Diseño de un modelo automatizado para el control de la gestión administrativa de contratos

RESUMEN

La presente investigación consistió en la
formulación de una metodología para la
elaboración de un modelo que mostrara detalladamente y de
modo automático el proceso de control de gestión
llevado a cabo en el Departamento de Administración de
Contratos de Servicios, con la finalidad de facilitar la
obtención de la información arrojada por los
indicadores de gestión y además permitir un control
más eficaz de los datos financieros de los contratos
llevados a cabo por esta unidad, con el objeto de procurar el
mejoramiento continuo dentro del marco de la Norma C.V.G.
Excelencia de Gestión, en su aspecto, Gerencia de
Procesos. Este estudio fue desarrollado como una
investigación aplicada, y de campo, por cuanto
planteó la alternativa de solución a un problema
específico. Para ello se abarcaron las acciones
siguientes: a) se recopiló la información
concerniente a los indicadores de Gestión del
Departamento; b) se evaluó y se midió la
gestión actual del Departamento; c) se diseñaron
instrumentos de medición de la gestión del
Departamento; d) se elaboró la definición de los
requerimientos del modelo; e) se elaboró un algoritmo en
función de los requerimientos del prototipo; f) se
desarrolló el prototipo utilizando un manejador de base de
datos para que posteriormente sea traducido en un lenguaje de
programación. Este estudio se situó dentro del
marco de la línea de investigación de la gerencia,
a través de la utilización de los recursos
informáticos y la innovación tecnológica
para lograr un modelo que facilitara el control de la
gestión administrativa del Departamento
Administración de Contratos de Servicios de CVG
EDELCA.

INTRODUCCIÓN

Las condiciones de la competencia entre organizaciones
en la actualidad, han evolucionado a un sistema superior. Estos y
otros factores hacen del concepto clásico de control, solo
un elemento de consulta. El Control de Gestión actual es
una muestra de ello. En 1978, se consideraba el Control de
gestión, como una serie de técnicas tales como el
control interno, el control de costos, auditorias internas y
externas, análisis de ratios y puntos de equilibrio.
Actualmente algunos autores lo consideran acertadamente como un
proceso mediante el cual los directivos aseguran la
obtención de recursos y su utilización eficaz y
eficiente en el cumplimiento de los objetivos de la
organización.

Dentro del marco de esta nueva teoría de Control
de Gestión, se encuentra este estudio realizado en CVG
EDELCA, empresa tutelada por la Corporación Venezolana de
Guayana (CVG), la cual está concentrada en la
consecución de la excelencia organizacional, a
través del mejoramiento continuo de sus procesos.
Aplicando nuevas técnicas de Control de
Gestión.

Este estudio se desarrolló en el Departamento
Administración de Contratos de Servicios de esta empresa y
propuso el diseño de un modelo cuyos resultados fueren
aplicables en la empresa C.V.G. Electrificación del
Caroní, C.A. Edelca, como una herramienta
tecnológico-administrativa que facilitara la toma de
decisiones y sirviera como mecanismo de control.

La importancia de este estudio se concentró en
los beneficios que tendría el Departamento al contar con
un mecanismo de control de gestión que permitiera
visualizar de forma inmediata las desviaciones y poder definir
estrategias para solventarlas, y así mejorar la
gestión. Este modelo fue diseñado y posteriormente
desarrollado con el propósito de ser puesto en
funcionamiento por este Departamento, dados los requerimientos
actuales.

Esta investigación tuvo como objetivo proponer a
esta empresa, la implantación de un software producto del
modelo algorítmico a desarrollar aquí, demostrando
así que éste puede ser utilizado en el Departamento
de Administración de Contratos de Servicios como un
mecanismo de control que mejore la gestión administrativa
del mismo. Es por ello que con la realización de este
estudio se pretendió elaborar un modelo que permitiera al
Departamento Administración de Contratos de Servicios,
medir y controlar su gestión, a fin de procurar el
mejoramiento continuo de sus procesos.

Durante la elaboración de esta
investigación se diseñaron herramientas para la
medición y el control de la gestión, para a
posteriori diseñar y desarrollar un programa computarizado
que permitiera el acceso inmediato a la información
relacionada a la gestión del Departamento.

En la realización de este estudio se utilizaron
las técnicas de investigación más adecuadas,
para la obtención de la información requerida y
desarrollo de la misma. Esta investigación fue llevada a
cabo en las instalaciones de C.V.G. Edelca – Edificio sede
en Puerto Ordaz, con el objeto de ser aplicada de forma
inmediata.

El escrito que a continuación se presenta se
encuentra estructurado de la siguiente forma: En el
Capítulo 1: se expone el planteamiento del problema, el
objetivo de la investigación, su justificación,
entre otros. En el Capítulo 2: se presenta el marco
referencial y conceptual que sustenta a la investigación,
así como los antecedentes de la misma. En el
Capítulo 3: se muestra la orientación
metodológica que se siguió para realizar este
estudio. En el Capítulo 4: se exponen y analizan los
resultados. En el Capítulo 5: se presenta el diseño
del modelo automatizado para el control de la gestión
administrativa del Departamento Administración de
Contratos de Servicios de CVG EDELCA. Finalmente se presentan las
conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas
y algunos anexos.

