Fortalecimiento de la contraloría general de la república

Con fecha 18 de abril del 2006 fue publicada en
el Diario Oficial El Peruano la Ley N° 28716,
Ley de Control Interno de las Entidades del
Estado, reglamentada por la Contraloría General
de la República mediante Resolución N°
320-2006-CG, Normas de Control Interno, y
Resolución N° 458-2008-CG, Guía
para la Implementación del Sistema de Control Interno de
las Entidades del Estado.

En ese sentido, en el presente trabajo analizaremos la
importancia de contar con la implantación del Sistema de
Control Interno dentro de las Entidades del Estado.

Amparo constitucional
de la labor de control gubernamental

El Artículo 82° de la Constitución
Política del Perú refiere que la
Contraloría General de la República es una
Entidad descentralizada de Derecho Público que goza de
autonomía conforme a su ley orgánica. Es el
órgano superior del Sistema Nacional de Control. Supervisa
la legalidad de la ejecución del Presupuesto del Estado,
de las operaciones de la deuda pública y de los actos de
las instituciones sujetas a control.

Amparo legal de la
labor de control gubernamental

Entonces, bajo el Principio de Reserva de Ley
[1][2]el Congreso de la
República dictó la Ley N° 27785, Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República, que
–en resumen– define los siguientes conceptos:

• a) El Sistema Nacional de Control como
  el conjunto de Órganos de Control
  (Contraloría General de la República,
  Unidades Orgánicas de los Gobiernos Central, Regional
  y Local, etc., así como las Sociedades de
  Auditoría), normas, métodos y
  procedimientos, estructurados e integrados funcionalmente,
  destinados a conducir y desarrollar el ejercicio del control
  gubernamental en forma descentralizada. Su actuación
  comprende todas las actividades y acciones en los campos
  administrativo, presupuestal, operativo y financiero de las
  Entidades y alcanza al personal que presta servicios en
  ellas, independientemente del régimen que las
  regule.

• b) El Control Gubernamental consistente
  en la supervisión, vigilancia y verificación de
  los actos y resultados de la gestión pública,
  en atención al grado de eficiencia, eficacia,
  transparencia y economía en el uso y destino de los
  recursos y bienes del Estado, así como del
  cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de
  política y planes de acción, evaluando los
  sistemas de administración, gerencia y control, con
  fines de su mejoramiento a través de la
  adopción de acciones preventivas y correctivas
  pertinentes. A su vez, el Control es Interno
  (comprendiendo las acciones de cautela previa,
  simultánea y de verificación posterior que
  realiza la Entidad sujeta a control, con la finalidad que la
  gestión de sus recursos, bienes y operaciones se
  efectúe correcta y eficientemente), y
  Externo (competiendo únicamente a la
  Contraloría General de la República, con el
  objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión,
  la captación y el uso de los recursos y bienes del
  Estado).

• c) La Contraloría General, ente
  técnico rector del Sistema Nacional de Control, dotado
  de autonomía administrativa, funcional,
  económica y financiera, que tiene por misión
  dirigir y supervisar con eficiencia y eficacia el control
  gubernamental, orientando su accionar al fortalecimiento y
  transparencia de la gestión de las Entidades, la
  promoción de valores y la responsabilidad de los
  funcionarios y servidores públicos, así como
  contribuir con los Poderes del Estado en la toma de
  decisiones y con la ciudadanía para su adecuada
  participación en el control social.

• d) La Acción de Control,
  herramienta esencial del Sistema, por la cual el personal
  técnico de sus órganos conformantes, mediante
  la aplicación de las normas, procedimientos y
  principios que regulan el control gubernamental,
  efectúa la verificación y evaluación,
  objetiva y sistemática, de los actos y resultados
  producidos por la Entidad en la gestión y
  ejecución de los recursos, bienes y operaciones
  institucionales. Como consecuencia de dichas acciones se
  emitirán los informes correspondientes, que se
  formularán para el mejoramiento de la gestión
  de la Entidad, incluyendo el señalamiento de
  responsabilidades que, en su caso, se hubieran
  identificado.

