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Área de almacén

Enviado por alejandro





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q q q q q “AÑO DEL CENTENARIO DE MACHUPICCHU PARA EL MUNDO” MINISTERIO DE EDUCACION DIRECCION REGIONAL DE EDUCACION PUNO INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACION PUBLICO AYAVIRI ARE DE FORMACION TECNOLOGUICA CARRERA PROFECIONAL DE COMPUTACION E INFORMATICA TEMA: AREA DE ALMACEN PRECENTADO POR: CAMPOS AGUILAR, JHOVITHA MILAGROS AGUILAR QQUEA, ALEJANDRO MAMANI LLACSA, YESSICA PINEDA AGUILAR, HUGO G. GUTIERREZ MIRANDA, YANET Z.

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PRECENTACION El presente trabajo es el resultado de lo realizado en las clases desarrollando en la asignatura de análisis y diseño de sistemas con los diferentes temas. El esfuerzo se debe precisamente a la labor del estudiante, siempre con el propósito de nuestra superación, así como también con miras en bien en la sociedad y así de esa manera con las finalidades lograr el objetivo trazado, lo cual ha optado por esta carrera profesional Cumpliendo con uno de los requisitos que establece las reglas o normas de las instituciones superiores pedagógicos hago presente el siguiente trabajo para dar a conocer lo realizado en las subsiguientes paginas.

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agradecimiento Este presente trabajo agradecemos a nuestros padres y familiares por que nos brindaron su apoyo tanto moral y económicamente para seguir estudiando y lograr el objetivo trazado para un futuro mejor y ser orgullo para ellos y de toda la familia . Al Instituto Superior Público Ayaviri, alma mater de la ciencia y la tecnología porque nos esta formando para un futuro como técnico en computación. De igual manera a mis queridos formadores en especial al Docente del modulo de análisis y diseño de sistemas de la carrera de computación e informática pues ellos fueron quienes guiaron para hacer el presente trabajo. Gracias………..

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dedicatoria El presente trabajo de análisis y diseño de sistemas dedico a mis progenitores por innumerables motivos hayan logrado encaminarme por el buen camino y así lograr el objetivo deseado. Dedico también a mi profesor de análisis y diseño de sistemas por la guía y la orientación prestado a si lograr el presente proyecto. Gracias......

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? ? ? ? ? TITIULO DE LA ENVESTIGACION La implementación del software para contabilizar los bienes del área de almacén, en la ISEPA durante el año académico 2011 DATOS GENERALES DEL PROYECTO 2.1 NOMBRE DE LA EMPRESA: Instituto Superior de Educación Publico Ayaviri. (ISEPA) ? . ? 2.2 ENCARDADO DE LA AREA DE ALMACEN: Gregorio Cucho Huaynacho. 2.3 EJECUTORES: Los estudiantes dela carrera de Computación e Informática semestre III.

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q q q q q CAMPOS AGUILAR, JHOVITHA MILAGROS AGUILAR QQUEA, ALEJANDRO MAMANI LLACSA, YESSICA PINEDA AGUILAR, HUGO G. GUTIERREZ MIRANDA, YANET Z.

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? ? DATOS DE LA EMPRESA: Instituto Superior de Educación Publico Ayaviri (ISEPA ) ? UBICACIÓN: Avenida basas pata Km 2 salida a juliaca . ? Distrito: Ayaviri ? Provincia: Melgar ? Departamento: Puno

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? ? DATOS DEL SOFTWARE: Es un programa para la área de almacén que contabiliza la entrada y salida de los bienes del almacén que funciona mediante un registro de códigos en el siguiente imagen damos una referencia de cómo sería el programa.

