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Evaluación y propuesta control documentos, gestión patrimonial



Partes: 1, 2

  1. Resumen
  2. Introducción
  3. El
    problema
  4. Marco
    empresarial
  5. Marco
    teórico
  6. Marco
    metodológico
  7. Situación actual
  8. Análisis de
    resultados
  9. Conclusiones
  10. Recomendaciones
  11. Referencias
    bibliográficas

Resumen

La investigación realizada en C.V.G. FERROMINERA
DEL ORINOCO, específicamente se desarrolló en la
Coordinación General de Gestión Patrimonial y
estuvo orientada hacia la evaluación de la
situación actual del control de documentos y
elaboración de propuesta de control centralizado de
información d. Para ello se realizo un estudio de la
situación actual con el fin de saber la
problemática que presentaba. La metodología
utilizada en el estudio fue un diseño del tipo descriptiva
y toda la información se obtuvo a través de las
técnicas de observaciones en Gestión Patrimonial.
Los resultados obtenidos reflejan problemas en cuanto a la
metodología empleada con el manejo de información
utilizada en esta área, ya que no aplican ningún
procedimiento de trabajo, hecho que puede ser mejorado para
optimizar el trabajo.

Palabras Claves: Organización,
información, procedimiento, metodologías, control y
orden.

Introducción

FERROMINERA ORINOCO es una empresa del Estado, tutelada
por la Corporación Venezolana de Guayana (CVG) y adscrita
al Ministerio de Industrias Básicas y Minería del
Gobierno de la República Bolivariana de Venezuela,
dedicada a la extracción, procesamiento,
comercialización y venta de mineral de hierro y sus
derivados en el territorio venezolano, donde se provee a una
acería y cinco plantas de reducción directa y se
exporta a diversos países ubicados en Europa, Asia y
América Latina.

  Tiene una capacidad instalada de
producción de 25 millones de toneladas por año y
una explotación constante en las minas a cielo abierto,
ubicadas en el Estado Bolívar. Esta con una
Estación de Transferencia de mineral ubicada en Boca de
Serpientes, frente al delta del río Orinoco en el
océano Atlántico, que puede almacenar hasta 180 mil
toneladas métricas de mineral, lo cual le permite una
capacidad de transferencia anual del orden de 6,5 millones de
toneladas. Esta empresa garantiza el crecimiento de la
cadena productiva del acero y propiciando la generación de
productos de valor agregado, para impulsar el desarrollo
endógeno del país.

La empresa C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A. en su
afán de explotar la industria del mineral de hierro y
derivados con productividad, calidad y competitividad para
abastecer mercados nacionales e internacionales que resulten
económicos y estratégicamente atractivos, ha venido
desarrollando una política de sistemas y tecnología
propiciando la instalación de tecnología de
vanguardia que apoyen las estrategias de la empresa en procura de
obtener el mejoramiento continuo de sus procesos productivos;
ésto, a través de la implementación de
sistemas de monitoreo, salas de control, automatización y
despachos de cargas entre otros.

Hoy día se esta viviendo en la era de la
revolución de la información. Todos necesitan de la
información para poder llevar a cabo las transacciones
comerciales y personales. En esta era de avances
tecnológicos, la información puede ser conseguida a
través de diferentes medios como: el papel, las cintas
magnéticas, los discos duros, los diskettes y otros
medios.

Cada día más empresarios se están
dando cuenta de la necesidad de automatizar los servicios,
incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control
de la administración de información se puede tomar
mejores decisiones y compartirlas con otras personas.

En este trabajo se pretende estudiar la situación
que presenta la Coordinación General de Gestión
Patrimonial en cuanto al control de documentación,
así mismo los métodos y sistemas que este
departamento utiliza. De igual forma se evalúa la
información que esta contiene, para ver si esta cumple con
todo los procedimientos establecidos por la empresa, y
también verificar si existe actualización de
documentos (esto incluye , clasificación acorde a la
propiedad de la información del índice de archivo,
orden del contenido de la información almacenada en los
archivo, vale decir que la información debe llevar un
orden cronológico, al momento de ser archivada,
también se estudia la metodología para el
envió y recibo de la información de esta
Coordinación )

Esta investigación es importante puesto que
permitió conocer la situación problemática
que estaba sucediendo, y gracias a ello se propuso nuevas
técnicas de sistemas de control de
documentación.

CAPÍTULO I

El
problema

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

C.V.G FEROMINERA ORINOCO C.A.( Ferrominera) esta
conformada por diferentes áreas funcionales,
administrativas y operativas las cuales tiene como
responsabilidad la explotación de la industria del mineral
de hierro y derivados, para abastecer oportuna y suficientemente
a la industria siderúrgica nacional y aquellos mercados
internacionales que resulten económicos y
estratégicamente atractivos, garantizando la rentabilidad
de la empresa y contribuir al desarrollo económico del
país.

