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Evaluación y propuesta control documentos, gestión patrimonial (página 2)



Partes: 1, 2

Las correspondencias enviadas y recibidas directamente
en las plantillas del correo electrónico y consideradas
oficiales según las normas establecidas, deben tramitarse
a través de la Secretaria, Oficinista y/o Responsable del
manejo de la correspondencia, quien la registra en el formato
FERRO-5100 "Control Correspondencia Enviada" o formato FERRO-5101
"Control de Correspondencia Recibida".

6.4 EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS

  • Todas las carpetas deben estar identificadas en la
    etiqueta como mínimo con el código y el nombre
    del asunto.

  • Los archivos activos de la empresa deben contener
    una lista detallada de las carpetas que integran el mismo que
    se denomina "Índice de Archivo", en el cual se
    colocarán el tiempo de archivo (activo) y el
    período de retención (inactivo). Éste,
    podrá llevar, además, una carátula con
    el resumen de todos los subgrupos contenidos en el mismo,
    definiciones y/u informaciones que permitan manejar con
    eficiencia el archivo.

  • El Índice de Archivo debe colocarse en la
    primera carpeta de la gaveta del archivo, no debe ser
    codificado y debe actualizarse según vigencia
    (permanece sólo el vigente). En caso que se requieran
    mantener las versiones anteriores u obsoletas, debe abrirse
    un asunto o carpeta para la conservación de los mismos
    previa identificación como material
    obsoleto.

  • El Índice de Archivo debe ser impreso en su
    totalidad al momento de la revisión anual de los
    archivos o cuando sea necesario actualizarlo para incorporar
    o desincorporar carpetas y debe ser aprobado por el Jefe de
    la Unidad.

  • El contenido de cada carpeta debe estar clasificado
    por asunto o materia y ordenado por fecha de recepción
    o por fecha de emisión de la correspondencia,
    colocando el último documento encima del anterior, a
    excepción de los cronológicos que deben ser
    ordenados por fecha de elaboración manteniendo la
    secuencia en la codificación. Cualquier otra
    excepción debe indicarse en el Índice de
    Archivos.

  • Los archivos generales de la empresa deben estar
    clasificados por el tipo de información o asunto en
    donde los tres (03) primeros subgrupos son obligatorios,
    deben ser reflejados al principio de el Índice de
    Archivo no importando el orden en que sean
    colocados:

  • Leyes, Decretos, etc.: en este subgrupo se incluye
    toda información que de una manera legisle,
    reglamente, regule o norme las funciones y actividades de la
    unidad administrativa. Se puede generar una Lista de
    Contenido para las carpetas que tengan más de un
    documento la cual se incluirá de primera en la carpeta
    y puede utilizarse como criterio de ordenamiento. Cuando
    exista un documento que amerite, de acuerdo a su relevancia,
    ser incluido en el Índice de Archivo, se le puede
    hacer una carpeta individual. En caso de no utilizar este
    subgrupo debe colocar "No Aplica".

  • Correspondencia Recibida y Enviada: en el se
    incluyen todas las correspondencias cuyo contenido, tema,
    materia o asunto no este incluido en ninguno de los subgrupos
    en que esta dividido el archivo o trate de un asunto que no
    va tener mucha documentación o no se justifique la
    creación de una carpeta especial o
    subgrupo.

  • Cronológicos: Incluye todas las carpetas de
    correspondencias (en el sentido amplio de la palabra)
    enviadas que se clasifican cronológicamente y se
    ordenan por el número de identificación o
    consecutivo. Se incluye en este subgrupo, la correspondencia
    enviada, los puntos de cuentas, resoluciones, faxes,
    facturas, formatos prenumerados, etc. Esta información
    no debe desincorporarse salvo por razones de espacio,
    cuidando de mantener activo al menos los dos últimos
    años más el vigente.

  • En el caso que se requiera generar otros subgrupos,
    se sugiere pero no se restringe el uso ni se obliga a
    conservar el orden de los títulos que a
    continuación se mencionan:

  • Informes, Reportes.

  • Información Administrativa.

  • Información Financiera.

  • Inventario.

  • Presupuesto, Proyectos.

  • Personal.

  • Comité, Comisiones.

  • CVG y sus Empresas.

  • Contratos y Asesorias.

  • Proveedores.

  • De ser necesario, se puede incluir en el
    Índice de Archivo, preferiblemente al final, una breve
    descripción del contenido de cada uno de los subgrupos
    a fin de facilitar la clasificación y ordenamiento de
    la información.

  • El tiempo de archivo en los cronológicos debe
    ser permanente y en otras carpetas de cualquier subgrupo que
    se genera en el año en curso se le debe colocar un
    (01) año en tiempo archivo activo (siempre y cuando no
    tengan registros anteriores y se requiera evaluar el tiempo
    de permanecía en el archivo activo).

  • En el Índice de Archivo los manuales
    existentes en las áreas no constituyen un subgrupo y
    no deben ser codificados de acuerdo a lo establecido en este
    procedimiento y se colocan al comienzo del mismo antes del
    primer subgrupo, indicando la ubicación del
    mismo.

  • Cuando se requiera abrir una carpeta que sea
    continuación de otra existente, se debe identificar la
    carpeta con el código, asunto y debe colocar,
    adicionalmente, el año, número consecutivo o
    cualquier otro criterio correspondiente al mismo asunto que
    identifique el contenido de la carpeta (trimestre 1, 2, 3, 4;
    semana 1, 2, 3, etc.).

  • Se debe mantener y conservar la documentación
    establecida en el artículo 44 del Código de
    Comercio.

  • Las carpetas de los archivos específicos (en
    áreas donde aplique) deben estar codificadas de
    acuerdo con los requerimientos de cada área y se
    incluirán en la plantilla de Índice de Archivo,
    con excepción de los expedientes de compra ubicados en
    la Gerencia de Suministros, que lo controla a través
    del Sistema de Compras.

  • El acceso al archivo activo o material documental en
    las unidades usuarias está permitido a la persona
    responsable y al Jefe de la Unidad; y en el caso de la
    Gerencia General de Comercialización y Ventas,
    además de la persona responsable, a los Coordinadores
    de Venta y de Mercado.

  • Cuando se requiera desincorporar todos los registros
    de una carpeta de cualquier subgrupo del archivo activo para
    su envío al archivo inactivo y el asunto no sea
    necesario utilizarlo nuevamente, se debe identificar en el
    Índice de Archivo como carpeta desincorporada
    indicando la fecha de la desincorporación; el
    código no debe ser reutilizado. Se podrán
    reutilizar los códigos una vez que la Sección
    de Servicios de Oficina haya realizado la eliminación
    o destrucción de los documentos y enviado copia del
    acta al área usuaria involucrada.

