- Resumen
- Introducción
- El
problema - Marco
empresarial - Marco
teórico - Marco
metodológico - Situación actual
- Análisis de
resultados - Conclusiones
- Recomendaciones
- Referencias
bibliográficas
Resumen
La investigación realizada en C.V.G. FERROMINERA
DEL ORINOCO, específicamente se desarrolló en la
Coordinación General de Gestión Patrimonial y
estuvo orientada hacia la evaluación de la
situación actual del control de documentos y
elaboración de propuesta de control centralizado de
información d. Para ello se realizo un estudio de la
situación actual con el fin de saber la
problemática que presentaba. La metodología
utilizada en el estudio fue un diseño del tipo descriptiva
y toda la información se obtuvo a través de las
técnicas de observaciones en Gestión Patrimonial.
Los resultados obtenidos reflejan problemas en cuanto a la
metodología empleada con el manejo de información
utilizada en esta área, ya que no aplican ningún
procedimiento de trabajo, hecho que puede ser mejorado para
optimizar el trabajo.
Palabras Claves: Organización,
información, procedimiento, metodologías, control y
orden.
Introducción
FERROMINERA ORINOCO es una empresa del Estado, tutelada
por la Corporación Venezolana de Guayana (CVG) y adscrita
al Ministerio de Industrias Básicas y Minería del
Gobierno de la República Bolivariana de Venezuela,
dedicada a la extracción, procesamiento,
comercialización y venta de mineral de hierro y sus
derivados en el territorio venezolano, donde se provee a una
acería y cinco plantas de reducción directa y se
exporta a diversos países ubicados en Europa, Asia y
América Latina.
Tiene una capacidad instalada de
producción de 25 millones de toneladas por año y
una explotación constante en las minas a cielo abierto,
ubicadas en el Estado Bolívar. Esta con una
Estación de Transferencia de mineral ubicada en Boca de
Serpientes, frente al delta del río Orinoco en el
océano Atlántico, que puede almacenar hasta 180 mil
toneladas métricas de mineral, lo cual le permite una
capacidad de transferencia anual del orden de 6,5 millones de
toneladas. Esta empresa garantiza el crecimiento de la
cadena productiva del acero y propiciando la generación de
productos de valor agregado, para impulsar el desarrollo
endógeno del país.
La empresa C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A. en su
afán de explotar la industria del mineral de hierro y
derivados con productividad, calidad y competitividad para
abastecer mercados nacionales e internacionales que resulten
económicos y estratégicamente atractivos, ha venido
desarrollando una política de sistemas y tecnología
propiciando la instalación de tecnología de
vanguardia que apoyen las estrategias de la empresa en procura de
obtener el mejoramiento continuo de sus procesos productivos;
ésto, a través de la implementación de
sistemas de monitoreo, salas de control, automatización y
despachos de cargas entre otros.
Hoy día se esta viviendo en la era de la
revolución de la información. Todos necesitan de la
información para poder llevar a cabo las transacciones
comerciales y personales. En esta era de avances
tecnológicos, la información puede ser conseguida a
través de diferentes medios como: el papel, las cintas
magnéticas, los discos duros, los diskettes y otros
medios.
Cada día más empresarios se están
dando cuenta de la necesidad de automatizar los servicios,
incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control
de la administración de información se puede tomar
mejores decisiones y compartirlas con otras personas.
En este trabajo se pretende estudiar la situación
que presenta la Coordinación General de Gestión
Patrimonial en cuanto al control de documentación,
así mismo los métodos y sistemas que este
departamento utiliza. De igual forma se evalúa la
información que esta contiene, para ver si esta cumple con
todo los procedimientos establecidos por la empresa, y
también verificar si existe actualización de
documentos (esto incluye , clasificación acorde a la
propiedad de la información del índice de archivo,
orden del contenido de la información almacenada en los
archivo, vale decir que la información debe llevar un
orden cronológico, al momento de ser archivada,
también se estudia la metodología para el
envió y recibo de la información de esta
Coordinación )
Esta investigación es importante puesto que
permitió conocer la situación problemática
que estaba sucediendo, y gracias a ello se propuso nuevas
técnicas de sistemas de control de
documentación.
CAPÍTULO I
El
problema
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
C.V.G FEROMINERA ORINOCO C.A.( Ferrominera) esta
conformada por diferentes áreas funcionales,
administrativas y operativas las cuales tiene como
responsabilidad la explotación de la industria del mineral
de hierro y derivados, para abastecer oportuna y suficientemente
a la industria siderúrgica nacional y aquellos mercados
internacionales que resulten económicos y
estratégicamente atractivos, garantizando la rentabilidad
de la empresa y contribuir al desarrollo económico del
país.