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SOFTWARE DE CONTABILIDAD

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. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El Instituto Superior de Educación Pública Ayaviri cuenta con el área de almacén lo cual no tiene con un sistema de contabilidad para registrar los bienes de ISEPA en cual si la dirección ordenaría el registro de la entrada y salida de los bienes el encargado se demora en dar un información del registro de los bienes. Como estamos viendo, el abastecimiento, almacenaje y control de mercancías y bienes debe ajustarse a unas normas y principios pero estará en función del espacio disponible, del sistema de producción de cada empresa y de la disponibilidad de proveedores en el instituto en concreto. Una vez tengamos claro cuál es el movimiento o flujo que sigue cada tipo de mercancía, según su valor (alto, bajo, fijo o variable), su disponibilidad en el plantel (muchos o pocos proveedores), su período de caducidad,... Establecería las políticas de aprovisionamiento, almacenaje y control de productos y materiales. Estas políticas son las grandes directrices que guiarían todo el proceso, nuestras prioridades, pensando en la naturaleza del cuidar el estado de los bienes, en el local o lugar de almacenaje y en el funcionamiento de ISEPA (proveedores y clientes).

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Si se tuviera un software con procedimientos, diseñamos con los formatos para registrar ordenadamente los movimientos: fichas de productos y proveedores, vales de pedido, vales de devolución, hojas de control de mantenimiento, hojas de chequeo de inventarios,... se podría ver todos estos detalles con facilidad. Por lo visto hasta ahora, no cuentan con un software de contabilidad de bienes para hacer los listados: un primer listado con los sistemas, formatos, procedimientos o cuestiones que ya funcionan en el instituto; un segundo listado con las cosas que aún no se implementan en el instituto o que piensa que se necesitarían en el instituto para llevar un mejor aprovisionamiento y control de productos y materiales. Organización del espacio dedicado a almacenaje Como introducíamos en el anterior, en el almacén se guardan o custodian los bienes desde su adquisición a los proveedores hasta su uso o venta y nos debe asegurar una buena conservación y protección, su fácil y segura identificación, su rápido manejo y el máximo aprovechamiento del espacio esto sería gracias a un software.

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6. FORMULACION DEL PROBLEMA. ¿Cuál es la eficacia dela implementación del software para contabilizar los bienes del área de almacén, en la ISEPA durante el año académico 2011?

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JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION. Los programas de software de contabilidad en los últimos años han tenido un crecimiento severo esto hace que las instituciones tanto privadas como públicos que tienen la área de almacén obtienen un software de contabilidad de bienes Este crecimiento, exigiendo soluciones innovadoras que hagan uso apropiado y beneficioso de la actual tecnología de programas.

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Ahora la necesidad de brindar información rápida y confiable de los almacenes que prestan el servicio en el Instituto Superior de Educación Publico Ayaviri, hace que los sistemas de información llamados software de contabilidad es de vital importancia en los interés del almacén de este rubro para que de esta manera puedan brindar su información y ser localizados rápidamente por parte de la administración mediante un sistema de búsqueda y ubicación de los registros de bienes del almacén.

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Por otro lado la adopción de software de contabilidad de bienes permite un mejor uso y difusión de información que actualmente no se tiene pero no son de acceso remoto é inmediato para los usuarios que requieren esta información de los almacenes del instituto, lo cual empujaría a presentar una diversidad de servicios de este sector, lo que sé traduciría como la diversidad y el crecimiento de la mejor información a los interesados. Con la implementación de un software se busca que la información sea más rápida de la entrada y salida de los bienes del área del almacén Implementar un paquete de software de contabilidad de bienes a Instituto Superior de Educación Ayaviri al área de abastecimiento de almacén

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8.- OBJETIVOS DE LA ENVESTIGACION. 8.1.- OBJETIVO GENERAL Determinar la eficacia dela implementación del software para contabilizar los bienes del área de almacén, en la ISEPA durante el año académico 2011. 8.2.- 9. Análisis de requerimientos .Esta caso tuvo como objetivo establecer lo que el sistema debe hacer OBJETIVOS ESPECIFICOS: Verificar la eficacia dela implementación del software para contabilizar los bienes del área de almacén, en la ISEPA durante el año académico 2011. Registrar la eficacia dela implementación del software para contabilizar los bienes del área de almacén, en la ISEPA durante el año académico 2011. Determinar la eficacia dela implementación del software para contabilizar los bienes del área de almacén, en la ISEPA durante el año académico 2011

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Según la especificación de requerimientos, este análisis consiste en describir lo que el software de contabilidad, proporcionará en términos de funcionalidad, el cual define requisitos funcionales y operativos del sistema. En esta disciplina se ha trasladado los requerimientos en especificaciones de implementación, para tal efecto se ha transformado los CU en diagrama de clases mediante el diagrama de secuencias, colaboración y el de actividades en los casos de uso.

