
con los comentarios correspondientes a fin de darle el apoyo
necesario para que puedan ser desarrolladas en el sector
público y privado.
En 1973, emitió su primer informe declarando que
estaba de acuerdo con la filosofía y objetivos presentados
por la GAO, considerándola como parte de la
evolución y crecimiento de la disciplina de
Auditoría.
Entre algunos de los informes emitidos por el AICPA, que
forman parte de los lineamientos adicionales para la
ejecución de la Auditoría Integral, están:
Lineamientos para la participación de contadores
públicos en tareas de Auditoría Gubernamental a fin
de evaluar la economía, eficiencia y resultados de
programas; y, tareas de Auditoría Operacional.
Este último fue preparado con la idea de definir
actividades de Auditoría Integral, efectuado por
contadores públicos para proveer información sobre
las mismas y señalar diferencias con otros tipos de
Auditoría.
Los lineamientos emitidos por el AICPA y las normas de
la GAO, guían la Auditoría Integral, pero no
contienen todo ni son definitivas, por lo que se siguen
desarrollando prácticas y procedimientos en las unidades
de auditoria interna, para asegurar la consistencia y calidad de
la labor que llevan a cabo.
Las normas de la GAO se dividen en dos
áreas principales: Auditoría Financiera y
Auditoría Operativa. Las dos deberán observar la
aplicación de las normas generales relacionadas a la
capacidad profesional del personal, la independencia de la
organización de auditoría y de su personal, el
debido cuidado profesional con que debe practicarse la
auditoría y prepararse los informes respectivos, y la
aplicación de controles de calidad.
Otro tipo de normas son las
específicas a cada tipo de auditoría, que incluyen
normas para el trabajo de campo y para la presentación del
informe.Las normas para ejecución del trabajo establecen
que este debe ser adecuadamente planeado para obtener evidencia
relevante, competente y suficiente a fin de alcanzar los
objetivos de la auditoría, incluyendo no sólo la
naturaleza de los procedimientos del auditor, si no
también su extensión.Las normas para la
presentación del informe hacen énfasis, que este
debe ser preparado por escrito para comunicar los resultados de
cada auditoría, reduciendo así el riesgo de que
sean mal interpretados y facilitando el seguimiento para
determinar si se han adoptado las medidas correctivas
apropiadas.
A continuación se presenta un resumen de las
principales normas generales y específicas gubernamentales
que la Auditoría integral aplica en su
desarrollo,.
Normas Generales.
Capacidad Profesional: El personal designado
deberá poseer la capacidad profesional necesaria para
realizar las tareas que se requieren. Busca garantizar que
los auditores mantengan su capacidad profesional y cumplan
con los siguientes requisitos: Conocimiento de métodos
y técnicas, de los organismos, programas y funciones,
habilidad para comunicarse con claridad y eficacia y la
pericia necesaria para desarrollar el trabajo
encomendado.Independencia: La organización de
auditoría y cada uno de los auditores deben estar
libres de impedimentos que comprometan su independencia y
además, mantener una actitud y apariencia de
ésta.Debido Cuidado Profesional: Debe tenerse el
debido cuidado profesional al ejecutar la auditoría y
preparar los informes correspondientes.Control de Calidad: Establece que las
organizaciones de auditoría deben tener una propiedad
o sistema interno de control de calidad y participar en un
programa de revisión externa del mismo, para asegurar
de que se cumple con las normas de auditoría y que se
han establecido políticas y procedimientos de
auditoría adecuados.
Normas para el Trabajo:
Planeamiento: Se debe definir los objetivos
de la auditoría, el alcance y metodología
dirigida a conseguir esos logros.Supervisión: El personal debe ser
adecuadamente supervisado para determinar si se están
alcanzando los objetivos de auditoría y obtener
evidencia suficiente, competente y relevante, permitiendo una
base razonable para las opiniones del auditor.Disposiciones Legales y Regulaciones: El
auditor debe estar alerta a situaciones de posibles fraudes,
abusos o actos ilegales, por lo que debe diseñar la
auditoría de tal manera que proporcione una seguridad
razonable sobre el cumplimiento de disposiciones
legales.
Normas para la Presentación de
Informes:
Forma: Los informes deben ser preparados por
escrito para comunicar los resultados de auditoría, y
ser revisados en borrador por los funcionarios responsables
de la dirección de la empresa.Oportunidad: Los informes deben ser
preparados los más pronto posible a fin de ser
utilizados oportunamente.Presentación del Informe: Los datos en
forma exacta y razonable describirán los hallazgos de
manera convincente, clara, sencilla, concisa y
completa.Contenido del Informe: Se deben incluir los
objetivos de la auditoría, alcance y
metodología para comprender su
propósito.
NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD
(NIAs):
Las Normas Internacionales de auditoría contienen
los principios básicos y los procedimientos esenciales
junto con lineamientos relativos en forma de material explicativo
y de algún otro tipo. Los principios básicos y los
procedimientos esenciales e han de interpretar en el contexto del
material explicativo de otro tipo que proporciona lineamientos
para su aplicación.
Las Normas Internacionales de Auditoría deben ser
aplicadas en la auditoría de los estados financieros.
Estas normas deben ser también aplicadas, con la
adaptación necesaria, a la auditoría de otra
información y de servicios relacionados.
Las Normas internacionales están referidos a
temas introductorias; responsabilidades; planeamiento; control
interno; evidencia de auditoría; utilización del
trabajo de otros; dictamen y conclusiones de auditoría;
áreas especializadas; áreas especializadas;
servicios relacionados; declaraciones internacionales de
prácticas de auditoría
Estas normas con la adaptación correspondiente
son utilizadas por el personal de la auditoría integral,
facilitando su trabajo y permitiendo uniformar el tratamiento de
las evaluaciones correspondientes.
EL CONTROL INTERNO Y LA AUDITORÍA
INTEGRAL
Según Panez (1986)[39], se
entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema
de organización y el conjunto de los planes,
métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos
de verificación y evaluación adoptados por los
Gobiernos Regionales, con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales
vigentes, dentro de las políticas trazadas por la
Presidencia y en atención a las metas u objetivos
previstos.
Según Océano Centrum
(2005)[40], el ejercicio del Control Interno debe
consultar los principios de igualdad, eficiencia,
economía, celeridad, moralidad, publicidad y
valoración de costos ambientales. En consecuencia,
deberá concebirse y organizarse de tal manera que su
ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de
todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las
asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del
mando.
El Control Interno se expresará a través
de las políticas aprobadas por los niveles de
dirección y administración de los gobiernos
regionales y se cumplirá en toda la escala de la
estructura administrativa, mediante la elaboración y
aplicación de técnicas de dirección,
verificación y evaluación de regulaciones
administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de
sistemas de información y de programas de
selección, inducción y capacitación de
personal.
Para que el control interno facilite las actividades
institucionales y especialmente la realización de
auditorías integrales debe estar orientado al cumplimiento
de los siguientes objetivos:
Proteger los recursos del gobierno regional,
buscando su adecuada administración ante posibles
riesgos que los afecten;Garantizar la eficacia, la eficiencia y
economía en todas las operaciones promoviendo y
facilitando la ejecución de las funciones y
actividades definidas para el logro de la misión
institucional;Velar porque todas las actividades y recursos de la
organización estén dirigidos al cumplimiento de
los objetivos del gobierno regional;Garantizar la correcta evaluación y
seguimiento de la gestión organizacional;Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la
información y de sus registros;Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos,
detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la
organización y que puedan afectar el logro de sus
objetivos;Garantizar que el Sistema de Control Interno
disponga de sus propios mecanismos de verificación y
evaluación;Velar porque el gobierno regional disponga de
procesos de planeación y mecanismos adecuados para el
diseño y desarrollo organizacional.