Dentro de la estructura funcional de Ferrominera se en
encuentra la Coordinación General de Gestión
Patrimonial (Gestión Patrimonial), encargada de asegurar
la administración centralizada de activos, bienes
inmuebles y participaciones de la empresa.
2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA.
La Coordinación General de Gestión
Patrimonial en la búsqueda de la mejora continua de todos
sus procesos internos, se plantea una revisión y
rediseño del sistema de control de documentos generados y
recibidos en la Coordinación General de Gestión
Patrimonial.
Trabajando todos los conceptos que tienen que ver con el
orden de información, vale decir, mejorando la
metodología de trabajo existente e incluso implantar los
procesos y procedimientos necesarios.
Por otra parte se analizaran la factibilidad de
digitalizar la factibilidad de digitalizar la información
de Gestión Patrimonial con vía de mejorar los
procesos de control de documentos
3. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA.
La clasificación de la información
contenida en el archivo no responde a un criterio especifico de
propiedad, de igual forma buena parte de la información
que se genera en Gestión Patrimonial no esta debidamente
archivada, no existe práctica de trabajo en cuanto a una
metodología de arreglo de la documentación en la
coordinación, no se sigue exactamente el Procedimiento
850-P-22 en el proceso de archivar la información, que
deberían seguir ya que este manual forma parte del
reglamento de Ferrominera. Existe un deficiente control de la
correspondencia enviada y recibida. Y no existe control de los
Correos enviados y recibidos.
También el volumen de información
contenido en el archivo es abundante y contundencia a crecer, la
búsqueda de datos e información se vuelve tediosa,
por tanto se hace necesario adoptar un método de
clasificación y ordenación de la misma que permite
su fácil acceso a los distintos usuarios.
Por otra parte, la información de la
Coordinación General de Gestión Patrimonial no esta
digitalizada lo que dificulta modernizar el referido
departamento
4. JUSTIFICACIÓN
Esta investigación es importante ya que permite
avanzar en el proceso de modernización de las
metodologías de trabajo ligadas con el control documental
de Gestión Patrimonial, ya que en principio se busca una
nueva forma de clasificación de las propiedades de
Gestión Patrimonial , y una forma mas adecuada de
almacenaje de información también una
optimización y mejora de sistema de control de documentos,
de igual forma Se permitirá un orden de control en los
documentos enviados y recibidos, aparte de un fácil y
rápido acceso a la información que se
desea
5. LIMITACIONES.
El espacio de trabajo donde se realiza el estudio del
proyecto es pequeño y se encuentran muchas personas
allí trabajando, lo que dificulta un poco la
elaboración del proyecto, por otra parte limitado uso de
las computadoras
6. DELIMITACIONES.
Elaborar una propuesta de organización de
información en la Coordinación General de
Gestión Patrimonial, la cual debe observar; Tipo de
información y propiedades como elemento básico de
organización. Así como también analizar la
metodología empleada en el proceso de resguardo de
información, revisión interna y externa los medios
físicos disponibles para el almacenamiento de documentos.
Y la factibilidad de información.
7. ALCANCES.
Este estudio, permite determinar la situación
actual en que se encuentran los documentos de la
Coordinación General de Gestión Patrimonial, por
otra parte la reclasificación o rediseño del
archivo en función de una clasificación de
propiedad, así como realizar una propuesta para un
diseño de sistema de control de la información,
para fácil acceso, rápida búsqueda y mayor
orden de los documentos encontrados. Y elaborar propuestas de
digitalización de la documentación de
Gestión Patrimonial
8. OBJETIVOS
En el presente trabajo se presentaron los objetivos
siguientes:
8.1 OBJETIVO GENERAL
Evaluar la situación actual del control de
documentos y archivo de la Coordinación General de
Gestión Patrimonial de C.V.G. FERROMINERA DEL
ORINOCO.Elaborar una propuesta de un sistema de control
centralizado de documentos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Evaluar la metodología y medios de trabajo
utilizados en el sistema de control de documentos y archivo
de la Coordinación General de Gestión
Patrimonial.Elaborar un nuevo índice de archivo con base
en los tipos de propiedades.Realizar un procedimiento de control de
documentación recibidas y enviadas en la
Coordinación General de Gestión
Patrimonial.Elaborar propuesta de ampliación de capacidad
del archivo existenteDiseñar propuesta de una base de datos para
la búsqueda rápida del índice de archivo
en Excel.Formular propuesta de digitalización de
documentos de la Coordinación General de
Gestión Patrimonial
CAPÍTULO II
Marco
empresarial
1. RESEÑA HISTORICA
1926 Descubrimiento del cerro El Pao. El
señor Arturo Vera, quien tenía un fundo en Las
Adjuntas, encuentra un canto rodado de una roca negra, brillante,
dura y pesada, que lleva a su casa y utiliza para amolar
machetes. Simón Piñero, empleado de la firma
Boccardo y Cia. de Ciudad Bolívar, acompaña mas
tarde a Vera hasta el Cerro Florero, donde obtienen muestras
suficientes para enviar a los Estados Unidos.
