Ahorro de área
ocupada.
Reducción del manejo de
materiales.
Una mayor utilización de la
maquinaria, de la mano de obra y de los servicios.
Reducción del material en
proceso.
Acortamiento del tiempo de
fabricación.
Reducción del trabajo
administrativo y del trabajo indirecto en general.
Logro de una supervisión
más fácil y mejor.
Disminución de la
congestión y confusión.
Mayor facilidad de ajuste a los cambios
de condiciones.
Otras ventajas diversas
Una buena distribución puede
proporcionar otras muchas ventajas: un mejor y más
fácil control de costes, mayor facilidad, mejor
disposición de los obreros para el trabajo con incentivo,
un mejor aspecto de las áreas de trabajo o mejores
condiciones sanitarias, etc.
De una manera más positiva los
objetivos básicos de una distribución en planta son
los siguientes:
Integración conjunta de todos
los factores que afecten a la distribuciónMovimiento del material según
distancias mínimasCirculación del trabajo a
través de la plantaUtilización efectiva de todo el
espacioSatisfacción y seguridad de los
trabajadoresFlexibilidad de ordenación para
facilitar cualquier reajuste
3.8 Tipos de Distribución en
planta
Los tipos clásicos de
distribución son tres:
Distribución por posición
fija, es decir permaneciendo el material en situación
invariable. Se trata de una distribución en la que el
material o el componente permanecen en lugar fijo; todas las
herramientas, maquinaría, hombre, y otras piezas de
material concurren a ella. Todo el trabajo se hace, o el producto
se ejecuta, con el componente principal estacionado en una misma
posición.
Distribución por proceso, o
distribución por función. En ellas todas las
operaciones del mismo proceso, o tipo de procesos, están
agrupadas. Las operaciones similares y el equipo están
agrupados de acuerdo con el proceso o función que llevan a
cabo.
Producción en cadena, en
línea o por producto. En ésta, un producto o tipo
de productos se realiza en un área, pero al contrario de
la distribución fija, el material está en
movimiento. Esta distribución dispone cada
operación inmediatamente al lado de la
siguiente.
3.9 Movimiento de
Materiales
La manutención o movimiento de
materiales ha sido alguna vez definido "el arte y la ciencia de
manipular y almacenar material". Para mover materiales se
necesitan unos equipos; para almacenarlos se necesitan unas
instalaciones. La eficiencia del almacén afecta a la
eficiencia de las operaciones de producción que se realiza
en el taller. La instalación de un transportador mejora el
flujo de los materiales a través de la fábrica, o
puede provocar el colapso del tráfico de la
planta.
Una definición completa debe incluir
la mano de obra. El personal siempre forma parte del movimiento
de materiales, tanto en las operaciones sencillas, como en las
complejas. Por eso, se puede decir que una definición
más completa podría ser:
"La manipulación o movimiento de
materiales es la función que realiza un sistema compuesto
de equipos, instalaciones y mano de obra al mover y almacenar
material a fin de conseguir unos objetivos determinados, sujetos
a condiciones de tiempo y lugar".
El movimiento que debe soportar un material
no le añade ningún valor. Al desplazar un producto,
se realiza un trabajo que es pagado y por consiguiente genera un
coste, pero que no mejora el producto. Por lo tanto el movimiento
de los materiales es una operación que debemos eliminar,
minimizar o combinar de alguna forma con las operaciones
productivas. Combinarlas, por ejemplo, permitiendo que una pieza
acabada de pintar se seque mientras se desplaza al siguiente
puesto de trabajo colgado del gancho de un transportador. O
minimizarlas, haciendo que se reduzca el coste del desplazamiento
reuniendo gran número de piezas en una sola unidad de
carga.
Los equipos e instalaciones que integran
estos sistemas que nos han de permitir el movimiento de los
materiales de manera que podamos cumplir unos determinados
objetivos como dice la definición y con un mínimo
de operaciones improductivas.
Unidad de Carga
No es rentable mover los sacos o las cajas
una a una. Deben reunirse de alguna manera para formar una
unidad, a la que se llama unidad de carga, que con la ayuda de
máquinas adecuadas, carretillas elevadoras, grúas,
transpaletas, transportadores, nos permita mover de una sola vez
1.000, 2.000…30.000 kilos.
Una unidad de carga se puede conseguir con
la reunión de pequeños envases, o de
pequeñas piezas, en otros envases mayores los que a su vez
se reúnen en paletas, en plataformas, en cestones o en los
grandes contenedores diseñados para este fin.
El movimiento de materiales es el proceso
que estos siguen desde su llegada a los almacenes hasta su
despacho.
Los materiales deben tener localizaciones
físicas específicas que permitan las actividades
normales de almacén, como son la entrada y salida de
inventario y la realización de inventarios físicos.
Para permitir un adecuado movimiento de materiales es
aconsejable:
Planificar, siempre que sea posible, un
flujo de materiales en línea recta (recepción,
almacenamiento, despacho).Separar las áreas de
recepción y despacho de materiales.Considerar áreas separadas
físicamente para materiales dañados, reparables
o no, que esperan ser enviados a reparar o que acaban de ser
reparados.Ubicar los materiales que requieren
condiciones especiales de almacenamiento en áreas
especialmente acondicionadas para tal fin.Diseñar los pasillos de
circulación (aunque no sean espacios productivos) lo
suficientemente anchos para permitir la circulación de
montacargas y otros vehículos. Todos los pasillos
secundarios deben fluir a un pasillo principal.Indicar claramente el sentido y las
velocidades máximas de circulación en los
pasillos, a fin de reducir el riesgo de accidentes. Un buen
sistema de señalización es una excelente
inversión.Establecer áreas especialmente
protegidas para materiales valiosos.Construir las plataformas de descarga a
la altura de los vehículos de transporte
típicos.Las puertas de acceso y salida de los
almacenes deben ser fácilmente manipulables por los
operadores de los vehículos de movimiento de
materiales.Disponer de suficiente espacio en el
área de recepción de materiales para el control
de calidad.
