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Sistema de Mantenimiento de una Empresa Constructora




  1. Introducción
  2. Instructivo para llenado de ficha técnica
  3. Instructivo para llenado de hoja de actividades de mantenimiento
  4. Solicitud de servicios
  5. Orden de trabajo
  6. Informe de trabajo
  7. Supervisión de mantenimiento
  8. Requisa de materiales
  9. Salida de bodega
  10. Entrada de bodega
  11. Devolución de materiales
  12. Programación anual de mantenimiento
  13. Programación mensual de mantenimiento
  14. Organigrama de administración de mantenimiento

Introducción:

Se trata de la Implementación del Sistema de Mantenimiento en La Empresa Constructora de mi propiedad con el fin de realizar un mantenimiento adecuado en el ramo conocido tanto Preventivo como Correctivo, con el fin de rebajar los costos de mantenimiento y evitar mayores costos cuando se tiene que realizar un mantenimiento correctivo, el cual sale a costos muy elevados evitar en lo posible la reposición total de Equipos, lo cual definitivamente da como resultado costos mas elevados, que tienden a descapitalizar la empresa.

Los componentes son:

  • Ficha Técnica.

  • Hoja de Actividades de Mantenimiento.

  • Solicitud de Servicios.

  • Orden de Trabajo.

  • Informe de Trabajo.

  • Supervisión de Mantenimiento.

  • Requisa de Materiales.

  • Salida de Bodega.

  • Entrada de Bodega.

  • Devolución de Materiales.

  • Programación anual de Mantenimiento.

  • Programación Mensual de Mantenimiento.

  • Programación Mensual de horas paros de Mantenimiento.

  • Programación Mensual de horas-hombre de Mantenimiento.

  • Hoja de Registro de Mantenimiento.

  • Hoja de Registro de Tiempo de Paro de Mantenimiento.

Instructivo para Llenado de Ficha Técnica.

Cuando se realiza la entrada de un equipo de construcción nuevo, se debe llenar la ficha técnica al entrar en servicio, con el fin de contar con todas las características técnicas del Equipo, Nombre técnico del Equipo, Fecha de compra, Modelo y año, serie de motor, serie de la carcasa, Costo de adquisición en dólares americanos, Vida útil del Equipo ya sea en años, horas o kilómetros, el país de origen o fabricación, control de mantenimiento correctivo y preventivo, reflejando fechas así como una breve descripción del mantenimiento correctivo realizado y los detalles del mantenimiento preventivo por fecha.

FICHA TÉCNICA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPO DE CONSTSRUCCIÓN

Nombre del Equipo: ___________________________________Fecha de Compra del Equipo / / / /

Modelo/año: _______________, Serie del Motor: _____________. Serie de la carcasa:_______________

Costo en dólares americanos: US $ ________. Vida Útil del Equipo ___años, ___horas, ___ Kilómetros

País origen ____________Período de Mant. Prev: _____ meses. Cambio de Lubricantes: ______ meses

Instructivo para Llenado de Hoja de Actividades de Mantenimiento.

La hoja de actividades de Mantenimiento de Equipos de Construcción, se debe llenar con el encabezado de las características principales del equipo, su nombre técnico, fecha de compra, modelo y año, serie de motor o código de identificación, serie de carcasa u otro código de identificación. Los períodos de mantenimiento preventivo de acuerdo con el Manual de Operaciones, así como la descripción de cada actividad de mantenimiento descrita en el manual de operaciones y mantenimiento. La fecha de mantenimiento correctivo y la descripción del mismo, el mantenimiento preventivo de acuerdo con lo recomendado en los manuales, así como la aplicación periódica del mismo y la frecuencia de tal aplicación. Esta hoja debe permanecer en archivo en el área de mantenimiento para control del Jefe de Operaciones y Mantenimiento, con el fin de planificar las actividades de Mantenimiento y llevar controles de costos, con el fin de evaluar la reposición del equipo cuando se tenga una frecuencia de mantenimiento correctivo muy alta o el rendimiento del equipo haya bajado, se haya cumplido su período de vida útil y el rendimiento del mismo haya bajado al mínimo.