Dentro de la estructura funcional de Ferrominera se en
encuentra la Coordinación General de Gestión
Patrimonial (Gestión Patrimonial), encargada de asegurar
la administración centralizada de activos, bienes
inmuebles y participaciones de la empresa.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA.

La Coordinación General de Gestión
Patrimonial en la búsqueda de la mejora continua de todos
sus procesos internos, se plantea una revisión y
rediseño del sistema de control de documentos generados y
recibidos en la Coordinación General de Gestión
Patrimonial.

Trabajando todos los conceptos que tienen que ver con el
orden de información, vale decir, mejorando la
metodología de trabajo existente e incluso implantar los
procesos y procedimientos necesarios.

Por otra parte se analizaran la factibilidad de
digitalizar la factibilidad de digitalizar la información
de Gestión Patrimonial con vía de mejorar los
procesos de control de documentos

3. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.

La clasificación de la información
contenida en el archivo no responde a un criterio especifico de
propiedad, de igual forma buena parte de la información
que se genera en Gestión Patrimonial no esta debidamente
archivada, no existe práctica de trabajo en cuanto a una
metodología de arreglo de la documentación en la
coordinación, no se sigue exactamente el Procedimiento
850-P-22 en el proceso de archivar la información, que
deberían seguir ya que este manual forma parte del
reglamento de Ferrominera. Existe un deficiente control de la
correspondencia enviada y recibida. Y no existe control de los
Correos enviados y recibidos.

También el volumen de información
contenido en el archivo es abundante y contundencia a crecer, la
búsqueda de datos e información se vuelve tediosa,
por tanto se hace necesario adoptar un método de
clasificación y ordenación de la misma que permite
su fácil acceso a los distintos usuarios.

Por otra parte, la información de la
Coordinación General de Gestión Patrimonial no esta
digitalizada lo que dificulta modernizar el referido
departamento

4. JUSTIFICACIÓN

Esta investigación es importante ya que permite
avanzar en el proceso de modernización de las
metodologías de trabajo ligadas con el control documental
de Gestión Patrimonial, ya que en principio se busca una
nueva forma de clasificación de las propiedades de
Gestión Patrimonial , y una forma mas adecuada de
almacenaje de información también una
optimización y mejora de sistema de control de documentos,
de igual forma Se permitirá un orden de control en los
documentos enviados y recibidos, aparte de un fácil y
rápido acceso a la información que se
desea

5. LIMITACIONES.

El espacio de trabajo donde se realiza el estudio del
proyecto es pequeño y se encuentran muchas personas
allí trabajando, lo que dificulta un poco la
elaboración del proyecto, por otra parte limitado uso de
las computadoras

6. DELIMITACIONES.

Elaborar una propuesta de organización de
información en la Coordinación General de
Gestión Patrimonial, la cual debe observar; Tipo de
información y propiedades como elemento básico de
organización. Así como también analizar la
metodología empleada en el proceso de resguardo de
información, revisión interna y externa los medios
físicos disponibles para el almacenamiento de documentos.
Y la factibilidad de información.

7. ALCANCES.

Este estudio, permite determinar la situación
actual en que se encuentran los documentos de la
Coordinación General de Gestión Patrimonial, por
otra parte la reclasificación o rediseño del
archivo en función de una clasificación de
propiedad, así como realizar una propuesta para un
diseño de sistema de control de la información,
para fácil acceso, rápida búsqueda y mayor
orden de los documentos encontrados. Y elaborar propuestas de
digitalización de la documentación de
Gestión Patrimonial

8. OBJETIVOS

En el presente trabajo se presentaron los objetivos
siguientes:

8.1 OBJETIVO GENERAL

  • Evaluar la situación actual del control de
    documentos y archivo de la Coordinación General de
    Gestión Patrimonial de C.V.G. FERROMINERA DEL
    ORINOCO.

  • Elaborar una propuesta de un sistema de control
    centralizado de documentos.

  • OBJETIVOS ESPECIFICOS

  • Evaluar la metodología y medios de trabajo
    utilizados en el sistema de control de documentos y archivo
    de la Coordinación General de Gestión
    Patrimonial.

  • Elaborar un nuevo índice de archivo con base
    en los tipos de propiedades.

  • Realizar un procedimiento de control de
    documentación recibidas y enviadas en la
    Coordinación General de Gestión
    Patrimonial.

