El presupuesto

1.
¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO?

Según Burbano y Ortíz (2004) un
presupuesto es un es la estimación programada, de manera
sistemática, de las condiciones de operación y de
los resultados a obtener por un organismo en un periodo
determinado. También dice que el presupuesto es una
expresión cuantitativa formal de los objetivos que se
propone alcanzar la administración de la empresa en un
periodo, con la adopción de las estrategias necesarias
para lograrlos.

Por otra parte, la Asociación de Educación
Radiofónica de Ecuador (2007) lo define como una plan
integrador y coordinado que expresa en términos
financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman
parte de una empresa para un período determinado con el
fin de lograr los objetivos fijados por la alta
gerencia.

Pere, N. (2000) sostiene que un presupuesto es un plan
detallado en el que figuran explícitas tanto las
previsiones de ingresos como las necesidades de
adquisición y consumo de recursos materiales y financieros
para un determinado período de tiempo.

Muñoz Amato (1999) señala que es un plan
de acción expresado en términos financieros.
Conjunto de decisiones que van a determinar los propósitos
de una empresa y los medios para lograrlos, incluyendo las
disposiciones de los recursos materiales y humanos, las formas de
organización, los métodos de trabajo y las medidas
de tiempo, cantidad y calidad.

Por último, Allen y Rachlin (2001) definen el
presupuesto como el resultado de un proceso gerencial que
consiste en establecer objetivos, estrategias y
elaboración de planes que forman parte del proceso de
administración.

Las definiciones anteriores nos permiten aseverar que un
presupuesto es un plan que nos permite controlar los ingresos y
gastos de una organización para sus metas y objetivos en
un período determinado de tiempo.

2. FINALIDAD DEL
PRESUPUESTO

Varios ejemplos de la utilización de presupuesto,
puede ser el caso de un(a) jefe(a) de familia que mensualmente
estima el monto de sus entradas y del uso que dará a las
mismas con el fin de mantener un control sobre sus ingresos,
gastos e inversiones ya que de lo contrario gastaría todo
lo que gana desmedidamente y no podría establecer
prioridades en el hogar. En las empresas los presupuestos cumplen
la misma función señalada anteriormente, claro
está que el proceso de presupuestación en las
empresas tienen diversos niveles de complejidad pero se orientan
por el mismo objetivo.

Las finalidades de los presupuestos son las
siguientes:

* Planear los resultados de la
organización en dinero y volúmenes.

* Controlar el manejo de ingresos y egresos
de la empresa.

* Coordinar y relacionar las actividades de
la organización.

* Lograr los resultados de las operaciones
periódicas.

3. FUNCIONES DE
LOS PRESUPUESTOS

La función principal de un presupuesto es el
Control Financiero de la organización, sin embargo su
utilidad depende, en gran medida, de la propia dirección
de la empresa u organización. Sin embargo, de manera ideal
se espera que un presupuesto proporcione lo que sigue a
continuación:

* Una herramienta analítica, precisa
y oportuna.

* La capacidad para pretender el
desempeño.

* El soporte para la asignación de
recursos.

* La capacidad para controlar el
desempeño real en curso.

* Advertencias de las desviaciones respecto
a los pronósticos.

* Indicios anticipados de las oportunidades
o de los riesgos venideros.

* Capacidad para emplear el
desempeño pasado como guía o instrumento de
aprendizaje.

* Concepción comprensible, que
conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto
anual.

4. IMPORTANCIA DE
LOS PRESUPUESTOS

Lozano y Otros (2001) señalan, al respecto los
siguientes aspectos:

* Son útiles en la mayoría de las
organizaciones como: Utilitaristas (compañías de
negocios), no- utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes
(multinacionales, conglomerados) y pequeñas
empresas.

* Los presupuestos son importantes porque ayudan a
minimizar el riesgo en las operaciones de la
organización.

* Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de
operaciones de la empresa en unos límites
razonables.

* Sirven como mecanismo para la revisión de
políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas
hacia lo que verdaderamente se busca.

* Facilitan que los miembros de la
organización.

