Los sistemas de información aplicados al control de la gestión de datos

Resumen

El resumen tendrá entre 100 y 150 palabras, en un
solo párrafo. Explicará brevemente el objetivo del
trabajo, los principales resultados y conclusiones. Se
evitará el uso de símbolos y abreviaturas. A
continuación, se indicarán no más de seis
palabras claves que identifiquen la temática
tratada.

Palabras claves: sistemas de
información; gestión de datos;

Introducción

En el actual contexto competitivo, globalizado e
incierto, el mayor valor de una empresa se centra en sus
competencias esenciales, es decir, en su capital intelectual. Hoy
en día, la teoría económica de una empresa
resalta que para la formulación de estrategias de
éxito, éstas se deben basar en el conocimiento
más que en la gestión de los activos tangibles de
la empresa.

En una empresa existen dos tipos diferentes de
competencias, una en la que se desarrolla el capital intelectual
de operaciones y el otro orientado al desarrollo del capital
intelectual de innovación, las operaciones de la empresa
se organizan a través de las unidades de negocios, en
cambio los activos de innovación se organizan por medio de
los proyectos. En ambas actividades las tecnologías de la
información y comunicaciones son un medio fundamental para
transferir, analizar, compartir y almacenar los conocimientos
explícitos o las informaciones.

El presente estudio tiene por principal objetivo
analizar cómo influye la informática en la
gestión del conocimiento e informaciones, viendo la
importancia de ésta en el desarrollo de los proyectos de
innovación y en la creación de nuevos
conocimientos, todo esto en beneficio de la generación de
ventajas competitivas sostenibles.

La creación de un software para la gestión
de la información tiene ventajas notables, reconocida por
los directivos que utilizan un sistema de este tipo, cuya
disponibilidad de información apoya los esfuerzos en la
toma de decisiones.

La creación de un sistema para el control del
equipamiento informático constituye una herramienta de
inapreciable valor, dado que solo va a contener una base de datos
con la información referente a los activos
informáticos sino que contará además con
datos sobre el personal con acceso a los mismos, relacionar los
sistemas de gestión utilizados en la empresa, las mejoras
realizadas a estos activos, así como los referente al
control de la información de los equipos de
comunicaciones.

Desarrollo de
sistemas informativos a partir del capital de innovación
en la organización

Hoy en día es normal escuchar la
afirmación ¡estamos en la sociedad de la
información! Ello es así, debido a los avances en
el desarrollo de las tecnologías de las telecomunicaciones
y de la informática. Para las organizaciones, estás
dinámicas en el entorno plantean la necesidad de ser
transformadas de manera inmediata.

En el desarrollo de las telecomunicaciones y de la
informática, la velocidad, la flexibilidad y la
conectividad están implicadas. Como las organizaciones
"operan" con información, entonces ellas también
son afectadas, ¿cómo hacer que los efectos sean
positivos?, depende precisamente de la capacidad gerencial con se
cuente.

Dados estos cambios, la gerencia de los sistemas de
información se ha enriquecido logrando desarrollos, como
la Teoría de Redes, las Organizaciones Virtuales y los
Sistemas de Información Inteligentes.

"Administrar bien es administrar el futuro, y
administrar su futuro es administrar
información".

Durante muchos años los directivos han reconocido
que la información contable tradicional utilizada para el
cálculo de utilidades ha tenido un valor limitado para el
control. Sin embargo, existen muchas empresas donde estos son los
únicos datos que se recopilan periódicamente. No
obstante, la gran mayoría de las empresas están
conscientes de que para obtener mejores resultados se necesita
adaptarse constantemente a las nuevas condiciones del entorno, un
entorno que ha dejado de ser estable para convertirse en
turbulento.

La aparición y desarrollo de nuevas
tecnologías de la información y de la
comunicación ha contribuido a una mayor facilidad en el
uso y creación del conocimiento, y por tanto, una mejor
toma de decisiones.

Con todo esto se puede mencionar al conocimiento y al
capital intelectual como las únicas fuentes de ventajas
competitivas sostenibles. Lawrence Prusak, en su artículo
publicado en 1996, afirmaba lo siguiente: "Los investigadores en
las áreas de ventajas competitivas sostenibles han llegado
a la conclusión de que la única cosa que da a una
organización ventajas competitivas duraderas es lo que
sabe, cómo utiliza lo que sabe y su capacidad de aprender
cosas nuevas rápidamente".