  • Elaborar propuesta de ampliación de capacidad
    del archivo existente

  • Diseñar propuesta de una base de datos para
    la búsqueda rápida del índice de archivo
    en Excel.

  • Formular propuesta de digitalización de
    documentos de la Coordinación General de
    Gestión Patrimonial

CAPÍTULO II

Marco
empresarial

1. RESEÑA HISTORICA

1926 Descubrimiento del cerro El Pao. El
señor Arturo Vera, quien tenía un fundo en Las
Adjuntas, encuentra un canto rodado de una roca negra, brillante,
dura y pesada, que lleva a su casa y utiliza para amolar
machetes.  Simón Piñero, empleado de la firma
Boccardo y Cia. de Ciudad Bolívar, acompaña mas
tarde a Vera hasta el Cerro Florero, donde obtienen muestras
suficientes para enviar a los Estados Unidos.

1933 La Bethlehem Steel Co. hace las primeras
perforaciones y se constituye la Iron Mines Company of
Venezuela.

1939 Como resultado del potencial
ferrífero de la región, el ejecutivo decreta zona
reservada para la exploración y explotación del
mineral de hierro los distritos Piar y Roscio del Estado
Bolívar y el Territorio Federal Delta Amacuro.

1945 La Oliver Iron Mining Co., subsidiaria de la
U.S. Steel, inicia la exploración al este del
Caroní, bajo la dirección del geólogo Mack
C. Lake.

1947 Folke Kihlstedt y Victor Paulik, exploran y
obtienen el título del Cerro la Parida, nombre cambiado en
1948 por el de Cerro Bolívar.   Exploran
igualmente los Cerros Rondón y Arimagua.

1949 Se funda la Orinoco Mining Company,
subsidiaria de la U.S. Steel Corporation, de los Estados Unidos.
El señor Mack C. Lake es designado como su primer
presidente.

1950 El 24 de julio, el primer tren cargado de
mineral efectúa el recorrido entre El Pao y
Palúa.

1954 Se inauguran las operaciones de la Orinoco
Mining Co.  El 9 de enero zarpa el buque Tosca con el primer
cargamento comercial de mineral de hierro con destino a Fairless
Works (U.S.A).  Ese año se exportan 3 millones de
toneladas.

1968 Se inicia la construcción de la
planta de briquetas de la Orinoco Mining Company.

1975 El 1ro. de enero queda nacionalizada la
industria del hierro en Venezuela. El 3 de enero, zarpa el buque
Tyne Ore con una carga de 17.417 toneladas de mineral de hierro
con destino a Estados Unidos, el primer embarque después
de la nacionalización. El 10 de diciembre, se constituye
formalmente la C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A.

1976 C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. inicia sus
operaciones como empresa responsable de la explotación y
aprovechamiento del mineral de hierro en todo el territorio
nacional.

1977 a 2006 ha cerrado operaciones de
extracción en el Pao y se mantiene en Cd Piar, continua
las mismas exportaciones a los despachos a trabes de trenes a
distintas empresas como SIDOR, CONSIGUA, MATESI, OPCO, entre
otras

2. UBICACIÓN GEOGRÁFICA

C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A., se encuentra ubicada en
Venezuela (América del Sur), específicamente en el
Estado Bolívar. Cuenta con dos centros de operaciones,
Ciudad Piar, donde se encuentran los principales yacimientos de
mineral de hierro; y Puerto Ordaz, donde se encuentran la planta
de procesamiento de mineral de hierro, la planta de pellas,
muelles y oficinas principales.( ver figura 1)

Monografias.com

Figura 1: Mapa de ubicación de
C.V.G FERROMINERA DEL ORINOCO.C.A

3 MISION

C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A., empresa del Estado
Venezolano, tiene como responsabilidad la explotación de
la industria del mineral de hierro y derivados con productividad,
calidad y competitividad, de forma sostenible y sustentable, para
abastecer oportuna y suficientemente a la industria
siderúrgica nacional y aquellos mercados internacionales
que resulten económicos y estratégicamente
atractivos, garantizando la rentabilidad de la empresa y
contribuir al desarrollo económico del
país.

4. VISION

Ser una empresa que satisface y responde
oportunamente a las necesidades del mercado siderúrgico
mundial, creando valor para el accionista, calidad de vida para
sus trabajadores y bienestar para la comunidad.

5. VALORES

C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A., está
comprometida con el desarrollo integral, humanista y sustentable
del país, como actor fundamental del sector
siderúrgico nacional, fortaleciendo este liderazgo en el
trabajo, calidad, competitividad y responsabilidad, soportado en
un personal cuyas actuaciones están regidas en estricto
apego a la disciplina, honestidad, ética y respeto.