3.10 Inventario
Se denominan existencias o inventarios a la
variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se
guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos
o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo
sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la
fabricación o por la demora en la entrega por parte del
proveedor.
Los inventarios varían en
razón de su consumo o la venta de cada artículo que
los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias
por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud
de los usuarios, produciendo la rotación de los materiales
y la generación de utilidades en función de dicha
rotación.
El movimiento que se produce en los
almacenes, de cada articulo en existencia, obliga a mantener en
ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de
acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, así como
el lapso en que se renueva, es decir la demora que se produce
desde que se revisa la existencia para emitir la
requisición, hasta que los materiales estén
disponibles en el almacén para satisfacer las necesidades
de los usuarios o consumidores.
3.11 Control de
Inventarios
Cada empresa debe analizar sus existencias
con relación a su variedad y cantidad, para clasificarlas
de acuerdo a las características que cada artículo
o grupo de artículos que presenta, de manera de facilitar
el control.
También estar al tanto de su
movimiento o detención, y lograr renovaciones adecuadas en
relación a la necesidad que se tenga de cada
artículo, así como variedades que se pueden
reducirse.
La contabilidad para los inventarios forma
parte muy importante para los sistemas de contabilidad de
mercancías, porque la venta del inventario es el
corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el
activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son
usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta
de mercancías, por ser ésta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes
operaciones, necesitarán de una constante
información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo
cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas
podemos nombrar las siguientes:
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancías en
tránsitoMercancías en
consignaciónInventario (final)
Las funciones básicas de la empresa
deben estar integradas en sistemas interrelacionadas. La
función de control de los inventarios, por lo tanto, no
puede tratarse aisladamente como una unidad independiente de las
ventas, producción, abastecimiento y
distribución.
Controlar los inventarios consiste
precisamente en llevar una dirección continua de las
operaciones que mantengan en un nivel óptimo las
existencias en los almacenes. Habrán de analizarse las
necesidades de ventas, los programas de producción y las
oportunidades económicas de abastecimientos, para
determinar el nivel óptimo de cada artículo. El
nivel óptimo puede definirse como la cantidad de
existencia que resulta del equilibrio de un mínimo de
inversión, un mínimo de costo de operación y
un mínimo de riesgo de tener faltantes que entorpezcan la
producción la eficiencia administrativa o las
ventas.
Codificación de
materiales
La codificación es indispensable
para la buena administración de un almacén de
materiales y partes componentes para la manufactura, así
como de productos terminados listos para su venta. Todo
artículo, sea material o producto, debe tener un nombre y
un número que sirva de identificación unificada en
los departamentos de compras, ventas, almacenes, control de
inventarios, procesamientos de compras y contabilidad.
La identificación del material debe
tomar en cuenta solamente las características que sean de
utilidad para la fábrica; de otra manera el sistema de
identificación se complicará
innecesariamente.
Un sistema de identificación no debe
usar signos arbitrarios, sino letras y números; más
aún, es preferible usar, solamente números para
estar preparados para el uso de tarjetas perforadas, las cuales
operan mejor con números que con letras.
Para facilitar la localización de
los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan
sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad
de artículos es muy grande, se hace casi imposible
identificarlos por sus respectivos nombres, marcas,
tamaños, etc.
Para facilitar la administración de
los materiales se deben clasificar los artículos con base
en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje
adecuado, operativo operacionalización de la bodega y
control eficiente de las existencias.
Se da el nombre de clasificación de
artículos a la catalogación, simplificación,
especificación, normalización,
esquematización y codificación de todos los
materiales que componen las existencias de la empresa.
Catalogación: Significa
inventario de todos los artículos los existentes sin
omitir ninguna. La catalogación permite la
presentación conjunta de todo los artículos
proporcionando una idea general de la
colección.
Simplificación: Significa
la reducción de la gran diversidad de artículos
empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o
más piezas para un mismo fin, se recomienda la
simplificación para favorecer la
normalización.
Especificación: significa
la descripción detallada de un artículo, como sus
medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la
especificación, se contara con más informaciones
sobre el artículo y menos dudas con respecto de su
composición y características. La
especificación facilita las compras del artículo,
pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que
se comprara. Facilita la inspección al recibir el
material, el trabajo de ingeniería del producto,
etc.
Normalización: Indica la
manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas
sobre el uso de los materiales.
Estandarización: significa
establecer idénticos estándares de peso, medidas y
formatos para los materiales de modo que no existan muchas
variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por
ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación,
con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre
innecesariamente en existencias.
CAPÍTULO IV
MARCO
METODOLÓGICO
4.1 Tipo de Estudio
En este estudio se desarrolló una
investigación de tipo descriptiva-evaluativa. El objeto de
la investigación descriptiva es describir de forma exacta
el evento estudiado, en este caso, se establecerán las
características de todas las actividades que se realizan
en el depósito y las relacionadas con el mismo, así
como la evaluativa debido a que está se encarga de evaluar
los resultados de programas que hayan o estén siendo
aplicados. Aquí se evaluaron los sistemas aplicados para
garantizar que son los adecuados y que contribuyen con el
desarrollo eficiente del almacén.
4.2 Diseño de la
Investigación
La investigación es de campo no
experimental debido a que exclusivamente se observaron
fenómenos tal y como se dieron en su ambiente natural,
para luego estudiarlos. Ésta se llevó a cabo,
realizando observaciones de manera directa del proceso de
almacenamiento de mercancía y teniendo un acercamiento
continuo con los trabajadores encargados de realizar dicha labor
y el resguardo de la misma en el almacén.