La gestión del conocimiento tiene por otro lado
una perspectiva táctica y operacional; es más
detallada y se centra en facilitar y gestionar aquellas
actividades relacionadas con el conocimiento, tales como su
creación, captura, transformación y uso. su
función es la de planificar, poner en práctica,
operar, dirigir y controlar todas las actividades relacionadas
con el conocimiento y programas que se requiere para la
gestión efectiva del capital intelectual.

Bajo este contexto se hace necesario definir el concepto
de conocimiento. Prusak en 1998 lo definió de la siguiente
manera: "Conocimiento es la fluida mezcla estructurada de
experiencia, valores, información contextualizada, y ojo
clínico muy experto que proporciona un marco de trabajo
excelente para evaluar e incorporar nuevas experiencias e
información. Se origina y aplica en la mente de los que lo
tienen. En las organizaciones se encuentra muchas veces
almacenado no solamente en documentos o bases de datos, sino
también en rutinas, procedimientos, prácticas y
normas".

De la definición anterior se desprenden dos tipos
de conocimiento: el explícito y el tácito. El
primero es aquel que puede ser expresado en palabras y
números, puede ser fácilmente transmitido y
compartido en forma de procedimientos codificados,
fórmulas científicas o principios universales. En
contraste con él, el conocimiento tácito
está muy personalizado y su formación es compleja,
por lo que es difícil de transmitir ya que no ha adoptado
una forma explícita.

Existe un desarrollo secuencial entre dato,
información y conocimiento; los datos una vez asociados a
un objeto y estructurados se convierten en información. La
información asociada a un contexto y a una experiencia se
convierte en conocimiento. El conocimiento asociado a una persona
y a una serie de habilidades personales se convierte en
sabiduría, y finalmente el conocimiento asociado a una
organización y a una serie de capacidades organizativas se
convierte en capital intelectual.

Steward en 1997 definió el capital intelectual
como "material intelectual, conocimiento, información,
propiedad intelectual, experiencia, que puede utilizarse para
crear valor". En EUROFORUM (1998) el capital intelectual se
definió como el conjunto de activos intangibles de una
organización, que pese a no estar reflejados en los
estados contables tradicionales, en la actualidad genera valor o
tiene potencial de generarlo en el futuro. Estos activos
intangibles incluyen todos aquellos conocimientos tácitos
y explícitos que generan dicho valor
económico.

El capital humano se refiere a la educación,
experiencia, "know how", conocimientos, habilidades, valores y
actitudes de las personas que trabajan en la empresa. No son
propiedad de la empresa ya que pertenecen a los trabajadores,
estos al marcharse a casa se llevan consigo sus activos. En el
capital humano residen los conocimientos tácitos de la
organización.

El capital estructural se refiere a la estructura
organizativa formal e informal, a los métodos y
procedimientos de trabajo, al software, a las bases de datos, a
la I+D, a los sistemas de dirección y gestión, y a
la cultura de la empresa. Estos activos son propiedad de la
empresa y algunos de ellos pueden protegerse legalmente, como es
el caso de los lemas comerciales.

El capital intelectual de innovación en una
organización debe tener como principal finalidad
desarrollar diferentes proyectos de innovación para el
desarrollo de nuevos productos y/o servicios claves para la
obtención de competencias esenciales en la cadena de valor
de innovación y en las capacidades esenciales del recurso
humano que permitan mantener o conseguir las anheladas ventajas
competitivas sostenibles.

La innovación tecnológica, las nuevas
tecnologías de la información y la
comunicación, los cambios organizativos y productivos, la
entrada de nuevos competidores, los nuevos productos, los cambios
en los gustos de los consumidores, la internalización de
los mercados hacen que hoy en día la competitividad de las
empresas no se base, como antes, únicamente en la
inversión en tecnologías que son accesibles para
cualquier empresa en el mercado, sino en el factor humano, en la
calidad e iniciativa de los recursos humanos de la empresa y es,
precisamente, este capital humano el más difícil de
lograr.

Frente a este desafío el capital humano
deberá resaltar por: sus capacidades, talento, liderazgo,
valores y cultura que los lleven a la creación de nuevos
conocimientos y a un aprendizaje individual. En tanto, al capital
estructural se le exigirá que la cultura, los valores, el
aprendizaje y las estructuras organizativas sean orientadas para
el proceso de innovación. Finalmente, el capital
relacional se debe desarrollar y motivar las alianzas, acuerdos,
relaciones con los clientes, outsorcing, centros de
investigación, universidades y otros organismos que
promuevan o faciliten la innovación de productos y/o
servicios.

