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Manual de procedimientos, sustitución de importaciones




RESUMEN

La presente investigación consiste en la elaboración de un Manual de Procedimientos para la Sustitución Selectiva de Importaciones que se lleva a cabo en la Gerencia de PMH en C.V.G. Ferrominera Orinoco. Este tiene como objeto presentar una guía que permita la efectividad en la ejecución de dicha sustitución que se desarrolla en la empresa, con miras a que cada procedimiento se realice de forma correcta. Se enmarca en la modalidad de una investigación proyectiva, apoyada en un estudio de campo de tipo descriptivo, que permitió al investigador determinar la situación problemática. Se utilizaron técnicas e instrumentos de recolección de datos como la observación directa y la entrevista no estructurada, aplicada a tres personas que laboran en este. Los resultados obtenidos fueron analizados cualitativamente, con lo cual se determinó que se necesita de una herramienta que permita normalizar la estructura operativa, facilitando el control y evaluación del programa de sustitución.

PALABRAS CLAVES: Sustitución de Importaciones, Manual de Procedimiento, Control, Procedimiento.

INTRODUCCION

Hoy en día y desde siempre, el mundo se ha caracterizado por ser cambiante en cuanto a tecnología, procesos, entre otros, lo que conlleva a una competencia cada vez mas fuerte; es por ello que se requiere que la administración de toda empresa u organización sea cada vez más efectiva, busque obtener resultados óptimos, logre la satisfacción del cliente y a la par haga buen uso de los recursos con que cuenta, esa relación se logra fundamentalmente cuando se mejoran los procesos.

Dada esta situación, una organización como C.V.G Ferrominera Orinoco, específicamente en la Gerencia de PMH, se ve en la necesidad de analizar como se realizan los procedimientos de sustitución de importaciones y en base a este conocimiento establecer un medio de control y evaluación que permita que estos se realicen de forma más efectiva. Por ello este trabajo de investigación consiste en la búsqueda de conocimientos de los procesos administrativos y operativos de dicho programa de sustitución, la recopilación, interpretación, análisis y mejoramiento de alguno de ellos, considerados por la dirección como los más importantes, lo que dará como resultado la elaboración de un manual de procedimientos.

Este manual permitirá al personal que labora en la unidad de sustitución de importaciones realizar sus actividades en forma más sistemática, obtener un mayor control de los procesos y realizar la revisión y el mejoramiento constante de los mismos a fin de cumplir más eficientemente con los objetivos trazados. Para obtener la información veraz y precisa que se requiera es necesario implementar la observación directa y la realización de entrevistas no estructuradas al personal seleccionado.

Entre los beneficios que aporta esta investigación es que el manual se puede implementar de forma inmediata y medir los resultados a muy corto plazo, además de ser una herramienta que puede seguir de guía a otras unidades de la misma empresa, así como también a otras organizaciones que implementen las actividades de sustitución selectiva de importaciones. Por esta razón, se decidió llevar esta investigación estructurada en los siguientes capítulos:

Capítulo I El Problema. La realización de este capítulo se aboca al planteamiento del problema, la justificación, así como los objetivos de la investigación propuesta y el alcance.

Capítulo II Marco Teórico. Este punto del estudio comprende los antecedentes de la investigación, el tratamiento de los aspectos teóricos- conceptuales relacionados con los manuales de procedimientos, tales como las bases teóricas.

Capítulo III Metodología. Con el desarrollo de este capítulo se definen los aspectos relativos al tipo de investigación, área de investigación, la población objeto de investigación, así como las técnicas e instrumentos de recolección de los datos y técnicas de análisis de datos.

Capitulo IV: Diagnóstico. Consiste en analizar la situación actual, mediante la técnica de análisis e interpretación de la información obtenida y las conclusiones de los resultados.

Capitulo V: El Manual. En este capítulo se pone de manifiesto la estructura y diseño del manual de procedimiento para la sustitución selectiva de importaciones.

Conclusiones y Recomendaciones: En este capítulo se dan las conclusiones y recomendaciones pertinentes al trabajo investigado. Finalmente se presentan las referencias que enmarcan la investigación y los anexos más significativos.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Actualmente, la empresa moderna busca desarrollar procesos internos que faciliten un funcionamiento adecuado y veraz, con la capacidad de garantizar el desenvolvimiento óptimo de la planificación y ejecución de todas sus operaciones. Es por ello, que en el presente todo proceso organizativo, requiere de la aplicación de programas sistematizados que controlen de forma eficiente los procedimientos llevados a cabo en una industria así como también, originen altos índices de productividad y rendimiento.

Desde siempre, en Venezuela se han venido implantando programas de apoyo al sector empresarial, entre ellos se tiene la sustitución selectiva de importaciones, el cual actúa como medio de contribución al desarrollo y fortalecimiento para la economía del país. Es por tal causa, que desde cierto tiempo se ha venido promoviendo la ejecución tanto en las empresas básicas del estado como en la industria general de dichos esquemas.