4.3 Población
La población, en una
investigación, esta determinada por el grupo de elementos
que poseen las características comunes del fenómeno
a estudiar, de acuerdo a esto, la población estuvo
conformada por todas las actividades que se realizan en el
depósito central, el grupo de instrumentos que utilizan y
además los trabajadores que interactúan en las
operaciones.
4.4 Muestra
Se tomó una muestra representativa,
de tipo Intencionado. En este tipo de muestreo se seleccionan los
elementos que el investigador considera que son representativos.
En este caso se estudió a los trabajadores de
mantenimiento por ser estos los que continuamente dependen del
depósito para realizar sus actividades cotidianas de
mantenimiento de planta, supervisor de mantenimiento y
controlador de mantenimiento por ser los encargados de la
gestión del almacén; se analizaron cada una de las
actividades que integran el proceso principal del
depósito, las cuales son: recepción,
clasificación, almacenamiento y salida de materiales.
Así mismo los procedimientos e instrumentos para el manejo
de materiales, la infraestructura y el área del
depósito, en general.
4.5 Procedimiento
Para la modificación de la
gestión de almacenamiento se implementaron varias
herramientas y se tocaron diversos aspectos: una
distribución en planta, un estudio de manejo de materiales
y un estudio de plan de inventario. La utilización de
estas herramientas permitió abordar el problema, de manera
acertada, y conseguir soluciones para la optimización del
proceso de almacenaje realizado en el depósito de la
planta. El procedimiento fue el siguiente:
Primeramente se analizarán
cuales son los problemas con el espacio físico del
depósito para enumerar cuales son las consecuencias
que ocasiona.Luego de enumerar los problemas, se
aplicarán los conceptos y principios de
distribución en planta para estudiar diversas
soluciones.Medir el área del
depósito para deducir la capacidad de resguardo y
trabajar en función de ésta.Analizar los datos recabados y
establecer diversas alternativas en cuanto a
distribución, movimiento de materiales y control de
mercancía.Enumerar y explicar detalladamente
todos las actividades que incluye la gestión de
almacenamiento del depósito.Realización de diagramas de
procesos y de flujo recorrido que representen
gráficamente las operaciones que se llevan a cabo
actualmente para así establecer cuales son las
modificaciones posibles.Diseñar una distribución
apropiada del depósito teniendo en cuenta las
operaciones del depósito, recepción,
clasificación, almacenamiento y despacho de
mercancía.Trazar recorridos de movimiento y
manejo de materiales para permitir la fluidez en el traslado
de la mercancía dentro del depósitoDiseñar una distribución
apropiada del depósito teniendo en cuenta las
operaciones del depósito, recepción,
clasificación, almacenamiento, despacho de
mercancía y los requerimientos establecidos en las
Normas COVENIN.Proponer un control de inventario a
través de un sofware diseñado en Microsoft
Acces, que permita evaluar la entrada, salida y existencias
de mercancía del depósito, y así llevar
una gestión más efectiva.Realizar un estudio de costos de las
mejoras estructurales que se requieren hacer al
almacén con la finalidad de determinar el impacto
económico en el presupuesto anual.
4.6 Recursos a utilizar
Implementos de seguridad para
protección de la integridad física, en este
caso, botas de seguridad, casco y mascarillas.Tableros como soporte para
escribirMedios de consulta. Biblioteca de la
Unexpo, Internet, documentos de la empresa, reportes,
formatos, etc.Planos del almacén y el programa
AutoCAD para actualizar dichos planos.Equipo computador, impresiones, copias,
hojas, lápices, etc.Cinta métrica o metro para medir
distancias.
CAPÍTULO V
SITUACIÓN
ACTUAL
5.1 Descripción del
Proceso
En el almacén de la Planta de
Distribución de Combustibles de Ciudad Bolívar se
almacenan todos los materiales, insumos, equipos, repuestos, etc.
empleados en la planta. Actualmente este depósito se halla
congestionado por la carencia de una distribución y
gestión de almacenamiento adecuada. El proceso de
almacenamiento es muy sencillo, dado que la mercancía no
es tratada, únicamente es resguardada en dichas
instalaciones. Y este consiste en que los materiales son
recibidos y revisados por el Controlador de Mantenimiento, quien
es el custodio del almacén, una vez revisado los
materiales y realizado los trámites administrativos
establecidos por PDVSA para la recepción de los mismos, la
mercancía es descargada en el almacén para su
resguardo, sin contar para ello con una ubicación en
específico. En este proceso los únicos involucrados
son el Controlador de Mantenimiento y los transportistas de los
materiales, ya que con ayuda de estos, los materiales son
guardados en el almacén. Para el despacho de
mercancía del almacén, el procedimiento
también es sencillo, el solicitante le notifica al
Controlador su demanda, este se dirige hasta el almacén o
autoriza para que el solicitante se dirija a buscar por si mismo
el material demandado, una vez ubicado el material solicitado
(esto en ocasiones puede llegar a demorar mucho más del
tiempo necesario debido a que el Controlador no conoce la
ubicación de toda la mercancía resguardada, ni las
cantidades que almacena en stop, a causa que no existe un sistema
donde se pueda localizar esta información), este es
retirado del almacén por el Controlador y entregado al
solicitante, al momento de realizar la entrega se crea un reporte
llamado FM CBL- 11 Solicitud de Materiales al Almacén (Ver
anexo 1), el cual debe ser firmado por el Controlador y el
solicitante. Este reporte no es creado cada vez que se retira
algún material del almacén, contribuyendo esto, a
la mala gestión dado que tampoco es posible llevar un
control en físico del stop de la mercancía en
almacén.