Según Vargas (2005)[41], los
gobiernos regionales, deben por lo menos implementar los
siguientes aspectos que deben orientar la
aplicación del Control interno:
Establecimiento de objetivos y metas tanto generales
como especificas, así como la formulación de
planes operativos que sean necesarios;Definición de políticas como
guías de acción y procedimientos para la
ejecución de los procesos;Adopción de un sistema de organización
adecuado para ejecutar los planes;Delimitación precisa de la autoridad y los
niveles de responsabilidad;Adopción de normas para la protección
y utilización racional de los recursos;Dirección y administración del
personal conforme a un sistema de méritos y
sanciones;Aplicación de las recomendaciones resultantes
de las evaluaciones de Control Interno;Establecimiento de mecanismos que faciliten el
control ciudadano a la gestión de las
entidades;Establecimiento de sistemas modernos de
información que faciliten la gestión y el
control;Organización de métodos confiables
para la evaluación de la gestión;Establecimiento de programas de inducción,
capacitación y actualización de directivos y
demás personal de la entidad;Simplificación y actualización de
normas y procedimientos.
Según Sánchez (2005)[42],
el control interno para engarzarse eficientemente con la
auditoría integral debe aplicar las siguientes
Técnicas: prevención y
descubrimiento.
Las técnicas de prevención están
destinadas a proporcionar seguridad razonable de que
únicamente se reconocen y procesan transacciones
válidas. Como ejemplo de técnicas de
prevención pueden citarse:
Autorización supervisora de las transacciones
de ajustes;Procedimientos de contraseña para restringir
el acceso a terminales en línea, programas de
computadoras y archivos;Balance, transacción por transacción,
en un sistema en línea;Verificación y validación de los datos
entrados en un sistema de computador;Exploración de datos para ver que sean
razonables antes de su entrada en un sistema;Segregación y rotación de los deberes
de entrada y procesamiento; yProcedimientos claramente definidos de procesamiento
y excepción.
Las técnicas de descubrimiento están
destinadas a proporcionar certeza razonable de que se descubren
los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden
incluirse:
Conciliación de informes de balance por lote
con registro cronológicos mantenidos por los
departamentos originarios;Conciliación de conteos cíclicos del
inventario con los registros permanentes;Llevar cuenta del uso de formas
prenumeradas;Revisión y aprobación de informes de
mantenimiento;Auditoría interna;
Comparación con planes y presupuestos de los
resultados que se informan;En transacciones contables, conciliación con
el mayor general de los saldos de los mayores
auxiliares;Conciliación de las cantidades de enlace que
salen de un sistema y entran a otro; yRevisión de los registros cronológicos
de transacciones y de acceso en línea.
El Sistema de Control Interno forma parte integrante de
los sistemas contable, financiero, de planeación, de
información y operaciones del gobierno
regional.
Corresponde a la Presidencia, la responsabilidad de
establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control
Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y
misión del gobierno regional.
En cada área del gobierno regional el funcionario
encargado de dirigirla es responsable por el Control Interno ante
su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad
establecidos en cada gobierno.
La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es
la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de
Control Interno de la entidad y proponer al representante legal
del respectivo organismo las recomendaciones para
mejorarlo.
Todas las transacciones de los gobiernos regionales
deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de
forma tal que permita preparar informes operativos,
administrativos y financieros.
Según Pinilla (2000)[43], todo
sistema de control interno tiene limitaciones que deben
ser reconocidas por los auditores. Siempre existe la posibilidad
de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por
una mala comprensión de las instrucciones, errores de
juicio, falta de atención personal, falla humana, etc.
Además, los procedimientos cuya eficacia se basen en la
segregación de funciones pueden eludirse como consecuencia
de existir una confabulación de los empleados implicados
en el control interno. Igualmente, los procedimientos basados en
el objetivo de asegurar que las transacciones se ejecuten
según los términos autorizados por la
administración del ente, resultarían ineficaces si
las decisiones de ésta se tomaran de una forma
errónea o irregular. Cualquier proyección de una
evaluación actual del control interno contable,
está sujeta al riesgo de resultar inadecuada en virtud de
que las condiciones cambiantes y el grado de cumplimiento con los
procedimientos establecidos pueden deteriorarse con el
tiempo.
Entre los procedimientos de control interno
contable establecidos por la administración del ente que
debe evaluar el auditor integral, podemos citar, a modo de
ejemplo, los siguientes:
a) Segregación de funciones:
Evitar que una misma persona realice funciones incompatibles
que le permitan a la vez cometer y ocultar errores
voluntarios o involuntarios durante su trabajo. Para ello,
los procedimientos de control deben ser diseñados para
eliminar las posibilidades de tal encubrimiento;b) Ejecución de las
transacciones: Obtener una seguridad razonable de que las
transacciones se llevan a cabo dentro de los términos
en que fueron realizadas, requerir evidencia independiente de
que las autorizaciones fueron emitidas por personas que
actuaban dentro de su competencia y autoridad y que las
transacciones se corresponden con los términos de su
autorización;c) Registro de las transacciones: Las
transacciones requieren ser registradas por las cifras y en
los períodos contables que se llevaron a cabo y que
sean clasificadas en cuentas apropiadas obteniendo el
criterio de la administración en la confección
de estimaciones y otras decisiones relacionadas con la
preparación de los estados financieros;d) Acceso a los bienes: El acceso a los
bienes ha de estar limitado al personal autorizado. El acceso
a los bienes incluyen tanto el acceso físico como el
indirecto, a través de la preparación y proceso
de los documentos que autorizan el uso o disposición
de dichos bienes. El número y calidad del personal a
quien se autoriza el acceso estará en consonancia con
la naturaleza de los bienes y el riesgo de pérdida
debido a errores o irregularidades;e) Comprobación física de
existencias: Establecer si los bienes en sí
coinciden con las existencias según los libros, lo
cual está íntimamente relacionado con el
procedimiento expuesto anteriormente sobre el registro de
transacciones.
Si de esta comparación se desprenden que los
bienes físicos no coinciden con su existencia contable,
ello es evidencia de que hubo transacciones omitidas o
incorrectamente contabilizadas.
La frecuencia de estas pruebas, dependerá de la
naturaleza de los bienes, de su importancia y del costo de
efectuar tales comprobaciones. Relación costo
beneficio.
Las medidas que pueden ser apropiadas en relación
con cualquier diferencia que pueda observarse entre la existencia
física y lo contabilizado en libros, dependerá de
la naturaleza de los bienes, el sistema del control interno usado
y del importe de la diferencia y de su causa.
Los controles internos contables se encuentran dentro
del alcance del estudio y evaluación del control
interno según las normas de auditoría.
El estudio de la evaluación del control interno incluye
dos fases: a) Conocimiento y comprensión de los
procedimientos y métodos establecidos por la
administración del ente; y, b) Seguridad razonable de que
se encuentran en uso y que están operando tal como se
planificaron.