1933 La Bethlehem Steel Co. hace las primeras
perforaciones y se constituye la Iron Mines Company of
Venezuela.
1939 Como resultado del potencial
ferrífero de la región, el ejecutivo decreta zona
reservada para la exploración y explotación del
mineral de hierro los distritos Piar y Roscio del Estado
Bolívar y el Territorio Federal Delta Amacuro.
1945 La Oliver Iron Mining Co., subsidiaria de la
U.S. Steel, inicia la exploración al este del
Caroní, bajo la dirección del geólogo Mack
C. Lake.
1947 Folke Kihlstedt y Victor Paulik, exploran y
obtienen el título del Cerro la Parida, nombre cambiado en
1948 por el de Cerro Bolívar. Exploran
igualmente los Cerros Rondón y Arimagua.
1949 Se funda la Orinoco Mining Company,
subsidiaria de la U.S. Steel Corporation, de los Estados Unidos.
El señor Mack C. Lake es designado como su primer
presidente.
1950 El 24 de julio, el primer tren cargado de
mineral efectúa el recorrido entre El Pao y
Palúa.
1954 Se inauguran las operaciones de la Orinoco
Mining Co. El 9 de enero zarpa el buque Tosca con el primer
cargamento comercial de mineral de hierro con destino a Fairless
Works (U.S.A). Ese año se exportan 3 millones de
toneladas.
1968 Se inicia la construcción de la
planta de briquetas de la Orinoco Mining Company.
1975 El 1ro. de enero queda nacionalizada la
industria del hierro en Venezuela. El 3 de enero, zarpa el buque
Tyne Ore con una carga de 17.417 toneladas de mineral de hierro
con destino a Estados Unidos, el primer embarque después
de la nacionalización. El 10 de diciembre, se constituye
formalmente la C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A.
1976 C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. inicia sus
operaciones como empresa responsable de la explotación y
aprovechamiento del mineral de hierro en todo el territorio
nacional.
1977 a 2006 ha cerrado operaciones de
extracción en el Pao y se mantiene en Cd Piar, continua
las mismas exportaciones a los despachos a trabes de trenes a
distintas empresas como SIDOR, CONSIGUA, MATESI, OPCO, entre
otras
2. UBICACIÓN GEOGRÁFICA
C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A., se encuentra ubicada en
Venezuela (América del Sur), específicamente en el
Estado Bolívar. Cuenta con dos centros de operaciones,
Ciudad Piar, donde se encuentran los principales yacimientos de
mineral de hierro; y Puerto Ordaz, donde se encuentran la planta
de procesamiento de mineral de hierro, la planta de pellas,
muelles y oficinas principales.( ver figura 1)
Figura 1: Mapa de ubicación de
C.V.G FERROMINERA DEL ORINOCO.C.A
3 MISION
C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A., empresa del Estado
Venezolano, tiene como responsabilidad la explotación de
la industria del mineral de hierro y derivados con productividad,
calidad y competitividad, de forma sostenible y sustentable, para
abastecer oportuna y suficientemente a la industria
siderúrgica nacional y aquellos mercados internacionales
que resulten económicos y estratégicamente
atractivos, garantizando la rentabilidad de la empresa y
contribuir al desarrollo económico del
país.
4. VISION
Ser una empresa que satisface y responde
oportunamente a las necesidades del mercado siderúrgico
mundial, creando valor para el accionista, calidad de vida para
sus trabajadores y bienestar para la comunidad.