Debido a que no hay un recorrido
establecido de la mercancía dentro del almacén, ni
un recorrido único o estándar del Controlador en el
mismo, no es posible visualizar el proceso de almacenamiento y
despacho, mediante el uso de diagramas de recorridos, ya que el
recorrido a realizar dependerá de los espacios disponibles
en el depósito y el material a ubicar.
5.2 Generalidades del
Depósito
Como ya se hizo acotación
anteriormente, el almacén se encuentra congestionado
debido a que no se cuenta con una distribución para el
almacenamiento de los materiales, estos son colocados en
cualquier lugar y bajo cualquier condición (ver figura 1).
El área interna del depósito se halla subdividida
por cercas tipo ciclón, formando cuartos pequeños
cerrados (ver Plano Almacén. Situación Actual),
pero estos no son aprovechados para la organización del
mismo, además que, se encuentran resguardados muchos
equipos dañados, mobiliarios desincorporados, cajas
vacías, etc., restando esto espacio útil para el
almacenaje de los materiales adquiridos, aunado a que las cosas
viejas se mezclan con las nuevas (ver figura 2 y 3).
Figura 1.- Material
almacenado
Figura 2.- Apilamiento de mobiliario
desincorporado
Figura 3.- Apilamiento de mangueras
nuevas con mangueras viejas y/o dañadas
Además de lo antes expuesto, el
almacén no cumple con las especificaciones mínimas
exigidas por las Normas COVENIN, representando esto un riesgo
para las instalaciones, trabajadores, mercancía y
medioambiente, debido a que en este almacén se resguardan
ácido sulfúrico y aceites de diferentes
especificaciones, en la actualidad se presentan derrames de estos
hidrocarburos y químicos, ya que los contenedores donde
estos se almacenan se corroen, originando así los derrames
(ver figura 4). No se cuenta con un sistema de extracción
de aire acorde a las necesidades del lugar, no cuenta con salidas
de emergencia, únicamente tiene el portón de
entrada ya que el otro fue bloqueado con la finalidad de evitar
el hurto de los materiales, y la iluminación es
inapropiada debido a que el sistema está dañado en
su mayoría.
Figura 4.- Derrame de
aceites
Con respecto a la mano de obra que labora
en este depósito, solo se puede mencionar al Controlador,
quien es el custodio de la mercancía que allí es
resguardada, sin embargo, bajo las condiciones actuales esta
persona no se da basto para llevar la gestión del
almacén dado que, aun y cuando la entrada y salida de
materiales no es tan frecuente como para necesitar un
almacenista, no se cuenta con un sistema de apoyo para llevar el
control de entradas, salidas, stop, ubicación, etc.,
así como tampoco existe un interés por su parte de
llevar al menos registros en físico de lo que es sacado
del almacén, ya que se cuenta con los formatos, pero estos
no son llenados.
Para que se tenga una idea más clara
de los problemas y sus consecuencias, a continuación se
ilustran con un Diagrama de Ishikawa.
Para la realización de la espina de
pescado, se estudiaron cinco elementos, siendo estos los de mayor
influencia en la deficiencia de la Gestión de
almacenamiento en la Planta SISOR de Ciudad Bolívar,
hallándose las siguientes causas para cada una de
ellas:
Distribución
Como causa a la mala distribución
dentro del almacén se identificaron tres aspectos
importantes: La mercancía resguardada carece de
clasificación, por lo que todo es almacenado junto, no
existen criterios estratégicos para su ubicación,
por ende; No tiene áreas asignadas para cada tipo de
mercancía, áreas que se ajusten a sus
requerimientos y especificaciones técnicas; Y el
diseño interior del depósito no es el apropiado,
dado que no se ajusta a los requerimientos de los materiales
resguardados.
Procesos u
Operaciones
En este elemento, se halló como
causa afectante el retraso en la entrega de materiales al ser
solicitados al almacén, debido a que no se conoce la
ubicación de toda la mercancía, ni su estado y/o
cantidades almacenadas, generando esto, pérdida de tiempo
en las labores de mantenimiento y operaciones.
Movimiento de
Materiales
Para el caso de movimiento de materiales se
identificaron tres causas primarias y una secundaria, siendo
estas: La carencia de procedimientos que definan y estandaricen
la entrada, salida y control de inventario de los materiales;
Falta de espacio para circular y almacenar mercancía, esto
causado por la constante acumulación de chatarra y basura
dentro del almacén, generando el desperdicio y/o mal uso
del espacio útil para el resguardo de los materiales; Y
por último la falta de señalización de
pasillos y áreas predeterminadas para
almacenaje.
Mano de Obra
Para el elemento de mano de obra solo se
identificaron dos causas que afectan la gestión de
almacenamiento, las cuales son: El sobrecargo de trabajo al que
es sometido en la actualidad el controlador de mantenimiento, a
causa de que no se cuenta en estos momentos con la figura del
supervisor de mantenimiento, teniendo el controlador que asumir
la responsabilidad de ambos cargos, sumado a esto; El poco
compromiso que ha demostrado el controlador, como custodio del
almacén, en mantener un debido control y manejo de los
materiales dentro del depósito.
Control de
Inventarios
Se puede decir que este es uno de los
elementos de mayor importancia dentro de la gestión de
almacenamiento, hallándose para el mismo tres causas
primarias y dos secundarias, las cuales son: No hay un control de
las existencias de mercancías, esto debido a que no existe
un sistema, bien sea electrónico o manual, que permita
llevar registros de las entradas y salidas de materiales; Se
carece de organización dentro del almacén, debido a
que no se realiza una clasificación previa de los
materiales, como ya se señaló anteriormente, y por
último; La localización de los repuestos
complicada, dificultando así los procesos dentro del
almacén.