La revisión del sistema es principalmente
un proceso de obtención de información respecto a
la organización y a los procedimientos establecidos, con
objeto de que sirva como base para las pruebas de cumplimiento y
para la evaluación del sistema. La información
requerida para este objetivo se obtiene normalmente a
través de entrevistas con el personal apropiado del ente y
mediante el estudio de documentos tales como manuales de
procedimientos e instrucciones al personal.
La información relativa al sistema es documentada
en forma de cuestionarios, resúmenes de procedimientos,
flujogramas o cualquier otra forma de descripción de un
circuito administrativo y adaptándose a las circunstancias
o preferencias del contador público.
Con el objeto de verificar la información
obtenida, a veces se adopta el procedimiento de seguir el ciclo
completo de una o varias transacciones a través del
sistema.
Esta práctica, además de ser útil
para el propósito indicado, permite que las partidas
seleccionadas puedan ser consideradas como parte de las pruebas
de cumplimiento.
Evaluación del Sistema de Control Interno por
la Auditoría Integral.
Según Voss, Jorge (2005)[44], la
función del control interno contable es la de suministrar
seguridad de que los errores o irregularidades se pueden
descubrir con prontitud razonable, asegurando así la
fiabilidad e integridad de los registros financieros y
operativos. La revisión del control interno por parte del
auditor le ayuda a determinar otros procedimientos de
auditoría apropiados para formular su opinión sobre
la razonabilidad de los saldos finales.
Por definición, el control interno contempla una
seguridad razonable, pero no absoluta, de que los objetivos del
sistema se cumplirán. La implantación y el
mantenimiento de un sistema adecuado de control interno es
responsabilidad de la Presidencia del gobierno regional y el
diseño del mismo ha de realizarse teniendo en cuenta los
juicios de la administración en cuanto a la
relación costo-beneficio de cada procedimiento de control,
aunque no siempre es posible obtener magnitudes objetivas de los
costos y beneficios involucrados.
Un planteamiento conceptual lógico de la
evaluación que hace el contador público del control
interno contable, que se enfoca directamente a prevenir o
detectar errores o irregularidades importantes en los saldos de
las cuentas, consiste en aplicar a cada tipo importante de
transacciones y a los respectivos activos involucrados en la
auditoría, los siguientes criterios:
a) Considerar entre otros, los tipos de errores
e irregularidades que puedan ocurrir;b) Determinar los procedimientos de control
interno contable que puedan prevenir o detectar errores o
irregularidades;c) Determinar si los procedimientos necesarios
están establecidos y si se han seguido
satisfactoriamente;d) Evaluar cualquier deficiencia, es decir,
cualquier tipo de error o irregularidad potencial no
contemplada por los procedimientos de control interno
existentes, para determinar su efecto sobre: la naturaleza,
momento de ejecución o extensión de los
procedimientos de auditoría a aplicar, y, las
sugerencias a hacer al ente.
En la aplicación práctica del enfoque
antes descrito, los dos primeros literales se realizan
principalmente por medio de cuestionarios, resúmenes de
procedimiento, flujogramas, instrucciones o cualquier otro tipo
de material de trabajo utilizado por el auditor. Sin embargo, se
requiere el juicio profesional para la interpretación,
adaptación o extensión de dicho material de
trabajo, para que resulte apropiado en cada situación
particular. El tercer literal se lleva a cabo durante la
revisión del sistema y las pruebas de cumplimiento y, el
último, se logra al ejercer el juicio profesional en la
evaluación de la información obtenida en los
párrafos precedentes.
La revisión que haga el auditor y sus pruebas de
cumplimiento deben relacionarse con los objetivos de la
evaluación del sistema. Por esta razón las
evaluaciones generales o globales no son útiles a los
auditores porque no ayudan a decidir el alcance al cual deben
restringirse los procedimientos de auditoría. Los
controles y deficiencias que afecten a diferentes tipos de
transacciones no son compensatorios en su efecto.
Según Yarasca (2005)[45], la
evaluación de los controles internos contables hecha por
el auditor para cada tipo importante de transacciones, debe dar
lugar a una conclusión respecto a si los procedimientos
establecidos y su cumplimiento son satisfactorios para su
objetivo. Los procedimientos y su cumplimiento deben considerarse
satisfactorios si la revisión del auditor y sus pruebas no
revelan ninguna situación que se considere como una
deficiencia importante para su objetivo. En este contexto una
deficiencia importante significa una situación en la cual
el auditor estima que los procedimientos establecidos, o el grado
de cumplimiento de los mismos, no proporcionan una seguridad
razonable de que errores o irregularidades por importes
significativos con respecto a las cuentas anuales que
están siendo auditadas pudieran prevenirse o detectarse
fácilmente por los empleados del ente en el curso normal
de la ejecución de las funciones que les fueron
asignadas.
El riesgo final del auditor es una combinación de
dos riesgos separados. El primero de estos está
constituido por aquellos errores de importancia que
ocurren en el proceso contable, del cual se obtienen los saldos
de las cuentas. El segundo riesgo es el de que cualquier error
de importancia que pueda existir, sea o no detectado por el
auditor.
El auditor confía en el control interno para
reducir el primer riesgo y en sus pruebas de detalle y en sus
otros procedimientos, para disminuir el segundo. El peso relativo
atribuible a las respectivas fuentes de confianza son materias
que deben decidirse de acuerdo con el criterio del auditor y
según las circunstancias.
La norma de auditoria sobre el estudio y
evaluación del control interno establece que la
extensión de las pruebas necesarias para reunir suficiente
evidencia de acuerdo con dicha norma variará inversamente
a la confianza del auditor en el control interno. El conjunto de
estas dos normas implica que la confianza que el auditor deposite
en el control interno y en sus procedimientos de auditoría
deberán proporcionar una base suficiente para su
opinión en cualquier caso, aunque la proporción de
confianza obtenida de las dos fuentes respectivas varíe
según los casos.
El auditor integral deberá considerar los
procedimientos llevados a cabo por los auditores internos al
determinar la naturaleza, el momento y la extensión de sus
propias pruebas. El trabajo de los auditores internos
deberá ser considerado como un complemento, pero nunca
como un sustituto de las pruebas de los auditores
integrales.
El auditor integral, cuando realiza un examen de un
gobierno regional, tiene la obligación de comunicar a la
Presidencia, Gerencia o Administración del ente las
debilidades significativas identificadas como consecuencia
del estudio y evaluación del sistema de control interno,
realizados con el alcance que haya considerado necesario para su
trabajo de acuerdo con las normas de auditoría.
PROCESO DE LA AUDITORÍA
INTEGRAL
Generalmente, los equipos encargados de realizar la
auditoría integral son de carácter
multidisciplinario, y están conformados por miembros de
diferentes especialidades, habilidades y niveles de experiencia.
El proceso comprende la planeación, ejecución e
informes.
2.5.5.1. FASE DE PLANEACIÓN DE
LA AUDITORÍA
Según Bravo (2003)[46], la fase de
planeación de la auditoria comprende dos etapas, la etapa
de análisis general y la etapa de investigación
preliminar.
ETAPA DE ANÁLISIS GENERAL
La clave para la planeación de una auditoria
integral radica en el conocimiento y comprensión de la
organización auditada y el medio ambiente en el cual
opera. El equipo de auditoría debe lograr la mejor
comprensión y conocimiento de las operaciones del gobierno
regional que ha de ser auditado, de sus poderes y facultades, sus
objetivos, sus productos, y sus recursos financieros, etc. Si el
equipo de revisión ya está familiarizado con la
entidad, los pasos descritos en la etapa de revisión
podrán ejecutarse durante un periodo de tiempo muy breve.