El capital de innovación se centra en cada
proyecto de innovación que resulten estratégicos
para la organización.

La innovación, la rapidez, el servicio de gran
calidad y el ritmo al que se mejora y aplica el conocimiento
constituyen las nuevas reglas del juego. En el mundo de hoy, la
dedicación y la aportación de fuerza laboral son
decisivas y la información es el arma esencial en esta
batalla.

Mientras que los directivos vean la información
como un instrumento para ejercer control, y no como un medio para
mejorar la empresa, serán incapaces de apreciar los
beneficios que entraña la elaboración de nuevos
sistemas de información basados en la relevancia de estas
informaciones para la gestión empresarial.

La empresa en cada una de las áreas de
funcionamiento se ve en la necesidad de tomar decisiones. Desde
la más insignificante hasta aquella que tiene que ver con
su existencia misma. Con tal responsabilidad se necesita una base
de datos lo más certera posible sobre la cual descansen
esas decisiones.

Como es de suponer, esta información necesaria
para tomar decisiones no aparece casualmente, sino que es
recopilada mediante un sistema informativo fruto de ese capital
de innovación presente en cada organización,
abarcando su recepción, elaboración, registro y
transmisión.

Los sistemas están básicamente formados
por subsistemas que interactúan entre sí y con el
medio ambiente, dando como resultado una cualidad superior.
Bishop (1989) provee una sencilla ilustración de este
aspecto: un coche es un sistema y el conjunto de dispositivos
para frenar constituyen un subsistema. El subsistema de frenos
cumple un aspecto de las tareas realizadas por el
coche.

La clasificación de los sistemas puede variar en
dependencia de los criterios utilizados, los cuales pueden ser
sistemas sociales, económicos, biológicos,
automatizados, etcétera. A pesar de esta diversidad de
clasificación, ellos tienen características comunes
entre las que sobresalen:

• Interacción con el medio ambiente: todo
  sistema está rodeado y afectado por el medio ambiente.
  Los límites del sistema separan a este del medio
  ambiente interactuando con él por medio de entradas y
  salidas. Las entradas pueden ser cualquier cosa que entre al
  sistema desde el medio, y las salidas son aquellas que cruzan
  las fronteras del sistema para entrar al medio ambiente luego
  de haber sufrido alguna transformación.

• Todo sistema puede ser dividido en subsistemas: lo
  complejo de un sistema puede desplegarse en una serie de
  pequeños sistemas y subsistemas que identifican al
  sistema principal.

• Los sistemas pueden ser afectados por el cambio: a
  través del tiempo los usuarios del sistema
  cambiarán como ellos quieren usar el sistema. Nuevas
  entradas pudieran necesitarse para ser procesadas y nuevas
  salidas serán deseadas.

• La retroalimentación y el control son
  esenciales: este aspecto es esencial para asegurar que el
  sistema opere como fue planificado y ayude a obtener los
  objetivos para los cuales fue implementado. La
  retroalimentación es el proceso de comparar la salida
  actual del sistema con la salida deseada.

• El sistema pudiera fallar para trabajar como se
  espera: los sistemas son construidos y operados por seres
  humanos, por lo que están sujetos a los fallos y
  errores de estos.

• La propia definición del alcance del sistema
  es importante: definiendo el alcance del sistema declaran sus
  límites, se especifican cuales subsistema serán
  incluidos en el sistema. Su definición es esencial
  para el buen éxito de un estudio del
  sistema.

Como centro de este trabajo se han tomado los sistemas
informativos, en especial los relacionados con la gestión
de la información relacionada con los activos
informáticos. Convirtiéndose a partir de este
momento en el centro de análisis de la presente
investigación.

Desarrollo de los
sistemas de información

Los sistemas de información surgen aún
cuando el hombre no tenía conocimientos de que los estaba
utilizando para su comunicación y para el aprendizaje. Con
el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de
datos, los cuales necesita relacionar y poner al alcance de
técnicos, ingenieros y demás especialistas que lo
utilizan como fuentes de información para bases de
cálculos estadísticos, o como punto de partida para
diferentes análisis y proyectos.

