Manual de organización, normas y procedimientos de IPSAUNEXPO

MundaraÍn Jenny (2003). Manual de Organización, Normas y Procedimientos de los Servicios Médicos ofrecidos por el Instituto de Previsión Social de los Empleados Administrativos de la UNEXPO Vice Rectorado Puerto Ordaz IPSAUNEXPO. Informe de investigación de tipo descriptiva -evaluativa. Departamento de Ingeniería Industrial. Vice Rectorado Puerto Ordaz. Tutor: Ing. Emerys Albornoz de Cristancho.

Resumen

En el siguiente trabajo se realiza una evaluación a la estructura organizativa, normas y procedimientos de los Servicios médicos ofrecidos por IPSAUNEXPO. El estudio fue realizado aplicando el diseño no experimental, para esto se realizó una descripción de las funciones, actividades, normas y procedimientos que encierra la situación actual. Se planteó como objetivo general: Elaborar una propuesta de Manual de Organización, Normas y Procedimientos de los servicios de salud que ofrece IPSAUNEXPO a sus afiliados tanto en su Módulo Asistencial Médico Odontológico, como a través de entes externos, estableciendo políticas y lineamientos, el cual serviría como guía para asegurar la uniformidad y continuidad de las actividades que allí se desarrollan a fin de garantizar un buen servicio, la población y muestra estudiada fue el personal que labora en la Sede de IPSAUNEXPO en total tres, a las cuales se le hicieron pequeñas entrevistas, encuestas y observaciones directas. Los resultados obtenidos durante el desarrollo de este estudio evidencian que a pesar de que la empresa actualmente no posee un manual de organización, normas y procedimiento, los servicios que allí se prestan son de gran calidad.

Introducción

Actualmente se hace necesario y casi cuestión de supervivencia que las organizaciones posean una estructura organizativa y operativa de manera formal, definiendo autoridades y delegando responsabilidades, para dar una respuesta oportuna a los problemas y así poder alcanzar los objetivos de la empresa.

Hoy en día nos encontramos en un escenario donde los cambios son constates y muy rápidos, los cuales llevan a las empresas a buscar sistemas y técnicas que les permitan superar los obstáculos que deben enfrentar, eso implica estar actualizadas para poder competir.

Además es de vital importancia que aquellas organizaciones que ofrecen productos y/o servicios tengan conciencia de lo importante que es brindar satisfacción a sus clientes ya que de ello dependerá el éxito o fracaso de el o los productos y/o servicios ofrecidos.

En el ámbito de servicio, la salud es el área al cual se le hace mas énfasis en cuanto a calidad ya que es un derecho de todo ser humano y para recuperarla o preservarla hay que establecer un lazo donde se aporten recursos y voluntades para cuidar al mas valioso de los tesoros "La Vida".

Pensando en ello el Instituto de Previsión Social de los Empleados Administrativos de la UNEXPO Vice Rectorado Puerto Ordaz ofrece a sus afiliados la prestación de Servicios Médicos en diferentes áreas a fin de brindarles apoyo y mermar un poco los gastos ocasionados por estos servicios.

Para tal finalidad nace dentro de las instalaciones de la sede de IPSAUNEXPO un Módulo Asistencial Médico Odontológico que presta Servicios de Odontología, y donde además se tramitan otros Servicios Médicos prestados a través de entes externos.

Debido a la gran importancia de este servicio surgió el propósito de elaborar un Manual de Organización, Normas y Procedimientos que permita el cumplimiento de las funciones de planificación, ejecución y control, tomando en cuenta lo valioso que resulta contar con un instrumento técnico que encierre todos los lineamientos que rigen el desarrollo de una organización.

CAPÍTULO I

El problema

La prioridad fundamental del Instituto de Previsión Social de los Empleados Administrativos de la UNEXPO Vice Rectorado Puerto Ordaz, es proveer a sus afiliados de los medios necesarios para que estos reciban un Servicio oportuno y de calidad, razón por la cual esta institución determinó la creación de la sede de IPSAUNEXPO dentro de la Universidad, y su vez dentro de la cual funcionaría un Módulo Asistencial Médico Odontológico, para brindar un mayor respaldo a sus afiliados.

