Diseño de un sistema de control de gestión para la unidad de planeación y control de sustancias químicas

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICERRECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO REALIZADO POR: PEREZ LUGO, CARLOS ALBERTO Tutor Académico: MSc. Ing. Iván Turmero Tutor Industrial: Ing. Johanna Recio S. CIUDAD GUAYANA, JULIO DE 2011 DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN PARA LA UNIDAD DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE SUSTANCIAS QUÍMICAS, ADSCRITA A LA GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES DE LA EMPRESA HIDROBOLÍVAR C.A.


CONTENIDO


INTRODUCCIÓN   El servicio de agua potable es una necesidad básica e indispensable de los pobladores del estado Bolívar, por esta razón, la Gobernación del Estado ha decidido invertir gran parte del presupuesto, en cubrir el crecimiento en la demanda del servicio de agua potable, creándose para ello a Hidrobolívar c.a.


INTRODUCCIÓN   La potabilización del agua, proceso medular de la hidrológica, requiere de cinco sustancias químicas como insumo fundamental para su realización. La Gerencia General de Operaciones de HIDROBOLIVAR C.A contempla dentro de su estructura organizativa una unidad encargada de la tarea de distribución y suministro de estas sustancias.


PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En septiembre de año 2009 se transfieren las funciones (excepto la compra) de la Unidad de Sustancias Químicas adscrita a la Gerencia de Logística a la Gerencia General de Operaciones. Desde su creación a la fecha, la nueva Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas no cuenta con la documentación necesaria para precisar y normar las funciones del personal.


PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Carece de un sistema formal que permita conocer como, cuando y donde se han empleado los recursos de la hidrológica puestos a disposición de los diferentes responsables. Se desarrollara un sistema de control de gestión, que contenga la documentación necesaria para definir y normalizar las funciones del personal, plantear los objetivos y establecer un sistema de indicadores que permita medir la gestión de la nueva unidad.


PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA OBJETIVO GENERAL Diseñar un Sistema de Control de Gestión Para la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas, perteneciente a la Gerencia General de Operaciones de HIDROBOLIVAR


PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA OBJETIVOS ESPECÍFICOS Realizar un diagnostico la situación actual en la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Q. Establecer la posición jerárquica de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas dentro del Organigrama de la Gerencia General de Operaciones. Realizar el Manual de Organización para la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas. Elaborar las Descripciones de Cargo para el personal de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas.


PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA OBJETIVOS ESPECÍFICOS Elaborar el mapa de procesos de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas. Realizar el análisis FODA para la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas. Elaborar los Diagramas de Caracterización de los procesos llevados a cabo por la unidad. Diseñar un Sistema de Indicadores que permita medir la gestión de la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas.


MARCO METODOLÓGICO TIPO DE ESTUDIO


MARCO METODOLÓGICO POBLACIÓN Y MUESTRA En el presente estudio, la población y la muestra son coincidentes y están conformadas por la Gerencia General de Operaciones, específicamente los procesos y actividades llevados a cabo por la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas.


PROCEMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN MARCO METODOLÓGICO


MARCO METODOLÓGICO PROCEMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN


SITUACIÓN ACTUAL No cuenta con la documentación necesaria para precisar y normar las funciones del personal La Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas


SITUACIÓN ACTUAL No cuenta con una posición jerárquica dentro del organigrama de la empresa. No cuenta con ningún sistema o indicadores que permitan medir y evaluar el desarrollo de las actividades llevadas a cabo en la Unidad.


SITUACIÓN PROPUESTA Para la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas se propone una estructura organizacional de tipo vertical formada por el Jefe de Unidad, Especialista en Sustancias Químicas, Chofer y Ayudantes.


SITUACIÓN PROPUESTA La Unidad se ubicara como personal staff a la Gerencia General


SITUACIÓN PROPUESTA Manual de Organización


SITUACIÓN PROPUESTA Descripciones de Cargo


SITUACIÓN PROPUESTA Análisis FODA


SITUACIÓN PROPUESTA MAPA DE PROCESOS


INDICADORES NOMBRE: Porcentaje de Facturas Procesadas Frecuencia de Medición: Semanal


SITUACIÓN PROPUESTA INDICADORES NOMBRE: Porcentaje De Abastecimiento a Acueductos Frecuencia de Medición: Semanal


INDICADORES NOMBRE: Días de Duración de inventario Frecuencia de Medición: Semanal