* Cuantifican en términos
financieros los diversos componentes de su plan total de
acción.

* Las partidas del presupuesto sirven como guías
durante la ejecución de programas de personal en un
determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de
comparación una vez que se hayan completado los planes y
programas.

* Los procedimientos inducen a los especialistas de
asesoría a pensar en las necesidades totales de las
compañías, y a dedicarse a planear de modo que
puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la
importancia necesaria.

* Los presupuestos sirven como medios de
comunicación entre unidades a determinado nivel y
verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de
estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a
través de niveles sucesivos para su ulterior
análisis.

* Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden
ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan
su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del
presupuesto.

5. OBJETIVOS DE
LOS PRESUPUESTOS

* Planear integral y sistemáticamente todas las
actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo
determinado.

* Controlar y medir los resultados cuantitativos,
cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes
dependencias de la empresa para lograr el cumplimiento de las
metas previstas.

* Coordinar los diferentes centros de costo para que se
asegure la marcha de la empresa en forma integral.

6.
CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos
puntos de vista a saber: 1. Según la
flexibilidad,

2. Según el periodo de tiempo que
cubren, 3. Según el campo de aplicabilidad de la empresa,
4. Según el sector en el cual se utilicen.

6.1 Según la flexibilidad

6.1.1 Rígidos, estáticos, fijos o
asignados

Son aquellos que se elaboran para un único nivel
de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la
variación que ocurre en la realidad. Dejan de lado el
entorno de la empresa (económico, político,
cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban
anteriormente en el sector público.

6.1.2 Flexibles o variables

Son los que se elaboran para diferentes niveles de
actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del
entorno. Son de gran aceptación en el campo de la
presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos,
pero complicados y costosos.

6.2 Según el periodo de tiempo

6.2.1 A corto plazo

Son los que se realizan para cubrir la
planeación de la organización en el ciclo de
operaciones de un año. Este sistema se adapta a los
países con economías inflacionarias.

6.2.2 A largo plazo

Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de
desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes
empresas.

6.3 Según el campo de aplicación en la
empresa

6.3.1 De operación o económicos

Tienen en cuenta la planeación detallada de las
actividades que se desarrollarán en el periodo siguiente
al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de
Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden
destacar:

* Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados
por meses, áreas geográficas y
productos.

* Presupuestos de Producción: Comúnmente
se expresan en unidades físicas. La información
necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y
capacidades de máquinas, cantidades económicas a
producir y disponibilidad de los materiales.

* Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que
prevé las compras de materias primas y/o mercancías
que se harán durante determinado periodo. Generalmente se
hacen en unidades y costos.

* Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces
esta información se incluye en el presupuesto de
producción. Al comparar el costo de producción con
el precio de venta, muestra si los márgenes de utilidad
son adecuados.

* Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en
cualquier compañía. Debe ser preparado luego de que
todas los demás presupuestos hayan sido completados. El
presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los
gastos, la cantidad de capital de trabajo.

* Presupuesto Maestro: Este presupuesto
incluye las principales actividades de la empresa.

Conjunta y coordina todas las actividades
de los otros presupuestos y puede ser concebido como el
"presupuesto de presupuestos".

6.3.2 Financieros

En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o
partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja
o Tesorería y 2) el de Capital o erogaciones
capitalizables.

* Presupuesto de Caja o
Tesorería

Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos
disponibles en caja, bancos y valores de fáciles de
realizar. Se puede llamar también presupuesto de caja o de
flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos
monetarios que la organización necesita para desarrollar
sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o
trimestralmente.

* Presupuesto de erogaciones
capitalizables

Es el que controla, básicamente todas las
inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes
alternativas de inversión y el monto de recursos
financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

6.4 Según el sector de la economía en el
cual se utilizan

6.4.1 Presupuestos del Sector Público

Son los que involucran los planes, políticas,
programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el
medio más efectivo de control del gasto público y
en ellos se contempla las diferentes alternativas de
asignación de recursos para gastos e
inversiones.