En los casos en que los miembros del equipo no estén
familiarizados con la entidad, el Jefe de auditoría
será responsable de asegurarse de que esta etapa se
realice en la forma más económica y eficiente
posible. Durante la etapa de revisión, se enfatiza el
conocimiento y comprensión de la entidad a través
de la recopilación de información y la
observación física de la organización y sus
operaciones. Si recopila así información que
permite una identificación y un conocimiento y
comprensión general de:
Las relaciones de responsabilidad de importancia
dentro del programa de la entidad, es decir, quién
responde ante quien, por qué responde y qué
tipo de información requiere;Las actividades clave de la administración,
los sistemas y controles es decir, aquellos que tengan un
gran impacto en el rendimiento de los programas y de las
operaciones; yLas fuentes de criterio de auditoria aplicable a
dichas actividades clave de la administración, a los
sistemas y controles.
Los sistemas contienen controles para asegurar el logro
de los resultados propuestos. Dichos controles constituyen los
medios a través de los cuales la administración se
asegura de que el sistema sea efectivo y manejado tienen debida
cuenta de la economía y la eficiencia, dentro de las
leyes, reglamentos y demás limitaciones aplicables en cada
caso.
FUENTES DE INFORMACIÓN PARA EL
ANÁLISIS GENERAL
La descripción del sistema de entrega
empleado para garantizar que los resultados de los programas
sean recibidos por los beneficiarios;La identificación de la existencia de
procedimientos para medir e informar sobre la efectividad de
los programas;La descripción de los elementos principales
que constituyen los sistema de información de recursos
humanos;Identificación de los controles ejercidos
sobre los sistemas de procesamiento electrónico de
datos empleados para el manejo de las transacciones
financieras;La preparación de un informe general de las
funciones básicas de la administración, tales
como el proceso de planificación estratégica,
enfocando sobre la interrelación existente entre los
planes estratégicos y los planes
operacionales;La descripción del manejo y el control de los
activos físicos, haciendo énfasis sobre la
utilización, o de ser el caso, sobre todo el ciclo de
vida.
Las líneas generales de investigación de
auditoría, identificadas para su revisadas durante la
investigación preliminar, serán diferentes de una
auditoría a otra, dependiendo de la naturaleza de los
objetivos del gobierno regional, el tamaño y la
complejidad de sus operaciones, y los diversos tipos de recursos
financieros, físicos y humanos.
IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES DE
CRITERIOS DE AUDITORÍA
Las fuentes de criterios de auditoría son
determinadas por el auditor a través de una
revisión de la naturaleza de los programas involucrados y
de características operativas y operacionales claves del
proceso administrativo. En esta etapa se preparan carpetas que
contengan una síntesis de la información recopilada
hasta este momento de la auditoría. A través de
ellos logra una visión global de la organización
auditada y deben ponerse a disposición de los miembros del
equipo de auditoría, de los consultores y de le asesores
que vayan a conformar los comités de consultoría de
auditoría.
INVESTIGACIÓN
PRELIMINAR
Se llevará tendiendo en cuenta
lo siguiente:
PLAN DE INVESTIGACIÓN
PRELIMINAR
El plan de investigación preliminar constituye
uno de los objetivos más importante y una de las
herramientas de control administrativo más útiles
dentro del proceso de auditoría.
OBJETIVO DEL PLAN DE
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
El plan de Investigación es preparado por el Jefe
de la auditoría al finalizar la etapa de análisis
general. A través del mismo se puede comunicar el
conocimiento y entendimiento inicial del gobierno regional, al
equipo de auditoría. Dicho plan permite evaluar las
líneas generales de investigación propuestas, en
términos de su importancia, significado y
adecuación y poder juzgar si la revisión se
realizará ó no en forma idónea. Este plan
constituye, asimismo, una herramienta para obtener la
aprobación de personal adecuadamente capacitado para
realizar la auditoría y para determinar el presupuesto y
el tiempo que se ha de requerir.
CONTENIDO DEL PLAN DE
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
El Plan de Investigación contiene:
Una descripción de la idea que tenga el
equipo de auditoría acerca del gobierno
regional;Las líneas generales de auditoría que
han de ser revisadas;Identificación de las fuentes de criterios de
auditoría;Detalles de los planes;
Los objetivos de la auditoría;
Las labores principales a desarrollar;
Los recursos y el grado de experiencia requeridos;
yEl tiempo con que se cuenta y los horarios,
indicando las fechas de revisión periódica,
durante el desarrollo de esta parte de la
auditoría
ETAPA DE INVESTIGACIÓN
PRELIMINAR
Una vez haya sido aprobado el plan de
investigación, el Jefe de la auditoría
deberá reunirse con la Presidencia del gobierno regional
para presentar a los miembros del equipo de auditoria encargados
de desarrollar el examen y discutir las líneas generales
de auditoría. Resulta además bastante útil
reunirse con los auditores internos para minimizar la
duplicación de esfuerzos en la ejecución de la
auditoria.
OBJETIVO DE LA ETAPA DE
INVESTIGACIÓN
El objetivo de la etapa de investigación es
explorar en una forma eficiente las líneas de sondeo de
auditoria identificadas durante la etapa de Análisis
General y profundizar el conocimiento y la comprensión
inicial de las relaciones de responsabilidad y las actividades
claves de la administración, así como los sistemas
y controles aplicados, Más específicamente, el
equipo de auditoría, debe:
Preparar y revisar la estructura y la lógica
de los programas;Desarrollar y realizar pruebas iniciales de
hipótesis;Especificar los criterio de auditoria más
apropiados;Realizar una revisión preliminar de las
actividades claves de la administración y una
evaluación de la adecuación de los sistemas y
controles clave identificadosDeterminar los puntos que sean de importancia
potencial para la elaboración de informes;Establecer el grado de confianza en otras
auditorías, incluyendo la auditoría
interna;Preparar un bosquejo del plan de auditoría;
yDesarrollar un enfoque para la elaboración de
informes de auditoria integral.
FUENTES DE INFORMACIÓN DE LA
INVESTIGACIÓN
La información recopilada durante la
investigación, deberá enfocarse a determinar
cuáles son las líneas generales de
investigación de auditoría que revisten mayor
importancia. Parte de la información puede estar incluida
en la carpeta preparada durante la etapa de Análisis
General o disponible en los archivos de auditoría de
años anteriores Las fuentes principales de
información para realizar esta investigación
incluyen:
Comunicaciones internas y publicaciones del gobierno
regional;Entrevistas con los gerentes o administradores del
gobierno regional;Normas documentadas, políticas y
procedimientos aplicables a los sistemas y controles
claves;Fuentes de criterios de auditoría
identificadas en la etapa de Análisis
General;Estudios realizados por grupos de evaluación
internos o externos; yObservaciones del medio ambiente de
trabajo.
RELACIONES DE
RESPONSABILIDAD
Definir los componentes del programa y sus actividades
principales correspondientes, es decir, las unidades
organizativas, funciones, los sistemas separados que producen en
forma colectiva un efecto o logran el objetivo d un
programa;
Determinar los resultados y efectos relacionados con
cada componente del programa;Establecer, cuando sea posible, la relación
causal entre resultados y efectos en términos de los
objetivos del programa;Determinar si los objetivos del programa cumplen con
el mandato de 1ª organización; yDeterminar y evaluar los procedimientos aplicados
para medir y elabora informes sobre los resultados de los
programas.