Varios años atrás el hombre tenía
estos datos en tarjetas estadísticas y papeles a la deriva
en el tiempo, con la posibilidad de deterioro, o en diferentes
medios de almacenamiento no confiables y de muy bajo nivel de
gestión, puesto que realizar cualquier condensación
de estos datos requería de mucho tiempo, los
vínculos entre datos eran muy difíciles de
actualizar y en ocasiones la información ya no
existía porque se encontraba deteriorada.

Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre comienza a
desarrollar herramientas con fines matemáticos para
realizar sus operaciones a mayor velocidad, la cual va más
allá de las expectativas y se convierte en la mayor
recolectora y procesadora de información, a partir de este
momento los sistemas informativos que se resumían a Dato
– procesamiento – información pasan a tomar un
carácter mayor, formándose así un conjunto
más amplio de elementos.

Los sistemas de información cumplen con los
aspectos mencionados en los diferentes conceptos de sistema y se
pueden definir como una organización compleja que
relaciona todo el conjunto de métodos, de datos, de medios
e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la
dirección de un objeto determinado (Martínez
Santana, 1998). Otra definición muy abarcadora es ofrecida
por Lucey, quien lo presenta como "un sistema para convertir
datos, procedentes desde el exterior o desde el interior del
mismo, en información y para comunicar ésta en
forma apropiada a los directivos de todos los niveles y de todas
las funciones para facilitar la toma de decisiones efectivas y
oportunas para la planeación, dirección y control
de las actividades de las cuales ellos son responsables (Lucey,
1987).

En las organizaciones conviven diferentes subsistemas
para las distintas funciones (contabilidad, medios
básicos, inventarios, personal, etc.)

El sistema de información se empareja con las
tecnologías de la información por ser un sistema
dinámico. Las tecnologías de la información
no sirven para construir los sistemas de información y
constituyen la herramienta básica para
diseñarlos.

El sistema de información es un proceso de
planificación, diseño y análisis y control
de los datos, que afecta a todo el núcleo de la actividad
empresarial y es el encargado de coordinar los flujos y registros
de la información tanto internas, como la proveniente del
entorno, que son necesarias para realizar las operaciones
básicas y toma de decisiones, y de esta manera conseguir
los objetivos de la empresa. Este proceso se realiza de forma
conjunta con el proceso de actividades propias de la empresa y
sirve de apoyo a las decisiones de planificación,
diseño, ejecución y control que realiza.

Para realizar la recolección de los datos se debe
hacer de forma estructurada, así como normalizar la
información que entra y sale. Por ello deben participar
los órganos implicados de la empresa para que pueda ser
entendida la información que llegue, o parta de
ésta, por todos los integrantes de la organización
a los cuales va dirigida, y les pueda servir para realizar las
operaciones cotidianas, tomar decisiones o como método de
control. Además, afecta a las funciones y estrategias del
negocio, pues es un elemento de la empresa que ayuda a conseguir
los objetivos y que puede ser utilizado como ventaja competitiva
frente a los rivales.

En las definiciones anteriores se manejan gran cantidad
de elementos de los cuales se desprende la complejidad de las
interrelaciones entre ellos. En muchos casos esta complejidad es
acentuada por elevados volúmenes de información que
deben ser manejados.

Esta dificultad ha traído consigo la necesidad de
aprovechar los adelantos informáticos y
tecnológicos para automatizar el funcionamiento de los
sistemas de información y de esta manera disminuir su
complejidad para los usuarios de dichos sistemas.

El sistema informativo está comprendido por una
serie de elementos que se detallan a
continuación:

• Documentos: Manuales, los impresos u otra
  información descriptiva que explica el uso y/o la
  operación del sistema.

• Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso
  específico de cada elemento del sistema.

• Bases de datos: Es la colección de datos
  relacionados entre sí, la cual es accedida por el
  software y es el resultado de relacionar la
  información.

• Personas: Individuos que son usuarios u operadores
  del sistema.

• Hardware: Es el conjunto de dispositivos
  electrónicos que proporciona la capacidad de
  computación y los dispositivos electromecánicos
  encargados de extraer o suministrar la información de
  los soportes magnéticos.

• Software: Es el conjunto de programas
  informáticos encargados de suministrar la
  información deseada al cliente, con la
  coordinación y relación requerida.