En lo que respecta al Control Gubernamental
Interno, la signada Ley N° 28716, Ley de
Control Interno de las Entidades del Estado, expresa
–en resumen– lo siguiente:

• 1) El Control Interno es continuo,
  dinámico y alcanza a la totalidad de la
  organización y actividades institucionales,
  desarrollándose en forma previa, simultánea o
  posterior, teniendo como componentes:

• a) El ambiente de control, entendido
  como el entorno organizacional favorable al ejercicio de
  prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para
  el funcionamiento del control interno y una gestión
  escrupulosa;

• b) La evaluación de riesgos, en
  cuya virtud deben identificarse, analizarse y administrarse
  los factores o eventos que puedan afectar adversamente el
  cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades y
  operaciones institucionales;

• c) Actividades de control gerencial, son
  las políticas y procedimientos de control que imparte
  la dirección, gerencia y los niveles ejecutivos
  competentes, en relación con las funciones asignadas
  al personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los
  objetivos de la Entidad;

• d) Las actividades de prevención y
  monitoreo, referidas a las acciones que deben ser
  adoptadas en el desempeño de las funciones asignadas,
  a fin de cuidar y asegurar respectivamente, su idoneidad y
  calidad para la consecución de los objetivos del
  control interno;

• e) Los sistemas de información y
  comunicación, a través de los cuales el
  registro, procesamiento, integración y
  divulgación de la información, con bases de
  datos y soluciones informáticas accesibles y modernas,
  sirva efectivamente para dotar de confiabilidad,
  transparencia y eficiencia a los procesos de gestión y
  control interno institucional;

• f) El seguimiento de resultados,
  consistente en la revisión y verificación
  actualizadas sobre la atención y logros de las medidas
  de control interno implantadas, incluyendo la
  implementación de las recomendaciones formuladas en
  sus informes por los Órganos del Sistema Nacional de
  Control;

• g) Los compromisos de mejoramiento, por
  cuyo mérito los órganos y personal de la
  administración institucional efectúan
  autoevaluaciones conducentes al mejor desarrollo del control
  interno e informan sobre cualquier desviación o
  deficiencia susceptible de corrección,
  obligándose a dar cumplimiento a las disposiciones o
  recomendaciones que se formulen para la mejora u
  optimización de sus labores.

• 2) Asimismo, constituye obligación del
  Titular y funcionarios de la Entidad, relativas a la
  implantación y funcionamiento del control
  interno:

• Documentar y divulgar internamente las
  políticas, normas y procedimientos de gestión y
  control interno, referidas, entre otros aspectos, a: la
  competencia y responsabilidad de los niveles funcionales
  encargados de la autorización y aprobación de
  los actos y operaciones de la Entidad; la protección y
  conservación de los bienes y recursos institucionales;
  la ejecución y sustentación de gastos,
  inversiones, contrataciones y todo tipo de egreso
  económico en general; el establecimiento de los
  registros correspondientes respecto a las transacciones y
  operaciones de la Entidad, así como a su
  conciliación; los sistemas de procesamiento, uso y
  control de la información, documentación y
  comunicaciones institucionales.

• Disponer inmediatamente las acciones correctivas
  pertinentes, ante cualquier evidencia de desviaciones o
  irregularidades.

• Implementar oportunamente las recomendaciones y
  disposiciones emitidas por la propia Entidad (informe de
  autoevaluación), los Órganos del Sistema
  Nacional de Control y otros Entes de fiscalización que
  correspondan.

• 3) Es responsabilidad de la
  Contraloría General de la República, los
  Órganos de Control Institucional y las Sociedades de
  Auditoría, la evaluación del control
  interno en las Entidades del Estado.

• 4) La Contraloría General de la
  República dicta la normativa técnica de
  control que oriente la efectiva implantación y
  funcionamiento del control interno en las Entidades del
  Estado, así como su respectiva
  evaluación.

Atendiendo a esto último, la Contraloría
General de la República emitió la
Resolución N° 320-2006-CG, Normas de
Control Interno, y la Resolución N°
458-2008-CG, Guía para la Implementación
del Sistema de Control Interno de las Entidades del
Estado.