  • TRABAJO: Realización eficiente y
    productiva de nuestras tareas y acciones, así como el
    trabajo     en equipo, la
    colaboración e iniciativa, son factores claves que
    contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, a
    satisfacer las necesidades de nuestros clientes
    mejorar la calidad de vida de nuestra familia y desarrollo de
    la región y el país.

  • RESPETO: Promovemos el mantenimiento de
    excelentes relaciones interpersonales hacia nuestros
    compañeros de trabajo, clientes, proveedores e
    integrantes de las comunidades donde operamos, dentro de un
    marco de mutuo cumplimiento de los deberes y derechos
    correspondientes.

  • CALIDAD: Nuestro trabajo tiene que realizarse
    para obtener productos que cumplan con los requisitos de
    nuestros clientes internos y externos.

  • COMPETITIVIDAD: Nuestra gestión debe
    ser de calidad, a fin de desarrollar ventajas ante nuestros
    competidores y mantenernos como un proveedor de mineral de
    hierro seguro y confiable.   La superación y
    formación del personal son elementos fundamentales que
    contribuyen a mejorar la competitividad de la
    empresa.

  • RESPONSABILIDAD Y DISCIPLINA: Comprometidos a
    cumplir con los deberes y obligaciones que nos exigen el
    trabajo y la misión de la empresa, con la palabra
    dada, con las normas y acuerdos establecidos, con la
    conservación del medio ambiente donde actuamos, con
    las obligaciones que tenemos con las comunidades donde se
    realizan nuestras operaciones, la región y el
    país.

  • HONESTIDAD: Referencia moral para nuestras
    actuaciones en el trabajo, vida  familiar y
    social.

  • ÉTICA: Las actividades se realizan con
    estricto apego a principios y valores morales, lo cual modela
    nuestra actuación ante el accionista, trabajadores,
    clientes, sindicato, proveedores, familia y
    comunidad.

6. POLITICAS DE LA EMPRESA

Dentro del marco que guía la gestión en
todos los niveles de la organización, FERROMINERA
ORINOCO  ha definido e implantado sus políticas en
materia de Calidad, Comercial, Operaciones, Ambiente
Personal, Prevención y Control de Riesgos, Financiera,
Administrativa, Tributaria, de Compras y Sistemas y
Tecnología,  para asegurar la satisfacción de
sus clientes, la preservación de la salud de sus
trabajadores y del medio ambiente.

6.1 POLÍTICA DE
CALIDAD

Extraer, Procesar y Suministrar Mineral de Hierro
cumpliendo con los requisitos acordados con nuestros clientes y
mejorando continuamente la eficacia del Sistema de Gestión
de la calidad de la organización.

6.2 POLÍTICA DE COMERCIAL

Mantener una óptima relación con sus
clientes, basada en la equidad y la cooperación, en
procura del beneficio mutuo y en un marco de buena voluntad,
respeto y consideración entre las partes.

6.3 POLÍTICA DE OPERACIONES

Realizar sus procesos de producción considerando
el óptimo aprovechamiento de los recursos y cumpliendo los
requisitos de calidad, cantidad y oportunidad comprometidos, en
un marco de alta consideración hacia los trabajadores, el
medio ambiente y las instalaciones de
producción.

6.4 POLÍTICA AMBIENTAL

La conservación del medio ambiente es una
necesidad básica y en tal sentido

asume los siguientes compromisos:

  • Extraer, procesar y suministrar mineral de hierro en
    forma sustentable y con un desempeño responsable,
    promoviendo el equilibrio entre sus actividades de
    minería a cielo abierto y el ambiente circundante,
    incluidas las comunidades vecinas.

  • Adoptar un Sistema de Gestión Ambiental
    siguiendo lineamientos de la Corporación Venezolana de
    Guayana.

  • Asegurar un adecuado desempeño ambiental por
    parte de nuestros proveedores de bienes y
    servicios.

  • Realizar y apoyar la cooperación, el
    entrenamiento y la motivación ambiental en las partes
    interesadas de la organización a fin de adoptar
    prácticas compatibles con la prevención y el
    control de la contaminación.

  • Promover acciones cónsonas con la naturaleza
    y magnitud de aspectos e impactos ambientales identificados y
    asegurar niveles de la calidad ambiental exigidos en las
    regulaciones vigentes.

  • Promover la incorporación de la variable
    ambiental en los nuevos proyectos que desarrolla la
    empresa.