Como toda organización prestadora de servicio requiere que se establezca su estructura organizativa y funcional, ya que por lo reciente de su inauguración aun no posee un Manual de Organización, Normas y Procedimientos, el cual es necesario para su funcionamiento, ya que como toda Institución debe regirse por métodos organizacionales, normativas y procedimientos que garanticen un adecuado funcionamiento.

Este manual serviría de guía para que tanto el personal que allí labora y usuarios se orienten acerca del correcto funcionamiento de esta institución a través de los deberes y derechos que tiene y deben cumplir.

Como consecuencia de la ausencia de documentación de organización y procedimientos para la prestación de los servicios de la organización, se originó la necesidad de elaborar el Manual de Organización Normas y Procedimientos para el desarrollo organizativo, operativo y funcional de esta institución.

Delimitaciones

Este estudio se realizará en las instalaciones de IPSAUNEXPO donde funciona el Módulo Asistencial Médico Odontológico de los Empleados Administrativos de la UNEXPO Puerto Ordaz, y abarca todos los niveles para cumplir con los requisitos de este centro, haciendo una descripción total de sus operaciones administrativas y funcionales, Describiendo Cargos y Unidades y determinando sus Normas y Procedimientos.

Justificaciones

Dada la importancia de la prestación de un Servicio de Salud, se hace indispensable establecer políticas y lineamientos mediante instrumentos metodológicos elaborados, que permitan alcanzar los niveles mínimos de calidad operativa y funcional de servicio

Importancia

Resulta de gran importancia mantener por escrito las Funciones, Normas y Procedimientos y/o toda operación y/o documentación que regule las actividades de la organización, todo esfuerzo que se haga en este sentido será garantía para realizar actuaciones correctas y productivas a favor del crecimiento y desarrollo de este centro, además como ente prestador de servicio es requisito que este posea su manual de organización, normas y procedimientos para su efectivo funcionamiento y ser mas competitivo, ya que un buen servicio abre las puertas a nuevas oportunidades como ente prestador de servicio.

OBJETIVOS

Objetivo General:

Elaborar una propuesta de Manual de Organización, Normas y Procedimientos de los servicios de salud que ofrece IPSAUNEXPO a sus afiliados tanto en su Módulo Asistencial Médico Odontológico, como a través de entes externos; estableciendo políticas y lineamientos, el cual serviría como guía para asegurar la uniformidad y continuidad de las actividades que allí se desarrollan a fin de garantizar un buen servicio.

Objetivos Específicos:

• Establecer los lineamientos para la elaboración de un Manual de Organización, Normas y Procedimientos.

• Distinguir los aspectos administrativos y de servicio de este módulo.

• Especificar en cada aspecto las políticas y lineamientos a seguir.

• Describir los procesos que se llevan a cabo.

• Delimitar las actividades que se llevan a cabo por cada unidad.

• Delimitar las actividades que se llevan a cabo por cada cargo.

• Diseñar el Manual de Organización, Normas y Procedimientos para la Institución.

CAPITULO II

Generalidades de la Empresa

En este capitulo se presentan los datos y características mas resaltantes de la empresa donde se realizo el trabajo de investigación.

NONBRE DE LA EMPRESA.

Instituto de Previsión Social de los Empleados Administrativos de la UNEXPO Vice Rectorado Puerto Ordaz (IPSAUNEXPO).

UBICACIÓN.

IPSAUNEXPO está ubicada en Ciudad Guayana, final calle china, dentro de las instalaciones de la UNEXPO Vice Rectorado Puerto Ordaz, detrás de los edificios de Ingeniería Mecánica e Ingeniería Eléctrica.

IPSAUNEXPO.

El Instituto de Previsión Social de los Empleados Administrativos de la UNEXPO Vice Rectorado Puerto Ordaz es una institución civil Sin fines de lucro creada el 27 de Marzo de 1996 en Ciudad Guayana. Su creación y funcionamiento están respaldados por la Universidad Nacional Experimental "Antonio José de Sucre " Vice Rectorado Puerto Ordaz y el Instituto de Previsión y Capacitación de los Empleados de Educación Superior INPRECADES.