  • Cuando se requiera eliminar o destruir una carpeta
    de cualquier subgrupo del archivo activo y no exista en el
    archivo inactivo información desincorporada de este
    mismo asunto, el código puede ser utilizado en otro
    asunto.

  • Todo material que permanezca en el archivo activo,
    debe ser protegido en instalaciones adecuadas que lo proteja
    de cualquier daño, pérdida o
    deterioro.

  • Para evitar que se archive algún material que
    no ha sido leído, revisado o tramitado, la o las
    personas a quienes les compete la acción, deben
    colocar sus iniciales o cualquier otra indicación en
    la primera página autorizando el archivo de la
    documentación, a excepción de la
    correspondencia por correo electrónico que no requiere
    para su archivo media firma, ni iniciales del Jefe
    inmediato.

7. ARCHIMOVIL

Es el lugar donde se almacena un conjunto organizado de
informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo
tratamiento; como soporte material de estas informaciones, el
cual este puede ser manipulado por el personal, a través
de palancas móviles y esté rueda, para su
moda búsqueda de dicha
información.

7.1 Funciones

  • La principal función del archimovil consiste
    en la conservación de documentos, Estos documentos se
    conservaran debidamente ordenados y clasificados. El archivo
    será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo
    que se busca.

  • Otra función del archivo es la de ser un
    centro activo de información que permite relacionar
    los nuevos documentos con los ya archivados.

  • Además sirve como medio de consulta cuando se
    pretende indagar en las actuaciones del pasado.

  • También el archivo sirve como elemento
    probatorio cuando el organismo u oficina pretende demostrar
    la realización de un acto o la forma de
    hacerlo.

8. SOFTWARE DE APLICACIÓN

Permite a los usuarios llevar a cabo una o varias tareas
más específicas, en cualquier campo de actividad
susceptible de ser automatizado o asistido, con especial
énfasis en los negocios. Incluye entre otros: Aplicaciones
de automatización industrial, Aplicaciones
ofimáticas, Software educativo, Software médico,
Bases de datos, Videojuegos.

8.1 Formas

El software adopta varias formas en distintos momentos
de su ciclo de vida:

  • Código fuente: escrito por programadores.
    Contiene el conjunto de instrucciones destinadas a la
    computadora.

  • Código objeto: resultado del uso de un
    compilador sobre el código fuente. Consiste en una
    traducción de éste último. El
    código objeto no es directamente inteligible por el
    ser humano, pero tampoco es directamente entendible por la
    computadora. Se trata de una representación intermedia
    del código fuente. Véase MSIL (Microsoft
    Intermediate Language)

  • Código ejecutable: resultado de enlazar uno o
    varios fragmentos de código objeto. Constituye un
    archivo binario con un formato tal que el sistema operativo
    es capaz de cargarlo en la memoria de un ordenador, y
    proceder a su ejecución. El código ejecutable
    es directamente inteligible por la computadora.

8.2 El proceso de creación de
software

El proceso de creación de software es materia de
la ingeniería del software. Es un proceso complejo que
involucra diversas tareas de gestión y desarrollo. Como
resumen de las etapas para la creación de un software, se
pueden mencionar:

  • Análisis.

  • Desarrollo.

  • Construcción.

  • Pruebas (unitarias e integradas).

  • Paso a Producción.

9 DIGITALIZACIÓN

La digitalización es uno de los medios
disponibles más adecuados para la preservación del
documento original así como para su acceso y
difusión. La microfilmación había sido hasta
hace unos pocos años el único existente; sin
embargo, las nuevas tecnologías han permitido el
desarrollo de otros como la digitalización que está
comenzando a desbancar al microfilm gracias a que supera sus
limitaciones y ofrece nuevas ventajas en cuanto a control de la
calidad de la imagen obtenida, a las posibilidades de
navegación y al acceso al documento digitalizado. En un
principio los proyectos de digitalización tenían un
carácter de innovación y de prestigio que hoy en
día, gracias al abaratamiento y a la implantación
generalizada de ordenadores y periféricos en nuestra
sociedad, han pasado a ser considerados como básicos y
abordables por muchos centros.

9.1 Concepto y características
técnicas.

La digitalización consiste en la captura de la
imagen de los documentos mediante un proceso de escaneo, y su
posterior almacenamiento en un soporte óptico o
magnético. Para ello la imagen original se transforma en
las siguientes etapas:

Muestreo: la imagen se divide en líneas
horizontales y estas a su vez se descomponen en una serie de
puntos o pixels.

– Cuantificación: a cada uno de estos
puntos se le asigna un valor en función de la luminosidad
o color de la imagen original.

A la unión de ambas etapas se le denomina
digitalización, y el instrumento que realiza este proceso
es el escáner o cámara digital. Existen dos
parámetros que determinan el resultado de la
digitalización:

  • La resolución, número de puntos
    obtenidos por unidad de longitud.

  • El número de niveles de grises en que
    se cuantifica la luminosidad del documento, o de colores en
    el caso de que se trate de un documento en color.

La selección y calibración, para ambos
parámetros, de unos valores adecuados condiciona la
calidad de las imágenes y las necesidades posteriores de
espacio físico de almacenamiento. Las imágenes
obtenidas mediante este proceso son de gran tamaño y
ocupan demasiado espacio en memoria por lo que es necesario
someterlas a algún algoritmo de compresión para
facilitar su almacenamiento y su transmisión.

Teniendo en cuenta que uno de los objetivos
fundamentales de la digitalización es el de la
preservación y conservación del documento original,
es imprescindible asegurar que éste no sufra daños
durante este proceso; para ello será necesario utilizar el
instrumento de escaneo más adecuado según el tipo
de documento, así como los parámetros más
indicados para optimizar la calidad de la imagen
obtenida.

9.2 Proceso de Digitalización

El proceso de digitalización( ver figura 3)
incluye los siguientes pasos;

9.2.1 Preparación de Documentos

  • Manual

  • Quitar ganchos, clips

  • Reparar

  • Desencuadernar

  • Arreglar lotes

  • Escaneo de Documentos

  • Semiautomático
    (Manual),Automático

  • Por lotes 50 -100 págs

  • Genera Archivos pequeños

  • Facil transporte

  • Selección de hardware

  • Parametros de calibración
    (brillo/contraste)

  • Curvas de producción

  • Inspección de Documentos

  • Automático

  • Legibilidad o calidad de la imagen

  • Niveles de Resolución; 100 dpi Regular, 200
    dpi Satisfactorio, 300 dpi Bueno ,400 dpi
    Excelente

  • Retocar o maquillar la imagen

  • Herramientas manipulación de
    imágenes

9.2.4 Indización de Documentos

  • Manual/Automatico

  • Crear los indices; Texto, Imagen y Ambos

  • Datos identificación

  • Palabras Claves

  • Relaciones- Ref. cruzadas

  • Grabación de Documentos

  • Automático

  • Magnéticos (temporal)

  • CD-ROM

  • Magneto Opticos

  • Opticos

  • Rockolas

  • Servidores – Bases de datos Documentales

Monografias.com

Figura 3 Proceso de
digitalización

9.3 Tecnología Típica para
digitalización

9.3.1 Software

  • Aplicaciones para procesamiento de
    imágenes.