6.5 POLÍTICA DE PERSONAL

Disponer del recurso humano requerido, tanto en calidad
como en cantidad, para el logro de sus objetivos
estratégicos, propiciando las condiciones necesarias para
mantener el personal idóneo  a través
de:

  • La formación y desarrollo de las competencias
    requeridas,

  • La administración de la compensación y
    beneficios de acuerdo a las políticas
    corporativas,

  • La adecuación de la estructura
    organizacional.

6.6 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL

Mantener un ambiente laboral apropiado, ofreciendo las
condiciones y factores de seguridad y salud ocupacional donde,
trabajadores, contratistas y visitantes, desempeñen sus
actividades de forma productiva y responsable, mejorando
continuamente la gestión dentro del marco legal
vigente.

6.7 POLÍTICA FINANCIERA

Asegurar la captación, disponibilidad y
administración de los recursos monetarios, de manera
eficiente, necesarios para el desarrollo de sus actividades;
así como también para impulsar oportunidades de
crecimiento y competitividad de la organización que a su
vez generen bienestar a todos sus componentes

  • POLÍTICA ADMINISTRATIVA

Asegurar que todos los procesos administrativos de la
empresa se realicen de manera transparente, eficiente y efectiva,
en procura de apoyar los procesos del negocio, en un marco de
alta cooperación con los entes internos y externos
involucrados.

6.9 POLÍTICA TRIBUTARIA

Mantener una adecuada planificación y control
tributario, que garantice la solvencia de la empresa dentro del
marco jurídico vigente.

6.10 POLÍTICA DE COMPRAS

Mantener una relación de mutuo beneficio con sus
proveedores dentro de las normativas legales vigentes, en un
marco de alta transparencia en el proceso, en procura de las
mejores condiciones de calidad, precio y oportunidad en la
entrega de bienes y servicios.

6.11 POLÍTICA DE SISTEMAS Y
TECNOLOGÍA

Propiciar la instalación  de los sistemas de
información y las tecnologías informáticas
de vanguardia que sean de utilidad para el negocio, apoyando las
estrategias de la empresa en procura de obtener ventajas
competitivas y potenciar el mejoramiento continúo de sus
procesos.

7. PROCESO DE PRODUCCION

La producción del mineral de hierro, se realiza
en base a los planes de minas a largo, mediano y corto plazo, los
cuales se elaboran tomando como base  la cantidad y calidad
de las reservas y la demanda exigida por los clientes. Para la
evaluación de recursos, planificación y
diseño de la secuencia de excavación en las minas
se utilizan sistemas computarizados.

Los procesos involucrados en la explotación del
mineral son: 

  • EXPLORACIÓN

El paso inicial en la explotación del mineral de
hierro consiste en la prospección y exploración de
los yacimientos, con el propósito de identificar la
cantidad de recursos   así como sus
características físicas y
químicas.                     

7.2 PERFORACIÓN

Esta operación se realiza con 4 taladros
eléctricos rotativos que perforan huecos con brocas entre
0,11 m  y 0,31 m de diámetro a profundidades de 17,5m
y patrones de perforación de 7mx12m y 10mx12m lo que
permite bancos efectivos de explotación de 15 m de
altura. 

7.3 VOLADURA

Se utiliza como explosivo el ANFO, sustancia compuesta
por 94% de nitrato de amonio, mezclado con 6% de gasoil y el
ANFOAL compuesto por 87% de  nitrato de amonio, 3% de  
gasoil y 10% de aluminio metálico.  

  • EXCAVACIÓN:

Una vez fracturado el mineral por efecto de la voladura,
es removido por palas eléctricas desde los frentes de
producción. Se cuenta con 5 palas eléctricas con
baldes de 10,70 m3 y 3  con baldes de 7,6
m3. 

  • ACARREO

Se cuenta con 22 camiones de 90 t de capacidad que se
encargan de acarrear el mineral para depositarlo en vagones
góndola ubicados en las plataformas o muelles de carga. El
suministro de mineral de hierro  a la Planta de
Trituración Los Barrancos se realiza con camiones de 170
t. 

8 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE C.V.G. FERROMINERA
ORINOCO, C.A.
(ver figura 2)

Monografias.com

Figura 2; Esquema de la
organización de la empresa C.V.G FERROMINERA del
ORINOCO

9 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL
DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZA EL ESTUDIO

La Coordinación General de Gestión
Patrimonial
cuyo objetivo es de asegurar la
administración centralizada de activos, bienes inmuebles y
participaciones de la empresa, a fin de velar por la
conservación y rentabilidad de los mismos, identificando y
promoviendo alternativas de acción para la toma de
decisiones.