En sus inicios está Institución se fundo con la finalidad de representar y apoyar a sus afiliados en la búsqueda de soluciones a sus necesidades económicas , hoy en día, mas que ello, busca orientar a sus miembros y afiliados ofreciéndoles diferentes servicios en áreas de la salud, social y económica.

MISIÓN DE LA EMPRESA.

Fomentar y desarrollar planes y programas que contribuyan a prevenir y preservar la salud física y social de sus afiliados y grupo familiar.

VISION DE LA EMPRESA.

IPSAUNEXPO es una Institución dinámica y efectiva que busca alcanzar un liderazgo en la prestación de servicios, que le permita dar una respuesta satisfactoria a sus afiliados para en conjunto mejorar la calidad de vida.

OBJETIVO GENERAL DE LA EMPRESA.

Prestar y garantizar un servicio de calidad a sus afiliados mediante la coordinación y desarrollo de programas y actividades de previsión social.

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

• Desarrollar planes de orientación y motivación para sus afiliados.

• Estimular la formación y desarrollo de hábitos de ahorro.

• Estimular la formación y desarrollo de hábitos de prevención en el área de

salud.

• Motivar a sus afiliados a participar en actividades culturales.

• Apoyar cualquier otra actividad que contribuya al desarrollo social y personal

La estructura organizativa actual correspondiente a IPSAUNEXPO. Es la siguiente.

CAPITULO III

Marco teórico

En el siguiente capitulo se presenta la información teórica manejada durante el desarrollo de la investigación.

Definición de la administración.

La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno, en el que trabajando en grupo los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.

Todos administran organizaciones, a las que definiremos como un grupo de personas que trabajan en común para generar un superávit. En las organizaciones no lucrativas, tales como las filantrópicas, el superávit puede estar representado por la satisfacción de las necesidades.

Técnicas administrativas.

Las técnicas son en esencia maneras de hacer las cosas, métodos para la obtención de un resultado dado. Son importantes en todos los campos prácticos. Ciertamente también lo son en la administración, aunque hasta ahora se hayan inventado pocas técnicas administrativas realmente importares. Entre ellas pueden citarse la presupuestacion, la contabilidad de costos, el método de la ruta critica, el control de la taza de rendimiento de la inversión y diversos procedimientos de desarrollo organizacional. Las técnicas se desprenden normalmente de la teoría y son un medio para la mas eficaz realización de las actividades de los administradores.

Funciones de los administradores.

Las funciones de los administradores constituyen una estructura muy útil para organizar los conocimientos administrativos. Hasta ahora no han surgido nuevas ideas, resultados de investigaciones o técnicas imposibles de integrar a las clasificaciones de la planeación, organización, dirección y control.

Planeación.

La planeación implica seleccionar misiones y objetivos, así como acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones, esto es de la elección de cursos futuros de acción, a partir de diversas alternativas. Ningún plan real puede existir si no se toma alguna decisión, el compromiso de recursos humanos o materiales o del prestigio. Antes de tomada una decisión, lo unico que existe es un estudio de planeación, un análisis o una propuesta, en ese momento no puede hablarse de un papel real.

Organización

Así pues la organización es la parte de la administración que supone el establecimiento de la estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa, la estructura es intencionada en el sentido de que debela garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esas tareas.

Dirección.

La dirección es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan en favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales, por lo tanto, tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración. Todos los administradores coincidirán que sus problemas mas importantes son los que resultan de los individuos (sus deseos y actitudes, su comportamiento individual y en grupos), los administradores eficaces deben ser al mismo tiempo lideres eficaces, puesto que el liderazgo implica seguidores y las personas tienden a seguir a quienes les ofrecen medios para la satisfacción de sus necesidades, anhelos y deseos, es comprensible que la dirección suponga motivación, estilos y enfoques de liderazgo y comunicación.

Control.