HOJA DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

Nombre del Equipo: ___________________________________Fecha de Compra del Equipo / / / /

Modelo/año: _______________, Serie del Motor: _____________. Serie de la carcasa:_______________

Período de Mant. Prev: _____ meses _____horas _____Kilóm. Cambio de Lubricantes: ______ meses

Fecha de Mantenimiento Correctivo descripción: __________________________________________

____________________________________________________________________________________

Modelo/año: _______________, Serie del Motor: _____________. Serie de la carcasa:_______________

Fecha de Mantenimiento Correctivo descripción: _____________________________________________

_____________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

Mtto. Prev. No. 1 / / /. Mtto. Prev. No. 2 / / /. Mtto. Prev. No. 3 / / / /. Mtto. Prev. No. 4 / / /.

Mtto. Prev. No. 1 / / /. Mtto. Prev. No. 2 / / /. Mtto. Prev. No. 3 / / / /. Mtto. Prev. No. 4 / / /.

SOLICITUD DE SERVICIOS.

Las solicitudes de Servicios de Mantenimiento deben ser elaboradas por el usuario, de acuerdo con los períodos de mantenimiento indicados en los manuales de Operación y Mantenimiento de los equipos recomendado por los fabricantes, esta solicitud de servicio debe pasarse oportunamente al menos con 15 días de anticipación, con el fin de programar el mantenimiento y no esperar hasta que se cumpla el período estipulado en los manuales.

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Orden de Trabajo.

La orden de trabajo debe ser elaborada por el Jefe de Mantenimiento, de acuerdo con los períodos de mantenimiento indicados en los manuales de Operación y Mantenimiento de los equipos recomendado por los fabricantes, esta oren de servicio debe pasarse de acuerdo con la programación elaborada por el Jefe de Mantenimiento para que se realice el trabajo, esta va dirigida al jefe de talleres de acuerdo con la clasificación del tipo de mantenimiento solicitado y clasificado por el jefe de mantenimiento, donde se plasman las características del equipo.

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Informe de Trabajo.

Una vez realizado el trabajo se debe elaborar un informe del trabajo de Mantenimiento realizado, de acuerdo con Las descripciones del trabajo realizado, horas hombre empleados, materiales y repuestos utilizados, así como con todas las características del Equipo que generó la Orden de Trabajo.

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Supervisión de Mantenimiento

El trabajo debe ser supervisado durante la ejecución del mismo por un técnico especializado en ese ramo, debiendo realizar inspecciones de avance del trabajo, así como las horas hombre empleadas, los materiales y repuestos utilizados en la realización del trabajo, la devolución de los materiales no utilizados, los repuestos cambiados para pasar estos informes al jefe de mantenimiento.

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Requisa de Materiales.

La requisa de materiales es el documento que extiende el jefe de taller con el visto bueno del jefe de mantenimiento, por medio del cual se sacará el material y los repuestos necesarios para realizar el mantenimiento definido por el jefe de taller y los mecánicos del equipo de mantenimiento. Este documento se pasará a la contabilidad con el fin de valorar los costos de las operaciones de mantenimiento así como el control de las existencias de bodega por parte del jefe de mantenimiento con el fin de mantener en inventario las herramientas, materiales y repuestos necesarios para tal operación.

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Salida de Bodega.

La salida de bodega es el documento de control de materiales que extiende el jefe de bodega con el fin de llevar el control de Inventarios. Este documento se pasará a la contabilidad y al jefe de Mantenimiento, para el control de las existencias de bodega por parte del jefe de mantenimiento con el fin de mantener en inventario los materiales y repuestos necesarios para tal operación.

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Entrada de Bodega.

La entrada de bodega es el documento de control de materiales que extiende el jefe de bodega con el fin de llevar el control de Inventarios. Este documento se pasará a la contabilidad y al jefe de Mantenimiento, para el control de las existencias de bodega por parte del jefe de mantenimiento con el fin de mantener en inventario los materiales y repuestos necesarios para tal operación.

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Devolución de Materiales.

La Devolución de Materiales es el documento de control de materiales que extiende el jefe de taller con el fin devolver los materiales y repuestos que no hayan sido usados, así como los repuestos que hayan sido sustituidos para llevar el control de Inventarios. Este documento se pasará a la contabilidad y al jefe de Mantenimiento, para el control de las existencias de bodega por parte del jefe de mantenimiento con el fin de mantener en inventario de herramientas, materiales y repuestos necesarios para tal operación.