CAPÍTULO III

Marco
teórico

1. ORGANIZACIÓN

La organización es la coordinación de las
actividades de todos los individuos que integran una empresa, con
el propósito de obtener el máximo de
aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos
y humanos, en la realización de los fines que la propia
empresa persigue, cuyas reglas y normas de comportamiento, deben
sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que
permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.

2. INFORMACIÓN

Es un conjunto ordenado de datos los cuales son
manejados según la necesidad del usuario, para que un
conjunto de datos pueda ser procesado eficientemente y pueda dar
lugar a información, primero se debe guardar
lógicamente en archivos.

2.1 FLUJO DE INFORMACIÓN

El flujo de información es el movimiento de
información entre departamentos e individuos dentro de una
organización y entre una organización y su
entorno

3. SISTEMA DE INFORMACIÓN

Es un conjunto de elementos que interactúan entre
sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o
negocio. En el cual el equipo computacional es el hardware
necesario para que el sistema de información pueda operar.
El recurso humano que interactúa con el Sistema de
Información, que está formado por las personas que
utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro
actividades básicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida de información.

  • Entrada de Información: Es el proceso
    mediante el cual el Sistema de Información toma los
    datos que requiere para procesar la información. Las
    entradas pueden ser manuales o automáticas. Las
    manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa
    por el usuario, mientras que las automáticas son datos
    o información que provienen o son tomados de otros
    sistemas o módulos. Esto último se denomina
    interfases automáticas. Las unidades típicas de
    entrada de datos a las computadoras son las terminales, las
    cintas magnéticas, las unidades de diskette, los
    códigos de barras, los escáner, la voz, los
    monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre
    otras.

  • Almacenamiento de información: El
    almacenamiento es una de las actividades o capacidades
    más importantes que tiene una computadora, ya que a
    través de esta propiedad el sistema puede recordar la
    información guardada en la sección o proceso
    anterior. Esta información suele ser almacenada en
    estructuras de información denominadas archivos. La
    unidad típica de almacenamiento son los discos
    magnéticos o discos duros, los discos flexibles o
    diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

  • Procesamiento de Información: Es la
    capacidad del Sistema de Información para efectuar
    cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
    preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con
    datos introducidos recientemente en el sistema o bien con
    datos que están almacenados. Esta
    característica de los sistemas permite la
    transformación de datos fuente en información
    que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que
    hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones
    genere una proyección financiera a partir de los datos
    que contiene un estado de resultados o un balance general de
    un año base.

  • Salida de Información: La salida es la
    capacidad de un Sistema de Información para sacar la
    información procesada o bien datos de entrada al
    exterior. Las unidades típicas de salida son las
    impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas,
    la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es
    importante aclarar que la salida de un Sistema de
    Información puede constituir la entrada a otro Sistema
    de Información o módulo. En este caso,
    también existe una interfase automática de
    salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene
    una interfase automática de salida con el Sistema de
    Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de
    los movimientos procesales de los clientes.

4. METODOLOGÍAS DE TRABAJO

 La metodología de trabajo consiste en
planificar y ejecutar un proyecto que beneficie a la empresa y
guíe al equipo de profesionales para que los esfuerzos
sean aprovechados al máximo, esta pueden incluir;
análisis preliminar, diseño, codificación,
puesta en mantenimiento y evolución

5. PROCEDIMIENTO

Un procedimiento es la secuencia de acciones
relacionadas entre sí, que ordenadas en forma
lógica permite cumplir un fin u objetivo
predeterminado.

6. PROCEDIMIENTO 850-P-22 DE
FERROMINERA

El procedimiento 850-P-22 de Ferrominera nos establece
que los documentos pueden ser; las correspondencia enviadas,
recibidas y los correos electrónicos y deben estar
ordenados de la siguiente manera:

6.1 LA CODIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVOS

  • El código para identificar la correspondencia
    generada en forma manual elaborada por Presidencia (Nivel I),
    las Gerencias Generales y Gerencias Staff (Nivel II),
    Gerencias (Nivel III), Superintendencias y Departamentos
    (Nivel IV), Jefaturas de Áreas y Jefaturas de
    Sección (Nivel V) que componen la estructura
    organizativa de la empresa está conformado por cuatro
    letras que identifican la unidad administrativa, cuatro
    dígitos consecutivos y dos dígitos que indican
    el año en curso, de la manera siguiente:

XXXX-9999/AA; donde

XXXX: Combinación de cuatro letras que
identifican la unidad administrativa. Ejemplos:

PREG: Presidencia – Oficina Ciudad
Guayana.

GGOP: Gerencia General de Operaciones.

GEPL: Gerencia de Planificación
Corporativa.