El control consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional y garantizar que los hechos se apeguen a los planes. En pocas palabras, el control facilita el cumplimiento de los planes. Aunque la planeación debe preceder al control, los planes no se cumplen solos.

Organigramas

Todas las organizaciones independientemente de su naturaleza y/o campo de trabajo, requieren de un marco de actuación para funcionar. Este marco lo constituye la estructura orgánica, que no es sino una división ordenada y sistemática de sus unidades de trabajo, atendiendo al objeto de su creación.

Su representación grafica se conoce como organigrama, que es el método mas sencillo para expresar la estructura, jerarquía e interrelación de los órganos que la componen en terminaos concretos y accesibles.

Un organigrama es la representación grafica de la estructura orgánica
de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas,
en la que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos
que la componen.

Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma grafica y objetiva la composición de una organización. Son de gran utilidad ya que estos permiten:

• Proporcionar una imagen formal de la organización.

• Constituir una fuente de consulta oficial.

• Facilitar el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía.

• Representa un elemento técnico valiosa para el análisis organizacional.

Descripción de unidad.

La unidad es la parte de una totalidad orgánica, funcional y fluyente, cada organización esta dirigida, a su vez por un grupo de unidades (personas, estructuras, etc), estas estructuras reciben el nombre de unidades estructurales de la organización.

Partes de la descripción de unidad.

Identificación: nombre de la unidad nombre de la unidad a quien reporta y a quien supervisa.

Misión: debe ser sencilla, precisa y concreta, evitar señalamientos de actividades, como planificar, coordinar.

Alcance funcional o finalidad: deben escribirse en forma genérica ( que contengan varias actividades ) y en orden de importancia.

Relaciones internas y externas: representan la necesidad de relacionarse del área estudiada con las demás áreas, dentro o fuera de la empresa.

Validación: debe dársele aprobación a los instrumentos elaborados con la revisión y firma por parte de las autoridades de la empresa.

Descripción de cargo

Es la forma escrita en la cual se consignan las funciones que deberán
realizarse en un cargo o bien describen los trabajos efectuado, responsabilidades
o entrenamiento requerido, condiciones bajo las cuales se efectúa , relaciones
con otros puestos y requisitos para el cargo.

Importancia de la descripción de cargo

Es un instrumento útil para la selección, entrenamiento y clasificación de cargos. Permite al trabajador clasificar e identificar sus funciones.

La descripción de cargo sirve para definir no solo las actividades de la organización que va a desempeñar un empleado, sino también para la relación de esa actividad con la ejecución de otros trabajos. Para el logro de los objetivos de la organización, proporciona los medios para dividir y asignar las actividades y autoridades que deben ser ejercidas por quienes ocupen el cargo.

También facilita la selección, entrenamiento y evaluación de los empleados, además de asegurar la efectividad con la cual la actividad de un cargo se ejecuta.

Partes de una descripción de cargo.

Encabezado o identificación: es la determinación del titulo del puesto y su dependencia jerárquica en la organización en el momento de la descripción.

Propósito general o misión: es la síntesis del puesto en la organización, es la comprensión del puesto en un nivel global y sus situaciones mas comunes, no es por lo tanto una suma o adición del conjunto de funciones consideradas en las finalidades ni en sus resultados.

Finalidades: son las tipificaciones del conjunto de responsabilidades especificas del puesto en la organización, las cuales derivan de la misión o propósito general del puesto.

Naturaleza y alcance: tiene un carácter explicativo del puesto, añade elementos que perfeccionan el significado del puesto definido en el propósito general y en las finalidades, sea añadiendo información completa.

Dimensiones: tres tipos de dimensiones hay que considerar.

Cantidades ligadas a la función que el puesto desempeña de acuerdo con los resultados previstos en las finalidades, (millones de bolivares/año).

Volumen de recursos administrativos o influidos en su administración por el puesto (millones de bolívares /anuales).

Numero de personas que dependen del puesto directa o indirectamente.

Aprobación de las descripciones de cargos .