El sistema de
comunicación en la empresa

La resistencia de los directivos a proporcionar toda la
información a sus subordinados y establecer una
comunicación con ellos, limita y entorpece la
comunicación. Esta resistencia se debe principalmente a
que las fuentes de información de los directivos suelen
ser orales y se almacenan en sus cabezas, por esto tienen que
perder tiempo para reflejar sus datos, así el directivo
está condenado a un dilema de delegación, tener que
hacer demasiado uno mismo o delegar en sus subordinados con
información adecuada (Mintzberg).

El sistema de información lleva a acabo una serie
de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes
grupos:

Funciones de captación y recolección de
datos: Recoge la información externa (del entorno) e
interna y la reagrupa para evitar duplicidades e
información inútil o ruido.

Almacenamiento de la información: Una vez
filtrada la información relevante se almacenará, ya
sea en un lugar único (archivo central, sistema
informático) accesible a todos los usuarios o bien en los
distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier
usuario que la necesite. El sistema utilizado dependerá de
las variables, tamaño, dispersión geográfica
o especificidad de la información, quien determina el
sistema a adoptar.

También se puede realizar un sistema mixto, donde
se centralicen la información que afecte de forma global a
la empresa, y las específicas en cada
departamento.

El acceso a la recuperación de la
información por parte de los usuarios, puede realizarse a
través de códigos o claves que eviten a los
miembros que no necesitan la información puedan acceder a
ella.

Tratamiento de la información: Es la
función clave del sistema, tiene por objeto transformar
los datos de la información almacenada en
información significativa, para ofrecérsela a quien
la necesite, en la medida y formato que el usuario
requiera.

Generalmente, en esta función se utilizan medios
informáticos por su capacidad de almacenar y velocidad en
el tratamiento, así como la reducción de costos que
representan. Esto ha hecho que se generalice su uso.

Distribución de la información: Es
muy importante para la empresa que cada usuario posea la
información requerida en el momento preciso y de una forma
normalizada para su correcta interpretación. Además
existe la necesidad de que alguna información acerca de la
empresa y su entorno sea conocida por diferentes miembros de la
organización, para hacer frente con rapidez de forma
conjunta a las situaciones que se presenten y en las que se hace
necesaria la solución de problemas y adoptar decisiones de
forma coordinada que afecte a varias área de la
empresa.

La base de datos
como estructura de los datos en la empresa

Una de las principales aportaciones, que para los
sistemas de información ha traído consigo la
informática es el contexto de Bases de Datos, pues supone
una disciplina en la organización y acceso a los datos que
posee la empresa, según las necesidades que aparezcan en
cada caso. La base de datos nos sirve para:

• Agrupar los datos relevantes para el sistema de
  información de la empresa en un único lugar: la
  base de datos.

• Evita duplicaciones, evitando equívocos al no
  repetirse los datos.

• Estructura los datos de una única forma desde
  la perspectiva del sistema de información a lo largo
  del tiempo.

• Proporciona un acceso fácil a los
  datos.

La base de datos es muy útil porque:

• Impone disciplina al obligar a actuar de forma
  uniforme a todos los usuarios, normalizando la
  información para toda la empresa.

• Exige disciplina en el proceso de definición
  de las colecciones de datos necesarias en las operaciones del
  sistema, depurando o filtrando los datos que se van a
  utilizar.

• Ha incorporado una visión global única
  del concepto de datos de la empresa, en cuyo diseño
  participan todos los departamentos de forma
  consensuada.

• Facilita la estructuración del sistema de
  información, para poder ser accesible y comprensible
  por todas las personas de la organización.

La base de datos se ha constituido en el centro del
sistema, cualquier referencia a datos requeridos por el mismo
pasa por ella, bien sea para almacenarlos por primera vez, para
consultarlos, modificarlos o eliminarlos. Debido a estas
funciones que realiza la base de datos, los responsables de las
áreas funcionales de la empresa deben involucrarse en el
diseño y creación de la base de datos que
más se adecue a sus necesidades.

El avance de las tecnologías de la
información, con la aparición de los ordenadores
personales y programas de tratamiento de datos incorporados
(hojas de cálculo, base de datos) lleva consigo la
utilización por parte de los usuarios del sistema de
información, buscar soluciones por si mismos a
través de la informática, pudiendo construirse
ellos mismos sus programas o herramientas para tomar
decisiones.