  • Soft de Red.

  • Indización de Documentos

  • Reconocimiento Óptico de Caracteres
    (OCR)

9.3.2 Hardware

  • Servidores de imágenes.

  • Red.

  • Pantallas.

  • Escáner.

  • Impresoras.

9.4 Ventajas de la
Digitalización.

Entre las principales ventajas de la
digitalización se encuentran:

  • Oportunidad de orden y organización de la
    información

  • Mejor uso de los recursos tecnologicos de la
    oficina

  • Mejoras en el tiempo de trabajo

  • Disponibilidad inmediata de la
    información

  • Elevada capacidad de almacenamiento.

  • Permite la copia de imágenes digitalizadas a
    alta velocidad y sin pérdida de calidad.

  • Control de calidad durante la adquisición de
    la imagen digitalizada, por lo que hace posible la mejora de
    las imágenes con legibilidad reducida.

  • Permite la automatización del servicio a
    usuarios y del proceso de copia.

  • Posibilita el acceso en línea, a varios
    usuarios al mismo tiempo, sobre redes de comunicación,
    por ejemplo a través de Internet.

  • Los equipos necesarios resultan populares y de bajo
    coste, tanto para consulta como para
    impresión.

  • Permite la migración o refrescado de los
    datos almacenados sin pérdida.

  • Permite la estabilidad y permanencia de las
    imágenes durante décadas.

  • Coste de las imágenes similar al
    microfilm.

9.5 DESVENTAJAS DE LA
DIGITALIZACIÓN.

No obstante, a pesar de estas ventajas, la
digitalización presenta algunos inconvenientes que,
durante sus primeros años, hicieron plantearse a muchos
responsables del diseño de proyectos de
reproducción de documentos la conveniencia del empleo del
microfilm o de la digitalización. Entre estas desventajas
destacan:

  • La perdurabilidad del soporte empleado para el
    almacenamiento de la imagen digital es escasa, puesto que la
    tecnología, de lectura y almacenamiento, se vuelve
    obsoleta rápidamente. Esto obliga a la
    migración o refrescado de los datos almacenados a un
    nuevo soporte y a la renovación de los
    equipos.

  • El coste de la microfilmación era, por aquel
    entonces, menor y más estable que el de la
    digitalización. Hoy en día es una
    tecnología que se encuentra en continuo cambio,
    mejorando en capacidad tecnológica, calidad, rapidez y
    precios.

10. ARCHIVO INFORMÁTICO

Finalmente todos los expedientes, documentos e
informenes de la Coordinación General de Gestión
Patrimonial estarán contenidos en archivos
informatico

Un archivo informático es un conjunto de
información que se almacena en una computadora y puede ser
identificado por su ruta completa. Los archivos
informáticos se llaman así porque son los
equivalentes informáticos de los archivos en tarjetas,
papel o microfichas del entorno de oficina tradicional. Los
archivos informáticos facilitan una manera de organizar
los recursos usados para almacenar permanentemente
información dentro de una computadora.

La manera en que se agrupa la información en un
archivo depende completamente de la persona que diseñe el
archivo. Esto ha conducido a una gran cantidad de estructuras de
archivo más o menos estandarizadas para todos los
propósitos imaginables, desde los más simples a los
más complejos. La mayoría de los archivos
informáticos son usados por programas de computadora.
Estos programas crean, modifican y borran archivos para su propio
uso bajo demanda. Los programadores que crean los programas
deciden que archivos necesitan, como se van a usar y (a menudo)
sus nombres.

Los archivos de una computadora se pueden crear, mover,
modificar, aumentar, reducir y borrar. En la mayoría de
los casos, los programas de computadora que se ejecutan en la
computadora se encargan de estas operaciones, pero el usuario de
una computadora también puede manipular los archivos si es
necesario. Por ejemplo, los archivos de Microsoft Office Word son
normalmente creados y modificados por el programa Microsoft Word
en respuesta a las órdenes del usuario, pero el usuario
también puede mover, renombrar o borrar estos archivos
directamente usando un programa gestor de archivos como Windows
Explorer (en computadoras Windows).

CAPÍTULO IV

Marco
metodológico

1. TIPO DE INVESTIGACIÓN.

El tipo de investigación desarrollado en el
presente trabajo es descriptivo, ya que se pretende realizar un
estudio de la situación actual que presenta la
Coordinación General de la Gestión Patrimonial de
C.V.G FERROMINERA ORINOCO.C.A, en cuanto al control de
documentación que allí se maneja, así como
también , proponer metodología de trabajo, para el
personal encargado del manejo de esa información, generar
una propuesta de trabajo que mejore el control,
organización y resguardo de la información y/o de
la documentación, todo ello con miras a obtener un archivo
mas actualizado de los documentos presentes, mayor orden,
fácil manejo y rapidez a la hora de buscar
información. Y mejoras formas para la conservación
de la información

La tipología a emplear permitió describir
factores presentes en la problemática del control de
documentación de la Coordinación General de
Gestión Patrimonial , así como analizarlos e
interpretarlos. La investigación se sustenta en
observaciones que se realizaron a través de un estudio de
campo.

2. POBLACIÓN Y MUESTRA

A fin de obtener información o datos que
facilitaron la evaluación y análisis del control de
documentación, se toma como población la empresa
FERROMINERA DEL ORINOCO específicamente en la
Coordinación General de Gestión Patrimonial y la
muestra fue el archivo que allí se encontraba, así
como el índice de dicho archivo, y la información
contenida en el las carpetas de los archivo ya mencionados,
metodologías de trabajo seguidas y necesidades de
destacarlas.

3. INSTRUMENTOS Y TÉCNICA DE RECOLECCIÓN DE
DATOS

  • Evaluación del sistema del archimovil como
    medio en si mismo como el medio fisico, para contener
    organizadamente la documentación de Gestión
    Patrimonial

  • Revisión General de la Información
    existente en el archivo.

  • Entrevistas informales: se efectuaron entrevistas no
    estructuradas y estructuradas al personal a fin de obtener
    información, opiniones, referencias y conocimientos
    del área de estudio.

  • Revisión bibliografiíta que se refiere
    a la recopilación y análisis del material
    bibliográfico, así como en su pagina Web, en
    los diferentes sistemas de información de red interna
    (Intranet) y el Internet

4. MATERIALES A USAR

  • RECURSO HUMANO

  • Tutor Industrial

  • Tutor Académico

  • RECURSO TECNOLÓGICO

Recurso/Equipo
Descripción

Descripción

Cantidad

Computador

Pentium 200-300 Mhz con

suficiente espacio en Disco
Duro

(entre 20 y 80 MegaBytes
en

principio)

2

Software

Microof office 2000

Wimdom 2000

N/A

Scanner

Para digitalizar imágenes y
texto.