Concluidas las descripciones de cargos, el analista debe preséntalas al supervisor y/o titular del cargo, con el fin de que sea revisada para asegurar que la información contenida en este, se adapte verdaderamente a la información suministrada para su elaboración, y así proceder a la aprobación mediante la firma de conformidad del titular y su supervisor.

Manuales Administrativos.

Un manual es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, organización, políticas y/o procedimientos de una organización.

Un manual es un folleto, libro o carpeta en los que se da de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran, en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presentan en cada grupo humano en la empresa.

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo para la ejecución y control de las funciones de cada unidad o cargo.

En esencia los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, tiene como propósito señalar en forma sistemática la formación administrativa de la empresa.

Los manuales administrativos se pueden clasificar:

• 1. Por su contenido puede ser:

• Historia.

• Organización.

• Políticas.

• Procedimientos

• Calidad.

• Contenido múltiple.

• Servicios públicos.

2. Por su función especifica pueden se:

• Ventas.

• Financias.

• Personal.

• Producción.

• De contabilidad.

• Otras funciones.

• General.

Objetivo de los manuales.

Los manuales administrativos permiten alcanzar los siguientes objetivos.

• Presentar una visión de conjunto de la unidad.

• Precisar las funciones encontradas a cada unidad administrativa, deslindar responsabilidades, evitar duplicación y detectar omisiones.

• Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, políticas, procedimientos, normas etc.

• Co-adyuntar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución del trabajo, la repetición de instrucciones y directrices.

• Proporciona la información básica para la planeación e implantación de medidas de modernización administrativa.

• Facilita el reclutamiento y selección del personal.

• Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso.

• Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales .

Normas: son una guía, aunque sean a menudo solamente el resultado de un juicio meditado, deberían ser la una medida del objetivo; son un medio para medir la cantidad o la calidad, no menos que la medida definitiva deseada.

Las normas y estándares se extiende por toda la escala de las funciones directivas. La planificación se basa en normas conocidas y las fija para tareas futuras, la organización hace uso de las normas para obtener las apropiadas condiciones para la ejecución del trabajo.

Políticas: son guías generales a la iniciativa y a la acción.

Las buenas políticas o directrices son mas importantes que las reglas, también expresan explícitamente los principios en que se apoyan, aunque las manifestaciones sobre políticas tienden a ser de orden general, deberían basarse y ser congruentes con los objetivos y ceñirse a las normas aceptadas. Deberían ser completamente expuestas y coherentes.

Función: se entiende por función cualquier fase del trabajo la cual es esencial para el logro de los objetivos de la organización, existen dos clases básicas de funciones: rectora y operativa, las funciones puede ser externas o limitadas, según sea la magnitud de la organización y el grado de especialización que reina en ella.

Personal: es el elemento humano, comprende a todas las personas en el ámbito de la organización, es el recurso mas valioso de la empresa, ya que a través de los esfuerzos colectivos e individuales de los miembros de la organización se logran alcanzar los objetivos.

CAPITULO IV

Marco metodológico

Este estudio se basa en la modalidad de investigación no experimental-descriptiva aplicada de acuerdo con la metodología para la realización de informenes de la Universidad Nacional Experimental Politécnica " Antonio José de Sucre ". La cual índica que la investigación aplicada se debe al diseño de estrategias e instrumentos, herramientas totalmente prácticas y directamente relacionada con la situación real en el ambiente de trabajo. Los resultados han de evaluarse en términos de aplicabilidad local, basándose en términos de validez universal.

La elaboración de un Manual de Organización Normas y Procedimientos constituye un documento donde son expresados analíticamente los procedimientos administrativos y funcionales a través de los cuales es canalizada la actividad operativa de una organización, y son enunciadas las normas de funcionamiento básico a las cuales deberán ajustarse los miembros que pertenecen a dicho ente.

Población y Muestra

La población para esta investigación es igual a la muestra ya que para la realización de un manual de organización normas y procedimientos es necesario tomar en cuenta todas las operaciones que se realizan, y por ende a todas aquellas personas relacionadas con las mismas. en total fueron tres personas.