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Caso de uso del almacen

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DIAGRAMA DE SECUENCIA DEL ALMACEN caja : ALUMNO 1: cancela en efectivo 2: entrega un baucher 3: entrega de baucher 4: entrega de chompa almacenista

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CASO DE SUSO DE LA SOLICITA UNA INFORMACION DE LOS MOVIMIENTOS DEL ALMACEN

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DIAGRAMA DE CECUENCIA DE INFORMACION DEL MOVIMIENTO DEL ALMACEN : DIRECTOR Secretaria Administracion Almacenista 1: inventario de los bienes 2: inventario de los bienes 3: inventario de los bienes 4: hace entrega del inventario 5: recepcionael informe 6: rechasa el informe 7: loreace el inventario 8: entregael inventario 9: acepta el informedel inventario 10: recepciona el informe de inventario

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DIAGRAMA DE CECUENCIA DEL INGRESO DE BIENES AL A INSTITUCION : DIRECTOR Secretaria Administracion Almacenista 1: inventario de los bienes 2: inventario de los bienes 3: inventario de los bienes 4: hace entrega del inventario 5: recepciona el informe 6: rechasa el informe 7: lo reace el inventario 8: entrega el inventario 9: acepta el informe del inventario 10: recepciona el informe de inventario

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DIAGRAMA DE GANTT ENTREVISTA REQUERIMIENTOS ANALISIS DEL SISTEMA DISEÑO DEL SISTEMA IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE PRUEVAS

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10.- Marco teórico 10.1.- Antecedentes de la investigación. Los antecedentes que guardan relación con el presente trabajo de investigación son los siguientes.

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10.2.- EL TITULO El presente trabajo de investigación es: “LA IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE PARA CONTABILIZAR LOS BIENES DEL ÁREA DE ALMACÉN, EN EL ISEPA DURANTE EL AÑO ACADÉMICO 2011”. En el año 2011 cuyos autores son: CAMPOS AGUILAR, Jhovitha Milagros; MAMANI LLACSA,Yessica determinar el nivel de eficacia de la implementación del software la hipótesis que se plantean es: La implementación del software para contabilizar los bienes del área de almacén, en el ISEPA durante el año académico 2011. Llegando a la conclusión el software que se va implementar es de suma importancia para esta área de almacén Establecer normas, criterios, procedimientos y responsabilidades para la Administración de los Almacenes. Llevar un control estricto de los ingresos y salidas de bienes de los almacenes periféricos, para evitar perdida y establecer las responsabilidades correspondientes, si hubiera lugar.

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Las normas contenidas en la presente Directiva, serán de aplicación de la Oficina de Administración y Finanzas, Unidad de Logística, Almacén Central, todos los Almacenes Periféricos, y todas la Oficinas que conforman el Proyecto de implementación. El Almacén es un área física seleccionada bajo criterio y técnicas adecuadas, destinada a la custodia y conservación de los bienes que van a emplearse en la diferentes Obras. Las actividades que en él se realizan esencialmente son las que corresponden a los Procesos Técnicos de Abastecimiento Presenciar, verificar y suscribir la Conformidad sobre el Ingreso y Egreso de Bienes Velar por la Seguridad y mantenimiento del Local y Equipos de los Almacenes. Seguridad El lugar Geográfico y el Local deben reunir condiciones que eviten el deterioro o merma ocasionado por Agentes Atmosféricos, así como preservar la Integridad Humana y Física ante acciones de terceros ó de desastres naturales. Infraestructura Disponible Considerar Áreas o edificaciones que por sus características resulten apropiadas y que además el Costo de acondicionamiento resulte económico.