APCA: Departamento de Aseguramiento Puerto Ordaz
adscrito a la Gerencia de Calidad.

PLMI: Jefatura de Área Planificación y
Desarrollo de Mina.

9999: Número consecutivo comenzando cada
año desde el 0001.

AA: Año en curso. Ejemplo: 03 (año
2003).

  • El código para identificar las carpetas del
    archivo de las unidades de los distintos niveles que componen
    la estructura organizativa de la empresa, está
    conformado por cuatro letras que identifican la unidad
    administrativa, dos dígitos que identifican el
    subgrupo y dos dígitos que identifican la carpeta, de
    la manera siguiente:

XXXX-SS-CC; donde

XXXX: Combinación de cuatro letras que
identifican la unidad administrativa. Ejemplos:

PREG: Presidencia – Oficina Ciudad
Guayana.

GGOP: Gerencia General de Operaciones.

GEPL: Gerencia de Planificación
Corporativa.

APCA: Departamento de Aseguramiento Puerto Ordaz
adscrito a la Gerencia de Calidad.

PLMI: Jefatura de Área Planificación y
Desarrollo de Mina.

SS: Número consecutivo que indica el subgrupo al
cual pertenece la carpeta o asunto.

CC: Número consecutivo que indica el
número de la carpeta dentro del subgrupo.

  • Las unidades administrativas que por motivos
    organizativos, cambien de adscripción, nivel y/o
    denominación, al igual que aquellas unidades nuevas,
    deben solicitar al Departamento de Gestión
    Organizacional la identificación de la unidad a fin de
    dar cumplimiento a las normas anteriormente
    descritas.

  • Las excepciones en la codificación de la
    correspondencia relativa a las cuatro letras que identifican
    la unidad administrativa y a la naturaleza del cargo
    serán tramitadas a través del Departamento de
    Gestión Organizacional.

6.2 DEL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA

  • El código de la correspondencia tal como
    circular, memorando, fax y correspondencia externa es un
    consecutivo y debe ser registrado en el formato FERRO-5100
    "Control de Correspondencia Enviada".

  • El código de identificación y la fecha
    deben escribirse en el mismo momento en que se elabora la
    comunicación, no es conveniente usar sellos para la
    fecha o para el código de
    identificación.

  • En caso de que se elabore una correspondencia y se
    decida no enviarla se anula el código, tanto en el
    formato de control como en el cronológico, incluyendo
    una página con el número de la correspondencia
    y la indicación de anulado en el espacio
    correspondiente en la carpeta.

  • Los formatos prenumerados que sean anulados y que
    por razones legales, es necesaria su conservación en
    los registros de la empresa, se archivan en el número
    correspondiente al original y todas las copias que componen
    el juego, engrapadas en la mitad y con la palabra anulada en
    todas las hojas.

  • Las correspondencias tales como: circular,
    memorando, fax y correspondencia externa deben ser elaboradas
    de acuerdo a los estándares anexos y debe tener como
    obligatorias (02) copias, una para la carpeta del
    cronológico y otra para la carpeta del asunto, con
    excepción de las correspondencias generadas por la
    Gerencia General de Proyecto y Construcción que se
    rigen por lo establecido en el procedimiento 871-P-08"
    Intercambio de Comunicaciones".

  • En las correspondencias no debe indicarse que se
    está enviando copia al archivo o cronológico.
    Sólo si el caso lo amerita, se debe colocar al final
    de la correspondencia en el lado inferior izquierdo, la
    identificación de la carpeta en el archivo, antes de
    las iniciales de las personas que han preparado la
    correspondencia.

  • Toda correspondencia debe estar redactada en forma
    clara y de fácil comprensión, debe tratar en lo
    posible un solo asunto para facilitar su clasificación
    y archivo. No debe tener borrones, tachaduras o
    enmiendas.

  • Toda correspondencia debe contener al margen
    izquierdo al final del contexto las iniciales de las personas
    que han preparado la correspondencia, máximo tres (3)
    personas y de acuerdo a lo siguiente:

  • Si quien firma también redacta, se colocan
    sólo las iniciales de la secretaria en
    minúscula y sin diagonal. Ejemplo: ml.

  • Si quien firma no redacta, sino una tercera persona,
    se colocan las iniciales en mayúscula del redactor
    separado por la diagonal de quien transcribe en
    minúscula. Ejemplo: LAM/ml.

  • Si quien mecanografía también
    redactó; se colocan sus iniciales en mayúsculas
    sin diagonal. Ejemplo: ML.

  • Se pueden utilizar hasta tres (3) letras como
    iniciales de cada una de las personas reseñadas, para
    mejor identificación.