Impresora

Impresión de material
y

contenidos.

1

5 PROCEDIMIENTO

  • Se consultó con las personas que laboran en
    la Coordinación General de Gestión Patrimonial
    registrando sugerencias y experiencia en el manejo de
    clasificación del archivo utilizado en Gestión
    Patrimonial

  • Se evaluó el método de
    clasificación utilizado por la Coordinación
    General de Gestión Patrimonial, argumentando bajo el
    manual de normas y procedimiento 850-P-22, que la empresa
    exige.

  • Se analizó ventajas y deventajas del modelo
    de archimovil utilizado en Gestión
    Patrimonial

  • Se dispuso un flujograma que indica una
    metodología para el control de documentación,
    tanto para los documentos enviados como para los recibidos
    para que se a llevado por la secretaria Ejecutiva de la
    Coordinación General de Gestión
    Patrimonial

  • Se presentó una base de datos para acceder a
    la información contenida en el archivo, para que la
    búsqueda de dicha información se ha mas
    rápida, y fácil de encontrar.

  • Se propuso una nueva clasificación del
    índice de archivo, el cual agrupo de una manera mas
    clara la información allí contenida, siguiendo
    con el manual de norma y procedimiento 850-P-22

  • Se planteo la selección y adopción de
    algunos software para digitalizar la información
    contenida en Gestión Patrimonial

CAPÍTULO V

Situación
actual

1. LUGAR DONDE SE REALIZA EL ESTUDIO

En la Coordinación General de Gestión
Patrimonial encargada de asegurar la administración
centralizada de activos, bienes inmuebles y participaciones de la
empresa, a fin de velar por la conservación y rentabilidad
de los mismos, identificando y promoviendo alternativas de
acción para la toma de decisiones.

2. ANÁLISIS DEL MÉTODO QUE SE LLEVA EN
EL SISTEMA ACTUAL DE PROCESAMIENTO Y CONTROL DE LA
INFORMACIÓN DOCUMENTAL DE GESTIÓN
PATRIMONIAL.

  • Se observó:

  • Buena parte de la información que se genera
    en gestión patrimonial no esta debidamente
    archivada.

  • No existe práctica de trabajo en cuanto a una
    metodología de arreglo de la documentación en
    la coordinación.

  • No se sigue exactamente el Procedimiento 850-P-22 en
    el proceso de archivar la información, es importante
    destacar, que existe una clasificación general, pero
    en algunos casos la información que contiene es
    diversa y no guarda relación con el contenido que se
    específica.

  • En cuanto a la información de propiedad se
    observa que la misma no guarda un orden específico con
    respecto al tipo de propiedad al que pertenece, vale decir,
    se hace necesario reclasificar la misma.

  • Deficiente control de la correspondencia enviada y
    recibida.

  • No existe control de los Correos enviados y
    recibidos.

3. REVISIÓN DEL MEDIOS FÍSICOS
EXISTENTE PARA EL ARREGLO DE LA
INFORMACIÓN.

  • El Archimóvil de la Gestión
    Patrimonial esta ubicado en lugar muy pequeño, por lo
    que el trabajo de archivo se hace incomodo, no obstante,
    hemos sido informados que esta ubicación es
    provisional en tanto se concluyan los trabajos de
    adecuación del espacio físico
    definitivo.

  • En relación a la identificación
    General de Contenidos y a los elementos existentes en el
    archivador como medios para la ordenación de la
    información se observa lo siguiente:

  • La identificación del área exterior
    del archivo es diferente a la identificación que
    existe internamente.

  • No existe identificación en cada uno de los
    módulos de archivo, en relación con la
    documentación que efectivamente posee.

  • Las Carpetas colgantes son débiles con
    relación al volumen de información que existe
    en algunos expedientes y las etiquetas y espacios destinados
    para ellas son muy pequeños, lo que obliga a un
    registro poco visible, resultando a veces
    impractico.

  • El Volumen de información por expediente en
    algunos casos es muy grande lo que dificulta que la
    información contenida en ella se pueda sostener, ello
    esta ocasionando que parte de la misma no se conserve en su
    lugar.

  • En buena parte de los expedientes existentes, no
    existe un orden específico de la información,
    el cual, debería tener, según el manual de
    normas y procedimiento (850-P-22), un orden
    cronológico.

  • En general de información básica de la
    Coordinación General no esta digitalizada, por tanto,
    no se aprovecha en la oficina las ventajas
    tecnológicas existentes, vale decir, redes,
    computadores, escaner entre otros.

  • No se observan controles del uso de los expedientes,
    vale decir, control de las carpetas y correspondencias
    prestadas.

  • En los módulos de archivo, existe
    información sin archivar en los expedientes
    respectivos.

  • No toda la documentación que existente tiene
    su expediente abierto.

  • No existe registro de Planos.

  • Los Planos existentes esta contenidos en algunas
    carpetas, otros están sueltos, otros doblados, otros
    en una manera que resulta insuficiente para contenerlos y
    controlarlos.

4. ESTUDIAR LAS METODOLOGÍAS DE
TRABAJO

El personal encargado del control de
documentación " La secretaria Ejecutiva" de
Coordinación de Gestión Patrimonial no sigue una
metodología de trabajo , lo que hace que la
información se acumule propiciando al desorden de la
información.

5. MANEJO DE SOFTWARE EXISTENTE EN EL
COORDINACIÓN GENERAL DE GESTIÓN
PATRIMONIAL

Actualmente la Coordinación General de
Gestión Patrimonial, no cuenta con un software para el
control de Documentos, por consiguiente la información de
Gestión Patrimonial no esta digitalizada, por tanto, no se
aprovecha en la oficina las ventajas tecnológicas
existentes, vale decir, redes, computadores, escaner entre
otros.