EVALUACIÓN
PRELIMINAR
En base a los criterios de auditoría para la
evaluación de las actividades claves de la
administración, los sistemas y controles aplicados, el
auditor debe proceder a recopilar evidencias para hacer una
evaluación preliminar.
La información requerida se relaciona con la
existencia y el rendimiento de los controles claves. El auditor
debe preocuparse principalmente por los controles para garantizar
que:
Las normas, políticas y prácticas
prescritas están siendo cumplidas;Las necesidades de los usuarios se están
satisfaciendo;Las operaciones se realizan en forma
económica y eficiente;El rendimiento se revisa en forma periódica;
yLa elaboración de informes es adecuada,
exacta, completa y oportuna.
En esta etapa, la información recopilada no debe
ser de naturaleza exhaustiva, porque la recopilación en
sí de pruebas de auditoria suficiente par llegar a
conclusiones y recomendaciones, constituye parte de la fase de
ejecución de la auditoría.
La evaluación preliminar de la información
recopilada trata tanto con los puntos fuertes como con los puntos
débiles. Por ejemplo, dicha evaluación preliminar
deberá cubrir:
Los controles que se juzguen bien diseñados y
que parezcan funcionar adecuadamente;Aquellos controles que no están
diseñados adecuadamente ni parecen funcionar en forma
apropiada; yAquellos controles que serian aconsejables pero que
no existen.
La evaluación preliminar realizada por el auditor
constituye las bases para:
Determinar qué asuntos parecen de vital
importancia y cuya naturaleza indica que debe informarse
sobre ellos; yDeterminar la naturaleza, el alcance y la exactitud
de procedimientos de auditoría posteriores para
reafirmar las hipótesis determinadas para cada asunto
que se considere de vital importancia.
CONTENIDO DEL INFORME DE INVESTIGACIÓN
PRELIMINAR.
Las partes más importantes del contenido del
informe de investigación son las siguientes:
Especificación de las relaciones de
responsabilidad;Descripción de las actividades clave, los
sistemas y controles aplicados;Identificación de los criterios de
auditoría que han de emplearse;Evaluación preliminar;
Descripción de los asuntos de importancia
potencial; yUn bosquejo del plan de auditoría para la
fase de ejecución.
El informe debe ser breve. No debe entrar en detalle en
asuntos que hayan sido cubiertos anteriormente y se encuentren en
la carpeta de archivo o mencionados en el plan de la
investigación.
El contenido del informe debe presentarse en una forma
lógica, detallando únicamente aquellos aspectos que
sean de vital importancia para las decisiones que deban tomarse
en relación con el bosquejo del plan de
auditoría.
BOSQUEJO DEL PLAN DE AUDITORÍA.
El paso final de la etapa de investigación
preliminar es la preparación de un bosquejo del plan de
auditoria generalmente elaborado y presentado como parte del
informe de investigación. Este plan constituye uno de los
puntos principales de control del proceso de
auditoria.
El propósito de este plan es definir el alcance
global de la auditoría integral, en términos de los
objetivos y proyectos, para estudiar aquellos asuntos que
requieran mayor atención, identificar los recursos
requerido identificar las capacidades especiales que se
necesiten, establecer los presupuestos de tiempo que se han de
requerir en el proyecto de auditoría establecer las metas
y puntos de control y determinar la fecha de finalización.
Asimismo, es importante en este momento, determinar los elementos
que habrán de utilizarse en los informes de
auditoria.
Debe anotarse, asimismo, que los objetivos del plan de
auditoria, se basan en conclusiones tentativas resultantes de la
evaluación preliminar. Una vez que se realicen las pruebas
adecuadas y se recopilen las evidencias adicionales necesarias
durante la fase de ejecución, es posible que sea necesario
introducir modificaciones al plan de auditoría y a sus
objetivos. Constituye responsabilidad del Jefe de
Auditoría, el expresar su juicio profesional sobre la
necesidad de revisiones o modificaciones plan de
auditoria.
FASE DE EJECUCIÓN DE LA
AUDITORÍA
La fase de ejecución de la auditoria está
compuesta por la realización de pruebas, la
evaluación de controles y la recolección de
evidencias suficientes y confiables para determinar si los
asuntos identificados durante la fase de planeación como
de importancia potencial, realmente revisten suficiente
importancia para efectos de elaboración de informes o no.
Las conclusiones se relacionan con la evaluación de 1os
resultados de las pruebas realizadas sobre rendimiento, la
exactitud de información, la confiabilidad de los sistemas
y controles claves y la calidad de los resultados
producidos.
La fase de ejecución de la auditoría
incluye:
La preparación de un plan detallado de
auditoria;La selección o preparación de
programas de auditoría detallados;La realización de pruebas y controles de
evaluación;La consideración de las causas y los
efectos;El desarrollo de los hallazgos encontrados durante
la auditoria;La preparación de informes;
El desarrollo de conclusiones y recomendaciones;
yLa implementación y revisión de los
archivos de auditoría.
Si como resultado de las labores realizadas durante la
evaluación preliminar indica que existen controles
esenciales, durante fase de ejecución dichos controles
deben probarse para verificar si cumplen con lo establecido y si
están operando satisfactoriamente. Si los controles
esenciales no están operando en forma satisfactoria, debe
recopilarse evidencia suficiente para determinar si existen
controles alternos y de ser así cuáles son los
efectos posibles.
PREPARACIÓN DEL PLAN DETALLADO DE
AUDITORÍA.
El primer paso en la fase de ejecución lo
constituye la preparación un plan de auditoría
detallado. El plan describe, las labores que han de ser
desarrolladas según cada objetivo de la auditoria
integral. Cada proyecto se planifica de forma que incluya pruebas
recopilación de evidencia de auditoría adecuada
para lograr los objetivos de auditoria
específicos.
SELECCIÓN O PREPARACIÓN DE
PROGRAMAS
Un programa de auditoría detalla siempre los
pasos que han de seguirse durante la parte de trabajo de campo,
para determinar si los criterios están cumpliéndose
o no.
Es necesario tener mucho cuidado al preparar y utilizar
los programas de auditoria, para lograr cumplir los objetivos y
recopilar evidencia adecuada. Al preparar y utilizar los
programas de auditoria, se debe siempre relacionar los costos de
recopilación de evidencia con los beneficios obtenidos al
ayudar a alcanzar los objetivos del examen.
A medida que se desarrollan los trabajos de
auditoría, se debe actualizar el plan. Si se determina que
los criterios de auditoría son inadecuados o que los
hallazgos no son los mismos que se habían previsto
según la evaluación preliminar, es posible que sea
necesario modificar el plan. Es esencial su rápida
modificación.
El plan de auditoria detallada debe ser aprobado por el
Jefe de Auditoría. El mismo es responsable de la
coordinación de los esfuerzos de auditoría
realizados.
REALIZACIÓN DE PRUEBAS Y
EVALUACIÓN DE CONTROLES
Los programas de auditoría establecen las labores
y las pruebas que deben realizarse. En general las pruebas se
refieren a la aplicación de un procedimiento de
auditoría dado a ciertos ítems dentro de un grupo.