5. VALORES
C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A., está
comprometida con el desarrollo integral, humanista y sustentable
del país, como actor fundamental del sector
siderúrgico nacional, fortaleciendo este liderazgo en el
trabajo, calidad, competitividad y responsabilidad, soportado en
un personal cuyas actuaciones están regidas en estricto
apego a la disciplina, honestidad, ética y respeto.
TRABAJO: Realización eficiente y
productiva de nuestras tareas y acciones, así como el
trabajo en equipo, la
colaboración e iniciativa, son factores claves que
contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, a
satisfacer las necesidades de nuestros clientes,
mejorar la calidad de vida de nuestra familia y desarrollo de
la región y el país.RESPETO: Promovemos el mantenimiento de
excelentes relaciones interpersonales hacia nuestros
compañeros de trabajo, clientes, proveedores e
integrantes de las comunidades donde operamos, dentro de un
marco de mutuo cumplimiento de los deberes y derechos
correspondientes.CALIDAD: Nuestro trabajo tiene que realizarse
para obtener productos que cumplan con los requisitos de
nuestros clientes internos y externos.COMPETITIVIDAD: Nuestra gestión debe
ser de calidad, a fin de desarrollar ventajas ante nuestros
competidores y mantenernos como un proveedor de mineral de
hierro seguro y confiable. La superación y
formación del personal son elementos fundamentales que
contribuyen a mejorar la competitividad de la
empresa.RESPONSABILIDAD Y DISCIPLINA: Comprometidos a
cumplir con los deberes y obligaciones que nos exigen el
trabajo y la misión de la empresa, con la palabra
dada, con las normas y acuerdos establecidos, con la
conservación del medio ambiente donde actuamos, con
las obligaciones que tenemos con las comunidades donde se
realizan nuestras operaciones, la región y el
país.HONESTIDAD: Referencia moral para nuestras
actuaciones en el trabajo, vida familiar y
social.ÉTICA: Las actividades se realizan con
estricto apego a principios y valores morales, lo cual modela
nuestra actuación ante el accionista, trabajadores,
clientes, sindicato, proveedores, familia y
comunidad.
6. POLITICAS DE LA EMPRESA
Dentro del marco que guía la gestión en
todos los niveles de la organización, FERROMINERA
ORINOCO ha definido e implantado sus políticas en
materia de Calidad, Comercial, Operaciones, Ambiente,
Personal, Prevención y Control de Riesgos, Financiera,
Administrativa, Tributaria, de Compras y Sistemas y
Tecnología, para asegurar la satisfacción de
sus clientes, la preservación de la salud de sus
trabajadores y del medio ambiente.
6.1 POLÍTICA DE
CALIDAD
Extraer, Procesar y Suministrar Mineral de Hierro
cumpliendo con los requisitos acordados con nuestros clientes y
mejorando continuamente la eficacia del Sistema de Gestión
de la calidad de la organización.
6.2 POLÍTICA DE COMERCIAL
Mantener una óptima relación con sus
clientes, basada en la equidad y la cooperación, en
procura del beneficio mutuo y en un marco de buena voluntad,
respeto y consideración entre las partes.
6.3 POLÍTICA DE OPERACIONES
Realizar sus procesos de producción considerando
el óptimo aprovechamiento de los recursos y cumpliendo los
requisitos de calidad, cantidad y oportunidad comprometidos, en
un marco de alta consideración hacia los trabajadores, el
medio ambiente y las instalaciones de
producción.
6.4 POLÍTICA AMBIENTAL
La conservación del medio ambiente es una
necesidad básica y en tal sentido
asume los siguientes compromisos:
Extraer, procesar y suministrar mineral de hierro en
forma sustentable y con un desempeño responsable,
promoviendo el equilibrio entre sus actividades de
minería a cielo abierto y el ambiente circundante,
incluidas las comunidades vecinas.Adoptar un Sistema de Gestión Ambiental
siguiendo lineamientos de la Corporación Venezolana de
Guayana.Asegurar un adecuado desempeño ambiental por
parte de nuestros proveedores de bienes y
servicios.Realizar y apoyar la cooperación, el
entrenamiento y la motivación ambiental en las partes
interesadas de la organización a fin de adoptar
prácticas compatibles con la prevención y el
control de la contaminación.Promover acciones cónsonas con la naturaleza
y magnitud de aspectos e impactos ambientales identificados y
asegurar niveles de la calidad ambiental exigidos en las
regulaciones vigentes.Promover la incorporación de la variable
ambiental en los nuevos proyectos que desarrolla la
empresa.