CAPÍTULO VI

Análisis de
resultados

Debido a la situación actual de la
Coordinación General de Gestión Patrimonial se
presente las siguientes propuestas para solucionar los problemas
existentes:1)Propuesta de seguir un procedimiento de trabajo para
la situación actual y si se adopta al proceso de
digitalización de la Coordinación General de
Gestión Patrimonial; es decir se plantea unos flujogramas
donde indica los pasos que deberían realizarse para el
manejo de correspondencias tanto para enviar como para recibir
documentos 2)Propuesta de método del control de
documentación de Gestión patrimonial; aquí
se presenta una nueva clasificación del índice de
archivo , basándose en los criterios de propiedad de la
empresa.3)Propuesta de ampliación de capacidad del
archivo; aquí indica que archivo existente no es lo
suficientemente espacioso para el gran volumen de
información contenida en Gestión Patrimonial.
4)Propuesta de una base de datos del índice de archivo en
Excel; este fue diseñado con el fin de tener una
herramienta de una búsqueda rápida de la
información contenida en el archivo de Gestión
Patrimonial, a través de un Excel.5)Propuesta de
digitalización de la Coordinación General de
Gestión Patrimonial; aquí se plantea algunos
software para digitalizar los documentos contenidos en
Gestión Patrimonial, analizando ventajas y desventajas de
la digitalización de la Coordinación. A
continuación se explicara en detalle cada una de estas
propuesta:

1 PROPUESTA PARA SEGUIR UN PROCEDIMIENTO DE TRABAJO
PARA LA SITUACION ACTUAL Y SI SE ADOPTA AL PROCESO DE
DIGITALIZACION DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE GESTION
PATRIMONIAL

Se presenta un flujograma de trabajo que recogerá
los pasos básicos para elaborar el mismo destinado al
personal encargado del control de documentación para el
manejo de correspondencia enviadas y recibidas en la
Coordinación General de Gestión Patrimonial, donde
nos indica mediante pasos como debe ejecutarse el manejo de la
información.

Se muestra dos tipos de flujogramas uno para la
situación actual presentada en Gestión Patrimonial,
es decir, que aun no existe un software de digitalización
y el otro donde se muestra cuando ya se incorpore un software o
base de datos para digitalización de
documentos.

Una de las ventajas de este procedimiento o conjuntos de
pasos, es un mayor orden, cabe indicar que estos pasos deben
realizarse diariamente para garantizar que el trabajo fluya
eficazmente

Flujograma de control de documentos enviados y
recibidos que se debe aplicar para la situación
actual

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Figura 4 Flujograma de correspondencia
enviadas y recibidas en la situación actual

En cuanto se implemente la digitalización en la
Coordinación General de Gestión Patrimonial, se
debe seguir la siguiente metodología ( ver Figura
5)

Monografias.com

Figura 5 Flujograma de correspondencia
enviadas y recibidas en el proceso de
digitalización

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DE CORRESPONDENCIAS
ENVIADAS Y RECIBIDAS PARA SER APLICADO PARA SITUACIÓN
ACTUAL

PARA CORRESPONDECIAS RECIBIDAS

  • 1. La "Secretaria Ejecutiva" recibe "El
    Documento", lo sella, registra en control de "Correspondencia
    Recibidas",

  • 2. Saca una copia y lo archiva en el expediente
    de "comunicaciones recibidas" 3

  • 3. Entrega original al "Coordinador General"
    para la revisión y asignación del
    trabajo.

  • 4. El "coordinador" analiza la
    documentación y la devuelve a la "Secretaria
    Ejecutiva" con la designación para la ejecución
    de los trabajos.

  • 5. La "Secretaria Ejecutiva" recibe el
    original, saca copia del documento y lo entrega al personal
    designado para la ejecución del trabajo.

  • 6. Luego lo devuelve y la secretaria abre y/o
    archiva el original en el expediente
    correspondiente

PARA CORRESPONDECIAS ENVIADAS

  • 1. El originador prepara borrador de
    "Documento"El originador le envia un borrador del "Documento"
    a la "Secretaria Ejecutiva"

  • 2. La "Secretaria Ejecutiva" revisa, codifica,
    verifica y prepara anexos, coloca en el formato
    correspondiente (ISO 9001)

  • 3.  Imprime y remite al Coordinador General de
    Gestión Patrimonial para validación y
    firma

  • 4. El Coordinador General firma y entrega
    "Documento" a la Secretaria Ejecutiva, quien saca tres
    copias, original y copia sellada la envía al
    destinatario, devuelve el recibido otra copia en el
    cronológico y la tercera copia va en el expediente del
    caso

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DE CORRESPONDENCIAS
ENVIADAS Y RECIBIDAS PARA SER APLICADO EN EL PROCESO DE
DIGITALIZACION

PARA CORRESPONDECIAS RECIBIDAS

  • 1. La "Secretaria Ejecutiva" recibe "El
    Documento", lo sella, registra en control de "Correspondencia
    Recibidas",

  • 2. Saca una copia y lo archiva en el expediente
    de "comunicaciones recibidas" Entrega original al
    "Coordinador General" para la revisión y
    asignación del trabajo el cual luego devuelve para
    expediente

  • 3. El "coordinador" analiza la
    documentación y la devuelve a la "Secretaria
    Ejecutiva" con la designación para la ejecución
    de los trabajos.

  • 4. La "Secretaria Ejecutiva" recibe, saca copia
    del documento y lo entrega al personal designado para la
    ejecución del trabajo, abre el expediente, escanea el
    original saca copia, luego archiva el original permanente,
    envía una copia al trabajador y envía digital
    al archivo-base de datos- expediente digital

PARA CORRESPONDECIAS ENVIADAS

  • 1. El originador prepara borrador de
    Documento.

  • 2. La "Secretaria Ejecutiva" revisa, codifica,
    verifica y prepara anexos, coloca en el formato
    correspondiente (ISO 9001) imprime y remite al Coordinador
    General de Gestión Patrimonial para validación
    y firma(para el correo se leva un control en otra carpeta
    identificando con código)

  • 3. El Coordinador General, aprueba firma la
    comunicación y entrega "Documento" a la Secretaria
    Ejecutiva, escanea después de recibir, imprime y
    envía en físico y digital, luego archiva
    expediente físico y digital.

  • 4. Escanear el documento e introducirlo en
    expediente Digital correspondiente en la
    computadora

2. PROPUESTA DE METODO DEL CONTROL DE DOCUMENTACION
DE LA COORDINACION GENERAL DE GESTION PATRIMONIAL

De acuerdo a la investigación realizada se
determino que es necesario reclasificar la información
contenida en el archivo de La Coordinación General de
Gestión Patrimonial tomando en cuenta la naturaleza de los
bienes de propiedad de Ferrominera, ya no guardaba ningún
criterio de ordenación en función de ello se
determino que es imprescindible desarrollar:

2.1 Nueva clasificación del índice de
archivo de Gestión Patrimonial

El índice de archivo de Gestión
Patrimonial se clasificó de una forma más
fácil de encontrar la información que se desea
buscar. Para ello se realizo un estudio de todas las propiedades
que tenia Gestión Patrimonial, analizando la
información que contenida las carpetas y
clasificándolo de una manera mas especifica siempre y
cuando cumpla con el manual de normas y procedimientos 850-P-22,
el cual se propuso un índice de archivo y basándose
en el criterio de propiedad (ver anexo I)

  • Organización del Archivo:

Esto contempla;

  • Cambios de Códigos

Modificar los códigos actuales por los nuevos
propuestos mencionados anteriormente, atendiendo una
clasificación en función de la propiedad

  • Identificación

Se debe identificar los expedientes con el código
y descripción de su contenido.