INDICADORES NOMBRE: Porcentaje Consumido de la Orden de Compra Frecuencia de Medición: Mensual


INDICADORES NOMBRE: Porcentaje cumplimiento del proveedor de sustancias químicas. Frecuencia de Medición: Semanal


CONCLUSIONES La Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas no cuenta con la documentación necesaria que norme y controle los procesos llevados a cabo en la unidad. En la Unidad no existen indicadores que permitan medir y controlar la gestión y los recursos asignados.   La Unidad no cuenta con una posición establecida en el organigrama general de la hidrológica, así como tampoco cuenta con una estructura jerárquica definida y las descripciones de cargo correspondientes.   La investigación permitió conocer las fortalezas y debilidades de la Unidad, resaltando como fortalezas el personal con conocimiento de las condiciones de operación de los distintos acueductos y capacidad de adaptación al cambio; como debilidades resaltaron la falta de datos históricos confiables sobre los niveles de consumo y niveles de stock en los diferentes acueductos Urbanos y Rurales y la falta de mayor cantidad de personal para el traslado de sustancias químicas


CONCLUSIONES Se elaboró la documentación que definen los procesos de la Unidad bajo el criterio del enfoque de procesos que plantea la norma ISO 9001-2008, tales como el Mapa de Proceso donde identifican los procesos medulares, procesos de apoyo, procesos de gestión y la interrelación que existen entre cada uno de ellos; las matrices de caracterización de los procesos medulares llevados a cabo en la Unidad donde se aprecia los insumos, proveedores, clientes y recursos que intervienen.   Se elaboró una propuesta de estructura organizativa y posición jerárquica dentro del organigrama de la Gerencia General de Operaciones del Sur, así como una propuesta de organigrama para la unidad, con sus respectivas descripciones de cargo.  


CONCLUSIONES Se realizó una propuesta del manual de organización para la Unidad de Planeación y Control de Sustancias Químicas donde se definen los objetivos y funciones de la unidad, así como el marco jurídico que rige sus funciones.   Se presenta la propuesta del diseño de un sistema de control de gestión el cual se basa en cinco (5) indicadores que permiten medir y controlar los procesos llevados a cabo en la unidad. Estos indicadores miden y controlan el desempeño de la unidad en los procesos de facturación y distribución y traslado de sustancias químicas a los diferentes acueductos, así como la disponibilidad de las sustancias y los servicios requeridos para su correcto y oportuno suministro a las plantas.  


RECOMENDACIONES Implementar el sistema de control de gestión propuesto a modo de medir y controlar las actividades de la unidad y detectar de manera oportuna posibles desviaciones en el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.   Dar a conocer a los empleados el manual de organización como medio para divulgar los objetivos y funciones de la unidad, así como el marco jurídico que rige a la unidad.   Divulgar en la hidrológica los mapas y matrices de caracterización de los procesos realizados por la unidad, con la finalidad de que las distintas gerencias y unidades de Hidrobolívar conozcan cual es su rol dentro de las actividades y funciones de la unidad.   Realizar las normas, prácticas operativas y prácticas administrativas que rijan las actividades y tareas llevadas a cabo por la unidad.


RECOMENDACIONES Diseñar una aplicación que permita el fácil manejo de toda la data asociada al manejo de inventario de sustancias químicas.   Realizar un estudio para determinar la cantidad de personal y vehículos requeridos para optimizar el traslado y distribución de las sustancias químicas a los diversos acueductos que requieren de estas.   Optimizar las condiciones de almacenamiento de las sustancias químicas, así como los medios y métodos para la carga, descarga y manejo de los materiales.   Normalizar los formatos utilizados para el control y recolección de información de las actividades realizadas en la unidad.   Orientar a los empleados encargados del manejo de las sustancias químicas sobre el correcto uso de los equipos de protección personal y de las acciones a tomar en caso de emergencias por fugas o derrames.


UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICERRECTORADO PUERTO ORDAZ DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL TRABAJO DE GRADO REALIZADO POR: PEREZ LUGO, CARLOS ALBERTO Tutor Académico: MSc. Ing. Iván Turmero Tutor Industrial: Ing. Johanna Recio S. CIUDAD GUAYANA, JULIO DE 2011 DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN PARA LA UNIDAD DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE SUSTANCIAS QUÍMICAS, ADSCRITA A LA GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES DE LA EMPRESA HIDROBOLÍVAR C.A.