6.5 POLÍTICA DE PERSONAL
Disponer del recurso humano requerido, tanto en calidad
como en cantidad, para el logro de sus objetivos
estratégicos, propiciando las condiciones necesarias para
mantener el personal idóneo a través
de:
La formación y desarrollo de las competencias
requeridas,La administración de la compensación y
beneficios de acuerdo a las políticas
corporativas,La adecuación de la estructura
organizacional.
6.6 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD
OCUPACIONAL
Mantener un ambiente laboral apropiado, ofreciendo las
condiciones y factores de seguridad y salud ocupacional donde,
trabajadores, contratistas y visitantes, desempeñen sus
actividades de forma productiva y responsable, mejorando
continuamente la gestión dentro del marco legal
vigente.
6.7 POLÍTICA FINANCIERA
Asegurar la captación, disponibilidad y
administración de los recursos monetarios, de manera
eficiente, necesarios para el desarrollo de sus actividades;
así como también para impulsar oportunidades de
crecimiento y competitividad de la organización que a su
vez generen bienestar a todos sus componentes
POLÍTICA ADMINISTRATIVA
Asegurar que todos los procesos administrativos de la
empresa se realicen de manera transparente, eficiente y efectiva,
en procura de apoyar los procesos del negocio, en un marco de
alta cooperación con los entes internos y externos
involucrados.
6.9 POLÍTICA TRIBUTARIA
Mantener una adecuada planificación y control
tributario, que garantice la solvencia de la empresa dentro del
marco jurídico vigente.
6.10 POLÍTICA DE COMPRAS
Mantener una relación de mutuo beneficio con sus
proveedores dentro de las normativas legales vigentes, en un
marco de alta transparencia en el proceso, en procura de las
mejores condiciones de calidad, precio y oportunidad en la
entrega de bienes y servicios.
6.11 POLÍTICA DE SISTEMAS Y
TECNOLOGÍA
Propiciar la instalación de los sistemas de
información y las tecnologías informáticas
de vanguardia que sean de utilidad para el negocio, apoyando las
estrategias de la empresa en procura de obtener ventajas
competitivas y potenciar el mejoramiento continúo de sus
procesos.
7. PROCESO DE PRODUCCION
La producción del mineral de hierro, se realiza
en base a los planes de minas a largo, mediano y corto plazo, los
cuales se elaboran tomando como base la cantidad y calidad
de las reservas y la demanda exigida por los clientes. Para la
evaluación de recursos, planificación y
diseño de la secuencia de excavación en las minas
se utilizan sistemas computarizados.
Los procesos involucrados en la explotación del
mineral son:
EXPLORACIÓN
El paso inicial en la explotación del mineral de
hierro consiste en la prospección y exploración de
los yacimientos, con el propósito de identificar la
cantidad de recursos así como sus
características físicas y
químicas.
7.2 PERFORACIÓN
Esta operación se realiza con 4 taladros
eléctricos rotativos que perforan huecos con brocas entre
0,11 m y 0,31 m de diámetro a profundidades de 17,5m
y patrones de perforación de 7mx12m y 10mx12m lo que
permite bancos efectivos de explotación de 15 m de
altura.
7.3 VOLADURA
Se utiliza como explosivo el ANFO, sustancia compuesta
por 94% de nitrato de amonio, mezclado con 6% de gasoil y el
ANFOAL compuesto por 87% de nitrato de amonio, 3% de
gasoil y 10% de aluminio metálico.
EXCAVACIÓN:
Una vez fracturado el mineral por efecto de la voladura,
es removido por palas eléctricas desde los frentes de
producción. Se cuenta con 5 palas eléctricas con
baldes de 10,70 m3 y 3 con baldes de 7,6
m3.
ACARREO
Se cuenta con 22 camiones de 90 t de capacidad que se
encargan de acarrear el mineral para depositarlo en vagones
góndola ubicados en las plataformas o muelles de carga. El
suministro de mineral de hierro a la Planta de
Trituración Los Barrancos se realiza con camiones de 170
t.
8 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE C.V.G. FERROMINERA
ORINOCO, C.A. (ver figura 2)
Figura 2; Esquema de la
organización de la empresa C.V.G FERROMINERA del
ORINOCO
9 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL
DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZA EL ESTUDIO
La Coordinación General de Gestión
Patrimonial cuyo objetivo es de asegurar la
administración centralizada de activos, bienes inmuebles y
participaciones de la empresa, a fin de velar por la
conservación y rentabilidad de los mismos, identificando y
promoviendo alternativas de acción para la toma de
decisiones.