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11.- CONCLUSIONES El proyecto que realizamos ha contribuido de manera muy importante para identificar y resaltar los puntos que hay que cubrir y considerar para llevar a cabo una implementación exitosa de la implementación de un software. Nos deja muchas cosas importantes quiere flexionar y muchas otras las ha reforzado como puntos angulares para llevar a cabo una buena implementación. Dentro de los puntos que consideramos tienen más importancia dentro de un proyecto de esta naturaleza son el detectar cuáles son las necesidades reales de las personas que trabajan día a día con los sistemas, que los procesos operativos de una empresa se Apaguen a la realidad del trabajo diario y no sean un obstáculo burocrático, que se Involucre a los usuarios en el proceso de implementación de los sistemas de manera que se sepa que es lo que ellos esperan y qué es lo que no esperan de él, definir de manera clara y lo más tangible posible los beneficios económicos, laborales, y de cualquier otra índole que se piensan alcanzar con los sistemas nuevos, de manera que las personas dentro de la empresa sepan cómo se van a ver beneficiados particularmente. Como mencionamos a lo largo de este documento una de los problemas más frecuentes para que un sistema no cumpla con el objetivo para el cual fue adquirido es que la implementación del mismo no sea exitosa, y la mayor

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causa para que una implementación fracase es hacer a un lado a los que trabajan en la operación diaria de la empresa, ya que entonces el sistema es desarrollado e implementado sin saber cuáles las necesidades básicas dentro de la organización perdiendo de vista el objetivo general de la misma, teniendo como resultado un gasto en lugar de una inversión. En la introducción de este documento hablamos sobre cuáles son los objetivos que se desean lograr con el proyecto, y mencionamos que una parte importante de la vida cotidiana de las empresas automotrices es brindar un servicio de calidad integral al cliente, ya que es más caro conseguir nuevos clientes que mantener a los actuales. Los sistemas por sí solos no van a ser que se mejore la calidad en el servicio al cliente, sin embargo, en este caso son una herramienta importante que le permite a la gente dedicar más tiempo a tareas productivas más que a las administrativas. De manera estricta si la implementación de estos sistemas permite que la gente pueda dedicarse más a cumplir con las expectativas de servicio al cliente podemos decir que entonces el proyecto ha sido exitoso. Otro punto que consideramos clave para llevar a cabo un proyecto como este, consiste en dar una buena capacitación a los usuarios de los sistemas, si hacemos todo correctamente para desarrollar e implementar los sistemas pero no le damos herramientas a la gente para que trabaje con ellos es muy probable que todo el trabajo realizado se venga abajo y encuentren la manera de realizar sus tareas sin usarlos; haciendo que todos los beneficios

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que se tenían en mente no solo no se cumplan sino que tal vez empeoren. Si la gente ya expresó qué es lo que necesita como herramientas de apoyo para trabajar y además tiene la capacidad para hacer uso de éstas es muy probable que las tareas se realicen con mayor confianza y exactitud. Muchas veces el miedo a equivocarse es lo que provoca que no usen los sistemas, pero con el adecuado entrenamiento no debe existir tal miedo. Conforme fuimos realizando este proyecto nos fuimos percatando de muchas cosas que antes no habíamos considerado, que ignorábamos. Pudimos percatarnos como lo hemos venido mencionando de la importancia de saber las necesidades de la gente, pero también pudimos detectar algunos puntos clave para afianzar muchos procesos, detectar áreas de oportunidad para mejorar el servicio al cliente en distintos departamentos de la empresa, tener una visión más clara de la funcionalidad de la empresa, saber que existen gastos que se pueden disminuir, y sobre todo del tiempo que la gente utiliza en encontrar información para poder resolver problemas o tomar cierto tipo de decisiones. Muchas de las veces el obtener algún reporte con ciertas características les lleva la labor de un día. La información es uno de los recursos más importantes que tienen las empresas y muchas no le dan la debida importancia que merece, se realizan varias erogaciones en maquinaria, remodelaciones y en muchos otros conceptos,

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sin embargo, en muchos casos no tienen en cuenta lo importante que es asignar un presupuesto para el mantenimiento y protección de su información, de sus sistemas de información. Pudimos ver lo importante que es dar un mantenimiento a los sistemas computacionales de una empresa, a que deben revisarse constantemente y que hay veces que se requiere de inversiones para poder tener la seguridad y confianza de que los sistemas van a funcionar correctamente y no van a generar caos.