La primera de ellas, refiere que las Normas de
Control Interno constituyen lineamientos, criterios,
métodos y disposiciones para la aplicación y
regulación del control interno en las principales
áreas de la actividad administrativa u operativa de las
Entidades, incluidas las relativas a la gestión
financiera, logística, de personal, de obras, de sistemas
de información y de valores éticos, entre otras. Se
dictan con el propósito de promover una
administración adecuada de los recursos públicos en
las Entidades del Estado. Asimismo, es un proceso integral
efectuado por el titular, funcionarios y servidores de una
Entidad, diseñado para enfrentar a los riesgos y para dar
seguridad razonable de que, en la consecución de la
misión de la Entidad, se alcanzarán los
siguientes objetivos gerenciales:

• Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y
  economía en las operaciones de la Entidad, así
  como la calidad de los servicios públicos que
  presta.

• Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado
  contra cualquier forma de pérdida, deterioro, uso
  indebido y actos ilegales, así como, en general,
  contra todo hecho irregular o situación perjudicial
  que pudiera afectarlos.

• Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la
  información.

• Promover el cumplimiento de los funcionarios o
  servidores públicos de rendir cuentas por los fondos y
  bienes públicos a su cargo o por una misión u
  objetivo encargado y aceptado.

Pero, para la contribuir con el fortalecimiento del
control interno en las Entidades, el Titular o funcionario que se
designe, debe asumir el compromiso de implementar los siguientes
criterios:

• Apoyo institucional a los controles internos:
  El titular, funcionarios y personal de la Entidad deben
  mostrar y mantener una actitud positiva y de apoyo al
  funcionamiento adecuado de los controles internos.

• Responsabilidad sobre la gestión: Todo
  funcionario público tiene el deber de rendir cuenta
  ante una autoridad superior y ante el público por los
  fondos o bienes públicos a su cargo o por una
  misión u objetivo encargado y aceptado.

• Clima de confianza en el trabajo: El titular
  y los funcionarios deben fomentar un apropiado clima de
  confianza que asegure el adecuado flujo de información
  entre los empleados de la Entidad. La confianza permite
  promover una atmósfera laboral propicia para el
  funcionamiento de los controles internos, teniendo como base
  la seguridad y cooperación recíprocas entre las
  personas así como su integridad y competencia, cuyo
  entorno retroalimenta el cumplimiento de los deberes y los
  aspectos de la responsabilidad.

• Transparencia en la gestión
  gubernamental: La transparencia en la gestión de
  los recursos y bienes del Estado, comprende tanto la
  obligación de la Entidad pública de divulgar
  información sobre las actividades ejecutadas
  relacionadas con el cumplimiento de sus fines así como
  la facultad del público de acceder a tal
  información, para conocer y evaluar en su integridad,
  el desempeño y la forma de conducción de la
  gestión gubernamental.

• Seguridad razonable sobre el logro de los
  objetivos del control interno: La estructura de control
  interno efectiva proporciona seguridad razonable sobre el
  logro de los objetivos trazados. El titular o funcionario
  designado de cada Entidad debe identificar los riesgos que
  implican las operaciones y, estimar sus márgenes
  aceptables en términos cuantitativos y cualitativos,
  de acuerdo con las circunstancias.

En base a ello, las Normas de Control Interno se
agrupan en cinco (5) componentes, como sigue:

• 1) Ambiente de Control: Define el
  establecimiento de un entorno organizacional favorable al
  ejercicio de buenas prácticas, valores, conductas y
  reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la
  Entidad y generar una cultura de control
  interno.

• Filosofía de la Dirección.
  La filosofía y estilo de la Dirección comprende
  la conducta y actitudes que deben caracterizar a la
  gestión de la Entidad con respecto del control
  interno. Debe tender a establecer un ambiente de confianza
  positivo y de apoyo hacia el control interno, por medio de
  una actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones,
  la transparencia en la toma de decisiones, una conducta
  orientada hacia los valores y la ética, así
  como una clara determinación hacia la medición
  objetiva del desempeño, entre otros.

Comentario:

El titular o funcionario designado debe evaluar y
supervisar continuamente el funcionamiento adecuado del control
interno en la Entidad y transmitir en todos los niveles, de
manera explícita y permanente, su compromiso con el
mismo.

El ambiente de confianza incluye la existencia de
mecanismos que favorezcan la retroalimentación permanente
para la mejora continua. Esto implica que todo asunto que
interfiera con el desempeño organizacional, de los
procesos, actividades y tareas pueda ser detectado y transmitido
oportunamente para su corrección oportuna.