El objetivo de la realización de las pruebas es recopilar
evidencias de auditoría adecuadas sobre el funcionamiento
eficaz o ineficaz de las actividades clave, los sistemas y los
controles identificados durante la etapa de investigación
preliminar. Este tipo de examen proporciona al auditor los
elementos necesarios para determinar el grado de cumplimiento con
los criterios d auditoria especificados.
La naturaleza y el alcance de la evidencia de la
auditoría requerida para evaluar la adhesión a los
criterios, depende del nivel de importancia y de grado de
seguridad de acuerdo a las circunstancias, siendo consciente del
hecho de que todo hallazgo, conclusión y concepto sobre
los estado financieros deberá ser incontrovertible en
cualquier estudio posterior.
EVIDENCIAS:
Las evidencias de auditoría, en las auditorias
financieras, están comprendidas por información
suficiente y adecuada que el auditor emplea para formarse una
opinión sobre la fidelidad, exactitud y el cubrimiento de
la contabilidad y los estados financieros de la
organización auditada así como del cumplimiento de
las normas legislativas del caso.
En la auditoria integral, la evidencia incluye
información que ayuda al auditor a formarse un concepto
sobre las responsabilidades conferidas a la forma como se cumplen
esas responsabilidades. Sin embargo, con mucha frecuencia la
organización auditada no reporta información
adecuada sobre los objetivos, el manejo de recursos, el
rendimiento y los resultados que se obtienen y además,
generalmente no existen "principios de administración de
aceptación general", haciendo la labor de
recopilación de evidencias mucho más
compleja.
Frecuentemente, sin embargo, el auditor debe confiar en
evidencias que son de naturaleza persuasiva y no concluyentes. El
grado de persuavisidad debe ser alto en las áreas
más vulnerables o que puedan dar lugar a controversia. Eso
se implica particularmente en las áreas tesorería
en las cuales el auditor puede encontrar evidencias que sean
demasiado débiles, o no tan definitivas, en
comparación con el tipo de evidencia normalmente aceptadas
en la auditoría de estados financieros.
Las técnicas principales para la
recopilación de evidencias son las siguientes:
análisis, entrevistas, observación física,
documentación y confirmación Las evidencias
obtenidas a través de distintas fuentes y a través
de distinta técnicas, cuando llevan a resultados
similares, generalmente proporcional un mayor grado de
confiabilidad o persuasividad.
En muchas áreas de la auditoria integrada, la
información tiene que se recopilada a través de
entrevistas debido a que existen áreas en las cuales es
difícil hacerlo a través de la técnica de
listas de verificación o cuestionarios. Dicha
información obtenida a través de entrevistas, de
ser importante, debe ser documentada. Siempre que sea posible,
las conclusiones de auditoría derivadas de
información de esta naturaleza, deben ser revisadas con la
persona entrevistada.
Durante una auditoría, siempre se presenta el
interrogante de si es necesario recopilar evidencia adicional
para estar totalmente seguros de que las conclusiones de
auditoria son válidas.
PRUEBAS
Los métodos de verificación varían
dependiendo de:
La operación o área de actividad en
particular al cual se refieran;El objetivo de la prueba, por ejemplo, confirmar la
confiabilidad de control o examinar una situación
insatisfactoria, etc.;El tipo de evidencia disponible.
Cuando quiera que se realicen pruebas o muestreos, deben
existir bases racionales para la selección de un asunto,
un punto o un ítem dado, para someterlos a dicha prueba o
muestreo. El muestreo estadístico, en los casos en que sea
aplicable, agrega precisión al proceso de la
selección de muestras y al proceso de la evaluación
de los resultados de las pruebas.
CONSIDERACIÓN DE LAS CAUSAS Y
EFECTOS.
Un aspecto importante de la auditoria integrada lo
constituye el considerar las causas y los efectos, es decir, las
razones y la importancia de éstas, al no adherir a un
criterio de auditoría. Sin embargo, se reconoce que una
determinación precisa de las causas y los efectos es muy
poco factible puesto que estos términos son relativos y no
absolutos.
Este paso de la fase de ejecución involucra la
evaluación de las discrepancias con los criterios de
auditoría, incluyendo la consideración de las
causas principales, comparadas con los síntomas, y de ser
el caso, la recopilación de evidencias adicional sobre los
efectos de dichas discrepancias, para ilustrar la importancia del
asunto con propósitos relativos a la presentación
de informes.
Al ejecutar este paso, el auditor debe tener en cuenta
que:
Las causas y los efectos están
interrelacionados y que el conocimiento de uno ayuda a
comprender mejor el otro; por ejemplo, el conocer el sistema
de administración o manejo de los recursos humanos
ayuda a entender el punto de la eficiencia de los recursos
humanos.El análisis de la información
está orientado hacía la solución de los
problemas, y se requiere una habilidad especial para llegar a
conclusiones lógicas y juzgar el valor de los datos
recolectados durante las fases de ejecución y
planeación.Cualquier efecto adverso de las debilidades de los
sistemas de control debe ser cuantificado cuando el caso
así lo exija;Las causas o los efectos pueden ser un hecho aislado
o parte de un patrón que indique un derrumbamiento
potencial del sistema; yLas causas pueden ser externas al sistema o a la
organización sometida: a la auditoría; por
ejemplo, el impacto de las órdenes impartidas por los
organismos centrales afectan las operaciones de muchos
departamentos y entidades. Los efectos pueden así
mismo ir más allá del sistema o de la
organización sometida a la
auditoría.
Hasta donde sea posible, la relación causa-efecto
debe ser lo suficiente mente clara para que el auditor pueda
elaborar recomendaciones prácticas
significativas.
El equipo de auditoría tiene la responsabilidad
de asegurarse de que las evidencias que apoyen sus hallazgos y
los resultados de los análisis de causas y efectos, sean
discutidos con los niveles adecuados de la administración
en la organización auditada. El punto de vista de la
gerencia o administración debe tenerse muy en cuenta antes
de pasar la fase de elaboración de informes.
PREPARACIÓN DE INFORMES POR
PUNTOS.
Los líderes deben iniciar la elaboración
de los informes por puntos sobre los proyectos de auditoria de
los cuales están encargados, una vez se haya completado la
mayor parte del trabajo de campo. El Jefe de la auditoria debe
revisar entonces estos informes por puntos, para evaluar el
desarrollo y el progreso logrado en cada proyecto de
auditoría durante la fase di ejecución.
Los informes por puntos indican el contenido, la
estructura del análisis desarrollado y los hallazgos y
conclusiones emanadas de los papeles de trabajo de la
auditoría. Estos informes proporcionan al Jefe de la
auditoría la oportunidad de reevaluar la importancia de
los asuntos principales determinar si la calidad de la evidencia
es adecuada, lo cual puede involucrar la revisión de otros
aspectos de auditoria relacionados, particularmente cuando los
hallazgos parecen sobrepasar los límites del área
examinada
Tal como se mencionó anteriormente, antes de
desarrollar los hallazgos, las conclusiones y proponer las
recomendaciones, es necesario hacer un análisis de las
causas y los efectos de las discrepancias con los criterios. Las
recomendaciones se preparan entonces como guías de
acción. Punto central de las recomendaciones de
auditoría es indicar "cuáles" son las mejoras que
se requieren en lugar de indicar específicamente
"cómo" lograrlas. Una recomendación puede referirse
a la necesidad de recolección información
financiera adicional para mejorar el sistema de toma decisiones,
en lugar de identificar un sistema de contabilidad de costos
particular, que suministre este tipo de información. La
forma en que de desarrollarse la información requerida
constituye una responsabilidad la gerencia o de la
administración.