CAPÍTULO VI
SITUACIÓN
PROPUESTA
Para la optimización de la
gestión de almacenamiento en la Planta de
Distribución de Combustibles de Ciudad Bolívar, es
necesario considerar diversos aspectos como: Condiciones del
Almacén; Distribución; Sistema Computarizado de
Inventario y Procedimientos de Solicitud, Recepción,
Clasificación, Despacho e Inventario de
Materiales.
6.1 Remodelaciones del
Almacén
Primeramente, para garantizar una adecuada
distribución, es necesario realizar mejoras a las
condiciones físicas del almacén, ya que el mismo no
está cumpliendo con las normas de seguridad, higiene y
ambiente, por lo que a continuación se enumerarán
cada una de las mejoras a realizarse en el almacén,
tomando como criterios para la propuesta lo antes expuesto en el
Diagrama de Ishikawa y lo establecido por las Normas Covenin (ver
Plano Almacén. Propuesta):
1. Despeje de salida de
emergencia
En la actualidad una de las salidas
principales se haya obstruida, dado que junto a esta se
construyó un cuarto hecho en tabiquería, donde
resguardan equipos que requieren refrigeración y otros que
no, inutilizando en su totalidad dicha salida, además que
el mismo está delimitado por cerca tipo ciclón. Por
lo que es necesario demoler dicho cuarto y reducir el área
de cercado de 224 m2 a 160 m2, permitiendo esto el libre acceso
por uno de los portones que servirían de salida de
emergencia.
2. Creación de cuarto
cerrado
En vista de que en el depósito hay
materiales y equipos electrónicos, que requieren por sus
especificaciones técnicas, ser almacenados en lugares
refrigerados y libres de polvo, es necesario acondicionar un
cuarto cerrado de 54 m2, hecho en tabiquería de 15" de
grosor y techo razo, dicho cuarto deberá estar dividido
internamente por una pared, creando así dos habitaciones,
las cuales contarán con una (1) puerta con pomo y
cerradura en cada una para la seguridad de las mismas. En una de
estas habitaciones es necesario colocar un aire acondicionado,
con la finalidad de refrigerar el lugar y hacerlo apto para el
resguardo de equipos electrónicos, y la otra
habitación será destinada para el almacenamiento de
los equipos e implemento de seguridad junto con todo lo que es
papelería.
3. Acondicionamiento de
área para almacenaje de aceites
Como ya se ha comentado anteriormente, en
este almacén resguardan una amplia variedad de aceites
necesarios para la realización del mantenimiento a los
distintos equipos, instalaciones, maquinarias, etc. que se hallan
en la planta, por lo que es necesario acondicionar un área
para el apropiado almacenaje de estos, cumpliendo con lo
establecido en la Norma Covenin 2239-IV "Materiales Inflamables y
Combustibles. Almacenamiento y Manipulación", y el Decreto
2.289 "Contentivo de las Normas para el Control de la
Recuperación de Materiales Peligrosos y el Manejo de los
Desechos Peligrosos". Las cuales establecen que los aceites deben
ser resguardados en áreas que tengan pisos
impermeabilizados, muros de contención y sistemas de
recolección de producto, de manera que si se produce
algún derrame, el aceite no sea absorbido por el piso y
llegue al subsuelo. Por lo que se propone acondicionar un
área de 45m2, bajo las condiciones antes
expuestas.
4. Normalización del
sistema eléctrico de distribución e
iluminación
Es necesario restablecer el sistema
eléctrico de distribución de iluminación,
debido a que en su mayoría está dañado,
dejando el almacén con poca iluminación, por esto
se recomienda sustituir todo el cableado y las lámparas,
ya que desde hace 18 años el sistema no ha recibido
mantenimiento mayor.
5. Colocación de
señalizaciones
Está establecido por las normas de
seguridad, que todo almacén debe tener
señalizaciones que indiquen: salidas de emergencia,
alertas, ubicación de extintores, mangueras e hidrantes,
materiales inflamables o corrosivos, etc.
6. Demarcación de
zonas
El almacén en la actualidad carece
de demarcación que ayude a establecer las áreas
para la distribución, por lo que se recomienda, de acuerdo
a la distribución que se propone, demarcar los pasillos,
zonas de almacenaje para equipos y zonas de almacenaje temporal,
todas estas con líneas de 15 cm de ancho pintadas en el
piso, con pintura de tráfico.
7. Limpieza y
acondicionamiento del techo externo
Con esto se busca mejorar la visibilidad
dentro del almacén, debido a que todos los traga luz
están tapados con una gran cantidad de hojas secas, que
impiden el pase de la luz a través de estos, y la
sustitución de las láminas de acerolit que
presentan filtraciones, ya que esto permite el ingreso del agua
al almacén cada vez que llueve, generando pérdida
de la mercancía que es mojada.
8. Demolición de muros
divisorios
Dentro de lo que conforma la
distribución actual del almacén, se haya un
pequeño muro de 30 cm de alto, que sirven como base al
cercado tipo ciclón, de un área conformada por
cuatro cuartos, dicho cercado dificulta el acceso al área
mencionada, ya que no permite la libre circulación,
además que no genera beneficios debido a que esto se
diseñó con el fin de resguardar el área de
los cuartos, pero cada uno de estos, cuenta con su propio cercado
y puertas independientes, por lo que se recomienda demoler los 19
metros lineales de muro.
6.2 Estudio
Económico
A fin de determinar el impacto que
generará la propuesta al presupuesto de la planta, se
estimó el monto total a invertir para realizar las
remodelaciones necesarias al almacén. El análisis
de precio se realizó por partidas, considerando los costos
por: materiales, equipos y mano de obra.
En el renglón de materiales se
estimó todos los materiales que necesitaría la
empresa contratada para realizar la obra. Es importante destacar,
que PDVSA suministrará materiales como: pinturas,
materiales de electricidad, señalizaciones, etc. debido a
que la Planta cuenta con amplios inventarios de estos materiales,
además que de esta manera reducirían los costos de
la obra.