• Integridad y los valores éticos.
  La integridad y valores éticos del titular,
  funcionarios y servidores determinan sus preferencias y
  juicios de valor, los que se traducen en normas de conducta y
  estilos de gestión. El titular o funcionario designado
  y demás empleados deben mantener una actitud de apoyo
  permanente hacia el control interno con base en la integridad
  y valores éticos establecidos en la
  Entidad.

Comentario:

El titular o funcionario designado debe incorporar estos
principios y valores como parte de la cultura organizacional, de
manera que subsistan a los cambios de las personas que ocupan
temporalmente los cargos en una Entidad. También debe
contribuir a su fortalecimiento en el marco de la vida
institucional y su entorno.

• Administración
  estratégica. Las Entidades del Estado requieren
  la formulación sistemática y positivamente
  correlacionada con los planes estratégicos y objetivos
  para su administración y control efectivo, de los
  cuales se derivan la programación de operaciones y sus
  metas asociadas, así como su expresión en
  unidades monetarias del presupuesto anual.

Comentario:

Se entiende por administración
estratégica al proceso de planificar, con
componentes de visión, misión, metas y objetivos
estratégicos. En tal sentido, toda Entidad debe buscar
tender a la elaboración de sus planes estratégicos
y operativos gestionándolos. En una Entidad sin
administración estratégica, el control interno
carecería de sus fundamentos más importantes y
sólo se limitaría a la verificación del
cumplimiento de ciertos aspectos formales.

• Estructura organizacional. El titular o
  funcionario designado debe desarrollar, aprobar y actualizar
  la estructura organizativa en el marco de eficiencia y
  eficacia que mejor contribuya al cumplimiento de sus
  objetivos y a la consecución de su
  misión.

Comentario:

La determinación de la Estructura
Organizativa debe traducirse en definiciones acerca de
normas, procesos de programación de puestos y
contratación del personal necesario para cubrir dichos
puestos; y, respecto de los recursos materiales debe programarse
la adquisición de bienes y contratación de
servicios requeridos, así como la estructura de soporte
para su administración, incluyendo la programación
y administración de los recursos financieros.

Las Entidades públicas deben diseñar su
estructura orgánica que debe considerar Unidades,
así como los procesos, operaciones, tipo y grado de
autoridad en relación con los niveles jerárquicos,
canales y medios de comunicación, y las instancias de
coordinación interna e interinstitucional que resulten
apropiadas. El resultado de toda esta labor debe formalizarse en
manuales de procesos, de organización y funciones y
organigramas.

• Administración de recursos
  humanos. Es necesario que el titular o funcionario
  designado establezca políticas y procedimientos
  necesarios para asegurar una apropiada planificación y
  administración de los recursos humanos de la Entidad,
  de manera que se garantice el desarrollo profesional y
  asegure la transparencia, eficacia y vocación de
  servicio a la comunidad.

Comentario:

El titular o funcionario designado debe definir
políticas y procedimientos adecuados que garanticen la
correcta selección, inducción y desarrollo del
personal. Las actividades de reclutamiento y contratación,
que forman parte de la selección, deben llevarse a cabo de
manera ética. En la inducción deben considerarse
actividades de integración del recurso humano en
relación con el nuevo puesto tanto en términos
generales como específicos. En el desarrollo de personal
se debe considerar la creación de condiciones laborales
adecuadas, la promoción de actividades de
capacitación y formación que permitan al personal
aumentar y perfeccionar sus capacidades y habilidades, la
existencia de un sistema de evaluación del
desempeño objetivo, rendición de cuentas e
incentivos que motiven la adhesión a los valores y
controles institucionales.

• Competencia profesional. El titular o
  funcionario designado debe reconocer como elemento esencial
  la competencia profesional del personal, acorde con las
  funciones y responsabilidades asignadas en las Entidades del
  Estado.

Comentario:

La competencia incluye el conocimiento,
capacidades y habilidades necesarias para ayudar a asegurar una
actuación ética, ordenada, económica, eficaz
y eficiente, al igual que un buen entendimiento de las
responsabilidades individuales relacionadas con el control
interno.

Asimismo, tanto el titular como los demás
funcionarios y servidores de la Entidad deben mantener el nivel
de competencia que les permita entender la importancia del
desarrollo, implantación y mantenimiento de un buen
control interno, y practicar sus deberes para poder alcanzar los
objetivos de éste y la misión de la
Entidad.