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Programación anual de Mantenimiento.

Se trata de realizar el mantenimiento de todo el equipo de movilización de personal, construcción y equipo menor con tres cuadrillas, compuestas por un mecánico y dos ayudantes c/u con períodos intercalados de operaciones de mantenimiento preventivo y correctivo, se considera que no habrá programación de horas paro de mantenimiento, ya que esta es una actividad de mantenimiento que se acostumbra en el área industrial y no en construcciones, ya que las operaciones son continuas por el concepto de evitar pérdidas por la renta horaria baldía.

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Programación Mensual de Mantenimiento.

Como puede verse en la hoja de Programación Anual de Mantenimiento, la cuadrilla de mantenimiento preventivo No. 1 tiene actividades durante el primer mes en mantenimiento preventivo para arranque del año, durante los dos meses restantes del primer trimestre, tendrá actividades de Mantenimiento Correctivo, lo mismo ocurre en el resto del año, de tal manera que las actividades de Mantenimiento para el equipo liviano se programan de manera continua. Lo mismo ocurre con las actividades de mantenimiento del Equipo de Construcción ya que los tiempos programados se concibieron de igual manera. Las actividades de Mantenimiento del Equipo Menor se programaron de manera continua, en construcción las actividades se pueden dar de manera continua.

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Programación Mensual de horas paros de Mantenimiento. Nuevamente se explica que en la industria de la construcción, la administración de equipo se basa en la renta horaria pues un equipo de construcción que se encuentra parado, está generando pérdidas porque la renta horaria no trabajada se contabiliza como una pérdida por lo que el equipo se deprecia inexorablemente con el tiempo.

Programación Mensual de horas-hombre de Mantenimiento. Las tres cuadrillas expuestas deberán trabajar las ocho horas reglamentarias que mandata el Código Laboral, así como el pago de horas extras por trabajos en taller o en el campo, cuando un equipo se dañe en algún proyecto fuera del paria donde radica la Empresa Constructora.

Hoja de Registro de Mantenimiento. Esta hoja registra las actividades de mantenimiento tanto Correctivo como Preventivo, que se han realizado en el equipo de interés, así como los costos, pues un equipo cuando se acerca al cumplimiento de su vida útil, el costo de Mantenimiento su va incrementando con respecto al valor que el equipo puede rentar, de tal manera que nos está avisando que este equipo debe ser sustituido.

INSTRUCTIVO:

Se apuntan las características del Equipo, así como la descripción de las actividades de mantenimiento realizadas en el equipo ya sean correctivo como preventivo, con el fin de llevar un control de costos el que se compara con la productividad al finalizar el quinto año establecido como vida útil del equipo.

Los períodos de mantenimiento establecido en el manual de Operaciones y Mantenimiento diseñado por el fabricante, las actividades de mantenimiento correctivo, la descripción de los recursos empleados en mano de obra como en materiales, así como los costos que en la primera intervención saldrán como los costos totales lisos, en las intervenciones de mantenimiento posteriores a partir de la segunda se deberán acumular los costos con el fin de establecer comparaciones con la actividad del equipo, con el fin de analizar su rentabilidad.

Cuando los costos de Mantenimiento acumulados en un período determinado de un año comparados con la productividad de un equipo son mayores, es tiempo de venderlo como equipo de segunda mano para obtener el valor de recuperación, el que posiblemente ha de servirá como parte para financiar la reposición del mismo equipo.

El único instrumento contable capaz de facilitar este análisis es la hoja de registro de Mantenimiento, que a continuación se expone, la cual ha sido diseñada con la mayor sencillez con el fin de facilitar su manejo tanto técnicamente como contable y financieramente, estos análisis deben ser realizados en la gerencia por un equipo integrado por el jefe de Mantenimiento, así como por los contadores gerenciales y el gerente de la empresa, con el fin de tomar las decisiones pertinentes a cada equipo, al finalizar un año de operaciones y al acercarse al final del período de vida útil de cada equipo.