De igual manera se debe mejorara la
identificación de cada expediente en el archimovil, se
determina que es necesario que cada tramo debe ser
específicamente identificado y cada carpeta utilizada (ver
anexo II)

2.2.3 Revisión y verificación del
contenido de las carpetas

La información contenida dentro de las carpetas
debe estar correctamente archivada de forma cronológicas,
con un grosor de 4 cm. máximo para que no exceda el peso
de las carpetas y estas no se rompan. De igual forma se
recomienda revisar cada una de las carpetas para verificar si su
contenido corresponde al de su titulo de carpeta y de esa manera
ir ordenando el archivo.

3 PROPUESTA DE AMPLIACION DE CAPACIDAD DEL ARCHIVO
EXISTENTE

Después de analizar la situación existente
en la Coordinación General de Gestión se considera
que el volumen de información es muy elevado sin contar
que actualmente no se tiene el registro completo de todas las
propiedades de la empresa, en estos momentos se trabaja con
edificaciones, lo que hace prever que la dimensión del
archivo actual es insuficiente para contener el volumen de
información que requiere manejar Gestión
Patrimonial a esos fines se estudia el proceso para el
almacenamiento de información y se determino lo
siguiente;

  • No hay actualmente espacio físico (
    instalación) suficiente para ampliar el archivo de la
    Coordinación General de Gestión
    Patrimonial

  • Se hace necesario incorporar mas vagones al
    archimovil para garantizar la continuidad del archivo, mas
    sin embargo no hay espacio donde colocarlo

  • Se requiere obtener otro espacio físico para
    la ampliación de la capacidad del archivo de
    Gestión Patrimonial, el cual puede venir dado por la
    recuperación del espacio físico identificado
    como "sala eléctrica" el cual esta ubicado en la zona
    cercana a la oficina de Gestión patrimonial en la cual
    se propone colocar dos archivos móviles (ver anexo III
    )

  • Es factible diseñar para algunos tramos de la
    pared siempre y cuando la distribución del mobiliario
    lo permita, algún sistema de archivo que una vez que
    se determine el nuevo espacio se pueda utilizar para guardar
    respaldos de información digitalizada.

  • Es posible instalar un archivo pequeño
    detrás de la puerta de entrada de la oficina de ventas
    y excedentes.

  • Mudar a la Coordinación General de
    Gestión Patrimonial a un área mayor que permita
    no solo la mayor utilización de los espacios sino
    también el diseño de espacios para el archivo
    requeridos para Gestión Patrimonial

  • Se requiere ordenar planos de la Coordinación
    General de Gestión Patrimonial, alcance no contemplado
    en este trabajo

4 PROPUESTA DE UNA BASE DE DATOS DEL INDICE DE
ARCHIVO EN EXCEL

En preliminares se diseñó en Excel un
pequeño sistema como herramienta que permite la
búsqueda rápida de información contenida en
el índice de archivo de la documentación de
propiedades que posee la Coordinación General de
Gestión Patrimonial.

Objetivos, características y funciones del
sistema "Índice de archivo en Excel"

Objetivo;

Facilitar la búsqueda de expedientes de la
Coordinación General de Gestión Patrimonial por
criterio de propiedad.

Características:

  • Contiene una pagina de bienvenida al sistema en
    Excel como presentación al cual se accede para entrar
    a la base de datos "Índice de archivo en Excel"
    (ver figura 6)

Monografias.com

Figura 6 Página de bienvenida a
la base de datos del índice de archivo de Gestión
Patrimonial

  • La segunda pagina contiene la siguiente
    información ( ver figura 5):

  • Número; Cantidad de grupos en que se
    encuentra clasificado el índice de archivo

  • Grupos; es la clase o clasificación de
    propiedad de la información de Gestión
    patrimonial el cual tiene que seguir el procedimiento
    850-P-22 de Ferrominera

  • Código; es el registro o numero de
    cada expediente dentro de la clasificación de los
    grupos

  • Tiempo de archivo; es el tiempo el cual se
    almacena la información dentro del sistema puede ser
    activo (se debe seguir guardando el expediente) e inactivo
    (puede ser eliminado), mientras siga el procedimiento
    850-P-22 de Ferrominera.

Monografias.com

  • Ubicación ; se refiere a la
    ubicación actual del expediente dentro del
    archimóvil

Figura 7: Características del "Índice
de archivo en Excel"

Funciones de la base de datos "Índice de
archivos en Excel"

Un ejemplo de búsqueda de información

1. Acceder a la pagina de bienvenida ( ver figura 4)
luego colocar el Mouse el en recuadro PRESIONE AQUÍ PARA
INGRESAR.

  • 2. En seguida se muestra en lista todos los
    grupos y códigos del índice de archivo(ver
    figura 5)

  • 3. Si se desea buscar un expediente conociendo
    sus características importantes, deberá
    colocarse en el recuadro que tiene por titulo GRUPO o
    DESCRIPCION y en la parte derecha de este se encentra una
    fecha que permite la búsqueda del grupo o
    descripción requerido( ejemplo leyes, decretos y
    cacetas oficiales) se puede buscar dicho grupo con solo
    colocar la primera inicial de la letra del grupo el cual
    desea, es decir colocar (L) y aparecerá todas las
    opciones con la letra (L) que contenga esta base de datos

  • 4. De ese modo se resulta la búsqueda de
    información aparecerá de una forma mas
    fácil y luego de seleccionar el expediente requerido,
    aparecerá el código y la ubicación de
    esté en el archimovil, para rápidamente buscar
    la carpeta que contiene la información
    necesitada.

5 PROPUESTA DE DIGITALIZACIÓN DE LA
COORDINACIÓN GENERAL DE GESTION PATRIMONIAL

Analizando el flujo y volumen de información de
Gestión Patrimonial se determino que es recomendable
adoptar un proceso de digitalización de la
información de esta unidad debido que mediante este medio
se ofrecen ventajas para el trabajo entre las cuales destacan la
más importante

  • Ordenación de la información y
    documentos de la oficina

  • Disponibilidad de información en
    línea

  • Mejor uso de los recursos tecnológicos de la
    oficina

  • Mejoras en el tiempo de trabajo

  • Elevada capacidad de almacenamiento.

Propuesta de software para la digitalización
de la documentación de la Coordinación General de
Gestión Patrimonial:

  • a) SCAV

  • Software: SCAV

  • Fabricante: NOVOSTIL

  • País:Venezuela – Caracas

  • Proveedor: Jorman Ponte

  • Email: www.novostil.net

  • Telefonos: +58-212-2668666 / 2646823 /
    2679860 / 2679142

SCAV, Normaliza los procesos típicos de archivo
al manejar y controlar cualquier tipo de documento: texto,
archivos electrónicos, imágenes digitalizadas, voz,
video, flujos de trabajo, páginas web, correo
electrónico y acceso a internet. El usuario entra a una
base de datos previamente configurada según las
necesidades de la empresa, y a través de una barra de
herramientas realiza la búsqueda de la
información.