• Asignación de autoridad y
  responsabilidades. Es necesario asignar claramente al
  personal sus deberes y responsabilidades, así como
  establecer relaciones de información, niveles y reglas
  de autorización, así como los límites de
  su autoridad.

Comentario:

La asignación de autoridad y responsabilidad debe
estar definida y contenida en los documentos normativos de la
Entidad, los cuales deben ser de conocimiento del personal en
general.

En igual sentido, todo el personal debe asumir sus
responsabilidades en relación con las funciones y
autoridad asignadas al cargo que ocupa; siendo además que
cada funcionario o servidor público es responsable de sus
actos y debe rendir cuenta de los mismos.

• Órgano de Control Institucional.
  La existencia de actividades de control interno a cargo de la
  correspondiente unidad orgánica especializada
  denominada Órgano de Control Institucional, que debe
  estar debidamente implementada, contribuye de manera
  significativa al buen ambiente de control.

Comentario:

Los productos generados por el Órgano de Control
Institucional no deben limitarse a evaluar los procesos de
control vigentes, sino que deben extenderse a la
identificación de necesidades u oportunidades de mejora en
los demás procesos de la Entidad, tales como aquellos
relacionados con la confiabilidad de los Registros y Estados
Financieros, la calidad de los productos y servicios y la
eficiencia de las operaciones, entre otros.

• 2) Evaluación de Riesgos: Abarca el
  proceso de identificación y análisis de los
  riesgos a los que está expuesta la Entidad para el
  logro de sus objetivos y la elaboración de una
  respuesta apropiada a los mismos. La evaluación de
  riesgos es parte del proceso de administración de
  riesgos, e incluye: planeamiento, identificación,
  valoración o análisis, manejo o respuesta y el
  monitoreo de los riesgos de la Entidad.

2.1) Planeamiento de la gestión de
riesgos. Es el proceso de desarrollar y documentar una
estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y
valorar los riesgos que puedan impactar en una Entidad impidiendo
el logro de los objetivos. Se deben desarrollar planes,
métodos de respuesta y monitoreo de cambios, así
como un programa para la obtención de los recursos
necesarios para definir acciones en respuesta a
riesgos.

Comentario:

El riesgo se define como la posibilidad
de que un evento ocurra y afecte de manera adversa el logro de
los objetivos de la Entidad, impidiendo la creación de
valor o erosionando el valor existente. A su vez combina la
probabilidad de que ocurra un evento negativo con cuánto
daño causaría (impacto).

De otro lado, el planeamiento de la
administración de riesgos puede ser
específico en algunas áreas, como en la
asignación de responsabilidades y en la definición
del entrenamiento necesario que el personal debe tener para un
mejor manejo y monitoreo de los riesgos, entre otros.

2.2) Identificación de los riesgos.
Es la tipificación de todos los riesgos que pueden afectar
el logro de los objetivos de la Entidad debido a factores
externos o internos. Los factores externos incluyen
factores económicos, medioambientales, políticos,
sociales y tecnológicos. Los factores internos
reflejan las selecciones que realiza la administración e
incluyen la infraestructura, personal, procesos y
tecnología.

Comentario:

Debe identificarse los eventos externos e internos que
afectan o puedan afectar a la Entidad. Dichos eventos, si
ocurren, tienen un impacto positivo, negativo o una
combinación de ambos. Por lo tanto, los eventos con
signo negativo representan riesgos y requieren de
evaluación y respuesta por parte del órgano
competente de la Entidad. De otro lado, los eventos con
signo positivo representan oportunidades y compensan los
impactos negativos de los riesgos. En términos generales,
una fuente de identificación son los análisis de
fortalezas-oportunidades-debilidades-amenazas que
realizan las Entidades como parte del proceso de planeamiento
estratégico, en tanto éstos hayan sido
correctamente elaborados.

2.3) Valoración de los riesgos.
Permite a la Entidad considerar cómo los riesgos
potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia
con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que
se hayan decidido evaluar. El propósito es obtener la
suficiente información acerca de las situaciones de riesgo
para estimar su probabilidad de ocurrencia, tiempo, respuesta y
consecuencias.

Comentario:

La administración debe valorar los riesgos a
partir de dos perspectivas: probabilidad e
impacto. Probabilidad representa la
posibilidad de ocurrencia, mientras que el
impacto representa el efecto debido a su
ocurrencia.