La información que maneja el sistema de
información, aunque generada o utilizada para actividades
concretas, no pertenece a ninguna actividad en particular, sino a
la empresa considerada globalmente (infraestructura).

Control e
información. La información como base del sistema
de control

Es de gran importancia para los sistemas de
información el conocimiento de la diferencia entre
información y dato.

En cuanto a dato es precisa la definición, los
datos son información en forma codificada, aceptable para
ser introducida y procesada por cualquier ordenador, es decir,
son representaciones de la información. Pueden usarse como
objetos individuales pero con mucha más frecuencia se
encuentran en grandes conjuntos dotados de una estructura. Estos
datos son significativos en sí y en relación con la
estructura a la que pertenecen.

Es importante destacar que los datos por sí solos
carecen de significado, solo adquieren este cuando son
interpretados convirtiéndose así en
información útil.

El dato es la personificación material de la
información, constituye su base. Por dato se entiende el
resultado de las observaciones representadas en un lenguaje
determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda
producir en él. En la actualidad se presentan como
indicadores, tablas, textos, etc. los cuales de por sí no
pueden estar relacionados con la solución de una tarea
determinada con un usuario en particular.

Lo que constituye datos para unos puede ser
información para otros y viceversa, todo está en
dependencia del usuario y de las características del
trabajo que se quiere realizar, es decir, la información
que necesitan los directivos varía con la naturaleza del
trabajo que efectúan, según el nivel de actividad y
de acuerdo a las metas que buscan. Al establecerse la
delimitación entre dato e información, así
como la definición de las informaciones a utilizar a todos
los niveles de dirección se dan grandes pasos de avance al
establecimiento de los sistemas de información y son
precisamente estos sistemas los que proporcionan la
información que le permitirá al control fijar
niveles de desempeño con objetivos de planeación,
comparar el desempeño real con esos niveles
desempeñados de antemano, determinar si hay desviaciones,
medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar
que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma
más eficaz y eficiente posible.

Por otra parte, la información es el conocimiento
adquirido por causa del procesamiento de datos. En
contradicción a esta diferencia se puede afirmar que en
cadenas de servicios, lo que es dato para un cliente es
información para el proveedor.

Algunos autores señalan que los datos tienen las
características siguientes: exactitud, totalidad,
pertinencia, oportunidad y auditabilidad, planteando que la
derivarse la información del dato pueden ser aplicables
estas cinco características a ella.

En cambio, para que la información sea
útil al investigador, debe reunir las cualidades
siguientes:

Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y
describir con fidelidad el objeto o hecho.

Oportunidad: Debe estar disponible cuando se
necesite sin demasiado retraso.

Pertinencia: Debe relacionarse con la
situación en cuestión.

Integridad: Proporcionar al investigador todos
los detalles que necesite para entender la
situación.

Frecuencia: Se prepara y suministra a los
investigadores con bastante frecuencia para
actualizarlos.

Horizontes de tiempo: Se orienta a actividades y
hechos pasados, presentes y futuros.

Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un
área de interés.

Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas
como externas.

Forma de presentación: las tablas de
números o las presentaciones gráficas de
información, son las firmas escritas o impresas más
comunes. Puede incluir además una presentación
verbal.

La información es el resultado del procesamiento
y análisis de los datos, constituyendo así el
resultado de los sistemas informativos, el que toma como punto de
partida conjuntos de datos relacionados entre sí
contenidos en registros.

La velocidad y exactitud con que los directivos pueden
recibir información sobre lo que está funcionando
bien o mal determinan, en gran medida, la eficacia que
tendrán los sistemas de control.

No es posible que se hable de control sin hablar de
información. La efectividad del proceso de control depende
fundamentalmente de la calidad de su sistema de
información. El sistema de información que se
diseñe debe servir para controlar aquellas actividades de
vital importancia en la administración.

Los directivos deben siempre estar conscientes de los
factores críticos de sus planes y de las operaciones que
requieren control, debiendo utilizar técnicas e
información apropiadas para ellos. Los sistemas de control
y la información pretender ayudar a cada administrador a
llevar a cabo su función de control, es por eso que deben
ser elaborados a la medida de cada uno de ellos. Para esto se
hace necesario:

• Evita información sobrante.

• Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y
  oportunas si no cuentan con suficiente
  información.