La facilidad de envío de correo
electrónico es compatible con programas como el Exchange
de Microsoft, Notes Mail y CC Mail de Lotus y Groupware de
Novell. El envío de mensajes se realiza igual al del
correo interno o cuando se enruta un documento. Adicionalmente,
permite la integración con la Web.

Esta herramienta incluye un diccionario interno
(Tesauro) para la validación de datos, y evitar
información errónea en el sistema. Asimismo,
permite el manejo de diferentes bases de datos como Oracle,
Informix, SQLServer y Access, cuando no se requieren grandes
bases de datos.

En el manejo de imágenes, los usuarios tienen
acceso a sellos, logos, firmas, visualización de
documentos y trabajar con detalles de los planos. La seguridad es
una de las prioridades de esta herramienta. A través de
una clave secreta, cada usuario entra al sistema y tiene acceso a
su buzón de correo.

Por último, se implementaron módulos para
el desarrollo de flujos de trabajo donde los usuarios manejan y
administran los flujos de manera rápida y
sencilla.

  • Lenguaje que está desarrollado el
    SCAV

Las primeras versiones de D.O.S. fueron desarrolladas
bajo el lenguaje CLIPPER, las versiones para Windows están
desarrolladas bajo VISUAL BASIC y para las versiones de
Internet/Intranet se usaron VB-script, ASP y Java Script entre
otros.

  • Tipo de archivo para bases de datos que usa el
    SCAV

El SCAV está diseñado para interactuar con
cualquier manejador de base de datos comercial, las
implementaciones más comunes se realizan sobre archivos de
formato ACCESS (mdb) y MS-SQL Server, sin embargo está
instalado también en ORACLE e Informix

  • Formato de imágenes que utiliza el
    SCAV

El sistema maneja múltiples formatos de
imágenes (TIFF, PCX, BMP, TIF2, JPG, WMF, DIB, GIF, etc. )
garantizando extraordinaria resolución y obtención
de copias fieles de todos los documentos digitalizados.
Constantemente se agrega cualquier formato comercial nuevo que
surja en el mercado, garantizando una plataforma totalmente
compatible con otros ambientes.

  • Espacio las imágenes digitalizadas

El SCAV posee rutinas de compresión que permiten
reducir el tamaño de las imágenes desde un 60%
hasta un 92%, dependiendo de la densidad que posea la imagen (una
fotografía es muy densa, una carta de cinco líneas
es muy poco densa). En un archivo de documentación
común en un gigabyte de espacio se pueden almacenar de
30.000 a 35.000 imágenes (cada hoja representa una
imagen).

  • Almacena la información en Compact Disk
    (C.D.) en el SCAV

El SCAV es capaz de manejar cualquier medio de
almacenamiento disponible para computadores. Los medios
más comunes son: Discos duros magnéticos, Discos
Ópticos, Compact Disks (C.D.), Cintas, cartuchos,
diskettes, etc.

  • SCAV maneja Faxes

El sistema puede interactuar con servidores de faxes
(Fax Server de Novell, por ejemplo), permitiendo la
recepción y envió automático de faxes. Los
faxes son manejados como un documento más.

El SCAV es capaz de operar en cualquier plataforma sobre
la que opere cualquier versión de Windows. Debido a la
enorme popularidad del Windows, casi todas las plataformas
operativas para micros permiten operarlo, entre ellas se
encuentran LINUX, OS/2, Novell, UNIX, etc.

Existen tres (3) versiones, las cuales son;

  • SCAV Personal; está limitado a tres (3)
    usuarios y no posee Flujo de Trabajo

  • SCAV Junior; está limitado a veinticinco (25)
    usuarios y no posee Flujo de Trabajo,

  • SCAV Full; no posee limite de usuarios y tiene flujo
    de trabajo.

  • El costo de este sofware para la aplicación
    en la Coordinación General de Gestión
    Patrimonial es de 33000000 Bs

  • b) OnBase

  • Software: OnBase

  • Fabricante: Eniat

  • País: Venezuela – Caracas

  • Proveedor: Eniat

  • Email: info@eniac.com

  • Teléfonos: (58-212) 709-5600 – Fax:
    (58-212) 574-1605.

OnBase es un sistema integrado de la gerencia del
documento (IDM) que combina la distribución de las
capacidades, de la gerencia, de la proyección de imagen y
del documento del workflow. OnBase maneja los procesos del
negocio que organizan recíprocamente y que controlan
documento dinámicamente.

  • Funciones

– OnBase permite a organizaciones acelerar sus
operaciones y compartir la información crítica con
los empleados, los socios de negocio y los clientes.

– OnBase es totalmente configurable, abierto, scalable y
modular.

– Es extremadamente fácil configurar permitir
puestas en práctica más rápidas en
días, coste total de reducción al mínimo de
la adquisición y la inversión de vuelta de
aceleración.

  • Los módulos principales de OnBase
    son:

– FRÍO: Identifica, comprime
automáticamente, los índices y los almacenes que
todos los documentos generaron por informes y
listados.

– Proyección de imagen del documento: Documentos
del papel de convertidos en imágenes usando una variedad
del formato mientras que está puesto en un índice
automáticamente.

– EDMS: Almacena, maneja, revisa y controla los archivos
del uso de ODBA, por ejemplo Microsoft Office (palabra, Excel,
punto de la energía) o habitación elegante del
loto, integrada totalmente.

  • Aplicación:

Permite emular una sesión (5250, 3270, el ANSI y
VT220) de OnBase con un anfitrión, apoyando este uso con
imágenes.

Cliente: Interfaz de OnBase con el usuario. La
búsqueda sofisticada, se recupera, revisión,
impresión y la distribución de documentos se puede
hacer de aquí.

Distribución de Documentos: Distribuye
automáticamente la información a mil de receptores
vía fax, E-mail, el CD, DVD o el WEB.

Algunas de las ventajas múltiples usando
OnBase:

– Rápidamente y adaptación
fácil.

– Disminución radical del uso de papel dentro de
la organización, dando por resultado una reducción
importante en las compras de papel y el tiempo perdido por los
empleados que archivan, localizando, recuperando, fotocopiando y
enviando documentos.

– Reducción del espacio físico para los
bienes de consumos el almacenar del papel y de las
máquinas y de las impresoras de la fotocopia.

– Los empleados tendrán más tiempo para
hacer su trabajo.

– Las organizaciones serán más
dinámicas y competitivas.

– La información pedida por los empleados, los
clientes y los socios será obtenida.