  • Cuando se elabore una correspondencia que va firmada
    por una persona de un nivel de superior jerarquía del
    que la redactó, se debe:

  • Colocar como código de la correspondencia el
    número de referencia de la unidad de mayor
    jerarquía y como referencia cruzada, colocar en el
    lado inferior izquierdo, antes de las iniciales de
    elaboración, el número de referencia de la
    unidad redactora.

  • Registrarse en el formato FERRO-5100 "Control de
    Correspondencia Enviada" de ambas unidades.

  • Archivarse en el cronológico de ambas
    unidades; quedando como obligatoria la copia del asunto
    sólo para la unidad que redactó la
    correspondencia.

  • La correspondencia generada en forma manual debe
    contener lugar de origen y fecha completa, en el correo
    electrónico se genera automáticamente la fecha
    completa.

  • Las circulares para delegación de autoridad
    deben indicar la fecha de inicio y terminación de la
    misma. A excepción de aquellos casos en que los
    motivos de ausencias no permitan colocar una fecha de
    conclusión. Al alcanzar la fecha de término, la
    delegación queda inmediatamente sin efecto. En caso de
    que el titular regrese antes de la fecha pautada, debe
    emitirse una circular de revocatoria aprobada por los mismos
    niveles que autorizaron la delegación.

  • Las circulares para Nombramiento deben indicar la
    fecha de inicio del nombramiento, el nombre de la persona y
    el cargo que ocupará.

  • Cuando se requiera enviar copia de una
    correspondencia a tercera(s) persona(s):

  • En caso de correspondencia interna se debe
    señalar el nombre y cargo a quien fue enviada, a fin
    de que el destinatario esté informado a quien se le
    envió la(s) copia(s), antes de las iniciales de
    identificación.

  • En caso de correspondencia externa el envío
    de las copias puede reflejarse en el original de la
    correspondencia, en aquellos casos en que sea estrictamente
    necesario.

  • Cuando se requiera enviar una correspondencia
    oficial a una persona, la cual tenga un cargo común
    dentro de una unidad, se debe personalizar colocando primero
    el nombre de la persona y a continuación el cargo que
    corresponde.

  • Toda correspondencia oficial que requiera ser
    enviada a una persona en particular y no al cargo, puede ser
    elaborada colocando solamente el nombre del
    destinatario.

  • Toda correspondencia que contenga páginas de
    continuación debe tener el código de
    identificación y número de página en la
    parte superior derecha de la misma de acuerdo al siguiente
    ejemplo: GECA-0100/03

  • El control de la correspondencia recibida en el caso
    de la Gerencia General de Comercialización y Ventas,
    Gerencia de Comercialización y Gerencia de Ventas se
    realizará al final de procesada la misma.

  • Las correspondencias que requieran señal de
    recepción deben entregarse personalmente a la Unidad
    Receptora.

  • Los formatos de controles de la correspondencia se
    pueden llevar en forma manual o en medios electrónicos
    y deben estar incluidos en el Índice de Archivo Los
    formatos son: FERRO-5120 "Control de Informes y
    Presentaciones", FERRO-5100 "Control Correspondencia
    Enviada", FERRO-5101 "Control de Correspondencia Recibida",
    FERRO-5140 "Control de Agenda de Reuniones", FERRO-5142
    "Control de Resoluciones", y FERRO- 5149 "Control de Puntos
    de Cuenta".

  • La correspondencia confidencial debe ser abierta por
    el Jefe de la Unidad excepto cuando esté autorizada la
    Secretaria, Oficinista y/o Responsables del manejo de la
    correspondencia.

  • La correspondencia elaborada en papel puede ser
    enviada a través del correo electrónico como
    archivo adjunto, utilizando el scanner, en cuyo caso el
    correo electrónico no es considerado como
    correspondencia. Por tanto debe imprimirse el archivo
    electrónico de la correspondencia para la(s)
    carpeta(s) correspondiente(s). Las correspondencias enviadas
    de esta manera no requieren el envío adicional por
    otros medios, como por ejemplo: Fax o papel.

6.3 CORRESPONDENCIA OFICIAL POR EL CORREO
ELECTRÓNICO

  • Las correspondencias elaboradas en las plantillas
    del correo electrónico deben considerarse oficiales
    si:

  • El emisor del correo es el Jefe de la Unidad
    remitente o persona a quien este autorice y el contenido del
    mismo constituye una solicitud de trámite a realizar
    por la unidad receptora.

  • El Jefe de la Unidad receptora, sin importar el
    remitente, considere la comunicación como
    oficial.

Partes: 1, 2

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