2.4) Respuesta al riesgo. La
administración identifica las opciones de respuesta al
riesgo considerando la probabilidad y el impacto en
relación con la tolerancia al riesgo y su relación
costo-beneficio. La consideración del manejo del riesgo y
la selección e implementación de una respuesta son
parte integral de la administración de los
riesgos.

Comentario:

Las respuestas al riesgo son evitar, reducir, compartir
y aceptar. Evitar el riesgo implica prevenir las
actividades que los originan. La reducción
incluye los métodos y técnicas específicas
para lidiar con ellos, identificándolos y proveyendo una
acción para la reducción de su probabilidad e
impacto. El compartirlo reduce la probabilidad o
el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir
una parte del riesgo. La aceptación no
realiza acción alguna para afectar la probabilidad o el
impacto.

• 3) Actividades de Control Gerencial:
  Comprende políticas y procedimientos establecidos para
  asegurar que estén llevándose a cabo las
  acciones necesarias en la administración de los
  riesgos que pueden afectar los objetivos de la Entidad,
  contribuyendo a asegurar el cumplimiento de
  estos.

3.1) Procedimientos de autorización y
aprobación. La responsabilidad por cada proceso,
actividad o tarea organizacional debe ser claramente definida,
específicamente asignada y formalmente comunicada al
funcionario respectivo. La ejecución de los procesos,
actividades, o tareas debe contar con la autorización y
aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad
respectivo.

3.2) Segregación de funciones. La
segregación de funciones en los cargos o equipos de
trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude
en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o
equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas
clave en un proceso, actividad o tarea.

Comentario:

Las funciones deben establecerse sistemáticamente
a un cierto número de cargos para asegurar la existencia
de revisiones efectivas, debiendo incluir autorización,
procesamiento, revisión, control, custodia, registro de
operaciones y archivo de la documentación.

Asimismo, debe estar asignada en función de la
naturaleza y volumen de operaciones de la Entidad.

En igual sentido, la rotación de
funcionarios o servidores públicos puede ayudar a
evitar la colusión, toda vez que impide que una persona
sea responsable de aspectos claves por un excesivo período
de tiempo.

3.3) Evaluación costo-beneficio. El
diseño e implementación de cualquier actividad o
procedimiento de control deben ser precedidos por una
evaluación de costo-beneficio considerando como criterios
la factibilidad y la conveniencia en relación con el logro
de los objetivos, entre otros.

Comentario:

Debe considerarse como premisa básica que el
costo de establecer un control no supere el beneficio de
él se pueda obtener. Para ello la evaluación de los
controles debe hacerse a través de dos criterios:
factibilidad y conveniencia.

Al respecto, la factibilidad tiene que
ver con la capacidad de la Entidad de implantar y aplicar el
control eficazmente, lo que está determinado,
fundamentalmente, por su disponibilidad de recursos, incluyendo
personal con capacidad para ejecutar los procedimientos y medidas
del caso y obtener los objetivos de control
pretendidos.

Y, por su parte la conveniencia se
relaciona con los beneficios esperados en comparación con
los recursos invertidos, y con la necesidad que los controles se
acoplen de manera natural a los procesos, actividades y tareas de
los empleados y se conviertan en parte de ellos.

3.4) Controles sobre el acceso a los recursos o
archivos. El acceso a los recursos o archivos debe limitarse
al personal autorizado que sea responsable por la
utilización o custodia de los mismos. La responsabilidad
en cuanto a la utilización y custodia debe evidenciarse a
través del registro en recibos, inventarios o cualquier
otro documento o medio que permita llevar un control efectivo
sobre los recursos o archivos.

3.5) Verificaciones y conciliaciones. Los
procesos, actividades o tareas significativos deben ser
verificados antes y después de realizarse, así como
también deben ser finalmente registrados y clasificados
para su revisión posterior.

3.6) Evaluación de desempeño.
Debe efectuarse una evaluación permanente de la
gestión tomando como base regular los planes
organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para
prevenir y corregir cualquier eventual deficiencia o
irregularidad que afecte los principios de eficiencia, eficacia,
economía y legalidad aplicables.