Instrumentos utilizados:

• Encuestas

• Entrevistas

• Observaciones directas

• Material bibliográfico

• Computador

• Software varios

• Papel y lápiz

Encuestas

Se les aplicó una pequeña encuesta al personal del módulo para conocer el grado de preparación que poseen y detectar la fuente directa de la cual obtienen información de cuales son sus funciones y como cumplirlas.

Entrevistas

Se realizaron entrevistas no estructuradas al personal del módulo para interactuar con ellos, conocer su identificación con el trabajo que realizan, su grado de motivación y la opinión a cerca de los servicios que ofrecen.

Observaciones

Se realizaron observaciones directa mediante muchas visitas al módulo para palpar de cerca el ambiente de trabajo reinante, el trato entre empleados, hacia el los solicitantes del servicio, y el desarrollo de las actividades de trabajo.

Consultas Bibliograficas

Para el desarrollo de este informe se revisaron diferentes libros de gerencia, administración y organización a fin de recopilar la información necesaria para el estudio planteado, definir argumentos teóricos y conocer la metodología a emplear, además se consultaron otros manuales relacionados con este estudio.

Se revisaron folletos de salud existentes en el módulo en cuanto a las actividades que allí se desarrollan.

Para la realización de este informe se utilizo un computador PHILIPS con impresora HP Deskjet 845C.

Además se contó con el asesoramiento de :

Un Ing. Industrial

Presidenta de IPSAUNEXPO

Personal del Módulo.

Para la realización del presente proyecto se llevaron a cabo los siguientes pasos:

• Recolección de información acerca del tema

• Delimitación del tema seleccionado

• Definición del problema

• Formulación de objetivos

• Realización de planificación del proceso de investigación

• Elaboración de formatos del Manual de Organización, Normas y Procedimientos

• Descripción de las actividades que comprenden cada uno de los servicios de salud prestado

• Elaboración de los flujo gramas de los servicios

• Elaboración del Manual de Organización, Normas y Procedimientos

• Revisión y corrección

• Redacción y trascripción

CAPITULO V

Descripción de la situación actual

El Instituto de Previsión Social de los Empleados Administrativos de la UNEXPO Vice Rectorado Puerto Ordaz, con el apoyo del Instituto de Previsión Social de los Empleados de Educación Superior INPRECADES, y la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre" Vice Rectorado Puerto Ordaz en su tarea de mejorar la asistencia social, se propuso la creación de un Módulo de Servicio Médico para atender a los empleados administrativos de la mencionada casa de estudios y a sus familiares mas cercanos(cónyuge, padres e hijos). Sueño que se alcanzo el 22 de Febrero del 2003 cuando se inauguró la Sede de IPSAUNEXPO dentro de la misma Universidad, en la cual comenzaría a funcionar el módulo de servicios médicos.

Actualmente allí funciona el módulo de salud, donde se prestan los siguientes servicios:

Servicios de Odontología, abarca odontología infantil y de adultos, lo cual encierra (tartrectomía, profilaxis, restauración, extracciones simples y complejas y rayos x).

Servicios de tramites de reembolsos

Se realizan reembolsos por gastos médicos ocasionados por:

• Servicio de farmacia

• Servicio de laboratorio clínico

• Compra de lentes de montura

El reembolso por los gastos de farmacia y laboratorio alcanzan un máximo de 100.000 Bs. por servicio, para recibir dichos reembolsos es indispensable que el afiliado se presente en el módulo con los originales del recipe e informe médico, así como la factura de compra del medicamento recetado, el cual deberá estar a nombre de la persona que recibió el servicio.

El reembolso por la compra de lentes de montura es único y exclusivamente para los empleados administrativos, quienes tienen derecho a recibir un reembolso por una suma de 60.000 Bs. Al presentar en el modulo original de la formula médica y factura de compra, acompañada del informe del especialista donde se corrobore que el afiliado requiere del uso de lentes.

Servicios Externos

Además de los servicios antes mencionados IPSAUNEXPO ofrece a sus afiliados, mediante entes externos los siguientes servicios:

• Pediatría.

• Ginecología y obstetricia.

• Cardiología.

• Medicina Genera.

• Traumatología.