En la Gerencia de Procesamiento del Mineral de Hierro (PMH) de la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco, ha surgido la necesidad de crear una unidad destinada a la ejecución de dicho programa de sustitución en el marco de un plan excepcional de compras, la cual ha venido implementándose desde el año 2003, pero con una estructura de procedimiento generalizado, basándose únicamente en los lineamientos del ejecutivo nacional y ciertas disposiciones legales de conformidad con los parámetros de existencia, consumo, costo y prioridades establecidas, presentando inexactitud en cuanto al orden detallado de los pasos a realizar, originando por ende, retrasos en la ejecución de los mismos para el logro de los objetivos propuestos.

Es importante resaltar que, las organizaciones donde se genera un producto o servicio, se llevan a cabo procedimientos que requieren el logro de objetivos y metas preestablecidas por las mismas. Mientras más diversos o complejos sean dichos procedimientos, es necesario la presencia de una estructura de acciones sistemáticas que permita el desempeño adecuado de cada una de las actividades responsables del producto final y esto puede obtenerse a través de la elaboración e implementación de manuales de procedimientos que garanticen la optimización de la empresa en general.

Debido a que la Gerencia de PMH, se encuentra dentro del grupo de organizaciones que no cuenta con una estructura de procedimiento detallado y estandarizado para la sustitución selectiva de importaciones, se propone la ejecución de un programa bien definido, mediante el diseño de un manual de procedimientos que permita el desarrollo de un plan excepcional de compras para dicha industria.

Formulación del Problema

¿Constituye el diseño de un manual de procedimientos una alternativa exitosa para el mejoramiento de las actividades que se ejecutan para la sustitución selectiva de importaciones que se llevan a cabo en la Gerencia de PMH en la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco?

Objetivos

General:

Elaborar un manual de procedimientos para la ejecución de actividades de sustitución selectiva de importaciones que se lleva a cabo en la Gerencia de PMH en la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco.

Específicos:

Identificar los procedimientos utilizados actualmente por la Gerencia de PMH para la sustitución selectiva de importaciones.

Identificar los niveles jerárquicos que debe poseer la unidad de sustitución de importaciones para así establecer responsabilidades.

Precisar los verdaderos requisitos en materia de procedimientos, considerando los más necesarios por la Gerencia de PMH.

Establecer un modelo de procedimiento estándar que contribuya al mejoramiento de los procedimientos que se llevan a cabo en dicha gerencia para la sustitución de importaciones.

Justificación

Para la buena marcha de las actividades de una organización, es de suma importancia que se planteen estrategias orientadas a estandarizar los procedimientos que en este se realiza, con miras a que cada persona asuma su responsabilidad y puedan realizarse exitosamente los objetivos que la empresa posee.

Para la realización de este proyecto se establecieron medidas, con miras al desarrollo de un manual de procedimientos para la sustitución selectiva de importaciones, lo cual trajo como consecuencia la posibilidad de ejecutar un programa de mayor calidad.

Este manual tiene como ventaja el control del personal encargado para la ejecución del proyecto de sustitución de importaciones y en especial de los procesos a llevar a cabo, permitiendo a la dirección tomar decisiones pertinentes al buen funcionamiento de dicha organización.

Cabe destacar que este estudio permite dotar al personal de una guía de trabajo que le permita cumplir con sus actividades de manera eficiente ante el desarrollo del programa de sustitución selectiva de importaciones, lo que implica: una correcta selección de empresas para fabricación de prototipos basándose en calidad, cantidad, tiempo y mejoramiento continuo; ejecución de contrataciones de forma eficaz, ya sea de prototipo y/o de serie corta; todo esto fundamentándose bajo los lineamientos que establece el ejecutivo nacional.

Alcance

Esta investigación se efectuó en la empresa C.V.G. Ferrominera Orinoco específicamente en la Gerencia de Procesamiento de Mineral de Hierro (PMH), con la finalidad de proponer un manual de procedimientos, a fin de garantizar mejoras en las actividades de sustitución de importaciones que se lleva a cabo en la mencionada área de trabajo.

En la realización de esta investigación se hizo un diagnóstico real de los procedimientos que deben ser utilizados para ejecutar un programa de sustitución selectiva de importaciones, como lo es: selección de la demanda, registro de las empresas interesadas (rueda de negocios), clasificación de las empresas interesadas, visita técnica a dichas empresas, criterios de selección de las empresas a fabricar los prototipos, contratación del prototipo, desarrollo y evaluación del mismo, contratación y evaluación de la serie corta y contratación para la orden de compra.

De acuerdo a los resultados que arrojaron estos análisis, se pudo determinar los elementos necesarios para la estructuración del manual de procedimiento para la sustitución selectiva de importaciones. Cabe destacar que este trabajo llega hasta la propuesta ya que su implantación queda a criterio de los directores de esta empresa.

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