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11.- CONCLUSIONES El proyecto que realizamos ha contribuido de manera muy importante para identificar y resaltar los puntos que hay que cubrir y considerar para llevar a cabo una implementación exitosa de la implementación de un software. Nos deja muchas cosas importantes quiere flexionar y muchas otras las ha reforzado como puntos angulares para llevar a cabo una buena implementación. Dentro de los puntos que consideramos tienen más importancia dentro de un proyecto de esta naturaleza son el detectar cuáles son las necesidades reales de las personas que trabajan día a día con los sistemas, que los procesos operativos de una empresa se Apaguen a la realidad del trabajo diario y no sean un obstáculo burocrático, que se Involucre a los usuarios en el proceso de implementación de los sistemas de manera que se sepa que es lo que ellos esperan y qué es lo que no esperan de él, definir de manera clara y lo más tangible posible los beneficios económicos, laborales, y de cualquier otra índole que se piensan alcanzar con los sistemas nuevos, de manera que las personas dentro de la empresa sepan cómo se van a ver beneficiados particularmente. Como mencionamos a lo largo de este documento una de los problemas más frecuentes para que un sistema no cumpla con el objetivo para el cual fue adquirido es que la implementación del mismo no sea exitosa, y la mayor causa para que una implementación

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fracase es hacer a un lado a los que trabajan en la operación diaria de la empresa, ya que entonces el sistema es desarrollado e implementado sin saber cuáles las necesidades básicas dentro de la organización perdiendo de vista el objetivo general de la misma, teniendo como resultado un gasto en lugar de una inversión. En la introducción de este documento hablamos sobre cuáles son los objetivos que se desean lograr con el proyecto, y mencionamos que una parte importante de la vida cotidiana de las empresas automotrices es brindar un servicio de calidad integral al cliente, ya que es más caro conseguir nuevos clientes que mantener a los actuales. Los sistemas por sí solos no van a ser que se mejore la calidad en el servicio al cliente, sin embargo, en este caso son una herramienta importante que le permite a la gente dedicar más tiempo a tareas productivas más que a las administrativas. De manera estricta si la implementación de estos sistemas permite que la gente pueda dedicarse más a cumplir con las expectativas de servicio al cliente podemos decir que entonces el proyecto ha sido exitoso. Otro punto que consideramos clave para llevar a cabo un proyecto como este, consiste en dar una buena capacitación a los usuarios de los sistemas, si hacemos todo correctamente para desarrollar e implementar los sistemas pero no le damos herramientas a la gente para que trabaje con ellos es muy probable que todo el trabajo realizado se venga abajo y encuentren la manera de realizar sus tareas sin usarlos; haciendo que todos los beneficios que se tenían en mente no solo no se cumplan sino que tal vez empeoren. Si la gente ya expresó

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Qué es lo que necesita como herramientas de apoyo para trabajar y además tiene la capacidad para hacer uso de éstas es muy probable que las tareas se realicen con mayor confianza y exactitud. Muchas veces el miedo a equivocarse es lo que provoca que no usen los sistemas, pero con el adecuado entrenamiento no debe existir tal miedo. Conforme fuimos realizando este proyecto nos fuimos percatando de muchas cosas que antes no habíamos considerado, que ignorábamos. Pudimos percatarnos como lo hemos venido mencionando de la importancia de saber las necesidades de la gente, pero también pudimos detectar algunos puntos clave para afianzar muchos procesos, detectar áreas de oportunidad para mejorar el servicio al cliente en distintos departamentos de la empresa, tener una visión más clara de la funcionalidad de la empresa, saber que existen gastos que se pueden disminuir, y sobre todo del tiempo que la gente utiliza en encontrar información para poder resolver problemas o tomar cierto tipo de decisiones. Muchas de las veces el obtener algún reporte con ciertas características les lleva la labor de un día. La información es uno de los recursos más importantes que tienen las empresas y muchas no le dan la debida importancia que merece, se realizan varias erogaciones en maquinaria, remodelaciones y en muchos otros conceptos, sin embargo, en muchos casos no tienen en cuenta lo importante que es asignar un presupuesto para el mantenimiento y protección de su información, de sus sistemas de información. Pudimos ver lo importante que es dar un mantenimiento a los sistemas computacionales de una empresa, a que deben revisarse constantemente y que hay veces que se requiere de inversiones para poder tener la seguridad y confianza de que los sistemas van a funcionar correctamente y no van a generar caos.


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