Comentario:

Una medida de evaluación del
desempeño en cuanto a procesos u operaciones lo
pueden brindar los indicadores. Estos constituyen
una herramienta para evaluar el logro de los objetivos y metas y
asegurar el adecuado funcionamiento del sistema a través
de la aplicación de las actividades de control gerencial
destinadas a minimizar los riesgos de la Entidad. A partir de
ellos puede diseñarse un sistema de alerta temprano que
permita identificar con anticipación los factores que
pueden afectar el logro de objetivos y metas, cuantificando su
incidencia.

3.7) Rendición de cuentas. La
Entidad, los titulares, funcionarios y servidores públicos
están obligados a rendir cuentas por el uso de los
recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de los
objetivos institucionales, así como el logro de los
resultados esperados, para cuyo efecto el sistema de control
interno establecido deberá brindar la información y
el apoyo pertinente.

3.8) Documentación de procesos,
actividades y tareas. Los procesos, actividades y tareas
deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado
desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos,
facilitar la correcta revisión de los mismos y garantizar
la trazabilidad de los productos o servicios
generados.

3.9) Revisión de procesos, actividades y
tareas. Los procesos, actividades y tareas deben ser
periódicamente revisados para asegurar que cumplen con los
reglamentos, políticas, procedimientos vigentes y
demás requisitos. Este tipo de revisión en una
Entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del
control interno.

3.10) Controles para las Tecnologías de la
Información y Comunicaciones (TIC). La
información de la Entidad es provista mediante el uso de
Tecnologías de la Información y Comunicaciones
(TIC), la cuales abarcan datos, sistemas de información,
tecnología asociada, instalaciones y personal.
También incluyen controles que garantizan el procesamiento
de la información para el cumplimiento misional y de los
objetivos de la Entidad, debiendo estar diseñados para
prevenir, detectar y corregir errores e irregularidades mientras
la información fluye a través de los
sistemas.

• 4) Información y Comunicación:
  Son los métodos, procesos, canales, medios y acciones
  que, con enfoque sistémico y regular, aseguren el
  flujo de información en todas las direcciones con
  calidad y oportunidad; permitiendo cumplir con las
  responsabilidades individuales y grupales.

4.1) Funciones y características de la
información. La información es resultado de
las actividades operativas, financieras y de control provenientes
del interior o exterior de la Entidad. Debe transmitir una
situación existente en un determinado momento reuniendo
las características de confiabilidad, oportunidad y
utilidad con la finalidad que el usuario disponga de elementos
esenciales en la ejecución de sus tareas operativas o de
gestión.

Comentario:

La información debe ser fidedigna
con los hechos que describe. En este sentido, para que
ésta resulte representativa debe satisfacer requisitos de
oportunidad, accesibilidad, integridad, precisión,
certidumbre, racionalidad, actualización y
objetividad.

4.2) Información y responsabilidad.
La información debe permitir a los funcionarios y
servidores públicos cumplir con sus obligaciones y
responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser captados,
identificados, seleccionados, registrados, estructurados en
información y comunicados en tiempo y forma
oportuna.

4.3) Calidad y suficiencia de la
información. El Titular o funcionario designado debe
asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia y
oportunidad de la información que se genere y comunique.
Para ello debe diseñarse, evaluarse e implementarse
mecanismos necesarios que aseguren las características con
las que debe contar toda información útil como
parte del sistema de control interno.

4.4) Sistemas de información. Los
sistemas de información diseñados e implementados
por la Entidad constituyen un instrumento para el establecimiento
de las estrategias organizacionales y, por ende, para el logro de
los objetivos y las metas. Por ello deberá ajustarse a las
características, necesidades y naturaleza de la Entidad.
De este modo, el sistema de información provee la
información como insumo para la toma de decisiones,
facilitando y garantizando la transparencia en la
rendición de cuentas.

Comentario:

Los sistemas de información deben
estar orientados a integrar las operaciones de la Entidad, de
preferencia y dependiendo del caso en tiempo real. La calidad de
los sistemas de información debe asegurarse por medio de
la elaboración de procedimientos documentados.

4.5) Flexibilidad al cambio. Los sistemas de
información deben ser revisados periódicamente, y
de ser necesario, rediseñados cuando se detecten
deficiencias en sus procesos y productos. Cuando la Entidad
cambie objetivos y metas, estrategia, políticas y
programas de trabajo, entre otros, debe considerarse el impacto
en los sistemas de información para adoptar las acciones
necesarias.