6.4.2 Presupuestos del Sector Privado

Son los usados por las empresas particulares,. Se
conocen también como presupuestos empresariales. Buscan
planificar todas las actividades de una empresa.

Finalmente, el esquema que se presenta a
continuación resume lo antes detallado:

7. PRINCIPIOS DE
LA PRESUPUESTACIÓN

7.1 Principios de Previsión

Son tres: a) Predictibilidad, dado que los presupuestos
son estimaciones, y predicciones; b) Determinación
cuantitativa, porque todas las estimaciones, predicciones y
pronósticos se deben traducir a números, unidades y
valores, para que el presupuesto sea evaluable, controlable y
útil; c) Objetivo, porque parte de datos
comproblables.

7.2 Principios de Planeación

Se destacan: a) Previsión, porque se elabora con
visión de futuro determinando los recursos y materiales
necesarios para el logro de los objetivos; b) Costeabilidad, el
costo de un sistema presupuestal no debe exceder los beneficios
que se obtengan de él; c) Flexibilidad, un presupuesto
rígido no es útil, entonces hay que adaptarlo a la
realidad; d) Unidad, se considera a la empresa como un todo, como
una unidad funcional, e) Confianza, es fundamental para los que
elaboran y controlan el presupuesto, confiar en el equipo
presupuestal y en la organización como un todo; f)
Participación, involucrar a los participantes del
presupuesto, tanto en su elaboración como en su control,
dará mejores resultados; g) Oportunidad, los presupuestos
se constituyen en una herramienta para detectar las fallas de la
organización, reconocer las oportunidades y, h)
Contabilidad por áreas de responsabilidad, es mejor que la
ejecución de los presupuestos y control se realice por
áreas en la empresa.

7.3 Principios de Organización

Son: a) Orden, porque el proceso presupuestario implica
una serie de etapas sucesivas e interrelacionadas y b)
Comunicación, los involucrados en la elaboración de
los presupuestos deben tener una buena comunicación
afectiva. Es imprescindible para lograr la
organización.

7.4 Principios de Dirección

Se destacan: a) Autoridad, el coordinador de presupuesto
o la máxima autoridad encargada del mismo debe tener la
autoridad formal y moral para ejecutarlo, y al mismo tiempo es el
único responsable de su funcionamiento y b)
Coordinación, el responsable del presupuesto deberá
direccionar las tareas de ejecución del presupuesto y
también será un conciliador porque tendrá
que resolver los diferentes conflictos naturales entre las
distintas áreas.

7.5 Principios de Control

Son: a) Reconocimiento, dar a cada quien la
responsabilidad que le corresponda, así como el
reconocimiento personal por sus acciones positivas; b)
Excepción, habrá que tomar en cuenta que nada es
absoluto, las excepciones hay que considerarlas como tales y no
implica que se derrumbe un proyecto por tales; c) Normas, en el
sentido de que todo juego tiene sus reglas por lo que hay que
establecerlas, conocerlas, explicarlas y aceptarlas; y, d)
Conciencia de Costos, hay que mantener a toda premisa alcanzar
los objetivos con en uso racional y eficiente de los
recursos.

REFERENCIAS:

* Allan y Rachlin. (2001). Manual de
Presupuestos. Editorial McGraw Hill, México. pp.
2

* Burbano, J. Y Ortíz, A. (2004).
Presupuestos: Enfoque de Planeación y Control. 2Da
Edición.

Editorial McGraw Hill, Colombia.

* Jaime, L. (1999). Planeación
Financiera en la Empresa Moderna. Ediciones Fiscales ISEF,
México.

* Lozano, A. Y otros (2001). El
Presupuesto. Fundación Universitaria Luis Amigó,
Colombia.

* Muñóz, P. (1999).
Introducción a la Administración Pública.
Fondo Cultura Económica, México.

* Pere, N. (2000). Elaboración y
control de presupuestos. Ediciones Gestión 2000,
México.

* Red Latinoamericana de Educación
Radiofónica. Tipos de Presupuestos. Disponible:

http://aler.org/redes/mercadeo/docs/proyecto17.pdf

Autor:

Joel Reyes