La formulación de las recomendaciones involucra
tener en cuenta:
El Estado más avanzado de la
técnica.Las circunstancias que afectan la causa o causas; es
decir factores restringen la adherencia a los criterios
así como los factores que la promueve;Alternativas para adoptar acciones
conectivas;Efectos sobre una parte o la totalidad de la
entidad, tanto positivos como negativos, que puedan emanar de
la implementación de las recomendaciones del auditor;
yFactibilidad de la implementación de la
alternativa sugerida.
ACTUALIZACIÓN Y REVISIÓN DE LOS
ARCHIVOS DE AUDITORÍA.
Para respaldar los hallazgos informados y las
conclusiones y recomendaciones, los archivos de los documentos de
trabajo deben contener:
Los programas de auditoria y la naturaleza y el
alcance del trabajo desarrollado en la realización de
la auditoria;La documentación adecuada sobre las
políticas, sistemas, controles, y procedimientos
relacionados, etc., de la organización;Las evidencias de que se ha efectuado una
supervisión del trabajo realizado, incluyendo pruebas
de su terminación en cada punto de cheque de control
administrativo previamente determinado durante el proceso de
auditoría; yLas evidencias de la revisión de calidad,
cuando se haya realizado sobre la conducción de la
auditoría y sobre la calidad de los resultados
informados
La responsabilidad de los archivos y
documentación de la auditoría integral, debe ser
establecida por el Jefe de la auditoria, durante la fase inicial
de la planeación de la auditoría integrada, para
cerciorarse de que establezcan archivos adecuados y de que
éstos sean debidamente revisados para poder hacer
referencia a ellos.
La fase de ejecución de la auditoría
termina cuando el Jefe de la auditoria autoriza elaborar informes
detallados sobre su proyecto.
FASE DE ELABORACIÓN DE
INFORMES DE AUDITORÍA.
La presentación de informes constituye la fase
final del proceso de l auditoria integral. Esta fase incluye la
discusión de los informes con la Presidencia o gerencia
del gobierno regional, y la presentación de informes ante
al Contraloría, los legisladores, Organo de
Fiscalización, al Consejo Regional.
Durante la fase de planeación y a través
de la fase de ejecución de la auditoria, se tiene en
cuenta el enfoque de elaboración de informes que pretende
adoptar. El Jefe de la auditoría debe cerciorarse de que
el enfoque adoptado sobre la presentación de informes sea
el adecuado y que refleje apropiadamente en el contenido de los
informes detallados y en informe general.
Discusión de los informes con la Presidencia,
Gerencia o Administración del Gobierno
Regional.
Un paso importante en la fase de presentación de
informes involucra comunicación de los resultados de
auditoría a la presidencia, gerencia o dirección de
organización auditada, para que ésta pueda indicar
si los hallazgos, y conclusiones son adecuados, si se comprenden
las recomendaciones, y si son aceptables y pueden implementarse
oportunamente. Aquellas respuestas a las recomendaciones se
incluyen como parte del informe de auditoría
integrada.
El informe detallado de auditoría (cartas de
gerencia) suministra información sobre los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones de la auditoria.
Sin embargo, el informe de auditoría general
presentado ante otros entes, suministra únicamente la
información que el auditor considere reviste suficiente
importancia como para presentarla ante estos grupos.
Un informe general de auditoría integrada puede
ser presentado de la siguiente manera:
Introducción;
Información básica sobre la entidad
(por ejemplo, objetivos, organización, tipo de
ingresos y gastos, medio ambiente);Alcance de la auditoría;
Resumen de las observaciones de
auditoria;Observaciones y recomendaciones; y,
Resumen de las recomendaciones.
PROGRAMAS DE AUDITORÍA
INTEGRAL
Según las Normas Internacionales de
Auditoría (NIAs); el auditor deberá desarrollar y
documentar un programa de auditoría estableciendo la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de
auditoría planeados que se requieren para poner en marcha
el plan global de auditoría. El programa de
auditoría sirve como instrucciones para los asistentes que
participan en la auditoría y como un medio para controlar
y registrar la ejecución apropiada del trabajo. El
programa de auditoría puede contener también los
objetivos de auditoría para cada área y un
presupuesto de tiempo para las diferentes áreas o
procedimientos de auditoría. En la preparación del
programa de auditoría, el auditor debería
considerar también las evaluaciones específicas de
los rie3sgos inherentes y de control y el nivel de seguridad
requerido a ser provisto por los procedimientos sustantivos. El
auditor debería considerar también la oportunidad
de las pruebas de controles y de los procedimientos sustantivos,
la coordinación del apoyo esperado del gobierno regional,
la disponibilidad de asistentes y la participación de
otros auditores o expertos.
De acuerdo con las NIAs, el plan global de
auditoría y el programa de auditoría
deberían ser revisados según sea necesario durante
el curso de la auditoría. El planeamiento es efectuado en
forma continua durante todo el compromiso, debido a los cambios
en las condiciones o resultados inesperados de los procedimientos
de auditoría.
Panéz (2004)[47] y Yarasca
(2005)[48], coinciden que el planeamiento se
condensa o concretiza en el programa de auditoría, el
mismo que se irá reajustando o graduando durante el
proceso de trabajo de campo de acuerdo a las circunstancias, por
lo que, puede inferirse que el programa de auditoría
cumple dos propósitos fundamentales: i) Servir como
guía de orientación, a través de
procedimientos mínimos para ser aplicados durante el
desarrollo de la auditoría; y, ii) Servir como un registro
de control de la labor realizada, evitando así omitir
algún procedimiento importante. Por lo tanto, elaborar un
programa implica seleccionar una serie de procedimientos de
auditoría con la finalidad de obtener la evidencia
suficiente y competente sobre los elementos que conforma el
panorama de los estados financieros que nos permita emitir
opinión profesional sobre su razonabilidad; es decir, si
dichos estados financieros presentan o no razonablemente la
situación financiera de la empresa y los resultados de sus
operaciones por el ejercicio examinando. Por tal razón, es
necesario que el auditor tenga un pleno conocimiento sobre las
técnicas y procedimientos de auditoría, así
como sobre el manejo de los papeles de trabajo.
Al respecto cabe resaltar que la efectividad de un
programa depende principalmente de la información que se
tenga de la empresa y del criterio del auditor, quien basado en
su madurez de juicio, producto de su capacidad y experiencia,
decidirá los procedimientos a seguir y el alcance que
dará a los mismos, para lo cual, tendrá en
consideración la eficiencia del control interno y
principalmente la estrategia.
De otro lado, si bien es cierto, que en la
práctica es recomendable aplicar el plagio en la
elaboración de programas, también es cierto, que
cuando se hace mal uso de ello, se cae peligrosamente en la
ineficacia, ya que cada vez desarrollamos menos nuestro criterio;
mas aún, si se tiene en cuenta que las circunstancias
cambian de un momento a otro.
Un programa de auditoría constituye uno de los
documentos más importantes dentro del proceso de la
auditoría, no solamente porque, señala los
procedimientos a seguir en cada una de sus fases, sino
también porque es el papel de trabajo donde consta con
toda precisión la labor realizada por los auditores. Con
tal fin, cada vez que culmine la aplicación de alguno
procedimiento, el auditor anotará sus iniciales,
referenciando los papeles de trabajo específicos donde se
sustenta; asimismo, anotará sus iniciales del auditor que
supervisa el trabajo.