• Neumonologia.

• Dermatología.

• Urología.

• Psiquiatría.

• Psicología.

• Fisiatría.

• Foniatría.

• Oftalmología.

Para hacer uso de cualquiera de estos servicios los afiliados deben hacer acto de presencia en el modulo de salud a fin de obtener la autorización para el servicio requerido.

Cabe destacar que además de los servicios antes mencionados IPSAUNEXPO ofrece financiamiento para los planes vacacionales de los empleados administrativos y su grupo familiar, además de apoyar el plan vacacional infantil para los hijos de los empleados administrativos de este Vice Rectorado.

Actualmente el Modulo Asistencial Medico Odontológico que rige IPSAUNEXPO solo presta en su sede servicios médicos de odontología, sin embargo este cuenta con el espacio físico, mobiliario y algunos materiales necesarios para prestar el servicio de medicina general, ya que este modulo fue creado con la intención de que allí también se prestara este servicio.

En vista a la situación antes expuesta y tomando en cuenta que IPSAUNEXPO es una Institución con miras al crecimiento, se plantea:

Realizar una planificación a fin encontrar los medios para obtener los recursos necesarios para poner en marcha la prestación del servicio de Medicina General en dicho modulo ya que esto seria un gran logro para IPSAUNEXPO, y para sus afiliados representaría un gran beneficio ya que tendrían a la mano un servicio de salud mas amplio.

Además de los insumos que se requerirían para prestar el servicio de Medicina General, también seria necesario la contratación de un medico cirujano y una enfermera para que lo asista, no necesariamente se tendría qué prestar el servicio toda la semana o todo el día, seria cuestión de adaptar el horario de consultas a los recursos económicos destinados para este servicio; pensando siempre en el bienestar de la institución y sus afiliados.

Por otra parte se plantea la posibilidad de incorporar a la unidad odontológica un ayudante de odontología que asista al odontólogo, para hacer aun mas rápido y eficiente la prestación de este servicio.

A continuación se presenta la estructura organizativa, correspondiente a dicha propuesta.

CAPITULO VI

Situación propuesta

Una vez realizado el análisis de la situación actual se diseño una propuesta donde se estructura el diagrama funcional y organigramas, Y se plasman las macro funciones o áreas funcionales que permitan ver a la organización como un todo en relación a las funciones mas generales que en ella se desarrollan.

Por otra parte se adiciono a la estructura organizativa actual de la empresa la unidad de servicio de Medicina General, la cual funcionaría dentro de la sede de IPSAUNEXPO, en las instalaciones del módulo de salud.

La creación de esta unidad traería como consecuencia la incorporación a la institución de un Médico Cirujano y una Enfermera para la prestación del servicio de medicina genera, además en la búsqueda de brindar mayor calidad en los servicios se incorporo un ayudante odontológico a la unidad de odontología.

Por otro lado se realizó una propuesta de descripción de seis(6) unidades:

• Junta Directiva.

• Presidencia.

• Asistencia Administrativa.

• Odontológica.

• De servicios externos y reembolsos.

• Medicina general.

Donde se recalcaron los siguientes aspectos:

• Identificación de la unidad.

• Propósito.

• Funciones.

• Relaciones internas.

• Relaciones externas.

Aunado a lo anterior, se desarrollo una propuesta de descripción de cargo para los seis cargos de la empresa, los cuales son:

• Presidente.

• Asistente administrativo

• Odontólogo.

• Ayudante de Odontológico.

• Medico Cirujano.

• Enfermera.

La descripción de cargo está constituida por los siguientes aspectos:

• Identificación de cargo.

• Unidad a la que pertenece.

• Cargo al que le reporta.

• Propósito.

• Funciones.

• Especificaciones de cargo.

• Conocimientos requeridos.

• Educación formal.

• Experiencias.

• Habilidades.

• Esfuerzo físico.

• Condición del cargo.

• Supervisión.

• Autoridad.

• Responsabilidad.

• Dimensiones.

• Situaciones y problemas.

• Fuente de apoyo peligros.

• Condiciones de trabajo.

• Relaciones internas.