En equipos se consideró todos los
necesarios para llevar acabo la obra, cumpliendo con las normas
de seguridad y calidad. El estimado se realizó sobre la
base de las depreciaciones de dichos equipos.
Para la mano de obra, se tomó como
cuadrilla base un (1) Caporal y tres (3) obreros, haciendo
algunas excepciones en aquellos casos en los que se requiere de
personal especializado. El costo de la jornada de trabajo y los
beneficios se calcularon en base a los tabuladores usados por
PDVSA.
A continuación, en la figura 5, se
muestra un modelo de los cálculos realizados, el resto de
los cálculos pueden ser revisados en el apéndice
1.
Figura 5.- Análisis de precios
(Partida 1)
Figura 6.- Presupuesto de la
Obra
Como se puede evidenciar en la figura 6, el
valor total de la obra es de veintitrés millones,
trescientos ochenta y dos mil, ciento treinta y tres
bolívares, siendo este el estimado base par realizar
la contratación, que por estar por debajo de los cincuenta
y cinco millones (55.000.000) de bolívares se
realizaría de conformidad a lo establecido en el
Artículo 87 numeral 1, de la Ley de Licitaciones,
además se recomienda exigir el siguiente plan de trabajo a
la empresa o cooperativa que gane el proceso
licitatorio.
La Planta de Distribución de
Combustibles Ciudad Bolívar para este año tiene
presupuestado un monto de 6.522.679.513 Bs., el cual está
distribuido de la siguiente manera:
Figura 7.- Presupuesto
2007
Como se puede evidenciar en la
gráfica siguiente, del total del presupuesto para este
año, se estimó un 47% del presupuesto para la
partida de Mantenimiento, la cual contempla la procura de
materiales y la contratación de los diversos servicios
para el mantenimiento mayor de la Planta y/u obras.
Gráfica 1.- Distribución
Porcentual del Presupuesto
Para la realización de la obra de
mejoras en el almacén, se tomaría parte del
presupuesto para los Servicios Contratados de Mantenimiento,
representando esto apenas un 1% de lo estimado, por lo que se
puede concluir que el impacto no será significativo a modo
de costos, pero si de gestión, ya que esta pequeña
inversión les ayudará llevar una gestión de
almacenamiento mas organizada y cumpliendo con lo establecido en
las normas.
Gráfica 2.- Presupuesto Servicios
Contratados de Mtto Vs. Obra de Mejoras del
Almacén
6.3 Distribución
Para tener un almacén más
organizado se propone sectorizar el área total por zonas
y/o cuartos, los cuales serían: cuarto de pinturas, cuarto
de instrumentación, cuarto de EPP y papelería,
cuarto de mecánica, cuarto de electricidad, cuarto de
equipos desincorporados, cuarto de archivos muertos, cuarto de
equipos varios, área de aceites, zona de almacenaje
temporal, zona de equipos y zona de mangueras. Dichos cuartos y
zonas quedarán distribuidas según se muestra en el
(Plano Almacén. Propuesta), mostrado
anteriormente.
Para la realización de la
distribución se quiso aprovechar la infraestructura que ya
se tenía, consideraron como aspectos principales la
compatibilidad de los químicos que allí se
almacenan, de acuerdo a lo establecido en las Normas Covenin
2239:IV, y los recorridos que debe realizar el controlador para
llegar hasta los materiales más demandados, como lo son el
caso de la papelería o materiales de oficina y los equipos
de protección personal.
Los químicos que se almacenan en el
depósito son: aceites varios, pinturas y ácido
sulfúrico (ácido de batería), este
último, de acuerdo a su composición no puede ser
almacenado junto a agua, ni puede estar expuesto al agua debido a
que genera reacción exotérmica, al igual que no
debe ser almacenado junto a las pinturas ni aceites por ser bases
que reaccionan con los ácidos. Por esto se propone
almacenar los envases de ácido de baterías en un
lugar aislado de las bases, así como deben ser colocados
en estantes de madera ya que también genera
reacción con los metales.
Al tener el almacén organizado de
esta manera, le facilita al controlador ubicar los materiales, ya
que estos están clasificados por su funcionalidad,
además que se deja espacio disponible para resguardar
aquella mercancía que no se ajuste a la
clasificación antes mencionada y que por lo generar
está por tiempo limitado en el almacén.
Otra recomendación para garantizar
un óptimo almacenaje de la mercancía es la
adquisición de estantes y empaletados, ya que en la
actualidad no cuentan con los suficientes para almacenar toda su
mercancía, teniendo que colocarla en el piso,
exponiéndola a agentes que podrían
dañarla.
6.4 Sistema Computarizado de
Inventario
Debido a la carencia de controles en el
inventario, existente no solo en la Planta Ciudad Bolívar,
sino también en el resto de las plantas pertenecientes a
la Gerencia de Distribución Oriente, se propone el
siguiente sistema, el cual podrá ser usado como una
herramienta interna en la planta, hasta que la gerencia
proporcione la herramienta a utilizar en todo el ramo
SISOR.
Por medio de este sistema se espera tener
un apoyo para el control del inventario, ya que la función
de este software será registrar las entradas y salidas de
materiales del almacén asociados a un usuario (persona
solicitante del material) y un proveedor. Este software fue
diseñado con Microsoft Acces, siendo una aplicación
sencilla de usar.
Dicho programa presenta una pantalla
inicial, donde el usuario clickea la opción a
utilizar.
Figura 8.- Pantalla inicial del
programa
Al ingresar en el menú de "Datos del
Repuesto", se muestra una pantalla donde se puede cargar las
salidas y entradas de materiales, en dicha pantalla se establece:
Id del producto, N° SAP, Descripción, N° de Parte,
Marca/Serie, Categoría, Unidades, Donde se utiliza, N°
de Pedido y Ubicación.