CAPÍTULO III
Marco
teórico
1. ORGANIZACIÓN
La organización es la coordinación de las
actividades de todos los individuos que integran una empresa, con
el propósito de obtener el máximo de
aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos
y humanos, en la realización de los fines que la propia
empresa persigue, cuyas reglas y normas de comportamiento, deben
sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que
permite a una empresa alcanzar determinados objetivos.
2. INFORMACIÓN
Es un conjunto ordenado de datos los cuales son
manejados según la necesidad del usuario, para que un
conjunto de datos pueda ser procesado eficientemente y pueda dar
lugar a información, primero se debe guardar
lógicamente en archivos.
2.1 FLUJO DE INFORMACIÓN
El flujo de información es el movimiento de
información entre departamentos e individuos dentro de una
organización y entre una organización y su
entorno
3. SISTEMA DE INFORMACIÓN
Es un conjunto de elementos que interactúan entre
sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o
negocio. En el cual el equipo computacional es el hardware
necesario para que el sistema de información pueda operar.
El recurso humano que interactúa con el Sistema de
Información, que está formado por las personas que
utilizan el sistema.
Un sistema de información realiza cuatro
actividades básicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida de información.
Entrada de Información: Es el proceso
mediante el cual el Sistema de Información toma los
datos que requiere para procesar la información. Las
entradas pueden ser manuales o automáticas. Las
manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa
por el usuario, mientras que las automáticas son datos
o información que provienen o son tomados de otros
sistemas o módulos. Esto último se denomina
interfases automáticas. Las unidades típicas de
entrada de datos a las computadoras son las terminales, las
cintas magnéticas, las unidades de diskette, los
códigos de barras, los escáner, la voz, los
monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre
otras.Almacenamiento de información: El
almacenamiento es una de las actividades o capacidades
más importantes que tiene una computadora, ya que a
través de esta propiedad el sistema puede recordar la
información guardada en la sección o proceso
anterior. Esta información suele ser almacenada en
estructuras de información denominadas archivos. La
unidad típica de almacenamiento son los discos
magnéticos o discos duros, los discos flexibles o
diskettes y los discos compactos (CD-ROM).Procesamiento de Información: Es la
capacidad del Sistema de Información para efectuar
cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con
datos introducidos recientemente en el sistema o bien con
datos que están almacenados. Esta
característica de los sistemas permite la
transformación de datos fuente en información
que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que
hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones
genere una proyección financiera a partir de los datos
que contiene un estado de resultados o un balance general de
un año base.Salida de Información: La salida es la
capacidad de un Sistema de Información para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades típicas de salida son las
impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas,
la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es
importante aclarar que la salida de un Sistema de
Información puede constituir la entrada a otro Sistema
de Información o módulo. En este caso,
también existe una interfase automática de
salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene
una interfase automática de salida con el Sistema de
Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de
los movimientos procesales de los clientes.
4. METODOLOGÍAS DE TRABAJO
La metodología de trabajo consiste en
planificar y ejecutar un proyecto que beneficie a la empresa y
guíe al equipo de profesionales para que los esfuerzos
sean aprovechados al máximo, esta pueden incluir;
análisis preliminar, diseño, codificación,
puesta en mantenimiento y evolución
5. PROCEDIMIENTO
Un procedimiento es la secuencia de acciones
relacionadas entre sí, que ordenadas en forma
lógica permite cumplir un fin u objetivo
predeterminado.
6. PROCEDIMIENTO 850-P-22 DE
FERROMINERA
El procedimiento 850-P-22 de Ferrominera nos establece
que los documentos pueden ser; las correspondencia enviadas,
recibidas y los correos electrónicos y deben estar
ordenados de la siguiente manera:
6.1 LA CODIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA Y
ARCHIVOS
El código para identificar la correspondencia
generada en forma manual elaborada por Presidencia (Nivel I),
las Gerencias Generales y Gerencias Staff (Nivel II),
Gerencias (Nivel III), Superintendencias y Departamentos
(Nivel IV), Jefaturas de Áreas y Jefaturas de
Sección (Nivel V) que componen la estructura
organizativa de la empresa está conformado por cuatro
letras que identifican la unidad administrativa, cuatro
dígitos consecutivos y dos dígitos que indican
el año en curso, de la manera siguiente:
XXXX-9999/AA; donde
XXXX: Combinación de cuatro letras que
identifican la unidad administrativa. Ejemplos:
PREG: Presidencia – Oficina Ciudad
Guayana.