En consecuencia, a medida que se van terminado las
diversas etapas de la auditoría, el programa se va
constituyendo en un documento sumamente valioso, donde se deja
constancia no solo del alcance de la revisión proyectada,
sino también del trabajo efectivamente
realizado.
FLEXIBILIDAD DE LOS PROGRAMAS DE
AUDITORÍA:
El programa de auditoría, debe considerarse como
un instrumento flexible, es decir, que puede reajustarse de
acuerdo a las situaciones y circunstancias que se presenten en el
campo. Las circunstancias cambian de un momento a otro; por lo
tanto, lo que originalmente se consideró en la etapa de
planeamiento puede sufrir cambios, ya sea porque se han
encontrado mejoras en el control interno y requerimos reducir el
tamaño de las pruebas, o porque se ha suscitado cambios en
el tratamiento contable, cambios en la política operativa,
etc., donde tenemos que modificar la naturaleza del procedimiento
o ampliarlo.
RESPONSABILIDAD DE LOS PROGRAMAS DE
AUDITORÍA
En una sociedad de auditoría, donde exista los
niveles de gerente de auditoría, supervisor, auditor-jefe
de comisión o encargado y asistentes de auditoría,
podría inferirse que la responsabilidad de funciones
respecto al progr4ama recae principalmente en los tres primeros
nieles de la siguiente manera:
Auditor Jefe de comisión o encargo,
responsable de la elaboración y coordinación y
ejecución del programa;Supervisor, responsable de la revisión y
supervisión; y,Gerente de auditoría, responsable de su
aprobación
En todo caso, conviene recalcar que teniendo en
consideración que gran parte de la labor recae sobre el
jefe de comisión o encargado, este debe gozar de las
suficientes facultades para que tendiendo en cuenta el objeto y
alcance de la auditoría, pueda manejarlo con toda libertad
y flexibilidad coordinando cualquier variación con el
auditor supervisor.
CONTENIDO DE LOS PROGRAMA DE
AUDITORÍA
El programa de auditoría contiene
básicamente un listado de procedimientos de
auditoría, el cual deberá seguir en lo posible un
orden lógico en cuanto a los rubros de los estados
financieros, la gestión y otros aspectos a examinar. No
significando necesariamente esto el orden de importancia, ni la
oportunidad en que se aplicará el procedimiento, ya que
tales aspectos lo determinará el auditor encargado de
acuerdo a su criterio profesional; sin embargo, cabe
señalar que en todo programa antes de describir los
procedimientos deberá fijarse los objetivos básicos
para el examen de cada cuenta o área. El programa en su
estructura contendrá en la parte superior, el nombre el
gobierno regional a examinarse, periodo del examen, cuenta o
rubro; asimismo 4 columnas, la primera para describir el
procedimiento, la segunda para referenciar los papeles de
trabajo, la tercera para las iniciales del auditor que aplique el
procedimiento
PROGRAMA DE AUDITORÍA
INTEGRAL
Cliente: Gobierno Regional de Lima –
Provincias
Período del examen:
2010
Cuenta o Rubro: Caja y
Bancos
PROCEDIMIENTOS | Ref. P/T | Hecho por | Fecha | ||||
Fondo Fijo | |||||||
1. Aplique el cuestionario de control | 1.1. | LFG | 15.01.11 | ||||
2. enumere los fondos que debe recontarse, | A-2 | LFG | 15.01.11 | ||||
3. efectúe un arqueo, recontado billetes, | A-2 1 | LFG | 15.01.11 | ||||
4. Prepare una lista de comprobantes de gastos, | A-2 2 | LFG | 15..01.11 | ||||
5. Obtenga declaración y firma del custodio | A-2 | LFG | 15.01.11 | ||||
6. Concilie el fondo con su saldo según | A-2 | LFG | 15.01.11 | ||||
7. Verifique posteriormente rendiciones de vales | A-2 4 | LFG | 15..01.11 | ||||
Etc… | |||||||
PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE
AUDITORÍA INTEGRAL
Para el MAGU[49]los procedimientos de
auditoría son operaciones específicas que se
aplican en el desarrollo de una auditoría e incluyen
técnicas y prácticas consideradas necesarias de
acuerdo con las circunstancias. Los procedimientos pueden
agruparse en: i) Pruebas de control; ii) Procedimientos
analíticos; y, Pruebas sustantivas de detalle.
El MAGU, establece que las técnicas de
auditoría son métodos prácticos de
investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener
evidencia que fundamente su opinión. Las técnicas
más utilizadas al realizar pruebas de transacciones y
saldos son: i) Técnicas de verificación ocular; ii)
técnicas de verificación oral; iii) Técnicas
de verificación escrita; iv) Técnicas de
verificación documental; y, Técnicas de
verificación física.
Las técnicas y procedimientos que se utilizan en
la auditoría integral, no difieren substancialmente de las
utilizadas en otros tipos de auditorías. Lo que si debe
quedar claro es que particularmente, la Auditoría Integral
necesita identificar y aplicar "criterios" de auditoría
que no son tradicionales.
Los criterios son parámetros de referencia para
comparar operaciones, procesos completos y resultados.
Proporcionan elementos de juicio para evaluar diseños,
funcionamiento, productos y servicios.
En la práctica los criterios más
importantes pueden ser: estándares, normas legales, normas
internas, índices de eficiencia operativa, relaciones
generalmente aceptadas (ratios financieros), indicadores
públicos (inflación, devaluación,
etc.).
En resumen los criterios de auditoría
deben:
Suministrar pautas que faciliten la
evaluación del manejo de los recursos físicos,
humanos y financieros.Servir de medio para establecer que se obtiene valor
agregado (valor por dinero).Proporcionar a la misma administración
elementos de gerencia para:Medir su desempeño
Diseñar mecanismos para mejorar el control de
la gestión.
Los criterios empleados deben explicarse para que sean
entendidos y asimilados. De igual forma, su aplicación se
hará teniendo en cuenta el medio en el cual funcione el
gobierno regional. Por ejemplo, ciertos criterios aplicables a
una dirección regional de salud, no serán
aplicables a una dirección regional de educación,
etc.
Cuando la presidencia o gerencia del gobierno regional
haya establecido criterios, el auditor los utilizará como
pautas de referencia, pero evaluando previamente su pertinencia.
En aquellos casos en que considere que no son adecuados,
sugerirá la forma de mejorarlos. Por otra parte, cuando no
dispongan de criterios, el auditor deberá considerar
desarrollarlos si posee los elementos técnicos para ello.
En esta última circunstancia, deberá solicitar
autorización previa al responsable de la
auditoría.
Las técnicas convencionales de auditoría
como análisis, entrevistas, observación,
documentación y confirmación continúan
vigentes para el estudio de la evidencia obtenida. Además,
es posible que en determinados circunstancias el auditor tenga
que utilizar instrumentos provenientes de disciplinas como la
estadística (muestreo de atributos o de variables),
gráficos GANT, PERT, control de métodos y tiempos
(CMT), investigación operacional, etc. Tales
técnicas deberán ser consultadas previamente y por
supuesto manejadas por quienes tengan el conocimiento que permita
obtener de ellas los resultados esperados.
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