4.6) Archivo institucional. El Titular o
funcionario designado debe establecer y aplicar políticas
y procedimientos de archivo adecuados para la preservación
y conservación de los documentos e información de
acuerdo con su utilidad o por requerimiento técnico o
jurídico, tales como los informes y registros contables,
administrativos y de gestión, entre otros, incluyendo las
fuentes de sustento.

Comentario:

Corresponde a la administración establecer
procedimientos y políticas que deben observarse en la
conservación y mantenimiento de archivos
electrónicos, magnéticos y físicos
según el caso, con base en las disposiciones
técnicas y jurídicas que emiten los órganos
competentes y que apoyen los elementos del sistema de control
interno.

4.7) Comunicación interna. Es el
flujo de mensajes dentro de una red de relaciones
interdependientes que fluye hacia abajo, a través de y
hacia arriba de la estructura de la Entidad, con la finalidad de
obtener un mensaje claro y eficaz. Asimismo debe servir de
control, motivación y expresión de los
usuarios.

4.8) Comunicación externa. Debe estar
orientada a asegurar que el flujo de mensajes e intercambio de
información con los clientes, usuarios y ciudadanía
en general, se lleve a cabo de manera segura, correcta y
oportuna, generando confianza e imagen positivas a la
Entidad.

4.9) Canales de comunicación. Son
medios diseñados de acuerdo con las necesidades de la
Entidad y que consideran una mecánica de
distribución formal, informal y multidireccional para la
difusión de la información. Asimismo, deben
asegurar que la información llegue a cada destinatario en
la cantidad, calidad y oportunidad requeridas para la mejor
ejecución de los procesos, actividades y
tareas.

• 5) Supervisión: El sistema de control
  interno debe ser objeto de supervisión para valorar la
  eficacia y calidad de su funcionamiento en el tiempo y
  permitir su retroalimentación. Para ello la
  supervisión, identificada también como
  seguimiento, comprende un conjunto de actividades de
  autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la
  Entidad, con fines de mejora y evaluación. Dichas
  actividades se llevan a cabo mediante la prevención y
  monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de
  mejoramiento.

5.1. Normas básicas para las actividades
de prevención y monitoreo.

5.1.1. Prevención y monitoreo. El
monitoreo de los procesos y operaciones de la Entidad
permitirá conocer oportunamente si éstos se
realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en
el desempeño de las funciones asignadas se adoptan las
acciones de prevención, cumplimiento y corrección
necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los
mismos.

5.1.2. Monitoreo oportuno del control
interno. La implementación de las medidas de control
interno sobre los procesos y operaciones de la Entidad, debe ser
objeto de monitoreo oportuno con el fin de determinar su
vigencia, consistencia y calidad, así como para efectuar
las modificaciones que sean pertinentes para mantener su
eficacia. El monitoreo se realiza mediante el seguimiento
continuo o evaluaciones puntuales.

5.2. Normas básicas para el seguimiento de
resultados.

5.2.1. Reporte de deficiencias. Las
debilidades y deficiencias detectadas como resultado del proceso
de monitoreo deben ser registradas y puestas a disposición
de los responsables con el fin de que tomen las acciones
necesarias para su corrección.

5.2.2. Seguimiento e implantación de
medidas correctivas. Cuando se detecte o informe sobre
errores o deficiencias que constituyan oportunidades de mejora,
la Entidad deberá adoptar las medidas que resulten
más adecuadas para los objetivos y recursos
institucionales, efectuándose el seguimiento
correspondiente a su implantación y resultados. El
seguimiento debe asegurar, asimismo, la adecuada y oportuna
implementación de las recomendaciones producto de las
observaciones de las acciones de control.

Comentario:

La efectividad del sistema de control
interno depende, en buena parte, de que los errores,
deficiencias o desviaciones en la gestión sean
identificados y comunicados oportunamente a quien corresponda en
la Entidad para que determine la solución correspondiente
que favorezca la consecución de los objetivos
institucionales del control interno. Cuando la persona que
descubra una oportunidad de mejora, no disponga de autoridad
suficiente para disponer las medidas preventivas o correctivas
necesarias, deberá comunicar inmediatamente al funcionario
superior competente para que éste tome la decisión
pertinente con el fin que establezca la acción o
solución respectiva.

5.3. Normas básicas para los compromisos
de mejoramiento.