Figura 09.- Pantalla "Datos del
Repuesto"
En el menú de "Ver e Introducir
Nuevo Proveedor" se podrá accesar a una base de datos de
los distintos proveedores, donde se visualizará: Id del
Proveedor, Nombre, Nombre de Contacto, Dirección, Ciudad,
Estado; N° de Teléfono, N° de Fax y e-mail. Con
esta base de datos se obtendrá un directorio de todos los
proveedores que presten servicios a la Planta.
Figura 10.- Pantalla "Ver e Introducir
Nuevo Proveedor"
En el menú de "Ver e Introducir
Nuevo Trabajador" se visualizará una base de datos de los
empleados de la planta, o de otras plantas y/o gerencias, esta
pantalla mostrará: Id de Trabajador, Nombre, Cargo,
Ubicación, Dirección de Domicilio, Ciudad, Estado,
Teléfono, e-mail.
Figura 11.- Pantalla "Ver e Introducir
Nuevo Trabajador"
Estas dos últimas bases de datos,
funcionan como respaldo a la principal, que es "Datos del
Repuesto", permitiendo hacer la aplicación más
útil a otras funciones.
6.5 Procedimientos de Solicitud,
Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario de
Materiales
En vista de que la Planta carece de un
procedimiento que establezca la manera de realizar las
actividades relacionadas con el almacén, se propone un
procedimiento titulado "Procedimientos de Solicitud,
Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario de
Materiales" (ver apéndice 2), el cuál
establece las responsabilidades de los cargos relacionados con el
almacén y sus operaciones, obedeciendo al Manual de
Procedimientos Generales de la Gerencia de Distribución
Oriente, donde se establece el formato y estructura de los
documentos, procedimientos, instrucciones, etc, que son
utilizados por todos los entes pertenecientes a dicha gerencia.
Este procedimiento deberá ser incluido en el Manual de
Mantenimiento, Tomo I.
CONCLUSIONES
Luego de la realización del estudio
y de la aplicación de las herramientas pertinentes se han
determinado las siguientes conclusiones:
Con las mejoras de las condiciones
estructurales del almacén, habrá un mayor
aprovechamiento del área del mismo, además que
el almacenaje de la mercancía será de manera
más segura para las instalaciones, personal y
medioambiente.
Se esquematizó el proceso de
recepción, almacenaje y despacho de la
mercancía a través de un diagrama de
procesos.
Se diversificó la
mercancía de acuerdo a su utilidad por materiales de:
mecánica, electricidad, instrumentación,
papelería y equipos de protección
personal.
La obra de mejoras estructurales dentro
del almacén, apenas tendrá una
repercusión del 1% en el presupuesto anual de la
planta.
El Procedimiento de Solicitud,
Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario
de Materiales es una estandarización de los procesos
que allí se mencionan.
El Sistema Computarizado de Inventario
será un apoyo para la procura de materiales y
repuestos para la Planta, ya que se podrán visualizar
los stocks oportunamente, antes de que estos lleguen a
cero.
Por medio del Sistema Computarizado de
Inventario se podrá controlar la salida de materiales
del almacén, a la vez que se podrá auditar si
las salidas fueron justificadas, ya que se lleva un registro
por trabajador.
RECOMENDACIONES
Luego de la realización del estudio
y de la aplicación de las herramientas pertinentes se han
determinado las siguientes recomendaciones:
1. Se recomienda diseñar un
plan de donación de los equipos y mobiliarios
desincorporados, a fin de evitar que estos se acumulen en el
almacén.
2. Es necesario crear conciencia
de orden entre el personal involucrado con el
almacén.
3. Realizar inventarios cada seis
(6) meses para constatar que se esté cumpliendo con
los registros de entrada y salida de materiales en el sistema
computarizado de inventario, y la distribución en el
almacén.
4. Se recomienda registrar todos
los movimientos de salidas del almacén en el formato
FM CBL-11, para así tener un respaldo de las salidas
de almacén al momento de realizar inventarios de
existencia.
5. Realizar un estudio de las
condiciones de ventilación del galpón, a fin de
crear un proyecto que permita mejorar las condiciones del
mismo en esta área.
6. Adquirir estantes y empaletados
para evitar el almacenaje de la mercancía en el piso,
y así mejorar las condiciones de resguardo de la
misma.
7. Se recomienda adoptar el
sistema de etiquetado de los materiales entrelazado con el
sistema computarizado de inventarios, para facilitar el
trabajo de ubicación, registro y seguimiento, y
así hacer más efectivo dicho
sistema.
8. Incluir el Procedimiento de
Solicitud, Recepción, Clasificación, Despacho e
Inventario de Materiales en el Manual de
Mantenimiento.
9. Realizar seguimiento del
cumplimiento del Procedimiento de Solicitud,
Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario
de Materiales por el personal involucrado.
10. Proponer estas mejoras de
gestión de almacenamiento, al la Gerencia de
Distribución Oriente para que sea estudiada su posible
aplicación al resto de las plantas pertenecientes a
dicha gerencia.
REFERENCIAS
Alfonso García Cantú.
Almacenes, Planeación, Organización y
Control.Alfonso García Cantú.
AlmacenesDaniel Sipper-Robert Bulfin.
Planeación y Control de la Producción.