• Relaciones externas.

A continuación se presenta la propuesta del Manual de organización, Normas y Procedimientos correspondiente a los servicios de salud ofrecidos por IPSAUNEXPO.

Conclusiones

Después de desarrollar el presente trabajo se concluye:

Este manual guarda relación con los procedimientos que se han venido desarrollando en el módulo, ya la Presidenta del módulo Señora Zuleima Fuentes se ha preocupado por establecer de una manera informal los procedimientos adecuados para el buen funcionamiento de este centro de salud.

Los procedimientos del sistemas actual no se sustentan en documentos previamente establecidos.

El funcionamiento del sistema actual evidencia un sobrecargo en las actividades que realiza el Presidente del Módulo quien además de ser el responsable de velar por el buen funcionamiento de este centro, debe buscar los entes proveedores del servicio externo, gestiona los fondos para cubrir los gastos, insumos , entre otra actividades.

Los nombres de las Unidades que comprende el Módulo guardan total relación con las funciones que desempeñan.

La implementación de un Manual de Normas y Procedimientos permitirá que los empleados del Módulo conozcan de manera formal, clara y precisa las operaciones de servicio del módulo y el papel que les corresponde a todos y cada uno de ellos en las actividades ejecutadas para prestar los servicios que ofrecen.

Se puede apreciar que a pesar de que la infraestructura del módulo es pequeña actualmente ofrece un ambiente confortable ya que está bien dotado de los equipos necesarios para la prestación de los servicios.

Este centro de salud cuenta con un personal que se identifica con las funciones que desempeñan ya que se siente motivado debido a la cordialidad que reina en el ambiente.

El Instituto de Previsión Social de los Empleados Administrativos de la UNEXPO Vice Rectorado Puerto Ordaz, como tal es un incentivo para los trabajadores debido al constante apoyo y respaldo que este brinda a sus afiliados.

Los afiliados que reciben los servicios que IPSAUNEXPO frece ,hacen uso mas no abuso del mismo ya que valoran la importancia de estos servicios, y la necesidad de preservarlos, gracias a la orientación que reciben departe de la Presidenta de la institución.

Recomendaciones

Dar a conocer a los miembros actuales y futuros de la institución la existencia del Manual de Organización Normas y Procedimientos, para que de una manera clara y sencilla, comprendan las funciones que deben cumplir, responsabilidades, autoridad, actividades que les corresponde, sucesión de las mismas y el lugar que ocupan dentro de la organización.

Por el gran esfuerzo y labor social que desempeña la señora Zuleima Fuentes, como engranaje principal de esta institución, seria muy considerado de parte de los miembros de IPSAUNEXPO, que le asignaran el nombre de esa luchadora social al Modulo Asistencial Medico Odontológico, para retribuir de alguna manera todo el empeño que ella necesita en cada actividad que realiza para llevar a la organización por el camino del éxito.

Cada vez que las circunstancias lo ameriten, se deben hacer las modificaciones requeridas a el Manual de Organización Normas y Procedimientos.

Dentro de lo posible, se debe incorporar al modulo de salud de IPSAUNEXPO, el servicio de medicina general, a fin de ampliar el servicio prestado dentro de la institución y tratar de disminuir la utilización de los servicios externos, ya que mucho de los casos a entes externos podrían ser tratados directamente en el modulo.

Actualmente las consultas no tienen ningún tipo de restricción en cuanto a cantidad, sin embargo para evitar situaciones incomodas y el uso indebido de los servicios médicos, se debería establecer un limite de consultas al mes.

Desarrollar continuamente campañas de orientación para la prevención de enfermedades, ya que dentro de los afiliados se encuentran muchas mujeres seria muy importante desarrollar campañas de prevención del cáncer de mamas y cuello uterino, ya que son las principales causas de muerte en mujeres a nivel mundial.

Continuar con la labor que desarrollan ya que son un ejemplo de institución por apoyar y buscar el bienestar colectivo, aun mas en estos tiempos, donde el servicio que prestan resulta muy valioso para los afiliados.

Bibliografía

ROJAS, Rosa