GGOP: Gerencia General de Operaciones.
GEPL: Gerencia de Planificación
Corporativa.
APCA: Departamento de Aseguramiento Puerto Ordaz
adscrito a la Gerencia de Calidad.
PLMI: Jefatura de Área Planificación y
Desarrollo de Mina.
9999: Número consecutivo comenzando cada
año desde el 0001.
AA: Año en curso. Ejemplo: 03 (año
2003).
El código para identificar las carpetas del
archivo de las unidades de los distintos niveles que componen
la estructura organizativa de la empresa, está
conformado por cuatro letras que identifican la unidad
administrativa, dos dígitos que identifican el
subgrupo y dos dígitos que identifican la carpeta, de
la manera siguiente:
XXXX-SS-CC; donde
XXXX: Combinación de cuatro letras que
identifican la unidad administrativa. Ejemplos:
PREG: Presidencia – Oficina Ciudad
Guayana.
GGOP: Gerencia General de Operaciones.
GEPL: Gerencia de Planificación
Corporativa.
APCA: Departamento de Aseguramiento Puerto Ordaz
adscrito a la Gerencia de Calidad.
PLMI: Jefatura de Área Planificación y
Desarrollo de Mina.
SS: Número consecutivo que indica el subgrupo al
cual pertenece la carpeta o asunto.
CC: Número consecutivo que indica el
número de la carpeta dentro del subgrupo.
Las unidades administrativas que por motivos
organizativos, cambien de adscripción, nivel y/o
denominación, al igual que aquellas unidades nuevas,
deben solicitar al Departamento de Gestión
Organizacional la identificación de la unidad a fin de
dar cumplimiento a las normas anteriormente
descritas.Las excepciones en la codificación de la
correspondencia relativa a las cuatro letras que identifican
la unidad administrativa y a la naturaleza del cargo
serán tramitadas a través del Departamento de
Gestión Organizacional.
6.2 DEL MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA
El código de la correspondencia tal como
circular, memorando, fax y correspondencia externa es un
consecutivo y debe ser registrado en el formato FERRO-5100
"Control de Correspondencia Enviada".El código de identificación y la fecha
deben escribirse en el mismo momento en que se elabora la
comunicación, no es conveniente usar sellos para la
fecha o para el código de
identificación.En caso de que se elabore una correspondencia y se
decida no enviarla se anula el código, tanto en el
formato de control como en el cronológico, incluyendo
una página con el número de la correspondencia
y la indicación de anulado en el espacio
correspondiente en la carpeta.Los formatos prenumerados que sean anulados y que
por razones legales, es necesaria su conservación en
los registros de la empresa, se archivan en el número
correspondiente al original y todas las copias que componen
el juego, engrapadas en la mitad y con la palabra anulada en
todas las hojas.Las correspondencias tales como: circular,
memorando, fax y correspondencia externa deben ser elaboradas
de acuerdo a los estándares anexos y debe tener como
obligatorias (02) copias, una para la carpeta del
cronológico y otra para la carpeta del asunto, con
excepción de las correspondencias generadas por la
Gerencia General de Proyecto y Construcción que se
rigen por lo establecido en el procedimiento 871-P-08"
Intercambio de Comunicaciones".En las correspondencias no debe indicarse que se
está enviando copia al archivo o cronológico.
Sólo si el caso lo amerita, se debe colocar al final
de la correspondencia en el lado inferior izquierdo, la
identificación de la carpeta en el archivo, antes de
las iniciales de las personas que han preparado la
correspondencia.Toda correspondencia debe estar redactada en forma
clara y de fácil comprensión, debe tratar en lo
posible un solo asunto para facilitar su clasificación
y archivo. No debe tener borrones, tachaduras o
enmiendas.Toda correspondencia debe contener al margen
izquierdo al final del contexto las iniciales de las personas
que han preparado la correspondencia, máximo tres (3)
personas y de acuerdo a lo siguiente:
Si quien firma también redacta, se colocan
sólo las iniciales de la secretaria en
minúscula y sin diagonal. Ejemplo: ml.Si quien firma no redacta, sino una tercera persona,
se colocan las iniciales en mayúscula del redactor
separado por la diagonal de quien transcribe en
minúscula. Ejemplo: LAM/ml.Si quien mecanografía también
redactó; se colocan sus iniciales en mayúsculas
sin diagonal. Ejemplo: ML.Se pueden utilizar hasta tres (3) letras como
iniciales de cada una de las personas reseñadas, para
mejor identificación.