Editorial McGraw-HillReforma Parcial del Decreto N°
2.289 de fecha 18 de Diciembre de 1997, Publicado en la
Gaceta Oficial N° 5.212.Joseph Vallhonrat. Localización,
Distribución en Planta y Manutención. Editorial
ProductivaDecreto de Reforma Parcial de la Ley de
Licitaciones, publicado en Gaceta Oficial N° 5.556 de
fecha 13 de Noviembre de 2.001.Manual de Procedimientos Generales (MG
ORI-01), de Comercialización y Distribución
Venezuela, Gerencia de Distribución
Oriente.Normas COVENIN 22:39-IV "Materiales
Inflamables y Combustibles. Almacenamiento y
Manipulación".Richard Muther. Distribución en
Planta. Segunda Edición. Editorial Hispano
Europea.Sim Narasimban. Planeación de la
Producción y Control de Inventarios. Segunda
Edición. Editorial Prentice-Hall
CONCLUSIONES
Luego de la realización del estudio
y de la aplicación de las herramientas pertinentes se han
determinado las siguientes conclusiones:
Con las mejoras de las condiciones
estructurales del almacén, habrá un mayor
aprovechamiento del área del mismo, además que
el almacenaje de la mercancía será de manera
más segura para las instalaciones, personal y
medioambiente.Se esquematizó el proceso de
recepción, almacenaje y despacho de la
mercancía a través de un diagrama de
procesos.Se diversificó la
mercancía de acuerdo a su utilidad por materiales de:
mecánica, electricidad, instrumentación,
papelería y equipos de protección
personal.La obra de mejoras estructurales dentro
del almacén, apenas tendrá una
repercusión del 1% en el presupuesto anual de la
planta.El Procedimiento de Solicitud,
Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario
de Materiales es una estandarización de los procesos
que allí se mencionan.El Sistema Computarizado de Inventario
será un apoyo para la procura de materiales y
repuestos para la Planta, ya que se podrán visualizar
los stocks oportunamente, antes de que estos lleguen a
cero.Por medio del Sistema Computarizado de
Inventario se podrá controlar la salida de materiales
del almacén, a la vez que se podrá auditar si
las salidas fueron justificadas, ya que se lleva un registro
por trabajador.
RECOMENDACIONES
Luego de la realización del estudio
y de la aplicación de las herramientas pertinentes se han
determinado las siguientes recomendaciones:
1. Se recomienda diseñar un
plan de donación de los equipos y mobiliarios
desincorporados, a fin de evitar que estos se acumulen en el
almacén.2. Es necesario crear conciencia
de orden entre el personal involucrado con el
almacén.3. Realizar inventarios cada seis
(6) meses para constatar que se esté cumpliendo con
los registros de entrada y salida de materiales en el sistema
computarizado de inventario, y la distribución en el
almacén.4. Se recomienda registrar todos
los movimientos de salidas del almacén en el formato
FM CBL-11, para así tener un respaldo de las salidas
de almacén al momento de realizar inventarios de
existencia.5. Realizar un estudio de las
condiciones de ventilación del galpón, a fin de
crear un proyecto que permita mejorar las condiciones del
mismo en esta área.6. Adquirir estantes y empaletados
para evitar el almacenaje de la mercancía en el piso,
y así mejorar las condiciones de resguardo de la
misma.7. Se recomienda adoptar el
sistema de etiquetado de los materiales entrelazado con el
sistema computarizado de inventarios, para facilitar el
trabajo de ubicación, registro y seguimiento, y
así hacer más efectivo dicho
sistema.8. Incluir el Procedimiento de
Solicitud, Recepción, Clasificación, Despacho e
Inventario de Materiales en el Manual de
Mantenimiento.
9. Realizar seguimiento del
cumplimiento del Procedimiento de Solicitud,
Recepción, Clasificación, Despacho e Inventario
de Materiales por el personal involucrado.10. Proponer estas mejoras de
gestión de almacenamiento, al la Gerencia de
Distribución Oriente para que sea estudiada su posible
aplicación al resto de las plantas pertenecientes a
dicha gerencia.
REFERENCIAS
BIBLIOGRÁFICAS
Alfonso García Cantú.
Almacenes, Planeación, Organización y
Control.Alfonso García Cantú.
AlmacenesDaniel Sipper-Robert Bulfin.
Planeación y Control de la Producción.
Editorial McGraw-HillReforma Parcial del Decreto N°
2.289 de fecha 18 de Diciembre de 1997, Publicado en la
Gaceta Oficial N° 5.212.Joseph Vallhonrat. Localización,
Distribución en Planta y Manutención. Editorial
ProductivaDecreto de Reforma Parcial de la Ley de
Licitaciones, publicado en Gaceta Oficial N° 5.556 de
fecha 13 de Noviembre de 2.001.Manual de Procedimientos Generales (MG
ORI-01), de Comercialización y Distribución
Venezuela, Gerencia de Distribución
Oriente.Normas COVENIN 22:39-IV "Materiales
Inflamables y Combustibles. Almacenamiento y
Manipulación".Richard Muther. Distribución en
Planta. Segunda Edición. Editorial Hispano
Europea.Sim Narasimban. Planeación de la
Producción y Control de Inventarios. Segunda
Edición. Editorial Prentice-Hall
ANEXO
DEDICATORIA
A mi Padre Topoderoso, por decirme que NO!
A lo que erróneamente le pedí, y que hoy se
está viendo materializado el fruto de esa respuesta, a
través de este trabajo.
Y a todos los perseveradores, que no se
rinden, sino que luchan hasta el final.
AGRADECIMIENTOS
Primeramente a Dios…
Luego a toda a mi familia, amigos por ser
ese apoyo incondicional…
Al Prof. Cristancho, por todos los
conocimientos impartidos y la amistad
compartida…
Y a todo el personal de la Planta, por
brindarme su apoyo, ayuda y amistad.
Autor:
Iván José Turmero
Astros
Br García Isis. (2007)
Ingeniería Industrial. Universidad
Nacional Politécnica "Antonio José de
Sucre".
Vice-Rectorado Puerto Ordaz
Tutor Académico Jorge
Cristancho
Tutor Industrial Guillermo
Valbuena
Trabajo de Grado.
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