– La información será más segura y
confiable.

Cuadro 1

COMPARACIÓN ENTRE LOS SOFTWARE CON RELACION A SU
CONTENIDO EN EL SISTEMA

SCAV

ONBASE

Formato de imágenes Tiff,
Pcx,BMP,TIF2,JPG,WMF,DIB,Gif

Formato de imágenes; grupo IV, Tiff,
YPEG,BMP,PCX y muchos más

Soporta bases de datos como Acees,MS- SQL Server,
oracle

Soporta bases de datos del tipo SQL y con el
estandar ODBC, soporta versiones de Microsoft Sql,
Server,oracle y Sybase

Opera en cualquier plataforma de Windows,
también en Linux, Novell, Unix y en casi toda las
plataformas para micros

Opera en plataformas como Windows, Novell Netware,
Unix o cualquier tipo de sistema operacional que
puedaacceder desde uan estación de
trabajo

Soporta interfases de escáner tipo
twain

Soporta interfases de escáner tipo twain y
KOFAX

Capaz de manejar cualquier medio de almacenamiento
disponible como discos duro, magnéticos, discos
ópticos, compact disk, tintas, diskettes

Almacena adtos en discos duros, Cd, DVD, disco
optico, Raid

Permite el envio de correo electrónico
publicaciones en la Web

Permite el envio de correo electrónico
publicaciones en la Web

Conclusiones

De acuerdo con lo analizado y estudiado en este trabajo
se concluyó lo siguiente:

  • 1. Se observó que buena parte de la
    información que se genera en gestión
    patrimonial no esta debidamente archivada.

  • 2. No existe práctica de trabajo en
    cuanto a una metodología de arreglo de la
    documentación en la coordinación.

  • 3. No se sigue exactamente el Procedimiento
    850-P-22 en el proceso de archivar la información, es
    importante destacar, que existe una clasificación
    general, pero en algunos casos la información que
    contiene es diversa y no guarda relación con el
    contenido que se específica.

  • 4. En cuanto a la información de
    propiedad se observa que la misma no guarda un orden
    específico con respecto al tipo de propiedad al que
    pertenece, vale decir, se hace necesario reclasificar la
    misma.

  • 5. Deficiente control de la correspondencia
    enviada y recibida.

  • 6. No existe control de los Correos enviados y
    recibidos.

  • 7. En buena parte de los expedientes
    existentes, no existe un orden específico de la
    información, el cual, debería tener,
    según el manual de normas y procedimiento (850-P-22),
    un orden cronológico.

  • 8. La información básica de la
    Coordinación General no esta digitalizada, por tanto,
    no se aprovecha en la oficina las ventajas
    tecnológicas existentes, vale decir, redes,
    computadores, escaner entre otros.

Recomendaciones

De acuerdo con lo analizado y estudiado en este trabajo
se recomienda lo siguiente:

Es importante que el personal encargado del
control de documentación cumpla con el procedimiento de
correspondencia enviadas y recibidas en La Coordinación
General de Gestión Patrimonial para obtener mejoras en el
orden de expedientes y así obtener lograr avances en el en
trabajo que se desempeña en esta área.

  • 1. Se recomienda Ordenar la
    documentación y archivos de la Coordinación
    General de Gestión Patrimonial.

Se requiere obtener otro espacio
físico para la ampliación de la capacidad del
archivo de Gestión Patrimonial, el cual puede venir dado
por la recuperación del espacio físico identificado
como "sala eléctrica" el cual esta ubicado contigua a la
oficina de Gestión patrimoniales el cual se propone
colocar dos archivos móviles

Se recomienda una base de datos
"índice de archivo" para la búsqueda de
información de manera rápida lo cual facilita el
trabajo

  • 2. Se hace necesario implementar un proceso de
    digitalización de la información de esta unidad
    debido que mediante este medio se puede optimizar el
    trabajo.

Referencias
bibliográficas

  • Digitalización de documentos: [ Documento en
    línea ] Disponible en: http://www.iniziar.com/digitalizacion.html

  • Generalidades de la empresa C.V.G FERROMINERA DEL
    ORINOCO: [Documento en línea ] Disponible en:
    www.ferrominera.com

  • Manual de procedimiento 850-p-22 de C.VG.
    FERROMINERA ORINOCO

  • ROJAS DE N., R. (1997). Orientaciones
    Prácticas para Elaboración de Informes de
    Investigación.
    (2da Ed.) UNEXPO. Vice – Rectorado
    Puerto Ordaz.

DEDICATORIA

Le dedico este trabajo A DIOS por ser lo
más importante para mí y estar siempre presente en
mi vida.

A Madre Miriam León (Ingeniero
Eléctrico) y Mi Padre Enrique Arteaga (Ingeniero
Metalúrgico) mis dos fuentes de inspiración que
siempre me han cuidado y apoyado en todo momento de mi
vida.

A mi hermanos Luís, Rosa y
Nicolás por estar presentes en mi vida

A mi amor Diego Osorio ( Ingeniero Mecánico) con
quien he compartido los mejores momentos que han transcurrido en
mi vida y han sido de mucha de felicidad".

Andreina
Arteaga

AGRADECIMIENTOS

Primero que todo a Dios, por estar viva, tener salud e
inteligencia para poder lograr todo lo que yo desee para
mí bien.

A mi Madre Miriam León por darme la vida, por
ocuparse de mí estos 22 años de mi vida, por la
tolerancia y amor que me brinda.

A mi Padre Enrique Arteaga por también darme la
vida y por su apoyo incondicional en todo momento

A mis hermanos Luís, Nicolás y Rosita por
estar presente.

A Diego Osorio, mi amor bello, por tu cariño,
amor, paciencia, por compartir momentos de alegrías, por
ayudarme cada vez que te necesite, por apoyarme en mis problemas,
simplemente gracias por estar a mi lado.

A la señora Belkis Gimón por toda su ayuda
y apoyo para la elaboración de este trabajo

A profesor Iván Turmero por su gran
colaboración para la realización de este
proyecto

A mis amigas Eliana, Anais, Elizabet, Iraima, Denelyn, y
Alexandra por compartir buenos y no tan buenos momentos
juntas

A la Señora Nancy por su apoyo en todo momento y
a mis cuñis Maria Alejandra Osorio y Maria Eugenia Osorio
por compartir buenos momentos

A mis compañeros de trabajo, Ahonelides, Yelitza,
José, Rodolfo, Yomarys, Flor, Milagro, Catoní,
Rene, Oreyana y Alicia por su ayuda prestada durante mi
estadía en la empresa

¡A todos Gracias!

Andreina
Arteaga

 

 

Autor:

Andreina Yuruaní Arteaga
León

Enviado por:

Iván José Turmero
Astros

Fecha: Abril 2007

Partes: 1, 2
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