CAPÍTULO 1

EL
PROBLEMA

El enfoque de sistemas aplicado al proceso de modelaje
de un hecho o fenómeno del mundo, nos permite realizar una
construcción de partes que interactúan para
conformar un todo, y que adicionalmente cumplen la clara
condición de tener claramente definidos un
propósito, unos objetivos y un conjunto de mecanismos de
control para asegurar el logro de sus objetivos.

Bajo este enfoque, el proceso de la elaboración
de mecanismos para el control de gestión de una
organización o un departamento se constituye en un
elemento clave susceptible de ser modelado. Esto supone la
identificación de una serie de variables vitales, para las
cuales previamente se han establecido un conjunto de valores
meta. Este conjunto de variables constituyen los indicadores de
gestión, los cuales son fundamentales al momento de
controlar la gestión organizacional.

Desde hace algunos años la Corporación
Venezolana de Guayana dispuso los lineamientos para la
aplicación de la NORMA CVG EXCELENCIA DE
GESTIÓN, (1999), con el objetivo de "dotar a
la CVG y sus empresas de un modelo de gestión orientado al
desarrollo de una cultura de mejoramiento continuo en
búsqueda de la
excelencia"1, encaminando a su
grupo de empresas, dentro de ellas CVG EDELCA, hacia una cultura
que mida su gestión y la controle.

El Presente estudio expone una propuesta a
desarrollar, que contribuye a resolver el problema que existe
actualmente en el Departamento Administración de Contratos
de CVG EDELCA, cuando pretende definir y construir un mecanismo
de control de gestión, para el monitoreo y control de los
procesos, acciones, estrategias y proyectos emprendidos o
realizados por este Departamento. Proponiendo el diseño y
desarrollo de un modelo automatizado para llevar a cabo el
control de gestión del Departamento, con la finalidad de
lograr altos niveles de desempeño, facilitar la toma de
decisiones, y servir de herramienta gerencial para el control de
la gestión administrativa del Departamento
Administración de Contratos de Servicios.

Esta investigación permitirá responder
ante la problemática antes expuesta y además
permitirá arrojar los resultados de los indicadores de
gestión definidos y por definir, de modo inmediato,
además de poder visualizar la gestión financiera y
operativa de los contratos de obras y de servicios objeto de las
funciones de esta unidad. Es por ello que este estudio se reviste
de gran importancia, por cuanto ofrecerá al Departamento
un medio para la obtención oportuna de la
información relacionada con la gestión, y de esa
manera, poder facilitar el logro de los objetivos contemplados en
el plan operativo del Departamento en consonancia con el plan
estratégico de la empresa. Cabría también
preguntarse ¿cuál sería el aporte que
brindaría este modelo automatizado al Departamento?
Realmente es evidente que hoy en día el uso de las
computadoras es casi indispensable en lo que al ámbito
organizacional respecta, y los trabajos de análisis de
gestión que antes hacían dos analistas o
más, ahora lo realiza uno con un microprocesador de su
lado y un programa que le permita obtener la información
al instante. Es por ello que dada la complejidad del proceso de
control de gestión del Departamento Administración
de Contratos de Servicios, este modelo le beneficiaría, al
ofrecerle una información más oportuna y veraz.
También cabe señalar la importancia del uso de los
sistemas de información y las computadoras en la
resolución de problemas gerenciales.

Esta investigación está dirigida
exclusivamente a la solución de un problema gerencial
relacionado con la gestión del Departamento de
Administración de Contratos de Servicios.
Utilizando las herramientas que actualmente aporta el mundo de la
informática tales como los manejadores de bases de datos,
como Microsoft Access, los lenguajes de programación,
Visual Fox Pro, Visual Basic, entre otros. Y partiendo del
diseño de indicadores de gestión, tablas de
medición, diseño de un algoritmo en base a la
definición de los requerimientos del sistema, y finalmente
el desarrollo de un programa automatizado que permita y facilite
el control de gestión del Departamento
Administración de Contratos de Servicios.

El estudio que se propone en este trabajo será
desarrollado como una investigación no experimental de
tipo aplicada, ya que permitirá, a través del
análisis estadístico del comportamiento de los
indicadores de gestión del Departamento vislumbrar
cómo se encuentra la gestión del mismo.
Además de proponer el diseño de un modelo
automatizado para controlar la gestión del
mismo.

1
OBJETIVOS

Con la realización del presente
estudio se pretende lograr los siguientes objetivos:

1.1 OBJETIVO GENERAL

1.1.1 Diseñar un modelo automatizado para el
control de la gestión administrativa y operativa del
Departamento Administración de Contratos de Servicios con
la finalidad de servir de aporte al mejoramiento continuo de la
gestión global del departamento y en base a los
lineamientos establecidos en el modelo de gestión Norma
CVG de Excelencia.

1.2 OBJETIVOS
ESPECÍFICOS

1.2.1 Recopilar la información
concerniente a los indicadores de gestión del
Departamento.

1.2.2 Investigar cómo se lleva a
cabo el control de Gestión actual en el
Departamento Administración de Contratos de
Servicios.

1.2.3 Definir los requerimientos del
sistema.

1.2.4 Elaborar el algoritmo en
función de los requerimientos.

1.2.5 Elaborar el programa, a través
de un manejador de base de datos.

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