Cuando se elabore una correspondencia que va firmada
por una persona de un nivel de superior jerarquía del
que la redactó, se debe:
Colocar como código de la correspondencia el
número de referencia de la unidad de mayor
jerarquía y como referencia cruzada, colocar en el
lado inferior izquierdo, antes de las iniciales de
elaboración, el número de referencia de la
unidad redactora.Registrarse en el formato FERRO-5100 "Control de
Correspondencia Enviada" de ambas unidades.Archivarse en el cronológico de ambas
unidades; quedando como obligatoria la copia del asunto
sólo para la unidad que redactó la
correspondencia.
La correspondencia generada en forma manual debe
contener lugar de origen y fecha completa, en el correo
electrónico se genera automáticamente la fecha
completa.Las circulares para delegación de autoridad
deben indicar la fecha de inicio y terminación de la
misma. A excepción de aquellos casos en que los
motivos de ausencias no permitan colocar una fecha de
conclusión. Al alcanzar la fecha de término, la
delegación queda inmediatamente sin efecto. En caso de
que el titular regrese antes de la fecha pautada, debe
emitirse una circular de revocatoria aprobada por los mismos
niveles que autorizaron la delegación.Las circulares para Nombramiento deben indicar la
fecha de inicio del nombramiento, el nombre de la persona y
el cargo que ocupará.Cuando se requiera enviar copia de una
correspondencia a tercera(s) persona(s):
En caso de correspondencia interna se debe
señalar el nombre y cargo a quien fue enviada, a fin
de que el destinatario esté informado a quien se le
envió la(s) copia(s), antes de las iniciales de
identificación.En caso de correspondencia externa el envío
de las copias puede reflejarse en el original de la
correspondencia, en aquellos casos en que sea estrictamente
necesario.
Cuando se requiera enviar una correspondencia
oficial a una persona, la cual tenga un cargo común
dentro de una unidad, se debe personalizar colocando primero
el nombre de la persona y a continuación el cargo que
corresponde.Toda correspondencia oficial que requiera ser
enviada a una persona en particular y no al cargo, puede ser
elaborada colocando solamente el nombre del
destinatario.Toda correspondencia que contenga páginas de
continuación debe tener el código de
identificación y número de página en la
parte superior derecha de la misma de acuerdo al siguiente
ejemplo: GECA-0100/03El control de la correspondencia recibida en el caso
de la Gerencia General de Comercialización y Ventas,
Gerencia de Comercialización y Gerencia de Ventas se
realizará al final de procesada la misma.Las correspondencias que requieran señal de
recepción deben entregarse personalmente a la Unidad
Receptora.Los formatos de controles de la correspondencia se
pueden llevar en forma manual o en medios electrónicos
y deben estar incluidos en el Índice de Archivo Los
formatos son: FERRO-5120 "Control de Informes y
Presentaciones", FERRO-5100 "Control Correspondencia
Enviada", FERRO-5101 "Control de Correspondencia Recibida",
FERRO-5140 "Control de Agenda de Reuniones", FERRO-5142
"Control de Resoluciones", y FERRO- 5149 "Control de Puntos
de Cuenta".La correspondencia confidencial debe ser abierta por
el Jefe de la Unidad excepto cuando esté autorizada la
Secretaria, Oficinista y/o Responsables del manejo de la
correspondencia.La correspondencia elaborada en papel puede ser
enviada a través del correo electrónico como
archivo adjunto, utilizando el scanner, en cuyo caso el
correo electrónico no es considerado como
correspondencia. Por tanto debe imprimirse el archivo
electrónico de la correspondencia para la(s)
carpeta(s) correspondiente(s). Las correspondencias enviadas
de esta manera no requieren el envío adicional por
otros medios, como por ejemplo: Fax o papel.
6.3 CORRESPONDENCIA OFICIAL POR EL CORREO
ELECTRÓNICO
Las correspondencias elaboradas en las plantillas
del correo electrónico deben considerarse oficiales
si:
El emisor del correo es el Jefe de la Unidad
remitente o persona a quien este autorice y el contenido del
mismo constituye una solicitud de trámite a realizar
por la unidad receptora.El Jefe de la Unidad receptora, sin importar el
remitente, considere la comunicación como
oficial.
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