• Conocer que existen asuntos de los que es
  obligatorio informar, pero otros que sería imprudente
  mostrar a quienes no se debe por lo desestabilizadores que
  pueden resultar.

• Conseguir que la información sea lo
  más completa y exacta posible. Mientras más
  exacta sea una información, más calidad
  tendrá y podrá recurrirse a ella con más
  confianza a la hora de tomar decisiones.

• Lograr que la información sea oportuna de
  forma tal que esté disponible a tiempo para
  intervenir.

• La información ofrecida por un sistema de
  información debe estar al alcance de la persona
  indicada y en el momento oportuno para que se emprendan las
  medidas adecuadas.

• Evitar la redundancia de la
  información.

• La información debe llegar en forma clara y
  legible a los que van a hacer uso de ella.

• La información que reciben los directivos
  debe ser relevante para sus funciones y labores.

• Lograr que la información vaya
  acompañada de una buena dosis de motivación, de
  forma tal que aquel que recibe Las indicaciones, si estas son
  emitidas con claridad, las pueda hacer propias e
  incentivarlos a tomar sus propias decisiones.

Para brindar esta información a los directivos se
utilizan los sistemas de información administrativa que
están diseñados para ofrecer a los administradores
la información relevante y oportuna para tomar decisiones
óptimas. Lo anterior implica la necesidad de crear y
mantener una extensa variedad de bases de datos o cuerpos de
información en casi todas las categorías
funcionales, entre otras, pero sin quedar limitado a
mercadotecnia, finanzas, recursos humanos, investigación y
desarrollo y planeación estratégica.

El directivo se ve sometido en el momento a la fuerte
presión de tener que contar con una información
fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones
adecuadas en el momento adecuado.

Los avances en la tecnología de los sistemas de
inteligencia artificial están siendo evaluados en la
actualidad como instrumento potencial para el desarrollo del tipo
de Sistema de Información Administrativa que las grandes
empresas contemplan para el presente y los próximos
años.

Los sistemas de inteligencia artificial proveen una
capacidad automatizada para racionalizar un gran de número
de imponderables complejos, que es perfectamente aplicable a una
lógica basada en un árbol de
decisión.

A finales de las décadas de los "80 y durante los
años "90, se produjo un gran avance con la
aparición de software especialmente diseñados para
el directivo. Estos productos ponían el énfasis en
la simplicidad y en una vía accesible para la
formación del ejecutivo.

Algunas prestaciones dignas de mención son las
siguientes:

• Gran variedad de formatos
  gráficos.

• Las teclas de función activadas por
  Mouse.

• Las técnicas para derivar, progresivamente
  información más detallada sobre un asunto
  determinado.

En términos sencillos, un sistema de
información administrativa proporciona al directivo
información vital de carácter estratégico,
táctico y operativo de una manera y en un formato adecuado
para facilitar el proceso diario de toma de
decisiones.

Para convertirse en un elemento estratégico del
repertorio de toma de decisiones del directivo, el sistema de
información administrativa del presente y de los
próximos años debe incorporar adecuadamente los
conceptos de información y tecnología integrados
entre sí. Los elementos ideales incluyen:

• Criterios de acción ejecutiva global de la
  empresa.

• Tecnologías integradas, indivisible al
  directivo.

• Principios consistentes de un sistema de
  información administrativa y de tecnologías de
  información en la empresa.

• Interfaz gráfica simple.

• Información integrada.

• Interfaces que faciliten un acceso fluido a la
  información externa.

La ventaja más notable, reconocida por los
directivos que utilizan un sistema de este tipo, es la
disponibilidad de información, antes no disponible de
ninguna manera para apoyar los esfuerzos en la toma de
decisiones. Además, beneficios intangibles o adicionales
tales como, disponibilidad de una información más
intuitiva sobre la cual decidir una compra o información
de mercado relativa a la satisfacción del consumidor y al
servicio de postventa son también algunas ventajas
derivadas de un sistema de información
administrativa.

Todo lo anterior indica que un sistema de
información administrativa puede ser muy valioso y
producir beneficios y ahorros de costos junto a habituales
beneficios intangibles asociado al aumento de la eficiencia en la
toma de decisiones.

El diseño
de software para el control de gestión de
datos

A lo largo de los últimos años, las
exigencias competitivas a las que se enfrentan las empresas han
generado la necesidad de implantar sistemas y medios de trabajo
que redunden en la mejora de la eficiencia. Obviamente, buena
parte de este proceso modernizador, pasa necesariamente por el
empleo generalizado de todos aquellos medios y avances
tecnológicos a los que se van teniendo acceso.