REGISTRO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO

Nombre del Equipo: __________________________

Fecha de Ingreso de Equipo al Sistema Contable: / / /. Modelo/año: _______________,

Serie del Motor: _____________. Serie de la carcasa:_______________

Período de Mant. Prev: _____ meses _____horas _____Kilóm. Cambio de Lubricantes: ______ meses

Mantenimiento Correctivo descripción: No. ______ Recursos Utilizados:

Descripción de Materiales ___________ __________Unidad ____ Cantidad._______ C$ Unitario. Total C$

_________________________________________________________________________________

C$_______

Horas hombre:______* C$/hora ______ = C$_______

Total C$_______

Mantenimiento Correctivo descripción: No. ______ Recursos Utilizados:

Descripción de Materiales ___________ __________Unid. ____ Cantidad._______ C$ Unitario. Total C$

______________________________________________________________________________________

C$_______

Horas hombre:______* C$/hora ______ = C$_______

Total C$_______

Total Acumulado C$_______

Mantenimiento Correctivo descripción: No. ______ Recursos Utilizados:

Descripción de Materiales ___________ ______Unid. ____ Cantidad._____ C$ Unitario. Total C$

___________________________________________________________________________________________

C$_______

Horas hombre:______* C$/hora ______ = C$_______

Total C$_______

Total Acumulado C$_______

Mantenimiento Correctivo descripción: No. ______ Recursos Utilizados:

Descripción de Materiales ___________ __________Unid. ____ Cantidad._______ C$ Unitario. Total C$

___________________________________________________________________________________________

C$_______

Horas hombre:______* C$/hora ______ = C$_______

Total C$_______

Total Acumulado C$_______

Mantenimiento Correctivo descripción: No. ______ Recursos Utilizados:

Descripción de Materiales ___________ __________Unid. ____ Cantidad._______ C$ Unitario. Total C$

___________________________________________________________________________________________

C$_______

Horas hombre:______* C$/hora ______ = C$_______

Total C$_______

Total Acumulado C$_______

Vo. Bo. Jefe de Mantenimiento: _______________________________

REGISTRO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Nombre del Equipo: __________________________

Fecha de Ingreso de Equipo al Sistema Contable: / / /. Modelo/año: _______________,

Serie del Motor: _____________. Serie de la carcasa:_______________

Período de Mant. Prev: _____ meses _____horas _____Kilóm. Cambio de Lubricantes: ______ meses

Mantenimiento Preventivo descripción: No. ______ Recursos Utilizados:

Descripción de Materiales ___________ __________Unid. ____ Cantidad._______ C$ Unitario. Total C$

___________________________________________________________________________________________

C$_______

Horas hombre:______* C$/hora ______ = C$_______

Total C$_______

Mantenimiento Preventivo descripción: No. ______ Recursos Utilizados:

Descripción de Materiales __________ __________Unid. ____ ____ Cantidad._____ C$ Unitario. Total C$

___________________________________________________________________________________________

C$_______

Horas hombre:______* C$/hora ______ = C$_______

Total C$_______

Total Acumulado C$_______

Mantenimiento Preventivo descripción: No. ______ Recursos Utilizados:

Descripción de Materiales ________ __________Unid. ____ ____ Cantidad._______ C$ Unitario. Total C$

___________________________________________________________________________________________

C$_______

Horas hombre:______* C$/hora ______ = C$_______

Total C$_______

Total Acumulado C$_______

Mantenimiento Preventivo descripción: No. ______ Recursos Utilizados:

Descripción de Materiales ________ __________Unid. ____ ____ Cantidad._______ C$ Unitario. Total C$

___________________________________________________________________________________________

C$_______

Total C$_______

Total Acumulado C$_______

Horas hombre:______* C$/hora ______ = C$_______

Mantenimiento Preventivo descripción: No. ______ Recursos Utilizados:

Descripción de Materiales ________ __________Unid. ____ ____ Cantidad._______ C$ Unitario. Total C$

___________________________________________________________________________________________

C$_______

Horas hombre:______* C$/hora ______ = C$_______

Total C$_______

Total Acumulado C$_______

Vo. Bo. Jefe de Mantenimiento: _______________________________

Hoja de Registro de Tiempo de Paro de Mantenimiento. No se usa en el ramo de la Construcción.

ORGANIGRAMA DE ADMINISTRACION DE MANTENIMIENTO

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Autor:

Nelson Ortega Martínez


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