Fruto de este proceso, en los últimos años
se ha venido extendiendo en el ámbito empresarial la
utilización de medios informáticos que, sin duda,
ofrecen indudables ventajas fundamentalmente en lo relacionado
con el acceso a todo tipo de información y a la celeridad
en la gestión.

No obstante, resulta también insoslayable el
hecho de que, junto con la citada multiplicidad de ventajas, la
implantación de estos medios ha traído consigo para
la empresa la necesidad de prevenirse frente a la
utilización indebida de los mismos.

La esencia del control es la acción que ajusta
las operaciones a los patrones predeterminados y su base es la
información que los directivos reciben.

Se hace necesario entonces un sistema integrado de
recolección, procesamiento, almacenamiento y suministro de
informaciones sobresalientes de los activos informáticos
para que tanto las recolecciones de datos como las decisiones de
línea, sean las más adecuadas a cada
situación. Se trata de la necesidad de un banco de datos
para el control del equipamiento informático y de
comunicaciones.

El sistema para el control de este equipamiento debe
proveer las bases de datos para la toma de decisiones actuales y
futuras. Este sistema es un elemento imprescindible para el
proceso de acción y de los subsistemas. Pasa de ser un
proceso de datos a gestionar la información.

Esta evolución se explica de la manera siguiente:
el sistema de información es un conjunto de elementos
independientes (subsistemas), lógicamente asociados, que
unidos generan informaciones necesarias para la toma de
decisiones.

En el proceso de datos-información-conocimiento
intervienen elementos entre los que están: la
información y los datos, los elementos de soporte
(hardware y software), los objetivos (que consisten en
proporcionar información que facilite la toma de
decisiones) y las funciones.

Esta información tiene como objetivos
básicos gestionar los volúmenes de
información, rapidez y exactitud y facilitar la toma de
decisiones. En este objetivo son de gran ayuda la comodidad, la
confidencialidad, la filosofía abierta y el conectar
capacidades con conocimientos.

Para alcanzar los objetivos se emprenden proyectos de
desarrollo de sistemas de información por una o más
de las razones siguientes:

Capacidad:

• Mayor velocidad de procesamiento.

• Incremento en el volumen.

• Recuperación más rápida de la
  información.

Control:

• Mayor exactitud y mejora en consistencia.

Comunicación:

• Mejora en la comunicación.

• Integración de áreas de la
  empresa.

Costos:

• Monitoreo de costos.

• Reducción de costos.

• Ventaja competitiva.

Para alcanzar el éxito en el sistema depende de
la adecuada planificación del mismo, que requerirá
una correcta comunicación entre usuarios y personal
informático.

Durante la primera etapa de diseño y
planificación del sistema se define el objetivo central
del mismo, esto permitirá:

• Poseer la documentación necesaria para
  desarrollar la actividad computacional y su fácil
  actualización permanente.

• Servir de base para controles y ayudas, inspecciones
  y auditorías que se efectúen en la
  entidad.

• Facilitar la toma de decisiones en cuanto a
  equipamiento se refiere, pues al poseer información
  actualizada del mismo facilita la asignación, bajas y
  mejora en el rendimiento y sus componentes y
  planificación de los mantenimientos.

Como proyecto al fin es indispensable establecer los
recursos necesarios, tanto humanos como materiales, para llevar a
cabo el sistema, así como la estimación de la fecha
probable de implementación del sistema, cuya base
será la terminación de todas las actividades para
la creación del sistema, tales como: análisis,
programación, elaboración de formas y otros.
Mediante la utilización del diagrama de Grantt se puede
establecer el período de las actividades requeridas para
el desarrollo del sistema.

El sistema se puede realizar en cualquier gestor de base
de datos, herramienta para la gestión de bases de datos
relacionales, que no sólo permitirán la
creación de éstas sino además su
modificación, así como las facilidades en la
obtención de informes con respecto a las informaciones que
contiene y por tanto, una mejor toma de decisiones.

Debe abarcar tres grandes subsistemas: el relacionado
con la información relativa al equipamiento computacional,
el relacionado al equipamiento de comunicaciones y el relacionado
con las mejoras efectuadas a dichos equipamientos.